Til: DGI's landsledelse DGI's direktion Øvrige deltagere i mødet. Vingsted, den 19. september 2014

Transkript

1 Til: DGI's landsledelse DGI's direktion Øvrige deltagere i mødet til orientering med bilag for Steen Tinning, DGI Ledelsessekretariat Søren Riiskjær, DGI Ledelsessekretariat Peter Mortensen, DGI HR & Organisation Tatjana Stegelmann, DGI Økonomi Steen F. Andersen, DGI Jura Per N. Rasmussen, DGI Faciliteter & Lokaludvikling Mellemledere, DGI Landskontor Berit Peschardt, førstesuppleant HB Christian Christensen, andensuppleant HB PwC v/michael Nielsson Erik Hammer, kritisk revisor Menna Olsen, kritisk revisor Landsdelsforeningernes bestyrelser Landsudvalgsmedlemmer, DGI Leder & Foreningsudvikling, DGI Løb Kompetencegruppen, DGI Landevejscykling Kompetencegruppen, Håndbold Strategisk Gruppe, DGI Svømning adm. styregruppe Direktører Forefindes på DGI.dk ( Vingsted, den 19. september 2014 Hovedbestyrelsesmøde 12. september Landsledelsesmøde september Mødenotat. Hovedbestyrelsen forberedte det efterfølgende møde med landsledelsen og behandlede i den sammenhæng blandt andet følgende: Budget 2015, Vision SPOTA, Strategi 2018 og Fælles ledelse i DGI. Derudover drøftede hovedbestyrelsen en status for arbejdet med øvrige idrætter samt nedsættelse af en arbejdsgruppe vedrørende udvikling af handicapidrætten i Danmark. Budget Hovedbestyrelsen har i juni og august holdt møder med formænd og direktører fra landsdelsforeningerne og blandt andet drøftet forslag til budget På denne baggrund havde landsformanden udarbejdet et budgetforslag, som havde fået opbakning fra hovedbestyrelsen umiddelbart forud for landsledelsesmødet. Det er et udgangspunkt for forslaget, at der fra 2014 til 2015 er et fald i tilskuddet fra Danske Spil på 2,8 %. På den baggrund foreslås det, at tilskuddet til landsdelsforeningerne reduceres med 1,7 %, og at budgetforslaget for DGI som helhed ender med et underskud på cirka 10 mio. kr. efter disponering. Baggrunden er blandt andet en forventning om et overskud på cirka 10 mio. kr. for Det forventede resultat for 2014 skyldes blandt andet, at vi har hensat midler til arbejdet med vision , som ikke vil blive anvendt i Landsledelsen bakkede op om hovedbestyrelsens forslag til budget 2015, og forslaget vil blive fremlagt til endelig behandling på årsmødet i november. 1

