AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Den 15. april 2009 Kl Mødelokale 011, bygning 1431 Kontorchefmøde

Transkript

1 Den 15. april 2009 Kl Mødelokale 011, bygning 1431 Kontorchefmøde REFERAT Deltagere: AF, ET, FB, FKF, FLA, IH, JJ, KJ, KS, KRTH, LKJ, OH, OO, PMM, PB, SL, SEF, TJ Universitetsdirektøren Dato: Ref: WFJ/KJ Punkt 1. Jørgen Jørgensens start som universitetsdirektør/ overdragelse fra SEF. Intro-runde med kontorchefer i april SEF bød JJ og KRTH velkommen til deres første kontorchefmøde. Side 1/9 SEF konstaterede, at et introduktionsprogram foreligger. JJ kommer i løbet af april rundt på AU med henblik på at møde dekaner, sekretariatschefer og kontorchefer. SEF tilføjede, at der er velkomstreception for JJ den 27. april kl. 12:00-13:30 i Antikmuseet, hvor alle er velkomne. JJ takkede for den venlige velkomst. Han glæder sig til at komme i gang. Han mener, at ikke bare opgavefordelingen, men også opgavesammenhængen mellem udvikling og drift alias SEF og JJ er essentiel. SEF bemærkede, at han nu løser de opgaver, som har en kort tidshorisont, mens JJ så løser de opgaver, som har en lang tidshorisont og i øvrigt også løbende tager over i forhold til akutte sager. SEF fortsætter som formand for styregruppen for den administrative forandringsproces, mens JJ er medlem af styregruppen. Ambitionen er at afvikle den administrative forandringsproces i løbet af 2009 at gå fra udvikling til drift i projekterne. Dog skal projekterne selvfølgelig være modne til det. Universitetsdirektøren Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: direktor@au.dk

2 Side 2 af 9 Punkt 2. Ansættelse af tre vicedirektører SEF orienterede om processen: Første samtalerunde den 18. og 19. marts: Økonomi og bygninger: Fire kandidater var til samtale Human Resources: Seks kandidater var til samtale Kommunikation: Syv kandidater var til samtale Anden samtalerunde den 25. marts: Økonomi og bygninger: Én kandidat var til samtale Human Resources: To kandidater var til samtale Kommunikation: To kandidater var til samtale SEF og JJ deltog i samtalerne hos Mercuri Urval. Vicedirektør for økonomi og bygninger bliver Søren Trangbæk. Han begynder den 1. maj. Vicedirektør for Human Resources bliver Louise Gade. Hun begynder den 1. juni. Vicedirektør for kommunikation bliver Mads Hvitved Grand. Han begynder den 1. maj. For yderligere oplysninger om de tre vicedirektører henviste SEF til pressemeddelelsen, som blev udsendt den 30. marts. SEF konstaterede, at stillingstagen til introduktionsprogram og kontorplacering er undervejs. Kontorplaceringen hænger sammen med lokaleplanlægningen på AU og ønsket om samlokalisering af enheder en opgave, som Teknisk Forvaltning i øjeblikket er i gang med at løse i samarbejde med rektoratet. Punkt 3. Lønrunde 2009: Materiale og tidsplan (SL) SL henviste til mail fra kontorfuldmægtig Edna Damgaard Skovsen af 8. april samt tidligere drøftelser i kredsen af kontorchefer. Ønsket er, at kontorcheferne inden den 23. april vender tilbage til SL med forslag inden for den af SEF givne ramme. Møder med organisationerne AC, HK med videre afholdes

