Udkast til Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand ved systematisk kortlægning efter Jordforureningsloven i Region Syddanmark

Transkript

1 Udkast til Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand ved systematisk kortlægning efter Jordforureningsloven i Region Syddanmark 1 Aftalens parter Undertegnede: Region Syddanmark Damhaven Vejle Tlf ( Regionen ) og medundertegnede Firma X Adresse Postbox xxx Xxxx By ( Rådgiveren ) Har dags dato indgået rammeaftale om rådgivning og bistand i forbindelse med gennemførelse af systematisk kortlægning af udvalgte geografiske områder i Region Syddanmark efter Jordforureningsloven. 2 Rammeaftalens formål og genstand Denne rammeaftale er indgået som én ud af to parallelle rammeaftaler med henblik på at sikre, at Regionen i henhold til Jordforureningsloven (lovbekendtgørelse nr af 27. september 2016) kan gennemføre systematisk kortlægning af udvalgte geografiske områder i Region Syddanmark efter Jordforureningsloven. Den udbudte rammeaftale er 3-årig med option på op til et års forlængelse på eksisterende vilkår. Regionen er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser eller lægge en bestemt omsætning hos Rådgiveren 3 Aftalegrundlaget Aftalegrundlaget udgøres i prioriteret rækkefølge af: I. Nærværende rammeaftale II. Regionens samlede udbudsmateriale af 15. marts 2017 fra Region Syddanmark med efterfølgende ændringer III. ABR89

2 IV. Rådgiverens tilbud dateret xx. måned Tildeling af konkrete opgaver Regionen har indgået to parallelle rammeaftaler med to rådgivere i prioriteret rækkefølge. Tildeling af konkrete opgaver sker uden genåbning af konkurrencen. Firmanavn indgår aftale som Rådgiver nr. X i den prioriterede rækkefølge. Regionen fastlægger mindre geografisk afgrænsede områder, som benævnes puljer. Puljer med systematisk kortlægning tildeles til Rådgiveren således: Puljerne med systematisk kortlægning vil primært blive givet til den rådgiver med det økonomisk mest fordelagtige tilbud (Rådgiver 1). Dog må en rådgiver ikke have mere end to uafsluttede puljer i gang ad gangen. Det betyder, at de første to puljer systematisk kortlægning tilbydes Rådgiver nr. 1. Så snart Rådgiver 1 har afsluttet en af de to tildelte puljer tilfredsstillende, kan de igen tilbydes en ny pulje. Hvis Rådgiver 1 ikke har ressourcer til at udføre begge puljer og dermed siger nej tak til pulje 2, tilbydes denne pulje til Rådgiver nr. 2. Hvis Rådgiver nr. 1 er tildelt 2 puljer, som ikke begge er afsluttede, når en ny pulje skal sættes i gang, vil Regionen automatisk tilbyde den næste pulje til Rådgiver nr. 2. Hvis begge rådgivere har to uafsluttede puljer, tildeles fremtidige puljer Rådgiver 1. Ved tildeling af en pulje vil Rådgiveren modtage en mail fra Region Syddanmark hvoraf relevante oplysninger samt forventet opstart fremgår. Rådgiveren bedes kvittere for mailen senest 7 dage efter modtagelsen, hvorefter en bindende aftale om udførelse af puljen anses for at være indgået. 5 Projektledelse og kontaktpersoner Rådgiver tilknytter følgende medarbejdere: Projektansvarlig: XX Puljeledere: XX Puljemedarbejdere: XX Kvalitetssikring: XX Rådgiver må ikke uden accept fra Regionen ændre bemanding af opgaven, som beskrevet i tilbud af xx. måned Kontaktpersonerne hos Regionen: Kontaktperson hos Regionen er Anita Hjørringgaard (tlf.nr ). Derudover deltager Ulla Bilø (tlf ), Michael Fogh (tlf ), Niels S. Jørgensen (tlf ) Områdechef: Trine Korsgaard

