Til: DGI's hovedbestyrelse DGI's direktion

Transkript

1 Til: DGI's hovedbestyrelse DGI's direktion til orientering for Steen Tinning, DGI Ledelsessekretariat Søren Riiskjær, DGI Ledelsessekretariat Peter Mortensen, DGI HR & Organisation Tatjana Stegelmann, DGI Økonomi Steen F. Andersen, DGI Jura Per N. Rasmussen, DGI Faciliteter & Lokaludvikling Mellemledere, DGI Landskontor Ole Dreyer, førstesuppleant HB Helen Kristiansen, andensuppleant HB PwC v/michael Nielsson Erik Hammer, kritisk revisor Menna Olsen, kritisk revisor Landsdelsforeningernes bestyrelser Landsudvalgsmedlemmer, medlemmer af kompetence- og koordineringsgrupper for øvrige idrætter, DGI Leder & Foreningsudvikling, DGI Løb Kompetencegruppen, DGI Landevejscykling Kompetencegruppen, Håndbold Strategisk Gruppe, DGI Svømnings Styregruppe Direktører Forefindes på DGI.dk ( ater.aspx) Hovedbestyrelsesmøde tirsdag den 4. februar 2015 hos DGI Fyn. Referat. Deltagere: Søren Møller Birgitte Nielsen Per Bang Hanne Lene Haugaard Per Frost Henriksen Lars Høgh Mogens Kirkeby Mona Langballe Nels Petersen Søren Brixen Karen Friis Nielsen Birgit Gjøl Nielsen Troels Rasmussen Steen Tinning Godkendelse af dagsorden og referat: 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Punkter til drøftelse: Vingsted, den 5. februar Vision Fortroligt. 30 min. Hovedbestyrelsen skal gøre status over arbejdet med vision på baggrund af mødet i visionsgruppen den 29. januar Hovedbestyrelsen skal også følge op på fællesmødet 6. december 2014 med landsdelsforeninger og prioriterede idrætter hvor man drøftede en højere grad af informationsniveau og involvering. Hovedbestyrelsen skal tage stilling til føl- DGI Vingsted Skovvej Bredsten Tlf CVR: info@dgi.dk

2 gende indstilling: Landsledelsen og relevante frivillige, folkevalgte og medarbejdere orienteres løbende om udviklingen af samarbejdet. Det sker dels ved notater, som løbende udsendes efter hvert møde i visionsgruppen og dels ved notater eller lyncmøder, når der er relevant nyt fra analyse- og styregrupperne. Visionsgruppen (Mogens Kirkeby) er ansvarlig for at informere og opdatere landsledelsen på arbejdet i Visionsgruppen og analysegrupperne for 2. bølge idrætter. Opdatering sker i korte notater (skriftlige eller lydfiler) efter hvert møde i Visionsgruppen. Hvis der er spørgsmål eller input til notaterne, kontaktes Mogens Kirkeby eller Birgitte Nielsen (på mail eller telefon).. Fortroligt HB blev præsenteret for konceptnavnet, Bevæg dig for livet, og den grafiske identitet. Der blev runddelt en opdateret oversigt over styregrupper, analysegrupper for anden bølge og tværgående analysegrupper. Den endelige oversigt udsendes til HB snarest. ST og TR. MK oplyste, at DIF, DGI og ISCA fremsender fælles ansøgning til opgaven som nationalt koordinerende organ vedrørende European Week of Sport. MK oplyste, at han fremover orienterer internt i DGI om arbejdet i visionsgruppen gennem udsendelse af kortfattede mundtlige orienteringer. SB oplyste, at direktionen arbejder med organiseringen af information fra arbejdet i styregrupper, analysegrupper og tværgående analysegrupper. SB og TR. 3. Folketingsvalg min. Mogens Kirkeby, HB har foreslået, at hovedbestyrelsen drøfter DGI s indsats i den kommende folketingsvalgkamp. Landsformanden har opfordret MK til at drøfte spørgsmålet med DGI s idrætspolitiske chef, Søren Riiskjær. MK og SR peger på, at det bør afklares, om Vision kan udgøre et omdrejningspunkt for DGI s indsats i forbindelse med valgkampen, og om og i hvilket omfang - denne indsats i givet fald skal koordineres med DIF. På den baggrund indstiller MK og SR følgende: Det indstilles, at Mogens Kirkeby i samarbejde med Søren Riiskjær foretager indledende sonderinger hos DIF og på den baggrund udarbejder et forslag til samlet strategi til fremlæggelse for hovedbestyrelsen marts Direktionen er enig i indstillingen. 3.1 Fv2015 Indstillingen blev godkendt. MK og SR. Side 2

