Mellem. Region Midtjylland Emil Møllersgade Horsens CVR.nr (herefter Regionen )

Transkript

1 UDKAST TIL RAMMEKONTRAKT REGION MIDTJYLLAND Mellem Region Midtjylland Emil Møllersgade Horsens CVR.nr (herefter Regionen ) og Part 2 Adresse Post nr. by CVR nr. xxx (herefter Laboratoriet ) er der dags dato indgået følgende rammekontrakt om kemiske laboratorieanalyser inden for jordforureningslovens område. 1. Præambel 1.1 Denne kontrakt er indgået efter forudgående EU-udbud med henblik på at dække Regionens behov for eksternt udførte kemiske laboratorieanalyser inden for Regionens arbejdsområde i medfør af jordforureningsloven og omfatter analyser af jord-, vand- og luftprøver. Analyserne relaterer sig primært til forureningsundersøgelser, drift af afværgeanlæg og monitering på forurenede lokaliteter.

2 1.2 Til kontrakten knytter sig følgende bilag, der indgår som en integreret del af kontrakten: Bilag A: Teknisk specifikation (med underbilag I-VII) Bilag B: Kravspecifikationer Bilag C: Tilbudsliste (udfyldt af Laboratoriet) Bilag D: Akkrediteringsskema (udfyldt af Laboratoriet) 2. Definitioner, aftalegrundlag og fortolkning 2.1 Ved fortolkningen af denne kontrakt skal nedenstående udtryk, når de indledes med en versal, forstås på nedenfor anførte måde: Laboratorieydelse: Analyse af alle parametre i en jord-, vand eller luftprøve med alle tilknyttede elementer. Arbejdsdag(e): Alle dage eksklusive lørdage, søndage, nytårsdag (1. januar), skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, store bededag, kristi himmelfartsdag, 2. pinsedag, grundlovsdag, juleaftensdag (24. december), juledag (25. december), 2. juledag (26. december) og nytårsaftensdag (31. december). 2.2 Aftalegrundlaget udgøres af følgende dokumenter: 1. Nærværende kontrakt 2. Bilag A, B, C og D med eventuelle tilhørende underbilag 3. Udbudsmaterialet af 1. april 2015 med eventuelle efterfølgende ændringer, rettelsesblade, spørgsmål/svar etc. 4. Laboratoriets tilbud Ovennævnte dokumenter er gældende i prioriteret rækkefølge. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem bilagene har det lavest litterede/nummererede bilag prioritet, således at bilag A har prioritet over bilag B osv. Bilag har prioritet over underbilag. 2.3 Henvisning til nærværende kontrakt eller til en bestemmelse heri omfatter også de til kontrakten hørende bilag/underbilag, respektive de af disse bilag/underbilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. 2.4 Hvis en bestemmelse tilsidesættes som ugyldig, skal det pågældende dokument i øvrigt opretholdes, og den ugyldige bestemmelse erstattes med Side 2

3 en gyldig bestemmelse, der ligger så tæt ved den ugyldige bestemmelse, som det er muligt. 3. Kontraktens omfang og genstand 3.1 Kontrakten dækker de Laboratorieydelser inden for Regionens arbejdsområde, som Regionen i medfør af jordforureningsloven får foretaget i løbet af kontraktens varighed af de typer, som er opført på tilbudslisten. Der er tale om analyser af jord-, vand- og luftprøver, samt leje af udstyr til udtagning af poreluftsprøver. Analyserne relaterer sig primært til forureningsundersøgelser og drift af afværgeanlæg samt monitering på forurenede lokaliteter. Der henvises desuden til den tekniske specifikation (bilag A). 3.2 Uanset kontrakten er Regionen berettiget til at lade analyser i relation til igangværende sager afslutte af den hidtidige leverandør, hvor Regionen finder dette hensigtsmæssigt. 3.3 Laboratorielignende analyser, der udføres i felten, er ikke omfattet af kontrakten. 3.4 Kontrakten er ikke til hinder for, at Regionen som led i aftaler med tredjemand om teknisk rådgivning og bistand mv. kan erhverve analyser tilsvarende de, der er omfattet af kontrakten, hos et andet laboratorium eller tilsvarende. 3.5 Regionen kan tillade, at rådgivere, som Regionen måtte indgå aftale med om teknisk rådgivning og bistand mv., i Regionens navn og for Regionens regning kan rekvirere analyser omfattet af kontrakten og på kontraktens vilkår. 3.6 Regionens estimat over antallet og fordelingen af ydelser i Tilbudslisten (Bilag C) er alene udtryk for Regionens bedste skøn og er ikke bindende. 3.7 I begrænset omfang og inden for udbudsrettens rammer er Regionen berettiget til, at lade Laboratoriet udføre andre Laboratorieydelser omfattet af pkt. 3.1, end de der fremgår af Tilbudslisten (Bilag C). Enhedspriserne for sådanne aftales på forhånd, mens de øvrige vilkår er som for øvrige Laboratorieydelser omfattet af nærværende Kontrakt, medmindre andet aftales. Side 3

