Referat fra mødet i Byrådet. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Byrådet, Referat fra mødet i Byrådet (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Mandag den 13. april 2015 Mødested: Byrådssalen Mødetidspunkt: Kl. 19:00-21:00 Medlemmer: Borgmester: Jacob Bjerregaard (A) 1. Viceborgmester: Susanne Eilersen (O) 2. Viceborgmester: Ole Steen Hansen (A) Bente Ankersen (A) Bente Gertz (A) Cecilie Roed Schultz (Ø) Christian Bro (A) Christian Jørgensen (V) Frances O'Donovan-Sadat (V) Henning Due Lorentzen (A) Jan Schrøder (O) Jane Findahl (F) Jean Brahe (C) Kenny Bruun Olsen (V) Kurt Halling (O) Lars Ejby Pedersen (A) Lasse Strüwing Hansen (A) Nicolaj Wyke (V) Pernelle Jensen (V) Steen Wrist Ørts (A) Turan Savas (A) Side 1

2 Byrådet, Indholdsfortegnelse 42 Godkendelse af dagsorden Spar/lån samlesag for hele kommunen Kommunens regnskab Tilretning af principper for økonomistyring Tiltrædelse som revisorer Ændret lønskøn Implementering af beskæftigelsesreformen Frigivelse af anlægsmidler til asfalt og fortove Frigivelse af anlægsmidler til cykelstiprojekter Høringssvar vedr. fællesledelse mellem 10 ende og Ungdomsskolen Tilbygning til Fredericia Teater Samarbejdsaftale mellem Middelfart Kommune og Fredericia Kommune om Bridgewalking Byrådets vision for Fredericia Ansøgning om tilskud - DanmarkC TV Ansøgning om, at butikkerne kan holde åbent Grundlovsdag Lukket - Salg af ejendom Lukket - Salg af ejendom Lukket - Salg af ejendom Lukket - Salg af ejendom Lukket - Salg af ejendom Lukket - Salg af ejendom...41 Side 2

3 Byrådet, Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Byrådet den : Godkendt. Side 3

4 Byrådet, Spar/lån samlesag for hele kommunen Sagsnr.:15/2869 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: I henhold til kommunens principper for økonomistyring har udvalgene mulighed for at spare på eller låne af kommende års budgetter. Udvalgene har opgjort spar/lån for 2014 til Der har i 2014 været en ekstraordinær stor opsparing. I nedenstående tabeller er spar/lån specificeret i overskrifter. Netto, hele kr. - = budgetreduktion + = budgetforøgelse Serviceudgifter i alt By- og Teknikudvalget Miljø- og Energiudvalget Beredskabskommissionen Børne- og Uddannelsesudvalget Kultur- og Idrætsudvalget Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Social- og Omsorgsudvalget Økonomiudvalget Aktivitetsbestemt medfinansiering i alt Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Ældreboliger i alt By- og Teknikudvalget Anlæg i alt By- og Teknikudvalget Miljø- og Energiudvalget Beredskabskommissionen Børne- og Uddannelsesudvalget Kultur- og Idrætsudvalget Social- og Omsorgsudvalget Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Økonomiudvalget Jordforsyning anlæg i alt By- og Teknikudvalget Økonomiudvalget Danmark C anlæg i alt Økonomiudvalget Side 4

5 Byrådet, Brugerfinansieret område drift i alt Miljø- og Energiudvalget Økonomiudvalget Brugerfinansieret område anlæg i alt Miljø- og Energiudvalget Finansielle Poster i alt By- og Teknikudvalget Økonomiudvalget Der er en specifikation af udvalgssagerne vedhæftet som bilag. I henhold til bilaget Ansøgning om anlægsbevilling spar/lån søges om tillægsbevilling til anlægsbevilling på samlet 2,483 mio. kr. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Økonomi vurderer, at kommunens retningslinjer for spar/lån er overholdt ved opgørelsen af overførslerne fra 2014 til Udvalgenes spar/lån er specificeret i udvalgssagerne, og de overførte beløb vedrører hovedsageligt institutioners opsparing, opsparing til konkrete formål og tidsforskydninger vedrørende anlæg. Regnskabsresultatet for 2014 viser et ekstraordinært stort mindre forbrug. Udviklingen med stigende opsparing er et resultat af flere års sparerunder, hvor der i organisationen er udvist stram økonomisk styring og ansvarlighed. Da der således er tale om en ekstraordinær situation, så indstilles det, at dele af opsparingen lægges i kassen i overensstemmelse med det, som fagudvalgene har indstillet. Alternativet kan Økonomiudvalget vælge at indstille til byrådet, at midlerne overføres til Investeringspuljen jævnfør nedenstående tabel. By- og Teknikudvalget 2,222 Børne- og Uddannelsesudvalget -23,940 Kultur- og Idrætsudvalget 0,295 Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget -0,714 Social- og Omsorgsudvalget -22,676 Økonomiudvalget -32,192 Diverse anlæg inkl. Jordforsyning -13,387 I alt -90,392 Side 5

6 Byrådet, I forbindelse med regnskabsafslutningen for 2013 blev Voksenservices gæld flyttet til Social- og Omsorgsudvalget lægger jævnfør ovenstående tabel 22,7 mio. kr. i kassen i forbindelse med spar/lån. Social- og Omsorgsudvalget indstiller følgende: Social- og Omsorgsudvalget anbefaler Økonomiudvalget, at Voksenservices sparede midler på 5,676 samt Plejens sparede midler på 17,0 mio. kr. indgår i afviklingen af gælden på Voksenservice på 23,5 mio. kr. som henstår i By- og Teknikudvalget har på deres møde 17. februar 2015 behandlet etableringen af handicaptoilet på Rådhuset. Udvalget kan i den forbindelse konstatere at etableringen vil koste ekstra 0,2 mio. kr. Udvalget indstiller i den forbindelse: Det indstilles at den endelige finansiering anvises i forbindelse med spar/lånesagen 2014/15 på indstilling fra Direktionen. Øvrige udvalg godkendt som indstillet. Ejendomsafdelingen har ved regnskabsafslutningen et underskud. Det indstilles, at Ejendomsafdelingens underskud i 2014 dækkes, samt at Ejendomsafdelingen får en tillægsbevilling i 2015 på 4,0 mio. kr. Det forventes herefter, at være muligt gennem løbende tilpasninger af budgettet at skabe balance. Tilpasningerne vil ske i forbindelse med salg af bygninger. I forligsteksten til budgetlægningen for 2014 fremgår det, at forligspartierne ønsker at fortsætte den målrettede indsats på Familieområdet, og at projekter som mister deres eksterne finansiering i 2014 og 2015 ønskes videreført ved brug af områdets opsparede midler. Børne- og Uddannelsesudvalget har indstillet, at udvalgets opsparede midler lægges i kassen, og der derfor afsættes midler til projekterne i budgettet for 2015 og frem. Der afsættes 2,5 mio. kr. i 2015, 3,5 mio. kr. i 2016 og 4,0 mio. kr. i 2017 og frem til projekterne på Familieområdet. Den endelige opgørelse af kommunens låneramme for 2014 viser, at der er hjemtaget 12,1 mio. kr. for meget i forhold til de afholdte udgifter. Dette kan henføres til, at lånedispensation vedrørende ombygnings- og flytteudgifter i den oprindelige boligmasterplan på 6,5 mio. kr. ikke er udnyttet og at udgifter primært til solcelleanlæg og energimæssige tiltag ikke har haft et omfang som budgetteret. Lånedispensationen vedrørende boligmasterplanen på 6,5 mio. kr. er i Økonomi- og Indenrigsministeriet søgt overført til 2015, der er endnu ikke modtaget svar på ansøgning. Det resterende beløb på 5,6 mio. kr. skal betales som et ekstra afdrag i 2015, og finansieres fuldt ud af mindre udgifter på anlægsprojekterne vedrørende solcelleanlæg og energirenovering. Side 6

7 Byrådet, Indstillinger: Direktionen indstiller at 1. spar/lån 2014/15 godkendes, og at bevillinger overføres som beskrevet i sagen 2. der meddeles en tillægsbevilling til Ejendomsafdelingen i 2015 på 4,000 mio. kr. 3. der meddeles en tillægsbevilling til Familie- og Børnesundhed i 2015 på 2,550 mio. kr., 3,500 mio. kr. i 2016 og 4,000 mio. kr. i 2017 og frem 4. der meddeles en tillægsbevilling til ekstraordinært afdrag på solceller på 5,585 mio. kr. i Økonomiudvalget tager stilling til Social- og Omsorgsudvalgets anbefaling om afdrag på Voksenservices gæld i 2018 med 22,676 mio. kr. 6. Økonomiudvalget tager stilling til By- og Teknikudvalgets anmodning om finansiering af merudgift på 0,200 mio. kr. til handicaptoiletter på Rådhuset 7. kasseindlæg tilføres Investeringspuljen Bilag: Åben - Endelig spar-lån pdf Åben - Ansøgning om anlægsbevilling - spar-lån pdf Beslutning i Økonomiudvalget den : Økonomiudvalget anbefaler pkt. 1, 2, 3 (budgetomplacering) og 7. For så vidt angår punkt 5, så anbefaler Økonomiudvalget at at Voksenservices sparede midler på 5,676 samt Plejens sparede midler på 17,0 mio. kr. indgår i afviklingen af gælden på Voksenservice på 23,5 mio. kr. som henstår i For så vidt angår punkt 6, så anbefaler Økonomiudvalget at beløbet tillægsbeviljes. Pkt. 4 (tilbagebetaling af lån) har Økonomiudvalget ikke taget stilling til, da der ønskes en nærmere redegørelse om økonomien i etablering af solcelleanlæg. Side 7

8 Byrådet, Beslutning i Byrådet den : Byrådet tiltrådte pkt. 1, 2, 3 (budgetomplacering), 4 og 7. For så vidt angår punkt 5 besluttede Byrådet at Voksenservices sparede midler på 5,676 samt Plejens sparede midler på 17,0 mio. kr. indgår i afviklingen af gælden på Voksenservice på 23,5 mio. kr. som henstår i For så vidt angår punkt 6 besluttede Byrådet at beløbet tillægsbeviljes. Side 8

9 Byrådet, Kommunens regnskab 2014 Sagsnr.:15/2827 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Det endelige regnskabsresultat for 2014 er nu tilgængeligt og klar til Økonomiudvalgets og byrådets behandling. Årsregnskabet skal jævnføre styrelsesloven videregives til revisionen inden 1. maj og før videregivelsen, skal regnskabet foreløbig godkendes af Økonomiudvalget og byrådet. Regnskabet for 2014 viser, at Fredericia Kommune har et regnskabsresultat, hvor det samlede resultat af ordinær drift viser et overskud på 248,9 mio. kr. og et samlet resultat i alt på 212,5 mio. kr. Uddrag af regnskabsresultatet: Mio. kr. Vedtaget budget Korrigeret budget Regnskab 2014 Resultat ordinær drift (- = overskud) -112,4-141,6-248,9 Resultat i alt (- = overskud) 9,6-86,0-212,5 Gennemsnitlig likviditet (+ = aktiver) 117,0 238,0 Kommunens regnskab 2014 er vedlagt sagen som bilag. Anlægsregnskaber over 2 mio. kr. Kommunen skal for anlægsarbejder, der beløber sig til mere end 2 mio. kr. (brutto) aflægge særskilt anlægsregnskab. Dette skal ske i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvor anlægget er afsluttet. For regnskabsåret 2014 aflægger kommunen særskilt anlægsregnskab i henhold til bilag Anlægsregnskaber over 2 mio. kr Økonomiske konsekvenser: Der henvises til sagsbeskrivelsen og vurderingen. Vurdering: Byrådet satte med konstitueringsaftalen efter valget i 2013 særligt fokus på økonomien, og regnskabsresultatet for 2014 kan ses i forlængelse Side 9

10 Byrådet, heraf. Regnskabet er bedre end forventet, og helt i overensstemmelse med den nye retning som byrådet har vedtaget i den økonomiske politik. Den økonomiske politik sætter pejlemærkerne for den økonomiske styring i Fredericia Kommune, hvor det overordnede mål er balance i økonomien, som opnås ved, at overskuddet på den ordinære drift kan dække anlægsudgifterne og finansielle poster. Overskuddet på den ordinære drift i regnskabet for 2014 er på 248,9 mio. kr., hvilket betyder, at retningslinjerne i den økonomiske politik overholdes. Det helt ekstraordinære gode regnskabsresultat for 2014 skal også ses i sammenhæng med, at Fredericia Kommune gennem hele 2014 har arbejdet med besparelser for budgetlægningen , og dette arbejde har haft en afsmittende effekt i form af generel tilbageholdenhed og opbremsning på alle områder. Der har været tale om stram styring, men også ansvarlighed og forudseenhed udvist af hele organisationen. Indstillinger: Økonomi indstiller, at 1. Fredericia Kommunes årsregnskab for 2014 afgives til revisionens gennemgang jævnfør styrelseslovens 45 stk De afsluttede anlægsregnskaber over 2 mio. kr. jævnfør bilag godkendes Bilag: Åben - Fredericia Kommune - Regnskab 2014.pdf Åben - Anlægsregnskaber over 2 mio kr - regnskab 2014.pdf Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet Side 10

11 Byrådet, Tilretning af principper for økonomistyring Sagsnr.:15/2974 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: I Lov om kommunernes styrelse (Styrelsesloven) står der, at byrådet har til opgave at fastsætte reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, samt tilhørende forretningsgange. I Fredericia Kommune er reglerne nedfældet i Principper for økonomistyring. Principperne er blevet tilrettet som konsekvens af den nye økonomiske politik, der blev vedtaget på byrådsmødet den 9. marts Endvidere har Økonomi benyttet lejligheden til også at justere principperne, så de stemmer overens med organisationsændringen d. 1. januar Formål Formålet med principperne er at sikre en korrekt administration af kommunens økonomi, hvilket bl.a. omfatter en klar præcisering af økonomi- og ledelsesansvar. Det skal medvirke til, at politikere, borgere og ansatte kan få et korrekt overblik over kommunens økonomi. Indhold Principper for økonomistyring beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper. Disse er suppleret med uddybende administrative forretningsgange, som i detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper bruges i praksis. I Principper for økonomistyring indgår kapitler omkring kommunens overordnede økonomistyring, budget og regnskab, bogføringsprocessen, ind- og udbetalinger samt aktiver og passiver. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Se sagsbeskrivelsen. Indstillinger: Økonomi indstiller: 1. At Principper for økonomistyring godkendes. Side 11

12 Byrådet, Bilag: Åben - Bilag 6.1 Administration af fysiske aktiver Åben - Bilag 5.6 Kreditkort Åben - Bilag Økonomi vedr. lejrskoler Åben - Bilag Opbevaring og administration af værdier tilhørende andre Åben - Bilag Regler for udstedelse og brug af Dankort og Visakort Åben - Bilag Kontantkasser Åben - Bilag 5.4 Administration af specifik Nemkomto Åben - Bilag 5.3 Ind og udbetalinger i Arbejdsmarked & Borgerservice Åben - Bilag 4.1 Behandling af regnskabsbilag Åben - Bilag Skabelon til ledelsestilsyn Åben - Bilag Ledelsestilsyn Åben - Principper for økonomistyring Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet Side 12

13 Byrådet, Tiltrædelse som revisorer Sagsnr.:15/2498 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommune har i 2014 haft revisionsopgaven i udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv. Resultat af udbuddet blev, at PWC er blevet valgt som kommunens revisor. Valget af revisor er i henhold til bestemmelserne i den kommunale styrelseslov, hvor det fremgår, at det alene er kommunalbestyrelsen, der kan godkende en kommunes revision, godkendt på Byrådets møde den 10. november Kommunens nye revisor har fremsendt den første revisionsberetning, en tiltrædelsesberetning, hvori PWC redegør for det kommende samarbejde med Fredericia Kommune i den 4-årige aftaleperiode. Tiltrædelsesberetningen er, jævnfør styrelseslovens bestemmelser, fremsendt til byrådets medlemmer straks efter modtagelsen her i kommunen. Beretningen beskriver revisionens forventninger til det fremtidige samarbejde med kommunen, herunder ansvarsfordeling, grundlag, omfang og indhold af de forskellige elementer i revisionens arbejde, samt revisionens afrapportering til kommunen. Revisionens beskrivelse af det fremtidige samarbejde svarer helt til de forventninger man har haft, da revisionsopgaven blev sendt i udbud. Økonomiske konsekvenser: Ingen bemærkninger Vurdering: Revisionens tiltrædelsesberetning er helt i overensstemmelse med de forudsætninger, som kommunens udbudsmateriale blev udarbejdet ud fra og svarer med andre ord helt til de forventninger, man har haft i forhold til det fremtidige samarbejde. Indstillinger: Økonomi indstiller, at Byrådet godkender PWC s Beretning om tiltrædelse som revisor i Fredericia Kommune. Side 13

14 Byrådet, Bilag: Åben - Tiltrædelsesberetning Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet Side 14

15 Byrådet, Ændret lønskøn Sagsnr.:15/3048 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: I budgetlægningen er lønnen fremskrevet ud fra en forventet lønudvikling, jf. KLs budgetvejledning. Set i lyset af de netop indgåede overenskomster har KL revurderet lønskønnet og nedjusteret det med 0,62%. Det betyder, at lønbudgettet i 2015 er 0,62% højere end den reelle lønudgift, hvilket svarende til, at udvalgene i alt har 9,341 mio. kr. mere end de har brug for. Da Byrådet ikke med budgetvedtagelsen har tilsigtet en budgetudvidelse, foreslås det at lønbudgetterne nedskrives allerede nu. Beløbet på de 9,341 mio. kr. foreslås lagt i kassen. Der må dog tages det forbehold, at kommunerne kan risikere at pengene reguleres over bloktilskuddet via DUT. Dette kendes først til juni når aftalen mellem Regeringen og KL indgås. Ved sidste overenskomstforhandling for 2 år siden, hvor situationen var tilsvarende, beholdt kommunerne pengene. Bilaget Ændret lønskøn 2015 viser resultatet af genberegningen i Genberegningen er foretaget på hovedart 1 (løn) på det vedtagne budget. Økonomiske konsekvenser: Tekst (beløb i mio. kr.) TB 2015 TB 2016 TB 2017 TB 2018 TB 2019 Anlægsbevilling Frigivelse By- og Teknikudvalget -0,372 Miljø- og Energiudvalget -0,140 Beredskabskommissionen -0,103 Børne- og Uddannelsesudvalget -3,905 Kultur- og Idrætsudvalget -0,334 Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget -0,559 Social- og Omsorgsudvalget -2,751 Økonomiudvalget -1,177 I alt (- = kasseindlæg/ + = kasseudlæg) -9,341 0,000 0,000 0,000 0,000 Side 15

16 Byrådet, Vurdering: Se sagsbeskrivelse Indstillinger: Økonomi indstiller, at 1. lønskønnet for 2015 ændres i henhold til KL s udmelding 2. de 9,341 mio. kr. tilfalder kommunens kasse Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet Side 16

17 Byrådet, Implementering af beskæftigelsesreformen Sagsnr.:14/9321 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Beskæftigelsesreformens krav om intensive kontaktforløb, med alle ledige der er medlem af en a-kasse, træder i kraft 1. juni Formålet er at hjælpe ledige hurtigere tilbage på arbejdsmarkedet. Der er entydig evidens for at et intensivt samtaleforløb de første 6. mdr. kan afkorte ledigheden. Indsatsen vil medføre en fordobling af antallet af samtaler, og betyder behov for flere ressourcer. Virksomhedsservice bliver en kerneydelse, og skal sikre virksomhederne kan få den arbejdskraft de har brug for. Det forventes at Jobcentrene er opsøgende overfor virksomheder. Ledige uden uddannelse skal opkvalificeres så de kan dække virksomhedernes behov, og opnå ansættelse. Arbejdsmarkedsafdelingen anbefaler der iværksættes en 3-delt indsats Beskrivelse af indsatsen: 1. Flere samtaler: Antallet af samtaler med ledige på arbejdsløshedsdagpenge i de første 6. mdr. af ledighedsforløbet øges. I samtalerne er der fokus på et progressivt samtaleforløb hvor, jobformidling, understøttelse af manglende motivation og erhvervelse af målrettet faglig opkvalificering er i fokus. Fredericia er frikommune, og kan afvige fra at alle skal have 6. samtaler de første 6. mdr. af ledighedsforløbet. Alle ledige vil vil få en screeningssamtale, hvor det vurderes individuelt hvilken indsats der skal til for at bringe den enkelte i beskæftigelse, herunder et intensivt samtaleforløb. Der ansættes 2 konsulenter indfaset i Mere brancheopdelt virksomhedskontakt: Der etableres mere målrettet virksomhedskontakt der udelukkende har som opgave at opsøge og etablere nye samarbejdsaftaler og imødekomme arbejdskraftbehov, som resulterer i at virksomheder får den fornødne arbejdskraft, og ledige kommer hurtigere i arbejde. Virksomhedskonsulenterne samarbejder og koordinerer med Business Fredericias konsulenter. Der ansættes 2 virksomhedskonsulenter til opgaven. Der vil i efteråret 2015 blive Opsøgende kampagne i følgende private brancher: Transport & lager Industri Service 3. Mere brancherettet uddannelse: Der ansættes en job & uddannelseskonsulent som har base i udvalgte a- kasser, og relevante uddannelsesinstitutioner. Målet for indsatsen er at give en målrettet indsats til de ledige, så flest muligt motiveres og vejledes mod uddannelse. Konsulenten skal sikre at de der uddanner sig Side 17

18 Byrådet, ikke efterfølgende går ledige, men kommer hurtigt i gang med ordinært job, eller alternativ virksomhedspraktik, løntilskud, eller jobrotationsvikariater, hvor de nye kompetencer kan anvendes og relevant joberfaring opnås. Økonomiske konsekvenser: Oversigt over investeringer på forskellige aktiviteter: Aktivitet Flere samtaler Mere branche opdelt virksomhedskontakt Mere branche opdelt uddannelse PE I alt I alt: Oversigt over aktiviteter: Aktiviteter Antal virksomhedsbesøg Antal flere samtaler( målt fra 2014) Oversigt over måltal Resultater Antal ufaglærte ledige starter uddannelse med mål at blive faglært. Afkortet ledighed for bla. 1. uge. 3. uger 3. uger 3F-og HK medlemmer Antal flere jobåbninger Antal nye samarbejdsaftaler Antal ledige der bliver voksenlærling Besparelse Sparet på medfinansiering A- dagpenge Vurdering: Det vurderes at den beskrevne indsats vil medføre at: Flere ledige kommer hurtigere i job. Flere ufaglærte ledige løftes til faglært niveau og tilføres erhvervskompetencegivende forløb, og derved vil matche arbejdsmarkedets behov for arbejdskraft. Side 18

19 Byrådet, Service overfor virksomhederne i Fredericia forbedres, dels indhentes flere jobordrer som kan formidles til ledige virksomhedsservice, dels indgås flere samarbejdsaftaler med de større virksomheder. Indstillinger: Arbejdsmarkedsafdelingen indstiller, at de forslåede aktiviteter vedtages, og investeringerne baseres på den beskrevne bussiness case. Bilag: Beslutning i Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget den : Anbefales til Økonomiudvalget. Udvalget ønsker tillige måltal for samarbejde med virksomheder om et dobbelt uddannelsesløft, hvor medarbejdere opkvalificeres (bliver faglærte) og der derved skabes nye indgange og virksomhedsrettet opkvalificering for ledige. Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales som indstillet af Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet af Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget og Økonomiudvalget Side 19

20 Byrådet, Frigivelse af anlægsmidler til asfalt og fortove Sagsnr.:15/2213 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Der er i anlægsbudgettet for 2015 afsat 1,501 mio. kr. til vedligeholdelse af brolagte fortove og 5,006 mio. kr. til vedligeholdelse af asfalterede kørebaner. Af de 5,006 mio. kroner er 2,527 mio. kroner kontraktmæssigt bundet til vederlag til Lemminkäinen for vedligeholdelse af de funktionsudbudte veje. Midlerne ønskes frigivet. Midlerne til asfalterede kørebaner ønskes anvendt til renovering af veje ved udlægning af heldækkende slidlag, partielle reparationer, revneforsegling, forsegling og lapning af slaghuller samt til hovedeftersyn. Midlerne til brolagte fortove ønskes anvendt til omlægning af fortove samt mindre reparationer. De strækninger, der ikke er i forsvarlig stand, omlægges helt eller delvist. Midlerne rækker kun til de mest nødvendige strækninger. Nogle af de strækninger, som skal renoveres i 2015, er Vendersgade, Købmagergade og Oldenborggade. Økonomiske konsekvenser: Tekst (beløb i mio. kr.) TB 2015 TB 2016 TB 2017 TB 2018 TB 2019 Anlægsbevilling Frigivelse Asfaltprojekter (xa ) 5,006 Renovering af fortove (xa-50053) 1,501 I alt (- = kasseindlæg/ + = kasseudlæg) 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 Vurdering: Det vurderes, at der er behov for at investere de afsatte midler i vedligeholdelse af kommunens veje og fortove for at sikre et acceptabelt serviceniveau samt for at sikre den investerede vejkapital. Side 20

21 Byrådet, Indstillinger: Teknik & Miljø indstiller, at budget og bevilling tilrettes med de i afsnittet økonomiske konsekvenser anviste ændringer Bilag: Beslutning i By- og Teknikudvalget den : Godkendt som indstillet. Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet Side 21

22 Byrådet, Frigivelse af anlægsmidler til cykelstiprojekter Sagsnr.:15/2202 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Der er i anlægsbudgettet for 2015 afsat 15,5 mio. kr. til etablering af cykelstier til Bredstrup og Bøgeskov, mens der er afsat 1,955 mio. kr. til cykelstier på Adelvej og Indre Ringvej, se sag nr. 14/2005. Disse midler ønskes frigivet. Midlerne bruges til at igangsætte de to puljestøttede projekter på Indre Ringvej og Adelvej til samt på anlæggelse af stien langs Bredstrupvej og Bøgeskovvej/Egeskovvej. Adelvej 1,2 km enkeltrettede cykelstier Opgradering fra kantbaner til enkeltrettede cykelstier i begge retninger, flytning af et fodgængerfelt og opgradering af en eksisterende offentlig sti. Projektering og udbud igangsættes i sommeren Indre Ringvej - 0,8 km enkeltrettede cykelstier. Etablering af enkeltrettede cykelstier på strækningen fra Treldevej til Fælledvej samt etablering af forbedret krydsningsmulighed på strækningen. Projektering, udbud og anlæg igangsættes, og stierne forventes udført i Bredstrupvej 2,2 km dobbeltrettet cykelsti Etablering af dobbeltrettet cykelsti langs den nordlige del af Bredstrupvej fra Ydre Ringvej til Ågade. Projektering, dialog med beboerforening mv., ekspropriation, udbud og anlæg forventes udført i Bøgeskovvej/Egeskovvej Dialog med beboerforening mv. samt indledende arbejde opstartes. Skitseprojekt udføres og præsenteres for By- og Teknikudvalget i sommeren Økonomiske konsekvenser: Anlægsmidlerne på samlet 17,455 mio. frigives, og anvendes til projektering og etablering af cykelstierne. Mio. kr. TB 2015 TB 2016 TB 2017 TB 2018 TB 2019 Anlægsbevilling Frigivelse Midler til cykelstier (xa-50103) 1,955 Cykelstier Bredstrup og Bøgeskov (xa ) 15, Veje og parker, drift 0,037 0,037 0,37 0,037 Side 22

