Indstilling Det indstilles at FAMU drøfter henvendelse vedrørende medinddragelse og kommer med input til besvarelse.

Transkript

1 Dato: 26. november 2014 Side 1/2 Møde den: 11. december 2014 Møde: ST FAMU møde Punktejer: Niels Chr. Nielsen Eventuel gæst: Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Orienteringspunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Emne Punkt 7. Problemanalysen Indstilling Det indstilles at FAMU drøfter henvendelse vedrørende medinddragelse og kommer med input til besvarelse. Beslutning Sagsfremstilling Rektor fremlagde fredag den 15. august 2014 på et åbent møde Universitetsledelsens oplæg til initiativer og beslutninger i forlængelse af problemanalysen. Mødet var samtidig begyndelsen på den interne høring om forslagene. Høringen varer frem til 19. september Endelig beslutning blev offentliggjort den 22. oktober 2014 på åbent møde. For flere informationer henvises til: Efter offentliggørelse af endelig beslutning har ST videreført arbejdet på fakultetsniveau. For informationer om processen på ST henvises til: På FAMU mødet vil Niels Chr. Nielsen kort orientere om status på opfølgning på ST, der omfatter fem punkter: I. Ledelsesdelegering og nærvær A. Økonomi og budget B. Ansættelser II. Medinddragelse III. Organisatorisk indretning af fakulteterne IV. Kommunikation V. Administrativ understøttelse Fra Fakultetsledelsens koordinationsgruppe for medinddragelse har FAMU modtaget følgende henvendelse: Som opfølgning på problemanalysen sætter ST fokus på øget medinddragelse og medbestemmelse. Fakultetsledelsen opfordrer derfor til, at alle ST s udvalg, råd, fora og nævn drøfter, hvad der konkret skal til for at skabe gode rammer for medinddragelse: - Hvordan inddrager ledelsen bedst ST s udvalg, råd, fora og nævn i diskussioner og beslutninger? - Hvordan inddrager udvalg, råd, fora og nævn bedst ST s medarbejdere og studerende i diskussioner og beslutninger?

2 Dato: 26. november 2014 Side 2/2 o Her kan tænkes bl.a. på: Hvad kendetegner en god inddragende proces (tidsfrister, oplæg, feedback, kommunikation, osv.)? Hvorledes kan beslutningskraft/hastighed og medinddragelse forenes? Er der en modsætning? Anvender ikke-medlemmer råd/nævn/fora/udvalg i tilstrækkelig grad medlemmerne som sine repræsentanter? Hvad forhindrer dette? - Hvad skal der til, for at ST s udvalg, råd, fora og nævn i højere grad kommer til at fungere som idégeneratorer? Koordinationsgruppen modtager gerne yderligere forslag som ikke kommer frem gennem ovenstående til hvorledes de ansattes inddragelse kan styrkes. Fra medarbejdermøde/institutmøde modtager vi gerne svar på følgende spørgsmål: Hvad ser medarbejderne som deres væsentligste mulighed for medinddragelse? Send gerne jeres input til Anna Bak Maigaard (abmai@au.dk) senest d. 6. februar Herefter samler og drøfter fakultetsledelsen de indkomne svar - og sender opsummering og input til det videre arbejde retur til jer. Fakultetsledelsen ser frem til at få forslag og ideer til, hvordan medinddragelsen på ST kan forbedres på en praktisk og meningsfuld måde. Med venlig hilsen Søren Bom Nielsen, Michelle Williams, Niels O. Nygaard og Tom Vindbæk Madsen Fakultetsledelsens koordinationsgruppe for medinddragelse På FAMU mødet drøftes ovenstående spørgsmål og på baggrund heraf fremsendes FAMUs input senest 6. februar 2014 til Anna Bak Maigaard. Hvordan skal beslutningen kommunikeres ud? Bilag Bilag 7 Ramme_arbejdsmiljøorganisation Link til samme: Sagsbehandler Jørgen B. Jespersen

3 HAMU Auhr HAMU Hovedarbejdsmiljøudvalget vejleder ledelsen om arbejdsmiljø på AU Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) er universitetets øverste arbejdsmiljøorgan. Rådet rådgiver og støtter universitetets ledelse om arbejdsmiljø. Hovedarbejdsmiljøudvalget er en vigtig aktør, da det fastlægger den overordnede linje i universitetets arbejdsmiljøindsats og koordinerer og igangsætter aktiviteter på tværs af hovedområderne. Hvem er med i Hovedarbejdsmiljøudvalget? Udvalget består af en formand, en arbejdsmiljørepræsentant og en arbejdslederrepræsentant fra hvert af de fire hovedområder og AU Administration og en til to studenterrepræsentanter. Hvis udvalget ønsker det, kan antallet af udvalgsmedlemmer udvides. Arbejdsmiljørepræsentanterne i udvalget vælges af og blandt medlemmerne i de enkelte fakultetsarbejdsmiljøudvalg. Arbejdslederne i de enkelte fakultetsudvalg vælger ligeledes en repræsentanter mellem sig. Udvalget kan således først sammensættes, når fakultetsarbejdsmiljøudvalgene er dannede. Medlemmerne af hovedarbejdsmiljøudvalget bidrager til at løfte universitetets samlede arbejdsmiljøarbejde med afsæt i deres kendskab til fakulteternes vilkår og deres erfaringer med fakulteternes arbejdsmiljøarbejde. Beslutningsdygtig formand Formanden for udvalget er udpeget af rektor og den øvrige universitetsledelse. Rektor har uddelegeret sin beslutningskompetence til formanden, hvorved formanden kan handle på rektors vegne i arbejdsmiljøspørgsmål. Eksempler på hovedarbejdsmiljøudvalgets opgaver: Udarbejde den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse for Universitetet Udarbejde en årlig status for arbejdsmiljøarbejdet Deltage i fastsættelse af størrelsen af Universitetets arbejdsmiljøorganisation Udarbejde og fastlægge AU s politikker, handlingsplaner og målsætninger på arbejdsmiljøområdet. Fastlægge overordnede regler og retningslinjer for arbejdsmiljøarbejdet Sikre, at retningslinjer og procedurer i forbindelse med arbejdspladsvurderinger (APV), undervisningsmiljøvurderinger (UMV), kemikalieregistrering mv. følges og fungerer hensigtsmæssigt Iværksætte tværgående projekter og udredninger efter behov AARHUS UNIVERSITET

4 Varetage løsning af arbejdsmiljømæssige spørgsmål, som ikke kan løses af de lokale arbejdsmiljøorganer Udarbejde oplæg vedrørende arbejdsmiljø som fx universitetetskontrakter, afsnit i personalepolitik mv. Vurdere arbejdsskadestatistikker og igangsætte fælles tiltag ved tværgående problemer. VIL DU VIDE MERE kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

