Fællesaftale. Dialog- og aftalestyring. Mariagerfjord Kommune. Dialog og aftalestyring Mariagerfjord Kommune - Fællesaftale

Transkript

1 Dialog- og aftalestyring Mariagerfjord Kommune Fællesaftale Aftale for 2011 Side 1 af 23

2 INDLEDNING... 3 AFTALENS STRUKTUR OG VEDLIGEHOLDELSE... 4 INDHOLDET I AFTALERNE Fagenheden - Fagenhedsaftale... 4 Den decentrale enhed - Ressourcetildeling... 5 Den decentrale enhed - Aftale... 5 Den decentrale enhed - Underskriftsark... 6 ÅRSHJUL... 7 KOMPETENCER, ANSVAR OG RÅDERUM... 8 OPGAVEVARETAGELSEN... 8 FAGLIGT ANSVAR... 8 BUDGETANSVAR... 8 ANSÆTTELSES- OG AFSKEDIGELSESKOMPETENCER... 8 KOMPETENCE OG ANSVAR FOR LØNFORHANDLINGER... 8 PERSONALELEDELSE... 9 UDDELEGERING... 9 LEDELSESRUMMET BESTEMMELSER, DER SKAL EFTERLEVES Værdigrundlag Politikker og strategier Personalepolitikker Andre regulativer og retningslinjer SAMARBEJDSPARTNERE VED UDØVELSEN AF LEDELSEN Medarbejderinddragelse / -indflydelse Inddragelse af brugere, beboere, pårørende og lignende Den relevante fagenhed Økonomi under Center for Økonomi og Personale Finans under Center for Økonomi og Personale Løn og Personale under Center for Økonomi og Personale Teknik og Byg Center for IT og digitalisering Center for Byrådsbetjening og Borgerservice Center for Plan, HR og Udvikling Andre interne samarbejdspartnere FRA VISION TIL HANDLING VISION POLITIK STRATEGI HANDLEPLAN AFTALER DIALOG LÆRINGSDIALOG RESSOURCETILDELING BUDGETRAMMEN Sygefravær og vikardækning Overførsel af over- / underskud Årlig regulering af den nye budgetramme PULJER UDENFOR BUDGETRAMMEN Aftale for 2011 Side 2 af 23

3 Indledning Den overordnede styring af og samarbejdet med de decentrale enheder bygger på princippet om central styring og decentral ledelse. Dette indebærer en udstrakt decentralisering af ledelseskompetencen, hvor de decentrale ledere har ansvaret for drift af eget område, herunder budget og regnskab, personale samt arbejdstilrettelæggelse ud fra et aftalekoncept. Denne ansvarsplacering er ikke en hindring for, at den decentrale leder uddelegerer større eller mindre dele af sin kompetence til én eller flere af sine medarbejdere. Samtidig indebærer central styring, at politikere i Byråd og Udvalg fastlægger politik og strategi for driftsområderne, ligesom specifikke mål for de enkelte enheder fastlægges i aftaler mellem de decentrale enheder og det politiske niveau. Aftalen indgås direkte mellem Byrådet og den decentrale enhed. Med indgåelsen af aftalen er der opnået enighed om hvilke mål og rammer, der stilles til den decentrale enhed, samt de vilkår, hvorunder enheden skal arbejde i aftaleperioden. Aftalen opfattes af parterne som gensidigt forpligtende, og både Byrådet og den decentrale enhed tilkendegiver således at ville gøre sit yderste for at overholde deres del af aftalen. Der er imidlertid ikke tale om en aftale i juridisk forstand, der kan indbringes for en civil domstol. Byrådet har i yderste konsekvens kompetencen til ensidigt, og uden varsel, at ophæve aftalen, og erstatte den med andre styringsværktøjer. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis der er store uoverensstemmelser mellem Byrådets og den decentrale enheds opfattelse af indholdet i eller forudsætningerne for aftalen, eller hvis udefra kommende forhold gør det umuligt for Byrådet at overholde sin del af aftalen. Den enkelte enhed er selv ansvarlig for det samlede budgets overholdelse, herunder det afsatte lønbudget, samt for anvendelse af evt. under- / overskud fra foregående regnskabsår. Aftalen underskrives af Borgmesteren og lederen af den decentrale enhed. Aftale for 2011 Side 3 af 23

