HNG I/S s og Naturgas Midt-Nord I/S s. fælles program. for. intern overvågning. 29. maj 2009 Version 4.0. Sagsnr.:

Transkript

1 Sagsnr.: HNG I/S s og Naturgas Midt-Nord I/S s fælles program for intern overvågning 29. maj 2009 Version 4.0 HNG I/S Naturgas Midt-Nord I/S

2 1. Indledning På baggrund af Energistyrelsens bekendtgørelse nr af 11. december 2006 om program for intern overvågning (overvågningsbekendtgørelsen) har HNG I/S (i det følgende benævnt som HNG) og Naturgas Midt-Nord I/S (i det følgende benævnt som MN) udarbejdet et fælles program for intern overvågning. Et fælles program for intern overvågning er en både naturlig og nødvendig konsekvens af det tætte og fast strukturerede samarbejde mellem HNG og MN, som bl.a. er kommet til udtryk gennem etablering af fælles afdelinger på tværs af de to selskaber, anskaffelse af fælles nye IT-systemer samt fælles arbejdsprocesser på alle væsentlige områder. Det fælles program for intern overvågning, med de af HNG og MN besluttede tiltag, beskrives i de følgende afsnit Beskrivelsen af programmet følger og refererer til de specifikke krav i overvågningsbekendtgørelsen. Ved Salg,, Handel og Erhverv forstås i det fælles overvågningsprogram de af HNG og MN ejede gasforsyningsselskaber HNG Midt-Nord Salg A/S, HNG Midt-Nord Handel A/S samt selskabet til varetagelse af sideordnede aktiviteter HNG Midt-Nord Erhverv A/S. Der henvises i øvrigt til bilag 1 til dette program om Selskabsstruktur, organisation og opgavevaretagelse for HNG og MN samt datterselskaber heraf. 2. Fortrolig behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO), jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.1 For at sikre at forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO), som HNG og MN modtager under udøvelsen af sin virksomhed, behandles fortroligt eventuel videregivelse af FFO sker på en ikke-diskriminerende måde har HNG og MN vedtaget de under beskrevne tiltag. 2.1.Hvilke oplysninger er forretningsmæssigt følsomme? Som led i driften af distributionsnettene, herunder varetagelse af opgaver i forbindelse med det åbne gasmarked (Gasmarked2004 opgaver) modtager og håndterer HNG og MN oplysninger om gasmarkedets aktører og deres aktiviteter. I det omfang sådanne oplysninger kan anvendes af aktørerne til at opnå markedsmæssige fordele, opfattes de af HNG og MN som forretningsmæssigt følsomme. HNG og MN opfatter bl.a. følgende oplysninger som forretningsmæssigt følsomme: Relationer mellem leverandører og den enkelte gasforbruger (eksempelvis hvem der er leverandør på det enkelte målersted, og hvilke leverandører, der har overtaget forsyningen af hvilke gasforbrugere) 2/15