5 FAMU Auhr FAMU/AAMU Fakultets/-administrationsarbejdsmiljøudvalg sikrer systematikken Fakultets-/administrationsarbejdsmiljøudvalget (FAMU/AAMU) planlægger og koordinerer fakultetets/administrationens arbejdsmiljøarbejde. Udvalget fastlægger målsætninger for indsatsen og sørger for, at beslutninger bliver ført ud i livet på hele fakultetet/administrationen. Udvalget rådgiver fakultets-/ administrationsledelsen om arbejdsmiljøspørgsmål og med til at sikre, at arbejdsmiljøarbejdet er systematisk, forebyggende og effektivt. Fakultetsarbejdsmiljøudvalget refererer til hhv. fakultetets/administrationens ledelse og hovedarbejdsmiljøudvalget på AU. Hvem er med i fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalget? Fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalgene består af en formand, to arbejdsmiljørepræsentanter og to arbejdslederrepræsentanter og eventuelt en studenterrepræsentant. Hvis ledelsen ønsker det, kan antallet af udvalgsmedlemmer udvides. Arbejdsmiljørepræsentanterne i udvalget vælges af og blandt medlemmerne af lokalarbejdsmiljøudvalgene eller blandt institutternes/enhedernes arbejdsmiljøgrupper, hvis der ikke er oprettet lokalarbejdsmiljø-udvalg. Arbejdslederne i arbejdsmiljøgrupperne vælger ligeledes to repræsentanter mellem sig. Udvalget kan således først sammensættes, når arbejdsmiljøgrupperne og lokalarbejdsmiljøudvalgene er etableret. Medlemmerne af fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalget bidrager til at løfte og koordinere fakultetets/administrationens arbejdsmiljøarbejde med afsæt i deres kendskab til institutternes/enhedernes vilkår og deres indsigt i og erfaring med det lokale arbejdsmiljøarbejde. Det anbefales derfor, at medlemmerne repræsenterer fakultetets/administrationens arbejdsområder og faggrupper bredt. Beslutningsdygtig formand Formanden for udvalget er som udgangspunkt fakultetets dekan/universitetsdirektøren. Udpeger denne en anden som formand, skal vedkommende kunne træffe beslutninger om arbejdsmiljømæssige forhold i samme omfang som dekanen/universitetsdirektøren. Eksempler på fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalgets arbejdsopgaver: Udarbejde den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse for fakultetet AARHUS UNIVERSITET

6 Fastlægge målsætninger for fakultetets/administrationens arbejdsmiljø og arbejdsmiljøarbejde Medvirke til at AU s overordnede arbejdsmiljøstrategi bliver realiseret på fakultetet Planlægge, koordinere og følge op på fakultetets/administrationens APV- og UMVarbejde Integrere arbejdsmiljøhensyn i fakultetets fysiske drifts- og planlægningsopgaver fx bygningssyn og arbejdsmiljøgranskning ved byggesager Sikre, at der bliver udpeget en daglig arbejdsmiljøleder på institut- og fakultetsniveau, såfremt en sådan ønskes Koordinere og prioritere arbejdsmiljøarbejdet og sikre, at udvalgets beslutninger implementeres på institut-/enhedsniveau Iværksætte tværgående initiativer på fakultetet/administrationen og samarbejde og videndele med AU s øvrige fakulteter, AU HR og samarbejdsorganisationen om fælles arbejdsmiljøforhold (fx APV, UMV, GMO, kemikalieregistrering mv.) Sikre, at studerende modtager relevant instruktion i arbejdsmiljøforhold og sikkerhed Rejse relevante problemstillinger for hovedarbejdsmiljøudvalget VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

7 LAMU Auhr LAMU Lokale arbejdsmiljøudvalg planlægger, rådgiver og løser konkrete arbejdsmiljøproblemer På institutter og enheder med mange arbejdsmiljøgrupper kan grupperne få hjælp og opbakning til deres arbejde via lokalarbejdsmiljøudvalget (LAMU), hvis rolle er at planlægge, lede og koordinere instituttets/ enhedens arbejdsmiljøarbejde. Udvalget analyserer arbejdsmiljøindsatsen, rådgiver om løsning af konkrete arbejdsmiljøproblemer og følger op på, om arbejdsmiljøarbejdet er effektivt og forebyggende. Lokalarbejdsmiljø-udvalg refererer til institutledelsen/ Vicedirektørerne og fakultets-/administrations-arbejdsmiljøudvalget. Hvem er med i lokalarbejdsmiljøudvalget? Lokaludvalgene består i udgangspunktet af en formand, to arbejdsmiljørepræsentanter og to arbejdslederrepræsentanter og eventuelt en studenterrepræsentant. Hvis fakultetets/administrationsledelsen ønsker det, kan antallet af udvalgsmedlemmer udvides. Når arbejdsmiljøgrupperne på et institut/en enhed er etableret bliver lokaludvalget sammensat. Arbejdsmiljørepræsentanterne til udvalget vælges af og blandt instituttets/enhedens arbejdsmiljørepræsentanter. Arbejdslederne i arbejdsmiljøgrupperne vælger ligeledes to repræsentanter mellem sig. Udvalget kan således først sammensættes, når arbejdsmiljøgrupperne er etableret og det anbefales, at medlemmerne repræsenterer instituttets arbejdsområder og faggrupper bredt. Udvalget har en beslutningsdygtig leder Når institutlederen/ enhedens leder er formand for udvalget er, får arbejdsmiljøarbejdet mere fokus og en højere prioritet blandt ledelsen og blandt medarbejderne. Personale- og ressourcemæssige spørgsmål kan lettere behandles, når institutlederen selv er en del af arbejdsmiljøudvalget, hvilket har en afsmittende effekt på instituttets arbejdsmiljøarbejde. Lederen kan dog udpege en anden som formand, hvis formanden har mandat til at kunne handle på institutlederens vegne i arbejdsmiljøspørgsmål. Eksempler på arbejdsopgaver for lokalarbejdsmiljøudvalg: Udarbejde den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse for instituttet/enheden, samt forebygge arbejdsmiljøproblemer Rådgive arbejdsmiljøgrupperne og understøtte deres arbejde Sikre, at arbejdsmiljøgrupperne har ressourcer til at udføre deres opgaver Sikre, at instituttet overholder arbejdsmiljølovgivningen og AU s interne regler og retningslinjer AARHUS UNIVERSITET

8 Sikre, at arbejdsmiljøgruppernes medlemmer gennemfører den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse Sikre, at AU HR Arbejdsmiljøenheden løbende bliver opdateret om organisationen på instituttet/enheden Udarbejde handlingsplaner og følge op på arbejdet med APV, herunder samarbejde med det lokale samarbejdsudvalg om trivsel Sikre, at der laves arbejdsmiljøgranskninger i forbindelse med byggesager Sikre, at lovgivningsmæssige krav er kendte, opdaterede og indført (fx kemikalieregistrering, godkendelse af røntgen, isotop og laboratorier) Deltage i arbejdet med undervisningsmiljøvurdering (UMV) Sørge for at undersøge årsager til ulykker og sikre, at de ikke kan ske igen Synliggøre og informere om arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøorganisationen på instituttet/enheden Sikre, at der bliver udpeget en daglig arbejdsmiljøleder, såfremt instituttet vælger at have en Rejse problemstillinger for fakultets- /administrationsarbejdsmiljøudvalget, hvis der er forhold, som lokaludvalget ikke kan løse på egen hånd VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

