Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 1/2012 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 16:00-19:45

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 1/2012 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 16:00-19:45 Mødested: Harhoff Medlemmer Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A Britta Nielsen (BN) F Benny Christensen (BC) A Thorkil Mølgaard (TM) V Henrik Hvidesten (HHV) V Poul Nødgaard (PON) O Finn Andersen (FA) C Torben Lollike (TLO) B Fraværende Bemærkninger

2 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side

3 2. Budgetmæssige konsekvenser januar Orientering fra borgmester og kommunaldirektør - januar Evaluering af budgetproces for budget Budgetproces Ny budgetfordelingsmodel for folkeskolerne i Ringsted Kommune Budgetoverførsel i forbindelse med organisationsændring i Børne- og kulturforvaltningen Revideret rammeplan for det videre arbejde med sundhedscentertanken i Ringsted Kommune Godkendelse af vedtægt, forretningsorden og ansvarsopgaver for Folkeoplysningsrådet Årets foreningsleder Cirkelhusene 28 - Kondemnering. Økonomi Forslag til lokalplan Boliger ved Søndervang mod Ådalen Lokalplan 249 og kommuneplantillæg nr. 9 - Gartneri og planteskole ved Kastrupvej. Endelig Roskildevej Etablering af dagligvarebutik Dagligvarebutik ved Køgevej/Dronningegade Udbud af parceller på Batteriet Salg af naboareal ved Jættevej Salg af Køgevej 2-4 Brandstationen Salg af ejendom Salg af bygning på kasernen Nyt koncept for tilflyttervelkomst Evaluering af borgerpanelet Handlingsplan 2012 for erhvervssamarbejdet mellem Ringsted og Køge Kommuner Handicaprådets sammensætning...54 Åben sag Sagsid: 11/15127 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt

4 2. Budgetmæssige konsekvenser januar 2012 Åben sag Sagsid: 11/2029 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Beskrivelse af sagen Grafen viser henholdsvis optalt beholdning og gennemsnitslikviditet gennem det seneste år. Opgørelsen omfatter perioden 19/ / Der er i ovenstående kurver taget hensyn til kommunens deponering på 14,8 mio. kr. som følge af uforbrugte kvalitetsfondsmidler i regnskabsår 2010 samt til deponering på 9,6 mio. kr. vedr. overskud på forsyningsområdet i regnskabsår Når der er taget højde herfor, kan gennemsnitslikviditeten pr. 18. december 2011 opgøres til 106,2 mio. kr. Den stigende tendens der fremgår af ovenstående kurver, skal ses i lyset af, at der i budgettet for indgår en opsparing til tilbagebetaling af skatter og tilskud vedr med ca. 18 mio. kr. i hver af månederne januar, februar og marts i år 2012 eller i alt ca. 54 mio. kr. Økonomi De likviditetsmæssige konsekvenser af beslutningerne på seneste Byrådsmøde og de resulterende ultimobeholdninger er opgjort nedenfor. Det skal bemærkes, at i tidligere opgørelser blev de forventede konsekvenser af dagsordenspunkterne indregnet i opgørelserne inden den politiske behandling. Fremover indregnes alene likviditetsmæssige konsekvenser af de faktiske politiske beslutninger. Likviditetsvirkning af beslutninger på Byrådets møde 12. december 2011

5 Kassebeholdning Restgæld på kommunens lån (excl. selvejende institutioner) er opgjort til: Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

6 3. Orientering fra borgmester og kommunaldirektør - januar 2012 Åben sag Sagsid: 09/33978 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Der afholdes fratrædelses-reception for Hanne Hyldgaard fredag den 6. januar kl i Rådhusets Kantine. Økonomiudvalget opfordrer til at alle medarbejdere og ledere får mulighed til at deltage i Gudstjenesten den 9. januar, som markerer begyndelsen på Byrådets arbejde i det nye år. På baggrund af forslag fra Borgmesteren, tilsluttede Økonomiudvalget sig til, at der arbejdes videre med et forslag om at erstatte en række julefrokoster med en samlet julefrokost for Byrådet herunder ægtefæller/samlevere. Økonomiudvalget vil fra Teknisk direktør efterfølgende modtagere orientering om tilbagebetaling af ejendomsskatter.

