REFERAT AF AFDELINGSMØDE I AAB KOLDINGS AFDELING 42, AFHOLDT DEN 2. SEPTEMBER 2014, kl I FÆLLESHUSET, SKOVVÆNGET 30

Transkript

1 REFERAT AF AFDELINGSMØDE I AAB KOLDINGS AFDELING 42, AFHOLDT DEN 2. SEPTEMBER 2014, kl I FÆLLESHUSET, SKOVVÆNGET 30 Der var mødt 32 beboere. Fra hovedbestyrelsen: Fra administrationen: Svend Erik Jensen Hans Andersen, Frank Meltsen & Charlotte Uhrskov (referent) Formand Ole Ravn bød forsamlingen velkommen og anbefalede Svend Erik Jensen som dirigent. Ad. pkt. 1, valg af dirigent Svend Erik Jensen blev enstemmigt valgt som dirigent. Svend Erik Jensen konstaterede mødets lovlige indvarsling med 4 uger i henhold til vedtægterne. Mødet er varslet i Bovia Magasinets juninummer. Svend Erik Jensen gennemgik dagsordenen, som blev godkendt i forsamlingen. Ad. pkt. 2, forretningsorden for mødet Forretningsorden for mødet blev enstemmigt godkendt. Ad. pkt. 3, beretning om afdelingens drift Beretningen var vedlagt dagsordenen i kopi. Forsamlingen ønskede beretningen læst op ved Anne Marie Hammelev. Efterfølgende fremlagde Preben Jensen beretning fra antennerådet: Vi har alle oplevet udfald, jeg kender det ihvertfald fra flyverdenen. Når det kommer til lynnedslag kan der gå lang tid, inden fejlen findes. Elektronik er sårbart ved udfald. - Der var efterfølgende en god debat omkring hus- og ordensreglerne, der skal opdateres og dette arbejder afdelingsbestyrelsen på. De tidligere regler og reglementer skal samles for årerne tilbage i et nyopdateret reglement. - Der blev stillet spørgsmålstegn ved istandsættelsen af det nye bestyrelseslokale. Hvad har det kostet og har afdelingen råd til det. Ole Ravn kunne meddele, at lokalerne har stået tomme efter den tidligere varmemester og det har længe været et stort ønske, at bestyrelsen i sit arbejde kunne få lokaler. Der vil blive installeret trådløst internet i hele bygningen. Det er noget gæsterne har efterspurgt. Der arbejdes på, at få løst opstartsvanskelighederne. - Forsamlingen var enige om, at der mangler fælles retningslinjer omkring beplantning, havelåger m.m. Forsamlingen ser frem til afdelingsbestyrelsens oplæg. - Ole Ravn redegjorde for afdelingsbestyrelsens nyindkøbte computer, der er købt for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. - Enkelte beboere i forsamlingen var ikke tilfredse med, at afdelingsbestyrelsens har foretaget valg af farven til den nye beklædning på skurene. Der var en god debat omkring en afdelingsbestyrelses arbejde og beføjelser. Beretningen blev sendt til skriftlig afstemning, da der ikke var enigehed mellem dirigenten og enkelte beboere omkring brugen af håndsoprækning.