9 Auhr AMG ARBEJDSMILJØGRUPPEN Hjælper kollegerne i hverdagen Alle institutter og vicedirektørområder på AU har en eller flere arbejdsmiljøgrupper (AMG). Det er arbejdsmiljøgruppen, der står for det daglige arbejdsmiljøarbejde på instituttet/enheden. En succesfuld arbejdsmiljøgruppe kræver opbakning fra kolleger, ligesom gruppen skal sørge for at synliggøre deres resultater og løbende håndtere og udbedre de arbejdsmiljøproblemer, som kollegerne rejser. Vær synlige og tilgængelige Fortæl jeres kolleger, hvem der sidder i gruppen, hvad gruppens opgave er, og hvor de kan finde yderligere information om universitetets arbejdsmiljøarbejde. Alle medarbejdere skal vide, hvem de kan gå til, og hvilken hjælp de kan forvente, hvis de har et arbejdsmiljøproblem. Arbejdsmiljøgruppen skal tage fat på relevante opgaver og problemer i arbejdsmiljøarbejdet, så kollegerne kan føle betydningen af arbejdsmiljøgruppens arbejdsindsats. Store som små fremskridt i det lokale arbejdsmiljø bør fremhæves. Der kan blandt andet skabes fokus på resultaterne på personalemøder, ved opslag, i nyhedsbreve eller i UNIvers. Får medarbejderne kendskab til, at der er sket konkrete fremskridt på arbejdsmiljøområdet, er der større sandsynlighed for, at de vil bede arbejdsmiljøgruppen tage mere krævende arbejdsmiljøudfordringer op. Hvem er med i arbejdsmiljøgruppen? Arbejdsmiljøgruppen består af en eller flere medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, en ledelsesudpeget arbejdslederrepræsentant og evt. to studenterrepræsentanter. På AU er antallet af arbejdsmiljøgrupper fastlagt under hensyntagen til de lokale arbejdsmiljøforhold. Nogle institutter har flere grupper, hvis de har mange medarbejdere, er spredt geografisk eller har forskellige arbejdsmiljømæssige belastninger. På andre institutter dækker en arbejdsmiljøgruppe hele instituttet. En arbejdsmiljøgruppe skal fx tage sig af følgende opgaver: Skabe fokus på og kontrollere det daglige arbejdsmiljø Finde nødvendige løsninger på uacceptable arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsforhold Informere og rådgive medarbejdere om arbejdsmiljøspørgsmål. Deltage i arbejdet med APV og samarbejde med det lokale samarbejdsudvalg om trivsel. Deltage i arbejdsmiljøgranskning af byggesager Følge op på eventuelle gener i forbindelse med byggesager AARHUS UNIVERSITET

10 Registrere, analysere og forebygge arbejdsulykker Forebygge arbejdsmiljøproblemer fx foreslå nye arbejdsrutiner og indkøbe hjælpemidler og værnemidler Inddrage ledelsen ved behov, hvis arbejdsmiljøgruppen fx har behov for yderligere beføjelser Deltage i arbejdsmiljøudvalgs-arbejde og møder på fx institut- eller hovedområdeniveau Rejse problemstillinger over for institut- eller fakultetsarbejdsmiljøudvalget, hvis der er forhold arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse Tilstræbe et godt samarbejde i gruppen og med den øvrige arbejdsmiljøorganisation Giv arbejdsmiljøarbejdet status Kulturen på instituttet, og ikke mindst signalerne fra den øverste ledelse, spiller en vigtig rolle for arbejdsmiljøarbejdets status og resultater. Arbejdsmiljøgruppens egen entusiasme og indsats for det lokale arbejdsmiljø vil også bidrage til, at interessen for at skabe et godt og sikker arbejdsmiljø spredes blandt kollegerne. Motivere frem for at belære De færreste har lyst til at spille politimand over for deres medarbejdere eller kolleger. Arbejdsmiljøgruppen bør sigte efter, at motivere deres medarbejdere eller kolleger til at interessere sig for arbejdsmiljøet ved at gøre opmærksom på, hvad gruppens opgaver går ud på, og hvilket ansvar de ansatte selv har for at påvirke og bidrage til et godt og sikkert arbejdsmiljø. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

11 LR Auhr LEDELSESREPRÆSENTANT Ledelsesrepræsentanten har en særlig rolle En lang række medarbejdere udfylder rollen som arbejdsmiljørepræsentanter på AU. Men også repræsentanter fra ledelsen skal være repræsenteret i arbejdsmiljøarbejdet, for at sikre AU som en attraktiv og velfungerende arbejdsplads. Hvad laver en arbejdslederrepræsentant: Arbejdslederrepræsentanten spiller en vigtig rolle i universitetets arbejdsmiljøarbejde og kan blandt andet varetage følgende opgaver: Skabe fokus på og kontrollere det daglige praktiske arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsarbejde Registrere, analysere og forebygge arbejdsulykker Deltage i lokalt APV-arbejde (fx løse kortlagte problemer igennem handlingsplans- og opfølgningsarbejde) Motivere, kontrollere og holde øje med arbejdsmiljøet i dagligdagen Arbejdsmiljøgranskninger af byggesager Arbejdsmiljøudvalgs-arbejde og møder på fx institut- eller hovedområdeniveau Arbejdsmiljøgruppen En arbejdsmiljøgruppe består af en eller flere medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, en ledelsesrepræsentant og evt. en studenterrepræsentant. Arbejdet i arbejdsmiljøgruppen er en af krumtapperne i at sikre det gode arbejdsmiljø i din og medarbejdernes hverdag. Arbejdsmiljøorganisationen på Aarhus Universitet indrettes efter universitetets nye struktur og vil omfatte over 100 arbejdsmiljøgrupper. Antallet af arbejdsmiljøgrupper er fastlagt under hensyntagen til de lokale arbejdsmiljøforhold. Nogle institutter har flere grupper, hvis de har mange medarbejdere, er spredt geografisk eller har forskellige arbejdsmiljømæssige belastninger. På andre institutter dækker en arbejdsmiljøgruppe hele instituttet. Sådan bliver du arbejdslederrepræsentant Institutlederne (eller vicedirektørerne i AU Administration) udpeger arbejdslederrepræsentanter til instituttets arbejdsmiljøgrupper. Har du interesse i arbejdsmiljø skal du derfor kontakte din institutleder. Arbejdslederrepræsentanten er normalt den arbejdsleder, der har den direkte ledelse og dermed det direkte tilsyn med arbejdet indenfor arbejdsmiljøgruppens område. Institutlederen kan således selv være arbejdslederrepræsentant. Dine rettigheder og pligter Som arbejdsleder, der indgår i arbejdsmiljøorganisationen, må du ikke stilles ringere på grund af de aktiviteter, der er forbundet her- AARHUS UNIVERSITET

