VEDTÆGTER FOR MODTAGESTATION SYDDANMARK I/S. 1.1 Selskabets navn er: Modtagestation Syddanmark I/S med binavn Motas I/S

Transkript

1 1 Navn og hjemsted 1.1 Selskabets navn er: med binavn Motas I/S 1.2 Selskabets hjemsted er Fredericia kommune 2 Formål og opgaver 2.1. Selskabet har til formål at drive og vedligeholde fælleskommunale modtage- og omlastestationer, som håndterer emballeret og uemballeret farligt affald, samt at udføre andre kommunale opgaver i forbindelse hermed. 2.2 Selskabet varetager for samtlige interessentkommuner de opgaver, der påhviler kommunerne i henhold til den til enhver tid værende lovgivning om farligt affald med tilhørende bekendtgørelser, cirkulærer m.v. 2.3 Det nærmere omfang af selskabets opgaver inden for formålet, jf. 2.1., fastlægges af bestyrelsen, medmindre beslutningen herom har principiel karakter og forudsætter forelæggelse for repræsentantskabet, jf E 2.4 Selskabet kan påtage sig andre opgaver, når dette ligger inden for selskabets formål eller vedtages ved ændring af selskabets formål og det er foreneligt med reglerne om kommunal opgavevaretagelse. En beslutning om at påtage sig nye opgaver forudsætter enighed i herom i bestyrelsen. Hvis de nye opgaver indebærer overførsel af kompetence fra interessenterne til selskabet, skal det godkendes af Tilsynet, jf C. 2.5 Selskabet kan inden for ledig kapacitet modtage og behandle farligt affald fra leverandører uden for interessentkommunernes geografiske område i det omfang, dette er foreneligt med kommunalfuldmagten. Selskabets bestyrelse fastsætter i så fald priser og øvrige vilkår. 2.6 Selskabet kan indtræde i landsdækkende eller regionalt samarbejde med andre selskaber og organisationer. Beslutning herom træffes af bestyrelsen. 3 Selskabsform 3.1 Selskabet er et interessentskab og interessenterne hæfter over for tredjemand solidarisk, direkte og ubegrænset for de forpligtelser, der påhviler selskabet. Side 1 af 11

2 3.2 I det indbyrdes forhold mellem interessenterne hæfter hver interessent for selskabets forpligtelser med en andel opgjort forholdsmæssigt på grundlag af registrerede indbyggertal. Fordelingen baseres for hver deltagerkommune på offentliggjorte registerfolketal oplyst af Danmarks Statistik for den dag, hvor kommunalbestyrelsen i kommunen indledte den seneste funktionsperiode. 3.3 Interessenterne ejer selskabet i samme forhold, som de hæfter efter Selskabets interessenter 4.1 Interessentskabets deltagere er kommuner, som indskyder kapital i selskabet i overensstemmelse med Kommuner som er interessenter i selskabet pr. 1. oktober 2007: 1. Assens 2. Nordfyns Kommune 3. Fredericia 4. Faaborg-Midtfyn 5. Hedensted 6. Horsens 7. Kerteminde 8. Kolding 9. Langeland 10. Middelfart 11. Nyborg 12. Svendborg 13. Ærø 14. Aabenraa 5 Finansiering 5.1 Selskabets udgifter til drift, administration og anlægsaktiviteter dækkes af selskabets gebyrer og andre indtægter efter hvile i sig selv princippet. 5.2 I det omfang den nødvendige kapital ikke kan dækkes af selskabets indtægter kan finansiering ske ved optagelse af lån. Beslutning herom træffes på et repræsentantskabsmøde. Såfremt lånoptagelse ikke er muligt uden kommunegaranti, skal interessenterne garantere, hvis der optages lån. Selskabet kan optage lån i overensstemmelse med Side 2 af 11