2 På landsledelsesmødet var der enighed om, at vi fortsat bør arbejde frem mod et organisationsbudget, dvs. et budget hvor midlerne ses under ét og prioriteres efter, hvordan DGI som helhed bedst muligt realiserer vores mission og visioner. Vedtagelsen af et organisationsbudget for DGI har flere forudsætninger: Vi skal være enige om, hvad et organisationsbudget er, og hvad meningen med det er. Vi skal have overblik over vores nuværende ressourceforbrug det forudsætter blandt andet en ny fælles kontoplan og en fælles konteringspraksis. Dette vil være muligt fra 1. januar Derudover vil det være en fordel, at vi harmoniserer kontingentsatserne mellem landsdelsforeningerne, og at vi har en fælles politik for prissætning af vores ydelser og tilbud. Det er på denne baggrund hovedbestyrelsens opgave at lægge en plan for det videre arbejde frem mod et organisationsbudget for DGI. Vision og SPOTA. DGI har en fælles vision med DIF: I 2025 dyrker 50 % af befolkningen idræt i en idrætsforening og 75 % af befolkningen dyrker idræt. Visionen fik klar og entydig opbakning på en fælles konference den 20. juni 2014 for landsdelsforeninger, specialforbund, DIF og DGI. Bestyrelserne for DIF og DGI har efterfølgende holdt fællesmøde den 27. august 2014, og DGI s næstformand Birgitte Nielsen oplyste, at man blandt andet havde aftalt følgende: Vi skal have udarbejdet visionsaftaler vedrørende løb, cykling, badminton, håndbold og floorball. Hvad er det, vi samarbejder om? Hvem gør hvad? Hvad er mål og delmål? Hvordan finansierer vi det? Aftalerne skal behandles på et fællesmøde mellem de to bestyrelser den 4. december Vi skal have udarbejdet et skriftligt grundlag for samarbejdet vedrørende uddannelse, foreningsudvikling og frivillighed skal også behandles den 4. december. Der skal nedsættes arbejdsgrupper om idrættens fysiske rammer, om samarbejdet med kommunerne og om senioridræt. Vi skal fortsætte samarbejdet om mere idræt i folkeskolen. Vi skal have en fælles platform for kommunikationen om visionen og markedsføringen af visionen. Landsledelsen drøftede sammenhængen mellem DGI s SPOTA-mål og arbejdet med vision Der var enighed om, at der skal være en meget tæt sammenhæng, således at mål, som bliver aftalt i visionsaftalerne, også bliver SPOTA-mål. Det gælder både for løb, cykling, badminton og håndbold. Derudover var der enighed i landsledelsen om, at vi skal have få og klare SPOTA-mål, og at vi skal udskifte færrest mulige SPOTA-mål fra 2014 til SPOTA-mål er forholdsvis nyt i organisationen, og vi skal give os selv tid til at komme på plads med den nye arbejdsform. Endelig pegede landsledelsen på en række opmærksomhedspunkter i arbejdet med vision : Side 2

3 Vi skal være tydelige i begrundelserne for at arbejde med Der er frivillige, der frygter, at DGI er i færd med at overflødiggøre sig selv. Vi skal være tydelige i begrundelsen for, at det er vigtigere at dyrke idræt i en forening end at dyrke idræt. De kvantitative værdier må ikke overskygge foreningsværdierne. Vi skal være tydelige i vores kommunikation med de kommuner, som allerede nu henvender sig til landsdelsforeningerne for at samarbejde om realiseringen af visionen. Strategi Hovedbestyrelsen behandlede et forslag til S 2018 til behandling på årsmødet og drøftede blandt andet, om forslaget bør hedde S Det blev konkluderet, at S 2020 er bedre, hvis strategivedtagelsen overhovedet skal indeholde et årstal i overskriften. Det vigtigste argument for 2020 er, at IDAN sandsynligvis vil gennemføre undersøgelser af befolkningens idræts- og motionsvaner i både 2015 og 2019, med offentliggørelser i 2016 og Undersøgelsen for 2019 kan være et værdifuldt udgangspunkt for at vedtage en S 2025 på årsmødet i Mogens Kirkeby, HB, præsenterede forslaget: Mission. DGI vil styrke de frivillige foreninger som ramme om idræt med vægt på fællesskab, udfordring og sundhed for at fremme foreningslivets folkeoplysende kvaliteter. DGI vil med foreningen som udgangspunkt engagere flest mulige i idræt. Visioner. DGI opleves som en kompetent og værdifuld samarbejdspartner for idrætsforeningerne i forhold til at imødekomme danskernes behov for idræt og motion. I 2025 dyrker 50 % af befolkningen idræt i en idrætsforening og 75 % af befolkningen dyrker idræt. Overordnede mål. DGI ønsker at styrke idrætsforeningernes position i kampen om danskernes tid og opmærksomhed. DGI vil prioritere indsatser og ydelser som idrætsforeningerne oplever som anvendelige og værdifulde. DGI vil styrke idrætsdeltagelsen i Danmark i alle livsfaser, med børn og unge som prioriteret målgruppe. DGI vil arbejde for at idrætsforeningerne bidrager til at udvikle aktivt medborgerskab. Landsledelsen drøftede forslagets status: Hvornår skal vi tale om, hvordan vi gør det? Hvad sker der med S 2015? Det blev konkluderet, at den nye strategivedtagelse vil stå på skuldrene af S Den konkrete udmøntning af strategivedtagelsen vil ske i årlige handleplaner og i strategikampagner, som både vil videreføre arbejdet med nuværende S 2015-mål og integrere SPOTA-målene og de mål, som formuleres i samarbejdet om vision Side 3