23 Byrådet, Vintertjeneste 0,166 0,166 0,166 0,166 I alt (- = kasseindlæg/ + = kasseudlæg) 0,000 0,203 0,203 0,203 0,203 Vurdering: Det vurderes, at det er nødvendigt at frigive de afsatte midler, så projekterne kan igangsættes. Der vil senere blive behov for at afsætte midler på budgettet til den fremtidige drift af stierne, således at stierne efterfølgende kan holdes i god og forsvarlig stand. Indstillinger: Teknik & Miljø indstiller, 1. at budget og bevilling tilrettes med de i afsnittet økonomiske konsekvenser anviste ændringer 2. at ekspropriationsudvalget bemyndiges til at indlede forhandlinger med de berørte lodsejere med henblik på indgåelse af aftaler om erhvervelse af arealer til projektet om fornødent ved ekspropriation Bilag: Åben - Kortbilag_dagsorden.pdf Beslutning i By- og Teknikudvalget den : Godkendt som indstillet med den bemærkning, at udvalget opfordrer til, at der laves frivillige aftaler om erhvervelse af arealer til projektet. Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales som indstillet af By- og Teknikudvalget. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet som indstillet af By- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget 51 Høringssvar vedr. fællesledelse mellem 10 ende og Ungdomsskolen Sagsnr.:15/1014 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Udvalget skal behandle et forslag om fællesledelse og fælles styrelsesvedtægt for 10 ende Fredericia og Fredericia Ungdomsskole med Side 23

24 Byrådet, henblik på indhentning af udtagelse fra bestyrelsen for 10 ende og ungdomsskolebestyrelsen. Formålet med fælles ledelse er at målrette og skabe helhed i kommunens indsats for at gøre alle unge uddannelsesparate og hjælpe dem til at gennemføre en ungdomsuddannelse. Fælles ledelse kan blandt andet bidrage til: et bedre indblik i og overblik over de unges uddannelses- og udviklingsbehov koordineret strategi, fokus og prioritering et fagligt miljø med høj kvalitet, som kan sikre faglig sparring og udvikling for både elever og medarbejdere hurtig, fleksibel og helhedsorienteret opgaveløsning bedre mulighed for at støtte op om udviklingstruede unge i et tæt tværfagligt samarbejde bedre platform for ungedemokrati Den fælles platform for etableringen kommer til at hedde Ung Fredericia. Der er udarbejdet et udkast til styrelsesvedtægt for den fælles bestyrelse. Styrelsesvedtægten danner rammen for etablering og beslutningskompetencen i den fælles bestyrelse. Udkastet til styrelsesvedtægt for den fælles bestyrelse har været i høring hos bestyrelserne for 10 ende samt ungdomsskolen. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Lovhjemmel til fællesledelse og etablering af Ung Fredericia vil ske efter reglerne om fælles ledelse i Folkeskoleloven (nr. LBK 665 af 20. juni 2014) 24b. Der er indkommet 2 høringssvar fra de 2 bestyrelser på 10 ende og Ungdomsskolen. Bestyrelsen ved 10 ende Fredericia anbefaler den nye styrelsesvedtægt og de nye muligheder for bestyrelsessammensætning. Bestyrelsen ved Ungdomsskolen i Fredericia foreslår en række ændringer: 1 stk. 8.: Lederen af Ung Fredericia og lederen af ungdomsskolen deltager uden stemmeret. Lederen af Ung Fredericia fører protokollen for Side 24

25 Byrådet, bestyrelsen, og i dennes fravær er det lederen af ungdomsskolen, der fører protokollen: 2 stk. 4.: Lederen af Ung Fredericia indkalder samtlige månedslønnede (min. 8 ugentlige timer) medarbejdere til en valghandling for henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden. Valghandlingen afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Alle månedslønnede medarbejdere kan stille op til valg. De to medarbejdere fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden, der har fået flest stemmer er valgt. 2 stk. 6.: Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere vælges af og bland elevrådet/elevforsamlingen i henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolen. Valget afholdes ved hvert skoleårs begyndelse og glæder for et år ad gangen. De to elever, fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolen, som har fået flest stemmer er valgt. 10 stk. 8.: Lederen af Ung Fredericia ansætter og afskediger i samarbejde med lederen af 10 ende og lederen af ungdomsskolen øvrige medarbejdere i Ung Fredericia jf. Fredericia Kommunes retningslinjer. Bestyrelsen og lederen af det aktuelle ansvarsområde er repræsenteret i ansættelsesudvalg for ansættelse af fuldtidsansatte månedslønnede. Såfremt der er tale om timelønnede/månedslønnede medarbejdere, som ikke er fuldtidsansatte, er det den enkelte leder af ungdomsskolen eller 10 ende, som foretager ansættelse og afskedigelse. Børn og Unge har efterfølgende, i samarbejde med afdelingsskolelederen for 10 ende, den konstituerede leder af ungdomsskolen og afdelingslederen for 10 ende, udarbejdet følgende ændringsforslag til styrelsesvedtægten: 1 stk. 8.: Lederen af Ung Fredericia, afdelingsskolelederen ved ungdomsskolen samt afdelingsskolelederen ved 10 ende deltager uden stemmeret. Ledelsen af Ung Fredericia fører protokollen for bestyrelsen. 2 stk. 4.: Lederen af Ung Fredericia indkalder samtlige månedslønnede (min. 8 ugentlige timer) medarbejdere til en valghandling for henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden. Valghandlingen afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Alle månedslønnede medarbejdere kan stille op til valg. De to medarbejdere fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden, der har fået flest stemmer er valgt. 2 stk. 6.: Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere vælges af og bland elevrådet/elevforsamlingen i henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolen. Valget afholdes ved hvert skoleårs begyndelse og glæder for et år ad gangen. De to elever, fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolen, som har fået flest stemmer er valgt. 10 stk. 8. tilføjelse: Lederen af Ung Fredericia ansætter og afskediger i samarbejde med afdelingsskolelederen ved 10 ende og Side 25

26 Byrådet, afdelingsskolelederen ved ungdomsskolen øvrige medarbejdere i Ung Fredericia jf. Fredericia Kommunes retningslinjer. Bestyrelsen og lederen af det aktuelle ansvarsområde er repræsenteret i ansættelsesudvalg for ansættelse af fuldtidsansatte månedslønnede. Såfremt der er tale om timelønnede/månedslønnede medarbejdere, som ikke er fuldtidsansatte, kan lederen af Ung Fredericia uddelegere kompetencen til ansættelse og afskedigelse af disse til afdelingsskolelederen ved ungdomsskolen eller afdelingsskolelederen ved 10 ende. Disse forslag er indarbejdet i bilaget Ændret forslag til styrelsesvedtægt for Ung Fredericia 2015 udarbejdet Indstillinger: Børn og Unge indstiller, at styrelsesvedtægten for Ung Fredericia sendes til endelig vedtagelse i byrådet med de ændringer foreslået af Børn og Unge, i samarbejde med afdelingsskolelederen for 10 ende, den konstituerede leder af ungdomsskolen og afdelingslederen for 10 ende, samt at der indføres fælles ledelse mellem 10 ende og ungdomsskolen, under navnet Ung Fredericia, pr. 1. august Bilag: Åben - Forslag til styrelsesvedtægt for Ung Fredericia 2015.pdf Åben - Organisationsdiagram USK10ende.pdf Åben - Høringsvar vedr fusion mellem 10'ende og ungdomsskolen fra 10 ende.pdf Åben - høringssvar ungdomsskolen vedr ung fredericia 3 marts 2015.pdf Åben - Ændret forslag til styrelsesvedtægt for Ung Fredericia 2015 udarbejdet pdf Beslutning i Børne- og Uddannelsesudvalget den : Børne- og Uddannelsesudvalget tiltræder Børn og Unges indstilling. Fraværende: Susanne Eilersen Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet. Side 26

27 Byrådet, Tilbygning til Fredericia Teater Sagsnr.:15/2475 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Fredericia Teater har modtaget et varsel om påbud om lovliggørelse af en midlertidig pavillon opført bag lille scene på teatret. I forlængelse heraf har teatret rettet henvendelse til kommunen med henblik på at finde en permanent løsning på behovet for at have en kunstnergarderobe bad den lille scene. Der henvises til bilag 1, brev fra Fredericia Teater til Borgmesterkontoret. Endvidere henvises til bilag 2, der angiver placeringen af den nuværende midlertidige løsning. I brevet til kommunen jf. bilag 1 er gaderobefaciliteterne bag lille scene en nødvendighed i forbindelse med fremførelse af forestillinger på denne scene. En nedrivning af den midlertidige pavillon på nuværende tidspunkt vil være en udfordring i forhold til gennemførelse af de allerede planlagte forestillinger frem til 25. maj I perioden fra 25. maj til 1. september 2015 er der ikke programsat forestillinger. Fredericia Teater foreslå derfor følgende løsning: Der søges om en kortvarig forlængelse af den midlertidige byggetilladelse vedrørende den midlertidige pavillon. Denne sag håndteres af Plan & Byg Herefter nedbrydes den nuværende pavillon på teatrets regning, og kommunen som ejer opfører en ny permanent pavillon, der opfylder teatrets behov. Samme placering som den nuværende pavillon. Teateret har udarbejdet et skitseforslag, en ny pavillon i to plan på i alt 55 m² med et grundplan på 27,5 m². Forslaget fremgår af bilag 3 og opfylder behovet for plads til kunstnergarderobe. Med udgangspunkt i dette skitseforslag har Ejendomsafdelingen baseret på nøgletal estimeret en samlet pris på 1,375 mio. kr. alt inklusiv. Der er tale om en forholdsvis høj kvadratmeterpris, blandt andet som følge af: At det er en tilbygning til eksisterende bygning At der er relativt få kvadratmeter og i to plan Nuværende pavillon er placeret over en spildevandsbrønd, ledninger mv. skal flyttes Fundamentet under den nuværende pavillon skal fjernes og nyt skal opføres Ejendomsafdelingen ønsker at udbyde projektet i licitation med henblik på at opnå den bedst mulige pris. Vedrørende den estimerede pris på 1,375 mio. kr. henvises til bilag 4. Teatret har ladet udarbejde et overslag fra lokal håndværker, det udgør i alt omkring 0,700 mio. kr., men det er mangelfuldt: Tager ikke højde for at nuværende fundament skal fjernes og nyt skal etableres Side 27

28 Byrådet, Flytningen af spildevandsbrønd og ledninger er ikke inkluderet Tekniske installationer er ikke inkluderet, EL og VVS Projektering og teknisk assistance til beregninger er ikke med De 0,700 mio. kr. omfatter således kun pavillonens ydre skal. Teatret beder om en hastebehandling af projektet med henblik på, at den nye permanente pavillon kan opføres i perioden fra 25. maj til 1. september 2015, hvor der ikke er programsat forestillinger. Tidsplanen ser ud som følger: Politisk behandling, Byrådets godkendelse 11. april 2015 Projektering, afsluttet senest den 15. april 2015 Byggesagsbehandling, afsluttet senest 25. maj 2015 Gennemførelse af byggeriet, fra 25. maj til 1. september 2015 Klar til ibrugtagning 1. september 2015 Det er en stam tidsplan, hvorfor projekteringen påbegyndes hurtigst. Økonomiske konsekvenser: Tekst (beløb i mio. kr.) TB 2015 TB 2016 TB 2017 TB 2018 TB 2019 Anlægsbevilling Frigivelse Ny pavillon til Fredericia Teater (XA ) BTU 1,375 1,375 1,375 I alt (- = kasseindlæg/ + = kasseudlæg) 1,375 0,000 0,000 0,000 0,000 Vurdering: Ud fra Fredericia Teaters beskrivelse vurderer Ejendomsafdelingen, at det er nødvendigt at etablere den nye pavillon til kunstnergarderobe. Prisen per kvadratmeter byggeri er forholdsvis høj, hvilket der er redegjort for i sagsbeskrivelsen. Beregningerne er baseret på et ikke færdigt skitseforslag modtaget fra teatret, og ejendomsafdelingen har en forventning om, at der ved at udbyde projektet i licitation sandsynligvis kan spares på byggeomkostningerne. Indstillinger: Ejendomsafdelingen indstiller: 1) At der opføres en ny pavillon ud fra det foreliggende skitseforslag i bilag 3 2) At Byrådet godkender forslaget til finansiering som er angivet under økonomiske konsekvenser Bilag: Åben - Bilag 1 - brev til kommune fra Fredercia Teater.pdf Åben - Bilag 2, kort.pdf Åben - Bilag 3, skitseforslag.pdf Side 28

29 Byrådet, Åben - Bilag 4, estimerede omkostninger.pdf Beslutning i By- og Teknikudvalget den : Socialdemokraterne, Venstre, Dansk Folkeparti stemte for, at anbefale Byrådet, at følge indstilling. Konservative undlod at stemme. Beslutning i Økonomiudvalget den : A, F, O og V anbefaler indstillingen. C undlod at stemme. Beslutning i Byrådet den : Et flertal bestående af A, F, O, V og Ø godkendte indstillingen. Et mindretal bestående af C undlod at stemme. 53 Samarbejdsaftale mellem Middelfart Kommune og Fredericia Kommune om Bridgewalking Sagsnr.:15/3330 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Bridgewalking etableres som et samarbejde mellem Middelfart Kommune og Fredericia Kommune med det formål 1) at drive og udvikle attraktionen Bridgewalking på en sikker og professionel måde og 2) at et fremtidist overskud fra Bridgewalking anvendes til naturaktiviteter og til at fremme turisme i Lillebæltområdet. De nærmere vilkår for samarbejdet er beskrevet i vedlagte samarbejdsaftale. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller, at samarbejdsaftalen vedrørende Bridgewalking godkendes. Bilag: Åben - Samarbejdsaftale Bridgewalking 2015.pdf Beslutning i Økonomiudvalget den : Anbefales. Side 29

30 Byrådet, Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet. Side 30

31 Byrådet, Byrådets vision for Fredericia 2020 Sagsnr.:15/3694 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Fredericia Byråd har igennem det seneste år, i samarbejde med borgere, foreninger og erhvervsliv, arbejdet på at lave en ny vision for Fredericia Kommune. På workshops og borgermøder har borgerne haft mulighed for at komme med deres ideer til den nye vision, og Byrådet har løbende arbejdet videre med de ideer. Det arbejde er blevet til en vision for udviklingen af Fredericia Kommune frem mod år Visionen optegner de store linjer for udviklingen af Fredericia, og frem til 2020 vil byrådet sammen med kommunens medarbejdere og interessenter udmønte visionen i konkrete strategier og politikker. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Borgmesteren indstiller til Byrådet: 1. At Byrådets vision for Fredericia Kommune 2020 vedtages Bilag: Åben - VisionFredericia2020 Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet, dog således at overskriften En grøn kulturkommune ændres til En grøn kultur og idrætskommune. Side 31

32 Byrådet, Ansøgning om tilskud - DanmarkC TV Sagsnr.:15/3643 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommune har modtaget en ansøgning fra DanmarkC TV angående tilskud til en DNMG boks. Der ansøges om kr. fra Brandingpuljen, hvilket svarer til anskaffelsesværdien for boksen. I brandingpuljen er der afsat midler til en mediepulje. Den fremsendte ansøgning er vedlagt som bilag på sagen. Økonomiske konsekvenser: Tekst TB 2015 TB 2016 TB 2017 TB 2018 TB 2019 Anlægsbevilling (beløb i mio. kr.) Frigivelse Øget branding (XA ), Økonomiudvalget 0,230 0,230 I alt (- = kasseindlæg/ + = kasseudlæg) 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 Vurdering: Se sagsbeskrivelsen. Indstillinger: Økonomi og Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller: 1. at byrådet tager stilling til om ansøgningen fra DanmarkC TV skal imødekommes. 2. at byrådet bemyndiger administrationen til at udfærdige aftale med DanmarkC TV, hvis ansøgningen imødekommes. 3. at budgettet tilrettes med de under Økonomiske konsekvenser anførte ændringer, hvis ansøgningen imødekommes. Bilag: Åben - Ansøgning.pdf Beslutning i Økonomiudvalget den : Økonomiudvalget anbefaler at ansøgningen imødekommes, samt pkt. 2 og 3. Side 32

33 Byrådet, Beslutning i Byrådet den : Byrådet vedtog at imødekomme ansøgningen samt at tiltræde pkt. 2 og 3. Side 33

34 Byrådet, Ansøgning om, at butikkerne kan holde åbent Grundlovsdag Sagsnr.:15/3673 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Fredag den 5. juni 2015 (Grundlovsdag) får Fredericia besøg af krydstogtskibet Celebrity Silhouette. Dagen er en festdag for Fredericia med en række arrangementer i byen. De gæster og besætningsmedlemmer skulle derfor gerne have mulighed for at oplever Fredericia fra sin bedste side. Imidlertid er Grundlovsdag en lukkedag for byens detailbutikker, med undtagelse af visse dagligvarebutikker. For at sikre muligheden for, at byens gæster kan få en så optimal oplevelse af Fredericia som by, både i forhold til turisme og handelsliv, foreslås det, at Erhvervsstyrelsen ansøges om, at byens detailbutikker kan få lov til at holde åbent Grundlovsdag. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Byråds- og ledelsessekretariatet skal bemærke, at der i øjeblikket er en restriktiv praksis fra Erhvervsstyrelsens side i forhold til at give dispensationer fra Lukkeloven. En foreståede og formentlig kommende lovændring har imidlertid til hensigt, at gøre det mere lempeligt, at få en dispensation fra Lukkeloven ved særlig lejligheder. Det betyder, at det ikke vil være helt udelukket, at der kan opnås en dispensation fra Lukkelovens regler. På den baggrund er der udarbejdet et brevudkast til Erhvervsstyrelsen, hvori Fredericia Kommune anmoder om dispensation til at byens detailbutikker kan holde åbent Grundlovsdag. Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller til byrådet, at der fremsendes ansøgning til Erhvervsstyrelsen om dispensation til at byens detailhandelsbutikker kan holde åbent Grundlovsdag Bilag: Brevudkast. Side 34

35 Byrådet, Åben - Vedr.: Ansøgning om dispensation til, at detailbutikkerne i Fredericia Kommune kan holde åbent Grundlovsdag Beslutning i Byrådet den : Godkendt som indstillet Side 35

36 Byrådet, Lukket - Salg af ejendom Sagsnr.:15/2479 Sagen afgøres i: Byrådet Side 36

37 Byrådet, Lukket - Salg af ejendom Sagsnr.:15/2480 Sagen afgøres i: Byrådet Side 37

38 Byrådet, Lukket - Salg af ejendom Sagsnr.:15/2481 Sagen afgøres i: Byrådet Side 38

39 Byrådet, Lukket - Salg af ejendom Sagsnr.:15/2483 Sagen afgøres i: Byrådet Side 39

40 Byrådet, Lukket - Salg af ejendom Sagsnr.:15/2716 Sagen afgøres i: Byrådet Side 40

41 Byrådet, Lukket - Salg af ejendom Sagsnr.:15/2717 Sagen afgøres i: Byrådet Side 41

42 Byrådet, Underskriftsside Jacob Bjerregaard Susanne Eilersen Ole Steen Hansen Henning Due Lorentzen Lars Ejby Pedersen Steen Wrist Ørts Turan Savas Lasse Strüwing Hansen Christian Bro Bente Gertz Bente Ankersen Jane Findahl Jean Brahe Kurt Halling Jan Schrøder Kenny Bruun Olsen Pernelle Jensen Christian Jørgensen Nicolaj Wyke Cecilie Roed Schultz Frances O'Donovan-Sadat

43 Bilag: Endelig spar-lån pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17164/15

44 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt Spar/Lån S/L 0 0 Skattefinansieret område Driftsudgifter By- og Teknikudvalget By og teknik Serviceudgifter Byfornyelse og boligforbedring BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Driftssikring af boligbyggeri mv. BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Rottebekæmpelse BÅT Spar/lån , Trafik & Renovation Vejdrift - vintervedligeholdelse BÅT Spar/lån , Trafik & Renovation Vejdrift - vedligeholdelse BÅT Spar/lån , Trafik & Renovation Spar/lån , Vej & Park-drift Vejdrift - parker og legepladser BÅT Spar/lån , Helhedsplaner for lokalsamfund Entreprenørgården BÅT Spar/lån , Vej & Park-drift Kollektiv trafik BÅT Spar/lån , Trafik & Renovation Ejendomsafdeling - drift BÅT Spar/lån , Facility Management Parkeringsvagter BÅT Spar/lån , Trafik & Renovation Rengøring BÅT Spar/lån , Facility Management af 12

45 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Kørselskontoret BÅT Endelig spar-/lån Beredskab og kørselskontor Udviklingspulje BÅT Spar/lån , Udviklingspulje Iværksætteri BÅT Endelig spar/lån fra 2014 til 2015, Erhverv fælles Ældreboliger Faste ejendomme BÅT Spar/lån , Facility Management Miljø- og Energiudvalget Miljø og energi Serviceudgifter Grønne aktiviteter BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Miljøbeskyttelse BÅT Vandløb Endelig spar/lån 2014/2015 Beredskabskommissionen Beredskab Endelig spar/lån 2014/2015 BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Naturpleje BÅT Serviceudgifter Redningsberedskab BÅT Endelig spar-/lån Beredskab og kørselskontor Beredskabskommission BÅT Endelig spar-/lån - Beredskabskommision Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

46 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Børne- og Uddannelsesudvalget Børn, unge og uddannelse Serviceudgifter Skolefritidsordningen - personale BÅT Clearing af overskud på PAU konto fra HR Fælles aktiviteter, skoler BÅT BÅT Endelig Spar/Lån 2014_2015 Kultur- og Idrætsudvalget Kultur og idræt Endelige Spar/Lån 2014<>2015, Skoler - drift Daginstitutioner, takstberegning BÅT Clearing af overskud på PAU konto fra HR Spar/lån dagtilbud drift Adm.udgifter vedr Familie & Børnesundhed Serviceudgifter Folkeoplysning, fælles BÅT Folkeoplysningsområdet, spar/lån u. finans Haller og udendørs idrætsanlæg BÅT Folkeoplysningsområdet, spar/lån u. finans Folkeoplysningsudvalget BÅT Folkeoplysningsområdet, spar/lån u. finans Fredericia Idrætscenter BÅT FIC og Madsby spar/lån Merudgifter i 2015 vedr. rammereduktion Lokaletilskud BÅT Folkeoplysningsområdet, spar/lån u. finans Lokaletilskud spar/lån , finans adm.doh,knat m Feriesjov BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

47 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Idræt 7000 BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Eliteidræt BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Madsby Legepark BÅT FIC og Madsby spar/lån Kultursekretariatet BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Lokaletilskud spar/lån , finans adm.doh,knat m Depotgården BÅT Dpotgården, Pakhus og Kongensgade spar/lån Det Bruunske Pakhus BÅT Dpotgården, Pakhus og Kongensgade spar/lån Kulturelle aktiviteter BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Lokaletilskud spar/lån , finans adm.doh,knat m Den Kreative Skole BÅT Den Kreative Skole Spar/lån Kongensgade BÅT Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt Dpotgården, Pakhus og Kongensgade spar/lån juli BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Biblioteksvirksomhed BÅT Bibliotekerne spar/lån inkl projekter Folkeoplysende voksenundervisning BÅT Folkeoplysningsområdet, spar/lån u. finans af 12

48 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Museerne i Fredericia BÅT Museerne spar/lån Årets Idrætsfest BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Projekt Bogstart BÅT Bibliotekerne spar/lån inkl projekter Bibliotekerne på Farten BÅT Bibliotekerne spar/lån inkl projekter Ungdommenshus BÅT Endelig Spar/Lån 2014_2015 Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt Ungdommens Hus og Gasværksgrunden spar/lån Gasværksgrunden BÅT Ungdommens Hus og Gasværksgrunden spar/lån Fredericia Turistbureau BÅT Aktiviteter, projekter, disponeret - til 2015 Turistbureau spar/lån inkl. løn HM Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Beskæftigelse Serviceudgifter Administration af jobcentret BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse Særlig uddannelsesindsats til unge BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse Løntillæg til forsikrede ledige BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse Aktivering af forsikrede ledige BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse af 12

49 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Projekter BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse EGU-elever i praktik Fredericia Kommune BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse Boliger til flygtninge BÅT Endelig Spar/Lån 14-15, Beskæftigelse Sundhed Serviceudgifter Genoptræning BÅT Endelig Spar/lån 2014/2015 del 1 Forebyggelse BÅT Endelig Spar/lån 2014/2015 del 1 Endelig spar/lån 2014/2015 Del 2 Vederlagsfri fysioterapi BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Del 2 Finansiering af sundhedsudgifter BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Del 2 Aktivitetsbestemt medfinansiering Aktivitetsbestemt medfinansiering BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Del 2 Social- og Omsorgsudvalget Voksenservice Serviceudgifter Projekter - fælles BÅT 1. BO - Forventet spar/lån BO Forventet spar/lån 2014 tilbageført Clearing af overskud på PAU konto fra HR Endeligt spar/lån 2014<>2015 Voksenservice Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

50 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Pleje Serviceudgifter Pleje BÅT SparLån Visitation BÅT Plejen SparLån BÅT Økonomiudvalget Clearing af overskud på PAU konto fra HR Merudgifter i 2015 vedr. rammereduktion Spar 2014 Plejen SparLån Borgerservice og administration Serviceudgifter Administrativ organisation BÅT Endelig spar/lån , Økonomi Endelig Spar/Lån 14-15, Arbejdsmarkedsafd. Endelig spar/lån , Borgerservice Endelig spar/lån , Borgerservice&Administratio Endelig spar/lån , By & Erhverv Endelig spar/lån , HR Fredericia Endelig spar/lån , Kantinen Endelig spar/lån , Vej & Park adm. Endelig spar/lån 2014/2015 Endelige Spar/Lån 2014<>2015, Skoler konto 6 Kultur, idræt og turisme spar/lån Merudgifter i 2015 vedr. rammereduktion Spar/Lån Spar/lån dagtilbud konto 6 Spar/lån Voksenservice 2014<> konto 6 Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

51 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Tværkommunalt BÅT Clearing af overskud på PAU konto fra HR Endelig spar/lån , Andet Endelig Spar/Lån 14-15, Arbejdsmarkedsafd. Endelig spar/lån Direktionen fælles Endelig spar/lån , Borgerservice fælles Endelig spar/lån , Borgerservice&Administratio Endelig spar/lån , By & Erhverv fælles Endelig spar/lån , Byråds-&ledelsesekr. fælles Endelig spar/lån , HR fælles Endelig spar/lån , IT afdelingen fælles Endelig spar/lån , KOMA fælles Endelig spar/lån , KOMA, rådhus fælles Endelig spar/lån , Økonomi fælles Merudgifter i 2015 vedr. rammereduktion Spar/Lån Politisk organisation BÅT Endelig Spar Lån , Kommunalbestyrelsen Forsikringer BÅT Endelig spar/lån , Arbejdsskadeforsikring HR Spar/lån , Facility Management Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