3 Indenrigsministeriets gældende regler for kommunal låneoptagelse. 5.3 Hæftelsesforholdene vedr. den i 5.2. nævnte garanti fordeles forholdsmæssigt på de enkelte interessenter efter fordelingsnøglen som anført i Repræsentantskabets sammensætning og funktion 6.1 Interessentskabets øverste styrende organ er et repræsentantskab bestående af en repræsentant fra hver interessentkommune. Repræsentanterne tillige med personlige suppleanter vælges af de respektive kommunalbestyrelser blandt disses medlemmer. Valgperioden for repræsentantskabet er 4 år regnet fra den 1. jan i det første år i den kommunale valgperiode. Hver interessent har én stemme som vægtes svarende til interessentens andel af det samlede indbyggertal, jf Bestyrelsen udarbejder og opdaterer en tabel, der angiver den til enhver tid gældende stemmefordeling mellem interessentkommunerne, jf Tabellen vedlægges vedtægterne i selskabets bog. 6.2 Repræsentantskabets ordinære møde skal afholdes hvert år inden den 15. juni og skal som minimum have følgende dagsorden: 1) bestyrelsens beretning 2) godkendelse af årsrapport 3) godkendelse af budgetoverslag for de kommende år 4) valg af revision 6.3 Repræsentantskabet indkaldes ved bestyrelsens foranstaltning skriftligt med 14 dages varsel. Ekstraordinære repræsentantskabsmøder skal indkaldes senest 2 måneder efter begæring fra bestyrelsen eller fra mindst 2 interessentkommuner. 6.4 Repræsentantskabets formand er den af bestyrelsen valgte formand for bestyrelsen jævnfør Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når mindst 66 % af dets medlemmer er til stede, og mindst 50 % af interessenterne er repræsenteret. 6.6 De i repræsentantskabet behandlede anliggender afgøres ved flertal på 66 % af de afgivne stemmer, jf. 6.1 og Repræsentantskabet vælger blandt sin midte 7 medlemmer og 7 personlige suppleanter og 3 suppleanter i prioriteret rækkefølge til Side 3 af 11

4 selskabets bestyrelse. Valgperioden for bestyrelsen er 4 år regnet fra den 1. januar i det første år i den kommunale valgperiode. Mindst 2 bestyrelsesmedlemmer skal repræsentere fynske kommuner, og mindst 2 bestyrelsesmedlemmer skal repræsentere jyske kommuner. 6.8 På repræsentantskabets møder deltager uden stemmeret det af brugergruppen udpegede medlem, jf Under repræsentantskabets afgørelse henhører: A B C Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår, samt af langsigtede økonomiske forpligtelser, der forudsættes i budget og flerårige budgetoverslag. Godkendelse af regnskab for det forløbne regnskabsår, herunder afgørelse af revisionens bemærkninger til regnskabet. Indstilling om selskabets gebyrer. D Indstilling om optagelse af lån, jf E F G H I Fastlæggelse af principielle spørgsmål vedrørende omfanget af selskabets opgaver, jf Beslutning om indtræden i samarbejde med andre selskaber og organisationer, jf. 2.6 Ændring i selskabets vedtægter. Beslutning om interessentskabets opløsning. Beslutning om påbegyndelse af tilbagebetaling af indskudskapital Beslutning om ændring i interessentskabets vedtægter eller opløsning af interessentskabet forelægges interessentkommunerne til godkendelse. Ændringer i vedtægter forudsætter 90 % flertal af samtlige interessentkommuner, jf Opløsning af selskabet forudsætter godkendelse af samtlige interessentkommuner. 7 Bestyrelsens funktion Side 4 af 11