3 Projektledere på puljeniveau: Anita Hjørringgaard, Michael Fogh, Mona Ebsen, Niels Koch, Niels Søndergaard Jørgensen, Ulla Bilø, Aase Roost, Janni Madsen. 6 Ydelser 6.1 Rådgiverens ydelser omfatter: Udførelse af opgaven som beskrevet i Region Syddanmarks udbudsmateriale af 15. marts 2017, herunder: Adressesøgning ud fra vejvisere, telefonbøger og lignende kildemateriale, herunder frasortering af ikke relevante adresser. Arkivsøgning på de adresser, der kommer frem ved adressesøgningen, herunder frasortering af ikke relevante adresser. Supplerende arkivindsamling i lokalhistorisk arkiv og interviews på udvalgte lokaliteter. Oprettelse af lokaliteter og indtastning af de indsamlede oplysninger i Regionens database JAR, som indeholder oplysninger om Regionens forurenede grunde eller muligt forurenede grunde. Alt indsamlet materiale afleveres for hver enkelt lokalitet i en separat pdf-fil. Regionen kan vælge, at Rådgiveren skal udføre sagsbehandling, herunder vurdere om der skal ske kortlægning af den enkelte ejendom i henhold til Jordforureningsloven. Regionen kan til enhver tid kræve ændringer i opgavens omfang og udførelse, herunder begrænsning af Rådgiverens indsats. 6.2 Regionens ydelser omfatter: Levering af adresselister for eksisterende adresser i udvalgte geografiske områder Levering af udtræk over eksisterende og afblændede olietanke i kommunen på baggrund af oplysninger i BBR. Levering af liste over eksisterende JAR-lokaliteter i udvalgte geografiske områder Indledende orientering af de berørte kommunale myndigheder mv. om den forestående indsamling. Deltagelse i vurderingen af, hvilke lokaliteter, der har behov for at foretage supplerende indsamling af materiale. Stiller adgang til JAR og jordbogen til rådighed. Stiller adgang til e-arkiv til rådighed. Ved sagsbehandling forestår Regionen desuden: o Oprettelse af Rådgiver som IT-bruger i Miljø og Råstoffer - oprettelsen som IT bruger giver adgang til Regionens citrix-system, herunder x-drev, Outlook og Acadre journalsystem. o Vejledning i at hente brevskabeloner og instrukser i Jordbogen. o Adgang til Map-info temaer over Vandindvinding, OSD, områdeklassificering, målebordsblade, adresser, veje og matr. nr. o Kvalitetssikring af de sager, hvor rådgiver vurderer kortlægningsspørgsmålet og udsendelse breve til ejerne