3 Side 3 af 9 dernæst. Kontorcheferne inddrages løbende i forbindelse med alternative forslag fra organisationerne. Hovedresultaterne forventes ekspederet inden hovedferien. Udkommet af lønforhandlingen offentliggøres. SL anbefalede langsigtede i stedet for kortsigtede prioriteringer i forbindelse med lønforhandlingen. SEF tilføjede, at rammen er vokset en smule i år. Aftalen er, at JJ har sagen. SL konstaterede, at lønforhandlingen omhandler fuldmægtige, specialkonsulenter og chefkonsulenter. En udmelding af rammen for cheferne i administrationen er endnu ikke sket. SL bemærkede, at efter- og videreuddannelse ikke er en del af lønforhandlingen. ET konstaterede, at ledelsen har trukket endog voldsomt på medarbejderne i 2008 for eksempel i forbindelse med den administrative forandringsproces og selvom rammen er vokset en smule i år, gør den fortsat ikke AU konkurrencedygtig på arbejdsmarkedet. SL bemærkede, at han står til rådighed, hvis der er behov for svar på spørgsmål. Punkt 4. Den administrative forandringsproces. Status (FLA) Fra styregruppemødet i den administrative forandringsproces den 25. marts nævnte FLA it-oplægget fra FB: Kortsigtede it-planer: Styregruppen sagde ok Langsigtede it-planer: Styregruppen bad om endnu et oplæg Styregruppen var i øvrigt enig i ambitionsniveauet. Desuden nævnte FLA ledelsesinformationsoplægget fra sekretariatschef Per Lindblad Johansen, som rummer fire delprojekter:

4 Side 4 af 9 1. Systemer 2. Organisation 3. Hvordan skal ledelsesinformationsbehovene i forhold til centrale nøgletal, personale, økonomi og HR dækkes? 4. Hvordan skal de udvidede ledelsesbehov på hovedområderne dækkes? Sekretariatet er i gang med at definere og bemande projekterne i sporet. Drøftelse af indstillinger fra HR-projekt 1 og 2 FLA bad kontorcheferne om kommetarer til rapporterne fra HRsporets projektgruppe 1 og 2. Materialet er nu i høring på AU. Med afsæt i høringen laves en indstilling. Måske skal den omkring styregruppen igen, ellers går den via ledelsesstrengen. Når det er sket, er vicedirektør for Human Resources, Louise Gade, forhåbentlig på banen. FLA ridsede op: Rapporten fra projektgruppe 1 rummer en liste over HRprojekter. Indstillingen går på: En HR-afdeling med varetagelse af såvel bløde som hårde værdier En fælles snitflade mellem administrationen og hovedområderne Udviklingsopgaverne ligger centralt (for eksempel strategier, politikker, personalesager, lønadministration, lederuddannelse, arbejdspladsvurdering og servicering af hovedområder), og driftsopgaverne ligger decentralt. Rapporten fra projektgruppe 2 rummer overvejelser omring opgavesplit centralt/decentralt. Workflow er angivet i forhold til: VIP-ansættelser TAP-ansættelser Barsel Digital understøttelse mangler desværre fortsat. FLA bad igen kontorcheferne om:

5 Side 5 af 9 1) Kommentarer samt ris og ros 2) Prioriteringer mellem niveauer/projekter 3) Faktuelle fejl (på mail til FLA) ET konstaterede, at rapporterne er spændende læsning, for eksempel er der en række parallelle overvejelser sporene imellem i forhold til behovet for digitalisering. ET ønskede at vide, hvem der varetager driftsopgaverne for fællesadministrationen? Fællesadministrationen har cirka 250 medarbejdere, hvis interesser skal varetages. FB bemærkede, at det ikke umiddelbart fremgår af rapporterne, hvad størrelsesforholdet af organisationen bliver centralt/decentralt. Er der tale om en task force-hrorganisation eller en koncern-hr-organisation? Rapporterne har karakter af visionskataloger. Der er ikke tale om indstillinger, da der mangler prioriteringer og tidsplaner. Desuden er der ikke angivet forudsætninger og konsekvenser. KRTH konstaterede, at rapporterne er spændende læsning, for eksempel kendetegner både nærhedsprincippet og stordriftsprincippet indstillingerne. Det internationale område mangler imidlertid. Det er ikke berørt, hvad der skal gøres for rekruttering af internationale medarbejdere. SEF bemærkede som svar til KRTH, at vicedirektør for Human Resources, Louise Gade, ifølge pressen i hvert fald har fokus på rekruttering af internationale medarbejdere. SEF bemærkede som svar til FB, at styregruppen også har noteret sig, at prioriteringer og tidsplaner mangler i rapporterne. Derfor er de nu tilbage i sporet igen. SEF bemærkede som svar til ET, at en model kan være, at den centrale HR-afdeling også har driftsopgaver for administrationen. FB konstaterede, at so ein Ding muss ich auch haben - princippet (desværre igen) er gældende i forhold til it-behovet. SEF konstaterede, at styregruppen er opmærksom på problemstillingen. En prioritering over tid er påkrævet. Noget

