Godkendelse af administrationsbidragsaftale mellem Miljø- og Energiforvaltningen og Borgmesterens Forvaltning

Transkript

1 Punkt 2. Godkendelse af administrationsbidragsaftale mellem Miljø- og Energiforvaltningen og Borgmesterens Forvaltning Miljø- og Energiudvalget indstiller, efter forhandlinger mellem Borgmesterens Forvaltning og Miljø- og Energiforvaltningen, at byrådet godkender, at administrationsbidrag fra Miljø- og Energiforvaltningens kommunale forsyningsvirksomheder og øvrige brugerfinansierede områder til Borgmesterens Forvaltning fastsættes med virkning pr. 1. januar 2018 og pr. 1. januar 2019 og indtil videre, som anført i sagsbeskrivelsen, hvilket betyder, at byrådsbeslutning af 15. december 2014 (punkt 4) ophæves og at forrentning for de brugerfinansierede områders mellemværender med kommunekassen med virkning pr. 1. januar 2018 fastsættes, som anført i sagsbeskrivelsen. kl Side 1 af 6

2 Sagsbeskrivelse Sagen omfatter: Fastsættelse af administrationsbidrag pr. 1. januar 2018 og pr. 1. januar 2019 og indtil videre til Borgmesterens Forvaltning fra Miljø- og Energiforvaltningens kommunale forsyningsvirksomheder og øvrige brugerfinansierede områder. Forrentning af de kommunale forsyningsvirksomheders mellemværende med kommunekassen. Synliggørelse af øvrige betalinger fra Miljø- og Energiforvaltningen til Borgmesterens Forvaltning for både udlæg og ydelser. Baggrund I forhold til den eksisterende administrationsaftale pr. 1. januar 2014 har der været behov for at revurdere omfanget af ydelser fra Borgmesterens Forvaltning som følge af: Organisationsændringer i Miljø- og Energiforvaltningen pr. 1. januar 2016, hvor flere tidligere kommunale forsyningsvirksomheder blev omdannet til selskaber. Ændret opgavefordeling mellem Borgmesterens Forvaltning og Miljø- og Energiforvaltningen Ændringer i omfanget af brugen af Aalborg Kommunes økonomi- og lønsystemer pr. 1. januar Forudsætninger for ny administrationsbidragsaftale På denne baggrund er der blevet indledt forhandlinger mellem Miljø- og Energiforvaltningen og Borgmesterens Forvaltning om indholdet i en ny administrationsaftale, der udgøres af denne byrådsindstilling. Beregninger og forhandlinger er blevet foretaget under iagttagelse af følgende overordnede forudsætninger: Beregning af administrationsbidrag samt øvrige betalinger, herunder kompensationsbetaling for manglende dækningsafgift, sker under iagttagelse af bl.a. Bekendtgørelse nr af 18. december 2017, Varmeforsyningsloven og hvile-i-sig-selv -princippet, således at der ikke opstår risiko for reduktion i bloktilskuddet Forrentning af de brugerfinansierede områders mellemværende foretages ligeledes under iagttagelse af ovennævnte lovgivning. De tidligere indførte principper for finansiering af det nye administrationsbidrag internt i Miljø- og Energiforvaltningen i form af økonomiske fordelingsnøgler efter objektive principper videreføres uændret i 2018 og frem. Endvidere videreføres principper for finansiering af sektor Administration og Service uændret fra 2018 og frem. Administrationsbidrag til Borgmesterens Forvaltning Administrative ydelser m.v. fra Borgmesterens Forvaltning til Miljø- og Energiforvaltningen vedrører udelukkende de kommunale forsyningsvirksomheder og øvrige brugerfinansierede områder, idet skattefinansierede områder i Aalborg Kommune ikke betaler administrationsbidrag til Borgmesterens Forvaltning. Det har hidtil været et mål, at ydelserne fra Borgmesterens Forvaltning betales via direkte regninger baseret på kalkulerede priser eller timesatser. Hvor dette ikke er muligt, vil de kommunale forsyningsvirksomheders betaling for ydelser ske enten via administrationsbidrag eller via direkte regninger, baseret på fordelingsnøgler efter objektive kriterier. Disse forhold er beskrevet i denne sag. Det bemærkes i den forbindelse, at det reviderede administrationsbidrag til Borgmesterens Forvaltning er fremkommet ved en systematisk gennemgang af de opgaver, der udføres af Borgmesterens Forvaltning for de brugerfinansierede områder og med stor fokus på reglerne om Statens mulighed for reduktion i bloktilskudsbetalingen, såfremt der betales for meget. Den systematiske gennemgang, som har været forhandlet mellem de to forvaltninger i løbet af efteråret 2018, har resulteret i et administrationsbidrag pr. 1. januar 2018 samt et pr. 1. januar 2019, således at administrationsbidraget for hele 2018 udgør kr. i 2018-prisniveau. Fra 2019 og indtil videre udgør administrationsbidraget kr. pr. år, ligeledes i 2018-prisniveau. kl Side 2 af 6

