Referat fra kontorchefmøde

Transkript

1 Referat fra kontorchefmøde Den 14. januar 2009 kl , mødelokale 011 Afbud: TJ, FKF, IH A. Opfølgning på bestyrelsesmøde den 18. december 2008 SEF konstaterede, at bestyrelsesmødet forløb fint. Punktet Udpegning af eksternt medlem af bestyrelsen blev ikke afsluttet på bestyrelsemødet den 18. december, men på ekstraordinære bestyrelsesmøder den 4. og 8. januar. Nyt medlem af bestyrelsen er Michael Christiansen. Tre medlemmer har forladt bestyrelsen: Biskop Kjeld Holm, direktør Svend Krarup og direktør Jens Kampmann. For at optimere det videre forløb med fusionerne har Kjeld Holm (tidligere bestyrelsesformand for DPU) og Svend Krarup (tidligere bestyrelsesformand for DMU) accepteret en anmodning fra bestyrelsen om at fortsætte som observatører i endnu et år. Dato: d. 14/ Reference: WFJ/KJ Direkte tlf: E-post: wfj@adm.au.dk E-post: kj@adm.au.dk Under punktet Økonomi godkendte bestyrelsen budgettet for Det ligner umiddelbart det indmeldte. KS vender tilbage til områderne i uge 4. Under punktet Stillingen som universitetsdirektør godkendte bestyrelsen ansættelsen af en ny universitetsdirektør samt en ændret arbejdsdeling i rektoratet. Rektoratet har siden mødet den 18. december arbejdet videre på begge områder. Med henblik på at rådgive rektoratet i forbindelse med ansættelsen af en ny universitetsdirektør har rektoratet i uge 3 anmodet om, at følgende indtræder i en rådgivningsgruppe: Administrationschef Ole Jensen HUM Administrationschef Anders Roed SUN Administrationschef Per Henriksen SAM Administrationschef Jette Schønemann TEO Administrationschef Niels Damgaard Hansen NAT Kontorchef Niels Kiil DJF HR-chef Henrik Hansen Søndergaard ASB Direktør Per Lindblad Johansen DPU Vicedirektør Kurt Nielsen DMU Professor Torsten Iversen, Juridisk Institut Professor Mogens Nielsen, Datalogisk Institut Universitetsdirektøren Aarhus Universitet Bygning 1430 Nordre Ringgade Århus C Tlf: Fax: E-post: direktor@au.dk Web:

2 Vicedirektør Ole Olsen Ledelsessekretariatet Kontorchef Eva Teilmann Studieforvaltningen Kontorchef Kirsten Skjødt Økonomiforvaltningen Kontorchef Svend Larsen Personale- og Udviklingskontoret Fællestillidsrepræsentant Aase Pedersen Processen er nu, at direktør Jan Kjeldsmark fra Mercuri Urval samler rådgivningsgruppen den 3. februar med henblik på, at rådgivningsgruppen laver en indstilling til rektoratet. Mercuri Urval laver ligeledes en indstilling til rektoratet. Første samtalerunde er den 9. februar, og eventuel anden samtalerunde er den 12. februar. Imellem disse to datoer ligger test. Præsentationen af kandidaten for bestyrelsesformand Jens Bigum er den 18. februar, og punktet Stillingen som universitetsdirektør er på bestyrelsesmødet den 23. februar med henblik på tiltrædelse den 1. april. KS bemærkede, at bestyrelsen på et tidspunkt skal have en orientering om forretningsgange og interne kontroller, jævnfør reaktionen på mødet den 18. december i relation til emnet. PWC er involveret i sagen, jævnfør bilag 1 og 2. Især løn og it er i fokus. Også sporene i den administrative forandringsproces spiller en rolle i denne forbindelse. FB ønskede at vide, hvordan bestyrelsen oplever den administrative forandringsproces. SEF refererede en opfordring fra bestyrelsen på mødet den 18. december til at sikre den fornødne prioritering og fokus. Med henblik på potentielle sager orienterede OO om, at næste bestyrelsesmøde er den 23. februar. Desuden refererede han dagsordenen for nuværende: Godkendelse af dagsorden, Godkendelse af referater af 18. december samt 4. og 8. januar, Orientering om bestyrelsens arbejde, Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet, Uddannelsesområdet, Stillingen som universitetsdirektør, Orientering om status for forandringsprocessen, Meddelelser fra formanden og rektoratet og endelig Eventuelt. Indholdet af og titlen på punktet Uddannelsesområdet er endnu ikke 100% afklaret. B. Status på ansættelsesprocesser: Universitetsdirektør Jævnfør punkt A. International administrativ chef Der var 13 ansøgere til stillingen. Tre personer var til samtale. Et enigt ansættelsesudvalg indstillede en velkvalificeret kandidat, som PUK nu forhandler kontrakt med. Om alt går vel 2