12 med. Du skal medvirke til, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige inden for arbejdsmiljøgruppens område. I kraft af din position som ledelsens repræsentant har du et særligt ansvar for, at arbejdsmiljøgruppen fungerer og arbejder effektivt og forebyggende, så de foranstaltninger, der træffes for at fremme sikkerhed og sundhed, virker efter hensigten. Medarbejdere og studerende skal være bekendt med risici ved arbejdet, få den fornødne instruktion, arbejde under sikre arbejdsforhold og udføre arbejdet på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde. Som arbejdslederrepræsentant spiller du således en vigtig rolle i det daglige arbejde for mange omkring dig, og du signalerer til dine medarbejdere, at arbejdsmiljøarbejdet er vigtigt. Arbejdsmiljøuddannelse Bliver du udpeget som arbejdslederrepræsentant, skal du gennemgå AU s obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse senest 3 måneder efter udpegelsen, medmindre du har gennemført arbejdsmiljøuddannelsen tidligere. Selv om du ikke har erfaring med arbejdsmiljøområdet, vil du igennem denne tredages arbejdsmiljøuddannelse hurtigt få kendskab til generelle arbejdsmiljøregler og AU s arbejdsmiljøforhold. Hvert år er der desuden mulighed for supplerende uddannelse inden for arbejdsmiljøområdet. Du vil kort efter din tiltræden som arbejdslederrepræsentant blive indkaldt til et temamøde, hvor du får mere at vide. Derudover kan Arbejdsmiljøenheden ved AU HR give generel arbejdsmiljøfaglig sparring og kan hjælpe med visitering, hvis en medarbejder har brug for psykologisk bistand. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

13 AuhR AMR ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANT Vil du være arbejdsmiljørepræsentant for dine kolleger og præge arbejdsmiljøarbejdet? Vil du være med til at sikre en velfungerende og attraktiv arbejdsplads, så opfordres du til at stille op til valget som arbejdsmiljørepræsentant til den nye arbejdsmiljøorganisation på AU. Hvad laver en arbejdsmiljørepræsentant? Arbejdsmiljørepræsentanter spiller en vigtig rolle i universitetets arbejdsmiljøarbejde og kan blandt andet varetage følgende opgaver: Skabe fokus på og kontrollere det daglige praktiske arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsarbejde Deltage i og informere om det daglige praktiske arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsarbejde Deltage i lokalt APV-arbejde (fx udarbejde handlingsplaner og løse kortlagte problemer) Motivere, kontrollere og holde øje med arbejdsmiljøet i dagligdagen Registrere, analysere og forebygge arbejdsulykker Arbejdsmiljøgranskninger af byggesager Arbejdsmiljøudvalgs-arbejde og møder på fx institut- eller hovedområdeniveau Arbejdsmiljøgruppen En arbejdsmiljøgruppe består af en eller flere medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, en ledelsesrepræsentant og evt. en studenterrepræsentant. Arbejdet i arbejdsmiljøgruppen er en af krumtapperne i at sikre det gode arbejdsmiljø i din og dine kollegers hverdag. Arbejdsmiljøorganisationen på Aarhus Universitet skal tilpasses den nye struktur og vil omfatte over 100 arbejdsmiljøgrupper. På AU er antallet af arbejdsmiljøgrupper fastlagt under hensyntagen til de lokale arbejdsmiljøforhold. Nogle institutter har flere grupper, hvis de har mange medarbejdere, er spredt geografisk eller har forskellige arbejdsmiljømæssige belastninger. På andre institutter dækker en arbejdsmiljøgruppe hele instituttet. En arbejdsmiljørepræsentant vælges af medarbejderne i det område, som medarbejderen hører under, og som arbejdsmiljøgruppen dækker fx et mindre institut. Hvis det ikke lykkes at få valgt en arbejdsmiljørepræsentant, fungerer arbejdslederen og formanden alene, indtil de ansatte på et senere tidspunkt har valgt en repræsentant. Sådan bliver du arbejdsmiljørepræsentant Er du interesseret i arbejdsmiljø, og vil du have indflydelse på området, kan melde dig som kandidat til medarbejderrepræsentantskabet ved at udfylde og indsende opstillingsblanketten til arbejdsmiljo@au.dk. Blanketten findes bl.a. på AU s arbejdsmiljøhjemmeside. AARHUS UNIVERSITET

14 Du kan herefter blive valgt til en arbejdsmiljøgruppe, der dækker dit område. En arbejdsmiljørepræsentant bliver valgt af og blandt alle ansatte såvel VIP som TAP uden personaleansvar inden for arbejdsmiljøgruppens område. Alle ansatte omfatter også deltidsansatte, løst ansatte, afløsere, vikarer, mv. Du kan blive valgt uanset dit faglige tilhørsforhold eller faglige organisering. Ledelsen har ikke stemmeret. Dine rettigheder og pligter På AU vælges arbejdsmiljørepræsentanterne for en treårig periode. Din leder skal sørge for, at du får den fornødne tid til at varetage arbejdsmiljøarbejdet indenfor din normale arbejdstid. Som arbejdsmiljørepræsentant kan du ikke blive væltet eller tvunget væk fra dit hverv. Du er beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af dine arbejdsforhold i valgperioden på sammen måde som tillidsrepræsentanter inden for dit fagområde. Du har som alle ansatte pligt til at medvirke til og samarbejde om, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige på dit arbejdssted. Derudover skal du være med til at skabe et godt samarbejde i arbejdsmiljøgruppen. Du kan formelt set ikke stoppe som arbejdsmiljørepræsentant midt i en valgperiode medmindre, du forlader arbejdspladsen, arbejdsområdet eller er fraværende i minimum fire måneder fx pga. orlov eller sygdom. Arbejdsmiljøuddannelse Bliver du valgt som arbejdsmiljørepræsentant, skal du gennemgå AUs obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse senest 3 måneder efter udpegelsen, medmindre du har gennemført arbejdsmiljøuddannelsen tidligere. Selv om du ikke har erfaring med arbejdsmiljøområdet, vil du igennem denne tredages arbejdsmiljøuddannelse hurtigt få kendskab til generelle arbejdsmiljøregler og AU s arbejdsmiljøforhold. Hvert år er der desuden mulighed for supplerende uddannelse inden for arbejdsmiljøområdet. Du vil kort efter din tiltræden som arbejdsmiljørepræsentant blive indkaldt til et temamøde, hvor du får mere at vide. Derudover kan Arbejdsmiljøenheden ved AU HR give generel arbejdsmiljøfaglig sparring og kan hjælpe med visitering, hvis en medarbejder har brug for psykologisk bistand. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