4 4. Laboratorieydelsens udførelse 4.1 Der henvises til den Tekniske specifikation (Bilag A) og kravspecifikationerne (Bilag B). 4.2 Laboratoriet er forpligtet til at sikre, at Laboratorieydelserne uden yderligere vederlag overholder de i aftaleperioden til enhver tid gældende forskrifter, standarder, branchekutymer og god skik på området. 4.3 Såfremt der i kontraktens løbetid kommer ændringer i forskrifter, standarder, branchekutyme, god skik eller andet relevant for Laboratorieydelsens udførelse, skal Laboratoriet gøre Regionen opmærksom herpå. 4.4 Al kommunikation skal foregå på dansk. 5. Vederlag 5.1 Beregning af vederlag Vederlaget beregnes ud fra enhedspriserne i Tilbudslisten (Bilag C), idet vederlaget udgøres af summen af de faktiske antal udførte ydelser (analyser, tillæg og andet) multipliceret med stykprisen for de pågældende ydelser. 5.2 Priser Alle priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet alle ved tilbudsfristens udløb gældende afgifter, bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf Priserne er inklusiv alle omkostninger forbundet med løsning af opgaven, herunder miljøafgifter, afhentning af prøver og lejet udstyr, rapportering, digital overførsel, emballage og udbringning af emballage og lejet udstyr. Eventuelle ekstraudgifter vil derfor ikke blive honoreret. 5.3 Prisregulering Priserne reguleres ikke i aftaleperioden. Side 4

5 5.4 Betalingsbetingelser Faktura fremsendes løbende og umiddelbart efter udført Laboratorieanalyse (inklusive endelig afrapportering med elektronisk indberetning), af analyserne. Der må kun være én lokalitet pr. faktura Alle fakturaer vedrørende en kalendermåned skal være Regionen i hænde senest den 10. i den følgende måned Betaling kan tidligst kræves 30 dage efter, at Regionen har modtaget fyldestgørende faktura. I denne periode beregnes ikke rente. Ved betaling efter forfaldstid forrentes det forfaldne beløb med rente efter renteloven fra forfaldsdagen til betaling sker Fakturaer skal indtil Regionen måtte give anden meddelelse sendes elektronisk til EAN-nummer Følgende skal tydelig fremgå af fakturaen: lokalitetsnummer, referencenummer, kontaktperson, lokalitetsnavn (kan være adresse), samt hvilke parametre der er analyseret og antal prøver Fakturaerne sendes på følgende måder, medmindre andet aftales: Ved analyser rekvireret af Regionen direkte sendes fakturaen direkte til regionen. Ved analyser rekvireret af Regionens rådgivere skal fakturaen først godkendes ved rådgiver, og rådgivers godkendelse skal påføres fakturaen inden elektronisk afsendelse til Regionen. 6. Fejl og mangler ved Laboratorieydelsen 6.1 Såfremt en Laboratorieydelse ikke er udført i overensstemmelse med hvad der fremgår af denne kontrakt, branchekutyme, god skik eller i øvrigt ikke svarer til, hvad Regionen med rette kunne forvente, er Laboratorieydelsen at betragte som behæftet med fejl eller mangelfuld. Der henvises desuden til Teknisk Specifikation (bilag A) Laboratoriet er alene berettiget til vederlag for Laboratorieydelser, der er udført korrekt, og ikke behæftet med fejl eller er mangelfuld Såfremt en fejl eller mangel medfører ekstra omkostninger for Regionen, f.eks. i form af fornyet prøveudtagning skal Laboratoriet dække Regionens dokumenterbare omkostninger forbundet hermed. Side 5