3 4. Kvartalsrapport Q4. 30 min. Hovedbestyrelsen skal drøfte kvartalsrapporten for fjerde kvartal 2014 samt direktionens kommentarer til rapporten. 4.1 Q Kvartalsrapport 4.2 Direktionens kommentarer til Q HB opfordrer til at inddrage udviklingen i antal frivillige i DGI i kvartalsrapporterne, eventuelt årligt. Kvartalsrapporten blev taget til efterretning. SB. 5. Strategikampagne Klubliv Danmark. 10 min. Hovedbestyrelsen skal gøre status over arbejdet med strategikampagnen Klubliv Danmark. 5.1 Oversigt over præsentationsmøder SM orienterede om status for arbejdet. SB orienterede om forberedelsen af kontaktrunden til idrætsforeningerne i uge Hovedbestyrelsens medlemmer deltager i kontaktrunden. 6. Besøgsrunde til landsdelsforeningernes bestyrelser og administrative ledelser. 30 min. DGI s landsformand og DGI s administrerende direktør har i august oktober 2014 været på besøg i alle landsdelsforeninger minus SdU og holdt møde med landsdelsforeningens bestyrelse og den administrative ledelse i landsdelsforeningen. I et sammenfattende notat har formand og administrerende direktør samlet en oversigt over budskaber, observationer og problemstillinger, som blev nævnt af en eller flere landsdelsforeninger, eller som de selv finder relevante i forlængelse af besøgene. Notatet afsluttes med fire handlingsforslag, som hovedbestyrelsen umiddelbart bør forholde sig til. Hovedbestyrelsen skal i øvrigt drøfte notatet som helhed. Hovedbestyrelsen skal endvidere drøfte hovedbestyrelsens deltagelse i landsdelsforeningernes årsmøder i Notat 6.2 Landsdelsforeningernes årsmøder i 2015 HB gennemgik det udsendte notat. Søren Møller bemærkede, at formuleringen DGI er ikke et demokratiprojekt men en stor drifts- og serviceorganisation ikke er en præcis formulering og ønskede det rettet til: DGI er ikke kun et demokratiprojekt men også en stor driftsog serviceorganisation. HB drøftede det udsendte referat af formandsnetværksmødet 27. januar Per Frost Henriksen og Per Bang kontakter netværket på vegne af HB med henblik på at drøfte, hvordan de diskussioner der lægges op til i referatets afsnit om Demokrati og udvikling af organisationen og foreningerne kan organiseres på det kommende landsledelsesmøde. HB gav derudover sin opbakning til de fire foreslåede handlinger og besluttede at videresende det justerede notat til drøftelse på landsledelsens møde den marts HB-medlemmernes deltagelse i landsdelsforeningernes årsmøder håndteres elektronisk. ST. 7. Forberedelse af landsledelsesmøde den marts min. Hovedbestyrelsen skal forberede landsledelsesmødet den marts Per Bang og Hanne Lene Haugaard er tidligere udpeget som mødeledere. Forslag til dagsordenspunkter: Side 3