3 Oplysninger om den enkelte leverandør (eksempelvis oplysninger i den del af aktørregisteret som ikke er offentligt tilgængeligt, men som distributionsselskaberne har adgang til) Oplysninger om enkeltleverandørers kundeporteføljer (eksempelvis hvor mange og hvilke typer af kunder en leverandør forsyner, samt oplysninger om leverandørens afsætning/markedsandele) HNG og MN håndterer endvidere en række oplysninger om den enkelte gasforbruger, som i medfør af persondata- og markedsføringslovgivningen skal håndteres fortroligt. Oplysninger om den enkelte gasforbruger kan samtidig have en kommerciel værdi for gasleverandørerne. HNG og MN har besluttet at håndtere sådanne oplysninger som om de er forretningsmæssigt følsomme. Det drejer sig om følgende oplysninger: Stamdata, som i Gasmarked2004 er defineret som: Målerstedsnummer (GSRN-nummeret), tilslutningsstatus (tilsluttet/afbrudt), tidspunkt for sidste leverandørskifte, afregningsmetode (timeaflæst/månedsaflæst/årsaflæst), forventet årsforbrug (andelstal), leverandørid (GLN nummer for aktuel leverandør), kundenavn samt målerstedsadresse) Gasforbrug Installationer på forbrugsstedet (tilvejebragt via myndighedsrollen) Serviceordninger Finansieringsordninger Restanceforhold 2.2.Principper for videregivelse af FFO HNG og MN har fastlagt følgende principper for videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger: Alle FFO er som udgangspunkt fortrolige, og må derfor ikke videregives til personer eller selskaber udenfor HNG og MN Dog videregives følgende FFO uden videre i følgende tilfælde: Stamdata må og skal videregives til den nye gasleverandør i forbindelse med leverandørskifte (via en EDI-meddelelse), og skal løbende opdateres overfor aktuel gasleverandør Oplysninger om gasforbrug (aflæsninger) må og skal videregives til den aktuelle gasleverandør FFO vedrørende den enkelte gasforbruger må videregives til den, som kan dokumentere gasforbrugerens samtykke hertil 2.3.Håndtering af FFO HNG og MN har besluttet følgende tiltag for håndtering af FFO: En medarbejder skal være FFO godkendt for at kunne modtage, besidde, behandle og videregive FFO. FFO-godkendelse sker ved, at medarbejderen i en skriftlig erklæring forpligter sig til at gøre sig bekendt med og efterleve reglerne i det interne overvågningsprogram. Den skriftlige erklæring fremgår af bilag 2 til overvågningsprogrammet Medarbejdere, som udfører distributionsrelaterede opgaver, og som i for- 3/15

4 bindelse med deres opgavevaretagelse kan få behov for at modtage, besidde, behandle eller videregive FFO, bliver FFO-godkendt. FFOgodkendelsen sker efter en konkret vurdering. Rådgivere der arbejder for HNG og MN skal være FFO-godkendt for at kunne modtage og håndtere FFO. FFO-godkendelse sker ved, at rådgiveren i en skriftlig erklæring forpligter sig til at gøre sig bekendt med og efterleve reglerne i det interne overvågningsprogram, herunder særligt reglerne for håndtering af FFO. Den skriftlige erklæring fremgår af bilag 2 til overvågningsprogrammet VVS firmaer omfattet af HNG s og MN s serviceordninger skal være FFOgodkendt for at kunne være tilknyttet serviceordningen. FFO-godkendelse sker ved at de særlige FFO-forpligtelser, der fremgår af bilag 2 til overvågningsprogrammet skrives ind i Servicehåndbogen, der beskriver VVS firmaernes rettigheder og forpligtelser FFO må kun videregives til medarbejdere, rådgivere og øvrige personer, som er FFO-godkendt. En til enhver tid opdateret liste over FFOgodkendte medarbejdere skal være tilgængelig på HNG s og MN s intranet Lederansvaret for kundeservice (som varetages af Salg og Handel) deles, således at det faglige ansvar for distributionsproblemstillinger herunder alle problemstillinger hvori FFO indgår - varetages af det fælles direktionssekretariat for HNG og MN, og ansvaret for forsyningsproblemstillinger, personale og arbejdstilrettelæggelse varetages af ledere i Salg og Handel Medarbejdere i HNG s udstilling skal være godkendt til at modtage og håndtere oplysninger om gasinstallationer og gasforbrug. Godkendelse sker ved, at medarbejderen i en skriftlig erklæring forpligter sig til at gøre sig bekendt med og efterleve reglerne i det interne overvågningsprogram, herunder særligt reglerne om videregivelse af FFO. Den skriftlige erklæring fremgår af bilag 3 til overvågningsprogrammet Direktører og ledende medarbejdere i Salg og Handel kan ikke blive FFOgodkendt eller godkendt til at modtage og håndtere oplysninger om gasinstallationer og gasforbrug. Lederen af kundeservice kan være undtaget herfra Medarbejdere, som varetager opgaver for både HNG/MN og Salg/Handel, må ikke misbruge den viden (herunder FFO), som medarbejderen er kommet i besiddelse af i forbindelse med varetagelsen af opgaver for HNG/MN, ved varetagelsen af opgaver for Salg/Handel Medarbejdere, som varetager opgaver for både HNG/MN og Salg/Handel, må ikke misbruge den viden (herunder FFO), som medarbejderen er kommet i besiddelse af i forbindelse med varetagelsen af opgaver for Salg/Handel, ved varetagelsen af opgaver for HNG/MN En medarbejder som observerer en overtrædelse af FFO-retningslinierne, eller som er i tvivl herom, har pligt til at informere sin leder eller den medarbejder, der har ansvaret for det interne overvågningsprogram, om overtrædelsen Hvis det konstateres, at reglerne i en FFO-erklæring, jfr. bilag 2 og 3, ikke er efterlevet, skal det følges op af en samtale med deltagelse af den pågældende medarbejder, dennes nærmeste chef samt den ansvarlige for det interne overvågningsprogram. Samtalen skal blandt andet klarlægge, hvori den manglende efterlevelse består og eventuelle årsager hertil (en bevidst handling, en fejl, uklare regler mv). Manglende efterlevelse af FFOreglerne kan betragtes som misligholdelse af ansættelsesforholdet og kan 4/15