4 7 Tidsfrister 7.1 Aftalte tidsfrister Arbejdet skal foregå efter den tidsplan, der udarbejdes af Rådgiveren på baggrund af den tilbudte tidsplan, og godkendes af Regionen ved opstart af hver pulje. En pulje skal afvikles over en tidsperiode på max. 6 måneder (eksklusiv ferie: 3 ugers sommerferie, 1 uges efterårsferie, 1 uges juleferie, 1 uges vinterferie, 1 uges påskeferie). Tiden beregnes fra puljen sættes i gang med enten et opstartsmøde eller levering af materiale fra Regionen til Rådgiver. Rådgiver har ansvaret for, at tidsplanen overholdes, samt ansvaret for at kontakte Regionen, såfremt der er behov for at ændre på tidsplanen. Hvis tidsplanen ændrer sig, skal Regionen modtage et nyt udkast samt begrundelse for ændringen. Regionen skal godkende det nye udkast, før det kan betragtes som gældende. Det er vigtigt, at Rådgiver bestræber sig på at overholde de enkelte delelementer i tidsplanen, idet tidsplanen er en fælles tidsplan for Rådgiver og Region. Overskridelse af de aftalte tidsfrister må kun ske efter skriftlig godkendelse af Regionen. 7.2 Sanktioner Såfremt Rådgiveren ikke overholder den aftalte tidsfrist for afslutning af puljen, skal Rådgiveren betale Regionen en dagbod på 1000 kr. pr. arbejdsdag. Dagboden modregnes i det fakturerede rådgiverhonorar. Dagboden skal dog ikke betales, hvis forsinkelsen skyldes forhold, der ikke kan tilskrives Rådgiveren, eller hvis der er truffet skriftlig aftale med klientens sagsbehandler om forlængelsen. Den samlede bod kan dog max. udgøre 50 % af vederlaget for den enkelte pulje. 8 Det økonomiske grundlag for opgavens løsning Rådgiverens vederlag beregnes ved anvendelse af de i tilbudslisten anførte priser, herunder enhedspriser. Henset til opgavens karakter kan der ikke fastlægges et budget for puljen ved opstart, da antallet af ydelser først opgøres i løbet af opgavens løsning. Regionen betaler alene for faktisk udførte ydelser. Rådgiver udfylder hver måned en økonomioversigt for puljen. Budgetstatus og økonomioversigten i bilag 3.2 (bilag 2 til arbejdsbeskrivelsen) skal benyttes. Prisen for planlægning og projektledelse afregnes som er en fast sum pr. pulje og deltagelse i opstarts- og evt. arbejdsmøder afregnes som er en fast sum pr. møde. Prisen for kontakt til kommuner, biblioteker mv. afregnes som en fast sum pr. område og gennemgang af telefonbøger og vejvisere afregnes pr. tidligere kommune. Prisen for arkivindsamling, supplerende indsamling samt evt. sagsbehandling vil blive afregnet efter det faktiske antal enheder (antal adresser og lokaliteter).

5 Rådgiver har ansvaret for at kontrollere økonomien, og hvis der opstår behov for et uventet merforbrug (f.eks. ved behov for ydelser, som ikke fremgår af tilbudslisten), indhenter Rådgiver på forhånd Regionens godkendelse. De af Rådgiveren tilbudte priser reguleres årligt den 1. juli i overensstemmelse med ændringen af Danmarks Statistiks Nettopris Indeks for januar måned i det pågældende år i forhold til januar måned det foregående år. Regulering vil ske første gang den 1. juli Når en pulje er startet op, færdiggøres denne pulje ud fra de priser, der var gældende ved pulje-opstart, også selvom puljen fortsætter efter 1. juli, hvor der foretages pristalsregulering. Rådgiver sørger selv for at opdatere priserne og fremsende opdaterede tilbudslister til Regionen. Ved fremsendelse af de regulerede priser skal Rådgiver oplyse, hvilke hovedtal fra nettoprisindekset, der er benyttet til reguleringen. Nettoprisindekset kan findes via dette link: 9 Udbetaling af honorar og udlæg 9.1 Fakturering - Rådgiver Fakturering foretages månedsvis specificeret på de forskellige delposter i tilbudslisten. Sammen med den månedlige faktura vedlægges budgetstatus over Rådgivers honorarforbrug og udlæg (uden administrationstillæg). Fakturering skal ske pr. pulje. Fakturaen skal altid sendes elektronisk, og skal have påført: EAN-lokationsnummer: Personreference: oplyses ved puljestart Opgavetitel: Systematisk kortlægning i Region Syddanmark, Pulje XX, Fejl og forsømmelser Fejl og forsømmelser foreligger, såfremt rådgivningen ikke opfylder kontraktgrundlaget, eller såfremt rådgivningen eller bistanden ikke svarer til, hvad Regionen med rette kan forvente. Regionen skal afgive skriftlig reklamation til Rådgiveren inden rimelig tid efter, at Regionen har konstateret, at der er fejl eller forsømmelser. Rådgiveren skal uden ugrundet ophold efter modtagelsen af skriftlig reklamation afhjælpe fejlen eller forsømmelsen. Såfremt Rådgiveren ikke uden ugrundet ophold og senest inden 10 arbejdsdage har draget omsorg for, at leverancen er fri for fejl og forsømmelser, er Regionen berettiget til et forholdsmæssigt afslag i vederlaget, eller til at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende, herunder foretage dækningskøb.

