AARHUS UNIVERSITET. Den 3. marts 2009 Kl Mødelokale 336, bygning 1448 Kontorchefmøde REFERAT

Transkript

1 Den 3. marts 2009 Kl Mødelokale 336, bygning 1448 Kontorchefmøde REFERAT Deltagere: AF, ET, FB, FKF, FLA, KJ, LKJ, OO, OH, PMM, PB, SL, SEF Fraværende: IH, TJ Universitetsdirektøren Dato: Ref: WFJ/KJ Side 1/8 Punkt 1. Opfølgning på bestyrelsesmøde den 23. februar 2009 SEF konstaterede, at bestyrelsesmødet forløb planmæssigt. Mikael Bomholt Nielsen og Michael Christiansen deltog begge for første gang. Michael Christiansen har som bekendt en betydelig og relevant ledelsesmæssig og administrativ erfaring. Bestyrelsen viste stor interesse for de temaer, som blev præsenteret under punktet Aktuelle temaer inden for uddannelsesområdet. Under punktet Stillingen som universitetsdirektør tog bestyrelsen indstillingen fra rektoratet af hospitalsdirektør Jørgen Jørgensen, Rigshospitalet, til efterretning. SEF konstaterede, at AU med Jørgen Jørgensen har fået en universitetsdirektør med en betydelig og relevant ledelsesmæssig og administrativ erfaring. Jørgen Jørgensen blev uddannet som cand.polit. fra Københavns Universitet i 1970, og han har herefter ti års ministeriel erfaring fra henholdsvis Landbrugsministeriet og Indenrigsministeriet. Efter syv år som direktør på Bispebjerg Hospital tiltrådte han i 1996 stillingen som hospitalsdirektør på Rigshospitalet. Jørgen Jørgensen har møde med rektoratet den 9. marts, og Jørgen Jørgensen og SEF påbegynder et tættere samarbejde omkring de aktuelle arbejdsopgaver for universitetsdirektøren den 13. marts. En egentlig introduktion af Jørgen Jørgensen finder sted fra den 1. april, hvor han tiltræder. Universitetsdirektøren Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: direktor@au.dk

2 Side 2 af 8 Jørgen Jørgensen og SEF vil overlappe hinanden på en række punkter, hvor Jørgen Jørgensen vil få fokus på driftsdelen, mens SEF vil få fokus på strategi- og udviklingsdelen. Jørgen Jørgensen og SEF deltager begge i de tre samtaleudvalg i forbindelse med besættelsen af de tre vicedirektørstillinger. Under punktet Evaluering på universitetsområdet i 2009 drøftede bestyrelsen blandt andet bestyrelsernes rolle i den igangværende evaluering på universitetsområdet. Bestyrelsen tilsluttede sig også den plan, som rektoratet præsenterede. Den 20. april afholdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde om besvarelsen fra AU. Besvarelsen fra AU afleveres den 22. april. Under punktet Orientering om status for forandringsprocessen orienterede SEF bestyrelsen om, at der i perioden er afsat 164 mio. kr. til projekter i relation til den administrative forandringsproces. Beløbet omfatter ikke forbrug af tid og heller ikke endnu ikke besluttede projekter. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og tilkendegav et ønske om på relevante områder at blive inddraget i udvalgte projekter i regi af den administrative forandringsproces. Punkt 2. Status på ansættelsesprocesser Tre vicedirektører (ansøgningsfrist den 2. marts 2009) SEF orienterede om antallet af ansøgninger: Økonomi og bygninger: 13 Human Resources: 39 Kommunikation: 41 SEF orienterede om tidspunktet for samtalerne: Økonomi og bygninger: Den 18.marts Human Resources: Den 19. marts Kommunikation: Den 19. marts SEF orienterede om deltagerne i samtaleudvalgene: Økonomi og bygninger:

3 Side 3 af 8 Fungerende universitetsdirektør, prorektor for det strategiske område Søren E. Frandsen Kommende universitetsdirektør Jørgen Jørgensen, Rektoratet Vicedirektør Ole Olsen, Ledelsessekretariatet Kontorchef Kirsten Skjødt, Økonomiforvaltningen Souschef Anette Svejstrup Petersen, Økonomiforvaltningen Kontorchef Ingelise Hosszu, Teknisk Forvaltning Direktør Per Lindblad Johansen, DPU Human Resources: Fungerende universitetsdirektør, prorektor for det strategiske område Søren E. Frandsen, Rektoratet Kommende universitetsdirektør Jørgen Jørgensen, Rektoratet Sekretariatschef Kirsten Jensen, Rektoratsstaben HR-chef Henrik Hansen Søndergaard, ASB Souschef Kiss Petersen, Personale- og Udviklingskontoret Fællestillidsrepræsentant (TAP) Aase Pedersen, AU Fællestillidsrepræsentant (VIP) Finn Folkmann, AU Kommunikation: Fungerende universitetsdirektør, prorektor for det strategiske område Søren E. Frandsen, Rektoratet Kommende universitetsdirektør Jørgen Jørgensen, Rektoratet Centerdirektør Flemming K. Fink, Aarhus Entrepreneurship Centre samt Technology Transfer & Innovation Services Kommunikationschef Anders Frølund, Informationskontoret Pressechef Anders Correll, Rektoratsstaben Videnskabelig medarbejder (kommunikation) Jens Dybkjær Holbech, NAT Informationsleder Claus Bo Andreasen, DJF Direktør Jan Kjeldsmark, Mercuri Urval, deltager også i samtalerne. Deltagerne i samtaleudvalgene har fået følgende at vide: Hvis du i forbindelse med gennemgangen af ansøgningerne vurderer, at du i forhold til en eller flere af kandidaterne er inhabil på grund af din relation til vedkommende, så orienter venligst Søren E. Frandsen om dette. Mercuri Urval laver i øjeblikket en indstilling om, hvem der er

4 Side 4 af 8 kvalificeret. Målet er, at kontrakterne er på plads inden udgangen af marts måned, så kandidaterne tiltræder ved indgangen til maj måned. Punkt 3. Lønrunde 2009, ADM (SL) Jævnfør bilag 1. SL nævnte problemstillingen omkring struktur kontra efterslæb. Tit og ofte er det vanskeligt at afgøre, om der er tale om det ene eller det andet. ET rejste spørgsmålet om kvalifikationstillæg kontra engangsvederlag, og om, hvorvidt det ene eller det andet betaler sig. FB undrede sig over en model, hvor dispositionerne ikke påvirker budgetterne. SEF anførte, at ledelsesmæssigt bør kvalifikationstillæg bruges fremadrettet og engangsvederlag bagudrettet, og at nye medarbejdere sandsynligvis har fået den løn, som de skal have, ved ansættelsen, mens kontorcheferne får lønmidler i rammen til gamle medarbejdere. SL bemærkede, at resultatløn ikke bruges i øjeblikket. Kontorcheferne kan dog påvirke situationen. I øjeblikket er forholdet 9:1, hvad angår kvalifikationstillæg og engangsvederlag. FKF rejste spørgsmålet salg af ydelser, indkomst fra projekter etc. KS konstaterede, at salg af ydelser, indkomst fra projekter etc. ikke umiddelbart medfører yderligere lønmidler. SEF anførte, at kontorcheferne til gengæld har et godt argument i en forhandling med ledelsen om yderligere medarbejdere, hvis afdelingerne er i fremdrift.

5 Side 5 af 8 Kontorcheferne udtrykte ønske om at bruge samme strategi i lønforhandlingerne, og om at få en liste over, hvem der står for tur i 2009, hvem der fik i 2008 etc. SL fortalte, at både A- og B-siden har adgang til forhandlingssystemet, men kun A-siden ikke B-siden kender størrelsen af rammen. Det annonceres for B-siden, hvem der har fået kvalifikationstillæg og engangsvederlag, og A-siden skal begrunde afslag på kvalifikationstillæg og engangsvederlag. SEF ønskede en gennemsigtig proces i form af et notat til A- og B-siden. En dialog om lønstrukturen og incitamentsstrukturen bør igangsættes mellem A- og B-siden straks efter 1. april med henblik på lønforhandlingerne på sigt. Fem gamle enheder og fire nye enheder taler også for en drøftelse. I princippet bør lønstrukturen og incitamentsstrukturen være på plads inden lønforhandlingerne. Det sker dog ikke i Formentlig er der behov for en kortere eller længere overgangsfase, hvor tingene kommer på plads. SL bemærkede, at kompetenceudvikling med videre også skal med i drøftelserne. Lige nu indgår det i budgetterne for afdelingerne. Punkt 4. Den administrative forandringsproces. Status (FL) FL konstaterede, at ledelsesseminaret den 25. februar bød på en drøftelse af standardisering, effektivisering etc. Målet med ledelsesseminaret var at klargøre for universitetsledelsen, at konkrete indstillinger nu snart foreligger. Det kalder på konkrete beslutninger. HR-sporet og studiesporet er eksempler på dette. Og målet med ledelsesseminaret blev nået. Faktum er nemlig, at enighed tit og ofte sagtens kan nås på det generelle plan, mens det gerne er en udfordring i forbindelse med de konkrete indstillinger og beslutninger. Udbyttet af ledelsesseminaret er drøftet i sporledergruppen, og det skal også drøftes i styregruppen den 4. marts.