52 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Anlægsudgifter By- og Teknikudvalget By og teknik Kvalitetsfond anlæg By og teknik, kvalitetsfondsanlæg BÅT Spar/lån , Facility Management, anlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt By og teknik, øvrige skatteanlæg BÅT Endelig spar-/lån, Beredskab anlæg Endelig spar/lån 2014/2015 Endelig spar/lån 2014/2015 del 1 Endelig spar/lån 2014/2015 del 2 Skattefinansieret anlæg i øvrigt Miljø og energi, øvrige skatteanlæg BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Beredskabskommissionen Beredskab Spar/lån , Facility Management, anlæg Spar/lån , Helhedsplaner for lokalsamfund Spar/lån , Trafik & Renovation, anlæg Spar/lån , Vej & Park-drift, anlæg Miljø- og Energiudvalget Miljø og energi Skattefinansieret anlæg i øvrigt Redningsberedskab, øvrige skatteanlæg BÅT Endelig spar-/lån, Beredskab anlæg Børne- og Uddannelsesudvalget Børn, unge og uddannelse Kvalitetsfond anlæg Børn, unge, udd., kvalitetsfondsanlæg BÅT Endelig Spar/Lån 2014<>2015 Indvend. vedl. hold KIR Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Indretning af lærerarb.pla Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Indvendig vedl.hold ERR Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Indvendig vedl.hold RYT Regnskabsår Godkendelsesstatus A Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Indvendig vedligehold. FJO Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

53 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Endelige Spar/lån 2014<>2015 Indvend. vedligeh. 10'ende Spar/lån dagtilbud anlæg Kultur- og Idrætsudvalget Kultur og idræt Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Indvendig vedligehold. ULL Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Multihal KIR Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Ny skolestruktur Endelige Spar/Lån 2014<>2015 Solcelleanlæg Kvalitetsfond anlæg Kultur og idræt, kvalitetsfondsanlæg BÅT Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Sundhed Kultur og Idræt - endelig spar lån anlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Kultur og idræt, øvrige skatteanlæg BÅT Kultur og Idræt - endelig spar lån anlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Sundhed, øvrige skatteanlæg BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Social- og Omsorgsudvalget Voksenservice Kvalitetsfond anlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Pleje Voksenservice, kvalitetsfondsanlæg BÅT Endelig spar-/lån Thygesminde II Voksenservice, øvrige skatteanlæg BÅT Endelig spar-/lån Thygesminde II Endeligt spar/lån , voksenservice anlæg Kvalitetsfond anlæg Pleje, kvalitetsfondsanlæg BÅT Spar 2014 Plejen Spar midler SparLån Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

54 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Økonomiudvalget Borgerservice og administration Kvalitetsfond anlæg Borgerservice og adm kvalitetsfondsanlæg BÅT Jordforsyning Anlæg Spar/lån , Facility Management, anlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Borgerservice og adm, øvrige skatteanlæg BÅT Spar/lån , Facility Management, anlæg Spar/lån , Forsikring, anlæg By- og Teknikudvalget By og teknik Endelig spar/lån , By & Erhverv anlæg Endelig spar/lån , Investeringspuljen Endelig spar/lån , anlæg IT-afd. Jordforsyning anlæg By og teknik, jordfors. anlæg BÅT Økonomiudvalget Spar/lån , Trafik & Renovation, anlæg Borgerservice og administration Jordforsyning anlæg Borgerservice og adm, jordfors. anlæg BÅT Brugerfinansieret område Drift Endelig Spar/lån , Danmark C Endelig spar/lån , Jordforsyning Endelig spar/lån , anlæg Fredericia C Miljø- og Energiudvalget Miljø og energi Brugerfinansieret område Affaldsbehandling BÅT Endelig spar/lån 2014/2015 Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

55 Fredericia Kommune Endelig Spar/Lån 2014<> marts 2015 Økonomiudvalget Anlæg Danmark C Anlæg Borgerservice og administration Brugerfinansieret område Dong Energy A/S, tjenestemandspensioner BÅT Miljø og energi, brugerfinansieret anlæg BÅT Økonomiudvalget Endelig spar/lån , HR fælles Dong tj. Miljø- og Energiudvalget Miljø og energi Brugerfinansieret område Endelig spar/lån 2014/2015 Borgerservice og administration Finansiering Finansiering Danmark C anlæg Borgerservice og adm, Danmark C anlæg BÅT Endelig Spar/lån , Danmark C Endelig spar/lån , Jordforsyning By- og Teknikudvalget Finansielle poster Finansielle poster Indskud i Landsbyggefonden BÅT Økonomiudvalget BÅT Kassen Endelig spar/lån 2014/2015 Finansielle poster Finansielle poster Afdrag på optagne lån Endelig spar/lån ekstra afdrag I. P. Schmidt BÅT Modpost - endelig spar-lån Regnskabsår Godkendelsesstatus A Korr. budget 1000 kr. Ikke godkendt Korr. budget 1000 kr. A Ikke godkendt af 12

56 Bilag: Ansøgning om anlægsbevilling - spar-lån pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17163/15

57 Fredericia Kommune Ansøgning om anlægsbevilling / tillægsbevilling til anlægsbevilling - v/ regnskabsaflæggelse 2014 / Spar-Lån 2014<> marts 2015 Udvalg Projektdefinition Navn Ansøgning om Bemærkning Anlægsbevilling Tillægsbevilling til Ansøgning om frigivelse hele kr. anlægsbevilling Børne- og Uddannelsesudvalget XA Indvendig vedlhold. Ullerup Bæk Skolen XA Indvendig vedlhold. Kirstinebjergskolen XA Indvendig vedlhold. Erritsø Fællesskole XA Indvendig vedlhold. Fjordbakkeskolen XA Indvendig vedlhold. 10'ende 7 7 XA Indvendig vedlhold. Ryttergrøftvejens Skole -236 Social- og Omsorgsudvalget XA Teknologipuljen Der overføres midler fra drift 2014 til teknologi anlæg 2015 XA Digitale skærme Der overføres midler fra drift 2014 til indkøb af digitale skærme 2015 XA Indkøb af bus Dagcenter Indkøb af bus Dagcenter drift 2014 overføres til anlæg 2014 Ansøgning i alt af 1

58 Bilag: Fredericia Kommune - Regnskab 2014.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17433/15

59 Regnskab 2014 (Foto: Ole Olsen) Regnskab Sådan gik det

60

61 Indholdsfortegnelse Borgmesterens forord 1 Bemærkninger til regnskabet 3 Anvendt regnskabspraksis 9 Økonomisk oversigt 13 Resultatopgørelse 14 Balance 15 Noter 16 Regnskabsoversigt 21 Tværgående artsoversigt 33 Personaleoversigt 35

62

63 Borgmesterens forord 2014 et ekstraordinært år Ansvarets år Når jeg tænker tilbage på 2014, vil jeg betegne det som et helt ekstraordinært år. Først og fremmest var det året med mig selv i spidsen som ny borgmester for et helt nyt byråd. Allerede under konstituteringsforhandlingerne kunne jeg mærke, at her var der en chance for at skabe et solidt fundament for Fredericia. Byrådets medlemmer ønskede balance i økonomien men samtidig også mulighed for at investere i vores kommune for at skabe den nødvendige udvikling. Det synes jeg allerede er lykkedes i vores første år. Sidste år stod vi igen over for en større sparerunde. Det har kommunen prøvet før. Netop de mange år med nedskæringer gjorde processen mere vanskelig. På trods af det lavede vi et ansvarligt forlig med hele byrådet. Tak til alle for jeres vilje til at finde en fælles løsning. Kommunens ledere og medarbejdere har løftet en kæmpe opgave for at få det til at lykkes. Det fortjener de også stor ros for. For at gøre sparerunden så skånsom som mulig har 2014 været præget af stor økonomisk tilbageholdenhed og et fleksibelt ansættelsesstop. Det har betydet et ekstrordinært godt regnskabsresultat og en robust kassebeholdning var også et år med en spirende optimisme og tegn på, at det igen begynder at gå den rigtige vej i Fredericia. Vi har fået gang i jordsalget igen, og vi kan endnu en gang bryste os af at være uofficiel dansk mester i jordsalg. Salget medfører nye arbejdspladser i vores kommune og forhåbentligt også nye borgere. Det lykkedes os også at gennemføre et par markante investeringer i byens udvikling; dels kanalbyggeriet i FredericiaC og dels købet af Bülows Kaserne. Begge investeringer rummer store potentialer for kommunens udvikling. Investeringer i byens fremtid Næppe er 2014 overstået førend vi går i gang med budgetlægning for Det gode regnskabsresultat og den robuste kassebeholdning giver os et rigtigt godt udgangspunkt for budgetlægningen. Vi kan nu i fællesskab tænke langsigtet i kommunens udvikling. Jeg ser frem til opgaven og bestræber mig på, at det igen er et samlet byråd, der tager ansvar i et kommende forlig. Byrådets vision Den langsigtede planlægning af kommunens udvikling bliver i høj grad muliggjort af byrådets nye vision. Vi har været igennem en lang proces, hvor borgere, virksomheder, interesseorganisationer m.m. har været inviteteret til at dele deres visioner for Fredericia. Det har været berigende at være med til. Jeg vil gerne rette en stor tak til alle, der har bidraget. Fredericia får en vision, der bidrager til vækst, tiltrækker nye borgere og skaber det økonomiske grundlag, som er forudsætningen for at fastholde og udvikle vores velfærd. Jeg ser derfor frem til en spændende tid, hvor vi i fællesskab skal realisere mulighederne for Fredericia. Jacob Bjerregaard Borgmester 1

64 2

65 Bemærkninger 2014 Generel vurdering af regnskabsresultatet - et ekstraordinært godt regnskabsresultat Regnskabsåret 2014 sluttede med et overskud på det samlede resultat på i alt 212 mio. kr. Der er tale om et ekstraordinært godt resultat, som er bedre end det forventede overskud i det korrigerede budget. Det samlede resultat matcher således rigeligt kravene om balance i økonomien jf. Byrådets nye økonomiske politik. I det oprindeligt vedtagne budget var det samlede resultat budgetteret til et underskud på 10 mio. kr. Der er i løbet af 2014 inkl. spar/lån givet tillægsbevillinger således, at der i det korrigerede budget er et forventet overskud på 86 mio. kr. Årets budgetjusteringer kan hovedsageligt henføres til en reduktion på overførselsindkomster på 26 mio. kr. (primært midtvejsregulering), øgede anlægsudgifter bl.a. køb af kasserne, salgsindtægter i Danmark C ligesom budgettet og årets resultat er påvirket i gunstig retning i forbindelse med omlægning af byggekredit til endeligt lån på 55 mio. kr. i forbindelse med afslutning af byggeri af bofællesskab på Thygesminde Alle. Hovedforklaringerne til det ekstraordinære gode regnskabsresultat set i forhold til det korrigerede budget kan primært henføres til hovedoverskrifterne - mindre forbrug på serviceudgifter - mindre forbrug på overførselsudgifter - mindre forbrug på skattefinansieret anlæg Der har i 2014 fra starten af året været arbejdet med besparelser i forbindelse med budgetlægningen for Dette har haft en afsmittende effekt på 2014 og betydet en generel økonomisk tilbageholdendenhed og opbremsning på alle udgiftsområder, som sammen med ansættelsesstop har haft stor betydning for det ekstraordinært gode resultat. Herudover skal bemærkes, at resultatet ligeledes er en konsekvens af en fortsat meget stram styring af udgiftsområderne. Regnskabsresultatet betyder, at der har været plads til at finansiere et passende anlægsprogram og afdrage på kommunens langfristede gæld. Snævre økonomiske rammer og et behov for investeringer i udviklingen af kommunen betyder, at der fremadrettet fortsat er behov for en sikker styring af aktiviteterne og økonomien, således at målene i den nye økonomiske politik om balance og råderum til investeringer i økonomien samt en robust kassebeholdning til stadighed opfyldes. Resultatet betyder, at kommunens gennemsnitlige kassebeholdning i 2014 har været på 238 mio. kr., og dermed holder et niveau, som ligger over målet på 150 mio. kr. i den nye økonomiske politik. I forbindelse med regnskabsafslutningen betyder det ekstraordinære gode resultat et samlet kasseindlæg på 126 mio. kr. Herudover er der totalt i 2014 opsparet 203 mio. kr., som via spare-/låneordningen overføres til Opsparingen påvirker årets regnskabsresultat i positiv retning, men kan ikke ses som en generel varig forbedring af økonomien i Fredericia Kommune, da der er tale om overførsler/forskydninger mellem årene. Resultatet på de aktivitetsområder, der fordrer skærpet fokus, både som følge af merforbrug, men også som følge af væsentlige mindreforbrug, er nærmere beskrevet i følgende afsnit. 3

66 Bemærkninger 2014 Det skattefinansierede område Skattefinansieret drift Den samlede nettoudgiftsfordeling på serviceudgifter og øvrig drift fremgår af figur ,6 Aktivitetsområder, ordinær drift ,5 4,2 702,2 13,0 817,8 91,3 267,5 405,0 290,4 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 1) By og teknik 2) Sundhed 3) Miljø og energi 4) Beskæftigelse 5) Beredskab 6) Børn, unge og uddannelse 7) Kultur og idræt 8) Voksenservice 9) Pleje 10) Borgerservice & administration Figur 1 beløb i mio. kr. Årets resultat set i forhold til det korrigerede budget efter korrektion for spar/lån betyder, at der samlet set er et større kasseindlæg på driften. På serviceudgifter udviser årets resultat et mindreforbrug på 76,4 mio. kr. og på øvrige driftsudgifter et mindreforbrug på 26,1 mio. kr. Efterfølgende er områder der kan fremhæves i relation til mer-/mindreforbrug på driften beskrevet. Serviceudgifter Voksenservice Årets resultat udviser et samlet mindreforbrug på voksenservice på 5,7 mio. kr., som indgår i kommunens kasse. Afvigelserne i årets forbrug kan primært henføres til mindre forbrug på interne centre, eksterne forsorgshjem og centre, afvigelser i forhold til prognoser/ventelister, vunden tvist samt modtagelse af eksterne projektmidler. Voksenservice er et område, hvor der fortsat er behov for en stram styring af den løbende udgiftsudvikling, og der arbejdes konstant med at analysere, optimere og tilpasse den daglige drift for herved at kunne reducere / tilpasse udgiftsniveauet. By og teknik Årets regnskabsresultat udviser et merforbrug på netto 2,2 mio. kr., som primært kan henføres til dels ekstraordinær opsparing vedrørende By og erhverv, administration, dels et budgetmæssigt underskud på ejendomsafdelingens drift i Der vil på det Tekniske område fortsat være behov for en stram styring af økonomien i de kommende år for at sikre, at oparbejdede gæld på området fortsat løbende nedbringes. 4

67 Bemærkninger 2014 Børn, unge og uddannelse Aktivitetsområdets regnskabsresultat udviser et overskud på 23,9 mio. kr., som kan henføres til Familie og Børnesundhed. På Familie og Børnesundhed har der i henhold til tidligere politisk beslutning været en bevidst opsparing til fremtidig finansiering af en række igangsatte projekter og tiltag, hvor ekstern finansiering udløber i 2015/16. Denne opsparing indgår i kommunens kasse. Pleje Plejens regnskabsresultat udviser et overskud på 17,0 mio. kr., som indgår i kommunens kasse. En del af kasseindlægget vedrører opsparede midler reserveret til projekt tidlig sporing i plejen, midler afsat til eventuel finansiering af uafklaret mellemkommunal juridisk sag samt driftsmæssige udsving i øvrigt. Årets resultat er et resultat af en stram økonomisk styring, generel tilbageholdenhed og konsekvens af ansættelsesstop. Borgerservice og administration På aktivitetsområdet er der samlet et overskud på 32,2 mio., som indgår i kommunens kasse. Resultatet kan henføres til generel tilbageholdenhed på drifts- og administrationskonti. Mindreforbruget kommer hovedsageligt fra diverse puljer f.eks. kan nævnes fælles puljer, forsikring og tjenestemandspensioner m.m. Øvrige driftsudgifter (overførselsudgifter) Beskæftigelse Aktivitetsområdets regnskabsresultat udviser et overskud på 26,7 mio. kr., som primært kan henføres til lavere udgifter til flexjobordningen, arbejdsløshedsdagpenge, beskæftigelsesfremmende tilbud samt seniorjobordning. Dette forhold kan betyde en midtvejsregulering af budgettet i Udviklingen i spar/lån på den skattefinansierede drift over en 5-årig periode fremgår af følgende tabel: med fortegn ( - ) = spar ingen fortegn = lån 2010 <> <> <> <> <> 2015 beløb i mio. kr. driftsudgifter, ordinær drift -8,0-35,0-68,9-80,0-92,4 By og teknik 29,1 10,0 14,9 13,0 1,0 Sundhed -9,8-2,5-3,8-3,6-3,4 Miljø og energi 0,9-1,3-1,6-2,5-1,3 Beskæftigelse -4,3-1,8-0,7-0,4-0,4 Beredskab -0,2-0,4 1,0 0,8 1,1 Børn, unge og uddannelse -4,3-7,8-34,2-37,4-24,1 Kultur og idræt -3,0-2,2-8,9-9,4-9,5 Voksenservice 14,8 14,5 18,5 23,3-12,9 Pleje 1,3-26,9-23,7-17,7-13,5 Borgerservice og administration -30,1-15,1-27,6-43,8-29,5 Erhverv, Innovation, Strategi -2,4-1,4-2,7-2,3-5

68 Bemærkninger 2014 Skattefinansieret anlæg På det skattefinansierede anlægsområde kan forbrug / budgetter opgøres således: Skattefinansieret anlæg Figur 2 beløb i mio. kr. Udgifter til skattefinansieret anlæg er netto på 101,1 mio. kr. i Der blev fra 2013 overført 67 mio. kr. i ikke forbrugte bevillinger til Mindreforbruget på anlæg i forhold til korrigeret budget kan bl.a. henføres til projekter vedr. etablering af solceller mv. grundet ændringer i lovgrundlaget ikke længere er rentable at gennemføre. Af større enkeltprojekter på anlægssiden i 2014 kan nævnes ny skolestruktur, renovering af fortove, asfaltprojekter, energirenovering, solcelleanlæg, bygningsvedligeholdelse, institution Jupitervej samt køb af Bülows Kasserne. Forbruget på disse 8 projekter udgør alene i regnskabsåret 2014 ca. 85 mio. kr., og udgør således ca. 84% af det samlede forbrug på skattefinansieret anlæg. På hele anlægsområdet er der fri overførselsadgang af ikke forbrugte bevillinger, der er fra 2014 overført 50 mio. kr. til Heraf vedrører de netto 33 mio. kr. følgende større projekter: ny skolestruktur, multihal ved Kirstinebjergskolen, bygningsvedligeholdelsespulje, sikring af brobygværker, klimatilpasningsprojekter, boligmasterplan inkl. salg af Købmagergades skole og dele af I. P. Schmidt. Det resterende beløb kan henføres til tidsmæssige forskydninger i gennemførelsen eller forsinket igangsætning af en række af de øvrige anlægsprojekter. Jordforsyning og Danmark C Der har i 2014 været omkostninger og salgsindtægter på Jordforsyningsområdet primært vedrørende udstykningerne på Martine Christoffersens Vej og syd for Adelvej, magelæg med Fredericia C, salg af restareal til boligformål på Bredstrupvej samt salg af areal i erhvervsudstykning nord. Totalt er nettoresultat for området Jordforsyning en indtægt på -14,9 mio. kr. For så vidt angår Danmark C projektet er der i 2014 solgt et areal i Prinsessens Kvarter til Fredericia Havn og et mindre areal i Videnparken. Herudover er der afholdt udgifter til sportsmarkedsføring. Nettoindtægten i Danmark C udgør -30,7 mio. kr. i

69 Bemærkninger 2014 Brugerfinansierede områder Resultat for affaldsområdet fremgår af følgende tabel: Mio. kr. Regnskab Vedtaget budget Korrigeret budget Drift -16,1-13,7-12,7 Anlæg 1,0 13,4 3,5 Resultat -15,1-0,3-9,2 Brugerfinansierede områder er styret efter hvile i sig selv princippet. Mellemværendet for affald samlet set udviser ultimo 2014 et tilgodehavende i forsyningens favør på 42,2 mio. kr. I forbindelse med budgetlægningen for er taksterne reduceret og set over hele den 4-årige budgetoverslagsperiode er der et forbrug af opsparingen og mellemværendet vil ultimo 2018 alt andet lige være på 21,2 mio.kr. Forholdet vurderes løbende i forbindelse med budgetlægning og takstfastsættelse, med henblik på at justere takster og udvikling, således at området lever op til hvile i sig selv princippet. Likvide aktiver (kassebeholdningen) Den gennemsnitlige kassebeholdning er i 2014 beregnet til 238 mio. kr. og er dermed på et niveau, der overstiger målet i kommunens gældende økonomiske politik. En gennemsnitlig kassebeholdning i denne størrelsesorden giver mulighed for at opfange udsving i drifts- og anlægsaktiviteter. Det er væsentligt, at der i kommende budgetlægninger fortsat fokuseres på balance i økonomien, så kassebeholdningen fortsat kan holde sig på den rigtige side af målsætningen i den økonomiske politik. 250 Gennemsnitlig kassebeholdning Figur 3 beløb i mio. kr Årets resultat og store opsparing har en positiv effekt på den gennemsnitlige kassebeholdning. Der udarbejdes i forbindelse med budgetlægningen et nyt bud på udviklingen i den gennemsnitlige likviditet fremadrettet. 7

70 Bemærkninger 2014 Langfristet gæld Udviklingen i kommunens langfristede gæld fremgår af følgende graf: Langfristet gæld opdelt efter gældstyper Skattegæld Ældreboliger Figur 4 beløb i mio. kr. Den langfristede gæld kan ultimo 2014 opgøres til knap 1,2 mia. kr. Med så stor en gæld er det særdeles vigtigt nøje at følge renteudviklingen på de finansielle markeder, da selv mindre udsving kan få betydning for kommunens årlige rentebetalinger. Det skal bemærkes, at jf. nugældende finansiel strategi skal minimum 50% af kommunens langfristede gæld være afdækket med fast rente. En gæld i den aktuelle størrelsesorden betyder en væsentlig afdragsbyrde p.t. i størrelsesordenen mio. kr. Fremtidsudsigterne Det gode regnskabsresultat og et budget i balance giver Fredericia Kommune et godt udgangspunkt for de kommende år. Kommunen er på vej til at vedtage en ny vision, som kræver en sund økonomi, hvis den skal realiseres på økonomisk forsvarlig vis. Byrådet vil derfor fremadrettet have fokus på, hvordan der kan investeres i udvikling uden at det går ud over balancen i økonomien. Der er altid mange usikkerheder i en økonomi så stor som Fredericia Kommunes, hvor der ofte er påvirkninger ude fra. Kommuneaftale, reformer, finanslovsaftaler m.m. samt den lokale udvikling i kommunen kan hurtigt ændre på de økonomiske udsigter. Derfor handler det også om at have et solidt økonomisk udgangspunkt og handlekraft til at gribe ind, når det sker. Derfor er der også al mulig grund til fortsat at give økonomistyringen høj prioritet. Udviklingen af den økonomiske styring vil fortsætte i den kommende tid. Byrådet vedtog i forbindelse med sidste års budgetlægning, at der skal udarbejdes en ny effektiviseringsstrategi. Strategien er nødvendig, hvis kommunen skal fastholde serviceniveauet i en tid med stigende efterspørgsel fra borgerne og stramme økonomiske rammer. Helhedsorienteret ledelsesinformation bliver nødvendig for at holde fokus på den økonomiske udvikling og hele tiden være skarp i prognosen på, hvordan økonomien udvikler sig. 8

71 Anvendt regnskabspraksis Regnskabet er aflagt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder de regler som er fastlagt i Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Ændringer i anvendt regnskabspraksis i forhold til tidligere år Ændring af tidsplan for aflæggelse af regnskabet betyder, at aflæggelsen af regnskabet skal ske, så årsregnskabet kan afgives af kommunalbestyrelsen til revisionen inden 1. maj efter regnskabsåret. Revisionen skal afgive beretning om revision af årsregnskabet til kommunalbestyrelsen inden 15. juni efter regnskabsåret. Generelt om indregning og måling Balancen er udarbejdet med udgangspunkt i det historiske kostprisprincip. Aktiver indregnes i balancen, når det er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil tilflyde kommunen, og aktivets værdi kan måles pålideligt. Forpligtelser indregnes i balancen, når det er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil fragå kommunen, og forpligtelsens værdi kan måles pålideligt. Selvejende og private institutioner indregnes, hvis kommunen har indgået en driftsoverenskomst med pågældende institution, der medfører, at kommunalbestyrelsen har en betydelig indflydelse på institutionens drift. Leasing Leasingkontrakter, hvor kommunen har alle væsentlige risici og fordele forbundet med ejendomsretten (finansiel leasing), indregnes i balancen til det laveste af dagsværdien af aktivet og nutidsværdien af leasingydelserne, beregnet ved anvendelse af leasingaftalens interne rentefod eller en tilnærmet værdi heraf som diskonteringsfaktor. Finansielt leasede aktiver af- og nedskrives efter samme praksis som fastlagt for kommunens øvrige anlægsaktiver. Den kapitaliserede restleasingforpligtelse indregnes i balancen som en gældsforpligtelse, og den årlige ændring i leasingforpligtelsen registreres samlet som en ændring direkte på statusbalancen. Alle øvrige leasingkontrakter betragtes som operationel leasing. Ydelser i forbindelse med operationel leasing indregnes lineært i resultatopgørelsen over leasingperioden. Materielle anlægsaktiver Grunde og bygninger, tekniske anlæg og maskiner samt andre anlæg, driftsmateriel og inventar måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. Ikke-operative aktiver som f.eks. arealer til rekreative formål samt infrastrukturelle aktiver (f.eks. veje), værdiansættes ikke. Kostpris omfatter anskaffelsesprisen og omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klart til at blive taget i brug. Ejendomme anskaffet før 1. januar 1999 måles dog til den offentlige ejendomsvurdering pr. 1. januar 2004 med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger fra og med Afskrivningsgrundlaget, der opgøres som kostpris reduceret med eventuel restværdi, fordeles lineært over aktivernes forventede levetid, der maksimalt udgør: 9

