Håndbog for Sikkerhedsgrupper Hoved-MEDudvalget for Administrationen incl. Regional Udvikling 28.05.08
Indhold: 1. Indledning 2. Overblik og informationer om MED-strukturen etc. 3. Sikkerhedsgruppens ansvar og pligter 4. Samspil mellem sikkerhedsrepræsentanter og tillidsrepræsentanter 5. Hvor kan sikkerhedsgruppen hente informationer om fysisk og psykisk arbejdsmiljø, samt rekvirere konsulenthjælp 6. Arbejdspladsvurdering (APV) 7. Informationer om arbejdsulykker 8. Nærved-ulykker og farlige situationer 9. Brandbekæmpelse, flugtveje, førstehjælp Bilag: A. Arbejdsmiljøaftale for LMU (indsættes af sikkerhedsgruppen) B. Arbejdsmiljøaftale for Hoved-MEDudvalget for administrationen incl. regional udvikling C. Ansvar og pligter for sikkerhedsgruppen (pjece) D. Checkliste til introduktion af nyansatte til sikkerheds- og sundhedsarbejdet E. Skema til registrering af nærved-ulykker Farlig Situation F. Procedure ved brand, placering af sikkerhedsudstyr (førstehjælp, brandbekæmpelsesudstyr), nødudgange mv. 2
1. Indledning Denne håndbog er udarbejdet som en hjælp til sikkerhedsgrupperne. I håndbogen findes svar på en række forhold om det at være en del af en sikkerhedsgruppe. Håndbogen er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af daglig sikkerhedsleder Erik Holm, næstformand i HMU Ole Echers samt Anne Mette Hansen og Bente Grau-Hansen fra HR, Fysisk Arbejdsmiljø. Håndbogen er godkendt af HMU d. xx.xx.2008. Håndbogen er trykt i en papirudgave og ligger ligeledes på intranettet. På intranettet kan du ved at klikke på de indsatte links komme direkte videre til dokumentet. 2. Overblik og informationer om MED-strukturen etc. Hoved-MEDudvalget for Administrationen inklusiv Regional Udvikling har valgt et enstrenget MED-system i forbindelse med tilrettelæggelsen af samarbejds og arbejdsmiljøarbejdet. Dette betyder, at dit Lokal-MEDudvalg også fungerer som sikkerhedsudvalg. På Region Midtjyllands MED-hjemmeside på linket http://www.rm.dk/om+regionen/organisation/med+hjemmeside findes en oversigt over MEDstrukturen i regionen. Her findes informationer om MED-systemets opbygning med Regions- MEDudvalg (RMU), Hoved-MEDudvalg (HMU) og Lokal-MEDudvalg (LMU). Derudover findes blandt andet MED-aftalen og referater fra møder i MEDudvalgene. En oversigt med sikkerhedsgrupper kan ses på linket: http://www.rm.dk/files/organisation/hmu-adm/sikkerhedsgrupper%20under%20hmu- 03.03.08.pdf Det er de respektive sikkerhedsgrupper, der har ansvaret for, at oversigten er ajourført. Ændringer meldes til daglig sikkerhedsleder Erik Holm. En oversigt over medlemmer i HMU kan ses på linket: http://www.rm.dk/files/regionshuset/hrafdelingen/med%20aftale/rasmus/oversigt%20over%20medlemmer%20i%20hoved220408.pdf Arbejdsmiljøarbejdet under det enkelte LMU er fastlagt i en arbejdsmiljøaftale, der er godkendt i det respektive LMU. Det er sikkerhedsgruppens opgave at sikre, at LMU s aftale vedlægges i bilag A i denne håndbog. På samme måde er der udarbejdet en arbejdsmiljøaftale i HMU. Denne arbejdsmiljøaftale er vedlagt i bilag B. På det øverste niveau i MED-organisationen er der indgået en arbejdsmiljøaftale i RMU, der beskriver de overordnende rammer for arbejdsmiljøarbejdet i Region Midtjylland se evt. http://www.rm.dk/om+regionen/organisation/hr/udvikling+og+arbejdsmilj%c3%b8/hr+fys isk+arbejdsmilj%c3%b8/sikkerhedsorganisationen/arbejdsmilj%c3%b8aftalen 3. Sikkerhedsgruppens ansvar og pligter De overordnede rammer for sikkerheds- og sundhedsarbejdet fremgår af Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 575, af 21. juni 2001 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde (Bekendtgørelsen kan læses på: http://www.at.dk/sw12589.asp ) Der er i Region Midtjylland udarbejdet en pjece omkring ansvar og pligter for sikkerhedsgruppen. Pjecen er vedlagt i bilag C. 3