3 sker tiltrædelse den 1. marts. HR-chef Ansøgerne til den oprindelige stilling har fået besked om situationen. Et revideret stillingsopslag gående på det brede HR-område er på vej. Desuden supplerende: OO orienterede om, at Jette Røgild er ansat i Ledelsessekretariatet fra den 1. maj, og at Karl Christensen er ansat i Ledelsessekretariatet fra medio januar og resten af 2009 den føste tid med fokus på klima. SEF orienterede om, at ASB efter sigende har fundet en velkvalificeret kandidat til stillingen som direktør. Vedkommende er i øjeblikket til test. Efter testen har SEF en samtale med kandidaten. C. MUS. Drøftelse og fremadrettet brug SL takkede KJ for indsamling af eksempler på MUS-skemaer, jævnfør bilag 3. SL orienterede om, at MUS blev sat i system i 1993, og at AU i henhold til loven har pligt til at tilbyde MUS. En aftale med HSU er indgået i 1999 med afsæt i aftalen for staten, og personalepolitikken er ajourført i SL redegjorde for opbygningen af personalepolitikken. MUS er omtalt i kapitel fire. SL oplyste, at 8000C har implementeret MUS i forbindelse med personalepolitikken. Emnet MUS bliver løbende drøftet af HSU. En undersøgelse har vist, at 8000C næsten holder frekvensen med årlige MUS mellem leder og medarbejder. Indholdet af og formen på MUS på 8000C varierer dog, ligesom skemaerne gør det. SL konstaterede, at MUS fungerer på det administrative område, men at det kan skabe problemer på det videnskabelige område, hvor der er få ledere til mange medarbejdere. SL anbefalede MUS. Undervisning i afholdelse af MUS bliver tilbudt gennem deltagelse i kollektive og individuelle kurser. SL nævnte, at kontorcheferne har drøftet emnet for ti år siden. Siden er det ikke drøftet systematisk. AF fortalte om MUS og skemaer i IK. AF betragter MUS som et supplement til den løbende dialog mellem leder og medarbejder. AF mener, at MUS-skemaet bør tilpasses afdeling, leder og medarbejder for at give mening. Desuden bør forandring i hverdagen resultere i forandring af MUS-skemaet. AF sætter blandt andet fokus på stress gennem brug af et spørge- 3