4 Aftalens struktur og vedligeholdelse Indholdet i aftalerne En aftale under Mariagerfjord Kommunes dialog og aftalestyring består af 5 elementer: Fagenheden - Fagenhedsaftale Den decentrale enhed - Ressourcetildeling Den decentrale enhed - Aftale Den decentrale enhed - Underskriftsark Fællesaftalen - nærværende dokument - indeholder en generel beskrivelse af vilkårene for dialog og aftalestyring. Fællesaftalen beskriver således den decentrale leders kompetencer, ansvar og råderum, samt de vilkår og bestemmelser, som lederen skal tage hensyn til vil udøvelsen af sit virke. Fællesaftalen beskriver endvidere den overordnede sammenhæng mellem de politisk vedtagne politikker og strategier, fagenhedernes handleplaner og den decentrale enheds egne målsætninger og indsatsområder. I forlængelse heraf beskrives rammerne for den løbende dialog mellem de decentrale enheder og de relevante politiske fagudvalg. Det er naturligt, at den løbende dialog varieres og tilpasses fra område til område. Endeligt beskriver fællesaftalen principperne for den decentrale leders ansvar og frihedsgrader i forhold til budgetrammerne, herunder vilkårene for skabelse og overførsel af eventuelle overskud og underskud. Fællesaftalen vedtages af Byrådet. Tovholder for oprettelse og vedligeholdelse: Center for Plan, HR og Udvikling. Fagenheden - Fagenhedsaftale Fagenhedsaftalen beskriver de fælles målsætninger, handleplaner og kvalitetsstandarder, der er gældende for alle ensartede decentrale enheder indenfor samme fagenhed. I forlængelse heraf angiver fagenhedsaftalen varigheden af de decentrale aftaler. Aftale for 2011 Side 4 af 23

5 På områder med flere ensartede decentrale enheder beskriver fagenhedsaftalen eventuelle fælles modeller for ressourcetildelingen. Dette er f.eks. tilfældet for daginstitutioner, skoler og plejehjem. Fagenhedsaftalen beskriver endvidere de samarbejdsmønstre, tværgående sparring og fælles udviklingsinitiativer, der måtte være gældende for samme type af decentrale enheder. Endelig beskriver fagenhedsaftalen, om dialogen med de politiske fagudvalg skal foregå med de enkelte decentrale enheder eller med flere decentrale enheder i fællesskab, samt hvordan og hvornår dialogen i givet fald skal foregå. Fagenhedsaftalen vedtages af fagudvalget. Tovholder for oprettelse og vedligeholdelse: Fagchefen. Den decentrale enhed - Ressourcetildeling Ressourcetildelingen beskriver de principper, modeller og nøgletal der ligger til grund for udmålingen af ressourcer til den enkelte decentrale enhed. Afsnittet indeholder desuden en konkret opgørelse af ressourcetildelingen til den decentrale enhed i et givet budgetår. Hvis områdets fagenhedsaftale beskriver en fælles model for ressourcetildeling (som dermed er vedtaget i fagudvalget), da vedtages ressourcetildelingen til den enkelte decentrale enhed af fagchefen. I modsat fald vedtages den individuelle ressourcetildeling af fagudvalget. Tovholder for oprettelse og vedligeholdelse: Økonomi under Center for Økonomi og Personale. Den decentrale enhed - Aftale Aftaledelen for den enkelte decentrale enhed indeholder en kortfattet beskrivelse af enheden, herunder for eksempel den fysiske placering, åbningstid og servicetilbud. Det vigtigste indhold i denne aftaledel er beskrivelsen af enhedens målsætninger og indsatsområder. Det skal således angives, hvad der anses for vigtigt i servicetilbuddene, og i hvilken retning, enheden tænkes at udvikle sig. Aftalen vedtages af fagchefen. Tovholder for oprettelse og vedligeholdelse: Lederen af den decentrale enhed. Aftale for 2011 Side 5 af 23

6 Den decentrale enhed - Underskriftsark Underskriftsarket angiver tydeligt: For hvilken enhed, aftalen indgås. For hvilke budgetår, aftalen indgås. Hvilke elementer, der indgår i aftalen, dvs. entydige referencer til ovenstående delelementer. Aftalen underskrives af den decentrale leder og borgmesteren. Tovholder for oprettelse og vedligeholdelse: Fagchefen. Aftale for 2011 Side 6 af 23

