Intern overvågning - årsrapport 2018

Transkript

1 Intern overvågning - årsrapport 2018 HMN GasNet P/S Gladsaxe RIngvej 11 Vognmagervej 14 CVR nr.: Tlf Søborg 8800 Viborg EAN nr.:

2 Indhold 1. Generelt Ændringer i 2018 i HMN Naturgas-koncernen Koncernstruktur ultimo HMN Naturgas I/S HMN GasNet P/S og HMN Komplementar ApS HMN Naturgas Holding ApS HMN Gastankstationer ApS HMN Biogas ApS Den afdelingsmæssige tilknytning til selskaberne i HMN-koncernen Indførelse af entreprenørmodel og indgåelse af SLA på markedsmæssige vilkår Overvågningsprogrammet i hovedtræk Beskrivelse af foretagne ændringer i overvågningsprogrammet Den it-mæssige håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger Dokumentation for den datamæssige adskillelse i kundeadministrations- og afregningssystemet Post- og kalendersystemet GetOrganized - det fælles elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Projektstyringssystemet ProjectFlow Printersystemet SafeCom Habilitetsreglerne Bestyrelsen Ledende medarbejdere Kontrol af overvågningsprogrammet Generelt Intern audit af det interne overvågningsprogram Diverse kontroller Kommunikation af overvågningsprogrammet og kontrol af medarbejdernes forståelse af overvågningsprogrammet Bilag 1 Oversigt over bestyrelsesmedlemmer og direktion i selskaberne i HMN-koncernen pr. 31. dec Intern overvågning - årsrapport /14

3 1. Generelt I henhold til 5 i Energistyrelsens bekendtgørelse nr. 979 af 6. oktober 2011 om program for intern overvågning for distributions- og lagerselskaber og Energinet.dk (overvågningsbekendtgørelsen) aflægger HMN Gas- Net P/S (GasNet) hermed årsberetning for kalenderåret Programmet sikrer efter selskabets opfattelse, at GasNet sammen med de øvrige selskaber i HMN-koncernen på relevant måde og i tilstrækkeligt omfang opfylder kravene i overvågningsbekendtgørelsen. Programmet for intern overvågning (version 1.5) vedlægges, idet der henvises til afsnit 6.1 for en beskrivelse af de foretagne ændringer. 2. Ændringer i 2018 i HMN Naturgas-koncernen HMN Naturgas I/S indgik den 21. december 2018 en aftale om salg af HMN GasNet P/S til Energinet. Samtlige medarbejdere i HMN Naturgas I/S indgik ligeledes i handelen. Salget er efterfølgende godkendt af Konkurrencestyrelsen, og handelen blev lukket den 29. marts Årsrapporten for 2018 baserer sig dog alene på den selskabsstruktur, som har været gældende i øvrige del af kalenderåret 2018, hvor GasNet har været en del af HMN-koncernen, og beskriver således kun situationen indtil salget af GasNet. Som beskrevet i årsrapporten for 2017 blev den kommercielle gasleverandør HMN Naturgas A/S solgt til et konsortium bestående af SEAS-NVE og Eniig i 2017, men i forbindelse med handelen blev der indgået en række Transition Service Agreements (TSA), hvor HMN-koncernen indtil 1. september 2018 varetog en række opgaver for køberne. Ved ophøret af TSA-aftalerne blev yderligere 24 medarbejdere overført til køberkonsortiet. HMN-koncernen havde dermed afsluttet alle opgaver, der relatererede sig til salget af HMN Naturgas A/S. Salget af HMN-koncernens øvrige kommercielle selskaber HMN Gastankstationer ApS og HMN Biogas ApS blev i foråret 2018 sat på standby, da det ikke hidtil havde været muligt at finde en køber til disse selskaber. 3. Koncernstruktur ultimo 2018 I 2018 var HMN Naturgas-koncernen selskabsstruktur dermed som vist i nedenstående figur. Bestyrelse og direktion i de enkelte selskaber fremgår af bilag 1. Figur 1: HMN Naturgas-koncernens selskabsstruktur 2018 Intern overvågning - årsrapport /14

