Vest tæller ned til sidste udrulning

Transkript

1 Nr maj 2011 Vest tæller ned til sidste udrulning Kl natten til 1. juni rulles den elektroniske journal ud for sidste gang, og spændingen er stor for 3. udrulning i Hospitalsenheden Vest bliver rent størrelsesmæssigt lige så omfattende, som 1. og 2. rul tilsammen. Læs mere på side 2. Vest tæller Medicinsk 3. rul får særlig EPJ-nedluk Nyt netværk Kort nyt: Nedetid på netværket ned til sidste Afdeling: EPJ kan support- skyldes en fejl og it-udstyr Nedluk af Labka II udrulning bare komme an opmærksomhed på plads Genoptræningsplaner side 2 side 2 side 3 side 5 side 6 og meget mere! Hospitalsenheden Vest

2 Afdelinger i rul 3 Akutafdelingen Medicinsk Afdeling Ortopædkirurgisk Afdeling Kirurgisk Afdeling Onkologisk Afdeling + Anker Fjord Hospice Kage til kaffen på rul afdelingerne 1. juni Hospitalsledelsen vil gerne markere dagen for afdelingernes overgang til MidtEPJ 1. juni. Derfor bliver der kage til kaffen i de afdelinger, der går over på MidtEPJ. Vest tæller ned til sidste udrulning Kl natten til 1. juni ruller den elektroniske journal for sidste gang, og spændingen er stor for 3. udrulning i Hospitalsenheden Vest bliver rent størrelsesmæssigt lige så omfattende, som 1. og 2. rul lagt sammen. - Vi er selvfølgelig spændte på EPJ-kontoret. Det har vi været ved hver udrulning, men vi er faste i troen på, at der er styr på tingene. Supporten er oprustet, og vil være fremme i front på alle afdelinger og afsnit, som ruller. Og afdelingerne har virkelig lagt sig i selen for at være så klar som muligt til 1. juni, fortæller projektleder Ole Zielke. 1. juni skal 1350 nye brugere kobles på MidtEPJ det er ca. det samme antal som ved 1. og 2. udrulning lagt sammen. Hertil kommer, at det denne gang er de store afdelinger med mange akutafsnit, der skal rulle, og det stiller ekstra krav til supporten. Derfor er der sket en oprustning af supportdækningen, bl.a. med fokus på registreringsdelen. Projektleder Ole Zielke / Hvad sker der med MidtEPJ op til 1. juni? I aktivitetsplanen på EPJ-hjemmesiden under tredje rul 1. juni 2011 kan du følge med i de travle forberedelser, og se, hvilken betydning aktiviteterne har for MidtEPJ og medarbejderne. MidtEPJ kan bare komme an Medicinsk Afdeling har tænkt sig at møde MidtEPJ med oprejst pande: Forberedelsesarbejdet har været omfattende, og vi er klar til lidt af hvert, fastslår ledende oversygeplejerske Bodil Overgaard. Det er let at tro, at Medicinsk Afdeling, som en af de største afdelinger i Vest, har meget store sommerfugle i maven i forbindelse med udrulningen, men ledende oversygeplejerske Bodil Overgaard mener, at nerverne er til at overskue: Side 2

