Udviklingsproces for Mariager3ord Kommune. 15. maj 2013

Transkript

1 Udviklingsproces for Mariager3ord Kommune 15. maj 2013

2 Formål Forandringsprocessen har Al formål at samle de selvejede idrætshaller i én selvejende insatuaon Mariager3ord Idrætshaller samt finde holdbare løsninger pa den fremadige organisering, ejerforhold, økonomiske modeller, nye drilsformer og akavitetsmuligheder for denne Processen defineres overordnet set som succesfuldt Alendebragt når: der er etableret en ny organisaaon med en ansvarlig bestyrelse og overordnet ledelse der foreligger en samlet strategi og implementeringsplan for udvikling af området ejerskabet af de selvejende haller er overført Al den nye selvejende insatuaon der foreligger nye økonomiske modeller for dril og udvikling af området

3 3 parallelle processer Halanalyseprocessen

4 Krav om koordinering Styregruppe

5 Styregruppe Styregruppen Overordnet mål Overordnet projektansvarlig Sikre fremskridt i projektet Sikre kobling Al poliakerne Løbende evaluering af samarbejdet med de involverede Ansvarlig Jørgen Tidsplan AVoldelse af månedlige møder eller eler behov

6 Styregruppe Overordnet mål: Sikre involvering fra udvalget og byrådet gennem løbende informaaon Fastlæggelse af vision Fastlæggelse af overordnede mål for processen Fastlæggelse af minimumskrav Al hallerne Fastlæggelse af delmål og Adsplan Fastlæggelse af plan for forandringsprocessen Fastlæggelse af kommunikaaonsplan Ansvarlig ALales på styregruppemødet den 15.5 Tidsplan / to do a:ales på mødet den 15.5 Plan for involvering af poliakerne frem Al valget Plan for involvering af poliakerne eler valgt

7 Styregruppe Overordnet mål Sikre at beslutningerne sker på et oplyst grundlag Udvikling af nye økonomiske modeller Udvikling af nye Alskudsmodeller Udvikling af ny organisaaonsplan NedsæXelse af arbejdsgrupper, der løser specifikke analyseopgaver og problemer Ansvarlig Se de følgende sider (alales den 15.5) Tidsplan De enkelte grupper opløses elerhånden som de har fuldført deres arbejde Delområder, der kommer Al at indgå i analyseprocessen: 1. Udviklingsgruppe 2. Frivillighedsgruppe 3. Juridisk følgegruppe 4. Økonomisk følgegruppe 5. Personalemæssig følgegruppe 6. KommunikaAons og procesgruppe

8 Styregruppe 1. Udviklingsgruppe Overordnet mål Skal arbejde med udvikling af nye Altag, akaviteter og konkrete måder at gøre Angene på eler etablering af den nye insatuaon. At samle best pracace eksempler fra området og undersøge mulighederne for at udbrede disse Al andre haller. Formålet er at Alføre energi og posiavitet Al forandringsprocessen og give de forandringsparate aktører en mulighed for at involvere sig posiavt i processen. Indsamle gode ideer Al Altag, akaviteter og konkrete. OpsAlling af bruxoliste Kobling Al familiedistrikter Ansvarlig Johnny, Klaus Frejo. Johnny udpeger 1-2 repræsentanter fra Idrætsrådet. 1 fra ældrerådet og 1 fra ungdomsrådet. 1 fra sundhedsområdet. Klaus Jacobsen fra hallerne. Eventuelt kobling Al forebyggelses- og sundhedsområdet. Tidsplan Der udarbejdes en Adsplan

9 Styregruppe 2. Frivillighedsgruppe Overordnet mål Skal sikre det frivillige engagement ikke går tabt i processen. Understrege at frivillig engagement og indhold i hallerne kan gå hånd i hånd med koordinering af rammen Ansvarlig(e) Klaus Frejo og Johnny. Bred involvering af borgere, interessegrupper, foreninger, bestyrelserne, ildsjæle og andre. Tidsplan Inddragelse lokalt som en del af planen i hal- involveringsprocessen

10 Styregruppe 3. Juridisk følgegruppe Overordnet mål Ansvar for afdækning af de juridiske problemsallinger forbundet med etableringen af Mariager3ord Idrætshaller (MFKI). Herunder: OpreXelsen af den selvejende insatuaon Mariager3ord Idrætshaller Ablaring af de juridiske forhold i de selvejende haller i dag Ablaring af de juridiske forhold omkring overdragelse af ejerskab Al den nye insatuaon Nye Alskudsmodeller og lejebeangelser Personalemæssige forhold Andre juridiske forhold Ansvarlig Lars, Trine og/eller MarAn. Eventuelt suppleret med ekstern Tidsplan Asap

