Plan for realisering af oplæg fra Samarbejdsgruppen vedr. økonomisk handlingsplan for 2019

Transkript

1 NOTAT Plan for realisering af oplæg fra Samarbejdsgruppen vedr. økonomisk handlingsplan for januar /27039 I starten af januar 2019 blev der udsendt 12 notater til Kommunalbestyrelsen med oplæg til indsatsområder for en handlingsplan, som skal bidrage med at løse de økonomiske udfordringer for Glostrup Kommune, der blev identificeret i slutningen af Oplæggene er blevet behandlet i de politiske grupper, og på den baggrund har partierne i Samarbejdsgruppen fremsendt et bidrag til behandling på Økonomiudvalgsmødet med gruppens ønsker til de indsatser, der skal arbejdes videre med. Dette notat indeholder administrationens bud på en konkretisering af ønskerne og samt et oplæg til politisk beslutning. De konkrete ændringsforslag til budget 2019 De 12 oplæg indeholdt dels beskrivelser af mere overordnede temaer for arbejdet med effektiviseringer og reduktioner. Dels indeholdt oplæggene en række ændringsforslag med konkrete beløb, der umiddelbart ville kunne indarbejdes i budgettet for indeværende år. Samarbejdsgruppen har taget stilling til ændringsforslagene, og har peget på en række forslag, som gruppen vil kunne støtte. Forslagene vil samlet set indebære, at der kan reduceres i alt 11,6 mio. kr. i budget 2019 stigende til 17,0 mio. kr. i budget 2021, hvor ændringerne er fuldt implementeret. Efter Økonomiudvalgets møde den 5. februar vil forslagene inkl. forslagsbeskrivelser blive sendt til høring i kommunens MED-organisation. Høringen vil blive afsluttet i tide til, at MED-udvalgenes bemærkninger kan blive indsamlet og vedlagt sagsfremstillingen, når Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen skal behandle forslagene endeligt i marts. Ændringsforslag uden konkret beløb De 12 oplæg indeholdt også en række forslag, som endnu ikke var konkretiseret i et omfang, hvor der kan angives et præcist beløb for forslagets effekt. Forslagene 1 af 7

2 spænder fra mere overordnede analyseidéer til stort set færdige forslag, hvor der blot mangler at blive foretaget enkelte beregninger. Samarbejdsgruppen har ikke taget stilling til disse forslag, og administrationen agter at fortsætte arbejdet med at færdiggøre forslagene. Nogle af forslagene vil kunne fremsendes til politisk behandling i løbet af foråret. Disse forslag vil blive sat på dagsordenen for de relevante fagudvalgsmøder og videre til behandling i ØU og KB. Resten af forslagene vil for eksempel kunne indgå i arbejdet med budget 2020, der afsluttes i sensommeren Områder i nøgletalsscreeningen Samarbejdsgruppen henviser i deres bidrag til den nøgletalsscreening, som Glostrup Kommune fik udarbejdet i 2016 af KORA. Screeningen viste, at Glostrup Kommune på det tidspunkt havde relativt høje udgifter end sammenligningskommunerne på en række områder. Samarbejdsgruppen ønsker, at der skal arbejdes med effektiviseringer og besparelser på områderne, således at serviceniveau, aktiviteter og tilbud kan blive tilpasset til et niveau, der er mere lig med sammenligningskommunerne. Samarbejdsgruppen ønsker, at der i den forbindelse skal arbejdes med vejområdet, overførsler, børnepasning samt børn og unge med særlige behov. Derudover ønsker Samarbejdsgruppen også, at området for voksne med særlige behov medtages. Samarbejdsgruppen forventer, at der vil kunne opnås en besparelse på mindst 6 mio. kr. på områderne. Som omtalt ovenfor har administrationen i forbindelse med de 12 oplæg udarbejdet en række forslag til konkrete reduktioner blandt andet på de områder, som er fremhævet af Samarbejdsgruppen. Af disse forslag peger Samarbejdsgruppen i sit bidrag peger på tiltag, som tilsammen vil give den ønskede besparelse indenfor de udpegede områder. Af de 17,0 mio. kr. fuldt indfaset i Samarbejdsgruppens oplæg indhentes i alt 8,0 mio. kr. således på grønne områder og vejvedligeholdelse, forsørgelse, indsats samt de specialiserede socialområder for børn, unge og voksne. Konkrete ændringsforslag på udvalgte politikområder kr Grønne områder og vejvedligeholdelse Det specialiserede socialområde, børn og unge Forsørgelse Indsats Det specialiserede socialområde, voksne I alt af 7