3 - Vi er rigtig godt forberedt. For det første har vi to implementeringsansvarlige på EPJkontoret, som kommer fra Medicinsk Afdeling, og vi har nedsat en tværfaglig styregruppe, som en af de implementeringsansvarlige deltager i. I styregruppen drøftes der ændringsønsker og problemstillinger, og vi har draget utrolig god nytte af begge de implementeringsansvarliges store viden om MidtEPJ. Desuden har vi udpeget to EPJ-kontaktpersoner i afdelingen, som møder op til morgenkonferencerne med det formål at drøfte spørgsmål og behov sammen med lægerne. Endelig har vi vores supportere, som bl.a. har klædt den enkelte medarbejder på. Alle sekretærer og supportere har haft to undervisningsdage, og vi har afholdt workshops omkring det sundhedsfaglige indhold i journalen, fortæller Bodil Overgaard. Styr på arbejdsgange og opsamling af viden Det har været vigtigt for afdelingen at få etableret en fast struktur og få afklaret og fordelt roller omkring arbejdsgangene. En værktøjskasse, som består af en fast mappe på alle afsnit, der bl.a. indeholder beskrivelser af arbejdsgange, dikteringsliste for lægerne, og en problemknuser med løsninger på aktuelle problemstillinger. En anden lille hjælper under udrulningen er et kort med genvejstaster i MidtEPJ, som bliver hængt op ved hver arbejdsstation på alle afsnit. Med hensyn til EPJ-forventningerne, så er medarbejderne ifølge Bodil Overgaard positive: - Holdningen er, at det her nok skal blive godt på sigt, men at vi også er forberedt på, der kan komme store udfordringer under udrulningen. Men det tager vi med oprejst pande. 3. rul får særlig supportopmærksomhed 1. juni og 14 dage frem kommer samtlige 140 EPJ-supportere i Vest på banen som supportere. Som noget nyt deles supporterne i to teams på hver matrikel i Herning og Holstebro. Beredskabet er øget på flere punkter, fordi Vest skal i gang med sit hidtil største rul. Derfor går hele EPJ-kontoret også i marken som supportere. EPJ-kontoret sætter alle sejl til i forbindelse med udrulningen 1. juni. Fra 1. juni og 14 dage frem kommer samtlige 140 supportere og hele EPJ-kontoret i Hospitalsenheden Vest på banen, og supporterne vil i videst muligt omfang komme til at gå i deres egne afdelinger. Side 3

4 På grund af størrelsen af supportgruppens mødeprofil denne gang, bliver supporterne opdelt i to teams på hvert matrikel, og der oprettes et call center til supporterne i Herning og Holstebro i Anæstesiens lokaler. Ekstra PAS-support Erfaringen fra rul 1 og 2 viser, at en af de største udfordringer for nye brugere er at få registreret korrekt i PAS. Derfor vil de PAS-kyndige supportere, sekretærerne, være endnu mere synlige i dagtimerne, hvor der ofte også er ekstra pres på. Desuden vil der være en ekstra PAS-vagt koblet på supporten ved denne udrulning. PAS-supporten fra EPJ-kontoret vil være til stede i dag- og aftentimerne i Holstebro og Herning, og vil også kunne svare pr. telefon til Ringkøbing. Teknisk support Regionens IT-drift afdeling, EPJ Produkter og leverandørerne Systematic og Capgemini træder til med teknisk support. Hjælp efter 14 dage Supporterne er tilbage i egen afdeling efter de første 14 dage, men de er fortsat nogen af de personer i afdelingen, som ved mest om MidtEPJ. Derfor har det hele tiden været påpeget overfor afdelingerne, at supporterne ville kunne opleve, at deres kollegaer henvender sig for at bede om hjælp. Det er dog internt i de enkelte afdelinger, det skal aftales, hvordan denne opgave skal løses i tiden efter de første 14 dage. På baggrund af de tilbagemeldinger der har været fra supporterne, er der fortsat meget brug for deres hjælp. EPJ-kontoret kan kun anbefale, at man i afdelingerne ser på dette, og laver aftaler om, hvordan man vil løfte denne opgave i afdelingen. Support helligdag og weekend Der vil være fuld vagtdækning Kr. Himmelfartsdag, Pinsen og i begge weekender. EPJ-ansvarlig for Go Live support Ilse Lauridsen / Side 4