4 3.1. HMN Naturgas I/S Dette selskab er moderselskab i koncernen med et repræsentantskab som øverste myndighed bestående af repræsentanter fra ejerkommunerne og en politisk valgt bestyrelse. Alle medarbejdere i koncernen bortset fra direktøren i henholdsvis GasNet og HMN Gastankstationer ApS er ansat i dette selskab, jf. dog bemærkningerne under pkt HMN GasNet P/S og HMN Komplementar ApS GasNet ejer distributionsnettet, ligesom alle gasdistributionsaktiviteter udføres i dette selskab. For at opretholde den hidtidige situation, hvor distributionsselskabet ikke er skattepligtigt, er GasNet er oprettet som et partnerselskab (P/S). Denne selskabsform kræver, at der er oprettet et sekundært selskab, som kan fungere som en såkaldt komplementar i partnerselskabet. Til dette formål er HMN Komplementar ApS oprettet. Da komplementaren således ikke har nogen styringsmæssig betydning, er denne etableret som et anpartsselskab uden en bestyrelse HMN Naturgas Holding ApS HMN Naturgas Holding ApS er sambeskatningsselskab for de skattepligtige virksomheder i koncernen (efter salget af HMN Naturgas A/S alene HMN Gastankstationer ApS og HMN Biogas ApS). Da selskabet ikke har nogen styringsmæssig betydning, er det etableret som et anpartsselskab uden en bestyrelse HMN Gastankstationer ApS HMN Gastankstationer ApS er datterselskab for aktiviteterne omkring HMN-koncernens i alt 9 gastankstationerne HMN Biogas ApS HMN Biogas ApS er datterselskab for biogasaktiviteter i HMN-koncernen. Disse aktiviteter omfatter alene finansiering af opgraderingsanlæg. Der er således ikke i selskabet aktiviteter, der involverer køb eller salg af naturgas. 4. Den afdelingsmæssige tilknytning til selskaberne i HMN-koncernen De enkelte afdelingers tilhørsforhold fremgår af nedenstående figur 2, hvor de med blåt markerede afdelinger er specifikke GasNet-afdelinger, der alene beskæftiger sig med distributionsaktiviteter, mens de med grønt markerede afdelinger alene beskæftiger sig med aktiviteter, der vedrører koncernens kommercielle aktiviteter (HMN Gastankstationer ApS). De resterende afdelinger (markeret med orange) er støttefunktioner, som ikke alene kan henføres til enten distributionsaktiviteten eller de kommercielle aktiviteter, idet de udfører opgaver for både distributionsselskabet og de øvrige selskaber i koncernen. Det bemærkes, at HMN Biogas ApS ikke fremgår af oversigten, hvilket skyldes, at dette selskabs aktiviteter fuldt ud varetages af koncernens støttefunktioner i HMN Naturgas I/S. Intern overvågning - årsrapport /14

5 Figur 2: Afdelingsstruktur i HMN-koncernen 2018 Det bemærkes, at alle medarbejdere i HMN-koncernen er ansat i HMN Naturgas I/S, bortset fra direktøren for GasNet og direktøren i HMN Gastankstationer ApS, som begge er ansat i de respektive selskaber. Kun medarbejdere, der tilhører afdelinger, der udfører opgaver for GasNet, er ffo-godkendte, dvs. medarbejdere i de med grønt markerede afdelinger kan ikke ffo-godkendes. Efter salget af HMN Naturgas A/S udfører alle medarbejdere i HMN-koncernen bortset fra direktøren i HMN Gastankstationer ApS opgaver for GasNet og har i et eller andet omfang behov for at få adgang til ffo-oplysninger. Alle medarbejdere med undtagelse af direktøren for HMN Gastankstationer ApS har derfor underskrevet en ffo-erklæring. 5. Indførelse af entreprenørmodel og indgåelse af SLA på markedsmæssige vilkår Mellem selskaberne i HMN-koncernen er indgået en række Service Level Agreements (SLA), der regulerer samhandlen mellem de enkelte selskaber i koncernen. Indtil 1. september 2018 var indholdet i disse aftaler, at HMN Naturgas I/S forpligtede sig til at stille medarbejderressourcer til rådighed for koncernens øvrige selskaber. Aftalerne vedrørte således ikke køb og salg af ydelser, men køb og salg af medarbejderressourcer. Pr. 1. september overgik aftalerne til en såkaldt entreprenørmodel, hvor aftalerne i stedet vedrører køb og salg af de konkrete ydelser. Aftalegrundlaget er dels en rammeaftale mellem på den ene side HMN Naturgas I/S og på den anden side selskaberne HMN GasNet P/S, HMN Biogas ApS og HMN Gastankstationer ApS og dels en serviceaftale mellem HMN Naturgas I/S og HMN GasNet P/S, begge dateret 18. september Intern overvågning - årsrapport /14