72 Anvendt regnskabspraksis Type År Bygninger til administrative formål 50 Bygninger til forskellige serviceydelser 30 Øvrige bygninger (pavilloner, parkeringskældre mv.) 15 Øvrige tekniske anlæg 30 Maskiner 15 Specialudstyr 10 Transportmidler 8 It-udstyr 3 Inventar 5 Driftsmateriel 10 Afskrivningerne på bygninger anskaffet før 1. januar 1999 opgøres på grundlag af forventede restlevetider pr. 1. januar 2004, der er baseret på bygningernes vedligeholdelsesmæssige standard. På aktiver, hvor man på forhånd kender ejerperioden, fratrækkes scrapværdien (den forventede salgsværdi med fradrag af eventuelle salgsomkostninger m.v.) i afskrivningsgrundlaget og afskrivning foretages over brugstiden svarende til ejerperioden. Grunde afskrives ikke. Aktiver med en kostpris på under kr. eller en forventet brugstid på mindre end et år omkostningsføres i anskaffelsesåret. Forbedringer opstået som følge af efterfølgende udgifter ved renovering m.v., der forøger et eksisterende aktivs værdi, tillægges hovedaktivets regnskabsmæssige værdi. Forbedringer afskrives over hovedaktivets restlevetid. Hvis forbedringen forlænger hovedaktivets levetid eller er at sidestille med et nyt aktiv fastsættes levetiden for forbedringen dog med udgangspunkt i ovennævnte levetidsperioder. Efterfølgende udgifter, der alene vedligeholder et eksisterende aktivs værdi indregnes i resultatopgørelsen som vedligeholdelses- og reparationsudgifter. Finansielle anlægsaktiver Børsnoterede aktier indregnes til kursværdi 31. december. Ikke-noterede aktier og andre kapitalandele (andelsbeviser, indskudsbeviser o.l.) indregnes efter den indre værdis metode. Metoden indebærer, at der i balancen skal indregnes en andel af selskabets indre værdi svarende til kommunens ejerandel. Indre værdis metode finder ligeledes anvendelse på ejerandele i fælleskommunale selskaber. Langfristede tilgodehavender og udlån indregnes i balancen til nominel værdi. Jævnfør gældende regler gennemføres en årlig vurdering af forventede tab på det enkelte langfristede tilgodehavende og eventuelle vurderede forventede tab større end kr. indregnes i balancen. Der er i dette regnskabsår ikke indregnet forventet tab ud fra en gennemgang og vurdering af området. Mellemværende på brugerfinansieret område indregnes under denne post. Det brugerfinansierede område er kendetegnet ved hvile-i-sig-selv princippet, og det akkumulerede over-/underskud opgøres

73 Anvendt regnskabspraksis Omsætningsaktiver Varebeholdninger Varebeholdninger omfatter råvarer og hjælpematerialer, produkter under forarbejdning og færdigvarer af enhver art til videresalg samt beredskabslagre og omkostningsvarer, der ikke er møntet på videresalg. Varebeholdninger, der overstiger 1 mio.kr. samt varebeholdninger, hvor der er væsentlige årlige varelagerforskydninger og varelageret overstiger kr., indregnes i balancen. Der er p.t. ingen varebeholdninger i Fredericia Kommune der ifølge nævnte regler skal indarbejdes. Fysiske anlæg til salg Udstykningsarealer og andre grunde og bygninger, der ejes med henblik på videresalg, indregnes som omsætningsaktiver. Grunde og bygninger til videresalg måles til kostprisen tillagt eventuelle udgifter til byggemodning og andre forarbejdningsomkostninger. Tilgodehavender Tilgodehavender indregnes i balancen til nominel værdi. Forudbetalte beløb, der er betalt eller hvor faktura er modtaget efter starten af forsupplementsperioden (starten af december måned i regnskabsåret) men som vedrører året efter regnskabsåret, indregnes i balancen. Værdipapirer Omfatter pantebreve, der indregnes i balancen til nominel værdi. Likvide beholdninger Omfatter kontantbeholdninger, bankindskud og obligationer, der indregnes i balancen til nominel værdi. Hensatte forpligtelser Tjenestemandspensioner Pensionsforpligtelser, der ikke er forsikringsmæssigt afdækket, indregnes i balancen på grundlag af en aktuarmæssig opgørelse baseret på forudsætninger om en pensionsalder på 62 år og en grundlagsrente på 3 %. Der er i regnskabsåret foretaget en ny aktuarmæssig opgørelse ultimo regnskabsåret. Der er sket en regulering af værdien af den samlede tjenestemandspensionsforpligtelse direkte på balancen, jævnfør nye regler for området fra og med regnskabsåret Andre forpligtelser Fra og med regnskabsåret 2008 er det ifølge Indenrigsministeriets regler obligatorisk at indregne andre forpligtelser i balancen i kommunens årsregnskab. Der skal være tale om, at kommunen på balancedagen har en retlig eller faktisk forpligtelse som resultat af en tidligere begivenhed det er sandsynligt, at afviklingen heraf vil medføre et træk på kommunens økonomiske ressourcer, og der kan foretages en pålidelig beløbsmæssig måling af forpligtelsen Som eksempel på mulige forpligtelser kan nævnes forpligtelser afledt af en retssag, erstatningskrav, miljøforurening osv. Der er i regnskabsåret indregnet forpligtelser i forhold til verserende sager, der kunne medføre en udgift for kommunen. 11

74 Anvendt regnskabspraksis Langfristede gældsforpligtelser Langfristede gældsforpligtelser måles til nominel værdi / restgæld. Nettogæld vedr. fonds, legater, deposita mv. I balancen indregnes aktiver og passiver tilhørende fonds, legater og deposita samt beløb til opkrævning eller udbetaling for andre kommuner, regioner eller staten. Den samlede nettoværdi er udtryk for mellemværende med fonde og legater m.v. samt beløb opkrævet for kommuner, regioner eller staten, som ikke er afregnet pr. 31. december. Kortfristede gældsforpligtelser Kortfristede gældsforpligtelser måles til nominel værdi / restgæld. Skyldige beløb, der er betalt eller hvor faktura er modtaget inden udløbet af supplementsperioden men som vedrører regnskabsåret, indregnes i balancen. Supplementsperiode Fredericia Kommunes supplementsperiode er den kortest mulige, idet der kun tillades bogføring på "gammelt" regnskabsår til og med den 15. januar, dog forlænges fristen, hvis den 15. falder på en lørdag eller søndag. Omposteringer mellem konti uden kassemæssige konsekvenser kan dog ske i en længere periode, men som hovedregel ikke senere end ultimo januar. Der vil dog kunne forekomme rettelser helt hen til afslutning af årets regnskab i februar måned. Bevillingsområder, serviceudgifter og overførselsudgifter Bevillingsområderne er opdelt i henholdsvis serviceudgifter og overførselsudgifter. Serviceudgifter er bevillingsområder der omfatter styrbare udgifter. Som hovedregel kan der ikke ydes tillægsbevillinger til disse områder. Der vil til gengæld være fri adgang til overførsel mellem årene indenfor disse områder for så vidt angår mer-/mindreforbrug i forhold til bevilling. Samtlige anlægsudgifter er defineret som styrbare udgifter. Overførselsudgifter er til gengæld bevillingsområder indeholdende mindre styrbare udgifter. Der kan ydes tillægsbevillinger til disse områder, da udgifter på områderne typisk styres via lovgivning eller andre udefra kommende regler. Der er ikke automatisk adgang til overførsel mellem regnskabsårene. Tillægsbevillinger overførsel til næste år Der er vedtaget regler for overførsel af uforbrugte bevillinger. Mer-/mindreforbrug (spar/lån) på serviceudgiftsområder, der overføres til næste budgetår registreres i både gammelt og nyt budgetår som tillægsbevillinger. Regnskabsresultat på kommunens serviceudgiftsområder vil således som hovedregel være lig med eller tæt på det samlede korrigerede budget. 12

75 Økonomisk oversigt Regnskab 2014 Resultatopgørelse R2013 B2014 R2014 B2015 B2016 B2017 B2018 Skatter og generelle tilskud , , , , , , ,2 Serviceudgifter 2.022, , , , , , ,3 Øvrige driftsudgifter 949,1 968,8 916,7 933,4 952,4 972,3 988,0 Renter 32,2 22,8 18,2 20,8 20,3 19,3 17,2 Resultat af ordinær drift -117,7-112,4-248,9-163,0-133,3-141,3-175,7 Anlæg 79,3 59,6 101,1 94,2 50,9 63,0 59,7 Resultat af skattefinansieret område -38,3-52,8-147,8-68,8-82,5-78,3-116,0 Jordforsyning/Danmark C -9,5 0,6-45,6-10,1 1,5 1,6 1,6 Brugerfinansieret område (drift og anlæg) -14,0 0,9-14,1 9,5 6,4 8,1 1,8 Resultat før finansielle poster -61,8-51,3-207,5-69,5-74,6-68,6-112,6 Låneoptagelse -84,8-48,7-110,7-8,8-2,3-2,3-2,3 Afdrag på lån 73,7 109,6 105,8 76,5 73,5 70,1 69,9 Resultat i alt -72,9 9,6-212,5-1,7-3,4-0,8-44,9 (+) = udgift/underskud (-) = indtægt/overskud; beløb i millioner kroner, netto (løbende priser) Kassebeholdning R2013 B2014 R2014 B2015 B2016 B2017 B2018 Likvide aktiver primo 3,7-28,8-28,8 106,7 103,2 110,9 116,1 Drift, anlæg og finansielle poster 72,9-9,6 212,5 1,7 3,4 0,8 44,9 Øvrige finansforskydninger -105,4 24,3-76,9-5,3 4,3 4,3 10,2 Likvide aktiver ultimo -28,8-14,1 106,7 103,2 110,9 116,1 171,2 Likvide aktiver deponeret 30,9 15,3 30,2 15,1 0,0 0,0 0,0 Likvide aktiver gennemsnit 163,0 117,0 238,0 173,0 170,0 175,0 193,0 (+) = aktiver (-) = passiver; beløb i millioner kroner, netto (løbende priser) Langfristet gæld og mellemværende R2013 B2014 R2014 B2015 B2016 B2017 B2018 Langfristet gæld , , , , ,9-975,1-907,5 - Heraf skattegæld -899,7-841,1-852,4-795,8-735,3-677,1-619,3 - Heraf lån til kommunale ældreboliger -286,3-284,0-329,5-318,3-307,7-298,1-288,3 Mellemværende brugerfinansieret område -27,1-27,4-42,2-33,9-28,8-21,8-21,2 (+) = aktiver (-) = passiver; beløb i millioner kroner, netto (løbende priser) 13

76 Resultatopgørelse Det udgiftsbaserede regnskab Mio. kr. Budget Korrigeret Regnskab Note 2014 budget Skatter og generelle tilskud , , ,5 Serviceudgifter 2.076, , ,7 Øvrige driftsudgifter 968,8 942,8 916,7 1 Renter 22,8 19,5 18,2 Resultat af ordinær drift -112,4-141,6-248,9 Anlæg 59,6 113,7 101,1 Resultat af skattefinansieret område -52,8-27,9-147,8 Jordforsyning/Danmark C 0,6-44,8-45,6 2 Brugerfinansieret område (drift og anlæg) 0,9-8,2-14,1 Resultat før finansielle poster -51,3-81,0-207,5 Låneoptagelse -48,7-110,9-110,7 Afdrag på lån 109,6 105,9 105,8 Resultat i alt 9,6-86,0-212,5 (+) = underskud (-) = overskud 14

77 Balance Mio. kr. Note Aktiver Materielle anlægsaktiver 1.950, ,1 Grunde 285,7 280,0 Bygninger 1.528, ,3 Tekniske anlæg, maskiner, transportmidler m.m. 39,2 46,3 Inventar - herunder computere og andet IT-udstyr 14,5 12,0 Materielle anlægsaktiver under udførelse 83,2 95,4 Finansielle anlægsaktiver 3.279, ,4 3 Aktier, andelsbeviser m.m , ,4 4 Tilgodehavender og udlån 127,6 128,0 Deponering 30,9 30,2 Udlæg brugerfinansierede områder -61,9-72,1 Materielle omsætningsaktiver 222,1 183,7 Grunde til videresalg 222,1 183,7 Finansielle omsætningsaktiver 49,7 165,8 Kortfristede tilgodehavender 72,5 53,0 Pantebreve 6,1 6,1 5 Likvide aktiver -28,8 106,7 Aktiver i alt 5.501, ,1 Passiver 7 Egenkapital 3.799, ,0 Skattefinansieret område 2.068, ,1 Brugerfinansieret område 66,9 39,9 Selvejende institutioner 37,3 35,9 Opskrivninger 0,0 2,9 Balancekonto 1.626, ,2 Hensatte forpligtelser 239,6 252,6 Tjenestemandspensionsforpligtelser 239,2 252,6 Hensættelser 0,3 0,0 Fremmedkapital 1.462, ,4 6 Langfristet gæld 1.186, ,8 Nettogæld fonds, legater, deposita m.m. 13,3 13,4 Kortfristet gæld 263,4 187,2 Passiver i alt 5.501, ,1 15

78 Noter Note 1 Renter Renteudgifter og -indtægter kan specificeres således: Regnskab Vedtaget Korrigeret Mio. kr. budget budget Renter likvide aktiver -0,7-0,5-0,5 Renter mellemværende brugerfinansieret område 1,7 0,1 1,7 Renter langfristet gæld 23,6 29,2 24,3 Øvrige renter -6,4-6,0-6,0 I alt 18,2 22,8 19,5 (-) = indtægter; (+) = udgifter Note 2 Brugerfinansieret område Der er kun ét kommunalt brugerfinansieret område tilbage i Fredericia Kommune, Affaldsområdet. Området er kendetegnet ved "hvile i sig selv" princippet. Det er områdets brugere, der via brugerbetalinger finansierer udgifterne. "Hvile i sig selv" princippet styres ved hjælp af udlægskonti for de enkelte aktivitetsområder/takster under affald, som indgår i kommunens statusbalance. Af udlægskontiene fremgår, om kommunen samlet set har penge til gode ved affaldsområdets brugere eller skylder penge. Følgende tabel viser den faktiske og forventede udvikling i saldoen på udlægskontoen for renovationsområdet: Mio. kr Renovation -12,1-27,1-42,2-33,9-28,8-21,8-21,2 (-) = forsyningens favør; (+) = kommunens favør Mellemværendet forrentes med en rentesats, som er fastsat til diskontoen + 3 %. Note 3 Aktier, andelsbeviser m.m. Fredericia Kommune har ejerandele i følgende selskaber: mio. kr. Selskabets egenkapital Kommunens ejerandel i % Bogført indre værdi ultimo 2014 Fredericia Spildevand A/S 2.580,0 100, ,0 Associated Danish Ports A/S 580,4 89,00 516,6 Fredericia C Arealudvikling P/S 414,6 25,00 103,6 Fredericia C Komplementar A/S 0,5 50,00 0,3 Billund Lufthavn A/S 387,0 6,90 26,7 Klinik for Tandregulering I/S 1,5 56,70 0,9 Elbo Køkkenet I/S (Indskud) - - 1,7 Motas I/S 7,4 6,46 0,5 Diverse mindre ejerandele 0,1 Total 3.230,4 16

79 Noter Note 4 Tilgodehavender og udlån Posten omfatter kommunens langfristede tilgodehavender. Jævnfør gældende regnskabsregler er indskud i Landsbyggefonden indregnet med 0 i værdi. Ligeledes jævnfør gældende regnskabsregler skal der senest ved regnskabsafslutningen ske en nedskrivning af de samlede tilgodehavender i forhold til forventede fremtidige tab. En gennemgang af områdets enkeltposter vurderes ikke at danne rimelig basis for en nedskrivning i regnskab Nedskrivningen er derfor sat til 0 kr. ud fra en væsentlighedsvurdering af nedskrivningens mulige størrelse. Note 5 Likvide aktiver Kommunens likvide aktiver er sammensat som følger: Mio. kr. Primo 2014 Ultimo 2014 Kontante beholdninger 0,1 0,6 Indestående bank Obligationer -38,5 9,6 99,7 6,5 I alt -28,8 106,8 (+) = aktiv; (-) = passiv Kassebeholdningen ultimo regnskabsåret er et øjebliksbillede. Kommunen anvender den gennemsnitlige kassebeholdning i forhold til likviditetsstyringen. Den gennemsnitlige kassebeholdning udgør 238 mio. kr. i Note 6 Langfristet gæld Kommuner har jf. lånebekendtgørelsen kun i begrænset omfang adgang til at optage lån til finansiering af anlæg mv. I den følgende tabel er kommunens låneadgang for 2014 lånerammen opgjort: Mio. kr. Låneramme 2014 Modregning for meget hjemtaget 2013 Dispensationer 2014: - Kvalitetsfondsprojekter - Projekter med effektiviseringspotentiale - Lån til kommuner med dårlig likviditet 8,4-18,8 21,7 0 19,0 Låneramme i alt 30,3 Der er á conto hjemtaget 42,4 mio.kr. i regnskabsår Differencen på 12,1 mio. kr. skal som udgangspunkt tilbagebetales som ekstraordinært afdrag i Økonomi og Indenrigsministeriet er søgt om tilladelse til at overføre lånedispensation på 6,5 mio. kr. vedrørende projekter med effektiviseringspotentiale (boligmasterplan) til Herudover er der i 2014 hjemtaget lån på 13,8 mio. kr. vedrørende klimaprojekt ved Ullerup bæk - renter og afdrag for disse lån viderefaktureres til Fredericia Spildevand A/S. 17

80 Noter Fredericia skelner mellem 2 typer af lån: Skattegæld er den del af låneporteføljen, der skal finansieres via overskud på det skattefinansierede område Lån til ældreboliger, hvor afdragene hovedsageligt finansieres af beboerne Udviklingen i de 2 typer af lån fremgår af tabellen: Mio. kr Skattegæld -822,5-866,2-882,8-899,7-852,4 Lån til ældreboliger mv. -279,5-271,5-297,0-286,3-329,5 I alt langfristet gæld , , , , ,8 I 2014 er der i forbindelse med afslutningen af byggeri af bofællesskab på Thygesminde omlagt byggekredit til et endeligt lån under ældreboliger mv. på 54,8 mio. kr. Ifølge kommunens finansielle strategi skal minimum 50% af den langfristede gæld være fastforrentet gæld (defineret som gæld, hvor renten er fastlagt i minimum en 5-årig periode). Fordelingen af variabel og fast forrentet gæld udgjorde ved udgangen af regnskabsåret: Fast forrentet gæld 50,9% Variabelt forrentet gæld 49,1% Lån til finansiering af ældreboliger indgår ikke i ovennævnte fordeling, da der gælder særlige centralt fastsatte regler for optagelse af disse lån. Som udgangspunkt optages lån som variabelt forrentet lån og bliver herefter omlagt via såkaldte swap aftaler. Ultimo 2014 har Fredericia Kommune indgået følgende swap-aftaler: Modpart Oprindelig Restgæld Markedsværdi Udløbsår SWAP Rente ultimo (type) hovedstol ultimo mio. kr. mio. kr. mio. kr. Nordea -28,8-24,4-27, rente 4,5500 Nordea -76,0-28,0-32, rente 4,1950 Nordea -11,7-11,7-15, rente 4,2200 Nordea -118,6-106,6-110, rente 1,9100 Nordea -247,0-239,5-300, rente 4,6190 Nordea* -17,1-17,1-17, rente 1,4625 Nordea* -15,8-15,8-16, rente 1,3105 Nordea* -98,1-98,1-107, rente 2,3920 Nordea* -31,3-31,3-34, rente 2,2540 De med * markerede lån er renteaftaler indgået med start i Aftalerne er indgået dels for at udnytte det aktuelle lave renteniveau, dels for fremadrettet at sikre målsætningen, om at minimum 50% af gælden skal være fast forrentet, kan overholdes. Fredericia Kommune har i 2014 indfriet to lån vedrørende Videnparken på henholdsvis 21,5 og 11,7 mio. kr. I forbindelse hermed er renteswap på 11,7 mio. kr. fra det indfriede lån overført til et andet lån. 18

81 Noter Herudover er renteswap med restgæld på 247,0 mio. kr. med opsigelsesmulighed for banken omlagt til renteswap uden opsigelsesmulighed for banken, dette har betydet en stigning i den faste rente på 0,1% årligt og er finansieret indenfor eksisterende budgetramme. Note 7 Egenkapital Kommunens egenkapital opgøres ekskl. indskud i landsbyggefonden og består af 2 elementer, 1. Egenkapital for kommunens anlægs- og omsætningsaktiver, den materielle egenkapital 2. Egenkapital for kommunens finansielle beholdninger og tilgodehavender fratrukket kommunens gæld, den finansielle egenkapital Egenkapitalen vil således være et udtryk for den samlede værdi af, hvad kommunen ejer i alt og ultimo 2014 udgør egenkapitalen -4,000 mia. kr.. hvilket er en forøgelse i forhold til ultimo 2013 på -0,157 mia. kr. Årets resultat med et overskud på -212,5 mio. kr. påvirker i høj grad egenkapitalen i gunstig retning. Årets bevægelser i øvrigt i egenkapitalen kan henføres til registrering af nye aktiver, afskrivninger og værdireguleringer af f.eks. ejendomsværdier, udstykninger og kursreguleringer mv. Note 8 Opgaver udført for andre myndigheder Der er i regnskabsåret 2014 ikke udført arbejder for andre myndigheder jf. lov nr. 378 af 14. juni 1995 med senere ændringer. Note 9 Omkostningskalkulationer vedrørende personlig pleje og praktisk bistand I henhold til lov om frit valg af leverandører af personlig og praktisk hjælp skal der dels, før start på regnskabsåret, ske en kalkulation af regnskabsårets forventede priser, dels, når det faktiske regnskab foreligger, ske en efter kalkulation af, hvorvidt de beregnede, forventede priser var i overensstemmelse med de faktiske udgifter/omkostninger. Nedenfor fremgår disse priser. Priser frit valg i år 2014: Den faktiske pris pr. leveret time vedr. praktisk hjælp er blevet lavere i 2014 end forventet. Den faktiske pris pr. leveret time vedr. personlig pleje, hverdag og øvrig tid er blevet lavere i 2014 end forventet, da der er leveret flere timer i Vurderingen er, at priserne er beregnet så nøjagtigt, som det nu har været muligt ud fra de budgetforudsætninger, der har været. Pris pr. leveret time Regnskab i 2014 Forventet i 2014 Praktisk hjælp 326,04 327,00 Personlig pleje, hverdage 393,02 405,00 Personlig pleje, øvrig tid 495,60 498,00 På baggrund af regnskabstaksterne bliver der ingen efterbetaling til de private leverandører. 19

82 Noter Note 10 Garanti- og eventualrettighedsfortegnelse Hovedstol KR. Kommunegaranteret del ultimo 2014 KR. Garanti for lån til boligbyggeri Andre garantier: Garanti for erhvervslejemål Bøgeskovhallen Erritsø-Hallen Fredericia Fjernvarme A.m.b.A Fredericia Spildevand A/S, KommuneKredit TVIS, KommuneKredit TAS, Kommunekredit TAS, Kommunekredit TAS, Kommunekredit TAS, Kommunekredit TAS, Kommunekredit Udbetaling Danmark *) Udbetaling Danmark *) Udbetaling Danmark *) Udbetaling Danmark *) GARANTIFORPLIGTIGELSER I ALT *) Kommuner hæfter solidarisk for lån til Udbetaling Danmark i forhold til indbyggertal. Eventualrettigheder: Ingen 20

83 Regnskabsoversigt Organiseringen af regnskabet i Fredericia I Fredericia er regnskabet inddelt i seks hovedområder 1. Skattefinansieret område Opdelt i indtægter i form af skatter og tilskud, driftsudgifter, renter og anlæg 2. Jordforsyning Kommunens køb og salg af jord og bygninger samt udgifter til byggemodning 3. Brugerfinansieret område Opdelt i driftsudgifter og anlægsudgifter 4. Regnskab for Danmark C 5. Øvrig finansiering Opdelt i lån, afdrag på lån samt finansforskydninger Regnskabet er der udover organiseret under fagudvalgene herunder 10 aktivitetsområder, som igen er opdelt i en række politik-, og delområder. På siderne herefter kan du i denne rækkefølge se en omfattende specifikation af regnskabet. Beløbene i regnskabsoversigten er i løbende priser. Desuden er alle beløb i kroner og netto. Positive beløb angiver en nettoudgift negative beløb angiver en nettoindtægt Korrigeret budget er inkl. spar/lån 21

84 Regnskabsoversigt Skattefinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Indtægter Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Finansielle poster Finansielle poster Tilskud og udligning Skatter Driftsudgifter By- og Teknikudvalget Aktivitetsområdet By og teknik Serviceudgifter Byfornyelse og boligforbedring Driftssikring af boligbyggeri mv Rottebekæmpelse Vejdrift - Fælles formål Vejdrift - vintervedligeholdelse Vejdrift - vedligeholdelse Vejdrift - parker og legepladser Entreprenørgården Kollektiv trafik Ejendomsafdeling - drift EA - Køb/salg grøn vedligeholdelse EA - Danmark C - grøn vedligeholdelse Parkeringsvagter Rengøring Praktisk bistand Kørselskontoret Transportoptimering Udviklingspulje Iværksætteri Videnpark Trekantområdet Ældreboliger Faste ejendomme Miljø- og Energiudvalget Aktivitetsområdet Miljø og energi Serviceudgifter Grønne aktiviteter Miljøbeskyttelse Vandløb Strandområder Naturpleje Kommunale skove Beredskabskommissionen Aktivitetsområdet Beredskab Serviceudgifter Redningsberedskab Beredskabskommission

85 Regnskabsoversigt Skattefinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Børne- og Uddannelsesudvalget Aktivitetsområdet Børn, unge og uddannelse Serviceudgifter Folkeskolerne - personale Folkeskolerne - grunde og bygninger Folkeskolerne - rammen Skolefritidsordningen - personale Skolefritidsordningen - grunde/bygninger Skolefritidsordningen - rammen Skolefritidsordningen - forældrebetaling Skolefritidsordningen - mellemoff. betal Fælles aktiviteter, skoler Andre skoleformer Ungdomsskolevirksomhed Ungdommens Uddannelsesvejledning Institutionsafdeling Dagpleje, takstberegning Dagpleje, udenfor takstberegning Daginstitutioner, takstberegning Daginstitutioner, frokostordning Daginstitutioner, udenfor takstberegning Klubtilbud Kommunal sundhedstjeneste Tandpleje Pædagogisk psykologisk rådgivning Familieafdelingen Døgnpleje Forebyggende foranstaltninger Døgninstitutioner Sikrede døgninstitutioner Institutioner personer særlige soc vansk Adm.udgifter vedr Familie & Børnesundhed Overførselsudgifter Sociale formål Centrale refusionsordning Refusion døgnpleje Refusion døgninstitutioner Kultur- og Idrætsudvalget Aktivitetsområdet Kultur og idræt Serviceudgifter Folkeoplysning, fælles Fredericia-ordningen Haller og udendørs idrætsanlæg Folkeoplysningsudvalget Fredericia Idrætscenter Lokaletilskud Feriesjov Idræt Eliteidræt Madsby Legepark Kultursekretariatet Depotgården Det Bruunske Pakhus Kulturelle aktiviteter Lydmuren

86 Regnskabsoversigt Skattefinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Den Kreative Skole Kongensgade Biografer juli Biblioteksvirksomhed Folkeoplysende voksenundervisning Museerne i Fredericia Lokalradio Fredericia Debatforum Årets Idrætsfest Projekt Bogstart Bibliotekerne på Farten Ungdommenshus Gasværksgrunden Eventsekretariatet Fredericia Turistbureau Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Aktivitetsområdet Beskæftigelse Serviceudgifter Administration af jobcentret Særlig uddannelsesindsats til unge Løntillæg til forsikrede ledige Aktivering af forsikrede ledige Projekter EGU-elever i praktik Fredericia Kommune Servicejob Boliger til flygtninge Revalidering Overførselsudgifter Ledighedsydelse Integration for udlændinge Aktiv besk.indsats ikke-forsikrede ledig Seniorjob forsikrede ledige over 55 år EGU Revalidering Løntilskud til flexjob Aktiv besk.indsats alle målgrupper opkv Sygedagpenge Kontanthjælp og enkeltydelser Førtidspension Ressourceforløb Forsikrede ledige Aktiv besk.indsats forsikrede ledige Dagpenge Aktivitetsområdet Sundhed Serviceudgifter Genoptræning Hjælpemidler Forebyggelse Vederlagsfri fysioterapi Finansiering af sundhedsudgifter Aktivitetsbestemt medfinansiering Aktivitetsbestemt medfinansiering

