I tilknytning til denne beslutning er der indlagt følgende driftsbesparelser på bygningerne:

Transkript

1 Beslutningen Budget 2013 indeholder en beslutning om, at: Administrationsbygningerne i Aakirkeby, på Østre Ringvej i Rønne, og i Nyker udfases som kommunale arbejdspladser. Nexø Rådhus fastholdes som administrationsbygning indtil videre. I tilknytning til denne beslutning er der indlagt følgende driftsbesparelser på bygningerne: Teknik- og Miljøudvalget TMU 16 Driftsbesparelse på bygninger på Østre Ringvej, i Nyker og i Åkirkeby Der er ikke i budgetforliget taget stilling til lokalerenoveringer og -tilpasninger, inventar- og it-tilpasninger, flytteomkostninger, afledte driftsomkostninger og -besparelser (fx transporttid, kørselsudgifter, samarbejdssynergier o.lign.) m.v. Der er heller ikke indlagt forventede gevinster ved salg af de udfasede bygninger. Direkte berørte virksomheder Administrationsbygningerne, der er besluttet udfaset, indeholder aktuelt følgende virksomheder og antal medarbejdere: Ravnsgade 5, 3720 Aakirkeby o Borger og Sundhed o Døgnplejen Bornholm o Bornholms Plejehjem og Centre 33 medarbejdere 12 medarbejdere 7 medarbejdere Østre Ringvej 1, 3700 Rønne o Psykiatri og Handicap 25 medarbejdere Nyker Hovedgade 5, 3700 Rønne o Bornholms PPR og Sundhedspleje o Børnenes Dagpleje og Pladsformidling 37 medarbejdere 9 medarbejdere I alt 123 medarbejdere 1

2 Bygninger til samling af administrationen Administrationen vil således skulle samles på følgende adresser: Møllevænget 1 i Nexø Landemærket 26 i Rønne Ullasvej 17 i Rønne Ullasvej 23 i Rønne Skovløkken 4 i Tejn Udmøntningshensyn Placeringen af medarbejderne tager afsæt i følgende grundlæggende principper og hensyn: At understøtte interne virksomhedssammenhænge sammenhængskraft i den enkelte virksomhed At understøtte sammenhængende borgerforløb på tværs af virksomheder særligt tætte virksomhedsrelationer At understøtte nærhed til opgavevaretagelsen til fx borgere, samarbejdsparter etc. for at minimere afledte driftsomkostninger At fremme den længere-sigtede udvikling af organisationen At begrænse transaktionsomkostningerne dvs. omfanget af flytninger uden åbenlyse fordele De forskellige virksomheder og administrative enheder er vanskelige at sammenligne og en egentlig generel prioritering af principperne giver derfor ikke mening. Med de aktuelt tilgængelige fysiske rammer (bygninger) vil det heller ikke være muligt at pege på en løsning, der tilgodeser alle hensyn for alle. Der vil i nogen udstrækning være tale om det muliges kunst med optimal udnyttelse af den tilgængelige bygningsmasse. Der er tilstræbt en løsning, der holder opgavevaretagelsen i centrum. En løsning med mulighed for at tilpasse både bygninger og organisation, så udviklingen af opgaveløsningen til stadighed understøttes bedst muligt. 2

3 Masterplan skitse Med afsæt i ovenstående og med de givne bygningsmæssige handlemuligheder foreslås flytningerne at tage udgangspunkt i følgende overordnede fordeling: Ældreområdet samles på Møllevænget 1 i Nexø. Det indebærer medarbejderne på Ravnsgade 5 i Aakirkeby og medarbejderne fra Borger og Sundhed, der i dag har til huse på Ullasvej 17, st. Psykiatri og Handicap flyttes til Ullasvej 17 st. og 1. sal i Rønne Ledelse og administrationen i Bornholms PPR og Sundhedspleje og Bornholms FamilieCenter samt Børne- og Skolesekretariatet samles fysisk på Ullasvej sal, i en mindre del af Ullasvej sal og i en del af Ullasvej sal. Bornholms PPR og Sundhedsplejes distrikter samles i videst mulige omfang fysisk med distrikterne i Bornholms FamilieCenter i de decentrale lokationer, inklusiv Østergade 54. Borgmester, Direktion, Regional Udvikling, Strategi og Analyse, Fritid og Kultur, Økonomi og Analyse, Politisk-Administrativt Sekretariat og Løn og Personale fastholdes på Ullasvej 23, inklusiv Helsevej 4. Børnenes Dagpleje og Pladsformidling samles på Landemærket 26 i Rønne. Borger og Beskæftigelse fastholdes på Landemærket 26 i Rønne Teknik og Miljø fastholdes på Skovløkken 4 i Tejn Denne overordnede plan skaber mulighed for udvikling af det tværgående samarbejde på ældreområdet. Psykiatri og Handicap fastholder og udbygger nærheden til en række vigtige samarbejdsparter som Socialog Sundhedssekretariatet, børne- og ungeområdet og beskæftigelsesområdet, foruden virksomhedens egne udførende enheder i Rønne og Psykiatrisk Center. Børne- og Ungeområdets ledelse og administration samles med mulighed for at udbygge det tværgående samarbejde. Synergier og samarbejde i børne- og ungeområdets decentrale distrikter understøttes. De centrale og tværgående funktioner fastholdes samlet, og på tilsvarende vis Borger og Beskæftigelse og Teknik og Miljø. Forudsætninger Masterplanen forudsætter anvendelse af Helsevej 4 og en del af Østergade 54. Helsevej 4 er kommunalt ejet og har gennem en årrække været udlejet til idrætsorganisationer. Kollegiet i Østergade 54 flyttes til erstatningsbyggeri på Stenbanen og vil blive frigjort til anden anvendelse. Tilknytningen til Kulturhuset og andre fortsatte kommunale aktiviteter på voksenområdet vanskeliggør anden anvendelse, hvorfor det vil være hensigtsmæssigt at anvende Kollegiet til PPR og Sundhedsplejens distrikt vest. 3