6 Rammeaftalen beskriver de generelle vilkår og rammer for indgåelsen af den konkrete serviceaftale, herunder størrelsen af den mark-up, som HMN Naturgas I/S pålægger omkostningerne ved udførelsen af de aftale ydelser. Selve serviceaftalen specificerer, hvilke ydelser HMN Naturgas I/S konkret skal levere til GasNet fordelt på henholdsvis Økonomi Afregning og målerdata Kundeservice It, GIS og kvalitetsstyring Energiplanlægning og udvikling Driftscenter og tilsyn Drift og anlæg Projekt og vedligehold Energibesparelser Det fremgår af rammeaftalen, at levering af ydelser sker på armslængdevilkår, og prissætningen af ydelser sker i forhold til anerkendte principper og metoder for transfer pricing. I samarbejde med koncernens revisor udarbejdes årligt en rapport herfor i form af en Transfer Pricing dokumentation. Dokumentationen for 2018 er pt. under udarbejdelse. Herudover udfører GasNet på basis af en SLA regelmæssige tilsynsopgaver for HMN Gastankstationer, der faktureres på timebasis. Opgaven har et begrænset økonomisk omfang, som i 2018 androg ca. 2 mio. kr. 6. Overvågningsprogrammet i hovedtræk Håndteringen af Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger (FFO) er et centralt element i GasNets interne overvågningsprogram. FFO er i overvågningsprogrammet defineret som 1. En række markedsmæssige oplysninger omfattende bl.a. oplysninger om den enkelte gasleverandør og dennes kunderelationer 2. En række oplysninger om den enkelte gasforbruger, herunder et sæt stamdata som anvendes i det åbne gasmarked. 3. Alle FFO er som udgangspunkt fortrolige. Dog må og skal FFO videregives i følgende tilfælde: Stamdata videregives til ny gasleverandør i forbindelse med leverandørskifte og opdateres løbende overfor aktuel gasleverandør Oplysninger om gasforbrug (aflæsninger) videregives til den aktuelle gasleverandør Hertil kommer, at FFO vedrørende den enkelte gasforbruger må videregives til den, som kan dokumentere gasforbrugerens samtykke. Der kræves FFO-godkendelse af de medarbejdere, som skal kunne modtage, besidde, behandle og videregive FFO. Medarbejdere, som udfører distributionsrelaterede opgaver, og som har eller kan få behov for håndtering af FFO, bliver FFO-godkendt efter en konkret vurdering. Den mulige FFO-godkendelse omfatter medarbejdere, som har dobbeltroller, dvs. udfører opgaver for både GasNet og de øvrige selskaber i HMN-koncernen. FFO-godkendelse sker ved, at medarbejderen i en skriftlig erklæring forpligter sig til at gøre sig bekendt med og efterleve reglerne i det interne overvågningsprogram, herunder særligt reglerne om modtagelse, behandling og videregivelse af FFO samt reglerne om, at medarbejdere med dobbeltroller ikke må misbruge viden mellem GasNet og de kommercielle selskaber i HMN-koncernen. Reglerne indebærer bl.a., at FFO kun må videregives til medarbejdere, som er FFO-godkendt. Intern overvågning - årsrapport /14

7 er og ledende medarbejdere i HMN-koncernens kommercielle selskaber kan ikke blive FFO-godkendt. Aktiviteterne i de tilbageværende kommercielle selskaber i HMN-koncernen er meget begrænsede efter salget af HMN Naturgas A/S. Som anført ovenfor er aktiviteterne i HMN Biogas ApS begrænset til finansiering af biogasopgraderingsanlæg, mens HMN Gastankstationer alene varetager driften af 9 gastankstationer. Adgangsrettigheder til data i fælles it-systemer styres, således at alene FFO-godkendte medarbejdere må få adgang til FFO. Blandt de FFO-godkendte medarbejdere tildeles der kun it-adgang til FFO til de medarbejdere, som har behov i forhold til varetagelsen af de daglige arbejdsopgaver. Alle medarbejdere i HMN er registreret med FFO-rettigheder, og oplysningerne herom er tilgængelig for alle medarbejdere i HMN-koncernen. Der er i den forbindelse etableret et it-understøttet administrativt system, som løbende sikrer opdateringen af medarbejdernes FFO-status, f.eks. i forbindelse med nyansættelser og organisatoriske ændringer, og som samtidigt sikrer, at tildelingen af adgangsrettigheder kan dokumenteres. Oplysninger om GasNets egne aktiviteter, herunder særligt oplysninger som kan være forretningsmæssigt fordelagtige, og som er offentligt tilgængelige, skal fremgå af GasNets hjemmeside. Oplysninger om GasNets egne aktiviteter, som ikke er offentligt tilgængelige, skal håndteres efter de samme regler, som gælder for FFO. Der udpeges én medarbejder med ansvar for overvågningsprogrammets implementering og administration (den overvågningsansvarlige). Overvågningsprogrammets overholdelse kontrolleres løbende, dels af den overvågningsansvarlige, og dels ved audits udført af HMN-koncernens kvalitetsstyringsenhed. Overvågningsprogrammet skal i sin helhed revideres årligt Beskrivelse af foretagne ændringer i overvågningsprogrammet Overvågningsprogrammet er som konsekvens af salget af GasNet til Energinet-koncernen ændret, idet Gas- Nets virksomhed som følge af salget ikke længere drives på grundlag af en bevilling, men i medfør af Lov om Energinet. Ud over de redaktionelle ændringer, som følger af det ændrede ejerskabsforhold, medfører salget til Energinetkoncernen ligeledes, at GasNet ikke længere er koncernforbundet med selskaber, der sælger eller producerer naturgas, hvorfor der fremover kun anvendes en standard FFO-erklæring for alle medarbejdere tilknyttet Gas- Net. Endvidere har GasNet udarbejdet en ny struktur i forhold til eksterne rådgivere og konsulenter, hvor disse forpligtes til at gøre sig bekendt med og overholde GasNets overvågningsprogram. Der er i den forbindelse udarbejdet 2 sæt fortrolighedserklæringer: en virksomhedserklæring, hvor rådgiver-/konsulentvirksomheden forpligter sig til at informere relevante medarbejdere om overvågningsprogrammet, men hvor det ikke er den enkelte rådgiver/konsulent, der underskriver en fortrolighedserklæring en individuel fortrolighedserklæring, hvor den enkelte rådgiver/konsulent forpligter sig til at gøre sig bekendt med og overholde overvågningsprogrammet Adgangen til GasNets it-systemer tildeles altid på individuel basis uanset typen af fortrolighedserklæring, så den enkelte rådgiver/konsulent får et særskilt login med individuelt tilknyttede rettigheder. De 2 erklæringer er vedlagt som henholdsvis bilag 2 og bilag 3 til overvågningsprogrammet. Intern overvågning - årsrapport /14

