AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Punkter til drøftelse. Fællesadministrationens organisering m.v.

Transkript

1 Dato: , kl Sted: Mødelokale 011 Deltagere: AF, ET, FKF, FLA, JJ, KJ, LKJ, MHG, PMM, SL, SEF Afbud: FB, IH, KRTH, KS, OH, PB, ST, TJ, OO Referat: LKJ REFERAT Punkter til drøftelse Universitetsdirektøren Dato: 20, Ref: BBE/KJ Side 1/7 Punkt 1: Fællesadministrationens organisering m.v. JJ omdelte et notat til gennemlæsning og bemærkede, at notatet ligger i naturlig forlængelse af oprettelsen af vicedirektørstillingerne. Rektoratet har haft fokus på forenkling, da strukturen blev lavet. Diagrammet viser organisationen, ikke de formelle eller uformelle referencelinjer. Rektoratet er at betragte som én enhed. FKF refererer til rektoratet. Opgaverne i PKE og AEC har tværgående karakter. Derfor indgår PKE og AEC ikke i linjeorganisationen ligesom Ledelsessekretariat, Økonomi og Planlægning, HR, Studieforvaltning, Kommunikation og IT. En lignende situation kendetegner Forskningsstøtteenheden med John Westensee i spidsen. JJ tilføjede, at Arbejdsmiljø placeres i HR. Placeringen af Studiemiljø drøftes pt. ET indgår gerne i denne drøftelse, jævnfør også at studiemiljøundersøgelsen fra 2008 var ophængt i studieudvalget. JJ konstaterede, at kontorchefmøderne nu ophører. I stedet etableres der et ledelsesforum med deltagelse af lederne af linjeorganisationsenhederne, universitetsdirektøren og prorektor for det strategiske område. FKF beklagede, at PKE og AEC ikke var en del af diagrammet. Synlighed er alfa og omega både udadtil og indadtil. JJ nævnte, at det har handlet om løsning af cirklens kvadratur, eftersom rektoratet har haft fokus på forenkling. Universitetsdirektøren Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: direktor@au.dk

2 Side 2 af 7 SEF bemærkede, at PKE og AEC fortsat er prioriteret. Imidlertid udgør Ledelsessekretariat, Økonomi og Planlægning, HR, Studieforvaltning, Kommunikation og IT den klassiske administrationsstreng, hvor PKE og AEC har et fagligt spænd på tværs af hovedområderne. FKF nævnte, at OutReach også bør placeres. Igen er synlighed alfa og omega især hvis det skal give mening for OutReach at flytte. AF nævnte, at pressechef Anders Correll med medarbejdere også bør placeres. JJ og SEF arbejder videre med den grafiske illustration. ET pointerede, at ikke kun den smalle, men også den brede kontakt bør sikres i form af et tværgående forum. JJ konstaterede, at vicedirektørerne har ansvaret for kommunikationen på deres respektive områder, ligesom JJ og SEF selvfølgelig har et ansvar. SEF bemærkede, at traditionen tro deltager relevante medarbejdere selvfølgelig til relevante punkter i forbindelse med mødeafholdelse. Et forum bestående af vicedirektørerne og administrationscheferne kan for eksempel mødes 1-2 gange årligt. ET pointerede, at der er behov for at sikre, at vicedirektørerne er klædt på af deres respektive afdelinger. AF nævnte, at ledelsesinformation bør være i fokus, jævnfør også APV en. SEF konstaterede, at kommunikationsbehovet formentlig også vil ændre sig med organisationsstrukturen. AF spurgte til udmelding af indholdet i notatet. JJ svarede, at lederne kan orientere medarbejdere nu, hvor CASU og kontorcheferne har fået besked. Notatet justeres, hvorpå det rundsendes, og organisationsdiagrammet lægges på ligesom ændringerne omtales i nyhedsbrevet.