4 skema i MUS-skemaet. En facitliste eksisterer ikke, men leder og medarbejder skal være tilfredse med placeringen af krydset. AF har deltaget i et mellemlederkursus, hvor fokus har været på samtalen såvel den udviklende som den konfronterende ikke på skemaet. SEF bemærkede, at han prioriterer MUS. Som regel skaber den udviklende samtale ikke problemer, men en del ledere kan have problemer med den konfronterende samtale for eksempel hvis en medarbejder har et misbrug. Alle ved det, men ingen taler om det, og aspektet mangler tit og ofte i MUS-skemaet. Kurser kan være en hjælp. FL nævnte, at han har brugt MUS-skemaet som en slags huskeliste. Stort og småt er med i samtalen. Snakken i sig selv er et gode. SEF foreslog, at én blandt flere modeller kan være at vælge fælles temaer i forhold til alle medarbejdere et eksempel kan være den enkelte medarbejders ønsker/bidrag i forhold til konkrete udfordringer for afdelingen/enheden. KJ foreslog som ramme for samtalen, at lederen beder medarbejderen om at opdele de daglige opgaver i grønne, gule og røde med det formål at optimere antallet af grønne opgaver gennem medarbejderens, lederens eller samarbejdspartneres indsats. SL rejste spørgsmålet om kompetencerne hos en mellemleder til at love en medarbejder noget. ET foreslog, at svaret kan være, at mellemlederen vil indstille medarbejderen. Så er der ikke lovet noget. SEF og FB nævnte, at de tager samtaler med mellemledere først for at afstemme forventninger. Desuden tager de samtalerne i ét hug. ET fortalte, at hun gør det modsatte tager samtaler med mellemledere til sidst. Dette for at få et samlet billede og i øvrigt, at hun tager samtalerne løbende. KJ påpegede vigtigheden af at holde MUS samt af at variere MUS. SL nævnte løn Forhandlingerne er gerne i april, så tingene er på plads inden Sankt Hans. Universitetsdirektøren fastsætter en ramme, og den bliver fordelt efter lønsumsprofessionalitet. SEF påpegede, at et fyldestgørende beslutningsgrundlag (sum, ordninger, tillæg etc.) selvfølgelig skal foreligge inden forhandlingerne. 4

5 D. Præsentation af årshjul AF gennemgik årshjulet og udgifterne, jævnfør bilag 4, 5 og 6. Materialet er resultatet af en proces, som IK og SEF har været igennem for at skabe et overblik over kommunikationsområdet. Desuden har målet været synliggørelse. Det bliver nu brugt som værktøj for både afdelingen og rektoratet: Hvordan prioriteres ressourcerne? Hvor skal ressourcerne eventuelt omprioriteres? AF fortalte om processen, at den har været noget af en øvelse. Noget er svært at definere som afgrænsede opgaver, og noget er let at definere som afgrænsede opgaver. Nogle opgaver involverer mange mennesker, og nogle opgaver involverer få mennesker. For eksempel har opgørelsen af timer voldt besvær. En del timer går nemlig ikke til definerede afgrænsede opgaver. De er derfor placeret under punktet Øvrig drift (telefonsnak, mødedeltagelse etc.). AF konstaterede, at IK ikke har voldsomt med råderum. Rektoratet træffer beslutning om opgaverne. Desuden samarbejder IK med en række områder, for eksempel Studieforvaltningen, og de pågældende områder bidrager selvfølgelig også til kommunikationsområdet. ET nævnte, at AU faktisk heller ikke ved, hvad en STÅ koster, da en række områder også bidrager til den (undervisere, lokaler etc.). SEF nævnte, at Ledelsespuljen også bidrager i forhold til IK. SEF opfordrede til at lave øvelsen på hvert område, da den kan resultere i en god proces og blive et godt redskab. Øvelsen kan også laves af hovedområderne. Hvis det for eksempel sker på kommunikationsområdet, hvor IK allerede har været i gang, så får AU et overblik over kommunikationsområdet både centralt og decentralt. Det kan så danne afsæt for en diskussion af, hvordan AU prioriterer centralt og decentralt. ET påpegede, at det også er ressourcekrævende at lave øvelsen. FL tilbød at bistå med et værktøj til tidsregistrering. Der udestår fortsat en udfordring på området. E. Den administrative forandringsproces. Status (FL) FL oplyste i relation til kortlægningen af de administrative medarbejderressourcer, at tallene næsten er parat. For eksempel foreligger de nu på kommunikationsområdet. FL vurderede, at AU umiddelbart kan genbruge tallene i relation til DU, og hvis behovet viser sig også opsplitte dem. DU er nemlig i gang med en tilsvarende kortlægning af de 5

