Udvikling i administrationsudgifter.

Transkript

1 Udvikling i administrationsudgifter. Dato: 27. maj 2013 Til: Økonomiudvalget Vedrørende: Input til budgetovervejelser vedr. konto 6 politikområde 1 og 2 Nedenstående analyse er udarbejdet med udgangspunkt i et nyt nøgletal, der sammenholder hvor mange årsværk der bruges til administration og ledelse i de danske kommuner. Analysen sammenligner udviklingen i Holbæk Kommune med udviklingen på landsplan og i K4. K4 er de fire kommuner, som har indgået et benchmark samarbejde. De fire kommuner er: Næstved, Køge, Slagelse og Holbæk. Roskilde har tidligere været med (i K5), men har trukket sig ud af samarbejdet i Analysens væsentligste konklusioner er, at: Holbæk Kommunes årsværk til administration og ledelse var i december 2012 under niveauet på landsplan Holbæk Kommunes årsværk til administration og ledelse var i december 2012 under niveaet i K4 Siden 2009 har der været: o en vækst på 10 pct. i antallet af administrative stabsmedarbejdere o en vækst på 60 pct. i antallet af administrative medarbejder på myndighedsområderne Antallet af administrative medarbejdere og ledelse er i perioden 2009 til 2012 steget med 77 årsværk, fra 964 årsværk i 2009 til i 2012 Ovenstående skal ses på baggrund af, at antallet af administrativt ansatte i Holbæk Kommune var omkring 2 personer lavere pr. indbygger i forhold til andre kommuner De samlede udgifter til administration pr indbyggere er steget, fra kr. i 2009 til kr. i 2013 Udviklingen skyldes politiske beslutninger taget dels på Christiansborg og dels i Byrådet o o Vi har overtaget tidligere statslige opgaver f.eks. forsikrede ledige Genopretning af styringen, som har været en del af forudsætningen for de store budgetreduktioner på politikområderne i de senere år har krævet udviklings- og styringspersonale sagsbehandlere Nedenfor beskrives og forklares udviklingen på konto 6, "Administration og fællesudgifter" med henblik på budget Inden en egentlig beskrivelse af udviklingen og forklaringen på samme er det vigtigt at fokusere på, hvordan konto 6 er opbygget. Side 1 af 5

2 Ofte oversættes konto 6 til "lønudgifter til administrationen, dvs. løn til direktion og stabe". Andre gange oversættes konto 6 til "politikområde 2" - men ingen af disse definitioner er helt korrekte. Konto 6 indeholder nemlig udgifter til en lang række aktiviteter. Omkring 60 pct. af udgifterne bruges til løn til administrative medarbejdere, både de medarbejdere der løser myndighedsopgaver og de medarbejdere, som vi normalt kalder stabsmedarbejder. Resten bruges på forskelligartede opgaver. De væsentligste er fællesopgaver som: IT, Barselspulje og tjenestemandspension for alle ansatte i kommunen Interne forsikringspuljer og arbejdsmiljø for alle ansatte i kommunen Kommunens fælles it og telefoni Medlemskab af KL, betaling for revision og lignende Administrationsbygninger Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark Vækstfora, væksthuse Og endelig i Holbæk Kommune, i budget 2013: o Pulje til sikring imod regnskabssanktion o Ikke definerede effektiviseringspuljer, i overslagsårene Et ønske om at optimere konto 6 kræver derfor i første omgang et opgør med at se de mange forskelligartede opgaver under ét og dernæst fokus på den udvikling, der har været på de forskellige områder. Et andet fokusområde ved sammenligning mellem kommuner og ønske om optimering af udgifterne på konto 6, er, at administration og ledelse både konteres på konto 6 og på fagområderne. Det nye nøgletal er dannet for at tage højde for de skævheder, der kommer af, at nogen kommuner har en vis udstrækning har erstattet deres konto 6 administration med for eksempel folkeskole, daginstitutions- og plejeadministration (konto 0-5 administration). Nøgletallet er dannet på baggrund af stillingskategorier. Det betyder at f.eks. kontorassistenter opgøres som administrativt personale, uanset om de arbejder decentralt som skolesekretær (konto 3) eller centralt i bogholderiet (konto 6). I nøgletallet indgår 4 typer medarbejdere: - Stabe mv. som typisk er kontorpersonale og akademikere ansat i f.eks. Borgerog organisationsservice, Strategi og Analyse, Økonomi, Kultur og fritid og ikke mindst i de decentrale enheder skoler, daginstitutioner, plejecentre mv. - Strategisk ledelse, som består af direktionen og de strategiske chefer - Decentral ledelse, som er ledere og andre uden højeste tjenestetid, typisk skole- og daginstitutionsledere, mellemledere på plejecentre mv. - Myndighedsmedarbejdere, som typisk er socialrådgivere, ingeniører, jobkonsulenter og psykologer, som er ansat i Arbejdsmarkedscenteret, Byg og plan, Teknik og miljø, Familiecenteret, Socialcenteret. Side 2 af 5