5 Supportguiden Hvordan får jeg hjælp til MidtEPJ? Der vil være superbrugere på alle afsnit i dagtimerne. Der vil være lidt færre superbrugere om aftenen og natten, men selv da vil ikke være langt til hjælp. Superbrugerne har mulighed for at hente hjælp fra EPJ-kontoret, da der vil være døgnvagt de første 14 dage fra kontorets side. Desuden er der en flyver, man kan ringe til som ekstra hjælp. Superbrugerne hjælper med EPJ-systemet - det vil sige, hvordan MidtEPJ anvendes systemmæssigt - især med hensyn til planlægning, resultat og diagnose også kaldet Klinisk Proces. Superbrugerne hjælper dig med dokumentation og overblik over et patientforløb. Hvor får jeg hjælp, hvis teknikken driller? Har du problemer med teknik, log on eller adgangskoder kan du få hjælp via Helpdesk på lokalnummer Hvis du ikke kan huske en bestemt funktion i MidtEPJ, kan du: spørge superbrugeren eller bruge Hjælp i MidtEPJ: slå op i MidtEPJ brugermanualen, der findes på EPJ hjemmesiden eller via link på skrivebordet MidtEPJ link til vejledninger brug vejledningerne, der findes på EPJ-hjemmesiden eller via link på skrivebordet MidtEPJ link til vejledninger se eller print Hvordan får du hjælp? på EPJ-hjemmesiden under tredje rul 1. juni 2011 EPJ-nedluk skyldes en fejl Tirsdag har MidtEPJ været lukket ned for at rette en fejl efter opdateringen af systemet 20. maj med nye funktioner. Efter weekendens opdatering af MidtEPJ opstod der en fejl på en database. Derfor blev det nødvendigt at lukke systemet ned for at rette denne fejl tirsdag i denne uge. Både tirsdag og onsdag er der indberettet nogle problemer med enkelte SFI er - dette arbejdes der på en løsning af. Performance i går onsdag over middag var kraftigt nedsat, og brugere oplevede, at de ikke kunne logge på MidtEPJ. Dette blev rettet ret hurtigt, men desværre kom der efterfølgende fejl på netværket som gjorde, at brugere mistede adgang til flere systemer. Dette ramte også MidtEPJ, selvom det rent faktisk ikke havde noget med MidtEPJ at gøre. Dette er selvfølgeligt meget beklageligt, og kan være med til at skabe frustrationer og tvivl på systemet op til rul 1. juni. Det har vi forståelse for på EPJ-kontoret, men vi ved, at der arbejdes seriøst og på højt tryk i IT-afdelingen og hos leverandørerne på at rette op på disse problemer. Husk, du altid kan se status på EPJ-driften på: Side 5

6 Projektleder Ole Zielke / EPJ-koordinator Jeanette Dent / Nyt netværk og it-udstyr på plads Der knokles p.t. med at få det trådløse netværk helt på plads, imens er det nye it-udstyr nu kommet ud til afdelingerne. Alle bærbare vil kunne kobles på netværket, hvor det er tilgængeligt. Med undtagelse af nogle få ambulatorier på Regionshospitalet Herning bliver det trådløse netværk helt klar til brug 1. juni. De sidste steder forventes at være koblet på netværket i uge 22. Den gode nyhed er, at alle afdelinger nu har modtaget deres nye it-udstyr, og derfor er godt rustede til at køre MidtEPJ. Tip: sådan kommer du tilbage til fastnettet Hvis man er tilbage på sin faste arbejdsplads efter at have brugt det trådløse netværk andetsteds, og ønsker at komme på internettet via netværkskabel igen, så vil det i nogle tilfælde være sådan, at pc en ikke automatisk vælger at benytte den faste forbindelse, og fortsætter på det trådløse netværk. Det kan medføre, at man ikke har det signal, man forventer, eller at man ikke kan få adgang til de funktioner, der kræver godkendelse fra Citrix, som f.eks. Outlook m.fl. En god praksis er derfor at slukke for pc ens trådløse netværkskort, når man sætter en i en dockingstation, eller sætter et netværkskabel i. De bærbare pc er, som er i cirkulation, vil i langt de fleste tilfælde have en knap på ydersiden, hvor man kan aktivere og deaktivere computerens trådløse netværkskort. Det er forskelligt, hvor den knap sidder, men som hovedregel vil symbolerne se nogenlunde sådan her ud: Aktiveret netværk Deaktiveret netværk Projektleder Thora Hedeager / Side 6