15 SR Auhr STUDENTERREPRÆSENTANT Studenterrepræsentant i AU s arbejdsmiljøorganisation Studiemiljøet og universitetets arbejdsmiljø har en stor påvirkning på din studietid, og der er flere måder, hvorpå du kan få indflydelse på de fysiske rammer på dit studiested. AU ønsker at videreudvikle et attraktivt studiemiljø og et af universitetets mål er, at de fysiske rammer for et godt studiemiljø udvikles i takt med ændrede behov. De studerende er derfor en naturlig del af AU s arbejdsmiljøorganisation. Bliver du valgt som studenterrepræsentant på dit institut eller for hele universitetet, skal du varetage de studerendes interesser og være med til at forbedre miljøet på dit studiested og. AU arbejder med arbejdsmiljø på tre niveauer: på institutniveau, på fakultetsniveau og på det øverste koordinerende niveau i Hovedarbejdsmiljøudvalget. Studerende kan og bør være repræsenteret på alle niveauer og evt. med to repræsentanter i hvert udvalg. Sådan bliver du studenterrepræsentant: Arbejdsmiljøgruppen: de studerende til arbejdsmiljøgruppen bliver oftest valgt gennem de studerendes lokale fagråd på det område, gruppen dækker. Der kan være to studenterrepræsentanter i hver arbejdsmiljøgruppe. Lokalarbejdsmiljøudvalg (LAMU): her bliver studenterrepræsentanterne valgt af og blandt de studerende i arbejdsmiljøgrupperne. De studerende har minimum én plads i hvert udvalg. Fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMU): her bliver studenterrepræsentanterne valgt af og blandt de studerende, der er medlemmer af fakultetets institutarbejdsmiljøudvalg/-grupper. Er der ingen studerende i de lokale udvalg, kan studenterrepræsentanterne vælges af de studerendes råd på de enkelte fakulteter. De studerende har minimum én plads i udvalget. Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU): her bliver studenterrepræsentanter valgt af og blandt de studerende i fakultetsarbejdsmiljøudvalgene. Er der ingen studerende i disse udvalg, vælger Studenterrådet på AU repræsentanter til udvalget. Der bliver mindst valgt én repræsentant. Som studenterrepræsentant er du typisk valgt for to år ad gangen på alle niveauer i arbejdsmiljøorganisationen. AARHUS UNIVERSITET

16 Eksempler på studenterrepræsentantens opgaver: Inddrage studerendes arbejdsmiljøproblematikker i arbejdsmiljøorganisationens arbejde Deltage i arbejdet med undervisningsmiljøvurdering (UMV) hvert 3. år Bidrage med de studerendes input til det fysiske undervisningsmiljø i forbindelse med byggesager fx indretning af undervisningslokaler, fælles arealer, kantiner. Være med til at skabe et godt samarbejde i arbejdsmiljøgruppen og med den øvrige abejdsmiljøorganisation. Arbejdsmiljøuddannelse Bliver du valgt som studenterrepræsentant, har du ret til gratis at deltage i den arbejdsmiljøuddannelse, som er lovpligtig for arbejdslederog arbejdsmiljørepræsentanter. Den tager 3 dage, hvor du får grundig indsigt i arbejdsmiljøregler og AU s arbejdsmiljøforhold. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

17 Dato: 26. november 2014 Side 1/1 Møde den: 11. december 2014 Møde: ST FAMU møde Punktejer: Niels Chr. Nielsen Eventuel gæst: Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Orienteringspunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Emne Punkt 8. Kemikalier Indstilling Det indstilles at FAMU drøfter og tager nedenstående orientering til efterretning. Beslutning Sagsfremstilling På HAMU mødet den 26. oktober blev vedhæftede indstilling Etablering af fælles system på AU til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) for farlige stoffer og materialer med bilag og organisationsdiagram godkendt i sin helhed. (se bilag 8.1 og 8.2) Det medfører: 1. at alle validerede sikkerhedsdatablade, der ikke allerede findes i Kiros, overføres hertil af de AU enheder der på nuværende tidspunkt anvender andre systemer (tidligere DJF og DMU Roskilde) 2. at der etableres et AU Kemikalienetværk til koordinering af processer og tiltag i relation til kemikaliehåndtering fra syntese/produktion over anvendelse til bortskaffelse 3. at AU Kemikalienetværk omfatter sikkerhedsrådgiverenheden samt gruppen af fagpersoner (herunder kemikalierådgivere), der er godkendt til at foretage vurdering og klassifikation/mærkning af farlige stoffer og materialer 4. at AU Kemikalienetværk er ansvarlig for kontakt til AU's brugere af Kiros samt de affaldsansvarlige 5. at der etableres en styregruppe for AU Kemikalienetværk 6. at styregrupperne for de enheder, der lægges ind under Kemikalienetværket, nedlægges 7. at ST og HEALTH og evt. andre deltagende enheder fortsat finansierer egne kemikalierådgivere, at AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø fortsat finansierer koordinerende sikkerhedsrådgiver og tilhørende driftsudgifter samt at midler til udvikling af Kiros med nødvendige nye applikationer mm. besluttes af Styregruppen og finansieres af brugerne efter en nærmere aftalt fordelingsnøgle 8. at brugerne fortsat er ansvarlige for tilføjelse af lokale forhold i APB Opgaven er nu at organisere arbejdet internt i ST. En kreds af institutledere har drøftet hvorledes arbejdet kan organiseres, men drøftelserne er endnu ikke afsluttet. På FAMU mødet den 11. december vil der blive givet en mundtlig orientering om status for organisering som udgangspunkt for udvalgets drøftelse af kemikalieområdet. Hvordan skal beslutningen kommunikeres ud? Daglig arbejdsmiljøleder skriver til formænd/institutter og orienterer om status for overgang til fælles kemikalieregistreringssystem. Bilag Bilag 8-1 Kemikalienetværk - organisationsdiagram Bilag 8-2 Indstilling til HAMU - fælles kemikaliesystem Sagsbehandler Jørgen B. Jespersen

18

19 KEMIKALIENETVÆRK AU KEMIKALIENETVÆRK - ORGANISATION Bilag 8.1 STYREGRUPPE Koordinator (HR) Kemikalierådgiverenhed Arbejdsmiljøkonsulent (HE) Kemikalierådgivere (ST/institutter) Sikkerhedsrådgiverenhed Koordinerende sikkerhedsrådgiver (HR) Ekstern sikkerhedsrådgiver (HR) APB Superbrugere (ST institutter) APB Superbrugere (HE institutter) APB Superbrugere (BSS institutter) APB Superbrugere (AU Drift) Affaldsansvarlige 1.3 uddannede (AU Drift) Affaldsansvarlige 1.3 uddannede (ST institutter) Affaldsansvarlige 1.3 uddannede (HE institutter) Affaldsansvarlige 1.3 uddannede (BSS institutter) Biosikring og - beredskab (HE) AU KEMIKALIENETVÆRK Koordinatorfunktion kan varetages af koordinerende sikkerhedsrådgiver I ( ) er angivet finansiering

