Opgave 3, projektledelse

Udarbejdet af: Alexander Tabatabaei, alfetch@gmail.com Jacob Hostrup Henriksen, jacobhostrup@gmail.com Muhammed Zuferov, muhammedzuferov@gmail.com Per Kristensen, permand@gmail.com December 16 Opgave 3, projektledelse 2010 En kunde ønsker at optimere sin forretning og ændre strategi ved at udvide kundesegmentet til også at inkludere private kunder. Forandringen medfører en del forandringer. Dette er vores bud på et estimat for de forandringer. Carsparksupplies

Indhold INDLEDNING 3 GENEREL INFORMATION 4 CASEN KORT 4 LEVERANCER 4 KRAV 5 PROJEKTORGANISATION 6 RESSOURCEPLAN 6 OPGAVE 1 7 A) PROJEKTETS VIGTIGSTE TRÆK 7 B) HVAD ER DER AT OPNÅ. IT-GROUP VS. CARSPARK-SUPPLIES 8 C) SWOT ANALYSE 8 OPGAVE 2 10 RISIKOANALYSE 10 OPGAVE 3 12 A) WORK BREAKDOWN STRUCTURE 12 B) ESTIMERING 12 APPENDIKS 14 GANTT DIAGRAM 14 DEN TIDLIGE RISIKOANALYSE 15 SURPRISE NO. 1 15 SURPRISE NO. 2 17 STATUSMØDE PRÆSENTATION 19 Udarbejdet af: Side 2 af 19

Indledning En kunde ønsker at optimere sin forretning og ændre strategi ved at udvide kundesegmentet til også at inkludere private kunder. Dette medfører et ønske om et nyt lagersystem og en hjemmeside med en webshop der henvender sig både til professionelle og private kunder. Lagersystemet skal indeholde processer der optimere lagerstyringen og ordrehåndteringen bl.a. i form af trådløsehåndscannere og en semiautomatisk varebestillingsproces. Samtidig skal webshoppen være integreret med lagersystemet. Det hele medfører en opdatering af kundens hardware inventar og uddannelse der hurtigt sætter de ansatte ind i fornyelsen. Alt dette har vi udarbejdet et estimat for, med analyse af ressourcebehov, projektorganisation, tidsplaner og krav. Undervejs der stødt komplikationer til projektet som vi også måtte tage stilling til. Denne rapport er en præsentation af vores løsning. I kapitlet efter denne indledning præsentere vi de beslutninger vi har foretaget vedrørende ressoucerplan og organisation for projektet. Derudover præsenterer vi en kravspecifikation hvor vi gør op med det præcise og målbare i de enkelte krav. Derved sætter vi også fokus på de spørgmål som rejses ved de mangler der er i de formulerede krav. Netop disse tre artefakter, ressourceplan, projektorganisation og kravspecifikation har ikke været en del af den oprindelige aflevering, men vi anser dem som en vigtig del af det arbejde det er, at udarbejde et estimat for projektet. Efterfølgende kommer så de tre opgaver med vores besvarelser og sidst men ikke mindst er der appendikset med Gantt diagrammet, en tidlig risikoanalyse, løsningen af de to overraskelser og præsentationen fra det ene statusmøde. Alt sammen giver et indtryk af en levende og innovativ process hvor forandringer er blevet analyseret og inkorporeret. Vi har haft stor fornøjelse af at arbejde med denne rapport og vi håber at læseren får lige så stor en fornøjelse af at læse den. Med venlig hilsen Per Kristensen, Alexander Tabatabaei, Muhammed Zuferov og Jacob Hostrup Henriksen Udarbejdet af: Side 3 af 19