6 Side 6 af 9 skal ligge på den kortere bane, og noget må afvente den længere bane. Og da tingene hænger sammen, bliver det en udfordring i sig selv. FLA anførte, at prioritering over tid skal foretages med afsæt i et samlet perspektiv. ET nævnte den igangværende og de kommende arbejdspladsvurderinger og behovet for at håndtere disse. SEF anførte, at det skal ligge i den centrale HR-afdeling. SEF konstaterede, at styregruppen for den administrative forandringsproces per 1. april består af: Prorektor for det strategiske område Søren E. Frandsen (formand) Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen Dekan Bodil Due Dekan Søren Mogensen Administrationschef Niels Damgaard Hansen Direktør Per Lindblad Johansen TAP-fællestillidsrepræsentant Aase Pedersen VIP-fællestillidsrepræsentant Finn Folkmann SEF konstaterede, at alle bidrager i forbindelse med arbejdet i styregruppen. Styregruppen glæder sig til at læse oplæggene fra de resterende spor. Punkt 5. Meddelelsespunkter 1. Faste punkter Nyt fra UDU/ UNI-IT/ NUAS SEF orienterede om, at UDU-mødet den 17. marts blandt andet handlede om mulighederne for at tegne forsikringer (drøftelse af hjemmel) og barslende ph.d.-studerende (drøftelse af underfinansiering). SEF orienterede om, at UNI-IT-mødet den 17. marts især handlede om STADS-projektet. Der er udfordringer i samarbejdet mellem Logica, KU og UNI-IT, hvilket har forårsaget en forsinkelse på 12 måneder. STADS-projektet er en endog

7 Side 7 af 9 bekostelig affære også for AU. Endelig konstaterede SEF, at briefs i relation til møderne i Danske Universiteter i den grad er værdsat af rektoratet. Nyt fra kursusdeltagelse Studietur til England den maj 2009 Studieturen har såvel et fagligt som et socialt program. FLA beklagede, at billetter til en fodboldkamp mellem Manchester City og Manchester United desværre har vist sig umulige at skaffe. TJ oplyste, at 23 personer deltager i turen (Søren Trangbæk, Louise Gade og Mads Hvitved Gran deltager blandt andet). FLA og TJ tager af sted tidligere end resten af gruppen. Søndag kl. 15:15 flyves Tirstrup-København-Manchester. Onsdag kl. 19:10 flyves Manchester-København-Tirstrup. Yderligere oplysninger følger. 2. Ad hoc Rektors sommertale den 17. juni, kl. 14:00-16:00, Søauditoriet Emnet for sommertalen vil være evalueringen på universitetsområdet. Et panel vil også forholde sig til emnet. Sommertalen vil igen blive streamet en opgave, som AU nu selv kan løse. Den 20. april: AU-ekstraordinært bestyrelsesmøde kl. 10:15 På dagsordenen: - Evalueringen på universitetsområdet Den 27. april: AU-bestyrelsesmøde kl. 14:00 På dagsordenen: - Godkendelse af dagsorden - Godkendelse af referater fra bestyrelsesmøde den 23. februar 2009 samt ekstraordinært bestyrelsesmøde den 20. april Udkast til Årsrapport 2008 og revisionsprotokollat - Internt regnskab for Nye uddannelser - Byggesager - Påskehøjgård - Planer om højhus på Lille Barnow-grunden