7 Årshjul Eksempel på årshjul til dialog- og aftalestyring. Årshjulet skal tilpasses det enkelte fagområde og den konkrete decentrale enhed. November Bidrag til målsætninger, indsatsområder, særlige aftaler o.l. November Ressourcetildeling December Vedtagelse af aftaler J a n u a r Januar Evaluering af mål og indsatsområder Økonomi Plan, HR og Udvikling Januar Temamøde: Gennemgang af nye aftaler Decentrale enheder Fagenhed Februar Opgørelse af over- og underskud Året forud for aftaleåret Aftaleåret Året efter aftaleåret Marts Overførsel af over- og underskud Oktober Budgetvedtagelse Byråd Udvalg Løbende Prioritering af mål og indsatsområder O k t o b e r A p r i l September Fælles mål for fagenhed Kvalitetsstandarder o.l. September Standardaftale for det kommende år J u l i April Langsigtede mål og udviklingsstrategier. Maj - juni Prognose for antallet af brugere i efterfølgende år. Løbende Opfølgning på dialogmøder August Oplæg til budget / ressourcetildeling Løbende Dialogmøder Aftale for 2011 Side 7 af 23

8 Kompetencer, ansvar og råderum Opgavevaretagelsen Den decentrale leder har ansvaret for, at den decentrale enhed løfter den opgave, den er sat til at løfte. Fagligt ansvar Den decentrale leder har det faglige ansvar for opgavevaretagelsen i den decentrale enhed. Budgetansvar Den decentrale leder har ansvaret for at budgetrammerne overholdes. Ansættelses- og afskedigelseskompetencer Den decentrale leder har kompetencen til at ansætte og afskedige personale i den decentrale enhed. 1 Det er således den decentrale leders ansvar at sikre, at personalegruppen til enhver tid omfatter de kompetencer, der er nødvendige for at løse de tildelte opgaver. Det skal bemærkes, at medarbejderne generelt er ansat ved Mariagerfjord Kommune, - ikke ved den enkelte decentrale enhed. Det betyder at lederkredsen i fællesskab har et ansvar for i videst muligt omfang at genplacere medarbejdere, der afskediges af ikke personlige årsager, - for eksempel ved fald i børnetal, omstruktureringer, budgetreduktioner og lignende. Fagchefen har et særligt ansvar for at sikre, at lederkredsen løfter denne opgave. Den decentrale leder selv ansættes og afskediges af den overordnede fagchef. Kompetence og ansvar for lønforhandlinger Den decentrale leder har kompetencen til og ansvaret for at forhandle løn for personalet i den decentrale enhed. 1 Forhåndsaftaler forhandles dog af fag- og stabschefer. 1 Der kan på enkelte områder være aftalt en anden placering af ansættelses- og afskedigelseskompetencen. For nærmere detaljer, se "Kompetenceplan for det løn- og personaleadministrative område" på: Aftale for 2011 Side 8 af 23

9 Den overordnede fagchef har kompetencen til og ansvaret for at forhandle den decentrale leders løn. Personaleledelse Den decentrale leder har kompetencen og ansvaret for at lede og fordele arbejdet i den decentrale enhed. Dette indebærer blandt andet ansvar og kompetence vedrørende instruktionsbeføjelsen, tilrettelæggelsen af arbejdet og arbejdsdelingen, arbejdstidens placering på ugen, valg af arbejdssted, ferieplanlægning, trivsel og arbejdsmiljø, arbejdsvilkår og arbejdsværktøjer med mere. Uddelegering Ovenstående ansvarsplaceringer er ikke en hindring for, at den decentrale leder uddelegerer større eller mindre dele af sin kompetence til én eller flere af sine medarbejdere. Aftale for 2011 Side 9 af 23

10 Ledelsesrummet Bestemmelser, der skal efterleves Mariagerfjord Kommune har vedtaget en række overordnede politikker og retningslinjer, der skal efterleves i den decentrale enhed. Det drejer sig om: Værdigrundlag Politikker og strategier Personalepolitikker MED-aftaler Andre regulativer og retningslinjer Den decentrale leder skal holde sig orienteret om disse områder, og informere sine medarbejdere om relevante forhold. Områderne er gennemgået nedenfor. Værdigrundlag Den decentrale enhed skal udøve sit virke på grundlag af Mariagerfjord Kommunes værdigrundlag. Elementerne i Mariagerfjord Kommunes værdigrundlag findes på: Eksempler på elementer i Mariagerfjord Kommunes værdigrundlag: Retningslinjer for god kommunal service Ledelsesgrundlag Medarbejderværdier Råd, vejledning og retningslinjer om Mariagerfjord Kommune og pressen Politikker og strategier Den decentrale enhed skal udøve sit virke under hensyntagen til Mariagerfjord Kommunes tværgående politikker og fokusområder. Disse findes på: Eksempler på tværgående politikker i Mariagerfjord Kommune: Sundhedspolitik Kultur-, idræts og fritidspolitik Børnepolitik og standarder for sagsbehandling Indkøbspolitik Kvalitetskontrakter og kommuneplanstrategi Kommunikationspolitik Aftale for 2011 Side 10 af 23