20

21 BILAG 8.2 AARHUS UNIVERSITET J.NR. Indstilling af Møde: HAMU Mødedato: Emne Etablering af fælles system på AU til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) for farlige stoffer og materialer Indstilling 1. at alle validerede sikkerhedsdatablade, der ikke allerede findes i Kiros, overføres hertil af de AU enheder der på nuværende tidspunkt anvender andre systemer (tidligere DJF og DMU Roskilde) 2. at der etableres et AU Kemikalienetværk til koordinering af processer og tiltag i relation til kemikaliehåndtering fra syntese/produktion over anvendelse til bortskaffelse 3. at AU Kemikalienetværk omfatter sikkerhedsrådgiverenheden samt gruppen af fagpersoner (herunder kemikalierådgivere), der er godkendt til at foretage vurdering og klassifikation/mærkning af farlige stoffer og materialer 4. at AU Kemikalienetværk er ansvarlig for kontakt til AU's brugere af Kiros samt de affaldsansvarlige 5. at der etableres en styregruppe for AU Kemikalienetværk 6. at styregrupperne for de enheder, der lægges ind under Kemikalienetværket, nedlægges 7. at ST og HEALTH og evt. andre deltagende enheder fortsat finansierer egne kemikalierådgivere, at AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø fortsat finansierer koordinerende sikkerhedsrådgiver og tilhørende driftsudgifter samt at midler til udvikling af Kiros med nødvendige nye applikationer mm. besluttes af Styregruppen og finansieres af brugerne efter en nærmere aftalt fordelingsnøgle 8. at brugerne fortsat er ansvarlige for tilføjelse af lokale forhold i APB Sagsfremstilling - resume Det har været et ønske fra AU's ledelse, at der etableres et fælles AU system til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB). Som led i udredningsarbejdet har repræsentanter for AU ført forhandlinger med Kemibrug om samarbejde om fælles database til kemikalieregistrering og udarbejdelse af APB. Kemibrug anvendes pt. bl.a. af KU, DTU, SDU og ÅU Forhandlingerne blev afbrudt bl.a. fordi 1) Kemibrug er i gang med at indføre et nyt styresystem og nye features og 2) Kemibrugs leder fratrådte med kort varsel, hvorfor forhandling af AU's krav til rammeaftale måtte afvente ansættelse af ny ledelse. På denne baggrund vedtog HAMU på mødet 6. marts 2014, at forhandlingerne med Kemibrug blev sat på standby i 1-2 år indtil en ny ledelse for Kemibrug er på plads og det nye system fuldt udrullet og velfungerende. Som følge af den store usikkerhed om tidspunkt for evt. samarbejde med Kemibrug, samt manglende systemunderstøttelse af Toxido, der fortsat bruges af tidligere DJF og DMU-Silkeborg, er der behov for at AU på anden vis sikrer en optimal kemikalieregistrering og udarbejdelse af sikkerhedsdatablade for alle enheder på AU, herunder sikrer en smidig overgang fra Toxido til Kiros. 1

22 BILAG 8.2 Samtidig - og uanset om AU indleder et samarbejde med Kemibrug - er der behov for at etablere en sammenhængende organisation der koordinerer processer og tiltag i relation til kemikaliehåndtering - fra syntese/produktion over anvendelse til bortskaffelse. Det foreslås derfor, at der etableres et fagligt stærkt netværk - kaldet AU Kemikalienetværk - med henblik på at øge kvalitet og sikkerhed i håndtering af de mange forhold vedrørende kemikalier samt klinisk og biologisk materiale. Netværket etableres som et virtuelt samarbejde mellem arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere, der foretager sikkerhedsvurdering og klassificering af farlige stoffer og materialer, samt kordinerende sikkerhedsrådgiver. Erfaring viser, at god kvalitet og ressourceeffektivitet i klassifikation af kemikalier kræver et stærkt samarbejde mellem de involverede. Samtidig er det vigtigt, at afstand fra slutbruger til faglig support på kemikalieområdet er så kort som muligt. Kemikalienetværket vil være ansvarligt for kontakt til AU's ca. 300 brugere af Kiros samt de 53 affaldsansvarlige. Det foreslås endvidere, at der oprettes en styregruppe for AU Kemikalienetværk. Styregruppen varetager de overordnede forhold og prioriteringer. Styregruppen bør også være ansvarlig for evt. fortsatte forhandlinger med Kemibrug. Opdatering, udvikling og systemunderstøttelse af Kiros er i dag afhængig af en enkelt programmør. Det skal derfor sikres, at programmering af Kiros er veldokumenteret og at den løbende udvikling af systemet er personuafhængig. Udarbejdet af Marianne Hokland (HE), Frank Jensen (ST KEMI) og Jørgen B. Jespersen (ST). Tidsplan Godkendelse af indstilling hos HE og ST dekaner september 2014 Indstilling til HAMU møde den 23. oktober 2014 Etablering af AU Kemikalienetværk inkl. nedsættelse af Styregruppe ultimo 2014 Overførsel af validerede sikkerhedsdatablade/apb fra tidligere DMU Roskilde og DJF til Kiros afsluttet senest Opsigelse af abonnement på Toxido med ophør Hvordan skal beslutningen kommunikeres ud? Via Arbejdsmiljøorganisationen Bilag Notat vedrørende Etablering af fælles system på AU til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger for farlige stoffer og materialer 2

23 BILAG 8.2 Notat Etablering af fælles system på AU til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) for farlige stoffer og materialer Dato: 29. september 2014 Status: Endelig version Modtagere: HE og ST Dekaner og herefter HAMU møde den Udarbejdet af: Marianne Hokland (HE), Frank Jensen (ST/KEMI) og Jørgen B. Jespersen (ST) Dette notat er udarbejdet af en "skrive-gruppe" med et medlem fra hvert af de "våde" fakulteter, der er storforbrugere af APB - samt en repræsentant fra ST KEMI, der indtil nu har stået for vedligeholdelse og udvikling af Kiros. Notatet er udarbejdet med henblik på at sikre en korrekt og rettidig håndtering af de mange forhold vedrørende kemikalier, ikke mindst i lyset af de personalemæssige konsekvenser af økonomiproces Nuværende systemer til kemikalieregistrering og udarbejdelse af APB på AU AU er pligtig til at foretage registrering og klassificering af farlige stoffer og materialer, at udarbejde APB for disse samt sikre at de transporteres og bortskaffes sikkerhedsmæssigt forsvarligt. I dag anvender HE og hovedparten af ST Kiros som system til kemikalieregistrering og udarbejdelse af APB. Tidligere DJF og tidligere DMU-Roskilde anvender Toxido. Institut for Klinisk Medicin (HE), der har et meget tæt samarbejde med RM, anvender Toxido via Regionssamarbejdet (Kemidatabasen). I dag indeholder Kiros fuldt validerede sikkerhedsdatablade/apb for ca farlige stoffer og blandinger, medens tidligere DJF og DMU-Roskilde har registreret et stort antal farlige stoffer og blandinger i Toxido. Det skønnes, at der er et stort overlap mellem de sikkerhedsdatablade/apb der allerede er udarbejdet i Kiros og oplysningerne i Toxido. Første version af Kiros blev udviklet i 1984 og senest moderniseret i 2006 således, at man let har kunnet tilføje nye features som lagerstyring, avanceret labels generering og QR koder. Et nyt layout, der også er optimeret til mobile enheder (telefoner og tablets), er udviklet og klar til at blive udrullet. Udvikling og opdatering af Kiros er gennem årene især foretaget på grundlag af mundtlige aftaler mellem AU og AU studerende/professionelt team. Der er fremadrettet behov for at sikre at systemet er velbeskrevet og at opdateringer er veldokumenterede. Toxido anvendes i dag af medarbejdere i Foulum, Årslev, Flakkebjerg og Roskilde, dvs. tidligere DJF og DMU-Roskilde. Systemunderstøttelsen er utilfredsstillende og de nævnte enheder skal derfor overgå til brug af Kiros senest i Drøftelser i HAMU og forhandling med Kemibrug Som følge af beslutning på HAMU møde 17. juni og 14. november 2013 indledte repræsentanter for AU forhandlinger med Kemibrug om samarbejde om fælles database til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB). Kemibrug anvendes pt. bl.a. af KU, DTU, SDU og ÅU. AU's krav i forbindelse med forhandlingerne omfattede bl.a.: 1) indlejring i Kemibrug af de allerede validerede sikkerhedsdatablade/apb fra AU's databaser i redigerbart format (p.t. det samme antal som i Kemibrug), 2) sikring af, at Kemibrug kan levere nye APB til AU's medarbejdere således at de løbende sikres 3

