Bilag: Præsentation af mulige scenarier

Transkript

1 Bilag: Præsentation af mulige scenarier Scenarier Nedenfor ses en uddybet beskrivelse af de forskellige scenariers indhold og konsekvenserne fagligt, økonomisk og tidsmæssigt med fordele og ulemper. Der er desuden for hvert scenarie oplistet hvilke principper, der forventes opfyldt. Hvert scenarie er blevet drøftet af direktionen, afdelingscheferne og AMR-gruppen i fælleskab, og pointer og anbefalinger fra disse drøftelser er beskrevet for hvert scenarie. Scenarie 1 Administrationen i Brande flyttes til tidligere Vestre Skole Kun medarbejdere fra administrationen i Brande flyttes til tidligere Vestre Skole, 1.sal på Kongefløjen og stueplan i gl. lav bygning. Aktivitetscentret og Frivilligcentret bliver, hvor de er. Aktivitetscenter og Frivilligcenter er placeret i stueplan i Kongefløjen. Ældresagen flyttes stueplan i Kongefløjen, de er i dag på 1. sal. Den økonomiske ramme på 5 mio. kr. skal overholdes. Pil kun ved det mest nødvendige og flyt så få som muligt. Attraktiv arbejdsplads Nærhed mellem ledelse og medarbejdere. Flytning skal give mening og perspektiv for opgaveløsningen. Skrivebord til alle. Borgerbetjening Borgerservicebetjening skal fortsat være i både Brande og Ikast. Den geografiske afstand mellem afdelingerne fra Ikast og Brande blive mindre, og dermed mindskes transporttiden til interne møder. Driften påvirkes mindst muligt, da færrest mulig medarbejdere berøres ved denne løsning. Der er ikke væsentlig grad af nytænkning eller anledning til øgede/ændrede synergier i mellem områderne. Udgiften skønnes at kunne holdes inden for en ramme på 5 mio. kr. Antal arbejdspladser/medarbejdere på tidligere Vestre Skole Antal arbejdspladser i test fit: 176 1

2 Antal medarbejdere i Brande ca 141 Anbefaling og pointer fra chefgruppe, AMR-gruppe og direktion Chefgruppen, direktion og AMR-gruppen anbefaler dette scenarie med følgende begrundelse: Det er det eneste scenarie der overholder den økonomiske ramme, det er realistisk at nå det inden for den givne tidsramme og der kan fortsat arbejdes videre mod en samlet administration på sigt, da det er det scenarie der bærer størst præg af midlertidighed. Opfylder de fleste af principperne og den økonomiske ramme. Den korteste proces. God midlertidig løsning som kan efterfølges af andre etaper. Der er arbejdsplads til alle medarbejdere, rummelighed til fællesarealer og drop-in arbejdspladser. Scenariet kan ses som 1. etape mod en senere samlet administration. Scenarie 2 Samle administrationen i Ikast på rådhuset og tidligere Vestre Skole Både administrative medarbejdere fra Brande og Nørre Snede flyttes til Ikast. Direktionen og afdelingscheferne beslutter i fællesskab, hvilke afdelinger der skal være på rådhuset inklusiv Tinghuset, og hvilke der skal være på tidligere Vestre Skole. Målet er at skabe størst mulig nytænkning og synergi på tværs til gavn for borgere og medarbejdere. Det kræver, at Kongefløjen inddrages til administrative arbejdspladser. Attraktiv arbejdsplads Bibeholde og styrke de faglige miljøer Skabe og sikre synergi på tværs af fagområder Nærhed mellem ledelse og medarbejdere Flytning skal give mening og perspektiv for opgaveløsningen Én samlet flytning skabe fælles Ikast-Brande administrationskultur Borgerbetjening Der tages hensyn til borgerbetjening i flytningen Borgerservicebetjening skal fortsat være i både Brande og Ikast Administrationsbygningerne i Nørre Snede og Brande lukkes. Beslutningen om lukning af administrationsbygningen i Nørre Snede fra forlig om Budget effektueres. Administrationsbygningen i Nørre Snede skal afhændes. Det bidrager til nedbringelsen af mængden af kommunale bygninger, men tidshorisonten er ukendt Der er tidligere beregnet en driftsbesparelse på kr. hvis Nørre Snedes administrationsbygning nedlægges, og medarbejderne flytter ind i eksisterende bygninger. Forudsætningen herfor er, at bygningen i Nørre Snede kan afhændes. Den konkrete besparelse i scenariet vil dog kræve nærmere beregning. En stor del af driften vil være berørt, da mange afdelinger vil blive berørt af omrokeringen. 2