87 Regnskabsoversigt Skattefinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Social- og Omsorgsudvalget Aktivitetsområdet Voksenservice Serviceudgifter Krisecentre og forsorgshjem Specialpædagogisk bistand til voksne Eksterne, døgntilbud Eksterne, dagtilbud Projekter - fælles Voksen Handicap Socialområdet Overførselsudgifter Merudgifter Boligstøtte Centrale refusionsordning Statsrefusion Særligt dyre enkeltsager Aktivitetsområdet Pleje Serviceudgifter Pleje Visitation Plejen Projekter Overførselsudgifter Personlige tillæg Centrale refusionsordning Frit valg, refusion Plejeboliger, refusion Ældreboliger Ældreboliger Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Borgerservice og administration Serviceudgifter Administrativ organisation Tværkommunalt Politisk organisation Forsikringer Overførselsudgifter Forsikringer Renter Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Finansielle poster Finansielle poster Renter af likvide aktiver m.v Rente mellemværende forsyningsvirksomhed Renter af langfristet gæld Renteudgifter og -indtægter i øv

88 Regnskabsoversigt Skattefinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Anlægsudgifter By- og Teknikudvalget Aktivitetsområdet By og teknik Kvalitetsfond anlæg By og teknik, kvalitetsfondsanlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt By og teknik, øvrige skatteanlæg Miljø- og Energiudvalget Aktivitetsområdet Miljø og energi Skattefinansieret anlæg i øvrigt Miljø og energi, øvrige skatteanlæg Beredskabskommissionen Aktivitetsområdet Beredskab Skattefinansieret anlæg i øvrigt Redningsberedskab, øvrige skatteanlæg Børne- og Uddannelsesudvalget Aktivitetsområdet Børn, unge og uddannelse Kvalitetsfond anlæg Børn, unge, udd., kvalitetsfondsanlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Børn,unge, udd., øvrige skatteanlæg Kultur- og Idrætsudvalget Aktivitetsområdet Kultur og idræt Kvalitetsfond anlæg Kultur og idræt, kvalitetsfondsanlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Kultur og idræt, øvrige skatteanlæg Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Aktivitetsområdet Sundhed Skattefinansieret anlæg i øvrigt Sundhed, øvrige skatteanlæg Social- og Omsorgsudvalget Aktivitetsområdet Voksenservice Kvalitetsfond anlæg Voksenservice, kvalitetsfondsanlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Voksenservice, øvrige skatteanlæg Aktivitetsområdet Pleje Kvalitetsfond anlæg Pleje, kvalitetsfondsanlæg

89 Regnskabsoversigt Skattefinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Borgerservice og administration Kvalitetsfond anlæg Borgerservice og adm kvalitetsfondsanlæg Skattefinansieret anlæg i øvrigt Borgerservice og adm, øvrige skatteanlæg

90 Regnskabsoversigt Jordforsyning Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Anlæg By- og Teknikudvalget Aktivitetsområdet By og teknik Jordforsyning anlæg By og teknik, jordfors. anlæg Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Borgerservice og administration Jordforsyning anlæg Borgerservice og adm, jordfors. anlæg

91 Regnskabsoversigt Brugerfinansieret område Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Drift Miljø- og Energiudvalget Aktivitetsområdet Miljø og energi Brugerfinansieret område Affaldsbehandling Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget Aktivitetsområdet Beskæftigelse Brugerfinansieret område EGU-elever i praktik Fredericia Kommune Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Borgerservice og administration Brugerfinansieret område Dong Energy A/S, tjenestemandspensioner Anlæg Miljø- og Energiudvalget Aktivitetsområdet Miljø og energi Brugerfinansieret område Miljø og energi, brugerfinansieret anlæg

92 Regnskabsoversigt Danmark C Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Anlæg Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Borgerservice og administration Danmark C anlæg Borgerservice og adm, Danmark C anlæg

93 Regnskabsoversigt Finansiering Regnskab Vedtaget Korrigeret Spar/lån budget budget /2015 Finansiering By- og Teknikudvalget Aktivitetsområdet Finansielle poster Finansielle poster Indskud i Landsbyggefonden Økonomiudvalget Aktivitetsområdet Finansielle poster Finansielle poster Låneoptagelse Afdrag på optagne lån Balanceforskydninger Kassen

94 32

95 Tværgående artsoversigt Hele kr. Regnskab 2014 Udgift Indtægt 1 Lønninger Varekøb Fødevarer Brændsel og drivmidler Køb af jord og bygninger (inkl. moms) Køb af jord og bygninger (ekskl. moms) Anskaffelser Øvrige varekøb Tjenesteydelser mv Tjenesteydelser uden moms Entreprenør- og håndværkerydelser Betalinger til staten Betalinger til kommuner Betalinger til regioner Øvrige tjenesteydelser mv Tilskud og overførsler Tjenestemandspensioner mv Overførsler til personer Øvrige tilskud og overførsler Finansudgifter Indtægter Egne huslejeindtægter Salg af produkter og ydelser Betalinger fra staten Betalinger fra kommuner Betalinger fra regioner Øvrige indtægter Finansindtægter Interne udgifter og indtægter 0 0 Balance f 33

96 34

97 Personaleoversigt Antal heltidsansatte Personaleforbrug 2014 By- og Teknikudvalget 149,22 By og teknik 149,22 Miljø- og Energiudvalget 63,41 Miljø og energi 63,41 Beredskabskommissionen 66,72 Beredskab 66,72 Børne- og Uddannelsesudvalget 1.501,82 Børn, unge og uddannelse 1.501,82 Kultur- og Idrætsudvalget 136,97 Kultur og idræt 136,97 Beskæftigelses- og Sundhedsudvalget 225,55 Beskæftigelse 142,15 Sundhed 83,40 Social- og Omsorgsudvalget 1.227,01 Voksenservice 337,90 Pleje 889,11 Økonomiudvalget 440,31 Borgerservice og administration 440,31 I alt 3.811,01 * Personaleoversigten er korrigeret for udbetalinger på art 1 (løn), til eksempelvis politikere og enkelte andre, der ikke er ansat ved kommunen 49 35

98 Bilag: Anlægsregnskaber over 2 mio kr - regnskab 2014.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17627/15

99 Fredericia Kommune Afsluttede anlægsregnskaber over 2 mio.kr. (brutto) - Regnskab marts 2015 Udvalg/ projekt Ultimosaldo 2014 Korrigeret anlægsbevilling Afvigelse + = merforbrug Bemærkninger Børne- og Uddannelsesudvalget Udskiftning af udstyr i skoleklinikker Skolerenovering Skolernes netværk/accesspoints Økonomiudvalget Tandplejen har opdateret udstyr på skoleklinikkerne, senest på Skjoldborgvejens Skole. Arbejdet er afsluttet i Der var et lille mindreforbrug som lægges i kassen. Beløbet på 3,200 mio. kr. er anvendt på renovering af skoler. Restbeløbet på 0,782 mio. kr. er omprioriteret til indretning af lærerarbejdspladser (Acadresag 14/4894) Projektets formål har været at afhjælpe flaskehalsproblemer, da skolerne har oplevet en kraftig stigning i udnyttelsen af deres trådløse netværk. Der har været et forbrug svarende til anlægsbevillingen Aftale om magelæg med FredericiaC Aftale om magelæg (lukket sag nr. 14/3927) på -5,3 mio.kr Salg af Produktionsskolen Vendersgade 35, køb/salg mv Salg af Produktionsskolen er gennemført til den budgetterede salgspris. Købet af Vendersgade 35 er gennemført i Prisen blev 4,478 mio.kr., 4,262 mio.kr. over budgettet. Inklusiv salgssummen har hver af de tre parkeringspladser bag bygningen kostet kommunen 0,900 mio.kr.

100 Bilag: Bilag 6.1 Administration af fysiske aktiver Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17843/15

101 BILAG 6.1 adminstration af FYSISKE AKTIVER

102 6.1 Administration af Fysiske aktiver Hvem står for registrering af aktiver i økonomisystemet? Opgaven er placeret i Økonomi. Men de enkelte afdelinger/institutioner har ansvaret for, at Økonomi får de nødvendige oplysninger. Hvilke aktiver skal registreres? Alle aktiver med en værdi over kr. skal registreres. Se dog afsnittet om igangværende anlægsarbejder nedenfor. Hvordan sikres at Økonomi får de nødvendige oplysninger? I forbindelse med regnskabsafslutningen, udarbejder Økonomi en anlægsliste over alle aktiver, der er registreret i økonomisystemet på dranst 3 anlæg. Anlægslisten fremsendes til kontaktpersonerne i Økonomi. For alle aktiver på anlægslisten fremgår den korrigerede anlægsbevilling samt årets regnskabsresultat. Kontaktpersonerne skal i samarbejde med den økonomiansvarlige for de oplysninger på anlægslisten for det enkelte anlægsaktiv: Er anlægget afsluttet eller er det stadig igangværende: A = Afsluttet I = Igangværende S = Solgt Anlæggets kategori: B = Bygning I = Inventar og It-udstyr T = Teknisk anlæg G = Grunde GVS = Grunde til videre salg Angivelse af det omkostningssted, hvor afskrivningen af anlægget skal foretages. Ejerforhold: 1 = 2 = Selvejende 3 = Levetiden for aktivet. Hvis aktivet har en forventet scrapværdi, skal denne angives. Når Økonomi har den redigerede anlægsliste, indberettes de nødvendige oplysninger herefter i anlægskartoteket. Hvornår foretages registreringen af nye aktiver i anlægsmodulet? Registreringen sker én gang årligt samtidig med regnskabsafslutningen. Derfor foregår registreringen normalt i februar måned.

103 Bilag: Bilag 5.6 Kreditkort Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17840/15

104 BILAG 5.6 KREDIT- KORT

105 5.6 Kreditkort Formål Kreditkort kan udstedes til medarbejdere, der som en del af deres arbejde regelmæssigt har behov for at foretage større kontante betalinger i Danmark, i udlandet eller på internettet. Generelt Der må udelukkende anskaffes betalingskort, som giver kommunen tilsvarende hæftelsesog ansvarsforhold, som gives private brugere, jf. Lov om visse betalingsmidler. Det vil sige, at korttypen ikke udelukkende må udbydes til erhvervsdrivende. Oprettelse og administration af kreditkort Kommunaldirektøren godkender til hvem og til hvilke formål, der kan udstedes kreditkort. Økonomi er ansvarlig for administrationen af kommunens kreditkort og skal ved udstedelse orienteres om: Kortudsteder. Tjenstlig contra privat anvendelse Kreditkort, anskaffet af kommunen, må udelukkende anvendes tjenstligt. Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at anvende kreditkortet i overensstemmelse med de generelle betingelser og anbefalinger, som fremgår af kontrakten med kortudstederen. Den enkelte medarbejder er ansvarlig for: At gemme den nødvendige dokumentation for anvendelsen. At kontere samleopgørelserne fra kortudstederen. At attestere for forbruget. Bilagene bogføres og arkiveres sammen med øvrige regnskabsbilag for den pågældende afdeling/stab. Kortbruger. Kreditkortets nummer. Det er ikke tilladt at oprette ekstra kort. Ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., eller hvor kortet ikke længere ønskes anvendt, afleveres kreditkortet til Økonomi, der foretager afmelding til kortudsteder.

106 Bilag: Bilag Økonomi vedr. lejrskoler Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17839/15

107 BILAG økonomi vedr. LEJRSKOLERNE

108 5.5.4 økonomi vedr. Lejrskoler Definition Et lejrskoleophold forstås som undervisning over flere skoledage, henlagt til en lokalitet uden for skolen, med det formål at give eleverne lejlighed til på stedet at gøre erfaringer, som ikke kan gøres i skolen med hensyn til emner og fagområder der har tilknytning til den daglige undervisning. Finansiering Kommunen afholder alle udgifter, der er nødvendige for lejrskolens gennemførelse. Det betyder at den enkelte skole, afholder udgifterne til lejrskolen, ud fra deres budgetramme. Men: Jf. folkeskoleloven kan kommunalbestyrelsen beslutte at kræve betaling af for ældrene, til dækning af udgifter til elevernes forplejning. I Fredericia kommune har kommunalbestyrelsen delegeret denne kompetence til forældrebestyrelserne på den enkelte skole (se afsnit nedenfor vedr. forplejning). Forældrene kan gennem fælles opsparing tilvejebringe midler, til dækning af udgifter der ikke dækkes af kommunen. Her tænkes på aktiviteter og yderligere oplevelser der ligger uden for lejrskolens undervisnings mæssige formål (se også afsnit nedenfor vedr. aktiviteter uden for lejrskolens undervisningsmæssige formål). Generelt Det afsatte rammebeløb til lejrskolen plus evt. indkrævet beløb til forplejning, udgør den økonomiske ramme til lejrskolen. Er der et mindreforbrug efter afholdelse af lejrskolen, er det op til skolens ledelse at vurdere anvendelse af overskydende midler (dog undtagen forplejning, jf. nedenfor i afsnit om forplejning). Regninger betales elektronisk såfremt det er muligt. Har skolelæren brug for forskud i forbindelse med lejrskolen, overføres et til formålet afpasset beløb til lærens nemkonto. Forskuddet registres samtidig på en mellemregningskonto. Umiddelbart efter hjemkomsten afregnes forskuddet. Forplejning Hvis forældrebestyrelsen vælger at opkræve beløb hos forældrene til dækning af forplejning, skal betalingen fastsættes under hensyn til et anslået normalt sparet hjemmeforbrug. Et beløb op til 72 kr. pr. dag vurderes som værende rimeligt i Der må ikke opkræves forældrene et højere beløb til forplejning, end det som udgiften reelt udgør. Derfor bør læreren inden opkrævning, foretage et skøn over nødvendige udgifter til forplejning, og beløbet sættes herefter. Forældrene betaler for forplejning ved over-

109 Aktiviteter uden for lejrskolens førsel til skolens bankkonto, med angivelse af barnets navn og klasse. Beløbene registreres på lejrskole- kontoplanen på en art 7.9. Udgifter der vedrører forplejning, registreres på en separat konto med art Efter hjemkomsten udbetales forskellen mellem indtægten og udgiften til forplejning til forældrene. Forældrene kan dog forinden lejrskolen, på et forældremøde beslutte at evt. restmidler skal tilfalde klassekassen. undervisningsmæssige formål Forældrene kan vælge at støtte aktiviteter på lejrskolen, som er kommunen uvedkommende, f.eks. via klassekassen. Disse midler må ikke indgå som en del af kommunens lejrskole regnskab. Såfremt forældrene beslutter sig for at støtte sådanne aktiviteter, skal der ske en drøftelse mellem den enkelte klasse og læreren, om hvordan disse midler administreres.

110

111 Bilag: Bilag Opbevaring og administration af værdier tilhørende andre Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17838/15

112 BILAG opbevaring og administration af VÆRDIER TILHØRENDE

113 opbevaring og administration af Værdier tilhørende andre Generelt Dette bilag beskriver Fredericia Kommunes regler for opbevaring og registrering af værdier (penge, dankort, smykker mv.) tilhørende personer, som er indskrevet på institutioner mv. Antallet af administrationsaftaler i kommunalt regi m.m. skal søges minimeret, idet de pågældende skal motiveres til at anvende pengeinstitutter, hjælp fra familie, eller værger etc. Tilsvarende gælder indsamlingsordninger til lejrskoler etc. Administrationen af sådanne ordninger er principielt kommunen uvedkommende, og ansvaret for indsamling og administration skal derfor henføres til brugerne selv. Sidste afsnit omfatter de situationer, hvor kommunen administrerer overførselsindkomster for borgere, der ikke selv er i stand til at varetage dette. Reglerne skal sikre, at der ikke opstår tvivl om, hvornår kommunale medarbejdere må opbevare værdier tilhørende andre og hvilke forretningsgange, der gælder for opbevaring og registrering. Ved at aftale faste procedurer for området sikrer reglerne også personalet mod uberettiget mistanke om misbrug. Målet med reglerne er: At medarbejderne ikke må være i tvivl om forretningsgangene på området. At administrationen af beboernes midler i hovedreglen foregår ved anvendelse af konti i pengeinstitut, og kun i begrænset omfang ved opbevaring af kontante beløb. At reglerne er en integreret del af institutionens øvrige regler. At retningslinjerne for opbevaring udleveres til beboeren eller beboerens pårørende. At registreringen af kontante midler mv. finder sted via et system, som er godkendt af Økonomi (blanketter, regnskabsbøger eller lignende). Dette bilag anvender udtrykket institution og beboere. Disse udtryk skal tolkes mere bredt, idet kommunen har mange boformer og også yder service til beboere i eget hjem. Ind- og udbetalinger Alle ind- og udbetalinger registreres løbende i det system, institutionen anvender. Tilsvarende gælder ind- og udleveringer af værdier, herunder bankbøger, hævekort mv. Alle registreringer for ind- og udbetalinger/-leveringer er forsynet med underskrift enten af beboeren og én medarbejder, eller to medarbejdere i fællesskab. Proceduren anvendes også, hvis der betales regninger vedrørende beboeren. Bankbøger, hævekort mv. opbevares i et depot. Pinkoder til Dankort eller tilsvarende, må aldrig udleveres til de ansatte. Procedure ved dødsfald Ved dødsfald skal afdødes værdier og aktiver, indtil beslutning om boets behandlingsmåde er truffet, opbevares på betryggende vis. Institutionen skal således sørge for at opbevare værdier og aktiver på en forsvarlig måde.

114 Institutionslederens ansvar Institutionslederen har ansvaret for: At der indgås en skriftlig aftale om betalinger med beboere eller med beboernes værge angående håndteringen af den enkeltes økonomi, og herunder mulighederne for klager. At udøve et tilstrækkeligt ledelsestilsyn med at reglerne også i det daglige efterleves At de skriftlige aftaler, beboernes værdier og aktiver, samt regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis. Såfremt der er behov for mere uddybende beskrivelser af forretningsgangen, er institutionslederen ansvarlig herfor. Særlige regler for administration af klientmidler I nogle tilfælde er det nødvendigt, at kommunen administrerer overførselsindkomster for borgerne. Der er primært tale om kontanthjælpsmodtagere. Antallet af disse administrationsaftaler skal søges minimeret. Regnskabet føres på en af kommunens mellemregningskonti. Hertil overføres de ydelser, der er omfattet af administrationsaftalen, og herfra betales regninger vedrørende borgeren. Det er også fra denne mellemregningskonto, der foretages kontante udbetalinger. En af kommunens sagsbehandlere skal altid være udpeget som ansvarlig for administrationen af den pågældende borgers økonomi. Sagsbehandleren må aldrig selv modtage kontante udbetalinger fra mellemregningskontoen, ligesom kontante beløb aldrig må opbevares af kommunen. Mellemregningskontoen skal løbende afstemmes, jf. reglerne om afstemning af balancekonti. Kostkasser og tilsvarende På nogle institutioner er der etableret en kostkasse, som beboerne indbetaler til, og som anvendes til betaling for indkøb af madvarer m.m. Institutionslederen har det overordnede ansvar for, at kostkassen administreres efter nedenstående regler: Kontante midler skal opbevares på betryggende vis, f. eks. i pengeskab, hvor kun et begrænset antal personer har adgang. For at begrænse omfanget af kontante midler på institutionen, kan der oprettes en bankkonto til administration af kostkasserne. Uanset at der er tale om beboermidler, oprettes kontoen i kommunens navn. Institutionslederen afgør, hvilke medarbejdere der skal have har fuldmagt til kontoen. Kontoen oprettes i praksis af Økonomi. Fra hver beboers egen bankkonto overføres med regelmæssige mellemrum et forud aftalt beløb til kostkassen. fortsættes næste side...

115 Spisetrænerens andel af kostkassen overføres til kostkassen fra institutionens kontantkasse, hvor beløbet konteres på art 2.2 Fødevarer. Der skal foreligge eksterne kvitteringer eller interne bilag med behørig attestation for de udgifter, der afholdes af kostkassen. Materialet skal dokumentere udgifternes art og beløbenes størrelse. Institutionslederen, eller en af institutionslederen udpeget person, påser ved stikprøver, om der foretages usædvanlige dispositioner, og at den foreliggende dokumentation kan sandsynliggøre det konstaterede forbrug. Kontrolkortet påføres initialer og dato for udførte kontroller. Der skal føres regnskab (kontrolkort eller tilsvarende) for de afholdte udgifter og de overførte indtægter, således at den bogførte beholdning til enhver tid kan afstemmes med den faktiske beholdning.

116 Bilag: Bilag Regler for udstedelse og brug af Dankort og Visakort Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17837/15

117 BILAG regler for udstedelse og brug af DANKORT OG VISAKORT

118 regler for udstedelse og brug af Dankort og Visakort Overordnet set bør brugen af Dankort og Visakort begrænses til et minimum, således at økonomisystemet anvendes til betaling af regninger. Godkendelsesprocedure Anmodning om bestilling af Dankort og Visakort skal godkendes af fagchefen for det fagområde, hvor medarbejderen er ansat. Medarbejderen udfylder og indsender den elektroniske blanket: Anmodning om bestilling af Dankort eller Visakort. Den starter et workflow, hvor den elektroniske blanket automatisk sendes til godkendelse ved afdeling-/ stabschefen. Herefter sendes blanketten til en central medarbejder i Økonomi Drift og Support, som tager sig af bestillingen. Bestilling af kortet Før Dankort eller Visakort bliver bestilt, skal medarbejderen underskrive og indsende flg. dokumenter til Økonomi Drift og Support: Erklæring: regler for anvendelse af Dankort og Visakort i Fredericia Kommune. Fuldmagt til konto. Samtykkeerklæring. Korttyper Medarbejdere i Fredericia Kommune kan få udstedt et Dankort eller i helt særlige tilfælde et Visakort. Visakort udstedes kun ved et dokumenteret jævnligt tilbagevendende behov. Udlevering af kortet Danske Bank sender kortet direkte hjem til den kortansvarlige medarbejders privatadresse. Når kortet er modtaget, går der normalt en dag, før pinkoden modtages. Anvendelse af kortet Kortet skal anvendes mindst muligt og kun til køb, der ikke kan gøres via E-handel, eller hvor det ikke er muligt at få fremsendt en E-faktura. Medarbejderen skal altid sikre sig, at indgåede indkøbsaftaler overholdes. Se nærmere i E-handelskataloget. Opbevaring af kortet Den kortansvarlige medarbejder har pligt til, efter regler for Dankort pkt. 3, opbevaring af kort og pinkode, at opbevare kortet forsvarligt, hvilket vil sige sikret mod tyveri og aldrig sammen med pinkoden. Bogføring ved anvendelse af kortet Den kortansvarlige medarbejder er selv ansvarlig for, at alle hævninger bliver bogført korrekt i kommunens økonomisystem. Det er ikke en betingelse, at kortansvarlige selv skal stå for selve bogføringen.

119 Bogføringen skal ske løbende. Hovedreglen er, at man hurtigst muligt skal kunne se samtlige transaktioner på kortet i økonomisystemet. Ved at scanne kvitteringerne i forbindelse med betalingen kan de med fordel gøres elektroniske. Bilag for transaktionerne skal altid foreligge. De skal opbevares det sted, hvor de bliver bogført. Hvis der ikke kan dokumenteres træk på kortet i form af kvitteringer, hæfter medarbejderen personligt for trækket. Spærring af kort Hvis kortet bliver tabt eller stjålet, skal kortet spærres med det samme, det opdages. Den kortansvarlige er forpligtet til at medbringe telefonnummer til umiddelbar spærring af kortet, så spærringen kan gennemføres med det samme. Ændring i ansættelsesforhold Ved fratrædelse, opsigelse eller ansættelse i en ny jobfunktion i Fredericia Kommune har den kortansvarlige medarbejder pligt til og ansvar for at aflevere kortet til Økonomi Drift og Support. Det skal senest ske sidste arbejdsdag Kontrol/afstemning Den kortansvarlige medarbejder er selv ansvarlig for løbende kontrol og afstemning af kontoen. Det er ikke en betingelse, at kortansvarlige selv skal stå for selve kontrollen/ afstemningen. Adgang til Fredericia Kommunes netbank, Business Online i Danske Bank Den kortansvarlige medarbejder får adgang til at se transaktioner på en særskilt konto tilknyttet til Dankortet eller Visakortet via Fredericia Kommunes netbank: Business Online i Danske Bank.

120

121 Bilag: Bilag Kontantkasser Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17836/15

122 BILAG KONTANT- KASSER

123 Kontantkasser Indledning Kontantkasser oprettes efter særskilt aftale med Økonomi. De enkelte økonomiansvarlige har ansvaret for administration og kontroller inden for rammerne af dette bilag. Overordnet set bør brugen af kontante kasser begrænses til et minimum, således at økonomisystemet anvendes til betaling af regninger. Oprettelse af kontantkasse Ønskes der oprettet en kontantkasse, skal Økonomi kontaktes. Økonomichefen har kompetence til at godkende oprettelse af kontantkasser op til kr. Økonomiudvalget godkender oprettelse af kontantkasser over kr. Oprettelse af bankkonti i kommunens navn En afdeling kan vælge at få tilknyttet et eller flere Dankort, der fungerer som et fast forskud. Den enkelte kortindehaver er forpligtet til at anvende Dankortet i overensstemmelse med kortudstederens og kommunens regler herfor. Især skal fremhæves, at kortet er personligt og ikke må overlades til andre. Økonomi har ansvaret for at vedligeholde en oversigt over udleverede Dankort. Afregning af kontantkassen I henhold til bogføringsloven skal alle transaktioner registreres snarest muligt, efter de foreligger. De skal registreres nøjagtigt og under hensyn til virksomhedens art og omfang. Det anbefales, at kontantkassen afregnes mindst en gang månedligt. Ved hver afregning skal der samtidigt foretages en afstemning af kontantkassen. Så snart afdelingens kontantkasse har bilag for kr., skal disse registreres i økonomisystemet. Salgsindtægter Såfremt kontantkassen modtager indtægter i større omfang (over kr. pr. år), skal den pågældende enhed skriftligt beskrive forretningsgangen for salg, afstemning og afregning, idet forretningsgangene tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Økonomi kan bistå den pågældende enhed hermed. Udlæg Såfremt en medarbejder ved kommunen lægger penge ud for kommunen, eksempelvis i forbindelse med en tjenesterejse, eller i forbindelse med mindre indkøb til en afdeling, refunderes pengene ved overførsel til den pågældendes NemKonto. I praksis foregår overførslen ved, at en anden medarbejder, med adgang til at bogføre i kommunens økonomisystem, bogfører det enkelte udlægsbilag. Pengene overføres normalt i løbet af 3 bankdage.

124 Personlige forskud Der udbetales ikke personlige forskud. Undtagelse herfra er forskud i forbindelse med lejrskoler, ekskursioner o.l., samt ansatte ved misbrugscenteret. Forskud i forbindelse med lejrskoler, ekskursioner m.m. Periodisk opstår der behov for, at der skal udbetales større beløb i forbindelse med rejser. I så fald kan lederen af den pågældende afdeling eller institution godkende, at der til en person overføres et forskud, som naturligvis beløbsmæssigt skal afpasses formålet. Forskuddet udbetales til den pågældendes NemKonto, og der er herefter op til den enkelte selv at administrere de løbende hævninger på egne betalingskort, eller at hæve nødvendige kontante beløb. Sådanne forskud skal afregnes umiddelbart efter hjemkomsten. Den enkelte er selv ansvarlig for at opgøre beløbet og afregne dette. Økonomi påser via periodiske afstemninger af den balancekonto, som anvendes til formålet, at løbende afregning finder sted. Se i øvrigt bilag Kreditkort I nogle tilfælde kan det være praktisk, at en medarbejder, som har mange udlæg, kan anvende et kreditkort. Reglerne for anskaffelse og anvendelse af kreditkort fremgår af bilag 5.6.