5 medføre ansættelsesretlige sanktioner i form af påtale og - i gentagne tilfælde - advarsel eller afskedigelse 2.4.Adgangsstyring til IT-systemer HNG, MN, Salg og Handel anvender visse fælles IT-systemer, f.eks. kundesystemet og det administrative system. HNG og MN har besluttet følgende tiltag for håndteringen af FFO i fælles IT-systemer: I det omfang Salg og Handel eller andre udfører opgaver for HNG og MN skal det i hver af de indgåede aftaler herom fremgå, hvilke informationer (herunder FFO) HNG og MN må eller skal stille til rådighed for Salg og Handel eller andre Der oprettes adgangsrettighedsgrupper med tilhørende afgrænsning af, hvilke IT systemer medarbejderne i den enkelte brugergruppe må have adgang til, samt med hvilke adgangsrettigheder Adgangsrettighedsgrupperne afgrænses således, at alene FFO-godkendte medarbejdere kan få adgang til FFO i IT-systemerne Kundeadministrations- og afregningssystemet Xellent samt andre ITsystemer indeholder kunde- og leverandøroplysninger eller oplysninger om HNG og MN selv, som er forretningsmæssigt følsomme eller fordelagtige. Adgangen til disse systemer begrænses til de FFO-godkendte medarbejdere, som har et konkret behov herfor i forhold til varetagelsen af de daglige arbejdsopgaver I det administrative system GoPro oprettes en FFOadgangsrettighedsgruppe, som anvendes til styring af adgangsrettigheder til sager eller enkeltdokumenter, som indeholder FFO. FFO adgangsrettighedsgruppen kan kun bestå af FFO-godkendte medarbejdere med et konkret behov for behandling af spørgsmål, som omfatter FFO, eller som har en væsentlig interesse heri HNG og MN vil mindst én gang årligt foretage en samlet gennemgang af medarbejdernes behov for adgang til relevante IT-systemer som indeholder FFO, og om nødvendigt foretage en tilpasning af rettighedstildelingen Der etableres et IT-understøttet administrativt system, som løbende sikrer opdatering af medarbejdernes adgangsrettigheder, f.eks. i forbindelse med nyansættelser og organisatoriske ændringer, samt sikrer at tildelingen af adgangsrettigheder kan dokumenteres Der etableres logning af adgang til systemer og data, således at det kan kontrolleres, om systemet med adgangsrettigheder fungerer efter hensigten IT sikkerhedspolitik for HNG og MN skal udformes således, at den understøtter tiltagene i programmet for intern overvågning 3. Oplysninger om HNG s og MN s egne aktiviteter, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.2 For at forhindre, at oplysninger om HNG s og MN s egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige, bliver videregivet på en diskriminerende måde, har HNG og MN besluttet følgende tiltag: De oplysninger om HNG s og MN s egne aktiviteter, som ikke er offentligt tilgængelige, skal håndteres efter reglerne i kapitel 2.3 i dette overvågningsprogram 5/15

