Vejledning til lederne om ledervurderinger Indhold Hvorfor ledervurderinger?... 1 Processen... 1 Baggrund... 2 Spørgeskemaundersøgelser... 2 Dialogmøde... 3 Udviklingssamtalen... 4 Uddannelsesforløb... 4 Dine opgaver som leder... 5 HR s opgaver... 6 Læs mere... 6 Hvorfor ledervurderinger? Ikast-Brande Kommune arbejder løbende med at sikre attraktive arbejdspladser. God ledelse er afgørende, når det gælder muligheden for at udvikle arbejdspladsen og rekruttere og fastholde medarbejdere. Formålet med ledervurderingen er at give dig som leder indsigt i din adfærd som leder og dit potentiale for udvikling at hjælpe med at udvikle dig i lige præcis den retning, der giver mening for dig i forhold til din arbejdsplads og de vilkår, der gælder der. Med trepartsaftalen i 2007 mellem regeringen, KL og de faglige organisationer blev det obligatorisk at gennemføre lederevalueringer hvert 3. år i kommunerne. Den seneste ledervurdering i Ikast- Brande Kommune blev gennemført i 2009. Processen Ikast-Brande Kommune gennemfører vurderinger af alle de cirka 180 ledere, der har personaleledelse i løbet af efteråret og foråret 2013. Det foregår i rækkefølgen Direktion, afdelingschefer, niveau 3/aftaleholdere, niveau 4 og slutteligt niveau 5. Processen for ledervurderinger består af følgende dele: 1. Spørgeskemaundersøgelse om din lederadfærd 360-graders vurdering 2. Spørgeskema om dine vilkår for ledelse leder-apv 3. Dialogmøde med medarbejdere og evt. sideordnede kolleger 4. Udviklingssamtale mellem vurderet leder og nærmeste overordnede 5. Orientering af alle medarbejderne om udviklingsplan 6. Gennemførsel af udviklingsplanen. Læs mere detaljeret om de enkelte dele nedenfor. Ledergruppe Data indsam- Spørgeske- Rapporter tilgængelige Dialogmøder gennemføres maundersø- Lederudviklingssamtale
les (måneden gelse gennemføres (efter 14 dage) inden gennemføres inden før) (7-14 dage) Niveau 1 Direktionen April 1-11. maj 25. maj 15. juni 1. juli Niveau 2 Afdelingschefer Niveau 3 Aftaleholdere (+ niv. 3-ledere i administrationen) Niveau 4 Daglige lederesundhed/om-sorg, SFO-ledere mv. Niveau 5 Teamledere, daglige SFO-ledere mv. Juni 27. august til 24. september 12. oktober 2. november 10. sep. September 1-12. oktober 29. oktober (pga. efterårsferie) November -januar 2013* 28. februar 2013 November 1-15. december 5. januar 20. februar 5. marts 2013 2013 2013 (pga. juleferie) Januar 1-18. februar 4. marts 2013 2. april 2013 22. april 2013 2013 2013 * Nogle chefer (især dagsinstitution og skole) har mange aftaleholdere under sig, hvorfor der er sat fire måneder af samlet set til afholdelse af dialogmøder og lederudviklingssamtaler. For skolechefen med 12 skoleledere bliver det til 28 møder og for dagsinstitutionschefen med 19 dagsinstitutionsledere bliver det til 44 møder. De chefer, der er færdige med dialogmøder tidligere, kan fint igangsætte lederudviklingssamtale tidligere end januar-februar. Baggrund Ikast-Brande Kommunes ledervurdering tager sit udgangspunkt i kommunens ledelsesgrundlag, der under emnet lederadfærd har beskrevet fem kernekompetencer, som en god leder i mere eller mindre grad skal besidde. De fem kernekompetencer stammer fra et projekt hos KL 'Ledere der lykkes', hvor man har undersøgt, hvad der kendetegner dygtige ledere. De fem kernekompetencer er: Relationel forståelse, Tillidsvækkende sparring, Konfronterende intervention, Insisterende delegering, Rodfæstet under pres. Du kan læse mere om de fem kernekompetencer på www.lederweb.dk. Spørgeskemaundersøgelser Disse fem kernekompetencer er udgangspunktet for et spørgeskema, der skal bruges til at vurdere din adfærd som leder. Spørgeskemaet, som består af 49 spørgsmål, skal udfyldes af 5-10 af dine medarbejdere, din nærmeste overordnede leder, og dig selv. Din adfærd vurderes på skalaen: 1. Udøver kompetencen i meget høj grad 2. Udøver kompetencen i høj grad 3. Udøver kompetencen middel 4. Udøver kompetencen i lav grad 5. Udøver kompetencen i meget lav grad 6. Ved ikke