2 Svend Erik Jensen nedsatte følgende stemmeudvalg, bestående af: Mona Larsson, John Kristensen og Hans Andersen. Afstemningen forløb som følgende: Der var 44 stemmer for beretningen Der var 9 stemmer mod beretningen Der var 2 blanke stemmer Der var 1 ugyldig stemme Beretningen blev således vedtaget. Ad. pkt. 4, regnskabsorientering for året 2013 Gert Freiberg gav en god orientering omkring regnskabet for Charlotte Uhrskov supplerede med forklaring omkring udbudet på forsikringer i Der vil være et nyt udbud for forsikringssiden i Der var en god debat omkring over- og underskud, der skal være afviklet typisk over 3 år. Der var en god debat omkring renovation og affaldsmængder i afdelingen. Det er ikke den enkelte gård, der betaler, men det er den samlede mængde affaldsvolume, der afregnes for, på afdelingsniveau. Der var ikke spørgsmål til regnskabet for beboerklubben. Regnskaberne blev taget til efterretning. Ad. pkt., 5 indkomne forslag a. Ole Ravn motiverede forslaget omkring hækklipning 2 gange årligt. Det har været meget voldsomt i år, hvor hækkene voksede ekstremt. Der har været problemer for både Taxa og Falck på grund af oversigtsforholdene. I år målte hækkene 2.3 m inden de blev klippet til Sct. Hans. Flere beboere kunne ikke forstå, at de ikke kunne smide hækaffald på plænerne som viceværtens græsslåmaskine kunne kværne. Der var efterfølgende en god debat omkring hækafklip og hvordan det fjernes. Det er tidligere besluttet på et beboermøde, at hækafklip skal fjernes efter hækklipning, så det ikke flyver rundt,. Der er mulighed for at benytte haveaffaldspladsen. Der var efterfølgende en afstemning omkring hækklipning 2 gange årligt: Stemmer for 2 gange hækklip: 51 stemmer Stemmer mod 2 gange hækklip: 1 2 ugyldige stemmer 2 blanke stemmer Forslaget er således vedtaget, der foretages 2 gange hækklipning årligt. b. Forsamlingen valgte at sammenlægge begge forslag; b. etablering af fjernaflæste vandmålere og c. etablering af elektroniske varmefordelingsmålere. Charlotte Uhrskov

3 motiverede forslaget og der var efterfølgende en god debat omkring muligheden for synliggørelse af den enkelte lejers forbrug. Der var et stort ønske i forsamlingen for at give afdelingens ungdomsboliger samme mulighed for anskueliggørelse af forbrug. Forslaget blev sendt til afstemning i forsamlingen: - 55 stemte for forslaget med etablering af fjernaflæste vandmålere og etablering af elektroniske varmefordelingsmålere. - Ingen stemte imod forslagene. - Der var 1 blank stemme. Forslagene omkring etablering af fjernaflæste vandmålere og elektroniske varmefordelingsmålere er således vedtaget. Ad. pkt. 6, budgetforslag for regnskabsåret 2015 Ole Ravn gennemgik budget for årene og kunne på denne måde sammenligne prisudviklingen. Der var en grundig orientering omkring: - Ejendomsskatter, hvor Kolding Kommune varsler med årlige stigninger på 7% - På renovationsområdet er der en faldende tendens, det er positivt, når afdelingen sparer penge - Charlotte Uhrskov gav en forklaring på stigningen omkring forsikringerne. Der er varslet stigninger på op til 29% på grund af de mange skader der har været i Prisstigningerne på forsikringer i budget 2015 er sat til 20% og det forventes at holde. - Charlotte Uhrskov orienterede omkring dispositionsfonden og de ændringer, der lovgivningsmæssigt er indført. Lejeledighed og tab på fraflytninger vil fremadrettet blive betalt fra dispositionsfonden via midler fra de enkelte afdelinger. - Charlotte Uhrskov orienterede omkring ressourcestyringen og måden, den bruges på. De enkelte afdelinger betaler i dag en pris, time for time, for det abejde de får udført ved det ansatte personale. Ressourcestyringen kan også styre det maskinel, som området har til rådighed med hensyn til fastsatte priser. - Charlotte Uhrskov giver en kort forklaring på den ændring af konto 115 og 116, der blev foretaget i Der bliver orienteret omkring konto 115 der er huslejeansvarlig og hvordan begge konti bruges i det daglige og hvordan afdelingsbestyrelsen og teknisk afdeling samarbejder omkring budgettet. Charlotte Uhrskov orienterer omkring de tanker, der er gjort omkring konto 116 for Budgettet blev enstemmig godkendt. Ad. pkt., 7 valg A. Valg af 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen: Gert Freiberg, Skovvænget 104 Morten Vejlgaard, Skovvænget 28-6 Lotte Valentin, Skovvænget 122

