YES jeg skal afholde MUS en Miniguide om MedarbejderUdviklingsSamtaler [ Hvad er formålet med MUS? ] [ Hvordan forbereder jeg rengøringsassistenterne? ] [ Hvordan er min egen forberedelse? ] [ Hvordan indleder jeg samtalen? ] [ Hvordan styrer jeg samtalen? ] [ Hvordan afslutter jeg samtalen? ] [ Hvordan kommer vi videre? ] [ Spørgeguide ] [ Aftaleskema ] Udgivet af Københavns Kommune, Uddannelses- & Ungdomsforvaltningen og Frederiksberg Kommune, Kulturdirektoratet 1 Tekst og redaktion: OPUS Personaleudvikling A/S Layout: Scales / Trojka Tryk: FOA s trykkeri Oplag: 500 eksemplarer Maj 2004
Hvad er MUS? MUS står for MedarbejderUdviklingsSamtale. Det er en samtale, hvor medarbejderens udvikling er i fokus. Glade medarbejdere er gode medarbejdere, og MUS er et redskab til at sikre, at dine medarbejdere har det bedst muligt med deres arbejde. Du har her muligheden for at få klarlagt, hvordan den enkelte rengøringsassistent har det med sit arbejde, hvordan hun indgår i teamet, og hvad hun har af ønsker til fremtiden. En medarbejderudviklingssamtale består af tre dele: Forberedelse, selve samtalen og opfølgningen, der alle er vigtige. Hvordan forbereder jeg rengøringsassistenterne? For at undgå modstand og undgå unødige bange anelser er det vigtigt at forberede rengøringsassistenterne grundigt på, at de skal have medarbejderudviklingssamtale og forklare, hvad det egentlig drejer sig om. Det er en god idé at forberede teamet samlet, for eksempel under et teammøde. Forklar, at formålet med samtalen er at sikre, at assistenterne har det bedst muligt med deres arbejde. Tjekliste til forberedelse af rengøringsassistenter [ Orientér assistenterne om MUS ved et teammøde ] [ Gennemgå de temaer I skal tale om til MUS ] [ Forklar hvordan assistenterne skal forberede sig. Gennemgå det skema de får udleveret ] [ Repetér teammålene med teamet, og bed dem overveje, hvordan de hver især kan bidrage til, at målene nås ] 2
Hvordan er min egen forberedelse? For at få så meget som muligt ud af samtalen må du - lige så vel som assistenten - være godt forberedt. Du skal især forberede dig på at være en opmærksom lytter. Det er vigtigt, at du i god tid gør dig klart, hvilken person du skal afholde MUS med, og hvilke behov netop hun har. Et godt udgangspunkt vil være at gennemgå spørgsmålene set med den pågældende assistents briller. Hvordan er hendes forudsætninger? Og hvordan kan du bedst støtte hende under samtalen? Forbered dig på, hvordan du vil indlede samtalen. Hvad er det første du vil sige? De praktiske ting skal også være i orden. For eksempel skal du sørge for, at samtalerummet er ledigt, at I ikke bliver forstyrret under samtalen og at papirerne er i orden. Tjekliste til forberedelse af MUS-afholdelse [ Aftal mødetid og sted sammen med assistenten i god tid og sørg for, at assistenten har folderen med spørgeskemaet ca. en uge inden samtalen. Hvis teamet fik den udleveret til intromødet, så tjek at hun stadig har den ] [ Find et sted, hvor assistenten befinder sig godt ] [ Gennemgå på forhånd skemaet med hjælpespørgsmål, som assistenterne har fået udleveret og tænk over, hvad du selv har af idéer til assistentens udvikling. Skriv stikord ned. ] [ Vær i samtalelokalet i god tid og sørg for, at du har de ting ved hånden, som du skal bruge (papir, kuglepen etc.) ] [ Sæt ½-1 time af til mødet, og gør assistenten klar på, hvad I har af tid sammen ] [ Sørg for, at I ikke bliver forstyrret ] 3
Hvordan indleder jeg samtalen? Det er vigtigt, at begge parter er trygge under samtalen trods eventuelle sommerfugle i maven. Skab derfor en rar atmosfære og start blidt op med at tale om vejr og vind. Det er også vigtigt, at rammerne for samtalen er klare. Dem må du lige opridse, så I har en fælles forståelse. Hvis assistenten har svært ved at komme i gang, kan du hjælpe på vej ved at stille åbne spørgsmål, som relaterer sig til de temaer, I skal gennemgå. Start med at fortælle, hvad du synes assistenten er god til i sit arbejde. Tjekliste til indledning af samtalen [ Start med en kop kaffe og en snak om vejr og vind ] [ Indrøm, hvis du også har sommerfugle i maven ] [ Præcisér samtalens formål (og begrænsninger) ] [ Start med at fortælle, hvad du synes assistenten er god til ] [ Vær positiv og fremadrettet ] 4