7 4. Evaluering af budgetproces for budget 2012 Åben sag Sagsid: 11/32037 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 besvarelser MEDudvalg samlet.docx (198265/11) 2 besvarelse interessenter samlet.docx (198262/11) 3 besvarelse ledere samlet.docx (198263/11) 4 resume 2.docx (199330/11) Indledning I forbindelse med at der blev vedtaget ny budgetproces for budget 2012, blev det ligeledes besluttet, at der skulle gennemføres en evaluering når processen var slut i oktober På den baggrund har Økonomistaben gennemført en frivillig spørgeskemaundersøgelse blandt kommunens ledere, MED-udvalg og interessenter. Undersøgelsen er gennemført fra ultimo oktober til medio november, altså lige efter den politiske vedtagelse af budget Beskrivelse af sagen Der er udarbejdet tre forskellige spørgeskemaer som hver især er tilpasset modtagergrupperne. I alle tre typer spørgeskemaer spørges der ind til henholdsvis arbejdsgange, tid og budgetmateriale. Der er indkommet 31 besvarelser fra ledere, 7 besvarelser fra interessenter og 23 besvarelser fra MED-udvalg. Spørgeskemaundersøgelsens resultater Generelt viser besvarelserne positive tilbagemeldinger. Overordnet er der tilfredshed med de nye arbejdsgange i form af mere inddragelse gennem hele budgetprocessen. I forhold til den afsatte tid til udarbejdelse af effektiviseringsforslag, ønsker og høringssvar viser besvarelserne, at der ønskes mere tid hos interessenter og MED-udvalg specielt i starten af budgetprocessen. Samtidig efterlyses en bedre feed-back i relation til interessenternes bidrag. For så vidt angår budgetmaterialet er der ligeledes overvejende tilfredshed blandt besvarelserne, dog med bemærkninger om at materialet der udsendes mellem 1. og 2. behandling af budgettet i september måned er meget omfattende. Jf. bilag 1-4. Vurdering Overordnet anbefaler Direktionen, at budgetprocessen for budget 2013 gennemføres som processen for 2012 med nogle justeringer. Direktionen anbefaler at Der fortsættes med omstillingspulje hvor der skal laves omstillingsforslag svarende til 2 procent med en målsætning om omstilling på 1½ procent af serviceudgifts- rammen. Der laves begrænsninger på fagudvalgenes/fagforvaltningernes omfang af ønsker der indstilles til økonomiudvalget

8 Der åbnes op for, at der foruden forslag med 1-årigt sigte, ligeledes kan udarbejdes forslag med et mere langsigtet effektiviseringsperspektiv. Procesplanen præciseres yderligere Høringsrunden mellem 1. og 2. behandling af budgettet rettes kun mod centrale interessenter Overordnet set har der nu været lejlighed til at prøve et ny budgetproces metode af en gang. Hensynet til en vis grad af kontinuitet taler for, at processen ikke laves radikalt om igen allerede efter et år. Det anbefales, at der forsættes med en omstillingspulje hvor der skal laves omstillingsforslag svarende til 2 procent med en målsætning om omstilling af 1½ procent af serviceudgiftsrammen. Det er således direktionens anbefaling, at der tages udgangspunkt i det oprindelige forslag fra budget Derved skabes der rum og tages hensyn til den generelle økonomiske usikkerhed som kommunen må imødese i forbindelse med den igangværende krise. Der er f.eks. usikkert om kommunen må håndtere en yderligere udhuling af indtægtsgrundlaget (beskatningsgrundlaget). De samlede økonomiske vilkår for kommunen kendes først efter sommerferien. Det er Direktionens vurdering, at det i givet fald ville være uhensigtsmæssigt og for sent, hvis administrationen på dette tidspunkt i givet fald skulle udarbejde nye forslag med henblik på at sikre den samlede økonomiske balance. For så vidt angår udarbejdelse af ønsker, anbefaler Direktionen at det overvejes at fastsætte nogle økonomiske rammer for omfanget af ønsker. Herunder kan det overvejes om fagudvalgene skal foretage en prioritering af ønskerne. Både hvad angår drifts- og anlægsønsker. Direktionen anbefaler, at der i budgetprocessen for budget 2013 åbnes op for, at der kan udarbejdes effektiviseringsforslag der strækker sig over flere år. I nogle tilfælde kan det betyde, at der vil være behov for investeringer før en evt. effektivisering kan hjemtages. Sådanne forslag skal beskrives præcist gennem en konkret businesscase. Direktionen anbefaler at evt. kortsigtede investeringer finansieres via den samlede omprioritering, dvs. via ønskelisterne. Som opfølgning på, at der i spørgeskemaundersøgelsen gives udtryk for at der mangler tid i starten af budgetprocessen, vil Direktionen forsøge at skabe med tid når der udarbejdes en procestidsplan for budget Direktionen vil endvidere arbejde med at tydeliggøre og præcisere procesplanen for budget 2013, herunder både hvad angår den politiske og administrative proces. Ligeledes vil der i budgetprocessen for 2013 blive udarbejdet med ensartede skabeloner, som vil være klar ved processens start. Endelig foreslår direktionen at det kan overvejes at budgetmaterialet mellem 1. og 2. behandling af budgettet kun udsendes til centrale interessenter, idet materialet er meget omfangsrigt på dette tidspunkt af processen. Der fortsat vil blive gennemført en 1. høring i maj/juni hvor faginteressenter vil blive hørt. På baggrund af Økonomiudvalgets samt Byrådets tilkendegivelser i relation til indeværende sag, vil Direktionen udarbejde en konkret plan for Budgetproces 2013 til godkendelse i Økonomiudvalget og Byrådet i januar måned. Indstilling Direktionen indstiller at Økonomiudvalget og Byrådet drøfter sagen og tager Direktionens anbefalinger til efterretning.