8 Endelig gav overvågningsprogrammet tidligere mulighed for at lade gasleverandører udføre produktmarkedsføring for GasNet, men denne mulighed er nu fjernet fra overvågningsprogrammet. Produktmarkedsføring er ikke længere en del af bevillingen, og GasNet har da heller ikke udført produktmarkedsføring i mange år, men fejlagtigt er overvågningsprogrammet ikke tidligere blevet opdateret på dette punkt. 7. Den it-mæssige håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger HMN-koncernen overgik i 2016 fra IBM Notes til en Microsoft-baseret platform med Outlook/Exchange som mail- og kalendersystem. Endvidere blev det Notes-baserede dokumenthåndteringssystem GoPro erstattet med dokumenthåndteringssystemet GetOrganized, som er baseret på Microsofts Sharepoint-teknologi Dokumentation for den datamæssige adskillelse i kundeadministrations- og afregningssystemet Det fælles kundeadministrations- og afregningssystem Xellent anvendes af alle selskaber i HMN koncernen. Oplysninger omfattet af ffo-reglerne findes alene i de 2 distributionsregnskaber HNG (HMN GasNet Øst) og MN (HMN GasNet Vest). Adgang til disse regnskaber har alene ffo-godkendte medarbejdere. I Xellent opereres med en række forskellige rettighedsniveauer, hvor medarbejderen via medlemskab af rettighedsgrupper tildeles de læse- og skriverettigheder, som han/hun netop har behov for. Det er den enkelte chef/leder, der skal angive, hvilke adgange den enkelte medarbejder skal have. Systemets rettighedsstyring er relativt komplekst med mange rettighedsgrupper, og det har i praksis vist sig vanskeligt for den enkelte chef/leder at have overblik over, hvad den enkelte medarbejder præcist har brug for, og dermed hvilke rettighedsgrupper pågældende skal være medlem af. It-afdelingen arbejder pt. på at fastlægge roller/profiler i Xellent, så tildelingen af rettigheder både gøres mere enkel og mere præcis, jf. afsnit Post- og kalendersystemet Alle selskaber i HMN-koncernen anvender Outlook/Exchange som mail- og kalenderprogram, hvor hver medarbejder har sin personlige mailboks. Som udgangspunkt har kun den enkelte medarbejder adgang til egen mailboks. I særlige tilfælde - og efter særskilt aftale - kan andre personer dog have adgang til en medarbejders mailboks. Endvidere har hver afdeling en afdelingsmailboks, hvortil kun medarbejderne i den pågældende afdeling har adgang. Adgangen til mails lever således op til FFO-retningslinjerne. I kalendersystemet har alle som udgangspunkt adgang til at se aftaler i hinandens kalendere. Kalenderoplysninger, der angiver, hvilke møder en medarbejder har aftalt, herunder hvornår og hvor mødet afholdes, samt emneoverskriften for mødet kan således ses af alle. Derimod er der ikke adgang til eventuelle yderligere oplysninger eller vedhæftede filer, som måtte være vedhæftet kalenderoplysningen. Adgangen til kalendersystemet lever således efter GasNets opfattelse op til FFO-retningslinjerne GetOrganized - det fælles elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem HMN-koncernen anvender systemet GetOrganized fra firmaet Netcompany som elektronisk dokument- og sagsbehandlingssystem. Systemet anvendes af alle selskaber og medarbejdere i HMN-koncernen til sagsbehandling og dokumenthåndtering, medmindre sagsbehandlingen/dokumenthåndteringen relaterer sig til en gaskunde, hvor dokumenter opbevares i kundeadministrationssystemet Xellent. Intern overvågning - årsrapport /14