3 Der forventes at være et produktionstab i flytteperioden. Der skal tages stilling den fremtidige anvendelse af administrationsbygningen i Nørre Snede. Alle potentielle arbejdspladser på tidligere Vestre Skole skal i anvendelse, og belægningsgraden vil overstige 100% da medarbejderantallet overstiger antallet af potentielle arbejdspladser i testfit. Der skal findes alternative løsninger til medarbejdere, der ikke benytter en arbejdsplads fuldt ud, således at flere medarbejdere kan deles om den enkelte arbejdsplads. Afklaringsprocessen for medarbejdernes placering vil blive længere, idet det vil tage længere tid, før der er taget stilling til, hvor den enkelte afdeling er placeret. Ved at samle flere administrative enheder under samme tag, kan man opnå en større grad af synergi og samarbejde mellem afdelingerne på tværs. Det kræver en bevidst indsats i at arbejde for en fælles tværgående kultur og eksempelvis en italesættelse af værdien af det tilfældige møde. Der vil være kortere vej, og dermed reduceret køretid/udgifter til såvel interne møder, som til hovedparten af besøgene til og fra borgere, da størstedelen af kommunens borgere og institutioner er bosiddende/beliggende i Ikast. Den konkrete besparelse er ikke beregnet. Borgere fra Nørre Snede og Brande vil få længere til administrative medarbejdere og sagsbehandlere på børneområdet, teknisk område og ældreområdet. Alle eksisterende funktioner i Kongefløjen, inklusiv Ældresagen, Aktivitetscenter og Frivilligcenter, skal omplaceres til ny lokalitet. Der er plads til 258 arbejdspladser ved maksimal udnyttelse af hhv. Kongefløjen og indskolingen med den eksisterende rumfordeling/indretning. Det vurderes at være en væsentlig dyrere løsning i anlægs- og flytteudgifter (ikke beregnet), men samtidig vil det reducere antallet af kommunale bygninger og udgifterne til driften hertil. Udgiften til omplacering og indretning anslås at være mio. kr. men skal beregnes hvis dette scenarie vælges. Antal arbejdspladser/medarbejdere på tidligere Vestre Skole Antal arbejdspladser i test fit: 258 Antal medarbejdere: afhænger af hvilke afdelinger der placeres på tidligere Vestre Skole, rådhuset og tinghuset. Der er ved seneste opgørelse 477 medarbejdere i administrationen, hvoraf de 211 er placeret i Ikast, 120 i Nørre Snede og 146 i Brande. Anbefaling og pointer fra chefgruppe, AMR gruppe og Direktion Chefgruppen, direktionen og AMR anbefaler dette scenarie, såfremt der kan gives en tillægsbevilling. Hvis de nødvendige midler kan bevilges, er dette den bedste løsning set i forhold til borgere og ledelse/medarbejdere. Det er et relevant scenarie, der bør regnes videre på både anlægsmæssigt og effektiviserings- 3

4 mæssigt med henblik på en samlet administration. Der er begrænset med muligheder for at ændre på medarbejdersammensætningen på Rådhuset, da flytning af IT og arbejdsmarkedsafdelingen vil kræve endnu større anlægsudgifter. Kun enkelte afdelinger/områder modtager borgerbesøg i nævneværdigt omfang Udgifterne til etablering vil langt overstige det midlertidige formål, og scenariet vil dermed få en meget permanent karakter Der er forbehold for, om det kan nås inden for den korte tidsramme. Blandt andet som følge af tid til fordeling af lokaliteter, beregninger af omkostninger og politisk bevilling af nødvendige midler. Scenarie 3 Samling af personmyndighedsområdet på tidligere Vestre Skole Personmyndighedsområderne placeres alle på Vestre Skole. Disse omfatter børne- og familieafdelingen, psykiatri- og handicapafdelingen, arbejdsmarkedsafdelingen og borgerservice, visitation og myndighedsafdelingen. Derudover vil det omfatte ældreafdelingen, skoleafdelingen og daginstitutionsafdelingen, for at bevare de enkelte direktørområder og chefafdelinger samlet og bevare de eksisterende synergier og samarbejdsflader i mellem områderne. Medarbejderne i Familiebehandlingen og Ungdommens Uddannelsesvejledning er ikke inkluderet i denne løsning, og vil dermed fortsat arbejde fysisk adskilt fra deres respektive direktionsområder. Øvrige afdelinger placeres på Rådhuset og i Tinghuset. Attraktiv arbejdsplads Bibeholde og styrke de faglige miljøer Skabe og sikre synergi på tværs af fagområder Nærhed mellem ledelse og medarbejdere Flytning skal give mening og perspektiv for opgaveløsningen Én samlet flytning skabe fælles Ikast-Brande administrationskultur Borgerbetjening Der tages hensyn til borgerbetjening i flytningen. Borgerservicebetjening skal fortsat være både i Brande og Ikast. Administrationsbygningerne i Nørre Snede og Brande lukkes. Beslutningen om lukning af administrationsbygningen i Nørre Snede fra forlig om Budget effektueres. Der er tidligere beregnet en driftsbesparelse på kr. hvis Nørre Snedes administrationsbygning nedlægges, og medarbejderne flytter ind i eksisterende bygninger. Forudsætningen herfor er, at bygningen i Nørre Snede kan afhændes. Den konkrete besparelse i scenariet vil dog kræve nærmere beregning. Der skal tages stilling den fremtidige anvendelse af administrationsbygningen i Nørre Snede. En analyse i 2015 pegede på at en samling af personmyndighedsområdet vil give større synergi. Det kræver en bevidst indsats i at arbejde for en fælles tværgående kultur og eksem- 4