3 Der er i forhold til administrationsaftalen fra 2014 tale om en reduktion i administrationsbidraget fra og med Den primære årsag skyldes de organisatoriske ændringer i Miljø- og Energiforvaltningen, der har nødvendiggjort ændrede beregningsmetoder ved opgørelse af administrationsbidraget. Det er aftalt, at Miljø- og Energiforvaltningen inden for administrationsbidragsbetalingen har ret til at indgå kontrakt med aktieselskaberne om anvendelse af SD Løn og PRISME samt prisen herfor. Betaling for manglende dækningsafgift Der betales alene kompensation for manglende dækningsafgift vedrørende Aalborg Forsyning, Renovation på kr., jfr. byrådets vedtagelse af 15. december 2014 (punkt 4). Direkte fakturering fra Borgmesterens Forvaltning - Generelt Ud over administrationsbidrag og kompensationsbetaling for manglende dækningsafgift, som anført ovenfor, betaler de kommunale forsyningsvirksomheder og brugerfinansierede områder for ydelser og udlæg m.v. fra en række øvrige kontorer. Disse forhold er beskrevet nedenfor. Fælles for disse direkte betalinger er, at den interne finansiering i Miljø- og Energiforvaltningen sker på baggrund af objektive fordelingsnøgler, så som antal pc ere, personaleantal, antal transaktioner mv. Herudover er der for 2018 rammeaftaler med IT-Centret på Miljø- og Energiforvaltningens IT-support, vedligeholdelse og udvikling. Dertil kommer direkte afregnede omkostninger for anvendelsen af kommunens telefonsystem og diverse direkte anskaffelser. - Finanskontoret Der betales årligt for systemadministration af Linieorganisationssystemet (LOS) mv., brugeradministration, finansopgaver og udbetalingsopgaver mv. for de brugerfinansierede områder i og selskaberne under Miljøog Energiforvaltningen mv. - Løn- og Personalekontoret Der betales årligt for administration af tjenestemandspensioner samt enkelte afregnings- og refusionsopgaver. Borgmesterens Forvaltnings betaling for opkrævning af statslige afgifter Som led i nærværende administrationsaftale opkræver Aalborg Service A/S på vegne af den brugerfinansierede del af Miljø- og Energiforvaltningen og som overskudskapacitet i forbindelse med Kundeservice s udsendelse af øvrige regninger fortsat statslige vand- og spildevandsafgifter hos grundejere med egen boring eller brønd, med eller uden vandmålere. Aalborg Service A/S sender regning for denne opkrævning til Administration og Service, som viderefakturerer denne til Borgmesterens Forvaltning. Miljø- og Energiforvaltningens interne fordelingsnøgler Den interne fordeling af administrationsbidraget mellem de brugerfinansierede områder, Aalborg Gas, Naturgas Net, Aalborg Forsyning, Renovation og Vandsamarbejde Nibe, Forsyningssikkerhed sker på baggrund af økonomiske fordelingsnøgler baseret på objektive kriterier. Der vil i nærværende administrationsaftale være enkelte ydelser fra Borgmesterens Forvaltning, såsom andel af lønsystem, ydelser fra IT-kontoret samt telefonomstilling, som også anvendes af energi- og vandreformselskaberne. I forhold til administrationsydelserne til Miljø- og Energiforvaltningens forsyningsvirksomheder er der her tale om ydelser fra Borgmesterens Forvaltning i meget begrænset omfang og om ydelser, der er vurderet at kunne leveres som overskudskapacitet inden for kommunalfuldmagten. kl Side 3 af 6