6 Offentligt tilgængelige oplysninger om HNG s og MN s egne aktiviteter skal fremgår af HNG s og MN s hjemmesider 4. Ikke diskriminerende adgang til nettene, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.3 For at sikre at adgangen til HNG s og MN s net sker på ikke-diskriminerende vilkår vedligeholdelse og udbygning af HNG s og MN s net sker på en ikkediskriminerende måde tilslutning til HNG s og MN s net sker på en ikke-diskriminerende måde har HNG og MN besluttet at lade det fælles interne overvågningsprogram omfatte følgende tiltag: HNG og MN har valgt en markedsmodel, hvor den enkelte gasforbruger har adgangen til og transportretten i distributionsnettene Der er adgang til for den enkelte gasforbruger at blive tilsluttet HNG s og MN s net på objektive vilkår fastlagt i Standard gasforsyningsanlæg, variationer for tryk og entreprisegrænse som er anmeldt til Energitilsynet og tilgængelig på HNG s og MN s hjemmesider Alle tilsluttede gasforbrugere har ret til adgang til distributionsnettene og har ret til frit valg af gasleverandør på vilkår, som er beskrevet i Betingelser for benyttelse af HNG s/mn s distributionssystem og Distributionsaftale som begge er tilgængelige på HNG s og MN s hjemmesider, og anmeldt til Energitilsynet Gasleverandørernes lige ret til at indgå leveringsaftaler med gasforbrugerne i HNG s og MN s distributionsområder er sammen med de øvrige rettigheder og forpligtelser overfor gasforbruger og HNG og MN fastlagt i Gasleverandøraftale mellem HNG hhv MN og Gasleverandøren samt Regler for Gasdistribution, som er tilgængelige på HNG s og MN s hjemmesider samt anmeldt til Energitilsynet Udbygning af distributionsnettene sker efter objektive vilkår fastlagt i Investeringskriterier, som er anmeldt til Energitilsynet og er tilgængelige på HNG s og MN s hjemmesider. Vilkårene sikrer at gasforbrugerne behandles lige Tarifferne for benyttelse af distributionsnettene er ens for alle grupper af gasforbrugere. Tarifferne er tilgængelige på HNG s og MN s hjemmesider og er anmeldt til Energitilsynet HNG og MN går i dialog med større gasforbrugere og informerer mindre gasforbrugere forud for gennemførelse af vedligeholdelsesarbejder, som kan påvirke naturgasforsyningen 5. Ingen favorisering i kundekontakten, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.4 For at sikre, at HNG og MN i kundekontakten ikke favoriserer bestemte selskaber, har HNG og MN besluttet følgende tiltag: HNG s og MN s forpligtelser i kundekontakten med gasleverandørerne er på en række områder fastlagt enslydende i Gasleverandøraftale mellem HNG hhv. MN og Gasleverandøren samt Regler for Gasdistribution, 6/15