3 Begrebet administration er altså i denne fremstilling mere specifikt, end det ofte er i daglig tale. 1. Holbæk Kommunes årsværk til administration har været stigende, men var ved udgangen af 2012 stadig under landsgennemsnittet I Holbæk Kommune bruges der 15,0 årsværk pr indbyggere på administration og ledelse, mens der i K4 bruges 15,8 årsværk og på landsplan 15,4 årsværk. Overordnet set ligger Holbæk dermed under både K4 og landsgennemsnittet. I Holbæk har vi haft en vækst på ca. 1 årsværk/1.000 indbyggere siden I K4 er det stort set samme andel, mens der på landsplan har været et fald på 0,8. I Holbæk er det især antallet af medarbejdere, der løser myndighedsopgaver, der er steget, mens antallet af decentrale ledere er faldet. I 2012 har vi nærmet os niveauet på landsplan, fordi: 1. Antallet af medarbejdere, der løser myndighedsopgaver, er steget mere end i andre kommuner. I Holbæk har der således været en vækst på omkring 60 pct., mens væksten i K4 har været på 33 pct. 2. Antallet decentrale ledere er faldet mindre end i andre kommuner. I Holbæk og i K4 har faldet været på omkring 15 pct., mens det har været på 16 pct. på landsplan. 3. Derudover er antallet af personer, der arbejder med strategisk ledelse og administrative stabsmedarbejdere steget. I 2009 lå vi således omkring 1 pct.- point under både K4 og landsgennemsnittet, mens vi ultimo 2012 lå på niveau. I Holbæk har vi haft en vækst på 10 pct., K4 er uændret, mens udviklingen på landsplan har været et fald på 3 pct. De bagvedliggende årsager til ovenstående udvikling, er primært to forhold; dels byrådets beslutninger, dels strukturelle lovændringer. Strukturelle lovændringer I 2011 overtog kommunerne arbejdet med de beskæftigede ledige, hvilket betød stigning i antallet af administrativt myndighedspersonale i alle kommuner. Omvendt vil man i 2013, på landsplan, se, at kommunerne får mindre administrativt personale, som udfører myndighedsopgaver, idet man fra 2013 har indført Udbetaling Danmark. I Holbæk Kommune vil denne nedgang reduceres, idet overtagelsen af Socialtilsyn Øst vil resultere i flere administrativt ansatte. Byrådsbeslutninger Byrådet har haft fokus på at nedbringe antallet af personer på overførselsindkomster. Budgetrevision mv. bærer præg af at det er lykkedes men det har omvendt betydet tilførsel administrativt personale, der udfører myndighedsopgaver. Side 3 af 5