9 Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen udsættes til januar mødet og der udarbejdes en supplerende sagsfremstilling Supplerende sagsfremstilling Økonomiudvalget udsatte behandlingen af sagen idet der var et ønske om en generel redegørelse for budgetteringsmetoder som kommunen kan vælge. Kommunal budgetlægning sker sædvanligvis enten som BLOKBUDGETTERING eller som RAMMEBUDGETTERING. Valget af model er helt op til Byrådet, men beslutningen bør tage højde for kommunens generelle situation. Blokbudgettering Denne metode blev anvendt i Ringsted Kommune ved budgetlægning for Metoden bygger på, at hvert udvalg producerer en række forslag til reduktionsblokke (besparelser eller effektiviseringer) samt forslag til udvidelsesblokke (nye aktiviteter eller flere penge til eksisterende aktiviteter). Økonomiudvalget laver på baggrund af disse blokke et budgetforslag til Byrådet, hvor der er prioriteret mellem forslagene, således at budgettet er i balance. Byrådet træffer den endelige beslutning om hvilke blokke, der skal indgå i det kommende års budget. Blokbudgettering har den fordel, at den lægger den endelige prioritering i Byrådet, som derved får mulighed for at prioritere på tværs af udvalgene og derved sætte en særlig retning i kommunens udvikling og service. Blokbudgettering vil normalt være at foretrække i en situation, hvor kommunens økonomi er stram, da den giver mulighed for at skabe rum for nye tiltag, selv om den samlede økonomi ikke vokser. Ulempen ved denne model er, at der gennem forholdsvis lang tid er usikkerhed om hvilke blokke, der bliver en del af det endelige budget, og at der kan være stor forskel på de enkelte udvalgs muligheder for at producere reduktionsblokke, da udvalgsstruktur og budgetstørrelse ofte har historisk oprindelse og ikke nødvendigvis er tilpasset de aktuelle behov. Denne ulempe vil dog blive reduceret gradvist i takt med at udvalgene får tilpasset deres budgetter til det faktiske behov og ambitioner gennem Byrådets årlige prioriteringer. Forudsætningen for en succesfult blokbudgettering er, at der er politisk og ledelsesmæssig vilje til at arbejde ud fra et helhedsperspektiv, og at alle udvalg og forvaltninger bidrager efter bedste evner. Rammebudgettering Metoden bygger på, at hvert udvalg får tildelt en ramme (et beløb), som udvalget selv skal lave budget indenfor. Udvalgenes budgetter samles af Økonomiudvalget, som sender disse videre til Byrådet, der sædvanligvis vedtager budgetterne uændret. Rammebudgettering har den fordel, at budgettet lægges i udvalget, hvor der må forventes at være størst indsigt i de konkrete forhold. Rammebudgettering kan være at foretrække i en kommune, hvor det ikke vurderes at være behov for at anlægge et helhedsperspektiv - dog under den forudsætning, at kommunen har en god og stabil økonomi med en kassebeholdning, der muliggør tillægsbevillinger til de udvalg, der i løbet af året får ekstraordinære udgifter, som ikke kan afholdes indenfor egen ramme. Hvis der ikke er en sådan kassebeholdning, så bør den skaffes ved at reducere rammerne til de enkelte udvalg, før budgettet lægges. Ulempen ved rammebudgettering er, at tværgående effektiviseringer og udviklingstiltag besværliggøres væsentligt. Specielt i en kommune med mange stående udvalg, kan metoden medføre tab af sammenhængskraft og retning.