11 Designguide Personalepolitikker Politikernes overordnede vision er at skabe rammerne for en dynamisk arbejdsplads, der samtidig er tryg og nærværende. Den decentrale enhed skal efterleve Mariagerfjord Kommunes personalepolitikker, der findes på: Eksempler på personalepolitikker i Mariagerfjord Kommune: Overordnet personalepolitik Personalepolitik vedrørende ansættelse og afskedigelse Sundheds- og forebyggelsespolitik, med delpolitikkerne: o Sygdomspolitik o Alkohol- og misbrugspolitik o Rygepolitik o Politik for identificering, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress o Politik for håndtering af kritiske hændelser, herunder voldsepisoder Politik for private relationer på arbejdspladsen Seniorpolitik Retningslinjer for nedsættelse af arbejdsgrupper Andre regulativer og retningslinjer Den decentrale enhed skal endeligt efterleve en lang række regulativer og retningslinjer, hvis funktion er at fastlægge reglerne for håndteringen af en række konkrete personaleadministrative problemstillinger. Disse findes på: Det er ikke muligt at give en udtømmende liste over gældende regulativer i nærværende aftale. Der skal dog særligt henvises til regulativer for: Gaver og lån fra brugere til personale Gaver fra arbejdsgiver til personale Personalegoder Rejse- og befordringsgodtgørelse Kørselsgodtgørelse og -grundlag Det skal endvidere fremhæves, at der findes en række regulativer og retningslinjer for fastlæggelse og afgrænsning af arbejdstiden, for eksempel: Aftale for 2011 Side 11 af 23

12 Barnets første og anden sygedag og Omsorgsdage Ferie Flekstid Fravær af (evt. tvingende) familiemæssige årsager Tjenestefri med løn Vejrlig Samarbejdspartnere ved udøvelsen af ledelsen Den decentrale leder udøver ikke sin ledelse i et tomrum. Der findes en række interne samarbejdspartnerne, der i forskelligt omfang kan eller skal inddrages, ved udøvelsen af ledelsen. Medarbejderinddragelse / -indflydelse Medarbejderne i den decentrale enhed har en viden om kvaliteten og udviklingsmulighederne i den kommunale service. Det forudsættes at enheden ledes på en sådan måde, at det understøtter en aktiv inddragelse af denne viden. Inddragelsen af medarbejderne kan bl.a. - men ikke alene - ske ved anvendelse af MED-trio'en, der består af lederen, tillidsrepræsentanterne og arbejdsmiljørepræsentanterne. MED-aftalerne for Mariagerfjord Kommune skal efterleves. Disse findes på: Inddragelse af brugere, beboere, pårørende og lignende Til de fleste decentrale enheder er tilknyttet en afgrænset gruppe af brugere, beboere, pårørende eller lignende. Denne personkreds har en viden om kvaliteten og udviklingsmulighederne i den kommunale service, som forudsættes aktivt inddraget ved ledelsen af den decentrale enhed. Inddragelsen af den nævnte viden kan bl.a. - men ikke alene - ske ved inddragelse af eventuelle tilknyttede bestyrelser, nævn, råd og lignende, der på forskellig vis kan sammensættes af brugere, beboere, pårørende eller lignende. Der kan være fastsat statslige, kommunale eller decentrale regulativer og aftaler for disse råds virke. Sådanne regulativer skal naturligvis efterleves. Den relevante fagenhed Samarbejdet med fagenheden omhandler: Aftale for 2011 Side 12 af 23