6 6.2 Hvis Regionen finder begrundet anledning til at betvivle et analyseresultat, kan Regionen pålægge Laboratoriet at foretage en ny analyse. Såfremt resultatet af denne objektivt set bestyrker Regionen i, at det første analyseresultat ikke var korrekt, skal Laboratoriet dække alle merudgifter forbundet hermed, herunder til prøvetagning, således at Regionen stilles, som hvis første analyse havde været korrekt. Såfremt det modsatte er tilfældet, betaler Regionen sædvanligt vederlag i overensstemmelse med Tilbudslisten for den nye analyse i tillæg til den oprindelige. 7. Forsinkelse af en Laboratorieydelse 7.1 Leveres en Laboratorieydelse ikke inden for den i bilag C fastsatte tidsfrist for den pågældende ydelse, uden at dette alene skyldes Regionens forhold, foreligger der forsinkelse. En Laboratorieydelse anses først for leveret, når Laboratorieydelsen er udført/leveret uden fejl og mangler. Uanset ovenstående er den elektroniske indberetning, jf. Teknisk Specifikation (bilag A), ikke omfattet af vederlagsreduktionen og skal foreligge senest 5 Arbejdsdage efter fristen i bilag C for levering af alle øvrige dele af Laboratorieydelsen. 7.2 Såfremt Laboratoriet indser, at der er nærliggende risiko for forsinkelse, påhviler det Laboratoriet straks at give meddelelse herom til Regionen samt rekvirenten, såfremt denne er forskellig fra Regionen. 7.3 Hvis en Laboratorieydelse ikke leveres rettidigt, jf. pkt. 7.1, reduceres vederlaget for den pågældende Laboratorieydelse efter følgende model: Forsinkelse med op til 2 påbegyndte Arbejdsdage: 10 % reduktion Forsinkelse med op til 5 påbegyndte Arbejdsdage: 25 % reduktion Forsinkelse på 6-20 påbegyndte Arbejdsdage: 50 % reduktion Forsinkelse med mere end 20 Arbejdsdage: 75 % reduktion Side 6

7 7.4 Såfremt der er tale om hasteanalyser, jf. den Tekniske Specifikation (Bilag A) og Tilbudslisten (Bilag C), reduceres vederlaget for den pågældende Laboratorieydelse efter følgende model: Forsinkelse med op til 4 timer: 50 % reduktion Forsinkelse på 5-24 timer: 65 % reduktion Forsinkelse med mere end 24 timer: 75 % reduktion 7.5 Regionen kan dispensere fra vederlagsreduktionen for forsinkelse efter forudgående skriftlig aftale i hvert enkelt tilfælde. 8. Ophævelse 8.1 Denne kontrakt kan ophæves af den ene part, hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra den anden parts side. 8.2 Væsentlig misligholdelse fra Laboratoriets side kan f.eks. bestå i konkurs, betalingsstandsning eller anden insolvensretlig behandling, gentagne manglende overholdelse af analyseplaner, gentagne levering af fejlagtige analyseresultater, gentagne manglende overholdelse af kvalitetskrav eller gentagne manglende eller fejlbehæftet elektronisk dataoverførsel. 8.3 Såfremt det alene er enkelte analysetyper/prøvetyper, der giver anledning til misligholdelse, kan Regionen vælge alene at ophæve kontrakten vedrørende netop disse analysetyper/prøvetyper, således at kontrakten i øvrigt består. 9. Erstatningspligt og forsikring 9.1 Laboratoriet er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for dokumenterbare tab, som Regionen måtte lide. 9.2 Laboratoriet skal desuden friholde Regionen for ethvert krav eller tab, der opstår som følge af fejlbehæftet myndighedsudøvelse eller på anden måde, når kravet eller tabet er en direkte følge af fejlagtige analyseresultater eller mangler ved Laboratorieydelsen i øvrigt. Side 7

8 9.3 Reduktion i vederlag eller bod, som er betalt eller skal betales af Laboratoriet, skal ikke fratrækkes en eventuel erstatning. 9.4 Laboratoriet er forpligtet til i hele kontraktens løbetid at opretholde en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på mindst kr. 10 mio. pr. forsikringsår. Laboratoriet skal på Regionens anmodning under hele kontraktens løbetid godtgøre forsikringens (fortsatte) eksistens og omfang. 9.5 Laboratoriets erstatningsansvar er begrænset til et beløb på kr. 10 mio. årligt. 10. Force majeure 10.1 Hverken Laboratoriet eller Regionen anses for ansvarlig over for den anden part efter denne kontrakt, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved indgåelsen af aftalen kunne have taget i betragtning, og som parten ej heller kunne have undgået eller overvundet I tilfælde af force majeure skal der ikke betales bod ved forsinkelse Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal kalenderdage, som force majeure-situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Laboratoriet udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter, at force majeure er indtrådt. 11. Tavshedspligt 11.1 Laboratoriet og dettes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Regionen eller andres forhold, som de bliver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af denne kontrakt. Laboratoriet skal pålægge alle underleverandører og andre, der bistår Laboratoriet, tilsvarende forpligtelse. Side 8