4 Landsledelsen kommenterede også de konkrete formuleringer i forslaget. Medlemmer af landsledelsen spurgte blandt andet til følgende: I missionen og visionerne tales der både om idræt og om idræt og motion. Bør der ikke være konsekvens? Handler forslaget om overordnede mål eller om målsætninger? Det første forslag til overordnet mål bør formuleres om. Kampen om danskernes tid og opmærksomhed er en uklar formulering. Hvad menes der med anvendelige og værdifulde? Kan det gøres skarpere? Er det ikke tilstrækkeligt, at DGI arbejder for aktivt medborgerskab. Der behøver vel ikke stå udvikle? Det blev konkluderet, at landsledelsen bakker op om indholdet af hovedbestyrelsens forslag til strategivedtagelse, og at der er behov for at arbejde med de konkrete sproglige formuleringer. Fælles ledelse i DGI. Landsformanden præsenterede et oplæg, som er udarbejdet i samarbejde med fire landsdelsforeningsformænd. Udgangspunktet for oplægget er blandt andet, at landsledelsens dagsordner og afviklingen af landsledelsesmøderne ikke opleves tilfredsstillende. Der er meget forskellige oplevelser af, hvornår noget er sat i gang, og hvornår der træffes beslutninger. I oplægget peges der på, at ledelsesopgaven i DGI har to sider - indflydelse og udførelse og at vi allerede har en række ledelsesredskaber, som kan bidrage til at sikre retning og kvalitet: Strategiarbejde. Hvor vil vi hen, og hvad vil vi opnå? Organisationsregnskab og budget. Hvilke ressourcer har vi, og hvordan har vi anvendt dem i forhold til strategi og mål? Værdier og brand. Hvad vil vi gerne være kendt for? Kulturmåling. Hvordan er engagementet og hvor er opmærksomheden i organisationen? I oplægget bliver hovedbestyrelsen opfordret til at skabe rammer for bedre møder i landsledelsen, fordi landsledelsesmøderne opleves som afgørende for en fælles ledelse i DGI. De bedre rammer kan blandt andet etableres ved At HB er tydelig i forhold til, hvilke beslutninger HB træffer og efterfølgende orienterer landsledelsen om, hvilke beslutninger HB vil træffe på baggrund af en drøftelse i landsledelsen, og hvilke beslutninger HB tillægger landsledelsen og efterfølgende stadfæster. At dagsordenen for landsledelsesmøderne indeholder en tydelig opdeling i diskussionspunkter og beslutningspunkter, og at det fremgår, hvad hovedbestyrelsen ønsker at en behandling af punktet skal medføre i forhold til en fælles ledelse af DGI. At HB leder landsledelsesmøderne frem for blot at varetage en ordstyrerfunktion. Endelig anbefaler arbejdsgruppen, at landsledelsesmøderne bliver en del af et årshjul: Side 4