10 Kommunen har en anstrengt likviditet når der tages højde for skatte tilbagebetalingen til Staten og overførsler vedrørende anlægssager. På den baggrund må det forventes, at være nødvendigt at reducere rammerne i størrelsesordenen 1-2 % med henblik på opbygning af likviditet, såfremt byrådet beslutter at arbejde videre med rammebudgettering. Beslutning i Økonomiudvalget den Drøftet og taget til efterretning.

11 5. Budgetproces 2013 Åben sag Sagsid: 11/34722 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Tidsplan budgetproces 2013 (212923/11) Indledning Budgetprocessen har som hovedformål, at sikre en god og hensigtsmæssig proces, der kan sikre ejerskab og bred involvering af det politiske niveau, ledere og medarbejdere i fagforvaltningerne samt tilstrækkelig tid til høringer/involvering af alle relevante interessenter. I henhold til styrelsesloven (jf. 18 stk.4, 21 stk.3, 37 stk.2 ) fastlægger Økonomiudvalget budgetprocessen og formkrav vedrørende udarbejdelsen og oversender et budgetforslag til beslutning i byrådet. Budgetevalueringen behandles i særskilt sag tillige på herværende møde samt det efterfølgende Byrådsmøde. På baggrund af evalueringen fremsendes herværende procesplan også til godkendelse i Byrådet. Budgetprocesforslaget er udarbejdet på baggrund af resultatet af budgetevalueringen samt politiske tilkendegivelser der fremkom under evalueringsmødet mellem Økonomiudvalget og HMU den 30. november Beskrivelse af sagen Der tages udgangspunkt at budgetproces 2013 gennemføres som processen for 2012 med nogle justeringer. Blokbudgettering / Omstillingspulje Herværende procesplan tager udgangspunkt i at budgetlægningen for 2013 baseres på en blokbudgetterings metode. Hermed arbejdes der fortsat med muligheden for, at der kan omstilles på tværs af udvalgene via en omstillingspulje. Procesplanen indeholder en forudsætning om, at der udarbejdes forslag svarende til 1½ procent af serviceudgiftsrammen. Det er målsætningen at der omstilles for 1 procent af serviceudgiftsrammen. Alle fremsendte effektiviseringsforslag skal være realiserbare, have varig karakter og kunne effektueres indenfor rammerne af det enkelte fagudvalgs budget. Såfremt et forslag har afledte negative økonomiske konsekvenser under et andet fagudvalg skal disse omkostninger medtages i forslaget. En del af effektiviserings forslag skal være tværgående forslag svarende minimum til 4 mio. kr. Tværgående forslag reducerer omfanget af forslag det enkelte fagudvalg skal finde. I tværgående forslag specificeres de enkelte udvalgsområders andel af effektiviseringen. Der nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af alle fagforvaltninger der senest i marts måned skal fremsende tværgående forslag til Økonomiudvalget. Når forlagene er godkendt indarbejdes de under hvert fagudvalg og reducerer dermed omfanget af forslag fagudvalget skal udarbejde. Der åbnes op for, at der foruden forslag med 1-årigt sigte, ligeledes kan udarbejdes forslag med et mere langsigtet effektiviseringsperspektiv. Det kombineres med mulighederne for eventuelle investeringer i drift og/eller anlæg jf. nedenfor. Der udarbejdes ønskelister til henholdsvis drift og anlæg. Fagudvalgenes ønsker prioriteres dog yderligere. Fagudvalgene skal dele deres ønsker i to dele en prioriteret liste og en ikke prioriteret liste