Èn af opgaverne for sikkerhedsgruppen er at introducere nyansatte til arbejdsmiljøarbejdet. Der er derfor vedlagt en checkliste over, hvilke informationer sikkerhedsgruppen skal give videre ved introduktionen (bilag D). I bilag F er der desuden vedlagt andre checklister, der kan hjælpe sikkerhedsgruppen med at få skabt overblik se senere. LMU sikrer, at sikkerhedsrepræsentanterne og arbejdslederne gennemfører arbejdsmiljøuddannelsen. Tilmelding til uddannelsen skal ske senest 4 uger efter valget, og uddannelsen skal gennemføres senest 8 måneder efter valget. Tilmeldingsblanket sendes til Region Midtjylland, HR, Fysisk Arbejdsmiljø, Emil Møllers Gade 41, 8700 Horsens. Link til tilmeldingsblanketten. Information om tilmelding til uddannelsen kan fås ved HR Fysisk Arbejdsmiljø på tlf.: 8728 5612. Kontaktperson vedrørende selve uddannelsen: Lisbeth Gilberg, HR, Fysisk Arbejdsmiljø, tlf. 8728 5614, E-mail: Lisbeth.Gilberg@stab.rm.dk og Thilde Guldberg, HR Fysisk Arbejdsmiljø, tlf 8728 5654, E-mail: Thilde.Guldberg@stab.rm.dk 4. Samspil mellem sikkerhedsrepræsentanter og tillidsrepræsentanter Da der, som førnævnt, er valgt et enstrenget system på samarbejds -og arbejdsmiljø-området, vil de arbejdsmiljømæssige forhold skulle drøftes i dit LMU. LMU er sammensat af bl.a. sikkerhedsrepræsentanter og tillidsrepræsentanter. Herved har man sikret, at sikkerhedsrepræsentanter og tillidsrepræsentanter har det samme vidensniveau på samarbejds og arbejdsmiljøområdet. Forhold, der ikke kan løses af det enkelte LMU, skal bringes videre til HMU. 5. Hvor kan sikkerhedsgruppen hente informationer om fysisk og psykisk arbejdsmiljø samt rekvirere konsulenthjælp Som sikkerhedsgruppe kan der ofte være behov for at finde informationer om fysisk og psykisk arbejdsmiljø, finde lovstof og ny viden. Nedenfor er oplistet en række vigtige hjemmesider: Region Midtjylland, Fysisk Arbejdsmiljø: Region Midtjylland, Organisation og Ledelse: Arbejdstilsynet: Arbejdstilsynets nyhedsbreve Arbejdsmiljøweb (arbejdsliv i det offentlige): Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø: www.fa.rm.dk www.ol.rm.dk www.at.dk www.at.dk/sw7177.asp www.arbejdsmiljoweb.dk www.arbejdsmiljoforskning.dk Konsulenthjælp Der er afsat en forfinansieret pulje timer, som dækker konsulenthjælp til arbejdsmiljøområdet. Konsulenthjælpen leveres af de interne afdelinger HR, Fysisk Arbejdsmiljø og HR, Organisation og Ledelse. Hvis denne konsulenthjælp ønskes, skal HMU s daglige sikkerhedsleder Erik Holm kontaktes (8728 5350). Han koordinerer tiltagene samt administrerer puljen af timer. Når puljen af timer er brugt, skal hjælp til arbejdsmiljøområdet finansieres af den enkelte afdeling. 4
En konsulentopgave hos HR, Fysisk Arbejdsmiljø bestilles ved at udfylde en opgavebestilling på www.fa.rm.dk (Opgavebestillingen kan ligeledes hentes her: http://www.rm.dk/files/regionshuset/hrafdelingen/fysisk%20arbejdsmiljø%20horsens/bestilling%20af%20opgaver/opgavebestilling %20skabelon.doc) Den udfyldte opgavebestilling skal mailes til HR, Fysisk Arbejdsmiljø på e-mail: fysiskarbejdsmiljoe.afdelingspost@stab.rm.dk Den ansvarlige konsulent kontakter opgavebestiller inden for 3 dage efter opgavevisitation. En konsulentopgave hos HR, Organisation og Ledelse bestilles ved at kontakte afdelingen på telefon 8728 5580. HR, Fysisk Arbejdsmiljø har medarbejdere i Regionshuset Horsens og i Regionshuset