3 Opfølgning på nøgletalsscreeningen I forhold til nøgletalsscreeningen skal det generelt bemærkes, at KORA undersøgelse blev fulgt op af en mere dybdegående analyse på udvalgte områder, hvor der blev foretaget mere detaljerede sammenligninger med Gladsaxe og Herlev Kommuner. Resultatet af denne analyse - inkl. et par konkrete reduktionsforslag indgik som rapport i budgetmappen, og blev fremlagt for Kommunalbestyrelsen ved sættemødet for budget 2018 i august Herudover blev nøgletalsscreeningen foretaget på baggrund af budget 2016, og nyere tal viser på det fleste områder et andet billede i dag: Vejområdet: Området blev i 2016 udpeget til en særlig sammenligning med Herlev Kommune. Sammenligningen viste dog, at den langt overvejende årsag til forskellen var, at man i Glostrup Kommune konterede udgifter til vejvedligeholdelse som drift, og at man i Herlev og andre steder konterer det som anlæg. Der blev dog fremsat forslag til en mindre besparelse på vejbelysning. I de nyeste tal, der er fra budget 2018, ligger udgiftsniveauet korrigeret for udgiftsbehov i Glostrup Kommune under det tilsvarende i gruppen af sammenligningskommuner. Overførsler: Der er tale om en gruppe af indsatser, som konsulenterne analyserede samlet i rapporten, og som i øvrigt er lovbundne. Konsulenterne fra KORA omtalte vurderingen af reduktionspotentialet som et overkantsskøn. Under alle omstændigheder er situationen ifølge de nyeste tal, der er fra budget 2018, den, at Glostrup Kommunes udgiftsniveau korrigeret for udgiftsbehov nu ligger under niveauet i sammenligningskommunerne på alle de delområder, der indgår i området. Børnepasning: Udgifterne i Glostrup Kommune korrigeret for udgiftsbehov er stadig i budget 2018 højere end i gruppen af sammenligningskommuner. Forskellen skyldes blandt andet, at Glostrup Kommune har lidt færre børn pr. ansat end i sammenligningskommunerne, og at andelen af uddannede pædagoger er højere. Taksterne i Glostrup Kommune ligger også generelt lavere end i sammenligningskommunerne. Børn og unge med særlige behov: Området blev i 2016 udpeget til en særlig sammenligning med Gladsaxe Kommune. Sammenligningen viste dog, at størstedelen af forskellen skyldtes konteringsforskelle i forhold til særlige dagtilbud og klubber, som i Gladsaxe blev konteret under folkeskoleområdet. Derudover var der dog også i Glostrup Kommune en højere andel af børn, der er segregerede, og gennemsnitligt set dyrere sager. I de nyeste tal, der er fra budget 2018, ligger 3 af 7

4 Glostrup Kommune stadig højere i udgiftsniveau korrigeret for udgiftsbehov end gruppen af sammenligningskommuner. Den største forskel ses endnu i forhold til særlige dagtilbud og klubber. Organisering, administration og ledelse I Samarbejdsgruppens fremsendte bidrag til handleplan for budgetudfordringer i 2019 fremgår det bl.a. at: Opgaver, tilbud og aktiviteter bør løses tættere på vores borgere og brugere - derfor ønsker samarbejdsgruppen, at direktionen udarbejder forslag til en organisationstilpasning. Det overordnet mål er at reorganisere og reducere i ledelseslag, her tænkes bl.a. på direktion, centerchefer, område-, gruppe- funktions- og mellemledere samt at reducere og flytte medarbejder- samt økonomiske ressourcer fra centralt hold og ud tæt på borger og brugere samt at trimme og tilpasse organisationen og opgaveløsningen således, at fokus og indsatser bliver så tæt på borgere og brugere som muligt. Det økonomiske mål, som Samarbejdsgruppen forventer at nå, er fastsat til omkring kr. 12 mio. i besparelse på lønsumskronerne i For at kunne omsætte Samarbejdsgruppens bidrag til konkret handling for administrationen, kræves en politisk beslutning, der angiver rammer og retning for det efterfølgende arbejde med at gennemføre en proces for organisationstilpasning. Ud fra ovenstående tekst foreslås/forstås følgende rammer: At besparelsesmålet på 12 mio. kr. skal forstås som den effekt omlægningen får ved fuldt gennemslag, hvilket tidligst kan ske med fuld virkning fra 2021, mens der ikke realistisk set kan opnås nogen videre besparelse i 2019 (på grund af opsigelsesvarsler). At problemformuleringen deles i to: Den ene del handler om at bringe ressourcer og fokus mere entydigt ud mod borgere og brugere. Den anden del handler om at reorganisere organisationen og reducere i ledelseslag og centrale medarbejder-ressourcer. 4 af 7

