Continia Payment Management Demonstrations vejledning Payment Management December 2017 PM 2.50 Continia Software A/S Stigsborgvej 60 DK-9400 Nr. Sundby Denmark Tel. +45 82 30 50 00 Support mail: PM@Continia.dk Hjemmeside: www.continia.dk
Indholdsfortegnelse Indledning...3 Payment Management...4 PM Menuen...4 Opsætning af Betalingsoplysninger på kreditor...7 Oprettelse af Købsfaktura...8 Udbetalingskladden:...9 Side 2 af 12
Indledning Hensigten med dette dokument er at få en overordnet forståelse for arbejdsflowet i Payment Management. Gennemgangen bygger på processerne og opsætningen i NAV, Payment Management kan køre med Direkte Kommunikation mod bankerne, men i Demo systemet i NAV kan der desværre ikke køres med Direkte kommunikation da det kræver en direkte Webservice forbindelse. Demo miljøet er sat op og klar til brug. Formålet med Continias demosystemer er at give forhandleren et arbejdsmiljø, hvor det er muligt at teste samt demorere/oplære slutkunderne i den nyeste version af Payment Management. Payment Management vil efterfølgende i dette dokument blive refereret til som PM. Side 3 af 12
Payment Management Åben Outlook, Password er: Demo2345 PM Menuen I dette afsnit gennemgår vi den generelle opsætning af PM (er opsat på forhånd) Opsætning: 1. Under CRONUS Danmark A/S/Afdelinger/Opsætning/Opsætning finder du menuen Økonomistyring Betalingsformidling - Payment Management. 2. klik på opsætning Her vælges online CBIC (er opsat) Der skal indtastes en Unik Regnskabskode. Vi anbefaler CVR nr. hvis der er flere regnskaber. (er Opsat) Side 4 af 12
Det er også her du sætter op hvis der bruges FIK på debitor indbetalingskort og hvis man bruger individuelle certifikater og ønsker at sætte rettigheder op til dette. (bruges ikke i denne Demo) I Båndet kan du også klikke på Version og se hvilken version af PM der bruges. Klik OK Bankkort: 1. Vælg Bank, DBISO20022 og klik på rediger. (typisk opsætning til Direkte Kommunikation) Her sætter du Bankkortet op, kobler bankcentralkode på og vælger om du vil udveksle via fil eller kører med direkte kommunikation (kræver et certifikat og kode fra banken og installation af webservice). I Demoen er der sat et filnavn ind, da vi ikke kører direkte Kommunikation i Demoen men via fil udveksling. Under Naviger findes der også et XML arkiv, som lagrer XML dokumenterne der er sendt til banken (kan sætte op i hvor lang tid de skal gemmes i NAV, under opsætning Fil log periode ) Klik OK Modkonti: 1. Her sættes modkonti op, så PM ved hvilken bank der skal udbetales fra ud fra valuta (Hvis valutakode er blank vælges denne bank for alle der ikke er oprettet, med individuel valuta) Side 5 af 12
Adviserings benævnelser: 1. Under Advisering - Udenlandske advis benævnelser, her kan du sætte adviseringer op på forskellige sprog. Betalingsmetoder: 1. Under Avanceret - Her kan ses hvilke aktive betalingsmetoder der er, alt efter hvilke bankcentraler der er indlæst. Det er disse der bestemmer hvilke valideringer og formateringer der foretages for de enkelte betalinger. De validerer på flere sprog og også på LCY. Ved at markere betalingsmetoden vises yderlig beskrivelse af betalingsmetoden. 2. Der er også betalingsmetoder på BankData, BEC og Danske Bank i ISO20022 formatet til Nemkonto udbetalinger. Det kræver ingen speciel opsætning i NAV, men kræver en aftale med banken. For Nordea laves kontoudbetalingerne i UTF format Bankcentraler: 1. Her kan du se hvilke bankcentraler der er indlæst og hvilke versioner de kører. Side 6 af 12
Bankhelligdage: 1. Under Menuen Extra Advanced er der oprettet Bankhelligdage for flere lande frem til år 2025. Valutakurser: 1. Under Periodiske aktiviteter - Indlæs Valutakurser kommunikerer med Danmarks Nationalbank og henter de nyeste kurser. PM Setup Guiden: 1. PM Setup guiden guider dig gennem alle de nødvendige opsætninger i PM. (Demo er sat op) Opsætning af Betalingsoplysninger på kreditor Gennemgang: Betalingsoplysnings opsætning på kreditorer Søg på kreditorer i søgefeltet. 1. Klik ind på kreditor 40000 og vælg Betalingsoplysning i båndet. 2. Det er her muligt at påføre en kreditor-betalingsgruppe som opretter betalingsmetode samt relevante oplysninger som advisering mv. Det er også muligt at koble flere betalingsmetoder på samme kreditor. 3. På betalingsmetoden for denne kreditor er der ligeledes valgt E-mail advisering og koblet Brev-Ind på som skabelon til e-mailen. 4. Tjek Bank i båndet og vis at der er oprettet en bank Side 7 af 12