Generel information Arbejdsgiver: IT-Group Kunde: Kontaktperson: Projektstørrelse: Carspark-supplies John Johnsen Lille Casen kort Kunden ønsker at optimere sin forretning og ændre strategi ved at udvide kundesegmentet til også at inkludere private kunder. Dette medfører et ønske om et nyt lagersystem og en hjemmeside med en webshop der henvender sig både til professionelle og private kunder. Lagersystemet skal indeholde processer der optimere lagerstyringen og ordrehåndteringen bl.a. i form af trådløsehåndscannere og en semiautomatisk varebestillingsproces. Samtidig skal webshoppen være integreret med lagersystemet. Det hele medfører en opdatering af kundens hardware inventar og uddannelse der hurtigt sætter de ansatte ind i fornyelsen. Leverancer 1. Hardware. Server, netværk og arbejdsstationer der underbygger forandringen. 2. Lagersystem. Vi har valgt at baserer vores løsning på et eksisterende lagersystem. Lagersystemet skal kunne håndtere brug af håndscannere til registrering af vareopfyldning og udarbejdelsen af en foreløbig ordre. Ordrene skal kunne godkendes hvorefter systemet sender en bestilling afsted til leverandøren. 3. Datakonvertering. Lagerdata fra den eksisterende access database skal konvereteres til den nye database. 4. Hjemmeside. En hjemmeside der indeholder ecommerce løsningen og informationer om Carspark-supplies virksomheden. 5. ecommerce. En webshop der henvender sig både til erhvervs- og privatkunder. Løsningen skal integreres med det nye lagersystem. Udarbejdet af: Side 4 af 19

Krav Udarbejdet af: Side 5 af 19

Projektorganisation Hans Hansen / Styregruppe Projektleder Analyse Hardware WEB Database Creative Software Solutions PC, Netværk og Server Hjemmeside Datakonvertering ecommerce Lagersystem Ressourceplan Udarbejdet af: Side 6 af 19

Opgave 1 A) Projektets vigtigste træk Overordnet set har vi valgt nedenstående fem punkter som er dem vi som de vigtigste for kunden. Efterfølgende kommer en beskrivelse dertil. Håndhold Scanner fremfor paper flow. Lagersystem Semiautomatisk bestillingsproces. Webshop Uddannelse & support De vigtigste ting i projektet for kunden er, at de bl.a. får et lagersystem med trådløse håndholdte scannere, som kan få deres arbejde til at blive lettere og mere effektivt. Dette fordi, de tidligere har overført data, der omhandler deres varer, ved hjælp af papir og blyant for derefter at indtaste det manuelt i en access database. En anden ting kunden vægter højt, er at de håndholdte scannere er fuldt integreret med et lagersystem. Lagersystemet skal ligeledes være semiautomatisk i forhold til bestilling af nye varer, da lagerchefen skal godkende dem. Ud over at de håndholdte scannere skal være integreret med lagersystemet, ønskes der også en webshop der ligeså, er integreret med lagersystemet. På denne måde kan private og erhvervskunder selv holde øje med lagerstatus, ved køb af varer. Webshoppen er essentiel for deres forretning, da det er et af vor tids vigtigste måder at handle på, da man slipper for at flytte sig fysisk, for at købe en vare. Uddannelse og support er det sidste punkt, vi har medtaget som vigtigst. Uddannelse er meget vigtig for alle Carspark-supplies medarbejdere, da alle medarbejdere gerne skal have den bedst mulige forståelse for det nye system. Desuden kan det forebygge utilfredshed blandt medarbejderne og øge muligheden for en bedre start med den nye forretningsstrategi. Rutineskift og forandringer kan være skræmmende og fører ofte til modstand. Ved at give medarbejdere en god start og et godt fundament, kan en mere glidende overgang sikres. Det overodnede mål om at effektivisere virksomhedens arbejdsgange, vil på den måde blive en realitet. I korte træk, har vi valgt at definere projektet i følgende punkter. Ekstern leverance af IT-GROUP A/S med underleverandører. IT softwareprojekt. Et projekt der skal give valuta i længden for IT-Group. Ved at levere et velfungerende system, vil det på længere sigt give et godt omdømme og dermed en chance for at få nye kunder. Udarbejdet af: Side 7 af 19

