Referat af møde i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe Onsdag den 2. marts 2011, kl , i Regionshuset, Århus

Transkript

1 Olof Palmes Allé 15 DK 8200 Aarhus N Referat af møde i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe Onsdag den 2. marts 2011, kl , i Regionshuset, Århus Deltagere Bente Nørgaard, overlæge, centerleder, KCS Lasse Nørgaard, chefkonsulent, KCØ Dato Mette Nørgaard, overlæge, KCN Ref.: may Søren Paaske Johnsen, forskningsoverlæge, centerleder, KCN Tel Paul Bartels, cheflæge, faglig leder, RKKP sekretariatet mayped@rm.dk Anne Marie Sigsgaard Hansen, fuldmægtig, RKKP sekretariatet Birgitte Randrup Krog, NIP projektleder, souschef RKKP sekretariatet Side 1 Maybritt Pedersen, chefsekretær, RKKP sekretariatet (referent) Afbud Karen Marie Lyng, speciallæge, sektionsleder, KCØ Merete Osler, professor, KCØ Dagsorden 1. Opfølgning på referat fra sidste møde Nyt fra RKKP styregruppen 3. Fælles temadag i Vejle den Dataejerskab og driftskrav (oppetid, feriedækning) fælles standarder for alle 4 centre 5. Status vedrørende fremadrettet finansiering af kompetencecentrene (KCS) 6. Henvendelse fra Sundhedsstyrelsen jf. mail fra Margrethe Eberth den vedr. databasers omlægning til LPR (bilag) 7. Puljeuddeling til dobbeltregistreringer 8. Opgavedeling hvert kompetencecenter bedes give deres bud på opgavedeling Kompetencecentrene imellem Kompetencecentrene i forhold til sekretariatet 9. Orientering fra diverse fælles fora 10. Orientering fra kompetencecentrene 11. Evt.

2 REFERAT 1. Opfølgning på referat fra sidste møde Introduktionsmødet i Danske Regioner den for de kliniske kvalitetsdatabaser. Paul Bartels refererede fra mødet, hvor der havde været fornemmelse af en generel positiv stemning overfor standardiseringen, herunder også idéen om administration af midler via KC//Danske Regioner. Enkelte databaser havde givet udtryk for bekymring for ikke at kunne levere data, fx pga. manglende leverancer fra kompetencecentrene. Moderkompetencecenter tanken, hvor databaserne fremover vil være tilknyttet ét kompetencecenter, men kan forvente ydelser fra flere steder (fx et kompetencecenter + ), blev præsenteret. På mødet var endvidere drøftet: Årsrapporter følger ikke nødvendigvis et kalenderår Stratificeringen: Den udmeldte ansøgningsfrist (29.04.) på mødet fastholdes. Birgitte Randrup Krog oplyste, at der vil blive udsendt supplerende vejledning til databaserne. Beløbsstørrelser for de to modeller: Den store databasepakke koster ca. 1 mil pr. database, og den lille databasepakke ca kr. I skrift om bevillinger til DMCG/Dansk CancerBiobank til infrastruktur for klinisk kræftforskning 2011 er udgiften til dokumentalistrapport fastsat til kr. Mødedeltagerne blev opfordret til at indsende evt. yderligere kommentarer til stratificeringskonceptet til i løbet af en uge. På forespørgsel fra Lasse Nørgaard om finansiering af infrastrukturen oplyste Paul Bartels, at ITydelser ikke skal ses som en del af stratificeringsværktøjet, men snarere værende helt eller delvist indeholdt i basisfinansieringen. Der bør ses på muligheder for at udnytte eksisterende infrastrukturer (eksempel: Region Midtjylland låner NIP databaserne et hjørne af Analyseportalen). Samling af KMS driften blev nævnt som en mulighed. Søren Paaske Johnsen gjorde endvidere opmærksom på, at afrapporteringsmulighederne bør beskrives. Opfølgningspunkt 2a indstiller til styregruppemødet den en drøftelse af forhøjelse af basisfinansieringen til kompetencecentrene, så infrastruktur, i form af IT drift og datamanagement, er helt eller delvist indeholdt i KC basisbudgettet. Telekonferenceudstyr Søren Paaske Johnsen har indhentet tilbud med udgangspunkt i Region Midtjyllands indkøbsaftaler, og tilbuddene afspejler ikke nødvendigvis billigste pris. Billigste løsning (pris fra kr. og opefter) består typisk i en løsning, hvor udstyret flyttes fra pc til pc, den dyrere Side 2