125

126 Bilag: Bilag 5.4 Administration af specifik Nemkomto Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17834/15

127 BILAG 5.4 adminstration af SPECIFIK NEMKONTO

128 5.4 administration af specifik NemKonto Indledning En NemKonto er den bankkonto, som alle offentlige myndigheder bruger, når de skal overføre penge til en borger. Det er en helt almindelig bankkonto, som borgeren har i forvejen, og som det offentlige normalt bruger til at udbetale penge til. Mange bruger deres lønkonto som NemKonto. Såfremt en borger ønsker det, kan vedkommende få udbetalt en bestemt ydelse, f.eks. børnepengene, til en anden konto end vedkommendes NemKonto. Dette kaldes en specifik NemKonto. Specifik NemKonto indberettes i NemKonto systemet. Systemansvarlig Chefen for Arbejdsmarked & Borgerservice er ansvarlig for kommunens anvendelse af NemKonto systemet. Anvendelsesområde Systemet anvendes til udbetalinger fra alle kommunens it-systemer. De enkelte afdelings- og stabschefer godkender adgang til NemKonto systemet. Adgang til NemKonto systemet sker via HelpDesk. Forretningsgangen Hvis en borger henvender sig til kommunen for at få oprettet en specifik NemKonto, skal der anvendes en speciel blanket hertil. Borgeren skal også vejledes om muligheden for selv at udføre ændringen. Blanketten: Oplysning om specifik konto efter NemKontoordningen skal udfyldes og underskrives af borgeren. Den medarbejder, som modtager blanketten, skal have forevist gyldig legitimation og attestere herfor på indberetningsblanketten. Er legitimation ikke nødvendig, idet den pågældende er bekendt af medarbejderen, skal dette påføres blanketten. Blanketten indberettes via Indberetteren påser selv, at de indberettede oplysninger er korrekte. Blanketten sendes til Økonomi, hvor den arkiveres. Dokumentationskontrol Mindst en gang om året udtrækker Økonomi en oversigt over ændringer af specifik Nem- Konto. Det kontrolleres, at der foreligger dokumentation for alle ændringer, og at ændringerne i øvrigt er korrekte. Kontrollen skal udføres af en anden end den, der har foretaget indberetningen.

129 Bilag: Bilag 5.3 Ind og udbetalinger i Arbejdsmarked & Borgerservice Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17833/15

130 BILAG 5.3 ind- og udbetalinger i ARBEJDSMARKED & BORGER- SERVICE

131 5.3 Ind- og udbetalinger i Arbejdsmarked og borgerservice Generelt Kommunens ind- og udbetalinger skal i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. I Arbejdsmarked & Borgerservice kan der dog i begrænset omfang foretages ind- og udbetalinger. Prioriteringsrækkefølgen er følgende: Udbetalinger skal finde sted via Nem-Kon to systemet, dvs. til den bankkonto den pågældende borger eller virksomhed har udpeget som sin Nem-Konto. Der går normalt ca. 3 bankdage, indtil overførslen har fundet sted. Er dette ikke muligt, skal beløbet overføres som en bank til bank overførsel. Der går normalt en bankdag, inden overførslen har fundet sted. Er det undtagelsesvist nødvendigt at udbetale kontanter, kan dette lade sig gøre. Der er tale om to gruppebetjente kasser, hvortil et begrænset antal medarbejdere har adgang. Indbetalinger Generelt Der skal ske bogføring i økonomisystemet samme dag eller dagen efter, beløbet modtages. Afgivelse af kvitteringer Såfremt kunden ønsker det, afgives en kvittering. Kvitteringsafgivelse kan ske på flere måder, og kvitteringen underskrives af den medarbejder, der har foretaget ekspeditionen. Pas og kørekort Der er etableret en særlig kasse til brug for ekspedition af pas og kørekort. Kassen bruges også til bopælsattester. Ekspedition af sager vedrørende pas og kørekort er underlagt regler udstedet af politiet. En gang i måneden modtages et pasregnskab fra politiet. Der foretages afstemning mellem pasregnskabet og egen registrering i økonomisystemet. Økonomi foretager en månedlig afregning til Politiet af solgte pas og kørekort. Der foretages først afstemning af denne kasse den efterfølgende arbejdsdag, da kassen er åben helt frem til arbejdstids ophør.

132 5 Udbetalinger Der skal foreligge et attesteret regnskabsbilag, før beløbet udbetales. Regnskabsbilaget skal bogføres i økonomisystemet, samme dag som beløbet udbetales. Modtageren skal på regnskabsbilaget kvittere for beløbets modtagelse. Regnskabsbilagene arkiveres sammen med kasseopgørelsen for den pågældende dag. Opbevaring af værdier Kassebeholdningen i skranken og i pengeskabet skal af hensyn til risikoen for røveri minimeres. Afstemning og kontrol Der skal dagligt foretages en række kontroller: Kassebeholdningen skal afstemmes til bogføringen. Er der kassedifferencer, som ikke kan afklares, bogføres disse straks. Det kontrolleres, at der foreligger godkendte regnskabsbilag for alle udbetalinger. Kasseafstemningen dokumenteres i en kasserapport, hvor der også er attesteret for optælling og afstemning I pengeskabet må højst opbevares et beløb svarende til forsikringssummen. I løbet af dagen opbevares kassebeholdningen i en aflåselig skuffe i skranken. I løbet af ekspeditionstiden har de medarbejdere adgang til kassebeholdningen, som den pågældende dag er beskæftiget med kundeekspeditioner i Arbejdsmarked & Borgerservice. Ved arbejdstids ophør anbringes kassebeholdningen i kommunens pengeskab.

133

134 Bilag: Bilag 4.1 Behandling af regnskabsbilag Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17831/15

135 BILAG 4.1 behandling af REGNSKABS- BILAG

136 4.1 behandling Regnskabsbilag Organisatorisk enhed It-systemerne Generelt Regnskabsbilag behandles i kommunens økonomisystem. Her foretages også registreringer vedrørende kommunens elektroniske indkøb og den tilsvarende elektroniske fakturabehandling. Økonomi er ansvarlig for at administrere kommunens EAN-numre, dvs. de adresseringsoplysninger leverandører og LÆS IND bureauer anvender til fremsendelse af elektroniske fakturaer til kommunen. Den enkelte enhed i kommunen er ansvarlig for at behandle de fakturaer, der fremsendes til enhedens EAN-nummer. Økonomi er ansvarlig for at administrere den systemmæssige opsætning af ovennævnte system, herunder bl.a. administration af brugere og deres rettigheder. Indkøbsafdelingen er dog ansvarlig for supporten af e-handelsdelen i økonomisystemet. Økonomi er ansvarlig for at dokumentere ændringer i opsætningen af økonomisystemet. Autorisation af brugerne Brugernes rettigheder oprettes/ændres af Økonomi på baggrund af anmodninger fra den økonomiansvarlige. Ved rettigheder til systemerne skal den økonomiansvarlige tage stilling til, hvem der skal have adgang, og om der for den pågældende medarbejder skal gælde beløbsmæssige begrænsninger i e-handelsdelen i økonomisystemet. Attestation og anvisning Attestation Den der attesterer (godkender) et bilag, har ansvaret for: At varen/ydelsen er leveret. At mængde, kvalitet og pris svarer til det aftalte. At konteringen er korrekt. Anvisning (ledelsestilsyn og budgetopfølgning) Den der anviser, har ansvaret for: At der ligger en bevilling til grund for alle udgifter og indtægter. At beløbet kan afholdes indenfor den givne ramme. Indkøb og fakturabehandling Indkøb af varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt ske via kommunens økonomisystem, hvori kommunens indkøbsaftaler er lagt ind, og hvor arbejdsprocesserne er systematiserede. Hvis indkøbet ikke finder sted via økonomisystemet, skal fakturaen modtages fra leverandøren på én af følgende måder: Elektronisk direkte fra leverandøren. I indscannet form fra et LÆS IND bureau. Indtastet via en elektronisk fakturaportal. Den økonomiansvarlige har ansvaret for, at rettighederne er i overensstemmelse med behovet, og at Økonomi får meddelelse om tilgang, afgang og ændring i arbejdsopgaver, som medfører et ændret autorisationsniveau i systemet.

137 5 E-handel Før varemodtagelsen godkendes i økonomisystemet, skal den enkelte medarbejder kontrollere: At varen/ydelsen er leveret. At mængde og kvalitet svarer til det aftalte. Det fremgår af økonomisystemet, hvem der har bestilt varen, og hvem der har modtaget den, og dermed også godkendt leverancen. Oplysninger om fakturabeløb og beløbsmodtager kontrolleres automatisk af økonomisystemet, som sammenholder fakturaoplysningerne med den tilsvarende ordre. Hvis fakturaen, inden for en vis bagatelgrænse, som opsættes af økonomi, stemmer med den afgivne ordre, bogføres og betales fakturaen automatisk. Er der differencer, skal medarbejderen afklare disse, så det korrekte beløb bogføres og betales. Posteringerne overføres derefter automatisk til bogføring i økonomisystemet, hvorfra betaling også finder sted. Andre posteringer Ud over leverandørfakturaer er der også behov for at foretage andre posteringer. Den, der udarbejder en intern postering (indtægt, udgift eller ompostering), er ansvarlig for, at bilagsteksten i tilstrækkeligt omfang beskriver grundlaget for posteringen. Såfremt det er relevant, skal der henvises til eksternt materiale, beregninger eller andet. Betaling Betaling foretages som hovedregel til leverandørens Nem-Konto, dvs. den bankkonto leverandøren har udpeget til brug for betalinger fra det offentlige. Såfremt leverandøren ønsker betalingerne overført til en anden bankkonto, skal dette meddeles kommunen skriftligt. Det kan være i form af en særskilt anmodning, men det kan også gøres ved at anføre det på den enkelte faktura. Arkivering Elektroniske fakturaer indgår som en del af økonomisystemet og gemmes derfor også elektronisk. Økonomi er ansvarlig for, at de elektroniske fakturaer arkiveres i en periode mindst svarende til arkivpligten for kommunale regnskabstransaktioner af den pågældende art. For nogle områder, fx EU-projekter, gælder særlige arkivregler. Her er det op til den projektansvarlige at sikre arkivering i hele arkivperioden. Såfremt en transaktion er baseret på en papirfaktura eller tilsvarende, arkiverer den enkelte enhed bilagsmaterialet i hele arkivperioden. Interne kontroller I Fredericia Kommune foretages de interne kontroller som en del af ledelsestilsynet. Der henvises derfor til bilagene vedrørende ledelsestilsyn.

138

139 Bilag: Bilag Skabelon til ledelsestilsyn Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17828/15

140 BILAG skabelon til LEDELSES- TILSYN

141 3.7.2 skabelon til Ledelsestilsyn Organisatorisk enhed Her skrives navn og adresse på institutionen/ afdelingen. Økonomiansvarlig Navn og kontaktoplysninger. Ledelsestilsyn I bilag til Principper for økonomistyringen er minimumskravene til ledelsestilsynet beskrevet. Hvis disse krav er dækkende, kan der i beskrivelsen af ledelsestilsynet blot henvises hertil. Hvis der er behov for yderligere handlinger, beskrives de i det efterfølgende. I det følgende er der givet eksempler på supplerende handlinger: Budgetopfølgning Økonomirapporten kan ikke altid stå alene, og det er derfor op til den økonomiansvarlige at støtte vurderingen af budgetforbrug og målopfyldelse med udtræk fra andre værktøjer eller systemer. Det beskrives hvilke andre systemer, der hentes oplysninger fra, og som har betydning for budgetopfølgningen, f.eks. udbetalings- og opkrævningssystemer, aktivitetstal m.m. Indtægter Her skal beskrives, hvilke typer af indtægter enheden har, f.eks. kontantsalg, beboerbetaling, dagpengerefusioner, refusion fra barselsfonden og andre medarbejderrefusioner. Såfremt enheden har en kontantkasse, der modtager indtægter i større omfang (over kr. pr. år), skal her beskrives, hvordan salg, afstemning og afregning håndteres, idet håndteringen tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Ledelsestilsynet omfatter en stikprøvevis kontrol af, om den ovenfor beskrevne håndtering af indtægter er overholdt. Kontantkasser Kontantkasser omfatter, ud over fysiske kasser, også automater og bankkonti med tilknyttede Dankort. Her beskrives max. grænsen for kontantkassensbeholdning, hvem der har adgang til kassen, hvor ofte kassen bogføres, afregnes og afstemmes. Beskrivelsen skal ligeledes omfatte forskud til lejrskoler, ekskursioner m.v. Hvis der er et tilknyttet dankort, skal det beskrives, hvordan kortet håndteres, og hvem der har ansvaret for afstemning af kortet. Ledelsestilsynet omfatter en stikprøvevis kontrol af, om ovenstående beskrivelse er overholdt. Værdier tilhørende andre Som udgangspunkt opbevarer eller administrerer kommunen ikke værdier tilhørende andre. Såfremt en enhed rent undtagelsesvist opbevarer værdier tilhørende andre beskrives her, i hvilket omfang enheden opbevarer værdier tilhørende andre, og hvorledes disse værdier håndteres. Ledelsestilsynet omfatter en stikprøvevis kontrol af, om ovenstående beskrivelse overholdes. Ajourføring af beskrivelsen Den økonomiansvarlige skal efter behov ajourføre beskrivelsen, så den til enhver tid afspejler det faktiske tilsyn.

142 Bilag: Bilag Ledelsestilsyn Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17827/15

143 BILAG LEDELSES- TILSYN

144 Ledelsessyn Hvad er ledelsestilsyn? Ledelsestilsynet skal sikre, at økonomiopgaver løses på betryggende vis, herunder: Budgetopfølgning vurdering af om det forventede årsforbrug kan holdes inden for budgettet. Opfølgning på personaleoversigt - opfølgning på om de aflønnede medarbejdere er ansat i institutionen/afdelingen og at lønnen er korrekt. Stikprøvevis bilagskontrol - kontrol af bilag som et led i den integrerede anvisning. Afstemning af balancekonti. Den økonomiansvarlige har ansvaret for udførelse af ledelsestilsynet. Ledelsestilsynet hænger naturligt sammen med ansvaret for overholdelse af bevillinger (anvisningsbemyndigelse). Den praktiske udførelse af ledelsestilsynet kan uddelegeres til en medarbejder, men det er fortsat den økonomiansvarliges ansvar at påse, at tilsynet er betryggende. Tilsynet kan ikke delegeres til den medarbejder, hvis arbejde skal kontrolleres. Økonomi har en rådgivende funktion og kan vejlede de økonomiansvarlige i, hvordan ledelsestilsynet tilrettelægges. Hvad er omfattet af ledelsestilsynet? Hele enhedens budget er omfattet af ledelsestilsynet. Dette gælder også for konti, hvor andre afdelinger har ansvaret for registreringen som f.eks. løn og refusioner. Omfattet af tilsynet er både selve bogføringen og processer, som er forbundet hermed (eksempelvis opkrævningen af indtægter, kontrol af aktiver, overholdelse af kommunens indkøbspolitik o.a.). Udførelse af ledelsestilsynet Hver måned udsender Økonomi via økonomisystemet en nyhed om, at ledelsestilsynet nu skal udføres. Ledelsestilsynet skal som hovedregel være udført senest 10 arbejdsdage efter udsendelse af nyheden. Ledelsestilsynet gennemføres som følger: Budgetopfølgning Budgetopfølgningen gennemføres ved hjælp af Forretningsanalyse i OPUS eller ved anvendelse af følgende rapporter under Min Økonomi i Opus: Ledelsestilsyn Budgetopfølgning Løn og øvrig drift. Ledelsestilsyn Budgetopfølgning Anlæg. I budgetopfølgningen skal den økonomiansvarlige forholde sig til, om det forventede årsforbrug kan holdes inden for det korrigerede budget. Den udførte kontrol dokumenteres elektronisk, f.eks. ved en kommentar på en PDF-udskrift af rapporten, som arkiveres digitalt.

145 Opfølgning på personaleoversigt Opfølgningen på personaleoversigten gennemføres ved anvendelse af rapporten Ledelsestilsyn - Opfølgning på personale under Min Økonomi i Opus. Ved opfølgningen skal den økonomiansvarlige forholde sig til, om personerne er ansat i institutionen/afdelingen, og om lønnen er korrekt. Lederen skal også følge op på sygefraværet, hvilket gennemføres ved anvendelse af rapporterne Sygefravær Afsluttet/Uafsluttet - Årstal ligeledes under Min Økonomi i Opus. Den udførte kontrol dokumenteres elektronisk, f.eks. ved en kommentar på en PDF-udskrift af rapporten, som arkiveres digitalt. Bilagskontrol Stikprøvevis bilagskontrol gennemføres under fanen Ledelsestilsyn i Min Økonomi i Opus. Bilagskontrollen sker som led i den integrerede anvisning og er således den økonomiansvarliges godkendelse af, at beløbet er inden for budgettet. Ved kontrollen sikres det endvidere: At fakturaen vedrører institutionen/ afdelingen. At beløb og indhold er korrekte. At bogføringen er korrekt. At personen, som har disponeret og håndteret fakturaen, er bemyndiget hertil. Konstateres der fejl eller mangler ved kontrollen, skal disse udbedres. Ingen må foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar. Stikprøvens omfang fastsættes af den økonomiansvarlige. Omfanget fastsættes således, at den økonomiansvarlige er overbevist om, at kvaliteten er i orden. Den udførte kontrol dokumenteres via ledelsestilsynet. Afstemning af balancekonti Opfølgningen på afstemninger af statuskonti gennemføres ved anvendelse af rapporten Ledelsestilsyn - Afstemning af statuskonti under Min Økonomi i Opus. Afstemningen skal sikre, at saldoen kan specificeres og er korrekt, og at evt. fejl, gamle poster m.m. udlignes. Afstemninger skal ske løbende. Samtlige konti skal som minimum afstemmes ultimo regnskabsåret. Den udførte kontrol dokumenteres elektronisk, f.eks. ved en kommentar på en PDF-udskrift af rapporten, som arkiveres digitalt. Beskrivelse af ledelsestilsynet Kravene til ledelsestilsynet beskrevet ovenfor er minimumskrav, som skal udføres løbende. Kontrollen kan udvides, hvis det vurderes, at der er behov for det, eksempelvis hvis der er indtægter, kontantkasse, værdier tilhørende andre m.m. Kontrollen skal udvides, hvis der er mistanke om fejl eller svig. Den økonomiansvarlige skal beskrive ledelsestilsynet for eget område og offentliggøre beskrivelsen på Medarbejderportalen. Til brug for beskrivelsen er der udarbejdet en skabelon hertil.

146

147 Bilag: Principper for økonomistyring Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17825/15

148 Principper for ØKONOMI- STYRING

149 Indhold 1. GENERELT Lovgrundlag Formål Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Opbygningen Gyldighedsområde Ajourføring KOMMUNENS ØKONOMISTYRING Rammestyring Hvad betyder rammestyring? Budgetforudsætninger BUDGET OG REGNSKAB Budgetprocessen Driftsbevillinger Anlægsbevillinger Tillægsbevillinger Budgetopfølgning Spar/lån Ledelsestilsyn Regnskab BOGFØRINGSPROCESSEN Bogføringen Afstemning af balancekonti Intern afregning E-handel IT-sikkerhed IND- OG UDBETALINGER Finansiel styring Tegningsberettigede Ind- og udbetalinger NemKonto registeret Kontantkasser herunder dankort og automater Kreditkort Opkrævning af kommunale fordringer AKTIVER OG PASSIVER Fysiske aktiver Rettigheder og forpligtigelser Værdier tilhørende andre Leasingaftaler og garantistillelser...18

150 3

151 Generelt 1.1. Lovgrundlag I Lov om kommunernes styrelse (Styrelsesloven) står der, at byrådet har til opgave at fastsætte reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, samt tilhørende forretningsgange. I Fredericia Kommune er reglerne nedfældet i Principper for økonomistyring, hvilket også benævnes som kasse- og regnskabsregulativ Formål Formålet med principperne er at sikre en korrekt administration af kommunens økonomi, hvilket bl.a. omfatter en klar præcisering af økonomi- og ledelsesansvar. Endvidere skal principperne understøtte kommunens økonomistyring og bidrage til: At byrådet, Direktionen og Lederforum kan få et overblik over kommunens økonomi. At decentrale ledere af afdelinger og institutioner kan få et overblik over afdelingerne eller institutionernes egen økonomi Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring er lagt hos det politiske niveau, jf. Styrelsesloven. ØKONOMIUDVALGET Økonomiudvalget har ansvar for kommunens økonomi og almindelige administrative forhold. Derfor skal alle sager af økonomisk og almindelig administrativ karakter, forelægges økonomiudvalget. Det betyder, at økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af opgaver, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen, samt løn og personaleforhold. UDVALGENE Udvalgene forvalter de bevillinger, som byrådet har givet dem i forbindelse med den årlige budgetlægning. Det sker indenfor de rammer, som byrådet har defineret. Til dette hører også, at udvalgene skal påse, at de bevilgede beløb ikke overskrides. Hvis bevillingerne vurderes ikke at være ønskelige eller fornødne, indstiller udvalgene dette til byrådet. BORGMESTEREN Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Daglige opgaver i relation til kommunens økonomiske styring er uddelegeret til den administrative ledelse Opbygningen Principper for økonomistyring beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper. Der suppleres med uddybende administrative forretningsgange, som i detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper bruges i praksis. Links til forretningsgangene er placeret sidst i hvert afsnit og har samme nummer som afsnittet, de er beskrevet i.

152 5 Indenfor eget ansvarsområde skal direktørerne, samt stabs- og afdelingscheferne påse, at de fastsatte forretningsgange overholdes og være med til, at de vedligeholdes. Kommunens eksterne revisor skal underrettes om alle ændringer af principperne, før ændringerne sættes i kraft Gyldighedsområde Principperne er gyldige for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/ eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er dette regelsæt også gældende for disse. De enkelte afdelinger er ansvarlige for, at de relevante krav indarbejdes i samarbejdsaftaler m.m. og for at koordinere indholdet med Økonomi, som vedligeholder en samlet oversigt over sådanne aftaler Ajourføring Principper for økonomistyring skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomichefen har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre principper for økonomistyring i overensstemmelse hermed. Ændringer til regelsættet skal gennem Økonomiudvalget forelægges Byrådet til godkendelse. Redaktionelle ændringer, som ikke ændrer de grundlæggende principper i regelsættet, kan dog foretages af Økonomichefen. Tilsvarende gælder ændringer affødt af byrådsbeslutninger o.a., hvor der også foretages konsekvensrettelser af regelsættet. Ændringer i/nye bilag til regelsættet skal alene godkendes af Økonomichefen.

153 Kommunens økonomistyring Kommunens overordnede økonomistyringsprincip er rammestyring Rammestyring Service- og anlægsudgifter er omfattet af principper for rammestyring. Det skal bl.a. bidrage til øget budgetsikkerhed. Rammestyring indebærer, at det enkelte udvalg i løbet af året skal overholde de udstukne rammer, som er givet af byrådet. Eventuelle merudgifter, som viser sig i løbet af året, afholdes indenfor den angivne budgetramme. For overførselsudgifterne er hensigten, at udviklingen følger landsgennemsnittet. Rammestyring giver den decentrale leder frihed til at tilrettelægge og prioritere indenfor vedkommendes ramme, omend denne opgave naturligvis skal ses i relation til de politisk vedtagne mål Hvad betyder rammestyring? For den enkelte leder betyder rammestyring konkret, at han/hun har et budget, som skal dække årets løbende udgifter og indtægter. Det er derfor vigtigt at være forudseende, så det er muligt at overholde rammen. Uforudsete udgifter kan, som udgangspunkt, ikke finansieres gennem tillægsbevillinger. Endeligt forudsætter rammestyring, at lederen er forandringsparat og har et vedvarende fokus på optimering samt har et øje for mere effektive og produktive arbejdsgange. Tilpasningen må ikke gå ud over det af byrådet vedtagne serviceniveau Budgetforudsætninger Forudseenhed fås også gennem klare budgetforudsætninger, hvilket vil sige de priser og mængder, som ligger til grund for serviceniveauet. Ved at kende til budgetforudsætningerne, og følge udviklingen af dem, bliver det muligt at få en fornemmelse af eventuelt mer-/mindreforbrug i tide. Dertil kommer, at klare budgetforudsætninger giver gennemsigtighed og kan bruges som et værktøj til at kommunikere om udviklingen i byråd økonomien. Politik Økonomisk politik

154 7

155 Budget og regnskab Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form, der som minimum opfylder regler fastsat af det ansvarlige ministerium Budgetprocessen Økonomiudvalget godkender i starten af året en tids- og aktivitetsplan, og principper for den kommende budgetproces Driftsbevillinger Byrådet har fastsat, at bevillingsniveauet er på udvalgsniveau. For at tydeliggøre budgetansvaret er bevillingerne opdelt i serviceudgifter og øvrige udgifter. Serviceudgifter er omfattet af principperne for rammestyring, dvs. at evt. overskridelser skal finansieres af området selv Anlægsbevillinger Byrådet giver anlægsbevillinger til hvert enkelt anlægsprojekt. Et anlægsprojekt må ikke sættes i gang, før der foreligger en anlægsbevilling, og tilhørende rådighedsbeløb. For større anlægsprojekter bør der også foreligge en betalingsplan. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en økonomiansvarlig, som har ansvaret for: Tilsyn med anvendelsen af bevillingen. At aflægge regnskab for anlægsarbejder over 2 mio. kr Tillægsbevillinger Såfremt en bevilling ikke er tilstrækkelig, skal der sættes en række tiltag igang. Den økonomiansvarlige skal søge at tilpasse aktiviteten i følgende prioriterede orden: Inden for området (den økonomiansvarlige). Inden for aktivitetsområdet (afdelings/stabschefen eller direktøren). Inden for udvalgsområdet (direktøren og fagudvalget). Rent undtagelsesvist kan der, gennem Økonomiudvalget, ansøges om en tillægsbevilling. Det skal altid oplyses, hvordan tillægsbevillingen ønskes finansieret Budgetopfølgning Budgetopfølgningsniveauerne er vist i nedenstående figur: Byrådet byråd Godkender den politiske opfølgning Udvalg Direktørerne har ansvar for den politiske opfølgning Lederforum Afdelings-/stabscheferne har, i samarbejde med Økonomi, ansvar for den løbende opfølgning Budgetansvarlige ledere Lederne har ansvaret for den løbende opfølgning

156 9

157 Budget opfølgning Budget opfølgning Budget opfølgning Godkendelse af regnskab og Spar/lån Pr. 31/3 Pr. 30/6 Pr. 30/9 Pr. 31/12 For kommunen som helhed laves der hvert år opfølgning pr. 31. marts, 30. juni og 30. september med efterfølgende politisk behandling hurtigst muligt. Økonomiudvalget kan beslutte, at der i perioder laves budgetopfølgning oftere på udvalgte områder. Den nuværende politiske opfølgning af budgettet efter budgetvedtagelsen er vist i ovenstående figur 3.6. Spar/lån For serviceudgifterne er der, som hovedregel, mulighed for at overføre mer- eller mindreforbrug mellem årene (spar/lån). Udover serviceudgifterne gælder det også ældreboliger, jordforsyning/danmark-c, det brugerfinansierede område og anlæg. Økonomi er ansvarlig for at udarbejde en samlet oversigt over de beløb, som ønskes overført til det efterfølgende års budget. Overførslen skal godkendes af byrådet, og i sagen til den politiske behandling er det vigtigt med gennemsigtighed i forhold til, hvad der sker mellem årene Ledelsestilsyn Ledelsestilsynet skal sikre, at økonomistyringen sker på betryggende vis. Derfor skal ledelsestilsynet omfatte: Budgetopfølgning kan forbruget holdes inden for de afsatte rammer? Opfølgning på personaleoversigt er personerne på budgetområdet ansat, og er lønforholdene korrekte? Stikprøvevis bilagskontrol Afstemning af evt. balancekonti Ovenstående er de handlinger, som minimum skal laves løbende. Kontrollen kan udvides efter en konkret vurdering af væsentlighed og risiko. Kontrollen skal udvides, hvis der er mistanke om fejl eller svig. Ledelsestilsynet skal beskrives, og beskrivelsen arkiveres på Medarbejderportalen/Hjælperen/ Ledelsestilsyn og IT-kontrol. Forslag til hvordan et ledelsestilsyn kan beskrives, er vist i skabelonen til ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet dokumenteres, kommenteres og arkiveres digitalt, så det kan findes frem efter behov.

