Formål Understøtter programledelsen i forhold til koordinering og prioritering af fusionsprocessens aktiviteter

Transkript

1 Programsekretariatet Formål Understøtter programledelsen i forhold til koordinering og prioritering af fusionsprocessens aktiviteter Roller og ansvar Sikre koordinering og sammenhæng i de planlagte program- og projektaktiviteter (monitorering). Sekretariatet har det overordnede ansvar for den samlede kommunikations- og involveringsplan. Sekretariatet udarbejder materiale og statusrapportering til styregruppe og programledelsen. Sekretariatet varetager en række analyseopgaver og bidrager med løbende sparring. Understøtter alle spor med data, analyse og konsulentbistand. Koordinerer i forhold til møder, fælles rammer, videndeling på tværs. Ansvar: Merete Ruager Nøgle medarbejdere Charlotte Bender, UCC Sanne Gunnersen, UCC Morten Flarup Andersen, UCC Ulla Baarts, UCC, Nina Bahrt Blom; UCC Trine Fuglsang, Metropol Kirstine Wolsing, Metropol Rikke Mandrup, Metropol

2 Hovedopgaver Ansvarlige Delopgaver Interne/eksterne konsulenter samt interne nøglemedarbejdere Programsekretariat, overordnet Merete Ruager og Martin Dons Demsig Fastlægge overordnede procesog aktivitetsplan for fase 1 Aktivitets- og tidsplaner samt mødeoversigter. Sammenhæng til kommende faser Morten Flarup Andersen/Kirstine Wolsing Monitorering samt program- og leverancestyring Udarbejde sammenlægningsplan Udarbejde oplæg og analyser Sekretariatsunderstøttelse Kommissorier, formater og projektmapper mv. Understøtte processen for de tre programspor, forventede leverancer, kvalitet, økonomi, sammenhæng og helhed. Indkalde og understøtte uddannelsesspor og delopgaver Sikre koordination og sammenhæng, milepæle, delleverancer mv. Tværgående aktiviteter og møder Indsende efter bestyrelsesgodkendelser Ad hoc og efter bestillinger fra bl.a. Styregruppe og programledelse Programansvarlige Delopgaver Styregruppe Programledelse Følgegruppe Bestyrelser Morten Flarup Andersen/Kirstine Wolsing Rikke Mandrup/Nina Bahrt Blom/Trine Fuglsang/Sanne Gunnersen Ikke fastlagt Merete Ruager//Ulla Baarts Alle Merete Ruager Merete Ruager/ /Merete Ruager Generelle sekretariatsopgaver Programsekretariatets roller, ansvar bemanding/ressourcer Faciliteter, projektkontor mm. Dokumentation Budget Prokuraforhold & legalitetsforhold Overgangsbestemmelser /Merete Ruager

3 Aktivitetsoversigt for delspor 3. Retning og rammer Bestyrelse Rektor Organisation Strategi og årshjul Kvalitetssystem Beskrivelse og beslutningsoplæg til: Rektors stillingsprofil Rektors resultatkontrakt Interimsbestyrelse Forretningsudvalg ifm. interimsbestyrelsen Studenter og medarbejderrepræsentation i interimsbestyrelse Uddannelsesudvalg, herunder proces for overlappende uddannelser Proces for nedsættelse af varige bestyrelse Fastlæggelse af sekretariatsunderstøttelse af rektor, direktion og bestyrelse pr. 1. marts 2018 Beskrivelse og beslutningsoplæg til: Hovedlinjer for den fremtidige organisation (analyse og kortlægning). Overgangsforhold Studenterorganisation Institutionelle partnerskaber Proces for etablering af ny direktion Strategiproces for de følgende faser (1. maj 2018-), Styringsårshjul 2018 Styrings-årshjul, der knytter de relevante processer sammen (budget, kvalitetsarbejde og strategiopfølgning) Udarbejde udkast til revideret rammekontrakt Sanne Gunnersen, Kirstine Wolsing Sanne Gunnersen, Kirstine Wolsing, Ulla Baarts Ulla Baarts, Oplæg er udarbejdet, Ulla Baarts Stine Hauge Nielsen, Martin Dons Demsig og Ulla Baarts /Merete Ruager /Merete Ruager Sanne Gunnersen, Trine Fuglsang Sanne Gunnersen, Trine Fuglsang Ulla Baarts, Louise Dupont Heidemann Morten Flarup Andersen, Rikke Mandrup /Merete Ruager Sanne Gunnersen/Kirstine Wolsing /Morten Flarup Andersen Sanne Gunnersen/Mette Juncker/Kirstine Wolsing/Trine Fuglsang Sanne Gunnersen/Rikke Mandrup

4 Anbefalinger og procesforslag vedrørende nyt kvalitetssystem samt overgangsforhold jf. sammenlægningsplan mv. Samlet overblik over afrapporteringskrav der stilles til uddannelserne i Ingemai Larsen/Mette Juncker/Trine Fuglsang// Vicki Facius Kommunikation Kulturfremmende aktiviteter Forandringsledelse og - kommunikation Styringskommunikation og fusionsinfo internt/ eksternt Web, domæne, sociale medier Design og logo Markedsføring Tilrettelæggelse af proces for udvikling og gennemførelse af projekter under overskriften Kultur, kommunikation og ledelse af forandringen (herunder events og arrangementer) i samarbejde med den midlertidige samarbejdsorganisation, følgegruppen m.fl. Charlotte Bender Mette Marie Rasmussen, Stine Munk Rasmussen, Line Resting Hald Andersen, Susan Jespersen, Helle Bo Henriksen Morten Kraemer, Helle Bo Henriksen, André le Quellec Knudsen, Marie Tielbo Bøtter, Peter Hedekjær, Laura Hauer Katja Bender Sebbelov, Julie Berggreen Jensen, Marie Tielbo Bøtter, Tine Tikjøb Julie Berggreen Jensen, Peter Holm Andersen, Tine Tikjøb, Stine Munk Rasmussen, NN Forankres i kommunikation, men etableres som tværgående arbejdsgruppe Charlotte Bender, Hanne Fredslund/Birgitte G/Kirstine Wolsing Kommunikations- og HR Udviklingskonsulenter m.fl. Eksterne konsulenter Programsekretariat Forandringsledelse og Forandringskommunikation for de kommende faser, der understøtter den samlede fusionsproces, fx hvordan chefer, ledere, medarbejdere og studerende involveres i

5 udformningen og implementeringen af strategien for Københavns Professionshøjskole