13 Udvikling af servicetilbud. Udarbejdelse af tværgående handleplaner. Faglig og ledelsesmæssig sparring. Iværksættelse, forberedelse, afvikling og opfølgning på dialogmøder mellem det politiske fagudvalg og de decentrale enheder. Fagenheden iværksætter og koordinerer en læringsdialog, hvor lederne af de decentrale enheder sparrer med hinanden og med fagenheden om det faglige indhold, ledelsesværktøjer, økonomistyringsværktøjer og andre relevante emner. Økonomi under Center for Økonomi og Personale Samarbejdet med Økonomi omhandler: Udarbejdelse af budget og regnskab. Rådgivning i forhold til økonomispørgsmål. Udarbejdelse og hjælp til økonomirapporter / økonomiopfølgning. Opgørelse af overførselsbeløb fra år til år. Finans under Center for Økonomi og Personale Samarbejdet med Finans omhandler: Konsulentbistand i forbindelse med web-betaling, forskudskasser m.m. Anvendelse af fælles indkøbsaftaler. Afholdelse af udbud. Løn og Personale under Center for Økonomi og Personale Samarbejdet med Løn og Personale omhandler: Ansættelsesbreve, ændringsskrivelser og skrivelser om tjenestelige sanktioner og uansøgte afskedigelser. Løn og Personale skal altid inddrages i sager om ansættelser, sanktioner og afskedigelser af medarbejdere. Konsulentbistand i alle personale- og overenskomstmæssige spørgsmål, herunder decentral løndannelse. Konsulentbistand i forbindelse med decentrale, personaleadministrative systemer. Lønanvisning, herunder al lønberegning (fast løn og diverse ydelser), dagpengerefusion, ferieregnskab og feriekort til fratrådte lønmodtagere. Afregning af alle lovpligtige ydelser (skat, AM-bidrag, ATP, AER, AKUT, gruppeliv, pension og restancer). Aftale for 2011 Side 13 af 23

14 Teknik og Byg Samarbejdet med Teknik og Byg omhandler: Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for udearealer. Udarbejdelse af planer for udvendig vedligehold af bygninger Bistand ved indvendig vedligehold af bygninger Center for IT og digitalisering Samarbejdet med Center for IT og digitalisering omhandler: Standarder for fælles systemer og netværk. Indkøb af IT udstyr. Støtte til udvikling og / eller implementering af fagspecifikke IT systemer. Support og hjælpefunktioner. Center for Byrådsbetjening og Borgerservice Samarbejdet med Center for Byrådsbetjening og Borgerservice omhandler: Anvendelse af det tværgående sagsbehandlingssystem SBsys. Anvendelse af pressemeddelelser, hjemmeside og annoncering. Juridiske problemstillinger (med undtagelse af personalesager). Center for Plan, HR og Udvikling Samarbejdet med Center for Plan, HR og Udvikling omhandler: Forhold omkring fysiske og psykiske arbejdsforhold. Anvendelse af tværgående uddannelses- og personaletilbud. Evaluering og vedligeholdelse af dialog- og aftalestyring. Andre interne samarbejdspartnere Herudover kan den enkelte decentrale enhed have en række konkrete samarbejdspartnere, som f.eks. tilsyn, visitation, pladsanvisning, pædagogisk bistand, specialrådgivning og lignende. Aftale for 2011 Side 14 af 23

15 Implementering Fra vision til handling Når vi bevæger os fra vision over politikker og strategier til handleplaner og faktiske handlinger, så bevæger vi os ned gennem et hierarki, der i oversigtsform kan skitseres således: Vision Arbejde Bo Leve Byråd Politik - Mål - Principper Udvalg Strategi - Veje til at nå målet Dialog Fagenhed Handleplan - Hvem gør hvad - Tværgående mål og indsatsområder Læringsdialog Institution Aftaler - Lokal forankring - Lokale mål og indsatsområder Mål Måling Aftale for 2011 Side 15 af 23

16 Vision Det er Mariagerfjord Kommunes vision, at det skal være attraktivt at bo, leve og arbejde omkring Danmarks smukkeste fjord. Politik Politikkerne er byrådets målsætninger for, hvordan udviklingen skal være indenfor de forskellige områder i forhold til visionen. Det er hensigten, at politikkerne er formuleret på et så overordnet niveau, at byrådet kan stå inde for dem i mindst én valgperiode. Politikkerne er ofte så brede, at de rækker ud over de enkelte fagområder, men i stedet dækker en kreds af nærtstående fagområder. Politikkerne tænkes endvidere at være så korte, at de er til at overskue og dermed til at bruge i praksis i forbindelse med alle beslutninger. Det vil sige, at hver gang der er ved at blive truffet en beslutning indenfor et givent område, skal beslutningen forholdes til den relevante politik. Politikkerne kan naturligvis ikke både være overordnede og indeholde udførlige beskrivelser af de praktiske veje til at nå målene. Derfor må politikkerne ikke indeholde detaljerede beskrivelser af faglige overvejelser, arbejdsgange eller organisering. De er alene formuleret som mål eller principper, der er retningsgivende for kommunens aktiviteter. Strategi Strategierne skal anvise vejene til at nå målene i politikkerne i praksis. Strategierne er dermed helt nødvendige forudsætninger for, at de enkelte politikker ikke bare skal ende som varm luft. Strategierne vedtages af og forankres i de relevante stående udvalg. I praksis betyder det, at hvis der skal formuleres en politik, skal der samtidig med formuleres en strategi, der sikrer, at målene i politikken bliver opfyldt. Netop fordi politikkerne rækker ud over organisationsopbygningen, vil den praktiske udførelse af dem typisk involvere flere fagområder og fagchefer. Inden indstilling til byråd er det derfor også nødvendigt, at politikken og dens strategi er godkendt af alle relevante stående udvalg. Det vil typisk være i en strategi, at kriterierne for en eventuel afrapportering / evaluering fastlægges. Aftale for 2011 Side 16 af 23