Tager man begreberne fra Gray & Larson, vil projektet kunne betegnes som et mix mellem operationel og strategisk. Operationelle projekter er designet til at forbedre effektiviteten, reducere produktionsomkostninger samt forbedre performance, hvilket præcis er dette Carpark-supplies ønsker. Den strategiske del ses i, at Carpark-supplies har valgt at søge nye markeder. Dette ses for eksempel ved, at de vil have en webshop, der skal åbne vejen til det store markedet. B) Hvad er der at opnå. IT-Group vs. Carspark-supplies IT-Group er selvfølgelig interesseret i at vinde udbuddet af økonomiske årsager, da de lever af projekter som dette. Udover denne indlysende årsag, har vi identificeret endnu en årsag til at IT-Group er interesseret i at få projektet med Carspark. Det handler derfor ikke kun om kortsigtede penge. IT-Group har i øjeblikket en vision om at udvide deres kundeportefølje. Det betyder derfor, at det er utrolig vigtigt for dem at skaffe sig nye kunder, og deres fokus er altså på dette, fremfor at tage en eksisterende kunde og derved muligvis et velkendt type af projekt. Derfor er Carspark ekstra interessante for netop IT-Group. Carspark eksistensgrundlag er at forsyne store værksteder med bildele, værktøj og generelt tilbehør. Da alle disse varer opbevares på deres lager, er det af stor vigtighed, at de har et velfungerende lagersystem, der samtidig ikke kræver for mange ressourcer at forvalte. Samtidig ønsker Carspark-supplies at gøre det nemmere for deres kunder at bestille varer, ved at implementere en WEBshop. Denne WEBshop giver samtidig en god mulighed for at udvide kundesegmentet og handle med private kunder. Det er i begges interesse, IT-Group og Carspark, at projektet bliver leveret til tiden. For IT-Group vil det betyde at man afslutningsvis danner et godt indtryk, som kan danne grobund for et videre samarbejde ved eventuelt nye projekter. For Carspark betyder det at man kan ibrugtage det nye system til planlagt tid. C) SWOT analyse Intermec Udarbejdet af: Side 8 af 19

Intermec er en stor virksomhed og trods svaghederne, som den forringede økonomi og truslen om at Intermec ryger ud i et økonomisk stormvejr, anser vi det ikke som særlig sandsynligt grundet deres størrelse. Den største trussel er, at Intermec kan miste interessen for Carspark Supplies grundet deres størrelse. Vores konklusion er, at Intermec er en realistisk leverandør, selvom vi skal være opmærksomme på deres behandling og prioritering af vores kunde. Creative Software Solutions Vi valgte at kigge på en alternativ leverandør og valget faldt på Creative Software Solutions. CSS lever op til kundens krav, også at deres lagersystem supportere trådløse håndholdte scannere. Derudover har CSS også deres ecommerce løsning, der allerede integrere med deres lagersystemer. Endvidere besidder CSS ekspertisen på løsningerne, hvor det for os ville være en læringsprocess med risiko for at miste penge. Vi anbefaler og går videre med CSS da vi ser store muligheder både for vores egen forretning og et fremtidigt samarbejde med CSS, men også fordi CSS kan tilbyde kunden et godt og testet produkt og fremtidige udviklingsmuligheder, som vi ikke selv kan levere. Kunden vil sandsynligvis være mere tilfreds. Den store risiko er, at kunden ikke ønsker CSS lagersystem fordi de har interesseret sig for Intermec. Udarbejdet af: Side 9 af 19