6 Fejl og forsømmelser kan f.eks. udgøres af: Relevante arkiver er ikke gennemset for materiale Manglende overholdelse af tidsplanen Manglende kvalitetssikring af resultater Inddatering i JAR er mangelfuld Ikke alt indsamlet materiale fremgår af den indscannede pdf-fil ved aflevering Manglende dokumentation for frasortering ved forlangende Gentagne tilfælde af fejl og forsømmelser vil uanset deres isolerede væsentlighed udgøre væsentlig misligholdelse. I tilfælde af væsentlig misligholdelse er Regionen berettiget til at ophæve kontrakten. Hvis kontrakten ophæves, afregnes for det arbejde, der er leveret tilfredsstillende indtil ophævelsestidspunktet. 11 Ansvar Rådgiveren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. Rådgivers ansvar er begrænset beløbsmæssigt til 2 mio. kr pr. skade/forsikringsbegivenhed. 12 Forsikring Rådgiver har tegnet ting- og personskade forsikring og rådgiveransvarsforsikring i Forsikringsselskabet XX, Policenummer XXXXXXXX med personskadesum på XXXXX,-kr. samt ting- og/eller tab på XXXXXX,-kr. Rådgiveren er til enhver tid forpligtet til at underrette Regionen, såfremt der sker ændringer i de i henhold til udbudsbekendtgørelsen fremlagte forsikringsvilkår eller forsikringssummen 13 Myndighedsforskrifter Rådgiveren skal sikre og indestå for, at alle leverancer udført af Rådgiver opfylder lovgivningens krav og alle relevante myndighedsforskrifter, således som disse foreligger på tidspunktet for opgavens udførelse. 14 Rettigheder Resultaterne af opgaven tilhører alene Region Syddanmark. Rådgiveren må ikke - uden Region Syddanmarks skriftlige tilladelse over for tredjemand gøre brug af de oplysninger, der kommer til firmaets kendskab. Rådgiver må alene anvende Region Syddanmarks systemer og databaser i det omfang, det er relevant for løsning af den konkrete opgave. Regionen vil foretage kontrol af, at dette krav overholdes via logningen på de enkelte systemer. En erklæring i forbindelse med adgang til Regionens systemer og databaser underskrives i forbindelse med oprettelse som IT-bruger.

7 15 Tvister Tvister skal søges løst i mindelig overenskomst. Er dette ikke muligt afgøres disse efter dansk ret ved de almindelige domstole med Retten i Kolding som værneting i første insstans. 16 Ikrafttræden og ophør Rammeaftalen træder i kraft pr. 21. juni Rammeaftalen er gældende til 21. juni 2020, hvor den ophører uden varsel, medmindre Regionen senest 6 måneder forinden skriftligt har meddelt Rådgiveren, at Regionen udnytter optionen på op til ét års forlængelse samt varigheden af forlængelsen. Rammeaftalen kan af Regionen opsiges med skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Rammeaftalen er uopsigelig fra Rådgiverens side. Uanset Rammeaftalens opsigelse eller ophør kan Regionen kræve, at Rådgiveren afslutter igangværende opgaver på de i Rammeaftalen fastsatte vilkår. Hvis udbuddet vedrørende tildelingen af nærværende kontrakt indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Regionens beslutning om at tildele Rådgiver kontrakten annulleres, og/eller kontrakten erklæres for uden virkning, eller Regionen i øvrigt pålægges at bringe kontrakten til ophør, kan Regionen efter eget valg bringe kontrakten til ophør uden varsel eller mod et af Regionen fastsat varsel. Rådgiveren vil ikke have krav på erstatning eller kompensation udover betaling for faktisk udført arbejde. Dato Region Syddanmark (underskrift og evt. firmastempel) Dato Rådgiver (underskrift og evt. firmastempel)