9 Hermed sikres en systematisk og entydig Oprettelse, afsendelse og journalisering af dokumenter Modtagelse og journalisering af dokumenter udefra, såvel elektroniske som skannede dokumenter Håndtering af HMN-koncernens dokumenter i overensstemmelse med retningslinjerne for håndtering FFO GetOrganized består af en række app s, der indeholder hver sin type af sager/dokumenter: HR: denne app indeholder alle personalesager og kun disse. Uanset de efterfølgende bemærkninger, har kun HR-afdelingen og direktionen adgang til disse sager. Aftalesager: denne app indeholder sager, der vedrører aftaler med leverandører, hvor det er vigtigt at kende aftaleperiode, ophørstidspunkt, osv. Adgangsstyringen til denne app er på sagsniveau, dvs. alle GetOrganized-brugere har adgang til app en, og adgangsrettighederne sættes på de enkelte sager, jf. nedenfor. Mødesager: denne app anvendes til de mere formelle møder, hvor der oprettes en sag pr møde, hvor adgangen til mødematerialet fastsættes som for øvrige sager. Dog kan alle se, at der findes en sag indeholdende mødemateriale, idet den enkelte medarbejder skal kunne indsende dokumenter til et givet møde uden nødvendigvis at have ret til at se det øvrige mødemateriale Emnesager: denne app anvendes til øvrige sager, dvs. langt de fleste sager, og adgangsstyringen til disse sager er som beskrevet nedenfor. Globalt partsregister, som indeholder navne og adresser på HMN-koncernens eksterne kontakter. Alle medarbejdere i HMN-koncernen har adgang til disse oplysninger. Styringen af adgangen til sager og dokumenter i GetOrganized kan ske ned på dokumentniveau, men som standard sker det på følgende måde: Ved oprettelse af en sag skal anvendes en sagsskabelon, hvor standardrettigheder er sat på forhånd Adgangsrettighederne på sagsskabelonerne er sat ud fra, hvilket selskab i HMN-koncernen, der ejer sagstypen, alternativt hvilken afdeling, der står som opretter af sagen Et og kun ét selskab i HMN-koncernen kan og skal stå som ejer af sagen i modsat fald kan sagen ikke oprettes Alle dokumenter skal tilknyttes en sag og de enkelte dokumenter arver i udgangspunktet sagens adgangsrettigheder uanset om det pågældende dokument oprettes på sagen (fx et Word-dokument) eller overføres til sagen fra en mailboks eller en stifinder. Nogle sagstyper har mere begrænsede adgangsrettigheder (jf. bilag 2), men ellers er udgangspunktet, at adgangsrettighederne er betinget af hvilket selskab, der står som ejer af sagen o GasNet ejer sagen Kun ffo-godkendte medarbejdere, dvs. medarbejdere i GasNets afdelinger og i de fælles afdelinger har adgang til sagen o HMN-koncernen ejer sagen Alle medarbejdere i HMN-koncernen har adgang til sagen o HMN Naturgas I/S ejer sagen Kun medarbejdere i de fælles afdelinger har adgang til sagen o HMN Gastankstationer ApS eller HMN Biogas ApS ejer sagen Kun medarbejdere tilhørende afdelinger i disse selskaber og medarbejdere i de fælles afdelinger har adgang til sagen Hvis en medarbejder ikke har adgang til en sag, er sagen ikke synlig for den pågældende medarbejder, jf. dog bemærkningerne ovenfor om møde-app en. Det samme gælder for de dokumenter, der ligger på den pågældende sag. En medarbejder kan således kun se/søge i de sager og dokumenter, som den pågældende medarbejder har adgang til. Intern overvågning - årsrapport /14