Opgave 2 Risikoanalyse Risici er situationer der kan true projektet og tidsplanen i større elle mindre omfang. Derfor er det vigtigt at hele projektteamet, med projektlederen i spidsen, er opmærksomme på de forhold der kan true projektet og, at der lægges en plan for håndteringen af de mest kritiske situationer. Risici ændrer sig løbende og det er derfor vigtigt at projektlederen sammen med sit team, løbende foretager ændringer i analysen og tilpasser sit fokus jvf. den aktuelle situation. De viste modeller herunder, er derfor et øjebliksbillede af de risici der kan true projektet. I Appendiks ligger et eksempel på en tidligere risikoanalyse. På den måde vil vi illustrere hvordan et projekt er under konstant forandring. Risikomatrix Udarbejdet af: Side 10 af 19

Risikoledelse Risikoanalysen er et styringsværktøj og er derfor under løbende opdatering, som tidligere beskrevet. Vi har arrangeret vores analyse således at de største risici vises i toppen af tabellen. Ude til højre har vi vores plan for håndteringen af de forskellige risici, hvor vi viser hvordan vi forebygger en risiko eller hvordan vi efterfølgende griber problemet an, hvis en risikabel situation opstår. Udarbejdet af: Side 11 af 19

Opgave 3 a) Work Breakdown Structure b) Estimering Vi har brugt Planning Poker til at estimere de delopgaver vi har identificeret som en del af projektet for Carspark. Planning poker er et værktøj som hjælper teamet til at inddrage alle i estimeringen af opgaverne. Vi foretog Planning Poker således at alle fik 6 kort med tallene 1, 2, 4, 8, 16 og 32 (eksponentielt stigende). Derefter blev der valgt en opgave der skulle estimeres. Når alle havde lavet et estimat på den valgte opgave, vendte vi alle vore kort samtidigt og summen af den enkeltes kort angav hvor mange dage vi mente der skulle anvendes på den valgte opgave. De to der havde lavet det højeste og det laveste estimat fortalte nu hvorfor de havde estimeret som de havde og argumenterne blev anvendt til at opnå enighed om estimatet. Efter dette foretog vi en ny runde med estimater. Processen forsatte vi indtil vi havde estimeret samtlige opgaver. Vi har valgte at anvende Planning Poker fordi, det er en metode der trækker på erfaring og holdninger fra den enkelte deltager, i modsætning til andre metoder der kræver erfaring fra lignende projekter. Da vi ikke har denne erfaring at holde op mod vores estimat, mente vi ikke at vi havde et alternativ. Udarbejdet af: Side 12 af 19

Planning Poker har presset os til at fremkomme med velbegrundede tidsestimater, overfor hinanden. Og ved at holde hinandens estimater og argumenter op mod hinanden, har vi fundet de tidsestimeringer vi skulle bruge. Derudover sikrede det, at alle kom med deres input, og vi fik udnyttet den ellers begrænsede viden vi havde om denne løsning. Udarbejdet af: Side 13 af 19

Appendiks Gantt diagram Udarbejdet af: Side 14 af 19

Den tidlige risikoanalyse Den første risikoanalyse blev udarbejdet ud fra en idé om, at Intermec skulle levere lagersystem og håndholdte scannere. Vi skulle så udvikle og levere ecommerce systemet, hardwaren, implementeringen og uddannelsen. Som det ses af analysens øverste punkter var vores tidlige vurdering, at de største risici opstod internt i egen organisation. Det skyldes selvfølgelig at vi tidligt stod til at skulle levere en større grad af viden, kompetencer og personaleressourcer. Surprise no. 1 a) Describe the best way to resolve this matter. I en virksomhed der lever af at levere produkter, er det altafgørende hvordan forholdet til kunden er. Lever forholdet ikke op til kundens forventninger, kan det i sidste ende resultere i at kunden trækker sig og måske søger ekspertise hos en konkurrerende virksomhed. Udarbejdet af: Side 15 af 19