7 HNG s og MN s medarbejdere skal i kundekontakten sikre, at alle gasleverandører behandles ens og at der ikke sker favorisering af bestemte selskaber I det omfang HNG og MN vælger at lade gasleverandører udføre markedsføring af naturgas med henblik på at øge flowet af gas gennem systemet med lavere tariffer til følge, skal alle aktive gasleverandører i HNG s og MN s distributionsområder have lige adgang til og vilkår for at gennemføre markedsføring af naturgas. De nærmere retningslinier herfor er fastlagt i Retningslinier for markedsføring af naturgas, som er anmeldt til Energistyrelsen og er tilgængelige på HNG s og MN s hjemmesider Enhver gasleverandør har mulighed for at håndtere indgåelse af stikledningsaftale med gasforbrugeren på nærmere angivne vilkår fastlagt i Retningslinier for indgåelse af stikledningsaftaler, som er anmeldt til Energistyrelsen og tilgængelig på HNG s og MN s hjemmesider HNG og MN skal sikre, at HNG og MN fremstår uafhængigt og med en selvstændig identitet i forbindelse med varetagelse af distributionsspørgsmål HNG s og MN s medarbejdere skal i kundekontakten sikre, at naturgasforbrugerne behandles ens og at der ikke sker favorisering af bestemte naturgasforbrugere. 6. Selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.5 For at sikre at HNG og MN kun udøver de aktiviteter, som ligger inden for de respektive distributionsbevillinger er der besluttet følgende tiltag: Med den selskabsmæssige opdeling der blev gennemført pr. 1. januar 2003 ligger alle aktiviteter i HNG og MN indenfor rammerne af bevillingspligtig virksomhed, jfr. naturgasforsyningslovens 28a. I forbindelse med Energitilsynets (og Energistyrelsens) godkendelse af HNG s og MN s åbningsbalancer, er der foretaget en meget nøje gennemgang af selskabernes aktiviteter, herunder om de enkelte aktiviteter lovligt varetages af et bevillingspligtigt selskab Direktionerne i HNG og MN træffer afgørelse om, hvorvidt HNG og MN skal involvere sig i aktiviteter, der ligger udenfor rammerne af en distributionsbevilling. Sådanne aktiviteter skal i givet fald gennemføres indenfor rammerne af et særskilt selskab 7. Krav om regnskabsmæssig adskillelse, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.6 For at sikre, at der føres interne regnskaber for bevillingspligtige aktiviteter og andre naturgasaktiviteter med henblik på at undgå forskelsbehandling, krydssubsidiering og forskelsbehandling har HNG og MN vedtaget følgende tiltag: HNG og MN fører med virkning fra og med regnskabsåret 2005 interne regnskaber for Bevillingspligtig aktivitet (Finansieringsordninger indgår i det regulatoriske regnskab) Salg af ydelser til Salg, Handel og Erhverv Serviceordninger 7/15

8 Strandvejsgasværket (for HNG) Ejerskab af Salg, Handel og Erhverv 8. Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk. 1, nr. 7 For at sikre, at Direktører og ledende medarbejdere i HNG og MN hverken direkte eller indirekte deltager i driften eller ledelsen af Salg og Handel Bestyrelsesmedlemmer i HNG og MN hverken direkte eller indirekte deltager i driften eller ledelsen af Salg og Handel har HNG og MN vedtaget følgende tiltag: I forbindelse med ansættelse af direktører og valg af bestyrelsesmedlemmer til HNG og MN samt de af HNG og MN ejede selskaber, skal lederen af HNG s og MN s fælles direktionssekretariat sikre sig, at besættelsen af den pågældende direktørstilling og bestyrelsespost ikke strider mod naturgasforsyningslovens 28b Ved enhver udpegning af ledende medarbejdere i HNG og MN har lederen af HNG s og MN s fælles personalefunktion ansvaret for, at den pågældende medarbejder hverken direkte eller indirekte deltager i driften af Salg og Handel. HNG s og MN s fælles personalefunktion skal samtidig løbende sikre, at ledende medarbejdere i HNG og MN ikke hverken direkte eller indirekte deltager i driften af Salg og Handel 9. Aftaler på markedsbestemte vilkår, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.8 For at sikre overholdelse af kravet om, at aftaler, som HNG og MN indgår med andre selskaber skal indgås på markedsbestemte vilkår samt foreligge skriftligt på aftaletidspunktet har HNG og MN besluttet følgende tiltag: Alle aftaler som HNG og MN indgår med andre selskaber, herunder aftaler om udførelse af ydelser mellem HNG, MN, Salg, Handel og Erhverv, skal indgås skriftligt HNG og MN køber ydelser af og sælger ydelser til Handel, Salg og Erhverv til markedspris for løsning af den pågældende samlede opgave Der betales ens priser for ens ydelser uanset hvem køberen af ydelser er. Ikke-koncernforbundne selskaber skal således tilbydes de samme priser og vilkår for samme ydelse som koncernforbundne selskaber Alle priser for aftalte ydelser anmeldes til Energitilsynet Der foretages en årlig revision af bestående aftaler (herunder af om priser og betingelser er markedsbestemte), samt af om der foreligger skriftlig aftale for alle de ydelser, der udføres mellem koncernforbundne virksomheder 8/15