6 administrative medarbejderressourcer på universiteterne. Den er kendetegnet ved, at universiteterne skal afgive kvalificerede skøn til DU, og begrundet i, at DU ønsker at vide, hvor universiteterne står, når en benchmarking med servicecentrene i staten skal finde sted. Organisering af Teknisk Forvaltning Notatet om organisering af Teknisk Forvaltning var på dekanmødet den 12. januar. Det gav anledning til en række bemærkninger fire dekaner er for en central pulje, fire dekaner er mod en central pulje, og en dekan er neutral men alt i alt fik notatet en pæn behandling, idet dekanerne betragtede det som et udmærket grundlag for det videre arbejde. Styregruppen for den administrative forandringsproces har punktet på mødet den 21. januar. SEF betonede, at øvelsen betyder, at en del af opgaverne i Teknisk Forvaltning bliver decentraliseret. En forudsætning er dog, at retningslinjerne samt intentionen bag dem bliver respekteret. F. Telefon- og mailliste over chefer på AU herunder drøftelse af tilsvarende mailgrupper samt søgbare mobilnumre KJ havde to ønsker: At alle mobilnumre fremgår af webstedet (både i telefondatabasen og på personens webside), og at AU har let tilgængelige, ajourførte mailgrupper på chef-/ ledergrupper - kontorchefkredsen, sekretariatschefkredsen, studieledere, institutledere etc. OH oplyste, at ajourførte mailgrupper på kontorchefkredsen, sekretariatschefkredsen etc. Ligger under Selvbetjeningen på webstedet. Rettelse til telefon- og mailliste over chefer på AU, jævnfør bilag 7: Mobilnummeret på PPM er G. Meddelelsespunkter 1. Faste punkter Nyt fra UDU/ UNI-IT/ NUAS UDU: DU er i gang med en kortlægning af de administrative medarbejderressourcer på universiteterne, jævnfør punkt E. Desuden har DU sammen med UBST fokus på projektet i Kina. Endelig drøfter DU bevillinger på eksterne forskningsprojekter med FI. Det er afklaret, at overhead vil fremgå separat, men hvem (= universitetet eller forskeren), bevillingerne skal gå til, er endnu ikke afklaret. 6

7 UNI-IT: Hen på 2009 kommer en række ydelser, som UNI-IT har, i udbud. Tilsyneladende er der et ressourcekvalitetsproblem i relation til leverancen af STADS. En diskussion om et revideret budget pågår også. ET nævnte rygter om en forhøjelse af budgettet samt problemer med kommunikationen. Studietur til England den maj 2009 FL og AF arbejder videre i forhold til Manchester, som gerne vil have besøg. 2. Ad hoc Ledelsesseminar Sandbjerg den februar 2009 OO, FL og KJ arbejder videre på programmet. Dagsordenen er for nuværende: Den administrative forandringsproces og Evaluering af universitetsloven. Der deltager ikke eksterne foredragsholdere, da vurderingen har været, at der er behov for fokus på interne drøftelser. Årsberetning 2008 Fra 2008 eksisterer årsberetningen kun elektronisk. IK arbejder på opgaven. Orientering fra møde med fællestillidsrepræsentant Aase Pedersen og Leif Flensborg den 7. januar SEF fortalte om en god dialog med AP og LF, hvor temaet blandt andet var medarbejderdreven innovation. AP og LF præciserer nu, hvad de mener med medarbejderdreven innovation. Desuden bidrager AP og LF gerne i forbindelse med evalueringen af universitetsloven. Web SEF konstaterede, at webstedet på en række punkter desværre ikke er ajourført, og at problemet med døde links er massivt. Derfor har rektoratet bedt hovedområderne om at sikre, at ajourføring sker inden den 1. april. Også kontorcheferne har ansvaret for en række sider på deres respektive områder, ligesom IK har ansvaret for en række sider af fælles karakter. Alt skal gennemgås. I løbet af 2009 bliver der også en drøftelse af det strukturelle i relation til webstedet. Eventuelt SL orienterede om seniorbonus. Seniorbonus varierer med alder og efter arbejdsbelastning. Retten er indtruffet. Procedurerne tilrettelægges nu. PUK sender i uge 4 et brev til de knap 500 medarbejdere på AU, som op- 7

8 fylder kriterierne. De får besked om procedurerne senere. KJ hilste fra Søren A. Mikkelsen. Forslag til kommende dagsordener: Evaluering af universitetsloven Løn 2009 SEF understregede, at yderligere forslag er velkomne. Referent: Loise Kjærsgaard 8