11 4. Økonomisk følgegruppe Styregruppe Overordnet mål Ansvar for afdækning af de økonomiske problemsallinger forbundet med etableringen af MFKI. Herunder: Det endelige økonomiske overblik over den samlede økonomi i hallerne. Nye økonomiske modeller for drilen af MFKI DriLsopAmering i forbindelse med opnåelse af stordrilsfordele Afdækning af mulighederne for finansiering af omsallingsprocessen via eksterne udviklingsmidler Forslag Al budgexer og økonomiske overslag for MFKI Tilskudsmodeller Overgangsordninger Ansvarlig Jens, Lars Rold, Kim Jakobsen Tidsplan Asap

12 5. Personalemæssig følgegruppe Styregruppe Overordnet mål Ansvar for håndtering af de personalemæssige konsekvenser af etableringen af MFKI på en hensigtsmæssig måde. Fastlæggelse af overdragelsesform Udformning af sallingsbeskrivelser Forhandling med Halinspektørforeningen om personalets fremadige ansæxelser og vilkår. Ansvarlig Joan, Hanne Juhl, Klaus Frejo Tidsplan Asap

13 6. KommunikaAons- og procesgruppe Styregruppe Overordnet mål Ansvarlig for kommunikaaonen med alle interessenter i omsallingsperioden. Håndtering af pressen igennem en åben dialog. Udsendelse af pressemeddelelser når der er relevant nyheder. Struktureret kommunikaaon Al følgende grupper: Hallernes bestyrelser Brugerne Borgerne De ansaxe i hallerne AkAviteter vil omfaxe informaaons og debatmøder, samt visions og udviklingsmøder. Det forventes at der skal avoldes møder både på kommunalplan og med de enkelte haller. Plan for kommunikaaon Al en bredere kreds end hallerne, således at vi ikke kun taler med hallernes repræsentanter Etablering af hjemmeside (wwe Ansvarlig Jens, Joan, Klaus, Joan OXe Andersen, Tidsplan Asap

14 Styregruppe Hal- involvering Overordnet mål Sikre involvering af alle interessegrupperne. Sikre lokalt ejerskab på indhold med henblik på at få mest mulig idræt ind i hallerne Møder med halkoordinaaonsgruppen Individuelle ablaringsprocesser med hallerne Lokalhallernes valg mellem tre scenarier for fremaden Udviklingsproces med udvalgte medarbejdere/repræsentanter Arbejde med innovaaonsprojekter igennem involvering Ansvarlig Klaus, Johnny Tidsplan Møderne med de enkelte hallers ledelser skal holdes inden sommerferien På møderne Albydes hallerne et nyt møde med en bredere kreds hvis det ønskes. Eksempelvis foreningsrepræsentanter eller borgermøde.

15 Minimumskrav Al hallerne Transparent lokaleanvendelse Fælles anvendelse af bookingsystemer (Conventus) Fælles økonomiske Alskudsrammer DriLskontrakt med hallerne og krav Al regnskabsaflæggelse Samarbejde på tværs AutomaAsk lukke- og åbnesystemer

16 Styregruppe Overordnet mål Sikre koordinering af de enkelte akaviteter. Løbende rapportering af resultaterne Al styregruppen Udarbejder kriask liste over mulige svagheder i projektet Ansvarlig ALales den 15.5 Tidsplan AVoldes af månedlige møder eller eler behov

17 Krav om koordinering Styregruppe

18 Strategien for Idrætshallerne i Mariager3ord Kommune (IMAKO) 15. maj 2013

19 Idrætsområdet - målgrupper Mariager3ord Kommune Primære brugergrupper Foreninger FriAdsklubber InsAtuAoner Skoler Partnerskaber Partnerskaber (eksempelvis boligorganisaaonerne) Kommunesamarbejde Idrætsforbund (Eks. DBU) Event operatører Sekundære brugergrupper Borger Selvorganiserede Brugerne (organiserede) Virksomheder Sportsturisterne Eleverne Forebyggelseprojekter (eksempler) MoAon på recept ForebyggelsesiniAaAver Aldersopdelte akaviteter Særlige grupper

20 Referenceramme for strategiarbejdet (påbegyndes 2013Q4) HovedakNviteter StøOeakNviteter Svømme- haller Haller og kondi- rum Park og udendørs anlæg UdviklingsakAviteter Bygning og vedligehold Energi Frivilligt arbejde HR/Jura/aLaler/partnerskaber Klub-, forenings- lokaler AdministraAon / Booking / Procedure IT Servicekoncept Cafe / Bespisning Event og udvik- lingsak- Aviteter Primære og sekun- dære bruger- grupper Markedsføring / KommunikaAon / sponsorkoncept Udendørsanlæg Rengøring Udlejning