Det skal understreges, at det er OK at vælge Ved Ikke, når spørgsmålet ikke giver mening for respondenten. Dette er særligt relevant for sideordnede og overordnede, da disse ikke nødvendigvis har tilstrækkeligt kendskab til den daglige ledelsespraksis. Efter de 49 spørgsmål er der tre fritekstspørgsmål, der fungerer som opsamling. Der er tale om de samme spørgsmål, som i spørgeskemaet fra 2009, dog er der, som følge af arbejdet med Mental Frikommune, tilføjet otte ekstra spørgsmål vedrørende innovationsledelse. Der er mulighed for at udvælge to eller tre sideordnede lederkolleger, der skal svare på samme spørgeskema, som de andre respondenter. Lederen vurderes kun af sideordnede lederkolleger, hvis det giver mening for gruppen (dette er ændret i forhold til 2009). Vurdering af sideordnede aftales mellem lederne på fagområdet eller på arbejdsstedet. En alternativ mulighed er, at man i stedet vælger at give hinanden sparring på resultatet af ledervurdering i forhold til hvordan lederen kan arbejde konkret med sit lederskab. Dette kan eksempelvis ske i grupper á tre. Denne type undersøgelse kaldes en 360 graders vurdering fordi den kommer hele vejen rundt, derfor skal du også svare på din egen ledervurdering. Inden spørgeskemaundersøgelsen går i gang, skal du udfylde oplysninger omkring dine udvalgte respondenter i et regneark. Herefter sørger vi for at sende invitationer til spørgeskemaet ud via mail. Vi sender også remindere ud til de respondenter, der efter et stykke tid ikke har svaret. Gennem en leder-apv (arbejdspladsvurdering) vurderer du desuden dine vilkår for at udøve god ledelse. Dette foregår også i et spørgeskema, som kun du som vurderet leder skal udfylde. Der kommer også invitation til denne via mail. Du kan se eksempler på spørgeskemaerne på intranettet. Dialogmøde En spørgeskemaundersøgelse bør ikke stå alene, og resultatet af 360 graders spørgeskemaundersøgelsen er grundlaget for efterfølgende dialogmøder, hvor du selv deltager og får konkret feedback. Det ene møde er med dine udvalgte medarbejderrespondenter. Der kan også være et møde med de udvalgte sideordnede lederkolleger, hvis I har valgt at vurdere hinanden. På mødet deltager din nærmeste overordnede leder som proceskonsulent. Det betyder, at din overordnede leder har til opgave at styre mødet, sørge for, at alle blive hørt, samt ikke mindst sikre at der holdes en god tone, selvom nogle af de ting, der bliver sagt, kan være kritiske eller ømtålelige. Din egen rolle i dialogprocessen vil hovedsagligt være lyttende og at stille opklarende spørgsmål. Den anerkendende tilgang benyttes på dialogmøder og til lederudviklingssamtalen. Der er udarbejdet tre vejledninger til dialogmødet: En til medarbejderne, en til vurderet leder, en til mødeleder/proceskonsulent (overordnet leder). Disse kan findes på intranettet.
Udviklingssamtalen Når der er gennemført spørgeskemaundersøgelse og afholdt dialogmøder om de fem kernekompetencer skal du med din nærmeste overordnede afholde en lederudviklingssamtale (LUS) om resultatet. I samtalen får du samtidigt mulighed for at stille krav til de vilkår, du som leder har for dit arbejde på baggrund af leder-apv'en. I skal derudover også drøfte, hvordan det går med løsning af arbejdspladsens opgaver og eventuelt tidligere aftalte mål og resultater. Lederudviklingssamtalen illustreres nedenfor: Der er udarbejdet en dialogramme, som kan hjælpe jer i udviklingssamtalen. Den finder du på intranettet. Formålet med udviklingssamtalen er at finde frem til to eller tre områder, som du skal fokusere på at udvikle. Det kan være gennem ændrede vaner i hverdagen, kurser, uddannelse, i netværk med andre ledere, gennem mentorordninger med videre. Der er udarbejdet et katalog, der kan give inspiration til, hvordan du udvikler dig. Det finder du på intranettet. Sammen med din nærmeste leder udarbejder I på mødet en plan, som sætter retning for din udvikling som leder i den kommende tid. Alle dine medarbejdere orienteres af dig om planen eksempelvis på et personalemøde eller via brev. Der følges årligt op på de aftalte udviklingsplaner i forbindelse med de årlige lederudviklingssamtaler. Ledelse og lederudvikling sættes på dagsordener løbende fx i MUS, personalemøder, refleksioner med sideordnede, netværksmøder mv. Uddannelsesforløb I 2009 kørte der er uddannelsesforløb som forberedelse af lederne til ledervurderingen og udviklingssamtalen. Dette forløb kører ikke igen. Nye ledere henvises til nærmeste leder, HR samt de udarbejdede vejledninger.