4 Ovennævnte stillede op som medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Gert Freiberg og Morten Vejlgaard blev begge genvalgt til afdelingsbestyrelsen for 2 år. Lotte Valentin blev valgt til afdelingsbestyrelsen for 1 år. B. 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen: Verner Thune, Skovvænget 56 blev valgt som 1. suppleant Der kunne ikke vælges 2. suppleant. C. 1 medlem til Antennerådet Skovparken Preben Jensen blev genvalgt som medlem til Antennerådet Skovparken D. 1 suppleant til Antennerådet Skovparken Der kunne ikke vælges en suppleant til Antennerådet Skovparken Ad. pkt. 8, eventuelt - Frank sørger for, at der hænges et AAB-flag op i afdelingens flagstang. - Der er trængsel på vaskeriet. Anne Marie fra afdelingsbestyrelsen kunne meddele, at afdelingsbestyrelsen holder nøje øje med antallet af starter i vaskeriet. Der er ikke på nuværende tidspunkt grundlag for en ekstra maskine stille op - De steder, hvor der er vindue i skurerne, bibeholdes de. De ekstra steder, hvor der er døre i skurene, skal afdelingsbestyrelsen tage stilling til. - Såfremt man mangler afkøling, er det beboerens eget ansvar og man skal selv betale en eventuel straf. Man er altid velkommen til at kontakte sin varmemester, der vil være behjælpelig med, at gennemgå anlægget. - Der mangler en opslagstavle til ældregården. - Der er stor ros til Frank. Når man ringer, så kommer han meget hurtigt og får løst problemet. Frank er altid venlig og meget serviceminded. - Charlotte Uhrskov orienterer om, at Frank skal til svendeprøve i uge 47. Så vil han være uddannet ejendomsservicetekniker og vender tilbage til afdelingen som varmemester. - Der blev foretaget en algerens tilbage i Det kan være nødvendigt, at foretage en ekstra rens i På Skovvejen hænger der grene ud over kørebanen til gene for specielt de høje køretøjer. Hans Andersen vil sørge for, at alle grene vil blive beskåret. Ref.: Charlotte Uhrskov Referat godkendt den: Formand Dirigent

5 Afdelingsbestyrelsens beretning til det ordinære afdelingsmøde i afdeling 42 Skovvænget/Skovvejen den 2. september Her er så beretningen om de handlinger og beslutninger afdelingsbestyrelsen har lavet i tiden siden sidste års afdelingsmøde. Beboerhusene Huset er stadig nogenlunde udlejet, men vi kan registrerer en lille nedgang idet der jo også er andre udbydere i området. Desværre har vores udlejer Anne Grethe meddelt at hun ikke længere magter den årlige hovedrengøring i juli måned, så vi har besluttet at bruge et privat rengøringsselskab til det for fremtiden. Ligesom det private rengøringsselskab også skal forestå hovedrengøringen i Ældregårdens fælleshus. Det var Ejnar der gjorde det før. Vi bestemte at viceværtens kontor skulle være afdelingsbestyrelsen kontor og mødelokale for fremtiden. For at lokalerne kunne fungere var det nødvendigt at ombygge det til et stort lokale og lave viceværternes baderum om til et lille tekøkken. Det har vi fået gjort og synes det fungerer godt til de behov vi havde. Vi lavede derfor et lille åben hus arrangement i august md. så i fik chancen for at se vores ny kontor/mødelokale. Vi er rigtige glad for de nye faciliteter. Omorganiseringen af viceværtfunktioner Efter nogle små justeringer af viceværtfunktionerne efter sammenlægningen med alle de andre afdelinger for godt 2 år siden, så har vi nu en velfungerede viceværtordning. Når vi spørger beboerne om de savner den gamle ordning er flertallet positivt stemt for den nye ordning. Det er naturligvis stadig nogle ting der kan blive bedre, men vi synes at viceværterne og Bovia er meget lydhører overfor ændringer, så ad åre når vi nok det perfekte serviceniveau sat i forhold til den pris beboerne vil betale. Mindre vedligeholdelsesfri belægning på vores skure. Vores malerregning er blevet for