Ansættelsen som Generalsekretær indebærer dagligt ansvar for følgende konkrete projektopgaver i perioden Poster i Skoven

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Generalsekretæren r og Personalepolitik Generalsekretær Ansættelsen som Generalsekretær omfatter Daglig administrativ og økonomisk ledelse af Dansk Orienterings-Forbund med ansvar for den overordnende medarbejder- og personaleledelse, herunder ansættelse og afskedigelse af ansatte samt antagelse af frivillige medarbejdere. Daglig sagsbehandling, samt sekretær for Appeludvalg. Udarbejdelse af strategier, handlingsplaner og organisationstilpasninger, der sikrer at administrationen løbende varetager og løfter de opgaver der bliver pålagt. Administrativt ansvar for repræsentantskabets, hovedbestyrelsens og forretningsudvalgets virksomhed, herunder deltagelse i møderne med taleret og ansvar for udarbejdelse af dagsordener og referater, samt opfølgning på beslutninger. Fortrolighed i forhold til den daglige politiske ledelse med løbende briefing om aktuelle sager af såvel idrætspolitiske, som organisatoriske og administrative forhold af politisk relevans. Det overordnede ansvar for den generelle kommunikationsvirksomhed, herunder drift og udvikling af bladet, hjemmeside, samt pressemeddelelser og mediestrategier. Administrativt bindeled til samarbejdspartnere som Danmarks Idræts-Forbund, Friluftsrådet, Dansk Skoleidræt, Skov- og Naturstyrelsen og Dansk Skovforening. Det overordnede administrative ansvar for forbundets strategiske udvikling og langsigtede planlægning samt regelsæt, terminslister og skovaftaler. Det overordnede ansvar for udvikling og drift af uddannelsesaktiviteter sammen med frivillige og andre ansatte, samt en konkret ansvar for udvikling og drift af uddannelsesaktiviteter indenfor området børn & unge og bredde. Ansvar for indsatsområdet Flere nye medlemmer og udviklingen herefter. Stillingen er på fuld tid og refererer til HB/FU. Opgaver 2005/2006 Ansættelsen som Generalsekretær indebærer dagligt ansvar for følgende konkrete projektopgaver i perioden Poster i Skoven Sportschef Oversigt Side 1 af 8 r

2 Ansættelsen som Sportschef omfatter Daglig administrativ og økonomisk ledelse af området: Elite Ansvar for medarbejder- og personaleledelse på området: Elite Administrativ leder af KC, TKC og talentudviklingsaktiviteter. Administrativt bindeled til Team Danmark og Anti Doping Danmark Overordnet ansvar for ranglister, testløb, landshold, træning, samlinger etc. Udvikling og vedligeholdelse af undervisningsmaterialer. Afvikling af uddannelsesaktiviteter sammen med frivillige og andre ansatte for varetagelse af emner indenfor o-teknik, træning, kost, skader etc. Ansvar for resultatformidling og pressemeddelelser i forbindelse med nationale og internationale mesterskaber på området: Elite. Ansvar for forbundets, PR. og sponsoraftaler Ansvar for internationale elite- og konkurrencekontakter, samt opfølgning på den internationale udvikling på området. Ansvar for indsatsområdet Plan 2007, og udviklingen herefter. Løsning af generelle prioriterede forbundsopgaver. Stillingen er på fuld tid refererer til Generalsekretæren Opgaver 2005/2006 Ansættelsen som Sportschef indebærer ansvar for følgende konkrete projektopgaver Hæftet Eliten 2006 og opfølgning Presseevents Talentudviklingsprojekt Træneruddannelse 1 & 2 samt Diplomtræneruddannelsen Landstræner Vedrørende landsholdsgrupperne (senior): I samarbejde med eliteløberne udarbejde kort- og langsigtet trænings- og sæsonplan (med træningssamlinger, træningslejre, konkurrencer og mesterskaber). Opfølgning af trænings- og sæsonplan. Planlægning af specifik træning mod specielle mål. Løberkontakt. Organisering og afvikling af samlinger, lejre og konkurrencerejser. Ansvarlig for information og kommunikation om samlinger, træningslejre og konkurrencer til alle relevante løbere Aflægge regnskab efter vedtagne retningslinier. Overordnet ansvarlig for den daglige træning i KC'erne (jfr. beskrevne opgaver for landstræneren i relation til KC) Ansvarlig for at højeste træningsviden formidles videre til forbundstrænere, KCtrænere. Årlig evaluering af mål og opgaver. Årlig rapport i forhold til seniorelitegruppe og konkurrenceresultater. Fastsættelse af udtagelsesprocedurer og kriterier til konkurrenceopgaver samt ansvarlig for udtagelse. Fastsættelse af udtagelseskriterier for seniorgrupperne og ansvarlig for udtagelse. Overordnet ansvarlig træner for mobilcentervirksomheden. Oversigt Side 2 af 8 r