5 Besparelsespotentialet Et besparelsespotentiale på 12 mio. kr. skal findes ved personalereduktioner og kan i runde tal omregnes til knap 20 stillinger, hvis man tager et gennemsnit for forskellige lederniveauer og konsulenter. Processen frem til gennemførelse af personalereduktioner vil på baggrund af den politisk beslutning, gennemføres med inddragelse af MED-systemet under hensyntagen til Procedureretningslinjer for MED-systemets deltagelse ved rationaliserings- og omstillingsprojekter. Besparelsespotentialet vil tidligst få fuld effekt ca. 14 måneder efter den endelige politiske beslutning om det fremtidige antal af leder- og konsulentstillinger. Det skyldes at opsigelsesvilkår for ansatte på Chefaftalen udløser 12 måneders løn og hertil skal medregnes en forudgående høringsperiode og betaling af feriepenge m.m. For øvrige ledere og konsulenter ansat på overenskomstvilkår følger vilkårene af funktionærlovens regler, hvor varslerne typisk er 5-8 måneder, når tid til forudgående høringsperiode og betaling af feriepenge mv. medregnes. Forslag til to spor for processen Det foreslås at gennemføre en proces med to spor svarende til de to problemformuleringer. Det ene spor (ressourcer og fokus ud mod borgere og brugere) skal arbejde udefra og ind og beskæftige sig med følgende emner: Hvordan optimeres organisationens funktion ud mod borgerne, set i forhold til at der er de rigtige ledelses- og medarbejderressourcer til opgaven, samt at de understøttes på bedste vis ovenfra og fra stabs- og konsulentfunktioner? Hvordan sikres det, at de konsulentressourcer, der er til rådighed i organisationen i videst muligt omfang anvendes til at understøtte den daglige løsning af kerneopgaven, og at de gør det på en meningsfuld og effektiv måde set fra frontmedarbejderens perspektiv? Det andet spor (reorganisering og reduktion af ledere og central ansatte) skal arbejde indefra og ud med følgende fokuspunkt: Hvordan gennemføres en samlet reduktion i ledelse og centralt ansatte medarbejdere for at honorere en forventning om et reduceret antal ledere/centrale medarbejdere, og hvilke konsekvenser vil det få for opgavevaretagelsen? 5 af 7

