1 Gennemgang af timeprisberegning

1 Gennemgang af timeprisberegning På baggrund af henvendelse fra Bornholms Regionskommune er BDO blevet bedt om at foretage en kvalitetssikring af kommunens prisberegninger på fritvalgsområdet, idet prisberegningen indgår i budgettet for 2015. Der er med udgangspunkt i det fremsendte materiale fra Bornholms Regionskommune foretaget en vurdering og efterprøvning af Bornholms Regionskommunes egne beregninger. Nærværende kvalitetssikring og notat er udarbejdet Manager Thomas Pelch, BDO. Datagrundlag BDO har modtaget følgende oplysninger: BTP opgørelse fra 2013 samt 1. halvår 2014 Regnskabsoplysninger for 2013, herunder omkostningsfordeling for de forskellige funktioner under hjemmeplejen Genberegning af timepriser for 2013 Det er endvidere oplyst, at: Ydelser leveret Nat er holdt uden for beregningen, idet disse varetages af et fælles vagtberedskab for sygeplejen og hjemmeplejen. Endvidere er delegerede ydelser fra Sygeplejen til Hjemmeplejen som udgangspunkt i ikke medtaget i beregningerne, men dog opgjort særskilt. Beregningen af priserne for 2015 er således baseret på udgifter fra regnskab 2013, et skøn for det leverede timer i 2015 samt BTP opgjort på baggrund af 1. halvår 2014. Udgifterne er herefter pris- og lønfremskrevet med hhv. 1,12 % (2014) og 2,0 % (2015) på baggrund af det generelle løn- og prisindeks. Bornholms Regionskommune beregner en fritvalgspris. Derudover beregnes der en BUM-pris til intern afregning for de kommunale leverandører, der alene indeholder de udgifter, der er placeret direkte hos hjemmeplejen. 2 Vurdering Det er BDO s overordnede vurdering, at Bornholms Regionskommunes egen beregning er i overensstemmelse med reglerne for beregning af fritvalgspriser. Medregnede udgifter Kommunens prisberegninger skal jf. bekendtgørelsen tage udgangspunkt i de gennemsnitlige langsigtede omkostninger, dvs. alle udgifter i relation til at levere praktisk hjælp og personlig pleje. At der er tale om langsigtede omkostninger betyder, at kommunen i opgørelsen skal medtage: a) De direkte udgifter i hjemmeplejens budget/regnskab til fx lønninger, beklædning, driftsudgifter til biler mv. b) De indirekte udgifter udenfor hjemmeplejens budget/regnskab til fx administration, IT, forsikringer og overhead Side 1 af 5

c) De beregnede årlige omkostninger til afskrivninger og forrentninger af bygninger og biler Opgørelsen skal tage udgangspunkt i det senest afsluttede regnskabsår. Kommunen kan dog lade evt. planlagte besparelser eller effektiviseringer indgå i timepriserne. Det er BDO s vurdering, at alle udgifter i relation til levering af praktisk hjælp og personlig pleje er indeholdt i Bornholms Regionkommunes prisberegning. Det bemærkes endvidere, at Bornholms Regionskommune i priserne for 2015 også har indregnet en række planlagte effektiviseringer. Anvendte BTP Timepriserne er beregnet ifht. leverede timer. BDO er blevet oplyst, at antallet af leverede timer opgøres ved en løbende registrering hos den kommunale leverandør. Der er således tale om elektronisk trukket registrering, hvor ændringer ifht. det planlagte løbende registreres. Bornholms regionskommune oplyser, at BTP i 1. halvår 2014 er opgjort til 64,2 % i dagtid og 66,2 % i øvrig tid. Det er BDO s erfaring, at en BTP for hjemmeplejen hyppigst ligger mellem 58 % og 63 %. Der er således tale om en høj BTP procent hos Bornholms regionskommune. Det er BDO s vurdering, at den elektronisk trukne BTP kan indeholde problemer ifht. at afspejle den konkrete leverede/brugte tid, idet afvigelser i nedadgående retning i ringere grad registreres end daglige justeringer eller akutte besøg i opadgående retning. Den høje BTP kan derfor i nogen grad være et udtryk herfor. En manuel måling vil kunne afdække, om dette vil være tilfældet. Det bemærkes, at en lavere BTP vil påvirke timeprisen i opadgående retning og dermed afføde højere timepriser. Timepriser Fritvalgstimepriserne