Holstebro. HR, Organisation og Ledelse har til huse på Bjørnholms Allé i Viby og i Regionshuset i Holstebro. Adresser: Regionshuset Horsens Emil Møllers Gade 41 8700 Horsens Regionshuset Holstebro Lægårdvej 12R 7500 Holstebro HR, Organisation og Ledelse Bjørnholms Allé 20 8260 Viby J De to afdelinger rådgiver blandt andet indenfor følgende områder HR Fysisk Arbejdsmiljø Kemisk arbejdsmiljø Biologisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø (indeklima, støj/akustik, byggeri) Støtte til sikkerhedsorganisationen (f.eks. ulykker, APV, klar til screening, arbejdsmiljøaftaler) HR Organisation og Ledelse Trivselsundersøgelser Mobning Forebyggelse af stress Sygefravær Vold og konflikter Organisationsudvikling Samarbejde 6. Arbejdspladsvurdering (APV) I Region Midtjylland udarbejdes der APV hvert andet år (dvs. i ulige år) dog således, at APV er en løbende proces. Det betyder, at sikkerhedsgrupperne straks tager det op, når der opstår et problem. Der kan hentes yderligere information om APV på HR Fysisk Arbejdsmiljø s hjemmeside på linket: http://www.rm.dk/om+regionen/organisation/hr/udvikling+og+arbejdsmiljø/hr+fysisk+arbejd smiljø/sikkerhedsorganisationen/arbejdspladsvurdering Der findes forskellige metoder til løbende APV. Når der opstår problemer, skrives problemet ned alternativt udfyldes et fortrykt skema, der enten afleveres i en postkasse opsat et centralt sted eller til sikkerhedsgruppen i dueslag eller lignende. 5
Kan problemet ikke umiddelbart løses af sikkerhedsgruppen, indarbejdes forslag til løsning i APV-handlingsplanen efter drøftelse i de respektive LMU er. 7. Informationer om arbejdsulykker Når der sker en arbejdsulykke, skal ulykken anmeldes via Arbejdstilsynets system til elektronisk anmeldelse af arbejdsskader (EASY). I arbejdsmiljømappen fra Arbejdsmiljøuddannelsen er beskrevet, hvordan en arbejdsulykke anmeldes. Brugere af EASY oprettes hos HR, Fysisk Arbejdsmiljø. Ved tvivltilfælde findes en vejledning på HR Fysisk Arbejdsmiljøs hjemmeside www.fa.rm.dk, eller I kan kontakte HR, Fysisk Arbejdsmiljø på 8728 5627 for at rekvirere en vejledning. 8. Nærved-ulykker og farlige situationer Når den enkelte medarbejder har oplevet en nærved-ulykke eller identificeret farlige forhold, skal dette beskrives på skemaet Farlig situation, eventuelt i samarbejde med arbejdsleder eller sikkerhedsrepræsentant. Skemaet er vedlagt i bilag E. Situationen drøftes med sikkerhedsrepræsentant eller arbejdsleder, som sikrer relevant handling. Skemaet sendes efterfølgende til LMU. På først kommende personalemøde drøftes de indrapporterede farlige situationer i den pågældende afdeling for at informere om de aktuelle tiltag og skærpe opmærksomheden på sikkerhed på arbejdspladsen. Væsentlige generelle foranstaltninger drøftes på det efterfølgende møde i LMU. 9. Brandbekæmpelse, flugtveje, førstehjælp Det er ledelsens ansvar at sikre, at bygningerne brandmæssigt er forsvarligt indrettede, at brandslukningsudstyr er til stede og er vedligeholdt, at nødudgange er vist m.v. Sikkerhedsgrupperne skal være opdateret omkring procedurer ved brand, placering af brandbekæmpelsesudstyr, nødudgange samt flugtveje og sikre, at der som bilag til denne håndbog findes en opdateret bygningstegning, der viser, hvor materiellet er placeret samt nødudgange og flugtveje. Ressourcepersonerne nævnt i bilag F kan hjælpe med at skaffe relevant materiale og oplysninger til at udfylde skemaerne i bilag F, der også omhandler førstehjælp. Der tilbydes kurser i førstehjælp, der også indeholder instruktion i brug af hjertestartere. HMU vurderer og justerer løbende behov for kurser i førstehjælp/hjertestartere for personalet. Kontakt evt. den daglige sikkerhedsleder for oplysninger. 6