7 Klar til at bruge læringstavlerne? Brugen af læringstavler er vigtig, sådan at EPJ-brugerne hurtigt kan få svar på deres presserende spørgsmål. EPJ-kontoret opfordrer alle til at komme med løbende tilbagemeldinger på læringstavlerne, som er hængt op på alle udrulningsafdelinger og -afsnit. Til gengæld vil der hurtigt blive fulgt op på spørgsmålene. Medarbejderne kan stille spørgsmål til EPJ-kontoret ved hjælp af post-it sedler, fortæller Karin Dahl Lassesen. Post-it sedlerne vil løbende blive samlet ind af EPJ-supporterne og de EPJ-ansvarlige, som kommer med tilbagemeldinger på de problemstillinger, der måtte opstå i afsnittene. EPJ-ansvarlig Karin Lassesen, SFI-teamet / Side 7

8 Nyt fælles blodbankssystem åbner mandag Mandag 30. maj åbner alle Region Midtjyllands klinisk immunologiske afdelinger op for et nyt og fælles it-system ProSang. Det betyder, at personalet på hospitalerne i Vest, Viborg, Silkeborg, Randers, Grenaa, Horsens, Aarhus Sygehus og Skejby, hvor Blodcenter Midt har blodbanker, nu skal bruge samme it-system. I dag anvender man separate og forskellige løsninger til at kommunikere mellem hospital og blodcenteret, og der er mange gevinster at hente ved et nyt, fællesregionalt system. Bl.a. vil man kunne eliminere den papirbaserede kommunikation, der er i og omkring arbejdsgangene. Systemet vil også blive effektivt integreret med MidtEPJ, som er på vej i regionen. Integrationsknappen håber vi er klar 1. juni i forbindelse med 3. rul, ellers kommer det ret hurtigt herefter. Ved overgangen til ProSang ændres flere procedurer ved transfusion af blodkomponenter. Der er derfor udarbejdet en kort vejledning vedrørende ændringer. Klinisk Immunologisk afdeling udsender denne vejledning. For øvrige forhold om transfusion af blodkomponenter henvises til: Vejledning om blodtransfusion " udgivet af Sundhedsstyrelsen. Nogle af EPJ-supporterne har deltaget i introduktion til ProSang, og vil derfor kunne supportere i afdelingerne ved behov. EPJ-koordinator Jeanette Dent / Side 8

9 Nedluk af LABKA II på lørdag Laboratoriesystemet LABKA II vil ikke være tilgængeligt: lørdag 28. maj 2011 i tidsrummet fra kl til cirka kl Det vil ikke være muligt at danne elektroniske rekvisitioner, mens systemet er nede. Man vil kunne se de svar, der er kommet over i MidtEPJ inden nedluk, men der vil ikke blive produceret nye svar, mens systemet er nede. Vi regner ikke med, at det vil være nødvendigt med særlige handlinger, når systemet kommer op igen. Systemtiden er nødvendig for at flytte LABKA II til nye produktionsservere. For Hospitalsenheden Vest gælder det, at der vil være lukket for elektronisk bestilling af prøver og EKG i det nævnte tidsrum, og der anvendes nødprocedure: Dvs. livsvigtige prøver rekvireret på nødblanketter, tages og behandles manuelt, svar faxes/ringes til afdelingen. Se nødprocedure: Svar fra livsvigtige prøver vil først kunne ses i MidtEPJ, når laboratoriesystemet bliver genstartet. For Herning gælder det, at runder gennemføres som normalt, dog skal prøverne rekvireres i god tid før nedlukket. Svarene fra disse runder kan først ses i MidtEPJ efter systemtiden er afsluttet. Dette betyder ikke noget for resten af MidtEPJ - kun Rekvisition/svar bliver berørt. EPJ-koordinator Jeanette Dent / Print af labels Når man skal printe labels fra EPJ er det et andet format end til det gamle PAS. Derfor skal man huske at bestille labelsark hjem. Etiket til patientregistrering kan bestilles via ILM på følgende ILM nr SKS - Etiketark laser patientreg. E9371 EPJ-koordinator Jeanette Dent / Side 9