17 Handleplan Det vil i mange tilfælde være relevant at supplere strategien med en handleplan, som fastsætter tværgående mål og indsatsområder, der er gældende for alle enheder indenfor et fagområde. Handleplaner fastlægges af og forankres hos den relevant fagchef. Aftaler Det er i de decentrale enheder i mødet mellem medarbejderen og borgeren at den kommunale service skabes og opleves. Det er derfor helt afgørende, at beslutningsvejene skaber plads og rum for det decentrale engagement og medleven. Dialog- og aftalestyring er et centralt element for skabelsen og opretholdelsen af en medlevende og engageret skare af medarbejdere. Det er i aftalerne under dialog- og aftalestyringen, at den decentrale enhed fastsætter sine lokale mål og indsatsområder. Der fastlægges prioriteringer og fokusområder som bidrager til at skabe sammenhæng og udvikling i opgaveudførelsen, og som medvirker til at give den enkelte medarbejder en oplevelse af værdi og nytte. Den enkelte decentrale enhed skal selv udarbejde en tidsplan for og gennemføre en evaluering af de fastlagte målsætninger. Evalueringerne kan i relevante tilfælde gennemføres for flere decentrale enheder i fællesskab. Dialog Dialogen mellem politikerne i fagudvalgene og de decentrale enheder er et vigtigt element i Mariagerfjord Kommunes dialog- og aftalestyring. Det er i dialogen, at politikerne bibringes viden om indhold og arbejdsmåder i de decentrale enheder, og dermed får forståelse for de rammer og muligheder, der gælder for den decentrale opgavevaretagelse. Det er ligeledes i dialogen, at de decentrale enheder får førstehåndskendskab til de politiske målsætninger og verdensbilleder, og dialogen bliver således retningsgivende for de kommende års udvikling og indsatsområder. Dialogen mellem fagudvalgene og de decentrale enheder tager sit afsæt i dialog- og aftalestyringen, men behøver derfor ikke nødvendigvis at handle om de enkelte aftaler. Det vil ofte være mere givtigt at udvælge nogle tværgående temaer, der er relevante i tiden, og som kan danne grundlag for sparring og idéudveksling. Aftale for 2011 Side 17 af 23

18 Læringsdialog Læringsdialogen foregår i et samspil mellem de decentrale enheder indenfor samme fagenhed, og eventuelt med inddragelse af selve fagenheden. Læringsdialogen indebærer, at de decentrale enheder skal lære af hinanden. Det betyder ikke, at tingene behøver at være ens, men indebærer blot en forpligtelse til, at man skal lære af hinandens gode og dårlige erfaringer. Aftale for 2011 Side 18 af 23

19 Ressourcetildeling Ressourcetildelingsmodellen dækker over de økonomiske rammer som den decentrale enhed får tildelt og beskriver de principper, som ligger til grund for tildelingen. Budgetrammen Den decentrale enheds økonomiske rammer fastlægges en gang årligt i forbindelse med budgetlægningen. Rammen fastsættes ud fra de vedtagne tildelingsmodeller, årlige fremskrivninger og reguleringer, og fremgår af den konkrete decentraliseringsaftale. Nogle decentrale enheder får tildelt en fast budgetramme til løsningen af opgaverne. Der sker som udgangspunkt ikke efterreguleringer af rammer, der er tildelt på denne måde. Andre decentrale enheder får tildelt ressourcer i forhold til opgavernes størrelse, typisk antal børn i børnehaven, elever i skolerne, beboere på plejecentrene eller modtager af ydelser fra Frit Valg. Den enkelte decentraliseringsaftale skal i så fald indeholde bestemmelser om, i hvilket omfang ressourcetildelingen (efter-) reguleres, i takt med større eller mindre udsving i brugergruppen. Alle områder er underlagt nettorammer, hvilket vil sige, at den decentrale enheds ramme består af samtlige udgifter og indtægter. Det skal bemærkes, at den tildelte ramme også dækker samtlige udgifter vedrørende medarbejderne, herunder også eventuelle udgifter til seniordage, omsorgsdage, udbetaling af 6. ferieuge, afspadsering, vikarer med videre, såvel under ansættelsen som ved fratræden. En undtagelse herfra er dog udgifter til løn under barsel / løn til barselsvikarer og arbejdsskadeforsikringer, der nok konteres på den decentrale enhed, men finansieres særskilt af en central pulje. Den decentrale enhed kan selv flytte budgetbeløb / -poster indenfor den tildelte nettoramme. Den decentrale enhed kan ligeledes selv iværksætte indtægtsgivende aktiviteter, men disse skal i givet fald holdes inden for eget fagområde og kommunalfuldmagtens grænser. Inden for den udmeldte nettoramme er den enkelte decentrale enhed selv ansvarlig for at sikre at de opfylder det af Byrådet vedtagne serviceniveau samt egne opstillede målsætning(er). Aftale for 2011 Side 19 af 23