4 Betalingen for disse ydelser viderefaktureres fra Administration og Service til Aalborg Service A/S, således at slutbetalingen sker via ydelseskøbsaftalerne mellem Aalborg Service A/S og de kommunale forsyningsvirksomheder og selskaberne. Der vil således ikke være administrationsaftaler eller lignende direkte mellem Borgmesterens Forvaltning og de i Aalborg Forsyning stiftede aktieselskaber, idet kontakten varetages af Miljø- og Energiforvaltningen, Administration og Service. Forrentning af de brugerfinansierede områders mellemværende med kommunekassen Der er aftalt følgende principper og forretningsgang for rentetilskrivning pr. 1. januar 2018: De enkelte forsyningsvirksomheders samt Administration og Services likvide beholdninger (indestående/træk) er placeret på individuelt identificerbare konti i kommunens pengeinstitut, p.t. Danske Bank. Miljø- og Energiforvaltningen sørger for: at Aalborg Service A/S afregner virksomhedernes andel af den fælles regningsudskrivning til den enkelte virksomheds bankkonto med samme valør, som pengene er til disposition for Aalborg Service A/S, at Aalborg Service A/S afregner Aalborg Kommunes (det skattefinansierede område) andel af den fælles regningsudskrivning til Aalborg Kommunes hovedkonto, med samme valør som pengene er til disposition for Aalborg Service A/S, og at fordele den fælles rentetilskrivning til de separate konti. Beregning og tilskrivning af rente: Virksomhedernes bankkonti er omfattet af Aalborg Kommunes aftale med Danske Bank, så længe aftalen er gældende. Danske Bank foretager månedsvis rentetilskrivning på de separate bankkonti på grundlag af den gældende sats af Nationalbankens Indskudsbevisrente (NIB). Det er aftalt, at NIB sættes til 0,00 %, såfremt denne er negativ. Indestående forrentes med NIB uden tillæg p.t. 0,00 % p.a. Gæld (negativ indestående) forrentes med NIB + tillæg på 0,27 % p.t. 0,27 % p.a. Banken beregner og tilskriver rente af indestående og eventuelle træk på den enkelte bankkonto. Finanskontoret fastsætter kommunens interne rente (rentesats), som residualværdien af kommunes nettorenteafkast af funktion til og med samt kurstab og kursgevinster på funktion , det vil sige efter porteføljer, der entydigt tilknyttet kommunens risikoafdækning og deponeringer, er fratrukket. Den rentebærende saldo defineres som valørsaldoen på den enkelte bankkonto. Finanskontoret beregner rente af indestående pr. bankkonto på grundlag af den interne rente. Afregning af rente i forhold til Miljø- og Energiforvaltningen Finanskontoret afregner nettorenten til Miljø- og Energiforvaltningen én gang årligt, inden udgangen af januar, det følgende år. Finanskontoret fremsender en renteopgørelse, som viser de enkelte virksomheders andel af rentebeløbet. Finansiering af Sektor Administration og Service s nettoudgifter For at overholde energilovgivningen og hvile-i-sig-selv -princippet betaler de skattefinansierede områder under Miljø- og Energiforvaltningen bidrag for administrative ydelser m.v. fra Administration og Service, herunder medfinansiering af udgifter til rådmand, udvalgsmedlemmer, direktør, elevlønninger, direktionssekretariat, udvalgsbetjening mv. Rest-nettoudgifterne finansieres som hidtil af de brugerfinansierede områder, Aalborg Gas, Naturgas Net, Aalborg Forsyning, Renovation og Vandsamarbejde Nibe, Forsyningssikkerhed. Rent regnskabsmæssigt går Administration og Service således i nul indtægter fra de brugerfinansierede områder er lig med nettoudgifterne i Sektor Administration og Service. kl Side 4 af 6

5 Budgetmæssige konsekvenser De budgetmæssige konsekvenser for Miljø- og Energiforvaltningen af nærværende ændringer af administrationsaftalen med Borgmesterens Forvaltning vil blive indarbejdet i en senere budgetrevisionssag. Det bemærkes, at den indbyrdes finansiering mellem de brugerfinansierede områder af administrationsbidraget som udgangspunkt fortsat vil ske på baggrund af objektive fordelingsnøgler baseret på vægtet personaletal, vægtede bruttoudgifter samt vægtede udgifter ekskl. energikøb mv., jfr. byrådets vedtagelse af 15. december 2014 (punkt 4). kl Side 5 af 6

6 Bilag: Miljø- og Energiudvalget Bilag 1 - Specifikation af ydelser fra Borgmesterens Forvaltning 2018 Bilag 2 - Kompensationsbetaling for manglende dækningsafgifter 2018 kl Side 6 af 6