10 Nedetid på netværket i Holstebro på lørdag I forbindelse med EPJudrulningen bliver der monteret batteriforsyning på de vigtigste it-krydsfelter i Holstebro lørdag 28. maj. Krydsfelterne er de kabelkasser, som samler netværksforbindelserne til flere PC er i en afdeling eller et afsnit. Det bliver derfor nødvendigt at afbryde forsyningen til krydsfelterne på lørdag fra kl Stort set alle krydsfelter vil blive berørt, og det betyder, at krydsfelterne lukkes ned i ca. 20 minutter efter et planlagt forløb. En plan, som viser tidspunkterne for lukningen i de enkelte bygninger og etager, vil blive offentliggjort på EPJ-sidens forside i morgen formiddag. Den nye batteriforsyning betyder, at der ikke længere vil kunne ske udfald på computernes netværksforbindelse, selv om strømmen skulle svigte. Sektionsleder Jørgen Baadsgaard, Teknisk Afdeling / Projektleder Ole Zielke / Side 10

11 Kniber det med at se teksten i MidtEPJ? Man kan ændre skriftstørrelsen på den tekst, man skriver i dokumentationsfelterne. Det gør man under rullemenuen Vis Kontrolpanel: Det ændrer dog ikke på skriftstørrelsen i SFI-teksten eller på skriftstørrelsen i Læs Journal. I Læs Journal kan man tilsvarende ændre skriftstørrelsen i menubjælken: Projektleder Ole Zielke / Alle genoptræningsplaner skal skrives i MidtEPJ Alle afdelinger i fuld EPJ-drift skal fremover udfærdige og sende genoptræningsplaner i MidtEPJ. Side 11

12 Vejledning til genoptræningsplaner i MidtEPJ er i EPJ-manualen, som kan findes elektronisk via ikonet MidtEPJ - link til vejledninger på skrivebordet. De ledende sekretærer og ledende terapeuter er informeret, og har modtaget vejledningen, og vil sørge for videreformidling til de medarbejdere, som arbejder med genoptræningsplaner. EPJ-ansvarlig Karin Lassesen, SFI-teamet / Følg fortællingen om MidtEPJ Hvad skal vi med en fælles elektronisk patientjournal? Hvordan er MidtEPJ at arbejde med? Og hvad skal der til for, at journalen bliver et godt værktøj? De spørgsmål søger den nye film En fælles journal at give svar på. Du kan se filmen på EPJ-hjørnet og på Youtube. Har du brug for filmen i andre formater eller disketter af filmen til fremvisning, så send en mail til: mette.breinholdt@stab.rm.dk i Koncern Kommunikation. Projektleder Ole Zielke / Kommunikationsmedarbejder Merete Friis Jeppesen / Side 12

13 Kan du logge på MidtEPJ? Hvis ikke du har prøvet at logge på MidtEPJ endnu, er det meget vigtigt, at du afprøver dit log on inden 1. juni. Som log on skal du bruge dit 6-cifrede RegionsID og den eksisterende adgangskode, som du i dag anvender til bl.a. e-dok eller Outlook. Adgangskoden er også den samme, du benytter til at logge på Windows. Hvis du ikke kan huske din adgangskode, eller har problemer med at logge på MidtEPJ, skal du henvende dig til HelpDesk på lokalnummer Hvis du er i tvivl om, hvordan du logger på MidtEPJ kan du på EPJ-hjemmesiden eller ved at dobbeltklikke på MidtEPJ link til vejledninger på PCens skrivebord - finde en vejledning til, hvordan du logger på MidtEPJ. Husk også, at computeren skal være lukket helt ned eller genstartet, så du er sikker på, at alle opdateringer kommer med. Hvorfor er korrekt log on så vigtigt? Det er vigtigt, at du logger korrekt på MidtEPJ, da dit log on styrer en hel del af funktionerne i MidtEPJ. Når man arbejder i patientens journal, skal man i de fleste situationer logge på afsnitsniveau dvs. 7 cifre + en tillægskode bestående af en række bogstaver. For eksempel: Obstetrisk sengeafsnit Herning HEV OSHE Prøv derfor inden 1. juni at logge på MidtEPJ. Ved korrekt log on vil de automatiske indberetninger, der laves i systemet, blive koblet korrekt, og data vil blive gemt korrekt i journalen. Ligeledes ved log on på afsnitsniveau kan du bestille prøver i RSM (Rekvisition/Svar) og ordinere medicin fra afdelingens standardsortiment. Dette er ikke muligt på det 7 cifrede niveau. Personer, der arbejder flere steder i egen afdeling, f. eks. både i sengeafsnit og ambulatorium, skal kunne logge på de forskellige afsnit husk derfor at skifte log in svarende til, hvor patienten er tilknyttet, når du laver dokumentation. Personer, som går tilsyn, eller laver opgaver på andre afsnit udenfor deres egen afdeling, skal logge på egen afdeling / eget afsnit, men husk at vælge patientens kontekst - dvs. der, hvor patienten opholder sig, inden I begynder at dokumentere. Projektleder Ole Zielke / EPJ-koordinator Jeanette Dent / Side 13