4 Vision Besøgsrunde til landsdelsforeningernes bestyrelser og administrative ledelser. Organisationsbudget i DGI? Præsentation af det nye dgi.dk BN bad om, at den nationale vision for folkeoplysningen, fra kulturministeren, udsendes som dagsordensmateriale. De fire foreslåede dagsordenspunkter blev i øvrigt godkendt. 8. Associeringsaftale med Dansk Skoleidræt. 5 min. DGI s årsmøde 2014 gav hovedbestyrelsen mandat til at gennemføre forhandlinger med Dansk Skoleidræt om en form for associering og evt. indgå en bindende aftale med Dansk Skoleidræt herom. Hovedbestyrelsen skal drøfte et forslag til en sådan bindende aftale. 8.1 Forslag til aftale HB tilsluttede sig det udsendte forslag til aftale. 9. Fremtidig organisering i DGI Løb, DGI Landevej, DGI MTB samt DGI Kano & kajak. 5 min. Hovedbestyrelsen skal drøfte den fremtidige organisering i DGI løb, DGI landevej, DGI MTB samt DGI kano & kajak. Mona Langballe, HB indstiller følgende: Kompetencegrupperne for løb, MTB og landevejscykling nedlægges. Kompetencegruppen for kano og kajak fortsættes. I den nye organisering foreslås følgende ansvars- og opgavefordeling: Politisk ansvar ligger hos hovedbestyrelsens politisk ansvarlige for henholdsvis løb og cykling. (Mogens Kirkeby og Mona Langballe) Overordnet ansvar for visionsaftalerne er placeret i visionsstyregrupperne for løb og cykling. (Løb: Mogens Kirkeby, Mette Madsen og Inge Karlshøj. Cykling: Mona Langballe, Peer Stokholm og Mette Madsen) Dagligt ansvar for visionsaftalerne er placeret ved visionsprogramlederne. (Løb: Tina Kryger Mondrup. Cykling: Brian Samuelsen) Samarbejde og samspil i hverdagen koordineres og sikres via medarbejdernetværk og projektchefforum. I medarbejdernetværk deltager alle løbe/cykel konsulenter fra landsdelsforeningerne. Her ligger ansvar for koordinering og implementering, således at hver landsdel kan indfri egne SPOTA-mål og således at de overordnede SPOTA-mål og visionsmål indfries. I projektchefforum træffes ledelsesmæssige beslutninger, der sikrer en ramme, som gør målindfrielse mulig. I både løb og cykling vil der løbende være et stort behov for at involvere og inddrage kompetente personer fra landsdelsforeningerne. Det vil løbende ske i ad-hoc grupper med specifikt ansvar. 9.1 Fremtidig organisering HB godkendte indstillingen. Side 4

5 10. DGI Faciliteter & Lokaludvikling. Ansøgning om tilskud. 5 min. Det økonomiske resultat for DGI Faciliteter & Lokaludvikling har i fjerde kvartal været langt dårligere end forventet. På denne baggrund ansøger DGI Faciliteter & Lokaludvikling om et ekstraordinært tilskud for 2015 på kr. Direktionen er enig i, at det vil være muligt at forbedre omsætningen og det økonomiske resultat ved at tilføre yderligere medarbejderressourcer. Direktionen peger derudover på, at Tegnestuen skal hvile i sig selv økonomisk inden udgangen af På denne baggrund indstiller direktionen til hovedbestyrelsen at imødekomme ansøgningen fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling.. Fortroligt Ansøgning fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling Indstillingen blev godkendt. 11. Ansøgning til DGI s Lånefond. Hesselager Sport og Kultur. 5 min. Ansøger: Projekttitel: Formål: Samlet budget: Ansøgt beløb: Andre bidragsydere og beløb: Resumé: Hesselager Sport og Kultur Skole+ projekt på Stokkebækskolen Etablering af facilitet til skole og foreningsliv kr kr Foreningens bidrag af egenkapital kr Anslået værdi af evt. frivillig arbejdskraft kr 0kr Tilskud fra kommunen kr Indsamlinger ved private el. lign. 0kr Lån i realkreditinstitutioner kr Andre lån / Tilskud fra fonde / Mv. I forbindelse med Skole+ projektet, iværksat af DIF, LOA og RealDania, er Svendborg Kommune udpeget til at gennemføre et af de 6 projekter på Stokkebækskolen i Hesselager. Visionen for projektet beskrives på således: Visionen er nu at skabe rammerne for projektorienteret og aktiv læring på tværs af årgange og samtidigt åbne skolen op og give større mulighed for at inddrage lokalsamfundets mange ressourcer. Skolen skal være stedet, hvor unge og ældre mødes og udveksler erfaringer om alt fra fitness til folkekøkken. Indstilling: Ligeledes fremgår det af ansøgningen, at projektet skal skabe bedre muligheder for at det lokale foreningsliv kan afvikle og udvikle flere aktiviteter, hvis projektet realiseres. Skole+ er et projekt, som lægger vægt på en lang række af de elementer, som DGI arbejder for at fremme. Bedre udnyttelse af skolefaciliteter, mere inspirerende bevægelsesmuligheder på skolerne og aktivt samarbejde imellem skoler og foreninger. Den konkrete projektbeskrivelse for projektet på Stokkebækskolen er blot beskrevne intentioner,og det er ikke på baggrund af beskrivelsen af disse intentioner muligt at vurdere, hvorvidt projektet ender med at leve op til de kriterier Side 5