20 Sygefravær og vikardækning Mariagerfjord Kommune har indført fælles niveauer for tildeling af ressourcer til vikardækning ved sygdom. Alle de kommunale områder inddelt i 5 grupper, hvor følsomheden overfor fravær antages at være sammenlignelig. For hver gruppering er herefter fastsat en vikardækning, der således er fælles for alle områder med samme følsomhed. De fælles niveauer for vikardækningen er: Fælles niveauer for vikardækning Ekstremt følsomme områder: - Personale - Ledelse Meget følsomme områder: - Personale - Ledelse Middel følsomme områder: - Personale - Ledelse Beskedent følsomme områder: - Personale - Ledelse Ikke følsomme områder: - Personale - Ledelse Sygdom 21 dage 100,00 % 50,00 % 45,00 % 22,50 % 35,00 % 17,50 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sygdom > 21 dage 100,00 % 50,00 % 90,00 % 45,00 % 70,00 % 35,00 % 60,00 % 30,00 % 0,00 % 0,00 % Omfattede områder Dagplejen - dagplejere Handicap - botilbud Frit valg - fagpersonale Plejecentre - fagpersonale Dagtilbud - alle faggrupper med undtagelse af TR Støttekorps Familie - botilbud Handicap - andre tilbud end botilbud Sundhed - sygeplejen og genoptræningen SFO og klubber - alle faggrupper Skoler - alle faggrupper med undtagelse af naturskole, skolebibliotek og fælles funktioner Kultur og Fritid - bademester i svømmehal Økonomi - kantiner på rådhuse Skoler - naturskolen Kultur og Fritid - ungdomsskolen Frit valg - ledelse og sekretærer Plejecentre - ledelse samt pedeller med tilskud Økonomi - teknisk service på rådhuse Dagplejen - ledelse og dagplejeassistenter Dagtilbud - tillidsrepræsentanter Skoler - skolebiblioteket Kultur og Fritid - biblioteket, kulturhusene samt personale i svømmehal udover bademester Familie - andre tilbud end botilbud Frit valg - elever Sundhed - diverse forebyggende foranstaltninger Arbejdsmarked - driftspersonale Teknik og Miljø - driftspersonale Økonomi - administrativt personale Budgetrammen for den decentrale enhed indeholder ressourcer til ansættelse af vikarer i dette omfang. 2 Ressourcetildelingen indebærer imidlertid ikke en forpligtelse til en vikardækning i det angivne omfang. Den decentrale enhed kan indenfor sin samlede budgetramme selv vælge en lavere eller en højere vikardækning. 2 På enkelte fagområder er der oprettet en fælles pulje til dækning af vikarer ved langtidssygdom. Puljen er i givet fald finansieret ved rammereduktioner for de omfattede decentrale enheder. Aftale for 2011 Side 20 af 23