9 11.2 Tavshedspligten omfatter ikke offentligt tilgængelig information samt information, som Laboratoriet får overgivet fra tredjemand, som er i retmæssig besiddelse deraf, og som ikke er undergivet nogen fortrolighedsforpligtelse Udstrækningen og indholdet af Regionens tavshedspligt beror på de til enhver tid gældende offentligretlige regler. 12. Underleverandører 12.1 Laboratoriet er berettiget til at anvende underleverandører, i det omfang dette er angivet i Laboratoriets tilbud Laboratoriet hæfter direkte og umiddelbart for underleverandører, herunder disses handlinger og undladelser Udskiftning af underleverandører kan kun ske mod forudgående, skriftlig godkendelse fra Regionen. Den nye underleverandør skal have mindst samme kvalifikationer som den udskiftede, og ændringen må ikke påføre Regionen omkostninger. Tilsvarende gælder, hvis Laboratoriet hjemtager en Laboratorieydelse Underleverandører kan ikke rejse krav mod Regionen. 13. Kontaktperson 13.1 Umiddelbart efter indgåelse af denne kontrakt skal Laboratoriet oplyse Regionen hvilke medarbejdere hos Laboratoriet, der er Regionens faste faglige kontaktperson, faste ansvarlige for kvalitetsrapporter og faste ansvarlige for elektronisk aflevering. Der skal af disse kontaktpersoner udpeges mindst én personlig stedfortræder Umiddelbart efter indgåelsen af denne kontrakt skal Regionen oplyse Laboratoriet hvilken medarbejder hos Regionen, der er Laboratoriets faste kontaktperson, samt mindst én personlig stedfortræder Laboratoriets kontaktpersoner skal være bindeled ved løsning af diverse praktiske problemer, herunder fejl i analyser og dataoverførsler samt være til rådighed for faglig diskussion og rådgivning omkring analysetekniske problemer i forbindelse med uventede eller stærkt afvigende resultater og analysetekniske problemer knyttet til vanskelige prøvetagningsforhold. Side 9

10 13.4 Laboratoriets og Regionens kontaktpersoner skal beherske dansk i skrift og tale af hensyn til kommunikationen med Regionen Regionen kan til enhver tid og uden yderligere begrundelse kræve kontaktpersonen udskiftet Ved skift af kontaktperson(er) skal Regionen hhv. Laboratoriet straks underrettes Laboratoriet og dettes eventuelle underleverandører er uden ekstra vederlag forpligtet til at afholde møder med Regionen efter behov, dog minimum et årligt møde, hvor samarbejdet mellem Regionen og laboratoriet evalueres. Laboratoriet og dennes eventuelle underleverandører skal uden ekstra vederlag yde Regionen og/eller dennes rådgiver faglig rådgivning relateret til foretagne eller påtænkte analyser. 14. Overdragelse 14.1 En part kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til tredjemand uden den anden parts forudgående skriftlige samtykke Uanset afsnit 14.1 er Regionen dog berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt til en anden offentlig myndighed eller instans, hvis dette skyldes ændring i lovgivning, strukturelle ændringer eller lignende anerkendelsesværdig årsag. 15. Ikrafttræden og ophør 15.1 Kontrakten træder i kraft 1. juli Kontrakten ophører uden yderligere varsel 30. juni Kontrakten kan af hver af parterne opsiges med skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Kontrakten kan dog tidligst opsiges til ophør 24 måneder fra ikrafttrædelsen Kontrakten ophører uden varsel den 1. juli 2016, såfremt Laboratoriet ikke inden denne dato har opnået akkrediteringer i henhold til sit tilbud og fremsendt dokumentation herfor til Regionen. Side 10

11 15.5 Såfremt Regionen af Klagenævnet for Udbud, anden kompetent offentlig myndighed eller domstol pålægges at bringe kontrakten helt eller delvist til ophør eller tildelingsbeslutningen annulleres, er Regionen berettiget til at bringe kontrakten til ophør med et rimeligt varsel. Laboratoriet vil i dette tilfælde være berettiget til erstatning svarende til negativ kontraktsinteresse og et rimeligt vederlag for sin eventuelle ophørsbistand. Derudover har Laboratoriet intet krav mod Regionen. 16. Konflikter 16.1 Enhver tvist mellem parterne med tilknytning til denne kontrakt skal afgøres efter dansk ret med Retten i Horsens som rette værneting i første instans. 17. Underskrift 17.1 Denne kontrakt er underskrevet i to eksemplarer, hvoraf et eksemplar er udleveret til Regionen og et eksemplar er udleveret til Laboratoriet. Som Regionen: Som Laboratoriet: Horsens, den 2015 [Sted], den 2015 Xxx xxx Side 11