5 7.1 Bestyrelsen træder sammen til et konstituerende møde straks efter nyvalg af bestyrelsen, jf Mødet indkaldes af formanden for den afgående bestyrelse. Bestyrelsen vælger af sin midte en formand og næstformand. Næstformanden overtager formandens funktioner ved dennes midlertidige forfald. Bestyrelsens formand er tillige formand for repræsentantskabet, jf På bestyrelsesmødet deltager uden stemmeret det af brugergruppen udpegede medlem, jf Bestyrelsesmøder indkaldes på formandens foranledning - ved brev skriftligt til hvert enkelt medlem - med mindst 7 dages varsel. 7.4 Bestyrelsesmøde skal - med angivelse af de emner, der ønskes behandlet - indkaldes, når formanden finder det hensigtsmæssigt, dog mindst 2 gange årligt, eller når mindst 2 medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske herom og samtidig opgiver hvilke emner, der ønskes behandlet. 7.5 Senest i marts måned i året efter regnskabsårets afslutning afholdes bestyrelsesmøde, hvor der udarbejdes årsberetning, og hvor regnskabet for det sidst forløbne drifts år behandles. 7.6 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede repræsenteret. 7.7 De i bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpelt flertal. 7.8 Bestyrelsen fastsætter selskabets personalenormering og ansætter en leder til varetagelse af den daglige ledelse af selskabets aktiviteter. Bestyrelsen udfærdiger en instruks om den daglige ledelses beføjelser. 7.9 Bestyrelsen fastsætter i en forretningsorden nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv Over bestyrelsens beslutninger føres en beslutningsprotokol, der underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer For hvervet som formand for Bestyrelsen og Repræsentantskabet oppebæres et vederlag svarende til det i lov om kommunernes styrelse 16 fastsatte vederlag for medlemskab af en kommunalbestyrelse. De øvrige repræsentantskabsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer modtager diæter og godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste efter reglerne i den kommunale styrelseslovs 16 a. Herudover ydes kørselsgodtgørelse og Side 5 af 11

6 godtgørelse for fravær fra hjemstedet efter de for kommunalbestyrelsens medlemmer til enhver tid gældende regler. 8 Daglig leder og brugergruppe 8.1 Den daglige leder forestår ansættelse og afskedigelse af det af bestyrelsen normerede personale. 8.2 Den daglige leder deltager i selskabets bestyrelses- og repræsentantskabsmøder møder uden stemmeret. Lederen står for sekretæropgaven ved ovennævnte møder. 8.3 Til støtte for bestyrelsen og den daglige leder oprettes en brugergruppe. Interessentkommunerne udpeger hver en kommunal embedsmand som repræsentant til brugergruppen og oplyser senest på det ordinære repræsentantskabsmøde, hvem der er udpeget samt deres stedfortrædere. 8.4 Brugergruppen mødes efter behov dog altid forud for det ordinære repræsentantskabsmøde. 8.5 Brugergruppen kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov. 8.6 Brugergruppen vælger ved simpelt flertal af sin midte en formand, der uden stemmeret deltager i selskabets bestyrelses- og repræsentantskabsmøder. 9 Tegningsret 9.1 Selskabet tegnes af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden. 10 Forholdet til de kommunale tilsynsmyndigheder 10.1 Følgende beslutninger kræver tilsynsmyndighedens godkendelse: A B C Vedtægter Vedtægtsændringer. Overførsel af kompetence fra interessenterne til selskabet og overførsel af kompetence fra selskabet til et andet organ. Side 6 af 11