høje. Vi bruger ca. mellem og kr. hvert eneste år. Det er rigtig mange penge og med udsigt til de blot bliver højere hvert år så begyndte vi at se os om efter en løsning der ikke skulle have maling hvert 5 år. Derfor besluttede vi at alt det træværk der for fremtiden skal skiftes på grund af råd, fugt og svamp skal udskiftes med vedligeholdelsesfrie materialer. Det vil sige at hvis din vinduesramme skal udskiftes så vil det ikke blive i de samme materialer igen. Samtidigt besluttede vi også at vores skure skulle have den beklædning lagt på i det år hvor de skulle males. Vi i afdelingsbestyrelsen har besluttet hvilken farve vi synes kunne klæder vores bygninger bedst, så når vi om ca. 6 år har været igennem alle gårde så kan vi vinke farvel til farveforskellen på f.eks. gul rød grøn og blå gård. Det vil tage cirka 12 år at tjene penge på udskiftningen hjem igen i forhold til maleregningen, men da vi er blevet lovet er holdbarhed på ca. 30 år så kan alle vel se det er en god beslutning. Og ja vi skal selvfølgelig have malet stadigt men i mindre omfang end før. Da det var gul gård tur til at blive malet i år besluttede vi også at opsætte det på formandens skur så alle beboere kunne få set det hvis de havde lyst. I har været inviteret til dette og håber i kan leve med vore beslutninger. Det fælles boligsociale arbejde i Kolding Afdelingsbestyrelsen har i efteråret 2013 deltaget i en hel del forbedrende møder og konferencer. Dette har medførte at i beboere i efteråret bestemte på et ekstra beboermøde for, at vi for første gange skulle blive en del af den boligsociale indsats i Kolding med helhedsplanen ByLivKolding Det var et vigtigt skridt for vores afdeling og for hele det boligsociale arbejde i byen. Der er i alt 14 boligafdelinger med i helhedsplanen - både her fra kvarteret, i Munkebo og fra Fjordparken og Brændkjær. Den nye helhedsplan og organiseringen i ByLivKolding er skabt i et tæt samarbejde mellem AAB Kolding, Boligselskabet Kolding, Lejerbo Kolding og Kolding Kommune.

6 Øget trivsel og tryghed Hvad er det boligsociale arbejde så? Grundtanken er, at arbejdet skal være med til at øge trivslen og trygheden for os som beboere. Det skal ske ved at arbejde med de ting, som styrker fællesskabet i kvarteret. Vi kan benytte os af åben rådgivning i Skovparken og på Skovvejen, hvis vi har spørgsmål til beboerklager eller ideer til nye frivillige aktiviteter. Selvom rådgivningen fysisk ikke ligger i vores afdeling, så er den også henvendt til os. I vil i fremtiden se unge fra Skovparkens juniorklub, der samler affald op med gule veste på eller som deler opslag ud i jeres postkasser. Lommepengeprojektet skal lære de helt unge om krav og regler i deres kommende arbejdsliv, og samtidig tjener de point til oplevelser sammen med deres venner. Der er også nedsat en kommunikationsgruppe, der skal se på, hvordan vi bedst får omdelt information om de mange lokale ting, der nu sker i kvarteret. Kommunikation er grundlaget for, at samarbejdet og sammenholdet kan blive større i kvarteret. Vi føler det er lidt svært at kommunikere med alle jer beboere når vi har behov for at fortælle jer om de arrangementer som udbydes fra andre afdelinger og som vi kan tilbyde jer samt de beslutninger som vi tager på jeres vegne. Derfor besluttede vi at danne en kæde så vi hurtigt kunne give jer beskederne. Der er for tiden 22 tilmeldte til at får tilsendt information på en mail. Det er en god start men når vi ser på at afdelingen har ca. 110 lejligheder så er det kun ca. 20 % vi kan give information på denne måde. Vi skal derfor opfodre til at tilmelder jer denne ordning når I har en mailpostkasse. Spørg gerne dem der har tilmeldt sig om de er tilfredse med informationen. Det er i hvert fald det vi hører. Vi har også fundet tid til en revision af vores VELKOMSTSFOLDER og har også uddelt den til samtlige lejemål, og det er vores håb at I gennemlæser den synes den er interessant og informerende. Derudover har vi også udgivet en AKTIVITETSKALENDER for hele kvarteret. Så skal vi blot opfordre jer til at deltage i alle de gode og