158 Regnskab Der skal inden slutningen af året udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af april måned det efterfølgende år. Lovhenvisning Budgetog regnskabsprocessen Forretningsgang Skabelon Ministeriets regler for budgettet og regnskabet Tids- og aktivitetsplan for den kommende budgetog regnskabsproces Ledelsestilsyn Skabelon til ledelsestilsyn

159 Bogføringsprocessen 4.1. Bogføringen Alle data, som har indflydelse på kommunens økonomi, skal registreres løbende af hensyn til mulighederne for effektiv sags- og budgetopfølgning. Arbejdsgange og interne kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko, så det foregår med minimal risiko for kommunen, og med beskyttelse af de involverede medarbejdere mod unødig mistænkeliggørelse. Økonomi er ansvarlig for at udarbejde vejledende retningslinjer for bogføringen, som i øvrigt bliver offentliggjort på kommunes økonomiportal Afstemning af balancekonti God økonomistyring forudsætter, at kommunens balancekonti, dvs. bank-, beholdnings- og mellemregningskonti m.m., afstemmes regelmæssigt, og at der korrigeres for eventuelle fejl. Afstemning af balancekonti er en integreret del af kommunens ledelsestilsyn Intern afregning Hvis en medarbejder skal have adgang til at bogføre på den fulde kontoplan, er det Økonomichefen, som giver tilladelse til det. Lederne tjekker månedsvis deres forbrug af ydelser og varer i forbindelse med ledelsestilsynet, særligt hvor andre afdelinger har adgang til at kontere E-handel Det er obligatorisk for alle kommunens ansatte at benytte økonomisystemet til E-handel, hvis der bestilles varer på et aftalebelagt område. Det betyder, at hele indkøbsprocessen bliver gjort elektronisk fra bestilling til betaling IT-sikkerhed Der henvises til kommunens it-sikkerhedspolitik for en nærmere beskrivelse af kravene til bl.a. systemejere, datakvalitet, kontrol vedr. indog udbetalingssystemer. Forretningsgang 4.1 Behandling af regnskabsbilag Økonomi opretter balancekonti efter anmodning fra de enkelte afdelinger eller stabe. Afdelinger og stabe styrer selv, hvem der er ansvarlig for brugen af den enkelte konto, og for afstemningen af den. Økonomi har via økonomisystemet oversigt over, hvem der er ansvarlig for afstemningen. Afstemningen skal ske løbende. Samtlige balancekonti skal dog afstemmes ultimo regnskabsåret. IT-sikkerhedspolitik Fredericia Kommunes IT-sikkerhedspolitik

160 13

161 Ind- og udbetalinger 5.1. Finansiel styring Byrådet fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Disse regler er beskrevet i kommunens finansielle strategi Tegningsberettigede De tegningsberettigede fremgår af referat fra det konstituerende møde. De er bemyndiget til at underskrive dokumenter vedrørende køb, salg og andre dispositioner over fast ejendom, optagelse af lån og afgivelse af garanti. Økonomi har kompetencen til at oprette konti i pengeinstitutter, og skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. Ingen person må alene kunne foretage hævninger på eller overførsler fra kommunens bankkonti. Fuldmagtsforholdene og de tilknyttede it-systemer skal være sat op på en sådan måde, at der altid kræves to personer i forening. Undtaget fra denne regel er: Bankkonti, som er tilknyttet kontantkasser, der fungerer som et fast forskud. Betalinger, som skyldes transaktioner registreret i kommunens økonomisystem Ind- og udbetalinger Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres, inden de gennemføres. Det offentliges ind- og udbetalinger er i vidt omfang reguleret ved lov. Hovedprincippet er, at kommunens ind- og udbetalinger skal digitaliseres og systematiseres, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Kommunens ind- og udbetalinger skal som hovedregel foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Arbejdsmarkeds- & Borgerservicechefen er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb NemKonto registeret Udbetalinger finder sted ved at bruge et centralt register, NemKonto, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Både borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til NemKonto registeret. Hvis en borger ønsker det, kan vedkommende få udbetalt en bestemt ydelse, f.eks. børnepenge til en anden konto, end vedkommendes NemKonto. Dette kaldes en specifik Nem- Konto. Økonomi har ansvaret for at kontrollere, at der er tilstrækkelig dokumentation for kommunens indberetninger til specifik NemKonto.

162 15

163 5.5. Kontantkasser herunder dankort og automater Er det for et områdes almindelige drift nødvendigt at bruge kontanter til ind- eller udbetaling, kan der oprettes kontantkasser. Disse kan for eksempel være: Kasser til modtagelse af betalinger. Faste forskud til afdelinger til betaling af småudlæg Opkrævning af kommunale fordringer Afdelinger, som udskriver regninger, skal registrere kommunens fordringer elektronisk. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk. Arbejdsmarkeds- & Borgerservicechefen er ansvarlig for eventuelle rykkerprocedurer, og har kompetence til at afskrive fordringer fra afsluttede konkurser, dødsboer m.v. Automater. Vedtægt: Styrelsesvedtægt Oprettelse af kontantkasser kan kun ske efter aftale med Økonomi. En afdeling kan vælge at få tilknyttet et Dankort, der fungerer som et fast forskud. Økonomi fastsætter rammerne for administration og intern kontrol af kontantkasser. De enkelte økonomiansvarlige har ansvaret for administrationen og kontrollerne inden for rammerne. Kontantkasser, Dankort og automater er ressourcekrævende rent administrativt, og skal så vidt muligt undgås. Forretningsgang 5.3: Forretningsgang 5.4: Ind- og udbetalinger i Arbejdsmarked & Borgerservice Administration af specifik NemKonto Forretningsgang 5.5.1: Kontantkasser Forretningsgang 5.5.2: Regler for udstedelse og brug af Dankort og Visakort Forretningsgang 5.5.3: Opbevaring og administration af værdier tilhørende andre Forretningsgang 5.5.4: Økonomi vedr. lejrskoler Forretningsgang 5.6: Kreditkort 5.6. Kreditkort Kommunen kan til tjenstligt brug anskaffe kreditkort. Økonomichefen er ansvarlig for, at der laves generelle regler for brugen af kreditkort.

164 17

165 Aktiver og passiver De nærmere regler for registrering af kommunens aktiver er fastsat af det ansvarlige ministerium Fysiske aktiver Økonomichefen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav. Økonomiudvalget fastsætter nærmere regler for omfanget af forsikring af kommunens aktiver Rettigheder og forpligtigelser Økonomi er ansvarlig for, at kommunens rettigheder og forpligtigelser registreres og optages i kommunens regnskab i relevant omfang Værdier tilhørende andre Kommunen opbevarer eller administrerer ikke værdier, der tilhører andre. Hvis en borger har brug for opbevaring af værdier, anbefales det, at pårørende opbevarer værdierne, eller der anskaffes en pengeboks med kode. Hvis der rent undtagelsesvist bliver opbevaret værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering heraf. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte afdeling i samarbejde med Økonomi Leasingaftaler og garantistillelser Alle leasingaftaler og garantistillelser skal, inden de skrives under, godkendes af Økonomi. Endvidere skal de indberettes én gang årligt, ligesom fysiske aktiver. Lovhenvisning Forretningsgang 6.1 Ministeriet - materielle og immaterielle aktiver Administration af fysiske aktiver

166 19

167

168 Bilag: Tiltrædelsesberetning Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 17165/15

169 Fredericia Kommune Beretning om tiltrædelse som revisor Pr. 1. januar 2015

170 Indholdsfortegnelse 1. Tiltrædelse som revisor Indledning Opgaver og ansvar Ledelsen Revisor Revisionens udførelse og omfang Generelt Rapportering Regnskabsmæssig assistance mv Offentliggørelse af regnskaber, dokumenter mv. der indeholder navnet PwC Anvendelse af software Kommunikation via internet Afslutning 8 2. Lovpligtige oplysninger 8 PwC 2 af 8

171 Til Byrådet i Fredericia Kommune 1. Tiltrædelse som revisor 1.1. Indledning I forbindelse med valg af PwC som revisor for Fredericia Kommune med virkning fra regnskabsåret 2015 skal vi i det følgende redegøre for vores opfattelse af samarbejdet og for lovgivningens afgrænsning af henholdsvis ledelsens og revisionens opgaver og ansvar Opgaver og ansvar Ledelsen I Fredericia Kommunes styrelsesvedtægt er beskrevet Byrådets, borgmesterens og de enkelte udvalgs ansvar og opgaver. I det efterfølgende er Byrådet, de stående udvalg, borgmesteren og administrationen betegnet som ledelsen. Det er Byrådets ansvar, at trufne dispositioner sker i overensstemmelse med gældende administrative love, regler og sædvanlig praksis. Det er Byrådets ansvar at godkende budgettet for det kommende år. Borgmesteren skal drage omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Økonomi- og Indenrigsministeriet og Byrådet fastsatte regler. Gennem regler godkendt af Byrådet er der fastsat bestemmelser om tilrettelæggelsen af de administrative forhold. Fredericia Kommunes årsregnskab udarbejdes af administrationen og aflægges af økonomiudvalget til Byrådets godkendelse. Ledelsen har ansvaret for, at årsregnskabet er i overensstemmelse med lovgivningens krav herom, og at forvaltningen foregår på betryggende måde. Den økonomiske forvaltning skal ske i overensstemmelse med reglerne i lov om kommunernes styrelse. Dette gælder også form og indhold af årsregnskabet. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge økonomistyringen på en måde, der er hensigtsmæssig efter Fredericia Kommunes forhold. Dette omfatter også ansvar for en tilrettelæggelse af forvaltningen, økonomistyringen og øvrige registreringer på en sådan måde, at det kan dokumenteres, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med forudsætningerne, at de tilsigtede resultater opnås, samt at der sker en løbende overvågning og evaluering af økonomistyringen, rutiner og resultater i øvrigt. Ansvaret for bogføring og formueforvaltning varetager borgmesteren og administrationen blandt andet gennem etablering af forretningsgange og interne kontroller, der skal sikre, at registreringerne dækker over gyldige transaktioner, og at registreringerne er fuldstændige og nøjagtige. Etablering af forretningsgange og interne kontroller sker endvidere med henblik på at forebygge og opdage eventuelle besvigelser i form af misbrug af Fredericia Kommunes aktiver og bevidste fejlinformationer i regnskabsrapporteringen. I henhold til revisionsaftalen forudsættes det, at Fredericia Kommune giver revisor adgang til at foretage de undersøgelser mv., som revisor finder nødvendige for revisionen samt sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor finder påkrævet for at gennemføre revisionen. PwC 3 af 8

172 Revisor I henhold til styrelsesloven er det revisors opgave at efterprøve om regnskabet er retvisende, og om de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med godkendte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere skal der foretages en vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved varetagelsen af den kommunale virksomhed. Med andre ord er det revisors ansvar at planlægge og udføre revision og herunder gennemgå og vurdere, om ledelsen har opfyldt sine forpligtelser i forhold til ovenstående. Når revisionen er afsluttet, skal vi ved påtegning på årsregnskabet bekræfte, at dette er revideret. Vi afgiver en beretning til Byrådet om revisionen af årsregnskabet. Vi kan endvidere afgive beretning i løbet af året, hvis vi finder det hensigtsmæssigt. Endelig kræves der årligt en række revisorerklæringer til ministerier, styrelser m.m. Under vores revision, erklæringsafgivelse og rapportering skal vi optræde som offentlighedens tillidsrepræsentanter. Dette indebærer, at vi ved erklærings- og beretningsafgivelse skal varetage hensynet til andre interessenter, når vi tager stilling til indhold og præsentation af oplysninger i årsregnskaber og andet. I de efterfølgende afsnit er mere uddybende redegjort for revisionsopgaven og vores ansvar i henhold til god offentlig revisionsskik: Vi skal planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå en begrundet overbevisning om, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. Ved fejlinformation forstår vi ukorrekt, mangelfuld eller manglende information. Ved begrundet overbevisning opnår vi høj, men ikke fuld sikkerhed for vores konklusioner. Således udføres revisionen ved stikprøvevise undersøgelser. Der vil derfor ved enhver revision være en risiko for, at fejlinformation i regnskabet ikke afdækkes, selvom revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Revision efter god offentlig revisionsskik er imidlertid ikke kun rettet mod selve årsregnskabet, men også en efterprøvning af om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevisionen vil vi vurdere, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet. Udgangspunktet for forvaltningsrevisionen vil være en gennemgang af de af ledelsen fastlagte procedurer og politikker for sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt økonomistyring. Denne del af revisionen, vil være en integreret del af vores revision, og gennemføres som en metodisk undersøgelse af et område eller en organisatorisk enhed ud fra et eller flere af de nævnte aspekter. Under revisionsarbejdet tager vi hensyn til risikoen for, at væsentlige besvigelser kan forekomme bl.a. gennem valg af metoder og omfanget af revisionsindsatsen. Får vi mistanke om, at besvigelser forekommer, vil vi, sædvanligvis i samråd med ledelsen, iværksætte undersøgelser med henblik på at få mistanken afkræftet eller bekræftet. PwC 4 af 8

173 Vi vil i overensstemmelse med gældende revisionsstandarder indhente en skriftlig udtalelse fra ledelsen, om denne har kendskab til begåede besvigelser (såvel misbrug af aktiver som regnskabsmanipulation) i regnskabsåret. Uanset, at vi ved planlægningen og udførelsen af vores revision, tager hensyn til risikoen for besvigelser, er vi ikke ansvarlige for at hindre besvigelser. Såfremt årsregnskabet ikke aflægges i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne, og der er tale om væsentlige forhold, har vi pligt til i vores påtegning på årsregnskabet at give udtryk herfor i form af et forbehold. Tilsvarende skal vi tage forbehold, hvis årsregnskabets formelle oplysningskrav ikke overholdes. Vi skal i vores påtegning give nødvendige supplerende oplysninger, når regnskabet er væsentligt påvirket af regnskabsmæssige usikkerheder eller usædvanlige forhold, eller såfremt vi har fundet, at der foreligger forhold, der kan medføre ansvar for ledelsen Revisionens udførelse og omfang Generelt Grundlaget for planlægning og gennemførelse af revisionen er vores kendskab til kommunale regelsæt, Fredericia Kommunes aktiviteter, organisation, administrative systemer, kontrolmiljø og øvrige relevante forhold. Vi udarbejder en revisionsplan som drøftes med ledelsen. Planen indeholder en beskrivelse af revisionsmål og -metode, fastsættelse af overordnet væsentlighedsniveau, risikoanalyse, omfang af revisionen - herunder forvaltningsrevisionens fokusområder samt årshjul for revisionens udførelse og mødeaktivitet med Fredericia Kommune. På dette grundlag tilpasser vi vores revision de konkrete aktiviteter og forhold i øvrigt, hvilket sikrer, at revisionen gennemføres så effektivt som muligt og koncentreres om de regnskabsposter og -områder, hvor vi vurderer risikoen for væsentlige fejl som værende størst. Vi vil på grundlag af den gennemførte revision fremkomme med vores eventuelle forslag til forbedringer af forretningsgange og interne kontroller. Vi anvender i årets løb fortrinsvis systemrevision, som kombineres med substansrevision (analytisk og detailrevision) i større eller mindre omfang. Systemrevisionen har til formål at efterprøve, om de interne kontroller (forretningsgange) er hensigtsmæssig, sikkert tilrettelagt og efterlevet. De grundlæggende forretningsgange for Fredericia Kommunes transaktioner efterprøves hvert år, mens de øvrige forretningsgange efterprøves efter en flerårig plan. Revisionen vil i tilfælde af konstaterede svagheder gøre Fredericia Kommunes ledelse opmærksom herpå. Hvis vi vurderer, at kontrolmiljøet, regnskabssystemerne og de relaterede generelle it-kontroller er velfungerende og pålidelige, kan vi gennemføre en større del af revisionen som systemrevision, hvilket omfatter test af de generelle it-kontroller, test af relevante programmerede kontroller (applikationskontroller) og test af relevante manuelle kontroller. Til den afsluttende revision anvender vi fortrinsvis substansrevision. Revisionen udføres i vid udstrækning ved regnskabsanalytiske undersøgelser, hvor det aflagte regnskab og regnskabsforklaringerne gennemgås og vurderes i forhold til budgetterede og bevilgede beløb og de forudsætninger, som ligger til grund herfor. PwC 5 af 8

174 Herunder foretages stikprøveudtagninger i fornødent omfang. Endvidere indgår afstemninger og efterprøvning af centrenes interne kontrolrutiner i forbindelse med årsafslutningen. Vi anvender vores itanalyseværktøj Kommunal Data Analyse til regnskabsanalytiske undersøgelser, stikprøveudtagninger og efterprøvning af kontoplanrelationer vedrørende økonomiposteringer. For at opnå en begrundet overbevisning om årsregnskabets rigtighed, må vi støtte os til oplysninger og vurderinger fra kommunes ledelse. Som et almindeligt led i revisionen, vil vi derfor hvert år anmode om en ledelseserklæring, hvori de afgivne oplysninger bekræftes. Formålet hermed er alene at sikre, at ingen oplysninger er udeladt eller utilsigtet tilbageholdt for os. Revisionen udføres i årets løb og i forbindelse med årsafslutningen. Revisionen er ikke afsluttet, før vi har forsynet årsregnskabet med vores revisionspåtegning samt afgivet revisionsberetning for året. Udførte revisionshandlinger i årets løb skal derfor betragtes som et led i revisionen af årsregnskabet Rapportering Revisionens indhold og resultater rapporteres i forskellig detaljeringsgrad til henholdsvis det administrative og det politiske niveau. Til det administrative niveau rapporteres løbende til de enkelte centre og institutioner. Det sker såvel mundtligt som skriftligt ved notater til ledelsen. Vi søger desuden, gennem en konstruktiv løbende dialog med Fredericia Kommunes medarbejdere om konkrete og generelle problemstillinger, at medvirke til at forebygge, at der ikke opstår væsentlige fejl. Rapporteringen til Byrådet sker i form af beretninger. Eventuelle bemærkninger, som Byrådet skal tage stilling til og besvare over for tilsynsmyndigheder, vil fremgå som bemærkninger i afsnittet Bemærkninger der skal besvares overfor tilsynsmyndigheden. Revisors påtegning på årsregnskabet uden forbehold indebærer, ud over at årsregnskabet er revideret, at at årsregnskabet er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen og opgjort under omhyggelig hensyntagen til bestående værdier, rettigheder og forpligtelser, og årsregnskabet er aflagt i overensstemmelse med lovgivningens og Økonomi- og Indenrigsministeriets krav til regnskabsaflæggelsen for kommuner, og at det under hensyntagen til disse bestemmelser giver et korrekt udtryk for årets indtægter og udgifter samt balancen ved årets udgang. I revisionsberetningen redegøres for indholdet, omfanget og resultatet af revisionen samt for eventuelle aftaler, som måtte være truffet om at udvide revisionen. I revisionsberetningen vil vi redegøre for forhold, der har givet anledning til bemærkninger og for forhold, som vi i øvrigt finder anledning til at fremdrage. Vi vil oplyse om vores vurdering af interne kontrol- og registreringssystemer, og om eventuelle væsentlige svagheder eller mangler i disse systemer. Vi vil redegøre for den udførte forvaltningsrevision, der sigter mod at vurdere, om der er taget skyldige økonomiske hensyn. Hvis vi mener, at regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med Byrådets beslutninger, eller der er handlet i modstrid med gældende love og bestemmelser, vil det fremgå som bemærkninger i revisionsberetningen. For god ordens skyld skal vi gøre opmærksom på, at vores bemærkninger i revisionsberetningen og andre rapporter ikke er ensbetydende med, at vi begrænser vores ansvar for årsregnskabets rigtighed, idet en sådan ansvarsbegrænsning kun kan foretages ved forbehold i påtegningen på årsregnskabet. PwC 6 af 8

175 Såfremt vi bliver opmærksomme på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, vil vi omgående drøfte forholdet med administrationen og straks herefter meddele dette til Byrådet i form af en revisionsberetning. Væsentlige forhold og bemærkninger i revisionsberetningen vil blive gennemgået med administrationen, før de fremsendes til Byrådet med henblik på at sikre, at de konkrete forhold er korrekt beskrevet Regnskabsmæssig assistance mv. Revisionen af årsregnskabet omfatter ikke aktiv deltagelse i bogføring, udarbejdelse af årsregnskab eller andre regnskabsopstillinger. Fredericia Kommune kan fremsætte ønske om assistance i forbindelse hermed. Vi vil afstå fra at yde regnskabsmæssig assistance, såfremt dette vil anfægte gældende habilitetsog uafhængighedsregler. Hvis vi yder Fredericia Kommune større regnskabsmæssig eller anden assistance, vil vi redegøre for vores assistance og ansvar over for administrationen i aftalebreve, ligesom vi vil rapportere om den udførte assistance i revisionsberetningen Offentliggørelse af regnskaber, dokumenter mv. der indeholder navnet PwC Vi forudsætter, at Fredericia Kommune indhenter vores forhåndstilkendegivelse, forinden regnskaber, rapporter, dokumenter mv., hvori vores firmanavn er indeholdt, udleveres til tredjemand eller offentliggøres, herunder i elektronisk form. For regnskaber som er offentligt tilgængelige dog kun, såfremt de udleverede regnskaber udarbejdes i uddrag eller på anden måde afviger fra det, som vi har forsynet med revisionspåtegning Anvendelse af software Vi dokumenterer i videst muligt omfang vores revision elektronisk og udvikler i tilknytning hertil forskelligt software. Sådant software, herunder databaser, regnearks- og tekstfiler, er udviklet alene til vores eget brug. Såfremt det findes hensigtsmæssigt at udlevere vores software til Fredericia Kommune, fx. med henblik på indføjelse af aktuelle data, sker dette under forudsætning af, at Fredericia Kommune ikke anvender softwaret til andre formål, distribuerer det eller lader tredjemand få adgang dertil. Vi påtager os intet ansvar i forbindelse med Fredericia Kommunes anvendelse af softwaret, medmindre der indgås særskilt og skriftlig aftale om vores assistance med udvikling af softwaret til Fredericia Kommune og om vores ansvar i tilknytning hertil Kommunikation via internet Såfremt andet ikke tilkendegives, kommunikerer vi gerne elektronisk med Fredericia Kommune og dets forbindelser, når dette er hensigtsmæssigt. Denne kommunikationsform er ikke sikker, og vi påtager os derfor intet ansvar for skader af nogen art, der måtte opstå som følge af anvendelsen af denne kommunikationsform, ligesom vi tilsvarende ikke vil gøre ansvar gældende over for Fredericia Kommune. PwC 7 af 8

176 1.9. Afslutning I senere beretninger vil der blive henvist til denne del af beretningen vedrørende tiltrædelse som revisor. Denne del af beretningen forudsætter vi, Fredericia Kommune udleverer til nye medlemmer af Byrådet. 2. Lovpligtige oplysninger I henhold til lov om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder skal vi oplyse: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbestemmelser, og vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Aalborg, den 27. februar 2015 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Marianne Fog Jørgensen statsautoriseret revisor PwC 8 af 8

177 Bilag: Kortbilag_dagsorden.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 13535/15

178

179 Bilag: Forslag til styrelsesvedtægt for Ung Fredericia 2015.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 6134/15

180 Styrelsesvedtægt for Ung Fredericia Ung Fredericia er etableret efter reglerne om fælles ledelse i Folkeskoleloven (nr. LBK 665 af 20. juni 2014) 24b. Ungdomsskoletilbuddet er etableret efter Ungdomsskoleloven (nr. LBK 375 af 4. april 2014), og 10. klasse er etableret efter Folkeskoleloven (nr. LBK 665 af 20. juni 2014 kapitel 2a) samt Fredericia Kommunes Styrelsesvedtægt for folkeskoleområdet. Derudover er denne styrelsesvedtægt fastsat i henhold til bekendtgørelse om elevråd i Folkeskolen (BEK 695 af 23. juni 2014). 1 Bestyrelsens sammensætning og valg. Ved Fredericia Ungdomsskole og 10 ende Fredericia oprettes en fælles bestyrelse. Stk. 2. Bestyrelsen består af, - 2 repræsentanter udpeget af Byrådet. (Valgt for 4 år) - 2 repræsentanter for arbejdsmarkedets parter udpeget af Byrådet efter indstilling forslag fra de stedlige organisationer. (Valgt for 4 år) - 2 medarbejderrepræsentanter, heraf 1repræsentant fra 10. klassetilbuddet og en repræsentant fra den øvrige ungdomsskolevirksomhed.(valgt for 1 år) - 2 forældrerepræsentanter. (Valgt for 1 år) - 2 elevrepræsentanter, heraf en repræsentant for 10. klassetilbuddet og en repræsentant fra den øvrige ungdomsskolevirksomhed. (Valgt for 1 år) - 1 repræsentant fra Fredericia Ungebyråd. (Valgt for 2 år) Stk. 3. For hvert medlem af bestyrelsen udpeges en personlig stedfortræder. Udpegningen sker hos de relevante parter. Stk. 4. Samtlige medlemmer af bestyrelsen har stemmeret. Ungebyrådsrepræsentanten og elevrepræsentanterne må dog ikke deltage i afstemning om eller overvære den del af forhandlingerne, der angår sager vedrørende enkeltpersoner. Stk. 5. Blandt afdelingsskolelederne ved afdelinger med overbygning udpeges 1 repræsentant til uden stemmeret at deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Blandt distriktsfritidslederne udpeges 1 repræsentant til uden stemmeret at deltage i bestyrelsens møder. 1