3 Deltage ved internationale og nationale mesterskaber og landsholdstester. Ansvarlig for rådgivning af herresenior iht. DOF s uddannelsespolitik Vedrørende udviklingsopgaver: Inspirator for udvikling og ajourføring af uddannelsesmateriale om træning på eliteniveau. Kontakt til Trænerakademi (OU/DIF/TD). - (OU: Odense Universitet, DIF: Danmarks Idrætsforbund) Samarbejde med TD-testcenter (udvikling og forskning) Vedrørende konkurrencesystem: I samarbejde med rangliste og stafetliga ansvarlige og Planudvalget planlægge eliteprogrammet. Ajourføre terminsliste med aktuelle internationale konkurrencer Vedrørende samarbejdsrelationer: I samråd med sportschef at udarbejde og ajourføre overordnet strategi og målsætning for elitearbejdet og at videreformidle denne til gruppe- og KC-trænere. Sammen med sportschef ansvarlig for årlige samarbejds- og planlægningsmøder med KC-klubber At koordinere samarbejdet med dametræneren, U25-træneren og juniorlandstræneren for at sikre fælles fodslag i elitearbejdet. At vejlednings- og rådgivningstilgængelig for gruppetrænerne. Ansvarlig for kontakt til trænere i svenske og norske elitemiljøer, hvor der er danske eliteløbere Vedrørende møder: Deltage i TD/DOF styregruppe- og arbejdsgruppemøder Deltage i eliteudvalgets møder. Deltage i DOFs repræsentantskabsmøde. Deltage i TD landstrænermøder. Deltage i møder om IOF- og NORD-spørgsmål. Deltage i nordisk landstrænermøde. Landstræneren skal være i besiddelse af og bekendt med: Dokumentet VERDENSKLASSEKULTUR en vision for dansk eliteorientering DOF s Ernæringspolitik DOF s Uddannelsespolitik DOFs Samværspolitik DOF s Udflytningspolitik Stillingen er på fuld tid refererer til sportschefen Breddekonsulent Ansættelsen som Breddekonsulent omfatter Klubbesøg med deltagelse i klubaftner og bestyrelsesmøder. Rådgivning af klubber om klubstruktur, aktiviteter, økonomi og foreningsjura. Forsøgsprojekter på området børn & unge samt bredde på klubplan. Dagligt ansvar for partnerskabsprojekter på området børn & unge samt bredde Udvikling og vedligeholdelse af undervisningsmaterialer Oversigt Side 3 af 8 r

4 Afvikling af uddannelsesaktiviteter sammen med frivillige og andre ansatte indenfor områderne børn & unge samt bredde. Sekretær for områderne børn & unge samt bredde på landsplan Intern informationsvirksomhed vedrørende børn & unge samt bredde Kontakt til Dansk Skoleidræt, DIF s breddekonsulent ordning og NORD-samarbejdet Løsning af generelle prioriterede forbundsopgaver. Stillingen er på fuld tid og refererer til Generalsekretæren. Opgaver 2005/2006 Ansættelsen som Breddekonsulent indebærer følgende konkrete opgaver i perioden Godt idrætsmiljø for børn Breddesatsningen Bogholder Ansættelsen som økonomisk-administrativ medarbejder omfatter Daglig kontering og bogføring Ud- og indbetalinger Fakturering og debitoropfølgning Kontingenter og løbsafgifter Afstemninger af indbetalinger og beholdninger Løn, kørsel, udlægsregnskab vedrørende ansatte Hjemtagelse af tilskud Balancer og kontoudskrifter til Ledelsen, HB, udvalg og ansatte. Budgetlægning, budgetkontrol og likviditetsstyring, Arkivering Deltagelse i regnskabsårsafslutning Stillingen er deltids og refererer til Generalsekretæren Oversigt Side 4 af 8 r