5 December og januar: Temamøder og idrætskonferencer. Marts: Landsledelsesmøde med fokus på målsætninger og prioritering. Juni: Landsledelsesmøde med fokus på evaluering og organisationsregnskab. September: Landsledelsesmøde med fokus på budget. November: Årsmøde i DGI. Både hovedbestyrelsen og landsledelsen kunne tilslutte sig anbefalingerne fra gruppen. Hovedbestyrelsen vil arbejde videre med forslaget om et årshjul i DGI og vil gøre brug af arbejdsgruppens anbefalinger i forberedelsen af det næstkommende landsledelsesmøde den marts Det samlede oplæg fra arbejdsgruppen kan findes her. Status for arbejdet med øvrige idrætter. Ved årsmødet i 2013 blev de mange idrætter i DGI formelt opdelt i to grupper: Prioriterede idrætter og øvrige idrætter. Koordineringsudvalget for DGI Dans og Musik havde i juni 2014 rejst en række spørgsmål vedrørende de ændrede vilkår for arbejdet med dans og musik i DGI, og hovedbestyrelsen havde derfor programsat en generel status for arbejdet med øvrige idrætter. Direktionen havde gennemført en undersøgelse blandt medarbejderne med tilknytning til ti af de øvrige idrætter, og deres tilbagemeldinger kunne sammenfattes i følgende: Det har været svært for mange frivillige at finde ind i rollen som en administrerende koordineringsgruppe eller kompetencegruppe og ikke længere være et landsudvalg, der bliver hørt i politiske spørgsmål eller har mandat til at træffe beslutninger om f.eks. samarbejde med specialforbund. Der er en udbredt usikkerhed om idrættens fremtid i DGI hvad vil DGI med idrætten? Hvem er de øvrige idrætters politiske kontaktpersoner/talerør i DGI? Udviklingsprojekter har for de fleste idrætters vedkommende stået stille i overgangsfasen og gør det stadig. Man bruger de administrative resurser på drift. Der er usikkerhed om den administrative håndtering af især landsdækkende arrangementer. Det ser ud som, om regionssamarbejdet er vejen frem for de øvrige idrætter. Det er her, man har fået mest til at fungere. På denne baggrund vedtog hovedbestyrelsen følgende indstilling fra direktionen: Der gennemføres en aktivitetsmæssig evaluering af aktiviteterne inden for de øvrige idrætter i efteråret Hovedbestyrelsen indbyder koordineringsgrupper og kompetencegrupper samt deres landsdelsformænd til møde. Dette møde bør være en tilbagevendende begivenhed f.eks. hvert andet år. Landsdelsformanden i værtslandsdelen er den politiske reference og talerør for idrætten, og hovedbestyrelsen udpeger én kontaktperson for de øvrige idrætter, som sparrer med landsdelsformændene og følger området. Kursustilskuddet til koordineringsgrupper og rejsetilskuddet til landsdækkende stævner fordeles direkte til værtslandsdelen (idrætten) under forudsætning af, at DGI Adm. Ledelse kan bakke op om denne del af indstillingen. Side 5

6 Der udarbejdes en status over, hvordan de enkelte idrætter er landet rent administrativt. Status drøftes på møde i forum for idrættens afdelingsledere med henblik på videndeling. Arbejdsgruppe vedrørende udvikling af handicapidrætten. Regeringen og folketingets partier har en forventning om at DIF, DGI og DFIF gør en særlig indsats for mangfoldighed i idrætten, herunder udviklingen af handicapidrætten. Det fremgår af den såkaldte politiske stemmeaftale fra maj På den baggrund har DIF og DGI besluttet at nedsætte en fælles arbejdsgruppe sammen med Dansk Handicap Idræts Forbund, DHIF, som er et specialforbund under DIF. Arbejdsgruppen skal udvikle initiativer, der kan få endnu flere borgere med handicap involveret i idræt. Arbejdsgruppen skal både kortlægge den nuværende situation, indhente erfaringer fra andre nordiske lande m.fl. og stille forslag om nye initiativer. Dansk Firmaidræt vil blive inddraget efter behov. Arbejdsgruppen skal afslutte sit arbejde med udgangen af februar måned 2015, og resultatet af arbejdet skal diskuteres i bestyrelserne for DIF og DGI. Hovedbestyrelsen besluttede at udpege Per Frost Henriksen, HB, som DGI s repræsentant i arbejdsgruppen. For mødenotat Steen Tinning DGI Ledelsessekretariat Side 6