14 Husk korrekt afsnit-login ved bestilling af blodprøver Det afsnit, som du er logget ind på, bliver rekvirent på de blodprøver, du bestiller, og svarene kommer på det pågældende afsnits liste over modtagne svar. Hvis du logger ind forkert, når du bestiller blodprøver, bliver der i værste konsekvens ikke reageret på skæve blodprøvesvar, fordi patienten ikke er kendt på det afsnit, som modtager svaret. Det er vigtigt, at modtagne blodprøvesvar bliver set og godkendt med henvisning til DDKM om rettidig reaktion på prøvesvar. Obs! Tooltip i biokemi kumulerede viser både referenceintervallet for analysesvaret samt eventuelle beskeder fra laboratoriet. Ved at klikke på det pågældende svar, kan man i kommentarfeltet nederst også læse eventuelle beskeder fra laboratoriet. Eksempel på kommentarfelt: Projektleder Ole Zielke / EPJ-koordinator Jeanette Dent / EPJ-ansvarlig Dorthe Pilgaard / Nødprocedurer, fejlindmeldinger og spørgsmål og svar på EPJ-siden Nu kan du både finde nødprocedurer, læse, hvordan du indmelder fejl og få svar på de mest hyppige spørgsmål om hjælp på vores EPJ-side. Skal du varsle akutte problemstillinger, finde nødprocedurer og supporthjælp? Side 14

15 Hvis EPJ er lukket eller går ned uventet, hvordan får man så adgang til journaldata, og hvordan kan man lave dokumentation? Svaret finder du i retningslinjerne for nødprocedurer. Hent alle retningslinjer vedrørende nødprocedurer på EPJ-siden under Nødprocedurer. Fejlindmelding hvordan? Bliv klog på, hvordan du bl.a. indmelder fejl i MidtEPJ, og indberetter ændringsønsker på EPJsiden under Superbrugerinfo. Spørgsmål-svar På vores spørgsmål-svar-side kan du få svar på nogle af de hyppigst stillede spørgsmål det er alt lige fra log on problemer til hjælp med standardplaner. Klik her for mere info. EPJ-koordinator Jeanette Dent / Problemer med MidtEPJ - hvor starter jeg? Hvis der er problemer med MidtEPJ, kan du først og fremmest hente hjælp i følgende dokument: Hvor får man hjælp Tekniske problemer med log on, adgangskode eller brugeroprettelse? Ved tekniske problemer eller problemer med log on, adgangskode, eller brugeroprettelser skal du kontakte HelpDesk via ikonet på skrivebordet eller på lokalnummer EPJ-spørgsmål. ændringer til SFI eller ændringsønsker til MidtEPJ? Ved EPJ-spørgsmål, spørgsmål om ændringer til SFI, ændringsønsker til funktionaliteter i MidtEPJ, eller ønsker til nye funktioner, skal du enten via superbruger, EPJ-ansvarlig i afdelingen, eller læringstavlerne. Side 15

16 Følg med i MidtEPJ driftstatus Nyhedsbrevet udgives af EPJ-kontoret og Kommunikation i Hospitalsenheden Vest. Spørgsmål om indhold til nyhedsbrevet, udgivelser og abonnement kan rettes til kommunikation@vest.rm.dk Fotos: Kommunikation. EPJ-kontoret Overgade 22 DK 7400 Herning Side 16