9 10. Prisfastsættelse efter ikke-diskriminerende kriterier, jfr. overvågningsbekendtgørelsens 2, stk.1, nr.9 For at sikre at prisfastsættelsen af HNG s og MN s ydelser sker efter ikkediskriminerende kriterier har HNG og MN besluttet at lade det fælles interne overvågningsprogram omfatte følgende allerede gennemførte tiltag: Metoder til fastlæggelse af tariffer og betingelser skal forhåndsgodkendes af Energitilsynet Priser og tariffer anmeldes til Energitilsynet Udmøntningen af distributionstarifferne skal ske indenfor rammerne af indtægtsrammebekendtgørelsen, som administreres af Energitilsynet 11. Administration af og kontrol med overvågningsprogrammet De administrerende direktører for HNG og MN har ansvaret for at der udarbejdes et fælles internt overvågningsprogram samt at programmet overholdes. De administrerende direktører for HNG og MN udpeger en medarbejder, som har følgende opgaver: Udarbejdelse og revision af det fælles interne overvågningsprogram Udarbejdelse af årsberetning Det daglige ansvar for programmets administration Løbende at gennemføre kontrol og opfølgning af programmets overholdelse i samarbejde med HNG s og MN s interne kvalitetsstyringsafdeling Rapportering til de administrerende direktører for HNG og MN Ledelse af overvågningsnetværket Den for overvågningsprogrammet udpegede ansvarlige medarbejder skal herunder i samarbejde og dialog med medarbejderne i HNG og MN bl.a. sikre: Kommunikation af overvågningsprogrammet Afklaring af spørgsmål i forbindelse med overvågningsprogrammets implementering og overholdelse Opsamling og formidling af erfaringer med overvågningsprogrammets implementering og overholdelse Registrering og behandling af hændelser, der ikke følger de i det interne overvågningsprogram opstillede regler og procedurer Den pågældende medarbejder skal endvidere finde løsninger til, hvordan hændelser der ikke følger overvågningsprogrammet, kan undgås, og informere HNG s og MN s interne kvalitetsstyringsafdeling herom. De administrerende direktører har udpeget Nils Capion som ansvarlig for HNG s og MN s interne overvågningsprogram. HNG og MN s interne kvalitetsstyring gennemfører løbende audits af HNG s og MN s interne overvågningsprogram samt implementeringen og overholdelsen heraf. De løbende audits gennemføres efter de almindelige regler for interne audits. Dette indebærer bl.a. at audit udføres iht. et årligt auditprogram, at resultater registreres og at der følges op på eventuelle afvigelser og forbedringsforslag indtil disse er blevet lukket tilfredsstillende. HNG s og MN s interne kvalitetsstyring 9/15

10 gennemfører audits af egen drift eller efter ønske fra den for overvågningsprogrammet udpegede ansvarlige medarbejder. Overvågningsprogrammet skal i sin helhed revideres ved udgangen af hvert kalenderår. Ved revisionen vurderes bl.a., om de i programmet beskrevne tiltag på relevant måde og i tilstrækkeligt omfang sikrer opfyldelse af de i overvågningsbekendtgørelsen fastlagte krav. 10/15

11 Bilag 1 Selskabsstruktur, organisation og opgavevaretagelse for HNG og MN samt datterselskaber heraf HNG I/S (HNG) ejer og driver distributionsnet i Storkøbenhavn og udfører distributionsaktiviteter, herunder bevillingspligtige aktiviteter på grundlag af særskilt distributionsbevilling. Naturgas Midt-Nord I/S (MN) ejer og driver distributionsnet i Midt/Nordjylland og udfører distributionsaktiviteter, herunder bevillingspligtige aktiviteter på grundlag af særskilt distributionsbevilling. HMN I/S er et samarbejdsselskab, som danner rammen for HNG s og MN s fælles gældsafvikling og for det driftsmæssige samarbejde mellem HNG og MN. HNG Midt-Nord Salg A/S (Salg) er et gasforsyningsselskab, som er ejet ligeligt af HNG og MN. Salg driver forsyningspligtvirksomhed i Storkøbenhavn (HNG s distributionsområde) og Midt/Nordjylland (MN s distributionsområde) på grundlag af særskilt forsyningspligtbevilling. HNG Midt-Nord Handel A/S (Handel) er et kommercielt gasforsyningsselskab, som er ejet 100% af Salg. Handel forsyner kunder i hele Danmark. HNG Midt-Nord Erhverv A/S (Erhverv) er ejet ligeligt af HNG og MN og udfører opgaver, som i henhold til naturgasforsyningsloven skal placeres i et særskilt selskab (sideordnede aktiviteter). HNG I/S Naturgas Midt-Nord I/S