Hvordan styrer jeg samtalen? Det er dig, der er leder, og det er dig der skal styre samtalen. Samtalen skal være en dialog, hvor I begge kommer til orde, men det er vigtigt, at du styrer på en måde, så assistenten er i fokus. Støt dig til spørgeguiden og dine stikord, og stil åbne spørgsmål. En god regel er at bruge hv -spørgsmål: Hvordan? Hvad? Hvilke? For eventuelt at få uddybet noget der bliver sagt, kan du stille efterfølgende Hvorfor-spørgsmål. Og for at få afdækket gode idéer kan du stille Hvordan-spørgsmål. Det er altid en god idé at være nysgerrig. Det er vigtigt, at du giver plads til, at assistenten tænker sig om, uden at du afbryder, men det kan også blive nødvendigt med hjælp fra dig til at komme videre. Husk løbende at skrive idéer og aftaler ned. Det er umuligt at huske alt bagefter. Tjekliste til styring af samtalen [ Lad assistenten fortælle med egne ord ] [ Stil Hv -spørgsmål ] [ Giv plads til tænkepauser ] [ Skriv løbende aftaler ned ] 5
Hvordan afslutter jeg samtalen? Det er vigtigt at få afrundet samtalen på en god måde. Du skal diskret holde øje med tiden og sørge for, at der er tid til en ordentlig afrunding. Der skal være tid til, at assistenten stille og roligt kan tænke over, om hun har glemt noget, hun gerne ville have sagt. Tjekliste til afslutning af samtalen [ Det er vigtigt at sikre sig, at der ikke er løse ender ] [ Sørg for at assistenten ikke brænder inde med noget ] [ Oprids hvad I har talt om, og hvad I har lavet af aftaler ] [ I beholder hver især eget forberedelsesskema ] Hvordan kommer vi videre? Det er selvfølgelig altafgørende, at aftalerne fra samtalerne bliver udført. For at sikre det, er det vigtigt at aftalerne gøres tydelige og skrives ned. Det er også vigtigt at få nedskrevet, hvem der er ansvarlig for hvad. Så undgås misforståelser og diskussioner om, hvad der blev aftalt, og hvem der skulle gøre hvad. Det skriftlige er desuden et godt udgangspunkt for næste MUS med den enkelte assistent. Tjekliste til sikring af at vi kommer videre [ Skriv alle indgåede aftaler ned (med tidsfrist og hvem der er ansvarlig ] [ Begge parter skal underskrive papiret ] [ Begge parter skal have et eksemplar af de nedskrevne aftaler ] [ Notér en dato for dig selv, hvor du tjekker aftalerne op ] 6
SPØRGEGUIDE Du skal have afdækket: [ Hvordan assistenten har det med sit arbejde ] [ Hvordan assistenten gerne vil udvikle sig på sin arbejdsplads ] [ Hvordan assistenten ser på teamet, teammålene og teamets udvikling ] Du skal fortælle assistenten, hvad du har af overvejelser i forbindelse med hendes udvikling. Efterfølgende er opstillet punkter, som du kan bruge til styring af samtalen. De relaterer sig direkte til spørgsmålene, som er i assistentens forberedelsesmateriale. INDIVIDUELT Hvordan assistenten har det på sit arbejde Hvilke opgaver assistenten er specielt glad for Om assistentens arbejdsopgaver og arbejdstid hænger sammen, og hvordan det kan blive bedre Om der er opgaver assistenten gerne vil fritages for eller aflastes i Om der er noget der irriterer assistenten i dagligdagen Hvordan kontakten med brugerne er, og hvordan det kan blive bedre Hvad der kan forbedre assistentens arbejdssituation Hvad assistenten gerne vil blive bedre til Om der er uddannelse assistenten har brug for Hvilke nye opgaver assistenten gerne vil arbejde med Hvad assistenten kunne tænke sig at lave om 3 år TEAMET Hvad assistenten synes er godt ved at arbejde i team Hvordan assistenten synes, samarbejdet i teamet er Hvordan opgavefordelingen er i teamet Om assistenten har forslag til ændringer Om assistenten kender teammålene Hvad assistenten synes er det vigtigste teammål Hvad assistenten synes er svært i forhold til at opnå teammål ANDET Andre emner assistenten eventuelt gerne vil tale om 7
AFTALESKEMA DATO FOR MUS-AFHOLDELSE: NAVN, ASSISTENT: NAVN, LEDER: AFTALER INDGÅET UNDER MUS: Leder, underskrift og dato Assistent, underskrift og dato 8