Den nævnte hændelse, er selvfølgelig en ærgerlig situation hvor man, som leder af et projekt, er nød til at være professionel og handlekraftig. I dette tilfælde, skal projektlederen både beskytte sin medarbejder, men også sørge for at kunden føler sig godt behandlet. Først og fremmest skal der tales med medarbejderen om hændelsen. Her skal det gøres klart, at vedkommende er gået langt over stregen og, at man er nødt til at tale med kunden. Det kan i værste fald resultere i en afskedigelse fra projektet. Det er vigtigt, at medarbejderen sidder tilbage med en følelse af, at der kæmpes for ham/hende. Dette kan også være med til at styrke holdånden. Derefter kontaktes Kunden pr. telefon, hvor vi fortæller fortæller at vi er kede af situationen, og at vi har talt med den implicerede medarbejder, som undskylder. Det er vigtigt at vi giver kunden plads til at fortælle om oplevelsen fra sit synspunkt og at kunden får lov at kritisere og rase ud over episoden. Til slut glattes der ud, og endnu engang skal det gentages at medarbejderen virkelig har dummet sig, og at det selvfølgelig har været en uacceptabel opførsel vedkommende har haft. Afslutningsvis vil vi pointere at den implicerede projektdeltager er en meget dygtig medarbejder, der virkelig kan og vil yde meget for projektet. Derfor ønsker vi at beholde ham på projektet. På denne måde vil vi forsøge at få kunden til at lægge ordene i munden på kunden og få ham til at sige at han da sagtens kan arbejde sammen med den pågældene i fremtiden. Kunden er dog altid den der i sidste ende har ret. b) Email til John Johnson Hej John Johnson, Jeg er blevet bekendt med at du har været i telefonisk kontakt med en af vores udviklere og, at der i den forbindelse opstod en kedelig kontrovers. Jeg er ked af situationen og ønsker et et telefonmøde med dig, for at få denne sag ud af verden og få aftalt spillereglerne for vores fremtidige samarbejde. Jeg har givet den involverede medarbejder en påtale for sin uprofessionelle opførsel, og sikret at en lignende situation ikke opstår igen. Det er vigtigt for mig at pointere, at der er tale om en dygtig og skattet medarbejder som kan og vil yde rigtig meget godt for projektet. Vi vil derfor nødigt vil af med ham. Derfor håber jeg personligt på, at vi kan nå til enighed om at han får lov at forsætte på projektet. Jeg er villig til at diskutere alternative muligheder for at imødekomme et succesfuldt samarbejde. Hvis din kalender tillader det, vil jeg kontakte dig på fredag d. 10/12 kl. 13.00. Hvis ikke dette passer dig, beder jeg dig komme med forslag til et andet tidspunkt. Så står jeg til rådighed og vil imødekomme dette, så vi kan få talt hurtigst muligt. Med venlig hilsen Ole Olsen IT-Company Udarbejdet af: Side 16 af 19

c) In a few sentences describe the pitfalls of using mail for sensitive communication. Den personlige kontakt er vigtigt, når mennesker skal fornemme en ægthed og troværdighed. Dette er fordi vi herved kan se personens mimik, øjne og kropssprog, der har mindst ligeså stor betydning som de sagte ord. Når man mailer, kommer der nemt en distance mellem personerne. I det skrevne sprog er det svært at fornemme fx ironi og sarkasme. Det er derfor vigtigt når man benytter sig af skriftsproget, at man er meget tydelig og præcis i sit budskab, så der ikke opstår unødvendige misforståelser. Ved brug af mail tillader man desuden at modtageren kan vente med at svare. Dette kan skabe en større svartid mellem sender og modtager, hvilket I nogle tilfælde kan være ret uhensigtsmæssigt, hvis et hurtigt svar kræves. Alt dette kan skyldes en form for manglende forpligtelse ved at sende og modtage mails - rent psykologisk virker en mail i indbakken mere upersonlig og som den nemme løsning, fremfor et forpligtende telefonopkald eller et fysisk møde. Surprise no. 2 A) Ressourcebesparelsen Bruttoplanen med de 936 arbejdstimer Nettoplanen med de 760 arbejdstimer Udarbejdet af: Side 17 af 19