7 D E Antagelse og afskedigelse af sagkyndig revision. Opløsning af selskabet. 11 Regnskab og budget 11.1 Selskabets regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår løber fra selskabets stiftelse og frem til den 31. december Over interessentskabets udgifter og indtægter skal der føres et nøje specificeret bogholderi. Der skal udarbejdes budgetter, der tilsikrer, at indtægter og udgifter fordeles omhyggeligt og forsvarligt på selskabets forskellige aktiviteter Bestyrelsen lader ved hvert regnskabsårs udløb udarbejde et årsregnskab omfattende årsberetning og resultatopgørelse i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets gældende regler herom Årsregnskabet opgøres under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser, således som ordentlig og forsigtig forretningsbrug tilsiger samt i overensstemmelse med myndighedernes krav Årsregnskabet skal være afsluttet og revideret senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb, hvorefter det forelægges bestyrelsen til godkendelse, jævnfør 7.5. Det godkendte årsregnskab underskrives af samtlige bestyrelsens medlemmer og af selskabets daglige leder Det af repræsentantskabet godkendte årsregnskab med samtlige tilhørende revisionsberetninger fremsendes umiddelbart efter godkendelsen til interessentkommunerne samt til tilsynsmyndigheden. Endvidere indsendes de afgørelser, som repræsentantskabet, jf. 6.9 B, har truffet om de af revisionen afgivne bemærkninger Bestyrelsen træffer hvert år forinden det ordinære repræsentantskabsmøde beslutning om budget for det følgende regnskabsår samt flerårige budgetoverslag, som forelægges repræsentantskabet til godkendelse jf De af repræsentantskabet indstillede gebyrer jf. 8.2 fremsendes til kommunernes godkendelse vedlagt bestyrelsens beretning og årsregnskab for det forløbne regnskabsår samt budget for det kommende regnskabsår Regnskabet med revisionsbemærkninger skal foreligge tilgængeligt for offentligheden. Side 7 af 11

8 12 Revision 12.1 Interessentskabets regnskabsførelse og årsregnskab skal revideres af en af repræsentantskabet valgt revisor, som skal kunne vælges som revisor hos interessenterne Revisor skal til brug for bestyrelsen udarbejde revisionsberetninger, hvori det skal anføres, hvilke revisionsarbejder der er udført og eventuelle mangler vedrørende selskabets bogholderi og regnskabsvæsen. Revisionsberetningerne skal forelægges til godkendelse og underskrives af bestyrelsen Godkendelse af repræsentantskabets antagelse henholdsvis afskedigelse af sagkyndig revision skal, som ovenfor anført, godkendes af Tilsynet, jf D. 13 Forsikring 13.1 Selskabet skal være behørigt forsikret. 14 Interessenternes indskud og Selskabet ejendom 14.1 I forbindelse med selskabets stiftelse overtager selskabet de eksisterende fysiske ejendomme beliggende Vejlbyvej 21, 7000 Fredericia Til berigtigelse af købesum og finansiering af anlægsudgiften til opførelse af selskabets modtage- og omlastestation yder interessentkommunerne ved selskabets etablering et indskud, svarende til kr. 3,90 pr. indbygger i henhold til det af Danmarks Statistik opgjorte registerfolketal pr. 1. juli Interessenternes indskud indbetales enten kontant eller ved tilførsel af aktiver. Ved stiftelsen opgøres i en fælles åbningsbalance den kapital, som indskydes i selskabet bl.a. ved indskud i form af virksomheder, der fusioneres ind i selskabet. Den nødvendige kapital, som ikke kan dækkes af interessenternes indskud tilvejebringes ved optagelse af lån, for hvilke interessenterne skal garantere, hvis der ikke kan optages lån uden kommunegaranti, jf Optagelse af nye medlemmer 15.1 Optagelse af nye interessentkommuner kræver godkendelse af Side 8 af 11