5 Personale- og medarbejderpolitik Begreber og definitioner Ansatte er alle der modtager løn fra forbundet. Løn udbetales via Danmarks Idræts-Forbunds lønadministration den 25. i en måned efter indberetning senest den 10. til Bogholderiet i Esbjerg. Der indeholdes skat, ATP og beregnes feriepenge. Et synonym for ansatte er Personalet. Frivillige medarbejdere er ulønnede kan i henhold til idrætscirkulæret uden skat f.eks. modtager: - Faglige kurser betalt af DOF - Køb, vask og vedligehold af tøj - Refusion/godtgørelse af kontorhold - Befordringsgodtgørelse Formelle krav til dokumentation skal være opfyldt. Der kan vælges imellem fast takst/efter regning. Staben udgøres af Generalsekretæren, Sportschefen, Landstræneren og Breddekonsulenten. Sekretariatet udgøres af generalsekretæren, bogholder og frivillige medarbejdere samt DIF s fællessekretariat og lønbogholderi. Et synonym for sekretariatet er Administrationen. Kontoret er forbundets kontor i Idrættens hus, Brøndby Bogholderiet er forbundets kontor i Idrættens hus, Esbjerg Kontoansvarlig er en person, der har dispositions- og attestationsret på en konto i DOF s interne kontoplan. Ansættelsesbeviser Alle ansatte har krav på en ansættelsesaftale, der opfylder kravene i lov om ansættelsesbeviser. Herudover skal der foreligge en opdateret stillingsbeskrivelse. Ulønnede frivillige medarbejdere har krav på at modtage en opdateret funktionsbeskrivelse. Referencer I løn- og ansættelsesmæssige forhold, samt vedrørende generelle forbundsopgaver sker referencen til generalsekretæren. I øvrige forhold sker reference fra ansatte i eliteområdet til Sportschefen, mens alle øvrige ansatte refererer til Generalsekretæren. Generalsekretæren refererer til HB. Ansættelse og afsked HB fastlægger stillingsstruktur og omfang samt ansætter og afskediger Generalsekretæren. Oversigt Side 5 af 8 r

6 Øvrige ansættelser og afskedigelser sker af generalsekretæren i samråd med de områdeansvarlige medlemmer af HB. På eliteområdet sker alle ansættelser og afskedigelser i samråd med Sportschefen. Frivillige medarbejdere antages og frigøres af generalsekretæren eller sportschefen. Ferie & fridage Pension Tryghed For ansatte følges ferieloven. Ferie og fridage aftales med generalsekretæren. DOF tilbyder ikke pensionsordninger udover lovpligtige ATP etc. DOF er en idrætsorganisation, der er underlagt kontraktmæssige eller vedtægtsbestemte tilskud fra DIF og Team Danmark, samt medlemsbidrag. Der kan derfor ikke forventes ansættelse på lang sigt i samme stilling eller funktion. Funktionærlovens varslings- og afskedigelsesregler danner sammen med de på forhånd aftalte udløbstidspunkter for kontrakter rammen for tryghed i ansættelsen. Efteruddannelse DOF ønsker at ansatte og frivillige medarbejdere efteruddanner sig på relevante fagområder og personligt. Deltagelse i eksterne kurser aftales med Generalsekretæren. Personalesamtale Der holdes en årlig personalesamtale på initiativ af Sportschef og/eller Generalsekretæren. Den ansatte har krav på at få en personalesamtale indenfor 14 dage fra ønske herom er fremsat. Lønforhandlinger afklares uafhængigt af personalesamtaler. Afregninger Ansatte og frivillige medarbejdere har pligt til at benytte særlige regneark og blanketter. Alle foretager månedlige afregninger. Enkeltarrangementer og rejser afregnes løbende. Afregninger vedhæftes originale bilag eller en forklaring og påføres dato, underskrift samt attestation og så vidt muligt kontonummer. Afregning skal ske indenfor 10 dage efter periodens udløb eller begivenhedens afslutning. A conto A conto udbetalinger (udlæg) sker efter anmodning og kun med samtykke fra den kontoansvarlig. Beløb over skal godkendes af den konto ansvarlige og generalsekretæren. Oversigt Side 6 af 8 r