10 Det er muligt for medarbejdere, der har redigeringsadgang til en sag eller et dokument, at redigere i de adgangsrettigheder sagsskabelonen eller dokumentet er født med. Enhver redigering af disse adgangsrettigheder logges og gemmes i versionshistorikken på det pågældende dokument. Den grundlæggende styring af adgangsrettigheder til de enkelte sager i GetOrganized sker således via sagsskabelonerne. Det sikrer bl.a. at adgangen til forretningsmæssigt følsomme/fordelagtige oplysninger begrænses til FFO-godkendte medarbejdere, som har behov for adgang i forbindelse med løsningen af deres opgaver, og hvor adgangsrettigheden er godkendt på forhånd 7.4. Projektstyringssystemet ProjectFlow ProjectFlow er et it-system til understøttelse af projekter HMN-koncernen. Systemet anvendes til projektplanlægning og -styring, porteføljestyring og prioritering af projekter, men eventuelle dokumenter tilknyttet de forskellige projekter håndteres i GetOrganized, idet alle projekter har en tilhørende sag i GetOrganized. Adgangen til dokumenter følger dermed det i afsnit 4.3 beskrevne. Der er i ProjectFlow defineret en række programmer, hvorunder de enkelte projekter hører. Det er vurderet, at enkelte af disse kan indeholde FFO-oplysninger, hvorfor adgangen til nedenstående programmer er begrænset til FFO-godkendte medarbejdere Biogastilslutningsanlæg Plastnet Stålnet og MR-stationer Nye forsyningsledningsprojekter 7.5. Printersystemet SafeCom HMN-koncernen anvender printersystemet SafeCom, som sikrer fuld kontrol over al print af ikke-systembaseret print. Systembaseret print, som f.eks. omfatter masseprint fra Xellent, printes på særlige, dedikerede printere. Med SafeCom sendes alle udskriftsjob krypteret til én printserver, og de frigives først til print, når den enkelte medarbejder har givet sig til kende ved en printer med angivelse af et brugernavn og en pinkode. Den enkelte medarbejder kan frit vælge, hvilken printer tilsluttet systemet, der ønskes printet fra, og hvornår der ønskes printning. Efter printning fjernes dokumentet helt fra printdatabasen. Med systemet sikres mod uautoriseret adgang til dokumenter, der er sendt til print, ligesom det sikres, at der ikke ligger uafhentede, printede dokumenter i printeren. Systemet sikrer derfor bl.a. at fortrolige dokumenter og/eller dokumenter, som indeholder FFO, kun ses af de rette medarbejdere, og systemet overflødiggør derfor procedurer og retningslinjer for, hvordan printning af dokumenter indeholdende FFO skal ske. 8. Habilitetsreglerne 8.1. Bestyrelsen Bestyrelserne i selskaberne i HMN-koncernen fremgår af bilag 1. Der sker normalt ny konstituering af bestyrelsen i det fælleskommunale interessentskab HMN Naturgas I/S umiddelbart efter et kommunalvalg. Bestyrelsen i HMN Naturgas I/S er således konstitueret primo 2018, og størrelsen af bestyrelsen blev i den forbindelse reduceret fra 22 til 16 medlemmer. Bestyrelserne i GasNet og de øvrige selskaber i HMN-koncernen består, som det fremgår af bilag 1, af medarbejdere i HMN Naturgas I/S. Intern overvågning - årsrapport /14

11 8.2. Ledende medarbejdere I henhold til GasNets overvågningsprogram sikrer lederen af HMN-koncernens personalefunktion, at besættelse af bestyrelsesposter i selskaber i HMN-koncernen ikke strider mod naturgasforsyningslovens 28 b. Det indebærer bl.a., at lederen af personalefunktionen skal tilse, at direktører i GasNet ikke må udføre ledelsesopgaver eller deltage i driften af de kommercielle selskaber, og tilsvarende at bestyrelsesmedlemmer og direktører i de kommercielle selskaber ikke må udføre ledelsesopgaver eller deltage i driften af GasNet. Lederen af personalefunktionen skal endvidere sikre sig, at der ikke indirekte finder forhold sted, som kan underminere GasNets uafhængighed af kommercielle interesser i de øvrige selskaber i HMN-koncernen. Det sker blandt andet ved at sikre, at der på møder med deltagelse af ledelsesrepræsentanter for både GasNet og de kommercielle selskaber alene drøftes spørgsmål af legal fælles interesse, eksempelvis fælles personalepolitik for hele koncernen, driften af den interne service for koncernens selskaber samt spørgsmål vedrørende de ydelser selskaberne i koncernen køber af hinanden. Lederen af personalefunktionen har skriftligt bekræftet, at ovenstående krav er opfyldt, jf. overvågningsprogrammets pkt. 10. Bonusprogrammer findes ikke i HMN-koncernen. Chefer og ledere i de fælles funktioner har ikke nogen ledelsesmæssig eller beslutningsmæssig kompetence i forhold til driften af GasNet. Ansvaret herfor ligger fuldt ud hos bestyrelse og direktion samt chefer og ledere i de afdelinger, som alene beskæftiger sig med distributionsaktiviteter. Tilsvarende har disse ingen ledelsesmæssig eller beslutningsmæssig kompetence i forhold til driften af de kommercielle selskaber. Den selskabsmæssige konstruktion med tilhørende organisationsplan lever således op til naturgasforsyningslovens bestemmelser om ledelsesmæssig adskillelse. 9. Kontrol af overvågningsprogrammet 9.1. Generelt Det interne overvågningsprogram er løbende kontrolleret af den overvågningsansvarlige. Desuden gennemfører HMN-koncernens kvalitetsstyringsafdeling en årlig audit af det interne overvågningsprogram. Som overvågningsansvarlig kan jeg oplyse, at jeg har haft uhindret adgang til alle ønskede oplysninger, ligesom jeg ikke har modtaget nogen form for instrukser i forbindelse med arbejdet som overvågningsansvarlig Intern audit af det interne overvågningsprogram HMN-koncernens interne kvalitetsstyring har gennemført den årlige audit af GasNets program for intern overvågning den 17. december Resultaterne heraf fremgår af auditrapport af 11. januar 2018, hvor der noteredes 1 afvigelse og 4 forbedringsforslag. Af auditrapporten fremgik følgende konklusion: Processen med fortrolighedserklæringer er uklar. Der findes ikke en oversigt over rådgivere/konsulenter, og deres it-rettigheder, hvilket gør det svært for den overvågningsansvarlige (og andre), at kontrollere om reglerne i Overvågningsprogrammet overholdes. Auditor har enkelte bemærkninger til dokumenter, der ligger på hjemmesiden. Vedrørende konsulenters og rådgiveres fortrolighedserklæringer er der efterfølgende udarbejdet oversigt over disse med en angivelse af, om de eller deres virksomhed har indgået en fortrolighedsaftale og dermed forpligtet sig til at overholde bestemmelserne i overvågningsprogrammet. Intern overvågning - årsrapport /14