6 Side 6 af 8 FL anbefalede, at arbejdet nu bliver kendetegnet af følgende forløb: Fra sporgruppe til styregruppe. Dernæst beslutning i ledelsesstrengen og endelig implementering i driftsstrengen. Dekanerne og sekretariatscheferne skal på banen. SEF konstaterede, at ledelsesseminaret gav et indtryk af, hvad AU har af udfordringer. Det er afgørende, at alle siger det, som det er men med respekt for hinanden. Det er første gang i de sidste syv til otte måneder, at rektoratet og hovedområderne sammen har drøftet den administrative forandringsproces under ét. Målet med ledelsesseminaret var ikke at tage stilling. Det var at gøre status i sporene og trække linjerne op. FB anførte, at AU grundet kulturen tilsyneladende må bygge på konsensus. Det medfører tit og ofte beslutninger i detaljen, fordi der er modstand på det modsatte. Og det er desværre mere kortsigtet end langsigtet. SEF konkluderede, at der er behov for at sikre den fornødne fremdrift i den administrative forandringsproces samt fælles fodslag på en række af de områder, der nødvendigvis kræver beslutninger i de kommende uger og måneder. Punkt 5. Meddelelsespunkter 1. Faste punkter Nyt fra UDU/ UNI-IT/ NUAS SEF orienterede om, at fokus i øjeblikket er på evalueringen på universitetsområdet og McKinsey-undersøgelsen. ET og FB briefer SEF med henblik på møde i UNI-IT den 17. marts. Nyt fra kursusdeltagelse Studietur til England den maj 2009 FL arbejder fortsat på sagen både i forhold til Manchester og Liverpool. Jørgen Jørgensen får tilbud om at deltage.

7 Side 7 af 8 2. Ad hoc Opsamling på ledelsesseminar den 25. februar Jævnfør punkt 4. Klimakonference den marts 2009 AF orienterede om, at flere end deltagere er tilmeldt. Networking mellem forskere og erhvervsliv tegner spændende. Energiminister Steven Chu, USA, har desværre meldt afbud. Til gengæld kommer James P. Cain, den tidligere amerikanske ambassadør i Danmark. Evaluering på universitetsområdet SEF orienterede om, at processen forløber som planlagt på AU, og at der er parallelle procesesser centralt og decentralt. For eksempel fortsætter den centrale digitale brainstorm. De decentrale digitale brainstorms kan så supplere. SEF forventer, at udkast til udvalgte kapitler til besvarelse fra AU foreligger den 6. marts, hvor styregruppen holder møde. McKinsey-undersøgelsen SEF konstaterede, at NAT er kraftigt involveret. Detaljeringsgraden er endog voldsom. SEF følger McKinsey-undersøgelsen tæt på rektoratets vegne. Desuden følger chefkonsulent Karl Christensen og OO McKinsey-undersøgelsen. Web SEF mindede om ajourføring af websted inden den 1. april, jævnfør referat af 14. januar. Kontorcheferne har ansvaret for en række sider på deres respektive områder, ligesom IK har ansvaret for en række sider af fælles karakter. Alt skal gennemgås. ET tog forbehold med henvisning til ressourceproblemer. Grafisk design SEF orienterede om, at et brev fra IK om det nye grafiske design er på vej med henblik på erfaringsopsamling og dernæst eventuel justering. SEF henstillede til brug af skabelonerne i det nye grafiske de-

8 Side 8 af 8 sign. Den centrale administration skal gå foran. Eventuelt ET spurgte til APV, og hvilken rolle kontorcheferne spiller. SL foreslog et oplæg eller notat ved chefkonsulent Anders Kragh Moestrup. SEF nævnte dekan Erik Meineche Schmidt. KJ beder chefkonsulent Anders Kragh Moestrup om at udarbejde notat i samarbejde med dekan Erik Meineche Schmidt. SL ønskede en drøftelse af fredagen efter Kr. Himmelfart. Har AU lukket eller åbent? Er det feriedag eller ej? SEF foreslog en opfordring til at holde fri og samtidig en vurdering af situationen. Telefonpasning er dog påkrævet. Kontorcheferne bedes orientere SEF, hvis de selv overfører ferie fra til Referent: Loise Kjærsgaard