4 Bygningsmæssige tilpasninger og renovering Nødvendige tilpasninger af lokaler og renoveringer jf. vedligeholdelsesplanerne prioriteres gennemført inden indflytning. Der kan blive tale om gennemførelse af hensigtsmæssige renoveringer inden indflytning ud over akutvedligehold, myndighedskrav og tekniske installationer. Implementering i faser tidsperspektiv Implementeringen af beslutningen og de afledte flytninger vil skulle ske i faser i takt med at forudsætningerne for løsningerne indfris. 1. fase: Møllevænget 1 i Nexø Medarbejderne fra Bornholms FamilieCenter flytter til henholdsvis de decentrale enheder og Ullasvej. Bygningerne klargøres til indflytning. Ældreområdet flytter ind fra henholdsvis Ravnsgade 5 i Aakirkeby og Ullasvej 17 st. 2. fase: Østre Ringvej 1 i Rønne Ullasvej 17, st. og 1. sal klargøres til indflytning. Psykiatri og Handicap flytter til Ullasvej fase: Nyker Hovedgade 5 i Nyker Helsevej 4 klargøres og ibrugtages. Interne rokeringer på Ullasvej 23 gennemføres. Børne- og Ungeområdet samles på Ullasvej. Børne- og Ungeområdets decentrale enheder Flytning til de decentrale placeringer gennemføres løbende og hurtigst muligt Sidste ledige placering vil være Østergade 54. Børnenes Dagpleje og Pladsformidling Sammenhængen til den fremtidige struktur på Dagtilbud afklares. Med udgangen af marts 2013 er konsekvenserne af Udbetaling Danmark fuldt ud gennemført. Umiddelbart herefter vil flytning til Landemærket 26 i Rønne kunne gennemføres. 4

5 1. fase iværksættes primo januar 2013 efterfulgt af 2. fase umiddelbart efter at Ullasvej 17, st. er tømt. Fase 3 er afhængig af dels dato for ibrugtagning af Helsevej 4 og Østergade 54. Nyker Hovedgade 5 vil kunne sættes til salg med betinget overtagelsesdato lige så snart dato for udflytningen er kendt. Afledte konsekvenser Der vil være en række afledte konsekvenser, der skal findes praktiske løsninger på: Mødelokaler Der vil komme et betydeligt pres på mødefaciliteterne på Ullasvej. P-pladser Der vil komme et betydeligt pres på parkeringsforhold omkring Ullasvej og Møllevænget. Arkiver I kælderen på både Ullasvej 17 og Møllevænget er der fysiske arkivalier. Såfremt disse kan placeres et andet og mere permanent sted vil der åbnes mulighed for indretning af både kontor og mødefaciliteter. Transport og sagsbehandlingstid Ændret fysisk placering vil ændre på forudsætningerne for både transport og sagsbehandlingstid. Nogle vil komme tættere på deres primære samarbejdsparter (borgere etc.), andre vil komme længere fra (særligt ældreområdet). Der skal løbende udvikles løsninger, der udnytter mulighederne ved fleksible arbejdspladser, it etc. Der kan blive behov for konkret stillingtagen til betydelige udfordringer. Økonomi Implementeringen af masterplanen vil afstedkomme udgifter til særlige lokaletilpasninger, renoveringer, inventar og it-tilpasninger, flytteomkostninger, mistet husleje, tilpasset bygningsdrift og eventuelt afledte driftsomkostninger etc. Engangsudgifter kan evt. finansieres af indtægter ved salg af de udfasede bygninger eller den disponible anlægspulje for Konkret stillingtagen sker i takt med at de faktiske udgifter afdækkes. Af hensyn til tidsplanen vil nødvendige tiltag løbende blive gennemført med henblik på en efterfølgende stillingtagen til finansiering. I forlængelse af arbejdet med at samle administrationen på de fem adresser vil det være hensigtsmæssigt at foretage en samlet vurdering af renoveringsbehovet i bygningerne. Dette vil i givet fald skulle indgå i en samlet politisk prioritering. Arbejdsgruppen, 29. november