DEN SELVEJENDE INSTITUTION MUNKEBO BAKKE

Transkript

1 DEN SELVEJENDE INSTITUTION MUNKEBO BAKKE REFERAT FRA EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE ONSDAG DEN 26. JUNI 2019 KL I MUNKEBO KULTURHUS 1. Valg af dirigent Egon Gaarde blev valgt, og konstaterede at varslingen af mødet ikke overholdt de 4 uger i flg. vedtægterne. Samtidig konstateredes, at repræsentantskabet var beslutningsdygtigt, da over ½ af repræsentanterne var til stede. N. O. Jensen fra Munkebo Fodslaw gjorde indsigelse mod varslingen og ønskede en opdeling af punktet vedrørende ophør af den selvejende institution samt vedtagelse af vedtægter for den ny forening. Dirigenten kunne konstatere, at repræsentantskabet ønskede at afholde mødet til trods for den for korte indkaldelse. Som referent valgtes Palle Hansborg-Sørensen. 2. Forelæggelse af årsberetning til godkendelse Formanden aflagde en fyldig beretning, som vedhæftes referatet og som blev godkendt. 3. Forelæggelse af årsregnskab til godkendelse Formanden aflagde årsregnskab i mangel af valgt kasserer. Regnskabet blev godkendt under forbehold af ekstern revisors underskrift på regnskabet, der herefter udsendes sammen med referatet. 4. Valg af formand og 2 bestyrelsesmedlemmer 1

2 Der var enighed om, at i overgangsperioden vælges en bestyrelse, som alene skal fungere som et forretningsministerium frem til stiftelse af den ny forening. Valgt blev: Troels Nielsen, Dorte Blach, Ellen Nielsen og Niels Jørn Kirkebæk 5. Valg af 1 suppleant Ingen valgtes som suppleant i overgangsperioden. 6. Valg af revisor Valgt blev Pelle Clemmensen 7. Indkomne forslag: Indkommet er: Godkendelse af omdannelse af Den Selvejende Institution Munkebo Bakke til Foreningen Munkebo Bakkes Venner Godkendelsen kræver 2/3 s tilstedeværelse af repræsentantskabet og et flertal stemmer for omdannelsen. Skulle ovennævnte være opfyldt kræver det Kerteminde Kommunes godkendelse Efter en længere drøftelse besluttedes at indstille vedtægterne til godkendelse til det stiftende møde, som blev aftalt til torsdag den 29. august 2019 kl i Munkebo Kulturhus M. h. t. hvorvidt kommercielle foretagender skulle være med i repræsentantskabet, afgøres dette ved den endelige vedtagelse af vedtægterne. Munkebo Biblioteks Venner har tilkendegivet, at den også gerne indtræder i repræsentantskabet. 8. Evt. Intet. Egon Gaarde Dirigent Palle Hansborg-Sørensen Referent ReferatEkstraRepr

3 Beretning for 2018 Den selvejende institution Munkebo Bakke Året i år har ikke været præget af den store aktivitet, men nogle få fokuspunkter skal nævnes. Økonomi: DSI Munkebo Bakkes økonomi har fyldt en hel del. Nogle husker måske, at vi tilbage i 2014 og 2015 fik råderet over i alt kroner, som Kerteminde Kommune vil bruge til udvikling af Bakkegården og Munkebo Bakke. De penge har vi brugt en del af, men vi har på intet tidspunkt haft fuld råderet over midlerne, som altid har ligget i kommunekassen. Som det også ses af regnskabet har vi i dag ikke nogen økonomi. Vi modtager ikke støtte fra kommunen og arrangementer har ikke tilført noget. Der er imidlertid anvendt midler til nedrivning af gården og udgravninger. Det er ikke midler, som vi har haft indflydelse på brugen af. Kommunikation med ejer: Kerteminde Kommune ejer området på Munkebo Bakke. Det er i sandhed kommunens interesse, at området udvikles til rekreative formål. Det har vi mange fremført overfor kommunen, men det er ikke blevet belønnet med input og kommunikation. Vi har lidt under, at den kommunale leder på området, er skiftet nogle gange i løbet af kort tid. Fund på Bakken: Vi glæder os over, at der er fundet levn fra vores fælles fortid på bakke-området. Sidste år fandt man en vikingehal i en størrelse, som ikke tidligere set på Fyn. Det skal vi forstå at udnytte klogt. Kan viking-fundene betyde, at Munkebo Bakke får øget sin attraktivitet. Det tror vi på. Toilet-sagen: Med bakkegårdens nedrivning forsvandt også det offentlige toilet. Vi har via medierne, i direkte henvendelser mv. gjort vores for, at der igen blev etableret et toilet på bakken. Det skete også i dette forår. Vi fik imidlertid hjælp af gruppen Virk & Gro, der sørgede for, at der blev udviklet et forslag til et infohus i et samarbejde med os. Vi er glade for denne hjælp og vi ser frem til, at kunne realisere planerne. Økonomien er endnu ikke på plads, hvilket betyder, at der skal søges fondsmidler i en størrelsesorden på kroner. Vi har indtil da et mobilt toilet en løsning der fungerer nogenlunde. Organisering: Samarbejdet mellem en trængt bestyrelse og repræsentantskabet har ikke fungeret. Det er vi opsatte på, at ændre på. Vi foreslår derfor, at der igen etableres et nyt samarbejde med en række gamle og nye aktører, som har interesse i Munkebo Bakke. Troels Nielsen,