spændende aktiviteter som bliver lavet af de frivillige i vores kvarter. Frivillige til gavn for kvarteret Kvarteret er i høj grad præget af mange frivillige både ved faste traditionelle aktiviteter og arrangementer, og når nye ideer skal føres ud i livet. Det er imponerende, men samtidigt også vigtigt at blive ved med at fastholde engagement og få nye frivillige til. Der har været førstehjælpskurser for frivillige, og ByLivKolding rådgiver og støtter løbende, der hvor der er behov. I vores afdeling har vi valgt at etablerer et korps af frivillige. Korpset opgave er at hjælpe til ved de arrangementer som afholdes og hvis de har lyst til at hjælpe ved andre afdelingers aktiviteter. Korpset har lige nu 3 medlemmer så der er god plads til flere så til meld jer så det hele ikke hænger på Tordenskjolds soldater. Selv den mindste hjælp er velkommen. Etageejendommene i Skovparken har haft en boligsocial indsats i mange år, og som kvarterets største og mest børnerige afdeling vil en stor del af indsatsen stadig fysisk foregå hos dem, men det er vigtigt, at aktiviteterne bliver åbnet op for alle både hos os og hos vores naboer. Den boligsociale indsats skal skabe trivsel på tværs i kvarteret. Vi glæder os meget til at se, hvordan samarbejdet udvikler sig de kommende år, og vi håber løbende på jeres input til udviklingen. Vores egne sociale arrangementer. Vi har også igen i år haft fornøjelsen af at arrangerer de sædvanlige fælles arrangementer. Så her er vores kommentarer i stikordsform Julefrokost / julearrangement. Da der manglede oplæg fra julefrokostudvalget blev i år aflyst. Vi havde så det held at afd. 22 i skovparken indbød til et lille hyggeligt julearrangement hvor man hygger sig med julesang og tænding af juletræet på deres torv. Vi vil se på om vi for fremtiden skal have et sådant fælles arrangement sammen med afd. 22 (de gule rækkehus i skovparken) i stedet for den sædvanlige julefrokost.

7 Sankt Hans aften En hyggelig aften med dansk sommervejr og folketingsmedlem Karina Lorentzen som båltaler. Ca. 80 deltagere. Vi havde inviteret alle de andre afdelinger i Skovparkensområdet med. Næsten udsolgt af pølser, øl og vand, trods at vi hævede priserne lidt. Vi håber de deltagende beboere hyggede sig ligeså godt som vi. Krolf Krolfklubben kører stabilt og de spiller med nu 2 gange et eftermiddags- og et aftenhold. De ser ud til at hygge sig rigtigt godt hver gang. Vi åbnede fra i år Krolfklubben for de andre afdelinger i vores kvarter. Det medførte ikke ligefrem en tilstrømning af mange nye medlemmer men lidt har jo også ret. Udflugten til Silkeborg søerne og Himmelbjerget. Arrangeret i et godt samarbejde med de 2 andre AAB afdelinger 27 og 22 Desværre blev det aflyst på grund af for få tilmeldte. Spørg bare hvis I vil have flere informationer. Fuglefordring Vi har brugt en del tid på at informerer omkring forbudt mod fodring af fugle. Selv efter at vi udsendte en kraftig påtale til jer alle, så har det ikke haft den ønskede effekt. Så derfor hvis din nabo fodre fugle og du synes det er så stor ulempe for dig så kan vi kun opfordre dig til at indgive en skriftlig klage til AAB /Bovia om forholdet. Så vil de tage sig af problemet. Husk også lige at fordringen kan medfører at vi eventuel skal til at bekæmpe mus og rotter. Nye ordens- og husregler i fremtiden Vi er desværre i den forgangne periode stødt på, at der flere gange har været brud på de vedtagne ordensregler, men når vi så har bedt beboerne om at overholde dem, er vi blevet mødt med et HVOR STÅR DET?. Når vi så selv skulle finde det, har det været svært at fastholde de regler vi har på grund af at formuleringerne har været for svage. Derfor har vi allerede nu besluttet at vi vil bruge det næste år til på at få tydeliggjort og revideret vores hus- og ordensregler. Når vi er færdige med det skal de nye regler vedtages på et beboermøde. Der skal her også lyde EN MEGET STOR TAK til de frivillige der trods alt udfører et arbejde for at alle afdelingens beboere kan få diverse tilbud og fritidsaktiviteter. På afdelingsbestyrelsens vegne Ole Ravn Formand