6 Baggrundsmateriale fremsendes kun elektronisk. Indstillingen blev godkendt. der normalt lægges vægt på i tildelingen af lån fra lånefonden. Det indstilles, at der gives afslag på ansøgningen, og at ansøger gøres opmærksom på muligheden for at ansøge på ny, når der foreligger en mere konkret projektbeskrivelse. 12. Ansøgning til DGI s Lånefond. Herrup Bjergby Fællesforening. 5 min. Ansøger Projekttitel: Formål: Samlet budget: Ansøgt beløb: Andre bidragsydere og beløb: Resumé: Indstilling: Herrup Bjergby Fællesforening Nyt kulturhus i Herrup Etablering af tidssvarende facilitet til idræt og kulturaktiviteter kr kr Foreningens bidrag af egenkapital Anslået værdi af evt. frivillig arbejdskraft Tilskud fra kommunen Indsamlinger ved private el. lign. Lån i realkreditinstitutioner Andre lån / Tilskud fra fonde / Mv Der ansøges om lån i DGI's Lånefond til byggeri af nyt kulturhus i Herrup. De nuværende faciliteter, herunder omklædning, er nedslidte og ikke længere tidssvarende, både brugsmæssigt, energimæssigt og vedligeholdelsesmæssigt. Og da aktivitetsniveauet er stigende er der brug for større og tidssvarende lokaler. Kulturhuset skal rumme nye aktiviteter for børn, unge og ældre - bl.a. fitness, gymnastik, dans, motion, soft petanque, billard, bordtennis, dart, cafe, foredrag, undervisning, leg og meget mere. Disse aktiviteter skal supplere de eksisterende aktiviteter under HBF - bl.a. fodbold, ungdomsklub, ældreklub, cykelklub, petanque, bankospil og fællesspisning. Også byens børneinstitutioner kan benytte de nye faciliteter. Kulturhuset vil blive et nyt centrum og værested i byen og vil komme til at ligge i sammenhæng med øvrige udendørs faciliteter - herunder multibane, petanquebane, fodboldbane, bålhus og legeplads - og være nabo til SFO'en. Der lægges i ansøgningen stor vægt på, at det nye kulturhus skal danne ramme om masser af aktiviteter, nye såvel som gamle. Ud fra tegningerne af projektet fremgår det, at der ud af det det samlede areal på ca. 548m 2 kun er ca. 164m 2, som er aktivitetsflade. Resten er afsat til omklædning, køkken, café, foyer mm. Side 6