5. Tryk på modkonti i båndet og vis at man kan sætte flere modkonti på kreditor, som er kreditor specifikke. 6. Under udenrigshandel, er det muligt at sætte kurstypekode, formålskode mv. op som vil blive ført med over til banken. 7. Klik OK (Gennemgang af kreditor 40000 er nu færdig). 8. Klik ind på kreditor 10000 og vælg Betalingsoplysning i båndet. 9. Debitor 10000 er oprettet som Mobilepay betaling (begrænsning pt. kun Danske Bank og BtC og beløb 10.000, Der kommer flere banker på løbende nu der er åbnet op for samarbejdet omkring Mobilepay) 10. Det kræver at feltet Afsenderreference er udfyldt korrekt med Mobilepay brugers navn og Mobilepay Telefonnr. Er udfyldt med det korrekte telefonnr på bruger. Oprettelse af Købsfaktura I følgende afsnit beskrives, hvordan en faktura oprettes og hvordan bilagene valideres. Gennemgang: Opret en Købsfaktura på kreditor 40000 Side 8 af 12
1. På kreditorkortet fra båndet Start vælges Købsfaktura. 2. I fanbladet Generelt udfyldes følgende felter med nedenstående angivne værdier. Bogføringsdato: 12-12-2017 Bilagsdato: 12-12-2017 Kreditors fakturanr. 1095 3. I fanbladet linjer udfyldes følgende felter med angivne værdier. Type: Vare Nummer: 1000 Antal: 1 4. Bogfør fakturaen 5. Klik Nej til vis Bogførte faktura 6. Klik OK Udbetalingskladden: I følgende afsnit beskrives, hvordan PM kan opsamle forfaldne kreditor poster, der skal betales. Posterne opsamles og afsendes via PM til Banken. Side 9 af 12
Gennemgang: 1. Skriv PM I søgefeltet og vælg Udbetalingskladder PM a. I kladdenavn: vælges Bank b. Fra båndet Start, klikkes på Lav forslag. Samtlige kreditorer (i denne demo 15.000 kreditorer) gennemgås og der tjekkes for om der er forfaldne bilag til betaling. c. Feltet Sidste forfaldsdato, udfyldes med datoen 12-12-2020. Herved kigger systemet kun på kreditorposter som har forfald inden for denne periode. d. Anvend kred.bet.opl. anbefaler vi at du anvender Rettede eller Altid, for at sikre du får de ændringer med der måtte være foretaget efter bilaget er bogført. e. Klik "OK 2. Købsfakturaen som vi lavede i afsnittet Oprettelse af Købsfaktura er nu med i udbetalingskladden og har status Valid (udligningsbilagsnr. 118117) Side 10 af 12
a. Klik på Betalingsoversigt b. Vis at der er flere banker og flere valutaer i samme kladde. c. Vælg linjen med udligningsbilagsnr. 118116 kreditor 40000 som har adviseringsmetode E-Mail (ændre E-mail adresse på linjen til: dm@demo.local) d. Klik på fanen handlinger og adviser e. Aktuel linie OK og JA til email/udskriv. f. Adviseringen er dannet klik OK og åben outlook og vis E-mail adviseringen g. Gå tilbage til udbetalingskladden h. Stå på første linje med kreditor 52146900 (cafax) og Klik på Naviger og Kort i båndet og vis opbygningen af FIK, ved at trykke på drop down på Betalingsid.-def.kode og vælg avanceret Betalingsid.-def.kode FIK71-5 er opbygget således: (se faktura PDF på Desktop) i. Klik OK j. Vis opsætning af Prokura på bankkonto BD01. Stå på første linje med kreditor 40000 og stå på banken i kolonnen Bankkontonr. (finans), klik på den og klik på avanceret. Klik på Rediger, derefter på fanen Naviger Prokura. Vis Grupper, Brugere Opsætning. Klik OK k. Klik tilbage til Betalingsoversigt. l. Vis adviseringen på den nederste linje, stå på linjen og klik på advisering i båndet (under Start). m. Klik tilbage på fanen start og klik Godkend og send, (vis status undervejs) n. Vælg Godkend hele oversigten o. Vi får nu vist filplaceringer til de forskellige banker (hvis det var via Direkte kommunikation, ville der ikke være et filnavn) Side 11 af 12
3. Betalingerne har nu status Sendt (hvis det var via Direkte Kommunikation ville status være modtaget) og vi afventer nu at de bliver betalt i Banken og der kommer en status betalt retur fra banken. 4. De betalinger der er foretaget via banken med prokura er kun godkendt af første godkender og har derfor status Delvis godkendt, næste godkender skal derfor sende betalingerne via udbetalingskladden og de vil herefter få status sendt. 5. Det er muligt at vælge hvilken status man som minimum skal have før betalingerne kan bogføres. Dette gøres i udbetalingskladden under Naviger og opsætning i båndet. 6. Der mangler nu kun bogføring af kladden. Du har nu foretaget en Demo af Payment Management. Side 12 af 12