4

5

6 DEN SELVEJENDE INSTITUTION MUNKEBO BAKKE Munkebo den 31. juli 2019 DAGSORDEN TIL EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE TORSDAG DEN 29. AUGUST 2019 KL I MUNKEBO KULTURHUS 1. Valg af dirigent 2. Forelæggelse af årsberetning til godkendelse 3. Forelæggelse af årsregnskab til godkendelse 4. Godkendelse af omdannelse af Den Selvejende Institution Munkebo Bakke til Foreningen Munkebo Bakkes Venner. Vedtægterne foreligger, som de blev indstillet af det ekstraordinære repræsentantskab den 26. juni Godkendelsen kræver 2/3 s tilstedeværelse af repræsentantskabet og et flertal stemmer for omdannelsen. Skulle ovennævnte være opfyldt kræver det Kerteminde Kommunes godkendelse. 5. Evt. DagsordenEkstraRepr

7 Munkebo den 31. juli 2019 DAGSORDEN TIL STIFTENDE MØDE AF FORENINGEN MUNKEBO BAKKES VENNER TORSDAG DEN 29. AUGUST 2019 KL I MUNKEBO KULTURHUS 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer. Ved stiftende repræsentantskabsmøde vælges tre bestyrelsesmedlemmer for to år og to for et år. 4. Valg af suppleant 5. Valg af revisor 6. Evt. StiftendeMøde

8 1.udkast VEDTÆGTER FOR FORENINGEN MUNKEBO BAKKES VENNER PRÆAMBEL Kerteminde Kommune fik i sommeren 2012 af Lindøværftet overdraget ejendommen på Munkebo Bakke med tilhørende jordareal i forbindelse med værftets lukning. Kommunen ønsker, at ejendommen kan anvendes af interesserede foreninger, grupper og enkeltpersoner med mulighed for at dyrke deres interesser i et socialt fællesskab. For at indfri disse ønsker, stiftedes Den Selvejende Institution Munkebo Bakke. Efter nu 6 års virke, hvor der har været flere gode arrangementer, og nu hvor gården er revet ned og ikke mindst grundet de arkæologiske fund af den største vikingehal på Fyn, er det ønsket at få en omdannelse af den Selvejende Institution til en forening for Munkebo Bakke. 1 Navn og formål Foreningens navn er Munkebo Bakkes Venner. Foreningen har hjemsted i Munkebo, Kerteminde Kommune. Foreningen hører under paraplyen Munkebo Kulturhus. Det er foreningens formål at medvirke til, at det kommunalt ejede område er et attraktivt sted, hvor der afholdes diverse arrangementer til glæde for almenvellet. At området forsat er et sted, hvor folk i alle aldre søger til for at nyde det dejlige område med den smukkeste udsigt 360 grader rundt. Stedet skal også være et sted, hvor man kan skaffe sig informationer om dannelsen af Munkebo Bakke, vikingetiden og dannelsen af industribyen Munkebo 1

9 2 SAMARBEJDE MED KERTEMINDE KOMMUNE Foreningen Munkebo Bakkes Venner har et formaliseret samarbejde med Kerteminde kommune om vedligeholdelse og drift af ejendommen og det tilhørende jordareal. Foreningens virksomhed skal ske i forståelse med Kerteminde Kommune. Foreningen skal være åben overfor samarbejde med kommunens institutioner og foreninger. 3 ØKONOMI Den nødvendige kapital til etablering af ejendomme søges primært tilvejebragt via donationer fra fonde og lignende med almennyttigt formål eller via Kerteminde Kommune, sekundært ved indsamling blandt virksomheder, foreninger og selskaber. 4 MEDLEMMER Som medlemmer kan optages foreninger, grupper og enkeltpersoner, som har interesse for at være med til at skabe oplevelser/aktiviteter i området og øge brugen af dets mange faciliteter. Der er ingen begrænsning i forhold til enkeltpersoner, hverken hvad angår køn, alder eller etnicitet, men foreninger/grupper skal være hjemmehørende i Kerteminde Kommune. Foreninger og interessegrupper har hver 2 stemmer. Enkeltpersoner har taleret, men ingen stemmeret. 5.1 REPRÆSENTANTSKAB Foreningens ledes af et repræsentantskab, som er den øverste myndighed. Foreninger og interessegrupper kan hver udpege to personer fra sin kreds til repræsentantskabet, som alle er stemmeberettiget. Repræsentantskabet er sammensat af repræsentanter fra følgende foreninger, som løbende kan suppleres med nye foreninger/interessegrupper: 2