3 løsning indeholder større skærme beregnet på indretning af konferencelokaler. SKYPE blev endvidere nævnt som mulighed, men denne løsning tillades ikke af IT afdelingen i Region Midtjylland. Opfølgningspunkt 2b Søren Paaske Johnsen sender materiale om telekonferenceudstyr til Maybritt Pedersen mhp. udsendelse med referatet og drøftelse på næste møde i april. Logo og hjemmesider har siden sidst undersøgt markedet og har aftalt møde den med grafiker mhp. udarbejdelse af logo. (Logoforslaget er inspireret af Danske Regioners 5 cirkler og er p.t. til godkendelse i DR/ref) Domænenavnet er købt, og siden vil blive hostet i regi af Region Midtjylland. (hjemmesiden er i drift og vil blive udbygget løbende/ref). Lasse Nørgaard oplyste, at domænenavnet på sigt vil blive ledigt, da den nuværende hjemmeside skal omlægges til Region Hovedstaden. Fildelingsmuligheder Maybritt Pedersen har rettet henvendelse til Region Midtjyllands IT afdeling om muligheder for fildeling ud af huset. Der foreligger endnu ikke svar. Karen Marie Lyng og Lasse Nørgaard har desuden peget på Dropbox som mulighed. En anden mulighed er at oprette undersider på hjemmesiden med særligt log in for ledelsesgruppen. Den øgede ressourceanvendelse i form af dobbelt arkivering bør overvejes ift. outcome. Opfølgningspunkt 2C Maybritt Pedersen rykker IT afdelingen og forespørger om muligheden for Dropbox. SVAR: IT afdelingen har meldt tilbage, at Region Midtjylland ikke p.t. har mulighed for at tilbyde programmer til fildeling, og at Dropbox ikke kan installeres på regionens computere af sikkerhedshensyn. Side 3

4 Lederseminar Gruppen er enig om, at det er vigtigt at afholde et lederseminar inden sommerferien Opfølgningspunkt 2d undersøger mulige datoer mhp. drøftelse på næste møde i april. SVAR: Ledergruppen har meldt positivt tilbage om afholdelse af seminar den Følgende lokaliteter er undersøgt: Hotel Sixtus, Middelfart, er kun ledigt den Hotel Koldingfjord er ledigt den Nyt fra RKKP styregruppen Der er ikke nyt fra styregruppen siden sidste møde. Etablering af DNKK Den Nationale Kliniske Kræftdatabase blev drøftet, dels i forhold til måden, projektet var søsat på, og dels i forhold til styring af projektet og sikring af korrekt dokumentation. Modellen har til formål at skabe alignment mellem de forskellige registre og at reducere antallet af dobbeltregistreringer mest muligt. Det vil være projektstyregruppens opgave at fungere som stopklods, såfremt projektet viser sig ikke at være en generisk model. Kompetencecentrene er repræsenteret i styregruppen. Det er desuden kompetencecentrenes opgave at sikre, at der i projektet dokumenteres relevant ift. datamanagement, epidemiologi og informatik. 3. Fælles temadag i Vejle den Det er besluttet at afholde fælles temadag for de ansatte i kompetencecentrene og NIP onsdag den , kl i Regionshuset i Vejle. Dagens formål: At få kendskab til hinanden, at få ansigt på navnene og at få opstartet etableringen af et fællesskab. Dagens indhold (program skitse): Formiddag Introduktion (det fremtidige samarbejde: Hvor skal vi hen, og hvordan kommer vi der?) ved Paul Bartels Introduktion til RKKP (formål) ved Per Busk Oplæg ved konsulent Gruppeøvelse: Goddag til hinanden Eftermiddag Gruppeøvelse: Præsentation af kompetencecentrene ved medarbejderne (4 seancer) Side 4