Bilag A. Arbejdsmiljøaftale for dit LMU. 7
Bilag B. Arbejdsmiljøaftale for Hoved-MEDudvalget for Administrationen incl. Regional Udvikling 8
Bilag C. Ansvar og pligter for sikkerhedsgruppen - pjece 9
Bilag D: Checkliste til introduktion af nyansatte til sikkerheds- og sundhedsarbejdet Nyansatte i Administrationen og Regional Udvikling skal indenfor de første 2 uger introduceres om sikkerheds- og sundhedsarbejdet i afdelingen. Introduktionen foretages af sikkerhedsrepræsentanten og/eller arbejdsleder i sikkerhedsgruppen. Dette aftales i den enkelte sikkerhedsgruppe. Introduktionen skal gennemgå følgende forhold om sikkerheds- og sundhedsforholdene: Emne Sikkerhedsgruppens bemærkninger Personer i sikkerhedsgruppen Hvad sikkerhedsgruppen kan hjælpe dig med, fx Arbejdspladsens indretning Redskaber og inventar Forebyggelse af ulykker og nedslidning Skærmbriller Bringe emner videre til LMU Info om Arbejdsmiljøaftaler Arbejdsmiljøaftale for LMU Arbejdsmiljøaftale for HMU Info om MEDorganisationen Organisationsplan Info om APV Nyeste APV handlingsplan (placering og indhold) Hvad gør du, hvis der sker en arbejdsulykke? Gennemgang af nødudgange/flugtveje Procedure Anvisning af nødudgange/flugtveje Brandbekæmpelsesudstyr Procedure Placering af udstyr Overblik se bilag E Førstehjælp/hjertestartere Procedure Placering af udstyr Anvisning af hjertestartere Gennemgang af ovenstående følges op af en rundvisning. 10
Bilag E: Registrering af nærved-ulykker Farlig Situation Dato: / -200 Afdeling: Beskrivelse: Billede/skitse, hvis muligt: Dit forslag til forebyggelse: Navn: Skema afleveres til sikkerhedsgruppen 11
Farlig Situation fortsat Sikkerhedsgruppens bemærkninger Sikkerhedsgruppens handlinger Navne/sikkerhedsgruppen: 12
Bilag F: Procedure ved brand, placering af brandbekæmpelsesudstyr og nødudgange mv. Ressourcepersoner: Adresse Regionshuset Viborg Skottenborg 26 8800 Viborg Regional Udvikling Tingvej 11-15 8800 Viborg Regionshuset Holstebro Lægårdvej 12R 7500 Holstebro Regionshuset Århus Oluf Palmes Allé 15 8200 Århus N HR Bjørnholms Allé 20 8260 Viby J Regionshuset Horsens Emil Møllers Gade 41 8700 Horsens Navn Aage Kleppe-Hansen (8728 5353) Mogens Kallestrup (8728 5360) Jens Glud (8728 5361) Henning Salling (8728 5072) Ole Kjærgaard (8728 5540) Henrik Pedersen (8728 5344) Jens Høgh (8728 5586) Jes Pedersen (8728 5200) Sikkerhedsgrupperne skal sikre sig viden om følgende, og informere alle medarbejdere herom: Emne Sikkerhedsgruppens bemærkninger Hvor brandbekæmpelsesudstyret er placeret? Hvilket brandbekæmpelsesudstyr der er tale om? Hvem der har det daglige ansvar for brandbekæmpelsesudstyret? Hvem der er uddannet i brug af brandbekæmpelsesudstyret? Hvornår der holdes brand og evakueringsøvelser? Orientering om branddøre: Branddøre må ikke være blokerede. Branddøre skal være lukkede med mindre, der er frigangspumpe på dørene, og disse er tilkoblet et ABL anlæg. - se også næste side 13
Såfremt der er udarbejdet en egentlig brandinstruks optages denne ligeledes i bilaget. Brandinstruksen (kontakt evt. ressourcepersonen) skal indeholde oplysning om: Emne Sikkerhedsgruppens bemærkninger Alarmering af brandvæsenet, hvordan sker det? Orientering af personalet Hvordan får man gæsterne ud af lokalet og får orienteret om flugtveje? Bemanding og betjening af brandslukningsmateriel Modtagelse og orientering af brandvæsenet Førstehjælp og hjertestartere: Emne Sikkerhedsgruppens bemærkninger Hjertestartere Procedure Placering Falck-kassen Placering 14