B) Argumenter for den valgte besparelse Vi sparede lidt timer på at nøjes med én hardwarekonsulent, der tager sig af alle hardware opgaver. Jvf. Gantt diagrammet kan der være lidt konflikter i perioden hvor tilbudende skal indhentes, men vi vurderede at det ikke burde blive et problem da indhentningen af tilbud ikke bør være fuldtidsopgaver. For de resterende opgaver er der ingen konflikter ved kun at tilknytte en hardware konsulent. Vi sparede en del på projektlederens tid på projektet. I flere perioder foregår projektarbejdet hos leverandørerne og ellers er det meget få og selvstændige personer der arbejder på projektet. Derfor har vi halveret projektlederens tid i flere perioder og i stedet er han på fuld tid i perioderne omkring de vigtige leverancer og milepælene. Samlet har det givet en besparelse fra 936 timer til 760 timer ~ 19% C) Beskrivelse af problemer og udfordringer ved besparelsen Vi havde allerede valgt en løsning hvor den største del af leverancen kom fra en underleverandør. Det forventede forbrug af personaleressourcer var derfor allerede lavt. Samtidig var vi i færd med at udarbejde vores projektplan og derfor havde vi ikke et kompelt overblik over de nødvendige ressourcer, da kravet om en besparelse landede på vores bord. På det tidspunkt havde vi allerede talt om at lade en hardwarekonsulent arbejde på projektet i stedet for de to som planen lagde op til. Vi diskuterede om det var muligt at spare på konverteringen af data fra access databasen til den nye database. Det ville dog medføre en forringelse af vores leverance. Da vi udarbejde ressourceplanen fremgik det tydeligt, at der var perioder hvor projektlederen var den eneste der arbejdede fuld tid på projektet. Vi diskuterede hvorvidt dette var nødvendigt for at holde sig opdateret på projektets status og blev enige om at det ikke burde være nødvendigt og at projektlederen kunne frigive halvdelen af sin tid til andre opgaver, eksempelvis tilbudsgivning på nye opgaver. Vi fandt det dog fortsat nødvendigt at han brugte alle sine kræfter på projektet omkring de vigtige og kritiske deadlines og milepælsmøderne. Desuden mente vi at det var nødvendigt at han var på fuldt dedikeret i projektets første uge hvor opgaverne skulle sættes i gang, men resten af tiden satte vi ham på halv tid. Ved at reducere lidt i hardwarekonsulentens tid og meget i projektlederens tid, har vi opnået en samlet besparelse på ca. 19%. Hvad angår eksterne leverancer vil vi foreslå at der sigtes efter et dækningsbidrag på 20%, uanset prisen. Vi mener derfor ikke at det tilkommer os, at påvirke leverandørernes ressourceforbrug. Udarbejdet af: Side 18 af 19

Statusmøde præsentation Denne korte præsentation på ca. 6 minutter, omhandlede vores daværende status på projektet, samt en kort beskrivelse af de hovedelementer vi havde beskæftiget os med de forgangene uger. Forside Kort om de artefakter vi havde udarbejdet på daværende tidspunkt. Altså WBS en, en kravspecifikation holdt op imod SMART krav-modellen, samt en risikoanalyse. Kort præsentation af den udarbejdede SWOT-analyse for en af de mulige leverandører vi ville bruge, til at levere det samlede projekt til Carspark Kort om vores håndtering af første uges ekstra opgave. I fokus var forståelse for kunden, samt at vi ønskede et telefonmøde om det hændte forløb, frem for udelukkende mailkorrespondance. Til slut en liste over de kommende opgaver, vi havde identificeret i forhold til projektet. Udarbejdet af: Side 19 af 19