21 Modtagne sygedagpengerefusioner konteres direkte på den enkelte enhed, 3 og fungerer dermed som en forøgelse af enhedens samlede ressourcer. 4 Det skal dog bemærkes, at hvis den decentrale enhed modtager færre eller flere sygedagpengerefusioner end forudsat, da skal de øvrige udgifter formindskes eller (kan) forøges tilsvarende. Ved beregningen af de nødvendige ressourcer og de forudsatte sygedagpengerefusioner er der taget udgangspunkt i følgende forventede sygefravær: Forventet sygefravær Sygdom 21 dage Sygdom > 21 dage Kommentar Dagpleje og -tilbud 2,50 % 2,30 % Skoler, SFO og klubber 2,50 % 2,30 % Kultur og Fritid 2,50 % 2,30 % Familie 2,50 % 2,30 % Handicap 2,80 % 2,50 % Frit valg - brugerrettet 5,39 % 2,37 % Indgår i beregningen af BTP og takster. - øvrige 3,00 % 2,00 % Plejecentre 4,00 % 2,50 % Sundhed i øvrigt 3,00 % 2,00 % Arbejdsmarked 4,00 % 4,00 % Teknik og Miljø, drift 3,40 % 3,30 % Ekskl. indtægtsdækkede områder. Økonomi 1,90 % 0,80 % Der foretages ikke en regulering af budgetrammen, hvis sygefraværet udvikler sig anderledes end forudsat. Den decentrale enhed høster således hele besparelsen, hvis sygefraværet kan bringes ned, - og må bære byrden, hvis sygefraværet stiger. Overførsel af over- / underskud Den decentrale enheds over- / underskud beregnes ved at sammenholde de faktiske udgifter og indtægter ved årets afslutning med den tildelte nettoramme, jf. ovenstående. Over- / underskud opgøres i forbindelse med regnskabsafslutningen af fagenheden Økonomi i samarbejde med den decentrale enhed. Et eventuelt overskud kan uden videre overføres til næste år, såfremt det ikke overstiger 10% af det samlede budget for det pågældende år (opgjort ekskl. overførsler fra foregående år). Et eventuelt underskud kan uden videre overføres, såfremt det ikke overstiger 5%. Der kan indgås konkret aftale om andet, hvis der er særlige årsager hertil. Sådanne aftaler skal godkendes af Økonomiudvalget. 3 4 På områder med fælles puljer til dækning af vikarer ved langtidssygdom konteres sygedagpengerefusionerne dog samme sted som den fælles pulje. For de ikke følsomme områder, hvor der ikke er afsat ressourcer til vikardækning, ledsages udkonteringen af sygedagpengerefusionerne dog af en tilsvarende negativ tillægsbevilling. Enhedens budgetramme er således upåvirket af modtagelsen af sygedagpengerefusioner. Aftale for 2011 Side 21 af 23

22 Hvis regnskabsafslutningen afslører åbenlyse uhensigtsmæssigheder ved beregningen af budgetrammen, vil det være muligt at rejse dette som en selvstændig sag til politisk stillingtagen. Årlig regulering af den nye budgetramme I forbindelse med budgetforarbejdet udarbejder Økonomi og Personale i samarbejde med fagenheden et nyt grundlag for budgetlægning og budgettet for den decentrale enhed. Ved reguleringen af budgetrammen tages højde for: Byrådsbeslutninger vedrørende takstsfastsættelser Andre byrådsbeslutninger Lovændringer Overenskomstændringer KL's fremskrivningsprocenter. For decentrale enheder, hvor ressourcetildelingen sker i forhold til antal brugere eller lignende, indregnes en forventning til antallet af fremtidige brugere / enheder. Puljer udenfor budgetrammen Den decentrale enheds ramme består som udgangspunkt af samtlige de udgifter og indtægter, der kan henføres til enheden. Det kan dog undtagelsesvist aftales, at enkelte udgifter og indtægter holdes udenfor budgetrammen. Det kan f.eks. være: Indtægter fra andre kommuner Udgifter til bygningsdrift og -leje Rådighedsløn til tjenestemænd, der er afskediget før aftalens indgåelse Lønudgift til fleksjobbere, der er overtaget fra de gamle kommuner Sådanne undtagelser skal i givet fald altid fremgå af ressourcetildelingen. Der kan for alle decentrale enheder under samme fagenhed være budgetteret med puljer til f.eks.: Lønmidler til den decentrale leders løndannelse. Udgifter til elever. Vikarer ved langtidssygdom. Personale med tilskud. Udgifter til beklædning. Udgifter til kørsel (biler, skader, befordringsgodtgørelse ved kørsel i egen bil). Udgifter til fælles IT-programmel, samt personer, der betjener dette. Pulje til finansiering af deltagelse i MED. Sådanne puljer vil i givet fald fremgå af aftalen for fagområdet. Aftale for 2011 Side 22 af 23

23 Den decentrale enhed kan endvidere efter nærmere aftale trække på puljer, der dækker hele Mariagerfjord Kommune: Pulje til finansiering af vikarer ved barsel. Pulje til finansiering af arbejdsskadeforsikring. Arbejdsgiverandelen af lønudgiften til fleksjobbere, der er ansat på initiativ fra arbejdsmarkedsafdelingen i medfør af, at kommunen har ansvaret for en række personer på ledighedsydelse, der skal placeres i fleksjob i kommunalt eller andet regi. Aftale for 2011 Side 23 af 23