24 BILAG 8.2 adgang til de nødvendige APB samt 3) overførsel af årsværk fra AU til Kemibrug som del af AU's kontingent. I samarbejde med en arbejdsgruppe fra Kemibrug blev der udarbejdet et udkast til aftale, i hvilken de ovenfor nævnte væsentligste krav fra AU var opfyldt, og følgegruppen besluttede derfor på et møde 3. februar 2014 at indstille, at AU indgik denne samarbejdsaftale med Kemibrug, dog på den betingelse, at der blev etableret en kemikalieenhed på AU til koordinering af samarbejdet. Kemibrug informerede i øvrigt i løbet af forhandlingerne om, at man havde besluttet at indføre et nyt styresystem og nye features, hvilket forventedes at kunne udrulles primo Imidlertid fratrådte den daværende leder af Kemibrug sin stilling med kort varsel pr 1. februar 2014, og efterfølgende blev det meddelt, at de væsentligste punkter i grundlaget for samarbejdsaftalen skulle genforhandles med den nye ledelse. Med baggrund i de ovennævnte forhold indstillede arbejdsgruppen derfor til HAMU på mødet 6. marts 2014 at forhandlingerne med Kemibrug blev sat på standby i 1-2 år indtil en ny ledelse for Kemibrug er på plads og det nye system fuldt udrullet og velfungerende. Situationen i dag er, at det ikke vides hvornår udviklingen af Kemibrug afsluttes, ligesom det heller ikke vides om AU's krav til Kemibrug vil blive opfyldt i forbindelse med produktudviklingen. Hertil kommer at forhandling om endelig aftale om rammer og betingelse for et evt. samarbejde med Kemibrug er udskudt indtil det nye Kemibrug er klar og ny leder kan forhandle med eksterne partnere. Som følge af den store usikkerhed om tidspunkt for et evt. samarbejde med Kemibrug, samt manglende systemunderstøttelse af Toxido, der fortsat bruges af de tidligere DJF og DMU-Silkeborg enheder, er det besluttet, at alle AU enheder indtil videre anvender Kiros. 3. Oversigt over opgaver og ressourceforbrug (nuværende situation) Kemikalieregistrering og udarbejdelse af sikkerhedsdatablade/apb i Kiros Selvvurdering og klassificering/mærkning af stoffer og blandinger efter CLP der skal være fuldt implementeret allersenest medio 2017 (arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere) Udarbejdelse af sikkerhedsdatablade til APB i 16 pkt. (arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere) Oplære nye Kiros brugere (arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere) Supportere Kiros brugere generelt samt undervise f.eks. ved introduktion af nye features (arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere) Tilføjelse af lokale forhold mhp færdiggørelse af APB i 16 pkt. eller tillæg i Kiros (superbrugere på institutter/afdelinger) Kemikaliestyring Lagerstyring i Kiros (superbrugere på institutter/afdelinger) Årligt ressourceforbrug (per 1. august 2014): 2 årsværk til kemikalierådgivere der finansieres af ST 1 årsværk til arbejdsmiljøkonsulent der finansieres af HEALTH >300 Kiros superbrugere der finansieres af institutterne. Udvikling og opdatering af Kiros Ekstern konsulent (programmør) til udvikling og opdatering af Kiros Årligt ressourceforbrug på et par måneder til ekstern konsulent AU IT: Leverer og servicerer serverkapacitet 4

25 BILAG 8.2 Sikrer backup af database Står for vedligeholdelse samt fejlfinding og reparation i tilfælde af akut hardware nedbrud Sikkerhedsrådgiverfunktion for AU Rådgive og vejlede omkring transport og bortskaffelse af farligt gods (80 % affald og 20 % forsendelser) Uddanne og opdatere AU's 53 affaldsansvarlige indenfor bortskaffelse af farligt affald (obligatorisk uddannelse benævnes 1.3 uddannelse) Årlig gennemgang (inspektion) af håndtering af farligt affald på de enkelte institutter/enheder på AU Kontakt til eksterne samarbejdspartnere vedr. transport af farligt gods Varetage den lovpligtige funktion som koordinerende sikkerhedsrådgiver Udarbejde og opdatere fælles AU vejledninger til håndtering/transport af forskellige former for farligt gods (f.eks. tøris, flydende kvælstof, biologiske prøver) samt bortskaffelse af farligt affald Udarbejde Årsrapport Årligt ressourceforbrug (per 1. august 2014): 1 årsværk til koordinerende sikkerhedsrådgiver (finansieres af AU HR) Op til 300 timer ekstern sikkerhedsrådgiver (pt. fra ALECTIA) (finansieres af AU HR) Driftsudgifter til sikkerhedsrådgiverenheden (finansieres af AU HR) Samlede udgifter til ovenstående er godt ½ mkr. 2 interne forsendelsespersoner der finansieres af de pågældende institutter. 53 affaldsansvarlige der finansieres af de pågældende institutter. AU HR Team Arbejdsmiljø: Lovpligtig registrering af medarbejdere der har været udsat for kræftfremkaldende stoffer arkiveres i 40 år Afholde temadage for ansatte ved AU indenfor ovennævnte områder Opgaver i forbindelse med evt. overgang til Kemibrug: I tilfælde af at AU beslutter at indgå i et samarbejde med Kemibrug vil det være naturligt, at Kemikalienetværket får en koordinerende funktion mellem AU og Kemibrug - samt at netværket også får ansvaret for oplæring, udrulning og support omkring et muligt samarbejde med Kemibrug. 4. Forslag til fremtidig organisering, økonomi og ansvarsfordeling Det foreslås, at der opbygges et fagligt stærkt netværk - kaldet AU Kemikalienetværk - med henblik på at øge kvalitet og sikkerhed i håndtering af de mange forhold vedrørende kemikalier samt klinisk og biologisk materiale. Netværket etableres som et virtuelt samarbejde mellem arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere, der foretager sikkerhedsvurdering og klassificering af farlige stoffer og materialer, samt koordinerende sikkerhedsrådgiver. Erfaring viser, at god kvalitet og ressourceeffektivitet i klassifikation af kemikalier kræver et stærkt samarbejde mellem de involverede. Samtidig er det vigtigt, at afstand fra slutbruger til faglig support på kemikalieområdet er så kort som muligt. Kemikalienetværkets arbejdsopgaver vil omfatte de opgaver der beskrives ovenfor- først og fremmest: klassificering/mærkning samt udarbejdelse af sikkerhedsdatablade (arbejdsmiljøkonsulent, og kemikalierådgivere) sikre løbende kontakt til Kiros-brugerne på institutterne (arbejdsmiljøkonsulent og, kemikalierådgivere) support af medarbejderne omkring affaldshåndtering (koordinerende sikkerhedsrådgiver) 5