10 Interessenter antal repræsentanter Byrådet/Kultur- og Fritidsudvalget 1 Vikingemuseet Ladby 1 Lokalhistoriske Forening for Munkebo og Dræby 1 Kulturhuset 1 Munkebo Miniby 1 Turismens Venner 1 Lindø Orkestret 1 Munkebo Koret 1 Munkebo Fodslaw 1 Munkebo DUI Leg og Virke 1 Munkebo Kirke 1 Munkebo Breweri 1 Munkebo Kro 1 Virk og Gro 1 Repræsentantskabet vælger ud fra sine medlemmer en bestyrelse på 5 personer Bestyrelsen har ansvaret for samarbejdet med kommunen om den daglige drift og ansvaret for kontakten til foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner der er aktive i benyttelsen af områdets faciliteter. Repræsentantskabsmødet afholdes hvert år inden udgangen af februar måned med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Bestyrelsens formand aflægger bestyrelsens beretning om foreningens virke i det forløbne år 4. Bestyrelsen fremlægger forslag og plan for kulturelle/sportslige og netværksskabende aktiviteter i det kommende år. 5. Aflæggelse af regnskab til godkendelse 6. Behandling af indkomne forslag 7. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer. Ved stiftende repræsentantskabsmøde vælges tre bestyrelsesmedlemmer for to år og to for et år. Herefter vælges der to medlemmer i lige år og tre medlemmer i ulige år. 3

11 8. Valg af suppleant. 9. Valg af revisor 10. Eventuelt 5.2 Repræsentantskabets beslutninger træffes ved simpelt flertal. Afstemningen skal foregå skriftligt, blot et medlem fremsætter begæring herom. Stemmeafgivningen afgives ved personligt fremmøde eller ved fuldmagt, hvor ét medlem højst kan medbringe én fuldmagt. 5.3 Indkaldelse til ordinært repræsentantskabsmøde skal ske med 3 ugers varsel ved meddelelse under Kommunen Informerer og via Munkebo Kulturhus hjemmeside Eller til den af støtteforeningen registrerede repræsentant for den enkelte aktive forening/gruppe. 5.4 Forslag til behandling på repræsentantskabsmødet skal tilstilles bestyrelsen senest 14 dage før repræsentantskabsmødet. 5.5 Beslutningsreferat fra repræsentantskabsmødet lægges på Munkebo Kulturhus hjemmeside eller mailes til de aktive foreninger/grupper umiddelbart efter repræsentantskabsmødet. 6 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, hvis enten: Et flertal i bestyrelsen finder anledning hertil Eller 25% af de aktive foreninger/grupper fremsender skriftligt ønske herom med motiveret dagsorden. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes senest 40 dage efter, at der fremsat anmodning herom. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med 3 ugers varsel som beskrevet i BESTYRELSE Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der konstituerer sig selv med formand, kasserer, sekretær og to bestyrelsesmedlemmer 4

12 8 ØKONOMI OG REGNSKAB Foreningens regnskab følger kalenderåret. Det reviderede regnskab fremlægges for repræsentantskabet på repræsentantskabsmødet. Ved økonomiske disponeringer tegnes foreningen af formanden og kassereren i fællesskab. I den daglige drift tegnes den af enten formanden eller kassereren enkeltvis 9 VEDTÆGTSGODKENDELSE OG ÆNDRING SAMT OPLØSNING AF FORENINGENS Vedtægtsændringer eller foreningens opløsning vedtages på et repræsentantskabsmøde, hvor mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, og ¾ af de fremmødte stemmeberettigede stemmer herfor. Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer ikke er til stede, kan bestyrelsen senes 3 uger efter indkalde til et nyt repræsentantskabsmøde, hvor opløsningen kan vedtages med almindeligt stemmeflertal. Foreningens vedtægter såvel som senere ændringer heri og evt. opløsning af foreningen kræver Kerteminde Kommunes godkendelse. Således vedtage på det stiftende repræsentantskabsmøde den Formand Sekretær Kasserer Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Vedtægter EG 5