UDBUDSBETINGELSER for Udbud af batterier til høreapparater 2013-2017
2 1. DE ORDREGIVENDE MYNDIGHEDER Region Hovedstaden Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Region Sjælland Alléen 15 4180 Sorø Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø Region Midtjylland Regionshuset Viborg Skottenborg 26 8800 Viborg De 5 regioner benævnes herefter samlet "Regionerne" og hver for sig "den enkelte region". 2. UDBYDER Amgros (på vegne af de fem danske regioner) Dampfærgevej 27-29 DK-2100 København Ø Hjemmeside: www.amgros.dk Kontaktperson: Peter Helmbæk E-mail adresse: HAudbud@amgros.dk
3 3. INDLEDNING Denne udbudsforretning vedrører indgåelse af en rammeaftale mellem Regionerne og en leverandør af batterier til høreapparater. Rammeaftalen giver Regionerne ret - men ikke pligt - til løbende hos Leverandøren at bestille batterier til høreapparater. Formålet med rammeaftalen er, at Regionerne kan levere batterier til høreapparater til de borgere, der har høreapparat. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsdirektivet for den offentlige sektor (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004), jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2012-176869. 4. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består - udover udbudsbekendtgørelsen - af følgende: Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale om levering af batterier til høreapparater Bilag 1: EHIMA Battery Recommendations, version 2.0, af 30. august 2012 Bilag 3: Prisliste/Tilbudsliste Formular til brug for erklæring på tro og love om gæld til det offentlige 5. TILDELINGSKRITERIET Tildeling af rammeaftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "den laveste pris". Tilbuddene vil blive evalueret ud fra en evalueringsteknisk pris udregnet som de skønnede mængder af batterier og leveringer i et enkelt kalenderår ganget med de tilbudte priser ("Samlet tilbudssum"). Den evalueringstekniske pris fremkommer automatisk, når tilbudsgiver udfylder udbudsmaterialets bilag 3 (Prisliste/Tilbudsliste).
4 Den tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med den laveste "Samlet tilbudssum", vil blive tildelt rammeaftalen. 6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Regionerne er berettigede til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet. Regionerne er forpligtede til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav i udbudsmaterialet. Hvis der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl eller usikkerhed, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 8. 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9 om udformningen af tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte ydelser ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Eventuelle spørgsmål skal stilles på dansk pr. e-mail til udbyders kontaktperson på HAudbud@amgros.dk, jf. punkt 2. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på www.amgros.dk.
5 Spørgsmål, der modtages senest fredag den 11. januar 2013 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING Tilbudsgiver skal afgive sit tilbud på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale med tilhørende bilag 1 og bilag 3, samt eventuelt supplerende materiale og svar på spørgsmål, som måtte blive offentliggjort på www.amgros.dk jf. pkt. 8 ovenfor. Tilbuddet skal bestå af følgende: Tilbudslisten (bilag 3) udfyldt med de tilbudte enhedspriser og underskrevet af tilbudsgiver, og Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige - (formularen udfyldt og underskrevet af tilbudsgiver) Det er vigtigt, at tilbudslisten og tro og love-erklæringen underskrives på vegne af netop den juridiske enhed (f.eks. det aktieselskab), der afgiver tilbuddet. Hvis tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal tilbuddet indeholde en tro og love-erklæring om gæld til det offentlige fra hver deltager i sammenslutningen.
6 Tilbuddet skal sendes eller indleveres til Amgros, der udbyder opgaven på vegne af Regionerne: Amgros Dampfærgevej 27-29 DK-2100 København Ø att. Peter Helmbæk. Tilbuddet afleveres i 1 papireksemplar i en lukket forsendelse og ses gerne mærket "Batterier til høreapparater - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 10. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er Onsdag, den 30. januar 2013, kl. 12.00. Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Regionerne er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Udbudsforretningen er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet, og Regionerne forbeholder sig ret til at aflyse udbudsforretningen i overensstemmelse med EU's udbudsregler herom. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil Regionerne har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10.
7 Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Regionerne uvedkommende, herunder også hvis Regionerne måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 12. AKTINDSIGT Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at tilbuddene vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Desuden vil Regionerne ved tildelingen af rammeaftalen oplyse den samlede tilbudssum i den vindende tilbudsgivers tilbud. Regionerne vil derimod ikke oplyse enhedspriserne. 13. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, Klokkeslæt Fredag den 11. januar 2013 Onsdag, den 30. januar 2013, kl. 12.00 Primo februar 2013 Medio februar 2013 Medio marts 2013 Aktivitet Spørgsmål, jf. punkt 8, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Tilbudsfrist Forventet ordretildeling. Forventet kontraktindgåelse Forventet leveringsstart