6 Politisk afklaring af tilgang og ambitionsniveau For at rammesætte spor 2 er det nødvendigt med afklaring af ambitionsniveauet i forhold til den politiske ambition. Der ønskes således tidligt i processen en politisk afklaring af: Om der er grundlæggende tilfredshed med den nuværende struktur med en direktion med 3 og med centre tilpasset til overskuelige fagområder, og at den skal videreføres. Dette udelukker dog ikke, at der sker tilpasninger mellem centrene, som kan berøre antal centre og opgavefordeling. eller Om muligheden for en mere grundlæggende ændring af organisationen ønskes undersøgt. Samt i dette tilfælde om der ønskes studieture til andre kommuner o.lign. som forberedelse (to eksempler var vist i oplæg 3 i materialet fra den 9. januar). Såfremt der peges på denne tilgang, bliver implementeringstiden forholdsvis lang og tiden fra organisationen formelt er på plads, og til at den virker helt optimalt igen vil også have en ikkeubetydelig længde. eller Om der skal udarbejdes et forslag med en reduktion i de ledelseslag, som omfatter direktion, centerchefer og ledere af ledere, men at det sker med udgangspunkt i den nuværende organisationsmodel. I dette tilfælde kan det ske med en kortere implementeringstid, men der vil være en del konsekvenser for opgaver og funktioner. Ikke mindst et pres på, om der skal kigges opad (mod det politiske) eller nedad (mod driften). Det økonomiske gennemslag vil stadig være på mindst 15 måneder fra det tidspunkt, hvor beslutningen træffes. Konsekvenser af valg af tilgange og ambitionsniveau Valg af tilgang og ambitionsniveau har stor betydning for, hvordan forberedelsesarbejdet gribes an, hvem der inddrages og hvor langstrakt forberedelsesfasen, implementeringsfasen og indkøringsfasen kan forventes at blive. Den første tilgang tager afsæt i de bestående strukturer og en beskrivelse af, hvordan der kan reduceres svarende til 12 mio. kr. Det vil betyde, at der vil være opgaver, der ikke vil kunne løses på samme måde som hidtil og opgaver der helt bortfalder, men det vil være relativt kendte rammer fx også for den politiske betjening. Der vil formentligt blive behov for også at se på administration og decentral ledelse og således gå lidt bredere til værks for at realisere besparelser for 12 mio. kr. Tid til forberedelse, implementering og indkøring vil fx afhænge af omfanget af enheder, der skal slås sammen eller dele ledere, men vil i 6 af 7

7 udgangspunktet kunne begrænses. Dermed kan tilgangen tilgodese hensyn til en relativ hurtig afklaring for de berørte ansatte omkring deres jobsikkerhed, organisatoriske placering og kollegiale relationer. Den anden tilgang tager afsæt i, at der planlægges og tilrettelægges tid til grundige politiske drøftelser af, hvordan organisationen helt kan gentænkes ud fra et princip om at opgaver, tilbud og aktiviteter bør løses tættere på borgerne og brugerne. Det vil betyde, at der i undersøgelsesfasen vil kunne inddrages inspiration og viden fra andre kommuner, der har været igennem lignende organisationsjusteringer og at det kan bidrage til nye måder at organisere og løse opgaverne på. En sådan undersøgende proces vil kunne afdække grundlæggende nye måder at arbejde og derigennem styrke beslutningsgrundlaget for den fremtidige organisering. Det vil samtidig forlænge forberedelsesfasen, implementeringsfasen og indkøringsfasen, da det stiller større krav til de ansatte på alle niveauer. Som følge af denne tilgangs længere tidshorisont vil risikoen for medarbejdersivning forøges i lyset af at de berørte ansatte ikke kan tilbydes hurtig jobafklaring. Den tredje tilgang tager afsæt i den nuværende organisationsmodel, men vil indebære en markant ændret og mindre topledelse i betydningen direktører, centerchefer og ledere af ledere. Det vil bl.a. betyde, at den politiske betjening vil skulle gentænkes og at forventningerne til de forskellige ledelseslag tydeliggøres. Tilgangen vil ikke umiddelbart være tidskrævende i forhold til forberedelse og implementering, men indebærer en reduceret ledelseskraft i indkøringsfasen. Reduktioner i topledelsen vil grundet opsigelsesvarsler typisk tage længst tid at slå igennem som besparelser, og det vil være mest hensigtsmæssigt med en relativ hurtig overdragelse af ledelsesopgaven til en ny organisationsstruktur. Nærmere tids- og procesplaner Afhængig af den politiske afklaring om tidshorisont for forudsætninger for organisationstilpasning og personalereduktioner vil der frem mod kommunalbestyrelsesmødet den 13. marts blive udarbejdet nærmere tids- og procesplan for forberedelse og endelig politisk beslutning af ny organisation, lederog konsulentstillinger samt principper for at opgaver, tilbud og aktiviteter løses tættere på borgerne og brugerne. Det forberedelsesarbejde, der igangsættes i forlængelse af den politiske beslutning om bestilling af oplæg den 5. februar vil omfatte de af Samarbejdsgruppens nævnte opgørelser over ledere, stillingstyper mv. 7 af 7