12 Der er observeret 1 afvigelse 1. Der er ikke foretaget en årlig gennemgang af medarbejdernes behov for adgang til relevante it-systemer, som indeholder FFO, som beskrevet i programmets pkt. 3.4 ad pkt. 1 Manglende gennemgang af medarbejdernes behov for adgang til relevante it-systemer, som indeholder FFO Som følge af ændringer i opgavefordelingen i it blev den sædvanlige udsendelse til chefer og ledere af de enkelte medarbejderes it-rettigheder ikke foretaget. Samtidig ønsker it-afdelingen, at tildelingen af rettigheder til specielt ERP-systemet Xellent sker på et mere fintmasket grundlag, hvorfor it-afdelingen har igangsat arbejdet med at lave specifikke brugerprofiler, hvor den enkelte chefs/leders kan vurdere mere præcist, hvilke adgange og rettigheder den enkelte medarbejder skal have. Dette arbejde, som forudsætter medvirken fra leverandøren af Xellent, pågår stadig, men it-afdelingen forventer, at en ny procedure for tildeling af rettigheder kan implementeres i indeværende år Diverse kontroller Den overvågningsansvarlige har med hensyn til fortrolig behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger, jfr. punkt 3 i overvågningsprogrammet Kontrolleret og konstateret, at opdaterede udgaver af overvågningsprogram er offentliggjort på Gas- Nets hjemmeside og intranet Kontrolleret og konstateret, at oversigten over medarbejdernes FFO-status samt oversigten over medarbejdere, som må få it-adgang til FFO, er opdaterede, og at der er overensstemmelse mellem FFOstatus og tildeling af adgangsrettigheder til it-systemerne Xellent og GetOrganized Kontrolleret om de i det interne overvågningsprogram foreskrevne dokumenter er offentliggjort på GasNets hjemmeside Den overvågningsansvarlige har endvidere gennemført følgende kontroller og konstateret, at der ikke er oplysninger om GasNets egne aktiviteter, som burde fremgå af GasNets hjemmeside, men som ikke gør det, jfr. punkt 4 i overvågningsprogrammet. Der henvises i øvrigt til kapitel 6 i denne årsberetning med hensyn til den it-mæssige håndtering af oplysninger om GasNets egne aktiviteter, som ikke er offentligt tilgængelige relevante regler for den ikke-diskriminerende adgang til nettene er let tilgængelige og er ajourførte, jfr. punkt 5 i overvågningsprogrammet. Gennem løbende kontakt med de kundevendte funktioner, herunder afklaring af tvivlsspørgsmål, sikres, at reglerne overholdes relevante regler for, at der ikke sker favorisering i kundekontakten er let tilgængelige og ajourførte, jfr. punkt 6 i overvågningsprogrammet. Gennem informationsvirksomhed, afklaring af tvivlsspørgsmål mv. tilvejebringes de relevante medarbejdere den fornødne og praktisk anvendelige viden med hensyn til, at der ikke må favoriseres GasNet og HMN-koncernens øvrige selskaber har egne særskilte hjemmesider, og at korrespondance og publikationer fremstår med egen identitet med selvstændigt navn og CVR-nummer, jfr. punkt 7 i overvågningsprogrammet der ikke er igangsat aktiviteter, der ligger udenfor rammerne af distributionsbevillingerne, jfr. punkt 8 i overvågningsprogrammet kravene til habilitet er overholdt, jfr. punkt 10 i overvågningsprogrammet. Der henvises til punkt 8 i denne årsberetning der foreligger opdaterede skriftlige aftaler for køb og salg af ydelser mellem GasNet og HMN Naturgas I/S, jfr. punkt 11 i overvågningsprogrammet, idet det dog er påpeget, at de underskrevne aftaler ikke har foreligget rettidigt. GasNet anmeldte den 25. oktober 2018 til Datatilsynet, at en medarbejder ved en fejltagelse havde sendt en oversigt indeholdende kunde- og tilhørende forbrugsoplysninger til en forkert mailadresse. Intern overvågning - årsrapport /14