26 BILAG 8.2 support af medarbejderne omkring transport af farlige stoffer og materialer (koordinerende Sikkerhedsrådgiver) support af medarbejdere i relation til kemisk arbejdsmiljø (arbejdsmiljøkonsulent og kemikalierådgivere) sikringsansvarlig i relation til Biosikring (arbejdsmiljøkonsulent) Kemikalienetværket bør omfatte de personer der primært arbejder med ovenstående spørgsmål, dvs.: 1/1 Koordinerende sikkerhedsrådgiver (Stillingen er besat - finansieres af AU HR) 1/1 Arbejdsmiljøkonsulent (Stillingen er besat - finansieres af Health) Et mindre antal kemikalierådgivere (ny struktur opbygges på ST i forbindelse med at alle ST enheder fremover anvender Kiros - finansieres af ST/institutter efter nærmere aftale) Kemikalierådgiverne, der udarbejder sikkerhedsdatablade og kvalitetssikrer disse, skal have en relevant grunduddannelse og erfaring inden for klassificering og mærkning, selvvurdering af stoffer, miljømærkning og udarbejdelse af sikkerhedsdatablade. Derudover er det nødvendigt, at disse medarbejdere har erfaring med- eller tilegner sig toksikologisk viden gennem kurser og videreuddannelse. Kemikalierådgiverne skal endelig løbende ajourføre deres viden om gældende lovgivning inden for de relevante områder. Der skal etableres krav til kvalitetssikring af stofklassificering/mærkning og udarbejdelse af sikkerhedsdatablade. Kravene godkendes af styregruppen for AU Kemikalienetværk. Data dokumentation er nødvendig i forbindelse med klassificering af rene stoffer. Der skal derfor udarbejdes en fælles liste over nødvendige litteraturkilder/databaser således, at der sikres en konsekvent høj og ensartet kvalitet af sikkerhedsdatabladene. Licensbelagte litteraturkilder/databaser listes og vurderes, og evt. dobbeltabonnementer opsiges. Der bør udpeges en koordinator for Kemikalienetværket. Nuværende koordinerende sikkerhedsrådgiver har den bedst dokumenterede faglige baggrund (bl.a. via de regelmæssige eksaminer) og har således de faglige kvalifikationer til at påtage sig opgaven. Det foreslås at der oprettes en styregruppe for AU Kemikalienetværk. Styregruppen varetager de overordnede forhold og prioriteringer. Forslag til styregruppe: Marianne Hokland, 1 Kiros konsulent fra Health, Jørgen B. Jespersen, 1 Kiros konsulent fra ST og Cathrin G. Sørensen (koordinerende sikkerhedsrådgiver). I konsekvens heraf foreslås det at nedlægge: Styregruppe for sikkerhedsrådgiverfunktionen, der har følgende medlemmer: Anders Kragh Moestrup, Marianne Hokland, Erling Østergaard, Karl Erik Holst, Peter Hald, Marianne Sletting, Cathrin G. Sørensen. og Arbejdsgruppe for Kiros/Kemibrug, der har følgende medlemmer: Marianne Hokland, Erling Østergaard, Jørgen B. Jespersen Cathrin (Trine) Guldager Sørensen, Karl Erik Holst og Anders Kragh Moestrup. 5. Supplerende materiale, der kan rekvireres hos skrivegruppen Beskrivelse af Kiros Indstillinger til og referater fra HAMU møder Materiale vedrørende forhandlinger med Kemibrug 6

27 Dato: 26. november 2014 Side 1/2 Møde den: 11. december 2014 Møde: ST FAMU møde Punktejer: Niels Chr. Nielsen og Ove Edlefsen Eventuel gæst: Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Orienteringspunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Emne Punkt 9. Personalepolitik Indstilling Det indstilles at FAMU drøfter henvendelse vedrørende personalepolitik og kommer med input til besvarelse. Beslutning Sagsfremstilling På HSU-mødet d. 24. september 2014 godkendte HSU igangsættelse af evaluering af AU s Personalepolitik. I forlængelse af denne beslutning har FAMU formandsskabet modtaget en henvendelse fra Ad hoc udvalget for evaluering af Personalepolitikken. Henvendelsen er vedlagt som bilag 9.1 og 9.2 til denne indstilling. På denne baggrund bedes FAMU drøfte henvendelsen og de stillede spørgsmål, herunder om FAMU finder det relevant at svare på alle spørgsmål. Formandskabet for FAMU udarbejder på baggrund af drøftelserne på mødet efterfølgende en samlet besvarelse, der sendes til sarah.hoffmann@au.dk senest den 30. januar På HAMU mødet den 23. oktober 2014 blev det aftalt, at mødedeltagerne kunne melde tilbage til AU HR med foreløbige kommentarer til den eksisterende personalepolitik senest den 31. oktober Den 31. oktober 2014 fremsendtes følgende input til AU HR: Hej Iben Vi aftalte på seneste HAMU møde, at mødedeltagerne kunne melde tilbage til dig med foreløbige kommentarer til den eksisterende personalepolitik. Min overordnede kommentar er, at jeg synes, at der som supplement til personalepolitikken skal udarbejdes en egentlig arbejdsmiljø- og sundhedspolitik. Det har vi behov for, ikke mindst i lyset af de senere års udfordringer. I forbindelse med forskningsansøgninger til nationale og internationale fonde/programmer skal det i øvrigt til tider oplyses om Universitetet har en arbejdsmiljøpolitik her vil det selvfølgelig også være fint hvis vi har en egentlig arbejdsmiljøpolitik. Politiken børe være kort og fortælle om perspektiver, principper og holdninger til arbejdsmiljø og sundhed. Politikken bør sætte fokus på sundhed og sikkerhed på AU, og med delpolitikker på specifikke områder. Politikken bør følges op med en strategi der anviser mål og indsatser.