7 Det vurderes, at salen på 164m 2 kan være et stort aktiv for det lokale foreningslivs ambitioner om fortsat udvikling af nye aktiviteter. Det indstilles, at ansøgningen imødekommes delvist, således at der tilbydes lån på kr til etablering af salen. Baggrundsmaterialet fremsendes kun elektronisk. Indstillingen blev godkendt. 13. Ansøgning til DGI s Lånefond. Gandrup/Holtet Gymnastik 5 min. Ansøger Projekttitel: Formål: Ansøgt beløb: Andre bidragsydere og beløb: Resumé: Indstilling: Gandrup/Holtet Gymnastik Etablering af springcenter i Gandrup Hallen At etablere springfaciliteter for at fastholde dygtige springgymnaster kr Foreningens bidrag af egenkapital kr Anslået værdi af evt. frivillig arbejdskraft 0kr Tilskud fra kommunen kr Indsamlinger ved private el. lign. 0kr Lån i realkreditinstitutioner 0kr Andre lån / Tilskud fra fonde / Mv kr I den eksisterende Gandruphal ønsker man at etablere springgrav og stortrampoliner, for derved bedre at kunne fastholde nogle af foreningens dygtige gymnaster. På baggrund af tidligere beslutning i HB, hvor man besluttede ikke at yde lån til etablering af springgrave, indstilles det, at der gives afslag på ansøgningen. Baggrundsmaterialet fremsendes kun elektronisk. Indstillingen blev godkendt. 14. Udpegning af to medlemmer til bestyrelsen for DGI Karpenhøj. 5 min. Hovedbestyrelsen skal udpege to medlemmer til bestyrelsen for DGI Karpenhøj for perioden 1. marts februar På valg er Jørgen Ørgaard og Søren Præstholm. Hovedbestyrelsen besluttede at genudpege Jørgen Ørgaard og Søren Præstholm. 15. Udpegning af to medlemmer til bestyrelsen for Vingsted hotel & konferencecenter. Igangsættelse af proces. 5 min. Rita Pedersen og Poul Weber er udpeget af DGI s hovedbestyrelse som medlemmer af bestyrelsen for Vingsted hotel & konferencecenter frem til udgangen af april måned Hovedbestyrelsen skal udpege to medlemmer for perioden 1. maj april Ifølge vedtægterne for Vingsted hotel & konferencecenter skal hovedbestyrelsen fremsende en kandidatliste til DGI s landsledelse, som landsledelsen så har mulighed for at supplere inden hovedbestyrelsen træffer endelig beslutning om udpegning. Hovedbestyrelsen skal udarbej- Side 7

8 de en kandidatliste til DGI s landsledelse. HB bemyndigede landsformanden til at udarbejde en kandidatliste på baggrund af hovedbestyrelsens drøftelse. 16. Udpegning af tre medlemmer til dopingnævnet og et medlem til dopingappelinstansen. 5 min. HB skal foretage udpegning af DGI s medlemmer i de to organer, der på motionsdopingområdet tager stilling til udelukkelser, Dopingnævnet og Dopingappelinstansen. Udpegningerne er gældende til 31. december Følgende foreslås udpeget: Dopingnævnet: (alle genudpegninger) Jens Gottlieb, advokat i Helsingør. Helle Bosselmann, læge på Rigshospitalet Lars Krumholt, pensioneret tandlæge, Svendborg Dopingappelinstans: Niels Peter Berg, København. Niels Peter Berg er 31 år, og har i 2009 været studentermedhjælper i juridisk afdeling i DGI. Han var med til landsstævnet. NPB er cand. jur. fra Aarhus Universitet, og har arbejdet som fuldmægtig i Institut for Menneskerettigheder og er nu fuldmægtig i Forsvarsministeriet. 1. april 2015 starter han i en stilling i Udenrigsministeriet. Sideløbende underviser han på Københavns Universitet i menneskerettigheder og statsret. Han er tidligere svømmer, og har været medlem af bestyrelsen i Røde Kors. Samarbejdet med de to øvrige organisationer, DIF og Firmaidrætten, er baseret på det fælles motionsdopingreglement, der senest blev vedtaget på DGI s årsmøde i november Dette reglement gælder fra 1. januar 2015, og en samtidig ændring af dopingloven betyder, at Anti Doping Danmark overtager den anklagerfunktion DGI hidtil har udført på idrætsorganisationernes vegne. Til gengæld overtager DGI den sekretariatsbetjening, som DIF hidtil har haft af Dopingnævnet. Endvidere er samarbejdet reguleret af en samarbejdsaftale, der vedlægges som bilag til orientering. Supplerende til aftalen er det aftalt med DIF, at der foreløbig ikke afregnes for DGI s sekretariatsbistand, da DIF anses at have en nogenlunde tilsvarende indsats med betjening af Appelinstansen på dopingområdet samt af Udelukkelsesnævnet for seksuelle krænkelser. Derimod afregnes der med Firmaidrætten Samarbejdsaftale Indstillingerne blev godkendt. 17. Besøg hos UMFI. 5 min. Hovedbestyrelsen skal drøfte tilrettelæggelsen af besøget hos UMFI fra fredag den 31. juli Landsformanden har drøftet besøget med formanden for UMFI og bemærker: Landsstævnet har åbningsceremoni fredag kl. 20, og det vil være fint, om vi var fremme til da. Så for dem, som flyver fredag, skal vi finde fly til Reykjavik, og der fra til Akureyri. Lørdag holder vi et HB-møde om formiddagen, og vi laver en tur til Mývatn om eftermiddagen et utroligt område bl.a. med et termisk bad. Søndag kan vi være på landsstævnet og deltage i afslutningen. Søndag aften er der middag med UMFIs bestyrelse og styret i Akurey- Side 8