er blevet sammenholdt med prisniveau 2015. Priserne for 2013 og 2014 er ens, idet disse begge er baseret på omkostningerne i regnskab 2011, mens priserne for 2015 er baseret på regnskab 2013 og BTP for 1. halvår 2014. Forskellen mellem priserne i 2014 og 2015 bør således søges i forskellige i omkostninger i hhv. 2011 og 2013. BDO har bedt Bornholms Regionkommune om oplysninger vedrørende gennemsnitslønning og personalesammensætning, idet hovedparten af omkostningerne i timepriserne knytter sig til løn. Af disse oplysninger fremgår det, at der er sket en ændring i personalesammensætning og en stigning i gennemsnitlønnen primært som følge heraf. Det er BDO s vurdering, at denne ændring i personalesammensætningen er generel for hjemmeplejeområdet, idet plejeopgaven i den seneste periode har udviklet sig i takt med udviklingen af det nære sundhedsvæsen. Den stigende gennemsnitløn forklarer dog kun en mindre del af stigningen. Forskellen på timepriser fra 2013 til 2015 for praktisk hjælp ændrer sig væsentligt, hvilket skyldes at der ikke sker en differentiering af dels BTP og lønniveau mellem personlig pleje og praktisk bistand. Tabel 1. Bornholms Regionkommunes fastsatte timepriser. Sammenligning 2013-2015. 2013 (P/L 2015) 2014 (P/L 2015) 2015 Praktisk hjælp 377,62 377,32 436,01 Personlig pleje, dag 398,64 398,34 436,01 Personlig pleje, øvrig tid 432,64 432,38 502,08 Note: Det bemærkes, at fritvalgspriserne for 2013 og 2014 ikke er baseret en konkret genberegning, men er baseret på en fremskrivning af de beregnede timepriser fra 2011. Timepriserne udtrykker derfor ikke en kontinuerlig udvikling. Sammenlignes Bornholms Regionkommunes timepriser med kommuner af tilsvarende størrelse, ses det af tabel 2, at de ligger i den dyre ende for praktisk bistand og personlig pleje, dag, men er billigst ifht. personlig pleje, øvrig tid. Den lave pris på øvrig tid, kan med stor sandsynlighed tilskrives Bornholms regionskommunens høje BTP netop for disse timer. Timepriserne vurderes dog ikke, at afvige væsentlig fra sammenlignelige kommuner. Side 2 af 5

Kommunerne til sammenligning er alene valgt på baggrund af kommunernes størrelse såvel som, at timeprisberegningen er forholdsvis nylig opdateret på fritvalgsdatabasen. Timepriserne er forsøgt gjort sammenlignelige ved at anvende tilgængelige priser, hvilket er 2014 priser. Formålet med sammenligningen er, dels at illustrerer en variation i timepriserne kommunerne imellem dels, at timepriserne på Bornholm ikke afviger væsentligt fra sammenlignelige kommuner. Tabel 2. Benchmarking af fritvalgspriser (2014). Sammenligning af priser Jammerbugt Furesø Fredensborg Bornholms Assens Syddjurs på FV-databasen (2014) Kommune Kommune Kommune Kommune Kommune Kommune Praktisk hjælp 342,00 357,56 341,79 369,92 383,45 328,78 Personlig pleje, dag 375,00 398,01 372,12 390,53 383,45 377,28 Personlig pleje, øvrig tid 514,00 449,78 443,92 423,90 452,21 549,24 Indbyggertal i kommunen 38.423 38.670 39.701 40.096 41.076 41.714 Note: timepriserne er tilrettet til 2014 prisniveau. Rød farve markerer de højeste priser, mens Orange indikerer den lavest pris. Beregningsmetode BDO har på baggrund af det modtagne datagrundlag foretaget en beregning af timepriser ved hjælp af KL s beregningsmodel for timepriser på fritvalgsområdet. BDO får tilsvarende resultater, hvorfor det er BDO s vurdering, at timeprisberegningen fra Bornholms Regionskommunes ikke indeholder beregningstekniske mangler. Overhead Timeprisberegningen medtager en række overhead omkostninger, hvilket er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler. Niveau for overhead udgør 7 %. Dette er tilsvarende det niveau som er fastsat i Bornholms Regionernes rammeaftaler på socialområdet. Det er dog BDO s vurdering, at overheadomkostninger ligger på et højt niveau sammenholdt med andre timeprisberegninger vi har kendskab til. Opsummering Samlet set er det BDO s vurdering, at de beregnede timepriser på det forelagte datagrundlag er retvisende. BDO bemærker, at BTP hos hjemmeplejen ligger i den høje ende samtidig med, at timepriserne ligger højt i forhold til sammenlignelige kommuner. En nærmere gennemgang og/eller efterprøvning af datagrundlaget bør derfor foretages, hvis timepriserne skal udredes nærmere. Det er BDO s vurdering, at udvikling i personalesammensætning og niveauet af overhead i nogen grad kan forklare niveauet samt ændringerne i timepriserne fra 2014 til 2015. 