181 Stk. 7. Fredericia Kommunes Handicapråd udpeger 1 repræsentant til uden stemmeret at deltage i bestyrelsens møder. Stk. 8. Lederen af Ung Fredericia samt dennes stedfortræder deltager uden stemmeret. Stedfortræderen fører protokollen for bestyrelsen. 2 Byrådsrepræsentanterne og deres stedfortrædere udpeges blandt byrådets medlemmer umiddelbart efter hvert kommunalvalg. Stk. 2. Ungebyrådsrepræsentanten og dennes stedfortræder vælges blandt ungebyrådets medlemmer. Stk. 3. Arbejdsmarkedsrepræsentanterne og deres stedfortrædere udpeges af byrådet, umiddelbart efter hvert kommunalvalg, efter forslag fra de stedlige organisationer. Stk. 4. Lederen af Ung Fredericia indkalder samtlige månedslønnede (min. 8. ugentlige timer) medarbejdere til en valghandling for henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolevirksomheden. Valghandlingen afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Alle månedslønnede medarbejdere kan stille op til valg. Den medarbejder, der har fået flest stemmer, er valgt. Første stedfortræder vælges efter samme fremgangsmåde. Ved stemmelighed trækkes lod. Stk. 5. Forældreældrerepræsentanterne vælges på et fælles forældrearrangement for forældre tilknyttet 10. klassetilbuddet. Arrangementet afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Valgbare er forældre til elever i 10. klassetilbuddet. Valget gælder for et skoleår. Stk. 6. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere vælges af og blandt elevrådet/elevforsamlingen i henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolen. Valget afholdes ved hvert skoleårs begyndelse og gælder for et år ad gangen. De elever som har fået flest stemmer er valgt. Stedfortrædere vælges efter samme fremgangsmåde. 3 Bestyrelsen for Ung Fredericia følger byrådets valgperiode. Bestyrelsen fungerer indtil udgangen af måneden før byrådets tiltrædelse. 4 På bestyrelsens første møde vælger de stemmeberettede medlemmer en af de i 1 stk. 2 nævnte repræsentanter til formand og næstformand ved bundet flertalsvalg. 2

182 Mødevirksomhed og forretningsorden. 5 Bestyrelsens udøver alene sin virksomhed gennem møder. Møderne afholdes for lukkede døre. Stk. 2. Bestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem. Bestyrelsen kan indbyde andre med særlig indsigt til behandling af et punkt på dagsordenen. Stk. 3. Formanden fastsætter tid og sted for møderne og indkalder med mindst 10 dages varsel. Stk. 4. Formanden fastsætter mødernes dagsorden. Dagsorden med tilhørende bilag udsendes pr. mail senest 4 hverdage før mødets afholdelse. Stk. 5. Ethvert medlem kan få optaget punkter på dagsordenen. Sådanne punkter skal meddeles formanden senest 8 dage før mødet. Stk. 6. Når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer anmoder herom, skal formanden inden 14 dage indkalde til møde og sætte de sager på dagsordenen, som de 3 medlemmer ønsker behandlet. Stk. 7. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt forinden underrette medlemmerne og de tilforordnede om de sager, der skal behandles på mødet. Stk. 8. Er et medlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, deltager så vidt muligt stedfortræderen. Stk. 9. I formandens fravær leder næstformanden møderne. Formanden drager omsorg for udførelsen af de trufne beslutninger. 6 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 6 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Beslutninger træffes med almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslaggivende. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. 7 Der føres protokol over bestyrelsens beslutninger. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke personer, der har været tilstede. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer er berettiget til, i kort form, at få tilført mindretalsudtalelser til protokollen. 3

183 Stk. 3. Protokollen underskrives af bestyrelsens medlemmer og tilforordnede ved mødets afslutning. Stk. 4. Efter hvert bestyrelsesmøde offentliggøres beslutningsreferat på Ung Fredericias hjemmeside. 8 Der ydes ikke diæter for deltagelse i bestyrelsens møder og for deltagelse i kurser mv., og der ydes ikke erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Bestyrelsens beføjelser. 9 Bestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, der er fastlagt af kommunalbestyrelsen. Stk. 2. Bestyrelsens opgaver er angivet i bekendtgørelse lov om ungdomsskoler LBK nr. 375 af 4. april 2014 samt i Folkeskoleloven LBK nr. 665 af 20. juni Den fælles bestyrelse varetager de opgaver, der i Folkeskoleloven og lov om ungdomsskoler er henlagt til hhv. skolebestyrelsen og ungdomsskolebestyrelsen. Stk. 2. Beslutninger, der alene har betydning for ungdomsskolens virksomhed, træffes af de medlemmer, der er repræsentanter for ungdomsskolen. Stk. 3. Beslutninger, der alene har betydning for folkeskolens virksomhed, træffes af de medlemmer, der er repræsentanter for folkeskolen. Stk. 4. Bestyrelsen udarbejder, inden for den af byrådet fastsatte beløbsramme, budget for Fredericia ungdomsskole og 10 ende Fredericia. Bestyrelsen kan ikke selvstændigt omplacere økonomiske ressourcer mellem de to områder. Stk. 5. Bestyrelsen sørger for, at der udsendes tilbud om deltagelse i ungdomsskolevirksomhed samt i 10. klassetilbuddet. Stk. 6. Bestyrelsen kan stille forslag til byrådet om tilvejebringelse og forbedring af lokaler, der anvendes af Ung Fredericia, og om lokalernes forsyning med materiel og inventar. Stk. 7. Bestyrelsen afgiver indstilling til byrådet om ansættelse og afskedigelse af leder af Ung Fredericia. Stk. 8. Lederen af Ung Fredericia ansætter og afskediger øvrige medarbejdere i Ung Fredericia jvf. Fredericia Kommunes retningslinjer. Bestyrelsen og lederen af det aktuelle ansvarsområdet er repræsenteret i ansættelsesudvalg for ansættelse af månedslønnede personale. Stk. 9. Bestyrelsen kan afgive indstilling til byrådet om ændring af ungdomsskoletilbuddet; jvf. Lovens 3, stk. 2, om undervisning i færdselslære og i knallertkørsel, heltidsundervisning samt andre aktiviteter, og 3, stk. 3, om klub- og anden fritidsvirksomhed. 4

184 Stk. 10. Bestyrelsen kan afgive indstilling til byrådet om udvidelse af ungdomsskolens aldersgrænser, om henvisning/optagelse af unge til/fra andre kommuner, og om befordringsordninger i forbindelse med ungdomsskolevirksomhed. Stk. 11. Bestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til byrådet om alle spørgsmål, der vedrører Ung Fredericia. Den kan afgive udtalelse om alle spørgsmål, som byrådet forelægger den. Elevråd 11 Skolens elever kan danne et elevråd til varetagelse af deres interesser over for Ung Fredericia og de kommunale myndigheder. Stk. 2. I stedet for et elevråd kan der etableres en elevforsamling/elevforsamlinger. 12 Denne vedtægt træder i kraft pr. 1. august Ændring af styrelsesvedtægten kan kun foretages af Byrådet efter indhentet udtalelse fra bestyrelsen for Ung Fredericia. Godkendt af Fredericia Byråd den dd. mm

185 Bilag: Organisationsdiagram USK10ende.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 6132/15

186 10 ende Til Børn & Unge Att: Claus Bülow Fredericia Ungdomsskolen og 10 endes ledelser har følgende anbefaling til en ny organisation pr. 1. august 2015, som omfatter 10 ende og Ungdomsskolen med fælles ledelse og bestyrelse. 10 ende og Ungdomsskolens ledelse og administration placeres på Mosegårdsvej 2D fra 1. august Den nye organisation omfatter en 10. klasse efter folkeskoleloven og en ungdomsskole efter ungdomsskoleloven, med en leder og en bestyrelse. Det endelige koncept skal udvikles i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Organisation UngFredericia UngFredericia Søren Pedersen Skoleleder Fælles bestyrelse Administration Lea Nydahl Lyberth 10 ende Stig Holm Ungdomsskolen Stefan Eis 10. klasse EUD 10 20/20 Lektie café Prøveafvikling Ungdomsskole Ikke udd. parate Drop-Out GFU Knallertkøreskole Unge Miljø Fritidsundervisning Unge på sporet Unge to-sprogede Ungdommens Hus Talentudvikling 10 ende Mosegårdsvej 2D DK-7000 Fredericia Tlf ende@fredericia.dk

187 Ungdomsskolens administration overdrages løbende til administrationen på 10 ende fra 1. marts august 2015 Procesplan er udarbejdet og der er aftalt møder ad hoc med proceskonsulent fra HR- Fredericia, hvor der er fokus på processen, kompetenceafklaring m.m. Procesplan Tidsramme Opgaveindhold Navne oktober 2014 Drøftelse af fusion Claus Bülow, Karsten Knudsen og Søren Pedersen oktober/november 2014 Fortsat drøftelse af fusion Claus Bülow, Karsten Knudsen og oktober 2014 marts 2015 oktober 2014 marts 2015 december 2014 marts 2015 Ungdomsskolens drift information/overdragelse og tilstedeværelse Folkeskole/Ungdomsskole Ad hoc Søren Pedersen Karsten Knudsen og Søren Pedersen Karsten Knudsen/Søren Pedersen Stefan Eis/Stig Holm Skoleafdelingen Ungdomsskolen 10 ende Søren Pedersen, Stefan Eis og Stig Holm januar 2015 Udarbejdelse af sagsfremstilling/styrelsesvedtægter januar 2015 Fælles arbejdsdag Søren Pedersen, Stefan Eis og Stig Holm februar 2015 Administration Søren Pedersen, Stefan Eis og Stig Holm marts 2015 Møde med personale marts 2015 Ungdomsskolen Stefan Eis marts ende Søren Pedersen, Stig Holm og Lea Nydahl Lyberth april 2015 Administration Ungdomsskolen? juni 2015 juli 2015 Ungdomsskolen flytter fra Kongensgade 111 til 10 ende, Mosegårdsvej 2D Søren Pedersen Stig Holm Stefan Eis Lea Nydahl Lyberth august ende/ungdomsskolen Søren Pedersen Stig Holm Stefan Eis Lea Nydahl Lyberth Infomateriale, hjemmeside, brochure m.m. udarbejdes i samarbejde med Katrine Haar Nygaard Christensen og kommunikationsafdelingen. Karsten Knudsen Ungdomsskoleinspektør Stefan Eis Afdelingsleder Søren Pedersen Skoleleder Stig Holm Souschef 2

188 Bilag: Høringsvar vedr fusion mellem 10'ende og ungdomsskolen fra 10 ende.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 13398/15

189

190 Bilag: høringssvar ungdomsskolen vedr ung fredericia 3 marts 2015.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 14860/15

191 Ungdomsskolebestyrelsen FREDERICIA K O M M U N E Dagsorden Referat X Formand: Jan Kristensen Mødested: Kongensgade 111, lok. 3-nord-2 Mødedato: 3. marts 2015 Sekretær: Stefan Eis Lund Mødetidspunkt: Fraværende: 1. Høringssvar til forslag til ny styrelsesvedtægt for ungdomsskolen og 10 ende. Sagsbeskrivelse: I forbindelse med fælles ledelse og fælles bestyrelse mellem 10 ende Fredericia og Fredericia Ungdomsskole, er der udarbejdet et forslag til en ny styrelsesvedtægt. Dette forslag skal behandles i 10 endes bestyrelse og ungdomsskolens bestyrelse. Styrelsesvedtægten danner rammen for etablering og beslutningskompetencen i den kommende fælles bestyrelse. Indstilling: Børn og Unge indstiller, at forslaget om indførelse af fælles ledelse mellem 10 ende og Fredericia Ungdomsskole, samt forslaget til styrelsesvedtægt for Ung Fredericia sendes til høring i de respektive institutioners bestyrelser i perioden Ungdomsskolelederen indstiller, at ungdomsskolebestyrelsen i sit høringssvar tilslutter sig Børne- og Uddannelsesudvalgets forlag. Beslutning: Forslaget til ny styrelsesvedtægt for 10 ende og ungdomsskolen har været behandlet i ungdomsskolebestyrelsen. Følgende afsnit foreslås ændret: 1 Bestyrelsens sammensætning og valg Stk. 8. Lederen af Ung Fredericia og lederen af ungdomsskolen deltager uden stemmeret. Lederen af Ung Fredericia fører protokollen for bestyrelsen, og i dennes fravær er det lederen af ungdomsskolen, der fører protokollen. 2 Stk. 4. Lederen af Ung Fredericia indkalder samtlige månedslønnede (min. 8. ugentlige timer) medarbejdere til en valghandling for henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolevirksomheden. Valghandlingen afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Alle månedslønnede medarbejdere kan stille op til valg. De to medarbejdere fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden, der har fået flest stemmer er valgt. Stk. 6. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere vælges af og blandt elevrådet/elevforsamlingen i henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolen. Valget afholdes ved hvert skoleårs begyndelse og gælder for et år ad gangen. De to elever, fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolen, som har fået flest stemmer er valgt. Side 1 af 2

192 Ungdomsskolebestyrelsen FREDERICIA K O M M U N E Dagsorden Referat X Formand: Jan Kristensen Mødested: Kongensgade 111, lok. 3-nord-2 Mødedato: 3. marts 2015 Sekretær: Stefan Eis Lund Mødetidspunkt: Bestyrelsens beføjelser. 10 Der foreslås følgende omformulering: Stk.8. Lederen af Ung Fredericia ansætter og afskediger i samarbejde med lederen af 10 ende og lederen af ungdomsskolen øvrige medarbejdere i Ung Fredericia jf. Fredericia Kommunes retningslinjer. Bestyrelsen og lederen af det aktuelle ansvarsområde er repræsenteret i ansættelsesudvalg for ansættelse af fuldtidsansatte månedslønnede. Bemærkning: Der savnes en præcisering i forhold til ansættelse af personale på de enkelte områder. Her tænkes specielt på ansættelser i ungdomsskolen. En stor del af ungdomsskolens personale er ofte ansat for kortere perioder, ofte nogle timer om ugen. Derfor kræves det, at ansættelse/afskedigelses procedurerne nuanceres. Forslag: Såfremt der er tale om timelønnede/månedslønnede medarbejdere som ikke er fuldtidsansatte, er det den enkelte leder af ungdomsskolen eller 10 ende, som foretager ansættelse og afskedigelse. Side 2 af 2

193 Bilag: Ændret forslag til styrelsesvedtægt for Ung Fredericia 2015 udarbejdet pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 15199/15

194 Styrelsesvedtægt for Ung Fredericia Ung Fredericia er etableret efter reglerne om fælles ledelse i Folkeskoleloven (nr. LBK 665 af 20. juni 2014) 24b. Ungdomsskoletilbuddet er etableret efter Ungdomsskoleloven (nr. LBK 375 af 4. april 2014), og 10. klasse er etableret efter Folkeskoleloven (nr. LBK 665 af 20. juni 2014 kapitel 2a) samt Fredericia Kommunes Styrelsesvedtægt for folkeskoleområdet. Derudover er denne styrelsesvedtægt fastsat i henhold til bekendtgørelse om elevråd i Folkeskolen (BEK 695 af 23. juni 2014). 1 Bestyrelsens sammensætning og valg. Ved Fredericia Ungdomsskole og 10 ende Fredericia oprettes en fælles bestyrelse. Stk. 2. Bestyrelsen består af, - 2 repræsentanter udpeget af Byrådet. (Valgt for 4 år) - 2 repræsentanter for arbejdsmarkedets parter udpeget af Byrådet efter indstilling forslag fra de stedlige organisationer. (Valgt for 4 år) - 2 medarbejderrepræsentanter, heraf 1repræsentant fra 10. klassetilbuddet og en repræsentant fra den øvrige ungdomsskolevirksomhed.(valgt for 1 år) - 2 forældrerepræsentanter. (Valgt for 1 år) - 2 elevrepræsentanter, heraf en repræsentant for 10. klassetilbuddet og en repræsentant fra den øvrige ungdomsskolevirksomhed. (Valgt for 1 år) - 1 repræsentant fra Fredericia Ungebyråd. (Valgt for 2 år) Stk. 3. For hvert medlem af bestyrelsen udpeges en personlig stedfortræder. Udpegningen sker hos de relevante parter. Stk. 4. Samtlige medlemmer af bestyrelsen har stemmeret. Ungebyrådsrepræsentanten og elevrepræsentanterne må dog ikke deltage i afstemning om eller overvære den del af forhandlingerne, der angår sager vedrørende enkeltpersoner. Stk. 5. Blandt afdelingsskolelederne ved afdelinger med overbygning udpeges 1 repræsentant til uden stemmeret at deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Blandt distriktsfritidslederne udpeges 1 repræsentant til uden stemmeret at deltage i bestyrelsens møder. 1

195 Stk. 7. Fredericia Kommunes Handicapråd udpeger 1 repræsentant til uden stemmeret at deltage i bestyrelsens møder. Stk. 8. Lederen af Ung Fredericia, afdelingsskolelederen ved ungdomsskolen samt afdelingsskolelederen ved 10 ende deltager uden stemmeret. Ledelsen af Ung Fredericia fører protokollen for bestyrelsen. 2 Byrådsrepræsentanterne og deres stedfortrædere udpeges blandt byrådets medlemmer umiddelbart efter hvert kommunalvalg. Stk. 2. Ungebyrådsrepræsentanten og dennes stedfortræder vælges blandt ungebyrådets medlemmer. Stk. 3. Arbejdsmarkedsrepræsentanterne og deres stedfortrædere udpeges af byrådet, umiddelbart efter hvert kommunalvalg, efter forslag fra de stedlige organisationer. Stk. 4. Lederen af Ung Fredericia indkalder samtlige månedslønnede (min. 8 ugentlige timer) medarbejdere til en valghandling for henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden. Valghandlingen afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Alle månedslønnede medarbejdere kan stille op til valg. De to medarbejdere fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolevirksomheden, der har fået flest stemmer er valgt. Stedfortrædere vælges efter samme fremgangsmåde. Ved stemmelighed trækkes lod. Stk. 5. Forældreældrerepræsentanterne vælges på et fælles forældrearrangement for forældre tilknyttet 10. klassetilbuddet. Arrangementet afholdes ved hvert skoleårs begyndelse. Valgbare er forældre til elever i 10. klassetilbuddet. Valget gælder for et skoleår. Stk. 6. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere vælges af og bland elevrådet/elevforsamlingen i henholdsvis 10. klassetilbuddet og Ungdomsskolen. Valget afholdes ved hvert skoleårs begyndelse og glæder for et år ad gangen. De to elever, fra henholdsvis 10. klassetilbuddet og ungdomsskolen, som har fået flest stemmer er valgt. Stedfortrædere vælges efter samme fremgangsmåde. 3 Bestyrelsen for Ung Fredericia følger byrådets valgperiode. Bestyrelsen fungerer indtil udgangen af måneden før byrådets tiltrædelse. 4 På bestyrelsens første møde vælger de stemmeberettede medlemmer en af de i 1 stk. 2 nævnte repræsentanter til formand og næstformand ved bundet flertalsvalg. 2

196 Mødevirksomhed og forretningsorden. 5 Bestyrelsens udøver alene sin virksomhed gennem møder. Møderne afholdes for lukkede døre. Stk. 2. Bestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem. Bestyrelsen kan indbyde andre med særlig indsigt til behandling af et punkt på dagsordenen. Stk. 3. Formanden fastsætter tid og sted for møderne og indkalder med mindst 10 dages varsel. Stk. 4. Formanden fastsætter mødernes dagsorden. Dagsorden med tilhørende bilag udsendes pr. mail senest 4 hverdage før mødets afholdelse. Stk. 5. Ethvert medlem kan få optaget punkter på dagsordenen. Sådanne punkter skal meddeles formanden senest 8 dage før mødet. Stk. 6. Når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer anmoder herom, skal formanden inden 14 dage indkalde til møde og sætte de sager på dagsordenen, som de 3 medlemmer ønsker behandlet. Stk. 7. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt forinden underrette medlemmerne og de tilforordnede om de sager, der skal behandles på mødet. Stk. 8. Er et medlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, deltager så vidt muligt stedfortræderen. Stk. 9. I formandens fravær leder næstformanden møderne. Formanden drager omsorg for udførelsen af de trufne beslutninger. 6 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 6 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Beslutninger træffes med almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslaggivende. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. 7 Der føres protokol over bestyrelsens beslutninger. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke personer, der har været tilstede. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer er berettiget til, i kort form, at få tilført mindretalsudtalelser til protokollen. 3

197 Stk. 3. Protokollen underskrives af bestyrelsens medlemmer og tilforordnede ved mødets afslutning. Stk. 4. Efter hvert bestyrelsesmøde offentliggøres beslutningsreferat på Ung Fredericias hjemmeside. 8 Der ydes ikke diæter for deltagelse i bestyrelsens møder og for deltagelse i kurser mv., og der ydes ikke erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Bestyrelsens beføjelser. 9 Bestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, der er fastlagt af kommunalbestyrelsen. Stk. 2. Bestyrelsens opgaver er angivet i bekendtgørelse lov om ungdomsskoler LBK nr. 375 af 4. april 2014 samt i Folkeskoleloven LBK nr. 665 af 20. juni Den fælles bestyrelse varetager de opgaver, der i Folkeskoleloven og lov om ungdomsskoler er henlagt til hhv. skolebestyrelsen og ungdomsskolebestyrelsen. Stk. 2. Beslutninger, der alene har betydning for ungdomsskolens virksomhed, træffes af de medlemmer, der er repræsentanter for ungdomsskolen. Stk. 3. Beslutninger, der alene har betydning for folkeskolens virksomhed, træffes af de medlemmer, der er repræsentanter for folkeskolen. Stk. 4. Bestyrelsen udarbejder, inden for den af byrådet fastsatte beløbsramme, budget for Fredericia ungdomsskole og 10 ende Fredericia. Bestyrelsen kan ikke selvstændigt omplacere økonomiske ressourcer mellem de to områder. Stk. 5. Bestyrelsen sørger for, at der udsendes tilbud om deltagelse i ungdomsskolevirksomhed samt i 10. klassetilbuddet. Stk. 6. Bestyrelsen kan stille forslag til byrådet om tilvejebringelse og forbedring af lokaler, der anvendes af Ung Fredericia, og om lokalernes forsyning med materiel og inventar. Stk. 7. Bestyrelsen afgiver indstilling til byrådet om ansættelse og afskedigelse af leder af Ung Fredericia. Stk. 8. Lederen af Ung Fredericia ansætter og afskediger i samarbejde med afdelingsskolelederen ved 10 ende og afdelingsskolelederen ved ungdomsskolen øvrige medarbejdere i Ung Fredericia jf. Fredericia Kommunes retningslinjer. Bestyrelsen og lederen af det aktuelle ansvarsområde er repræsenteret i ansættelsesudvalg for ansættelse af fuldtidsansatte månedslønnede. Såfremt der er tale om timelønnede/månedslønnede medarbejdere, som ikke er fuldtidsansatte, kan lederen af Ung Fredericia uddelegere kompetencen til ansættelse og 4

198 afskedigelse af disse til afdelingsskolelederen ved ungdomsskolen eller afdelingsskolelederen ved 10 ende. Stk. 9. Bestyrelsen kan afgive indstilling til byrådet om ændring af ungdomsskoletilbuddet; jvf. Lovens 3, stk. 2, om undervisning i færdselslære og i knallertkørsel, heltidsundervisning samt andre aktiviteter, og 3, stk. 3, om klub- og anden fritidsvirksomhed. Stk. 10. Bestyrelsen kan afgive indstilling til byrådet om udvidelse af ungdomsskolens aldersgrænser, om henvisning/optagelse af unge til/fra andre kommuner, og om befordringsordninger i forbindelse med ungdomsskolevirksomhed. Stk. 11. Bestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til byrådet om alle spørgsmål, der vedrører Ung Fredericia. Den kan afgive udtalelse om alle spørgsmål, som byrådet forelægger den. Elevråd 11 Skolens elever kan danne et elevråd til varetagelse af deres interesser over for Ung Fredericia og de kommunale myndigheder. Stk. 2. I stedet for et elevråd kan der etableres en elevforsamling/elevforsamlinger. 12 Denne vedtægt træder i kraft pr. 1. august Ændring af styrelsesvedtægten kan kun foretages af Byrådet efter indhentet udtalelse fra bestyrelsen for Ung Fredericia. Godkendt af Fredericia Byråd den dd. mm

199 Bilag: Bilag 3, skitseforslag.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 13671/15

200

201

202

203 Bilag: Bilag 1 - brev til kommune fra Fredercia Teater.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 13669/15

204

205 Bilag: Bilag 4, estimerede omkostninger.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 13668/15

206 Side 1 Bygherre: Byggeperiode Grundareal i m² Dato: Fredericia Kommune Projekt: Bygnings m² Rev. dato: Fredericia Teater Indeks dato Beregner Revision Overslaget er baseret på 2015 priser Budget Regnskab Benævnelse incl. Budget moms excl. moms Dispon. til dato excl. moms Rådighedsbeløb excl. moms Anvist til dato excl. moms Rest til anvisning excl. moms 1 Tilslutningsafgifter, sum Tilslutningsafgifter, sum 1.1 Kloak , Elforsyning og EDB , Vandforsyning , Fjernvarmeforsyning , Tele vedr. ABA og Alarmer , TV tilslutning , Grundkøb , Forbrug i byggeperioden , ,00 2 Entreprisesum Entreprisesum 2.1 Tilbud fra Valdemarbyg ApS Tømrerarbejde, incl. gulvbelægning 2.2 VVS arbejde El arbejde Kloakarbejder Fundamenter Reetablering af belægning mm Malerarbejde Mer/mindreydelser Mer/mindreydelser 4 Bygherreleverancer, sum Bygherreleverancer, sum 4.1 Inventar Der er ikke afsat midler til inventar Øvrige bygherreomkostninger Øvrige bygherreomkostninger 5.1 Totalrådgivning Udarbejdelse af myndighedsprojekt, udbudsmateriale, tilsyn og byggeledelse 5.2 Bygherrerådgivning (totalrådg. Udbud) Intern bygherrerådgivning Udlæg Forsikring Sikringsanlæg og videoovervågning Landinspektør Geotekniske undersøgelser Byggetilladelse Div. (advokater m.m.) Jordbearb. / forurening SKØN Skimmelsvamp undersøgelser Revision af regnskab spadestik, rejsegilde og indvi Fagdommer Konkurrence vederlag Byggelånsrenter indeksregulering 4% Der er ikke afsat midler til indeksregulering 5.19 Kunst RESERVER Der er afsat 15% til uforudseelige udgifter 7 I ALT Samlet byggesum på byggeriet Udarbejdet af Ejendomsafdelingen Side 1

207 Side 2 Forklaring: Budget: Gældende budget Disponeret til dato: Beløb hvor der er indgået bindende aftale Rådighedsbeløb: Forskel mellem budget og disponeret til dato Anvist til dato: Fakturaer anvist til betaling Rest til anvisning: Forskel mellem disponeret til dato og anvist til dato Anvendelse af reserver Samlet sum Reserver Rest Udarbejdet af Ejendomsafdelingen Side 2

208 Udarbejdet af Ejendomsafdelingen Side 3 Side 3

209 Bilag: Bilag 2, kort.pdf Udvalg: Byrådet Mødedato: 13. april Kl. 19:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 13864/15

210 DDO COWI 20m Tilbygning Teateret Tidspunkt: :43:26 Målestoksforhold: 1:350