9 ri. Mandag og tirsdag vil UMFI tilrettelægge en tur, hvor vi oplever det islandske landskab og lander i Reykjavik tirsdag aften, så man kan tage hjem onsdag morgen. Derfor kan man vælge mellem at tage hjem mandag morgen eller man tager med indtil onsdag morgen HB drøftede besøget. Endelig planlægning koordineres af DGI Ledelsessekretariat. ST. 18. Meddelelser: Hovedbestyrelsen. 10 min. SM orienterede om forhold vedrørende Realdania og Danske Spil. BN orienterede om ny direktør i Lokale- og Anlægsfonden og forhold vedrørende Anti Doping Danmark. MK orienterede om WHO s arbejde med strategi for fysisk aktivitet og møde med EUkommissæren for sundhed. PB orienterede om, at LoF nu arbejder med visionsmål. Der er i budget 2015 budgetteret 0,5 mio. kr. til foreningsbranding. PB har taget initiativ til at drøfte anvendelsen af midlerne. Frivilligkampagnen forløber godt. DGI SKM har ydet et meget flot arbejde. PFH har holdt oplæg på Bornholm om frivilligpolitik. LH har etableret kontakt til DGI Tennis. 19. Korte meddelelser fra direktionen. 5 min. Introduktion til nyt Mimer Grupperum. Aftale vedrørende Lync-møde. SB orienterede om organisationsændringer på landskontoret. DGI s IT-chef Ole B. Poulsen indtræder i direktionen og det ledelsesmæssige ansvar for arbejdet med foreningsudvikling flyttes fra den administrerende direktør til chefen for DGI Idræt & Motion, KFN. Administrationen indkalder til Lync-møde med introduktion til Mimer Grupperum. OBP. 20. Åben for tilføjelser. Referat Intet at referere. Øvrige punkter: 21. Næste HB-møde: Fredag den 13. marts Referat Intet at referere. 22. Eventuelt. Medlemmer af HB udtrykte interesse for, at der lejlighedsvis er mulighed for en grundigere drøftelse af udviklingen på de enkelte områder, som er repræsenteret i direktionen (DGI Lab, DGI Idræt & Motion, DGI SKM og DGI IT). Det kan måske ske i sammenhæng med hovedbestyrelsens drøftelse af kvartalsrapporterne. Det blev aftalt, at direktionen fortsat overvejer mulighederne i dialog med landsformanden. Side 9

10 23. Godkendelse af beslutningsreferat af nærværende dagsorden. Referat Referatet er godkendt. Steen Tinning DGI Ledelsessekretariat Side 10