3 Overvejelser og anbefalinger Anvendelse af standardiseret prisberegningsmodel Det kan overvejes, at Bornholms Regionskommune fremadrettet skal beregne timepriser med udgangspunkt i KL s prismodel, hvilket bl.a. sikre en standardiseret prisberegning samt mulighed for at foretage prisdifferentieringer. Bornholms Regionskommune anvender ikke KL s prismodel dag. KL s model indebærer opgørelse af de direkte og indirekte udgifter, beregnede omkostninger samt fællesomkostninger (overhead). Disse fordeles under hensynstagen til bl.a. særlige tillæg for arbejde uden for hverdagstimerne i forhold til de leverede timer. KL s model opstiller her flere mulige modeller, afhængigt af om kommunen kan opdele de faktiske udgifter på de forskellige takster, eller om der må anvendes fordelingsnøgler i opdelingen. Side 3 af 5

Differentierede timepriser på praktisk hjælp og personlig pleje KL s timeprismodel gør det endvidere muligt at foretage en differentiering af timepriserne på praktisk bistand og personlig pleje. Dette anses for relevant, idet det antages at kompetencer / lønniveau i forbindelse med varetagelse af praktisk bistand generelt er lavere end for personlig pleje. Således vil det hyppigere være en SOSU-hjælper der udfører praktisk bistand, mens SOSU assistenter oftere vil varetage personlig pleje. Fastsættelse af timepriser i budgetår på baggrund af seneste regnskab Nærværende priser for 2015 er beregnet med udgangspunkt i omkostningsniveauet i regnskab 2013. Bekendtgørelsen foreskriver, at priserne skal fastsættes mindst en gang årligt. Dette kan gøres på baggrund af senest afsluttede regnskab, dog med mulighed for at indregne eventuelle forventede effektiviseringer eller ændringer i kommunens kvalitetsstandard. Kommunen har dog pligt til at justere timepriserne også i løbet af året, såfremt kommunen bliver opmærksom på at timepriserne ikke længere er retvisende. Det er BDO s anbefaling, at priserne således kan fastsættes primo 2015, såfremt priserne - på baggrund i omkostningsniveau i regnskab 2014 - ikke længere antages at være retvisende. Herved opnås en større sikkerhed for, at timepriserne afspejler det faktiske omkostningsniveau, idet de vil være baseret på senest regnskab samt forudsætninger for igangværende budgetår. Efterprøvning af BTP opgørelse I forhold til BTP er den anvendte metode hos Bornholms regionskommune gangbar. Den relativt høje BTP procent kunne dog give anledning til at foretage en manuel opgørelse i form af en tidsregistrering med de udfordringer dette måtte medføre. En tidsregistrering vil samtidigt kunne give et bedre indblik hvorledes de 14,3 %, der i dag opgøres som øvrige opgaver, anvendes. En sådan BTP måling vil endvidere kunne danne grundlag for en benchmarking intern mellem de enkelte hjemmeplejegrupper og/eller i forhold til andre kommuner. Løbende tilpasninger En af hjemmeplejens udfordringer omfatter, at det løbende sikres, at de variable omkostninger tilpasses i tæt sammenhæng med ændringer af ydelser visiteret til borgerne. En sådan ressourceoptimering kræver bl.a., at der på gruppeleder og planlægger niveau er stort fokus på den løbende tilpasning af timeforbruget. Tilsvarende gælder, at de faste omkostninger og kapaciteten tilpasses i takt med, at der sker omlægninger i serviceniveau. Udfordringen er her tilsvarende større, idet disse omkostninger ikke kan påvirkes i samme grad som de variable omkostninger. Det er vigtigt at have fokus herpå, og det bør overvejes, om nogle faste omkostninger kan reduceres. 