3 Side 3 af 7 Punkt 2: Den administrative forandringsproces, status (FLA) FL refererede fra styregruppemødet den 6. maj, at en række milepæle i økonomisporet nu er nået (generation 1), for eksempel fælles kontoplan, fælles økonomisystem og udrulning af workflow til fakturahåndtering. Desuden drøftede styregruppen opgavesplittet mellem centralt og decentralt niveau. Der lægges op til, at hovedområderne får et større ansvar med hensyn til økonomistyringen. Opgaver i relation til stamoplysningerne i økonomisystemet (registrering med videre) løser Økonomisk Forvaltning. Lige nu sker der også ændringer med hensyn til bogholderifunktionerne, men snittet i forhold til bogholderi skal måske ændres på sigt, hvis det er mere rationelt. Desuden skal der arbejdes på, at projektøkonomistyringen fremover placeres på hovedområderne. Oplæg til principper for den fælles økonomistyring (2. generation) er på vej. Desuden er en webshop på vej med henblik på køb af kurser etc. Der er tale om en udrulning af DPU-modellen. Endelig har direktør Per Lindblad Johansen ansvaret for et projekt om ledelsesinformation (en opbygning af en database med basale oplysninger). FL oplyste endvidere, at en indstilling fra HR-sporet om en fælles HR-organisation nu foreligger. Den har været på rektoratsmødet den 18. maj og er et punkt på dagsordenen på mødet i universitetsledelsen den 8. juni. Arbejdet i HR-sporet flyttes nu over i driften, og vicedirektør Louise Gade får ansvaret for at indstille forslag til ledelsesstrengen. Punkt 3: Budgetproces 2010, costdrivere og opgavesplit JJ henviste til sammenhængen med den administrative forandringsproces, jævnfør punkt 2. Oplæg fra Økonomisk Forvaltning foreligger til møderne i universitetsledelsen den 8. og 22. juni.

4 Side 4 af 7 Punkt 4: APV, opsamling fra mødet den 20. maj JJ konstaterede, at APV en var et punkt på dagsordenen til mødet i CASU den 26. maj. Stemningen var udmærket. Ønsker som mere information om den administrative forandringsproces og mere forståelse for arbejdskulturen blev fremsat. Ord som usikkerhed og utryghed blev også nævnt. Handlingsplaner følger nu i de respektive afdelinger altså på enhedsniveau da problemerne varierer fra sted til sted. En sammenskrivning af handlingsplanerne finder dernæst sted, så der også foreligger en samlet handlingsplan for Fællesadministrationen. Undersøgelsen er designet in-house med lektor Torben K. Jensen i spidsen. I forlængelse af APV en ligger en proces, hvor ledere og medarbejdere skal samarbejde. I krænkende tilfælde kræves selvfølgelig omgående reaktion, jævnfør personalepolitikken. AF bemærkede, at arbejdsmiljøorganisationen i krænkede tilfælde foreslår anonym rådgivning og vejledning, hvis medarbejderen for eksempel ikke kan gå til lederen. KJ tilføjede, at chefkonsulent Anders Kragh Moestrup administrerer et abonnement på psykologhjælp. AF opfordrede til at videreformidle dette. ET bemærkede, at en henvendelse til chefkonsulent Anders Kragh Moestrup i forbindelse med stress i en afdeling blev afvist. Det er en balancegang. Signalet bør ikke være, at kun krænkede, men ikke stressede kan få hjælp. SL konstaterede, at en sondring mellem fagligt og personligt relaterede problemer også bør finde sted FKF pointerede, at en udmelding om offentliggørelsen af APV en til medarbejderne manglede. KJ bemærkede, at intentionen var, at lederne videresendte oplysningen. Punkt 5: Sommer- vagtplan KJ anmodede om udfyldning og returnering af skemaet.

5 Side 5 af 7 Punkter til orientering Punkt 6: Vicedirektører JJ konstaterede, at vicedirektør Louise Gade har første arbejdsdag den 2. juni. Punkt 7: Lokaleplan 8000C JJ konstaterede, at Teknisk Forvaltning er i gang med en tidsplan for flytningerne i Fællesadministrationen. Intentionen bag lokaleplanen for 8000C er at samle enhederne samt at placere samarbejdende enheder i nærheden af hinanden. Kontorcheferne henstillede til, at IH er opmærksom på at inddrage ledere og medarbejdere også i forhold til tidsplanen for flytningerne i Fællesadministrationen. Journalen og Telefonomstillingen er orienteret af henholdsvis SL og AF. SL laver et notat om konsekvenserne for Journalen. AF påpegede en række krav i forbindelse med opgaveløsningen i Telefonomstillingen. Med referatet følger to fortrolige bilag til kommentering. IH med cc til JJ, SEF og LKJ skal have kommentarerne inden den 3. juni klokken 12:00, jævnfør bilag 1 og 2. Punkt 8: Lønrunde 2009, status (SL) SL konstaterede, at forhandlingerne forløber i en udmærket stemning. I forbindelse med konkrete forslag kontaktes den konkrete chef. Ved strukturproblemer kontaktes JJ. Tidshorisonten for afslutning af forhandlinger er Sankt Hans. Punkt 9: Meddelelsespunkter 1. Faste punkter Nyt fra UDU/UNI-IT/NUAS SEF orienterede om, at der på UDU-temamødet den 19. maj var en gennemgang af arbejdet på universiteterne siden vedtagelsen af universitetsloven. Der er markante forskelle universiteterne imellem. Forandringsprocesserne er