5 pelvis en italesættelse af værdien af det tilfældige møde. Alle potentielle arbejdspladser på tidligere Vestre Skole skal i anvendelse, og belægningsgraden vil være 116% da medarbejderantallet overstiger antallet af potentielle arbejdspladser i testfit. Der skal findes alternative løsninger til medarbejdere, der ikke benytter en arbejdsplads fuldt ud, således at flere medarbejdere kan anvende en arbejdsplads på skift. En stor del af driften vil være berørt, da mange afdelinger vil blive berørt af omrokeringen. Der forventes at være et produktionstab i flytteperioden. Der vil være kortere vej, og dermed reduceret køretid/udgifter til såvel interne møder, som til hovedparten af borgerbesøgene, da størstedelen af kommunens borgere og institutioner er bosiddende/beliggende i Ikast. Den konkrete besparelse er ikke beregnet. Alle borgere med personsager skal henvende sig ét sted tidligere Vestre Skole. Borgere fra Nørre Snede og Brande vil få længere til administrative medarbejdere og sagsbehandlere på børneområdet, teknisk område og ældreområdet. Alle eksisterende funktioner i Kongefløjen (Aktivitetscenter mv.) skal omplaceres til ny lokalitet. Ombygning af tidligere Vestre Skole til at kunne håndtere personmyndighedsbehandling vil kræve væsentlige og større ombygninger af den eksisterende bygningsmasse for at kunne tilgodese faciliteter til betjening/møder med borgere. Udgiften til omplacering og indretning anslås at være mio. kr., da der er behov for en væsentlig ombygning af de eksisterende lokaler, for fortsat både at kunne gennemføre personlige borgersamtaler, gruppeforløb og åben borgerbetjening. Dette skal undersøges og beregnes, hvis scenariet vælges. Antal arbejdspladser/medarbejdere på tidligere Vestre Skole Antal arbejdspladser i testfit: 258 Antal medarbejdere i personmyndighedsområderne: ca. 301 Anbefaling fra chefgruppe, AMR gruppe og Direktion Chefgruppen, direktion og AMR anbefaler ikke dette scenarie. Analysen af den forventede øgede synergi i personmyndighedsbehandlingen skal genbesøges, for har virkeligheden forandret sig på de 3 år? Bryder med vores normale tankegang om at arbejde på tværs. Tiden er løbet fra det. Det vil være mange medarbejdere plus faciliteter til borgerbetjening på relativt lidt plads. De fysiske rammer kan være begrænsende for fuld implementering med borgerinddragelse. Forventes at være det dyrest mulige af de 4 scenarier og langt overstige budgettet. De større ombygninger kan være yderst vanskelige at nå, og dermed forhale processen for udflytning/indflytning og forsinke skolebyggeriet. Kan eventuelt overvejes i forbindelse med udarbejdelse af endelig masterplan for tidligere Vestre Skole 5