7 Kørsel og rejser Der vælges den rigtige løsning ud fra opgaven, der skal løses, samt under hensyn til rejsetid og bagage. Samkørsel bør ske mest muligt, ligesom der opfordres til brug af offentlige transportmidler, hvor dette er muligt. Det fastlægges i ansættelsesaftalen hvor det faste arbejdssted er beliggende. Der ydes ikke befordringsgodtgørelse til transport imellem hjem og fast arbejdssted. Kørsel og rejser til stævner, man selv deltager i som løber dækkes kun, hvis der i forbindelse med stævnet løses en konkret opgave i form af et formelt møde eller lignende formel aktivitet, der opfylder kravene i DIF s fordelingsnøgle. Forsikringer Alle ansatte og frivillige medarbejdere er dækket af den kollektive arbejdsskade forsikring via DIF. Løsøregenstande tilhørende DOF er forsikret via forbundet, og skal registres i anlægskartotek på kontoret. Selvrisiko er ca kr. så genstanden under denne grænse registreres ikke. DOF formidler den af DIF med Tryg indgåede særlige ordning for bilforsikringer for ansatte og frivillige medarbejdere. Benzinkort Betalingskort Udlånt udstyr Tilslutning til DIF s ordning med Shell står åben. Kan undtagelsesvis bevilges. Ved fratræden eller genanskaffelse kan den ansatte erhverve udleveret tøj, små anskaffelser under kr til aktuel værdi efter 6 måneder mens udlånt IT-udstyr, kamera, inventar kan erhverves efter 3 år. Investering over kr skal altid tilbageleveres. Ophavsret Tavshedspligt s Ophavsretten og copyright til artikler, undervisningsmateriale, IT-programmer, kort etc. der er fremstillet af en ansat, som en del af jobbet tilhører DOF. Alle ansatte har tavshedspligt. Omfanget fremgår af ansættelsesbeviset eller særlig en erklæring. DOF ønsker ikke ret til at se ansattes s. Generalsekretæren kan give instrukser om, brug og arkivering af mail s, som er bindende for alle. Rusmidler Samværsregler DOF er et røg- og doping frit miljø. Øl, vin eller spiritus kan nydes i forbindelse med måltider og ved festlige lejligheder. Alle ansatte og frivillige medarbejdere tjekkes ved ansættelsen/antagelsen for pædofilidomme. Oversigt Side 7 af 8 r

8 Generalsekretæren har ansvaret for opgaven og opbevaring af det fortrolige materiale. Alle ansatte og frivillige medarbejdere skal overholde DOF s til enhver tid gældende samværspolitik. Udtaleret Retten til at udtale sig officielt på DOF s vegne tilkommer formanden og i hans fravær generalsekretæren. Ret til at skrive på DOF s hjemmeside tilkommer generalsekretæren under ansvar overfor HB. Generalsekretæren kan give andre ansatte og frivillige skriveadgang. Tegningsret Retten til at tegne DOF fremgår at lovene. Generalsekretæren modtager prokura og kan herunder disponere alle budgetterede beløb, samt i særlige tilfælde optil kr udenfor budget. I daglig drift kan aftaler der binder DOF indgås af den kontoansvarlige indenfor det budgetterede beløb eller af den der konkret har modtaget bemyndigelse hertil fra den kontoansvarlige. Gyldighed Denne personalepolitik er vedtaget af HB den 5. februar 2005 og gældende fra denne dato. Vedtaget på HB-møde 2. februar 2005 Opdateret 2. januar r 2007/PS Oversigt Side 8 af 8 r