5 Gruppeøvelse mhp. input til Ledelsesgruppen: Fx: På hvilke områder ser gruppen muligheder for opgavedeling? Lederpanel: Den fælles ledergruppe svarer på spørgsmål/tanker fra medarbejderne Afrunding af dagen og et kig ind i fremtiden ved Paul Bartels Maybritt Pedersen vil være proceskonsulent i forhold til øvelserne. Opfølgningspunkt 2e Søren Paaske Johnsen kontakter Hildebrandt og Brandi mhp. konsulentbistand til formiddagens indlæg (Der er aftalt møde med Mette Brøgger fredag den ) udarbejder program 4. Dataejerskab og driftskrav (oppetid, feriedækning) fælles standarder for alle 4 centre Emnet blev kun kort drøftet i forhold til oppetid, nedetid og sommerferiedækning. Opfølgningspunkt 2f Der afventes forslag fra Karen Marie Lyng mht. standarder. Bente Nørgaard vil undersøge indholdet af Region Syddanmarks aftale med CSC. Punktet sættes på dagsorden til næste møde. 5. Status vedrørende fremadrettet finansiering af kompetencecentrene (KCS) I KCN er regional medfinansiering lagt ind i skriftlige aftaler. Der efterspørges en model, hvor midler til it drift og datamanagement bevilges til kompetencecentrene frem for direkte til databaserne, som i stedet garanteres ydelser fra kompetencecentrene. Opfølgningspunkt 2g Kompetencecentrene sender de nyeste, faste takster til mhp. drøftelse på RKKP styregruppemøde. Side 5

6 6. Henvendelse fra Sundhedsstyrelsen jf. mail fra Margrethe Eberth den vedr. databasers omlægning til LPR (bilag) RKKP har fået to henvendelser fra Sundhedsstyrelsen; dels vedrørende databasernes omlægning til LPR og dels om juridiske forhold vedrørende levering og behandling af data. Vedrørende databasers omlægning til LPR har Paul Bartels svaret Margrethe Eberth vedr. Galde Databasen pr. mail den Lasse Nørgaard oplyste, at KCØ havde et konstruktivt møde med Sundhedsstyrelsen den , hvor konklusionen var, at der er meget lidt at hente ift. Galde Databasen. Generelt: SST/IMs fokus ift. området lader til at være skiftet (jf. referat fra møde i regi af SST udsendt ultimo marts/ref) Sikring af overholdelse af de juridiske forhold vedrørende levering og behandling af data blev kun berørt kort pga. tidsnød, og kompetencecentrene sender deres input skriftligt til fællessekretariatet mhp. videreformidling til SST. Opfølgningspunkt 2h Juridiske forhold vedrørende levering og behandling af data: Kompetencecentrene sender kommentarer til inden fredag mhp. skriftligt svar til Sundhedsstyrelsen I forhold til Danbio følger Lasse Nørgaard op på korrespondancen. 7. Puljeuddeling til dobbeltregistreringer Dele af it udviklingspuljen 2011 er afsat til kompetencecentrenes/nip s arbejde ift. dobbeltregistreringsprojektet. Opfølgningspunkt 2i koordinerer udarbejdelse af ansøgninger om udmøntning. 8. Opgavedeling hvert kompetencecenter bedes give deres bud på opgavedeling Kompetencecentrene imellem Kompetencecentrene i forhold til sekretariatet Punktet udsat til næste møde. Side 6

7 9. Orientering fra diverse fælles fora Se punkt 1 og Orientering fra kompetencecentrene Intet til dette punkt. 11. Evt. Intet til dette punkt. Næste møde er den , kl hos KCS. Side 7