13 Gasleverandører, der samfakturerer, modtager fra GasNet en samlefaktura indeholdende de kundespecifikke faktureringsoplysninger. Samlefakturaen sendes elektronisk via en Vans-leverandør direkte fra vores ERP-system, men i dette tilfælde kom fakturaen ikke frem, hvorfor man valgte at maile oplysningerne manuelt. Uheldigvis blev mailen ved en menneskelig fejl påført en mailadresse tilhørende en konkurrerende gasleverandør. Modtager blev umiddelbart efter bedt om at slette mailen, og det er indskærpet, at procedurerne for afsendelse af faktureringsoplysninger skal overholdes. Herudover har der ikke været konstateret tilfælde, hvor underskrevne FFO-erklæringer ikke er blevet efterlevet, eller tilfælde, hvor reglerne om diskriminerende adfærd er blevet brudt. GasNet har ikke modtaget klager udefra om diskriminerende adfærd fra GasNets side eller forhold i øvrigt omhandlet af programmer for intern overvågning Kommunikation af overvågningsprogrammet og kontrol af medarbejdernes forståelse af overvågningsprogrammet Hovedtrækkene i overvågningsprogrammet og baggrunden herfor gennemgås for alle nyansatte medarbejdere. Det til enhver tid opdaterede overvågningsprogram er let tilgængeligt på HMN s intranet. Ændringer i overvågningsprogrammet annonceres på HMN s intranet. Det er endvidere vurderingen, at overvågningsprogrammet og baggrunden herfor indgår som en integreret del af de dispositioner, der træffes i GasNet og HMN-koncernen som helhed. Dato: Søren Hylleberg Sørensen Bjarne Mortensen Overvågningsansvarlig Intern overvågning - årsrapport /14

14 Bilag 1 Bilag 1 Oversigt over bestyrelsesmedlemmer og direktion i selskaberne i HMNkoncernen pr. 31. dec Bestyrelsen - HMN Naturgas I/S Formand Ole Bjørstorp Ishøj Kommune Næstformand Hans Toft Gentofte Kommune Næstformand Arne Bisgård Skive Kommune Bestyrelsesmedlem Thomas Lykke Pedersen Fredensborg Kommune Bestyrelsesmedlem Kurt Andreassen Favrskov Kommune Bestyrelsesmedlem Elvin J. Hansen Odder Kommune Bestyrelsesmedlem Hans J. Okholm Silkeborg Kommune Bestyrelsesmedlem John Schmidt Andersen Frederikssund Kommune Bestyrelsesmedlem Jørgen Hammer Sørensen Mariagerfjord Kommune Bestyrelsesmedlem Morten Slotved Hørsholm Kommune Bestyrelsesmedlem Niels Dueholm Viborg Kommune Bestyrelsesmedlem Ole Ørnbøl Hjørring Kommune Bestyrelsesmedlem Pernille Beckman Greve Kommune Bestyrelsesmedlem Steffen Damsgaard Lemvig Kommune Bestyrelsesmedlem Tina Tving Stauning Frederikssund Kommune Bestyrelsesmedlem Torsten Nielsen Viborg Kommune Bestyrelsesmedlem Viggo Vangsgaard Mors Kommune Direktion HMN Naturgas I/S Adm. direktør, CEO Susanne Juhl Økonomidirektør, CFO Anders Nørskov Søren Hylleberg Sørensen Bestyrelsen for HMN GasNet P/S Formand Anders Nørskov Økonomidirektør, CFO Bestyrelsesmedlem Rita Primdahl Driftschef Bestyrelsesmedlem Søren Hylleberg Sørensen Direktion - HMN GasNet P/S Søren Hylleberg Sørensen Direktion - HMN Komplementar ApS Anders Nørskov Direktion - HMN Holding ApS Susanne Juhl Peter Berg Intern overvågning - årsrapport /14

15 Bilag 1 Bestyrelsen - HMN Gastankstationer ApS Formand Susanne Juhl Adm. direktør, CEO Bestyrelsesmedlem Peter Berg Chef for direktionssekretariatet Direktion - HMN Gastankstationer ApS Peter Vadstrup Jensen Bestyrelsen - HMN Biogas ApS Formand Susanne Juhl Adm. direktør, CEO Bestyrelsesmedlem Peter Berg Chef for direktionssekretariatet Direktion - HMN Biogas ApS Susanne Juhl Intern overvågning - årsrapport /14