12 Selskabsstrukturen er vist på følgende figur. HNG I/S (Distribution) HMN I/S (Samarbejdsselskab) Naturgas Midt-Nord I/S (Distribution) HNG Midt-Nord Salg A/S (Forsyningspligt) HNG Midt-Nord Erhverv A/S (Sideordnet virksomhed) HNG Midt-Nord Handel A/S (Kommerciel gashandel) HNG og MN har de senere år praktiseret et stadig tættere og fast struktureret samarbejde. Det er blandt andet kommet til udtryk gennem etablering af fælles afdelinger på tværs af de to selskaber. Endvidere har HNG og MN anskaffet og implementeret nye fælles IT systemer. Endnu et par fælles systemer er under anskaffelse, således at alle IT systemer på sigt er fælles for HNG og MN. Der er indgået aftaler mellem HNG og MN på den ene side og Salg, Handel og Erhverv på den anden side om køb og salg af ydelser. Eksempelvis køber Salg, Handel og Erhverv personaleressourcer, IT og lokaler i forbindelse med løsning af Salg, Handel og Erhvervs opgaver. Salg og Handel køber endvidere ydelserne kundeafregning og incasso af HNG og MN. Kundeservice drives af Salg og Handel. HNG og MN køber hos Salg og Handel de for distributionsforretningerne relevante kundeserviceydelser. Medarbejderne i kundeservice er således organisatorisk og ledelsesmæssigt placeret i Salg og Handel, og har i den forbindelse fuld adgang til alle relevante IT systemer, herunder de IT-systemer, der indeholder FFO. Medarbejderne i kundeservice har direkte kundekontakt såvel i distributions- som forsyningsanliggender. 12/15

13 Salg varetager endvidere på vegne af HNG rådgivning (i forbindelse med konvertering til gas eller skift af gaskedel) overfor boligkunder, som besøger HNG s udstilling. Medarbejderne i udstillingen har i forbindelse med rådgivningsfunktionen adgang til visse af de data om den enkelte boligkunde, som skal håndteres som FFO. 13/15

14 Bilag 2 Erklæring om håndtering af Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger (FFO). Jeg bekræfter herved at jeg har modtaget en kopi af HNG I/S og Naturgas Midt-Nord I/S fælles program for intern overvågning og at jeg har gjort mig bekendt med reglerne i programmet. Jeg erklærer i den forbindelse, at jeg vil efterleve reglerne i det til enhver tid opdaterede fælles program for intern overvågning, herunder særligt reglerne om modtagelse, behandling og videregivelse af Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger (FFO) og forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger, reglerne om at HNG og MN i kundekontakten ikke må favorisere bestemte selskaber, samt at medarbejdere med dobbeltroller ikke må misbruge viden mellem HNG/MN og Salg/Handel. HNG I/S Naturgas Midt-Nord I/S

15 Bilag 3 Erklæring for medarbejdere i HNG s udstilling om håndtering af oplysninger om gasinstallationer og gasforbrug Jeg bekræfter herved at jeg har modtaget en kopi af HNG I/S og Naturgas Midt- Nord s fælles program for intern overvågning og at jeg har gjort mig bekendt med reglerne i programmet. Jeg erklærer i den forbindelse, at jeg vil efterleve reglerne i det til enhver tid opdaterede fælles program for intern overvågning, herunder særligt reglerne om modtagelse, behandling og videregivelse af oplysninger om gasinstallationer og gasforbrug, reglerne om at HNG og MN i kundekontakten ikke må favorisere bestemte selskaber, samt reglerne om at medarbejdere med dobbeltroller ikke må misbruge viden mellem HNG/MN og Salg/Handel. HNG I/S Naturgas Midt-Nord I/S