9 repræsentantskabet i henhold til 6 samt godkendelse af tilsynsmyndigheden Nye interessenter indbetaler ved indtræden et indskud efter principperne i 14.2., idet beløbet pr. indbygger reguleres i overensstemmelse med prisudviklingen som fastlægges på grundlag af Forbrugerprisindekset oplyst af Danmark Statistik. 16 Udtrædelsesbestemmelser 16.1 En interessent kan ved skriftlig meddelelse til de øvrige interessenter udtræde af selskabet med et varsel, som andrager 1 år til udgangen af et regnskabsår. Udtrædelse kan dog tidligst ske med virkning fra den 1. januar år Ved udtræden revurderes årsregnskabsbalancen på udtrædelsestidspunktet med henblik på økonomisk at opgøre alle forpligtigelser, der påhviler interessentskabet, men som ikke hidtil har været indregnet i balancen på grund af usikkerhed ved måling heraf. Kan interessenterne blive enige om en måling af sådanne forpligtigelser, herunder amortisering af lån, og indregning heraf i en udtrædelsesbalance, vil egenkapitalen i udtrædelsesbalancen udgøre grundlaget for, hvad en udtrædende interessent skal have udbetalt fra interessentskabet, alternativ skal indbetale til interessentskabet. Betaling skal erlægges kontant på udtrædelsestidspunktet, dog kan selskabet vælge at fordele en betaling til den udtrædende interessent ligeligt over tre år, hvor hver rate forfalder til betaling hver den 1. januar i de tre regnskabsår, der følger efter udtrædelsestidspunktet Kan interessenterne ikke nå til enighed om dette, forelægges sagen for tilsynsmyndigheden, og ifald tilsynsmyndigheden ikke vil vurdere sagen, kan selskabet eller den udtrædende interessent vælge at indbringe sagen for voldgift, jf. punkt Selskabets opløsning 17.1 Selskabet kan opløses, når dette besluttes af repræsentantskabet og godkendes af interessenterne, jf. 6.9, litra H og Selskabet kan endvidere opløses på begæring af én eller flere af interessenterne, når tilsynsmyndigheden træffer afgørelse herom i medfør af lov om kommunernes styrelse 60 stk. 2, og denne afgørelse er endelig, idet enhver interessent kan vælge at prøve tilsynsmyndighedens afgørelse. Side 9 af 11

10 17.3 Ved selskabets opløsning realiseres anlæggene og aktiverne i øvrigt, og selskabets samlede formue - efter at eventuelle lån og forpligtelser er indfriet - deles herefter mellem interessenterne i forhold til disses ejerandele i selskabet i henhold til 3.3, jf Tvister 18.1 Med mindre spørgsmålet henhører under tilsynsmyndigheden, afgøres enhver tvist af nærværende vedtægter om forståelse, fortolkning eller udfyldning eller om forholdet mellem selskabet og en interessentkommune eller mellem interessentkommunerne indbyrdes - efter tilstræbt enighed mellem tvisternes parter - endeligt ved voldgift efter reglerne i denne punkt Den, der ønsker voldgiftsretten nedsat, skal ved anbefalet brev til den eller de øvrige meddele dette samt give en kort begrundelse for, at der ønskes voldgift. Hver af parterne kan da inden 14 dage anmode præsidenten for Vestre Landsret om at nedsætte voldgiftsret til at behandle spørgsmålet. Voldgiftsretten skal bestå af 3 medlemmer, hvoraf det ene medlem skal være statsautoriseret revisor, og det andet medlem skal være kyndig i olie- og kemikalieaffaldsspørgsmål, medmindre parterne - alt efter sagens natur aftaler anden sammensætning for så vidt angår de 2 medlemmer. Det tredje medlem, der er voldgiftsrettens formand, skal være landsdommer Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure og kan herunder træffe beslutning om tvistigheder, der omfatter flere interessentkommuner eller flere søgsmålsgrunde. Voldgiftsretten træffer beslutning om fordeling af sagens omkostninger Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne. 19 Ikrafttræden 19.1 Nærværende vedtægter træder i kraft den 1. jan 2013 efter tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger i henhold til lov om kommunernes styrelse 60. Side 10 af 11

11 Ved nedenstående underskrift attesteres for vedtægterne for for den pågældende kommune. Kommune Navn Underskrift Dato Fredericia Jacob Bjerregaard Faaborg-Midtfyn Christian Thygesen Hedensted Horsens Kerteminde Kolding Langeland Middelfart Nordfyns Nyborg Svendborg Ærø Aabenraa Kirsten Terkilsen Peter Sørensen Hans Luunbjerg Jørn Pedersen Bjarne Nielsen Steen Dahlstrøm Morten Andersen Kenneth Muhs Lars Erik Hornemann Jørgen Otto Jørgensen Thomas Andresen Side 11 af 11