4 Byrådet har haft fokus på udvikling, udbud, effektivisering og innovation med henblik på at nedbringe kommunens samlede driftsudgifter. Der er derfor siden 2009 blevet ansat flere udbuds- og udviklingskonsulenter. Byrådet har haft fokus på at optimere organisationen, styrke økonomistyringen og skabe en robust sagsbehandling på alle myndighedsområder. Derfor engageredes KLK i 2010 med henblik på revidering af den eksisterende organisationsstruktur. Revisionen resulterede i flere administrative medarbejdere, både myndighedspersonale og anden administration. Efterfølgende er organisationen blevet trimmet blandt andet som følge af effektiviseringsbestræbelser mv., hvilket blandt andet har betydet fald i antallet af decentrale ledere. Byrådet har haft fokus på at forbedre sagsbehandlingen og arbejdsmiljøet for de ansatte. På myndighedsadministrationen, betyder det at man har arbejdet hen imod færre sager pr. medarbejder, både med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet og forbedre sagsbehandlingen, og dermed mindske antallet af klager. 2. Administrative medarbejdere kan konteres centralt og decentralt På landsplan ligger 54 pct. af de administrative udgifter på konto 6, Administration og fællesudgifter. I K4 ligger andelen på 53 pct. mens vi i Holbæk Kommune ved udgangen af 2012 havde 60 pct. af vores administrative udgifter konteret på konto 6. Forskelle i konteringspraksis og organisationsform er interessant, fordi det har stor betydning når man sammenligner kommunerne med hinanden. Som eksempel kan nævnes at skolekonsulenterne i nogle kommuner sidder på rådhuset (og dermed er en del af den centrale administration), mens de i andre kommuner sidder decentralt, på en af skolerne (og er en del af den decentrale administration, som løser centrale opgaver). I førstnævnte kommune vil udgifterne til og antallet af ansatte på konto 6 være højere end i den sidste kommune. Det betyder, at når vi i Holbæk sammenligner os med andre kommuner vil vi se relativt dyrere ud fordi vi, som nævnt, har mere af vores administration liggende centralt. En simpel organisationsændring vil principielt kunne nedbringe konto 6. Dog ikke det faktiske antal medarbejdere, som arbejder med administration og ikke det beløb, som bruges på administration. 3. Udgiftsbehov Udgiftsbehov henviser til hvor mange udgifter kommunen bør have, givet vores befolknings aldersmæssige og socioøkonomiske sammensætning. Eco nøgletal definerer tre typer af udgiftsbehov: det aldersbestemte, det socioøkonomiske og summen af de to, det samlede udgiftsbehov. Vores samlede udgiftsbehov ligger over landsgennemsnittet, hvilket skyldes at det aldersbestemte udgiftsbehov ligger mere over landsgennemsnittet, end det socioøkonomiske ligger under. Side 4 af 5

5 Det betyder, at vores udgifter og antallet af ansatte, bør være lidt højere end andre kommuners. Hvis ikke det er tilfældet er det enten fordi vores serviceniveau er lavere eller vi er mere effektive. I praksis har vi lidt færre ansatte pr. indbygger hvilket indikerer, at vi enten er mere effektive eller har et lavere serviceniveau. 4. Samlede udgifter på konto 6, Administration og fællesudgifter. Holbæk kommune brugte i 2009 mindre på administration og fællesudgifter i forhold til andre kommuner. Fra 2009 er forbruget steget, så vi i budget 2012 og 2013 er på niveau med landsgennemsnittet. I Holbæk brugte vi kr. pr. indbygger, mens man på landsplan brugte kr. pr. indbygger. I budget 2013 er disse beløb ændret til kr. for Holbæk og kr. for hele landet. Umiddelbart har vi altså et højere forbrug pr. indbygger end man har på landsplan, og man kan regne sig frem til, at vi ville kunne spare 6 mio. kr., hvis vi nedsatte vores udgifter pr. indbygger fra kr. til det landsgennemsnitlige beløb på kr. Omvendt ville vi skulle bruge 8 mio. kr. ekstra, hvis vi havde udgifter pr. indbyggere, på niveau med sammenligningskommunernes kr. Men fordi vores udgiftsbehov er højere end landsgennemsnittet, som før omtalt, så bør vi have udgifter, der er over gennemsnittet. Når vores budget er 8 mio. kr. lavere end sammenligningskommunerne som jo netop er sammenligningskommuner fordi deres udgiftsbehov mv. ligner vores, indikerer dette at vi rent faktisk fortsat har et serviceniveau der er under, eller på niveau med landets øvrige kommuner. Side 5 af 5