Dine opgaver som leder 1. Vurdering af, om du skal vurderes (ledere på 4. og 5. niveau) Alle ledere med personaleledelse skal vurderes, og det er ikke alle ledere på 4. og 5. lederniveau, hvor en ledervurdering giver mening. Her er nogle eksempler på, hvornår man har personaleledelse: Hvis du er daglig leder for et antal medarbejdere Hvis du er leder af et antal underordnede ledere Hvis du gennemfører medarbejderudviklingssamtaler eller andre lignende samtaler med dine medarbejdere Hvis du skal tage de svære samtaler med dine medarbejdere Hvis du kan ansætte og rekruttere Hvis det giver mening for dig at blive vurderet på din ledelsesadfærd, og du har nogen du godt kan spørge om dette. Hvis du er i tvivl, kan du drøfte det med din nærmeste leder og/eller afdelingschefen. 2. Udvælgelse af medarbejdere (5-10 personer) Udvælgelsen af de medarbejderne, der skal deltage i processen sker ud fra princippet om, at medarbejderen skal kende til lederens lederadfærd og har interesse i at hjælpe lederen med konstruktivt at gøre det bedre. Der er sat et maksimum på 10 personer af hensyn til afvikling af et godt efterfølgende dialogmøde. Den mere præcise udvælgelse vil afhænge af afdelingens egen kultur og måde at gøre tingene på. Eventuelt kan du vælge at aftale metoden med dine medarbejdere på forhånd. Det er under alle omstændigheder en god idé, at der orienteres i afdelingen om, hvem der er udvalgt og hvorfor. Medarbejderne kan med fordel vælges blandt tillids-, arbejdsmiljø- og MED-repræsentanter, som i forvejen repræsenterer de ansatte. Der kan også bruges andre metoder eksempelvis: Du udvælger 3, disse 3 udvælger herefter 1 eller 2 hver. Hvis der ikke er for mange medarbejdere (max. 10) kan alle udvælges. Der kan trækkes lod. Du bør naturligvis ikke kun vælge de medarbejdere, der normalt er positive, men også dem, der kan give modspil og indgå i en konstruktiv dialog om din lederadfærd, så udvælgelsen bliver så repræsentativ som mulig. Hvis du har underordnede ledere, kan du også vælge 1 eller flere af disse, som dine respondenter Når medarbejderen er udvalgt, orienteres han/hun mundtligt eller pr. mail og den udarbejdede vejledning fra HR uddeles fra lederen til medarbejderen. 3. Eventuel udvælgelse af sideordnede lederkolleger (2-3 personer) Hvis din ledergruppe vælger at fastholde vurderingen fra de sideordnede, skal disse også udvælges. Her er det naturligvis vigtigt at finde frem til dem, der kender dig bedst og ved, hvordan du ledelsesmæssigt agerer. Det er en fordel at gruppere de sideordnede i grupper á fx 3 personer,
som alle vurderer hinanden. Det vil gøre planlægning af dialogmøder langt lettere. Der er ingen vejledning til de sideordnede kolleger. 4. Booking af møder Når dine medarbejdere og dine sideordnede er udvalgt, skal du sørge for at indkalde til et antal møder: a. Et dialogmøde med medarbejderne, din nærmeste overordnede (og dig selv) b. Eventuelt et dialogmøde med sideordnede, din nærmeste overordnede (og dig selv) c. En udviklingssamtale med din nærmeste overordnede (og dig selv) d. Eventuelt et personalemøde for alle medarbejdere (og dig selv), hvor der orienteres om udviklingsplanen. Det kan være svært at få mødeplanerne til at gå op, så prøv at få møderne på plads så hurtigt som muligt. Du kan se i tidsplanen for din ledergruppe ovenfor, inden for hvilket tidsrum møderne skal være afholdt. 5. Udfyldelse af regneark med respondenter Når du har udvalgt dine respondenter, skal du indtaste deres oplysninger i et regneark til formålet, som du indsender til HR. 6. Udsendelse af rapport til respondenter Når du modtager resultatet af din 360-graders ledervurdering i form af en rapport, skal du hurtigst muligt sende den til alle dine respondenter (underordnede, evt. sideordnede, din overordnede), så de kan forberede sig til dialogmødet med dig. HR s opgaver HR sørger i samarbejde med leverandøren for: At give besked til lederne på det pågældende niveau, når regneark med respondenter skal udfyldes At sende invitationer til spørgeskemaundersøgelserne ud til respondenterne At sende remindere til de respondenter, der mangler at svare At gøre resultatet af undersøgelsen i form af rapporter tilgængelig for hver enkelt leder på en særskilt kommuneportal (individuel adgang pr. leder) At gøre lederne på det pågældende niveau opmærksomme på, hver gang næste fase i forløbet går i gang i forhold til tidsplanen, og hvor oplysninger og vejledninger til denne fase ligger At sikre en fælles opsamling til afdelingscheferne om status på henholdsvis lederadfærd og ledervilkår på hvert af de fem lederniveauer. Til dette brug udtrækkes totalrapporter for både 360-graders undersøgelsen af lederadfærd samt leder-apv en. Udarbejdelse af mailtekster, vejledninger, intranettekst, remindertekst mv. Læs mere Alle vejledninger (som opdateres løbende, hvis der opstår nye behov), tidsplaner, links med videre ligger på intranettet http://intranet/ledelse (øverste venstre hjørne).
Ledelsesgrundlaget i sin fulde udgave kan også findes på intranettet; i boksen under ledervurderingen.