4 Bemærkninger til udviklingen i timepriser Overordnet kan det aktivitetsbestemte budget for hjemmeplejen betragtes som summen af timepriserne ganget med antallet af ydelser. Timepriserne knytter sig til driftsomkostningerne, herunder hvor effektivt ressourcerne anvendes. Derimod er det fastlagte serviceniveauet og borgernes behov, der bestemmer antallet af ydelser. Foretages der ændringer og effektiviseringsinitiativer, er det derfor væsentligt at holde for øje, hvorvidt disse knytter sig til ydelserne eller til driftsomkostningerne. Reduktion af ydelser Effektiviseringer kan rettes mod en reduktion af ydelserne. Fx vil en nedsættelse af tiden til levering af en bestemt ydelse afspejle sig i en reduktion af de samlede leverede timer. Reduktioner ifht. ydelser og/eller antallet at borgere, der modtager ydelser, vil derfor ikke afspejle sig i timepriserne. Side 4 af 5

Effektiviseringer i form af en reduktion af ydelser vil alene kunne ses i forhold til den samlede budgetsum. Eksempler herpå kunne være en generel nedsættelse af serviceniveauet, implementering af hverdagsrehabilitering eller ændret frekvens for levering af ydelser fx rengøring hver 3. uge i stedet for hver 2. uge. Reduktion i timeprisen Fritvalgspriserne skal afspejle kommunernes gennemsnitlige langsigtede omkostninger, hvor eventuelle planlagte besparelser eller effektiviseringer kan indgå i timepriserne. Det, der påvirker timeprisen, vil således være at øge BTP, idet det vil bevirke, at et mindre antal medarbejdere kan leverer det samme antal timer hos borgerne. Bornholms Regionskommune, som anført ovenfor, har allerede en meget høj BTP. En øget fremmødetid (altså betalte timer minus fravær) vil ligeledes påvirke timeprisen i nedadgående retning, idet dette vil betyde, at der med færre medarbejderressourcer kan leveres samme antal timer hos borgerne. Fravær (ferie, fri, sygdom m.m.) er hos hjemmeplejen opgjort til 24,1 procent. Det er BDO s vurdering, at fraværet ligger på et normalt niveau. Reduktion i omkostningerne vil have betydning for timepriserne, idet et lavere omkostningsniveau vil påvirke timepriserne nedadgående. Den generelle tendens er et øget behov for sundhedsfaglige kompetencer, idet ændringerne i Sundhedsvæsenet stiller højere krav til hjemmeplejens kompetencer. Dette vil alt andet lige betyde stigende omkostninger i form af stigende gennemsnitlig løn. Forbruget af vikarer, omfanget af betalte tillæg, overhead, omkostninger til administration og ledelse, drift af biler, huslejer m.m. har alt sammen betydning for timepriserne. Ønskes en reduktion i timepriser og dermed budgettet til hjemmeplejen, skal effektiviseringer rettes mod disse parametre. Men da priserne skal afspejle kommunernes gennemsnitlige langsigtede omkostninger, skal sådanne effektiviseringer være realistiske og implementerbare. Det bør dog nævnes, at justeringer i ydelser i flere tilfælde vil kunne påvirke timepriserne opadgående. Dette fordi en tilpasning i omkostningerne særligt fast omkostninger og kapacitetsomkostninger ikke kan se proportionelt med reduktion i ydelser. Derved er der ikke fuld gevinst ved en reduktion i ydelser, da alle omkostninger ikke falder tilsvarende bort. Fx vil reduktion af et besøg med 5 minutter fortsat kræve kørsel af samme antal kilometer og samme transporttid. Effektiviseringer og udviklingen i timepriser Udviklingen i timepriser bør ses i lyset af, hvilken form for effektiviseringer, der er indlagt som forudsætninger, herunder om disse har været realistiske og har kunnet implementeres. Endvidere skal udviklingen sammenholdes med den udvikling, der har været for de typer ydelser, som leveres hos borgerne. Er der foretaget effektiviseringer rettet mod antallet af ydelser, bør det holdes for øje, om der har kunnet ske en modsvarende tilpasning af variable såvel som fast omkostninger. Side 5 af 5