6 Scenarie 4 Delvis decentralisering af administrationen Der etableres arbejdspladser til de medarbejdere, der i dag sidder i Nørre Snede på decentrale enheder; f.eks. på skoler og daginstitutioner. Eventuelt kan der være andre funktioner, der kan placeres decentralt. Medarbejderne fra administrationsbygningen i Brande flyttes til Nørre Snede. Det skal undersøges om bygningen kan rumme det ekstra antal arbejdspladser, eller om der også skal tænkes i alternative placeringsmuligheder til grupper af medarbejdere fra teknisk område eller sundheds/omsorgsområdet f.eks. på tidligere Vestre Skole. Det skal ovevejes om de ledelsesmæssige tilhørsforhold skal bibeholdes Aktivitetscentret og Frivilligcentret bliver, hvor de er. Aktivitetscenter og Frivilligcenter er placeret i stueplan i Kongefløjen. Ældresagen flyttes stueplan i Kongefløjen, såfremt 1. sal inddrages til administrative arbejdspladser. Attraktiv arbejdsplads Skrivebord til alle Borgerbetjening Der tages hensyn til borgerbetjening i flytningen Borgerservicebetjening skal fortsat være i både Brande og Ikast De administrative medarbejdere vil får en stor geografisk spredning, og samarbejdet og synergi vil være alvorligt vanskeliggjort. Det faglige og sociale fællesskab mellem medarbejderne vil formentlig svækkes. Der vil muligvis kunne opstå et tættere samarbejde mellem medarbejder i administrationen og de enkelte institutioner, hvor medarbejderne placeres. Der vil muligvis skabes større nærhed til borgerne Der vil blive behov for færre arbejdspladser på tidligere Vestre Skole, end i de øvrige scenarier. Der er ikke lavet overslag på hvad det vil koste at etablere disse pladser, og hvor det kan lade sig gøre at etablere pladserne i den eksisterende bygningsmasse. Udgiften til omplacering og eventuel nybyggeri anslås at være et tocifret millionbeløb. Dette skal undersøges og beregnes hvis scenariet vælges Antal arbejdspladser/medarbejdere på tidligere Vestre Skole Antal arbejdspladser på Vestre skole: Ukendt afhænger af hvor mange der kan placeres decentralt, og hvor mange der kan skabes plads til i Nørre-Snede Nuværende antal arbejdspladser i Nørre Snede: 120 Nuværende antal arbejdspladser i Brande: ca. 146 Anbefaling fra chefgruppe, AMR gruppe og Direktion Chefgruppen, direktion og AMR anbefaler ikke dette scenarie. 6

7 Opfylder ikke de væsentlige principper om øget faglighed, nærhed ml. ledelse og medarbejder og synergi på tværs. Rationel drift er svært, når medarbejderne fordeles på flere fysiske lokationer. Giver det mening for medarbejderne og opgaveløsningen? Hvis løsningen kræver ny/tilbygning, vil det være i strid med beslutningen om at medarbejderne skal kunne omplaceres i eksisterende kommunaltejet bygningsmasse. Oprettelse af decentrale arbejdspladser og placering af medarbejderne vil være yderst vanskelige at nå, og dermed forhale processen for udflytning/indflytning og forsinke skolebyggeriet. Supplerende delscenarie Borgerservice i gågaden Dette er et delscenarie og kan kombineres med de øvrige. Borgerservice placeres i gågaderne i centerbyerne Ikast og Brande. Dette kan ske etapevis. Der skal oprettes borger- butikker i Ikast og Brande, og serviceniveauet for disse skal afklares. Der skal tages stilling til, hvad tilbuddet skal indeholde for at skabe en større gennemstrømning af borgere i butiksgaderne, end det er tilfældet i dag. Der tages hensyn til borgerbetjening i flytningen Borgerservicebetjening skal fortsat være i både Brande og Ikast Målet er at skabe mere liv i gågaderne i de to centerbyer Øgede udgifter til husleje/lokaledrift. Åbningstider er i dag begrænset til 1 dag/7½ time ugentlig i Brande og 4 dage/ 20 timer i Ikast. Hvis åbningstiden øges, er der øgede omkostninger. Medarbejdere og dermed et ledelsesområde adskilles fysisk. Der er ikke lavet overslag på, hvad det vil koste at etablere disse pladser og hvor det kan lade sig gøre at etablere pladserne i den eksisterende bygningsmasse. Anbefaling fra chefgruppe, AMR gruppe og Direktion Chefgruppen, direktion og AMR anbefaler ikke dette scenarie. Tvivlsomt om borgerservice vil kunne skabe mere aktivitet i gågaderne. Borgerservice passer ikke ind med butikker. I strid med målsætningen om øget selvbetjening for borgerne De faglige miljøer for medarbejderne får trange kår. Der vil mangle synergi med den øvrige 7

8 administration. Medarbejdernes sikkerhed skal fortsat vægtes højt. Dette vurderes ikke at kunne opfyldes med en placering i gågaden. Borgernes fortrolighed og diskretion skal fortsat kunne sikres Vi støtter op om borgernære løsninger og anbefaler en placering i sammenhæng med biblioteket i Brande. 8