8 Side 8 af 9 - Evaluering på universitetsområdet i 2009, tema E. Frihedsgrader - Orientering om Det Naturvidenskabelige Fakultets formidlingsaktiviteter - Meddelelser fra - Formanden - Rektoratet - Eventuelt AU-designprogram status SEF henviste til brev af 26. marts, som kontorcheferne har modtaget. Budskabet er, at AU vil fastholde designlinjen, men at erfaringer med brugen af den selvfølgelig skal høstes. AF konstaterede, at der desuden er løbende udvikling og drift af designprogrammet. ET bemærkede, at studiekort og eksamensbeviser fortsat mangler i designprogrammet. Evaluering på universitetsområdet status SEF konstaterede, at der nu kun forestår enkelte rettelser i rapporten. Denne er på cirka 80 sider. SEF takkede medarbejderne centralt og decentralt for deres bidrag henset til en stram deadline. Aflevering skal ske den 22. april. McKinsey-undersøgelsen status OO orienterede om, at to undersøgelser 1) Taxametre på tørre kontra våde områder og 2) Fordeling af frie kontra bundne midler er slået sammen i McKinseyundersøgelsen. Der er tale om en folketingsbeslutning. Detaljeringsgraden har dog været diskuteret. OO oplyste, at nøgletalsdelen på centralt niveau (lavet af Økonomisk Forvaltning) er på plads, og at nøgletalsdelen på decentralt niveau (lavet af NAT og Økonomisk Forvaltning) næsten er på plads. Hvad angår spørgeskemaet om VIP er, er 410 personer på NAT udvalgt. Hvad angår spørgeskemaet om TAP er, skal det udfyldes af ni af kontorcheferne. Det handler om, hvad medarbejderne har lavet i OO har indkaldt til et møde den 22. april kl. 10:00-12:00 med henblik på at opnå en fælles forståelse af spørgeskemaet. Aflevering skal ske den 24. april. Sekretariatschef Niels Damgaard Hansen skal opgøre den samlede mængde af administrativt personale på institutter-

9 Side 9 af 9 ne på NAT samt på fakultetet. FKF ditto i forhold til AEC og TTIS. AF ditto i forhold til kommunikation. FB/OH ditto i forhold til it og data. PB ditto i forhold til Internationalt Sekretariat. ET ditto i forhold til studieadministration og Studievalg Østjylland. IH ditto i forhold til Teknisk Forvaltning og bygningsområdet. SL ditto i forhold til løn og personale. KS ditto i forhold til budget og økonomi. OO ditto i forhold til rektorat, rektoratsstab og ledelsessekretariat. KS ditto i forhold til puljerne (for eksempel ledelsespuljen). Oplysningerne om årsværk udfyldes af KS og OO. FLA henviste til opgørelsen af de administrative ressourcer. KS og OO konstaterede, at den desværre ikke kan (gen)bruges undtagen i forhold til NAT. Multimedieskat tolkning og administration/ hvordan undgås forringelse af medarbejderfleksibilitet? Drøftes på næste sekretariatschefmøde SEF konstaterede, at multimedieskatten endnu ikke er en realitet. JJ tilføjede, at lige nu tyder drøftelserne på, at den nedsættes fra 5.000,- til 3.000,- kroner, hvis den overhovedet kommer på tale. Eventuelt SEF konstaterede, at mail om APV sendes til dekaner, sekretariatschefer og kontorchefer den 16. april. SL bemærkede, at den 1. maj er fridag på begæring, jævnfør personalehåndbogen. Referent: Loise Kjærsgaard