6 Side 6 af 7 drevet af noget forskelligt: Rationaliseringsgevinst, sammenhængskraft etc. JJ holdt også et oplæg om økonomistyringen på Rigshospitalet. SEF orienterede desuden om, at der på UDU-mødet den 19. maj var en drøftelse af det materiale, som universiteterne har indsendt i forbindelse med evalueringen på universitetsområdet samt af selvejerrapporten og egenkapitalrapporten. En sammenligning af resultatopgørelserne for 2008 mellem universiteterne fandt også sted. Nyt fra bestyrelsesmøder SEF orienterede om det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 20. april om evalueringen på universitetsområdet. Med et par justeringer godkendte bestyrelsen rapporten fra AU. SEF orienterede desuden om det ordinære bestyrelsesmøde den 27. april, hvor såvel bestyrelsen som rigsrevisionen og egen revision roste årsrapporten. Et punkt om nye uddannelser og et punkt om Påskehøjgård indgik også. Bestyrelsesmedlem Erik Højsholt er valgt som formand for bestyrelsen for Auriga Industries A/S. Nyt fra kursusdeltagelse 2. Ad hoc Evaluering på universitetsområdet, status SEF orienterede om, at kun bestyrelsesformand Jens Bigum har deltaget i besvarelsen af tema E ifølge aftale med bestyrelsen. Tema E skrives nu ind i rapporten fra AU. McKinsey-undersøgelsen, status SEF orienterede om, at rektor Ralf Hemmingsen, rektor Jens Oddershede og rektor Lauritz B. Holm-Nielsen læser rapporten den 26. maj. Der er forventning om en fælles udtalelse fra de tre rektorer, hvorpå en politisk proces følger inden offentliggørelsen. Majmøder med hovedområder JJ konstaterede, at majmøderne med hovedområderne nu er afholdt med en dagsorden med generelle og specifikke punkter, blandt andet udviklingsmål og strategiopfølgning, samt fire økonomispørgsmål i lyset af den betydelige

7 Side 7 af 7 afvigelse mellem forecast 4 og resultatet Fællesadministrationens sommerudflugt den 9. juni JJ konstaterede, at et program er udsendt. Rektors sommertale den 17. juni kl i Søauditoriet, Århus Punkt 10: Eventuelt ET orienterede om følgende: Ansøgningen om ETCS-label blev afvist af EUkommissionen, hvilket er en skuffelse. International chef Kristian Thorn kontakter nu Cirius med henblik på et møde i Bruxelles Danske Universiteter har sikret barselskorrektion i forbindelse med færdiggørelsesbonus AU har haft en markant stigning i kvote to-ansøgninger på cirka 30 % AU har budt på og igen vundet en kontrakt på fire år med Undervisningsministeriet om at drive Studievalg Østjylland MHG orienterede om arbejdet med at erstatte profilavisen med en profilkampagne. Informationskontoret og hovedområderne har siden medio januar bidraget til arbejdet sammen med UNCLE. Omdrejningspunktet er AU som moderne, dynamisk og inkluderende. Desuden er viden og værdi i fokus. Planen er, at forskerne møder danskerne gennem interaktive foredrag i det offentlige rum. Målgruppen er influenter i forhold til potentielle studerende, det vil sige årige. Kampagnetidspunktet er den juni. Budgettet for profilkampagnen er det samme som budgettet for profilavisen. Referent: Loise Kjærsgaard