12 - inden fremsendelse til Økonomiudvalget. Listerne kan omfatte både drifts- og anlægsønsker. Prioriteringen giver bedre mulighed for at træffe en beslutning senere i processen og sikrer en tidligere forventningsafstemning i forhold til en del af ønskerne. Der fastsættes ikke nogen grænse for omfanget af ønsker. I henhold til den økonomiske politik afsættes der 50 mio. kr. om året til et anlægsbudget. Byrådet har dog allerede på nuværende tidspunkt disponeret en større del af dette budget for Såfremt den politiske prioritering af anlægsønskerne overskrider den disponible anlægsramme, vil det være nødvendigt med en omprioritering herunder evt. udskydelse af vedtagne anlægssager. Investeringspuljer Der afsættes 2 investeringspuljer en på 4 mio. kr. målrettet IT investeringer og en pulje på 3 mio. kr. målrettet mod øvrige investeringer. Puljerne skal understøtte arbejdet med omstillinger og realiseringen af effektiviseringsgevinster. Puljerne afsættes under driftsbudgettet, men kan også benyttes til anlægsinvesteringer. Puljerne finansieres via en midlertidig justering af den økonomiske politik, herunder fastsættes gældsafdragene i 2013 til 36 mio. kr. Den samlede målsætning i den økonomiske politik om et overskud på 110 mio. kr. fastholdes, men målsætningen om en budgetreserve på 10 mio. kr. reduceres med 3 mio. kr. i 2013 som i stedet benyttes til investeringer. Det er en klar forudsætning at investeringspuljerne skal genopbygges så hurtigt som muligt. Derfor gives der som udgangspunkt kun 1-2 årige investeringsbevillinger, medmindre særlige forhold taler for andet. Herefter tilbageføres bevillingerne til investeringspuljerne via den tekniske budgetlægning. Der kan ikke bevilges midler til investeringer, medmindre forslaget har en positiv effektiviserings gevinst i overslagsårene og er beskrevet i en egentlig business case. Dvs. hvor de forskellige elementer investeringer, forrentning, effektiviseringer er beskrevet mere konkret og præcist. Det skal beskrives klart hvad investeringerne skal bruges til og hvor effektiviseringer vil fremkomme. Effektiviseringsgevinsten bevares under fagudvalget og kan evt. benyttes til omstillingspuljen det år hvor den realiseres. Udover de nævnte justeringer af den økonomiske politik i 2013, ændres der ikke i den økonomiske politik. Målsætningen om at der skal være et overskud på 110 mio. kr. og at der afsættes 50 mio. kr. til anlæg fastholdes. Ligeledes fastholdes målsætningerne om likviditetsforbedringer og stop for kassefinansierede tillægsbevillinger samt de nye overførselsregler. Organisatorisk understøttelse af budgetprocessen Fagforvaltninger skal udarbejde flere effektiviserings forslag således fagudvalgene får mulighed for at foretage en udvælgelse i løbet af foråret. Fagudvalgene forventes også selv at bidrage til hvor der kan arbejdes med effektiviseringsforslag. Der arrangeres et mini fagbudgetseminar i løbet af februar hvor administrationen fremlægger et bruttokatalog af forslag og ideer og hvor fagudvalget kan frasortere forslag som man ikke finder velegnede til den videre proces. På dette tidspunkt af processen forventes det ikke, at der foreligger meget grundige og detaljerede forslag. Hensigten er først og fremmest at få nogle politiske tilkendegivelser på hvad der skal arbejdes videre med. Forslagene publiceres ikke i forbindelse med dette arbejdsmøde. Der lægges op til behandling i fagudvalg 3 gange i løbet af foråret inklusiv mini-fagbudgetseminar. På de efterfølgende møder inddrages yderligere forslag bl.a. fra

13 interessenter. Interessenter får således ca. 2 måneder til arbejde med forslag inden det skal fremsendes til fagudvalgene. HMU inddragelse fastholdes svarende til Budgetproces Der forventes således møder mellem Byråd og HMU i februar, april, juni og mellem økonomiudvalg og HMU i september. Processen og herunder udvælgelsen understøttes af nøgletal/benchmark og sammenligninger med omkringliggende kommuner såvidt det er muligt at indhente relevante nøgletal. Økonomistaben udarbejder generelle sammenligninger i forhold til de overordnede tal og fagforvaltninger/økonomistaben søger så vidt som muligt, at indarbejde relevante nøgletal i de konkrete forslag. Procesændringer Der afvikles en høringsrunde i maj/juni rettet mod relevante interessenter i forhold til hvert fagudvalg i relation til fagudvalgenes konkrete forslag Høringsrunden mellem 1. og 2. behandling af budgettet rettes kun mod centrale interessenter samt offentligheden generelt. Effektiviserings forslag og ønskeliste forslag forventes at være endelige når de sendes i høring i starten af maj måned. Der afholdes et fælles Byrådsmøde/HMU møde i midten af juni, hvor det bliver muligt at drøfte de samlede forslag og høringssvarene. Der arbejdes videre med at forbedre skabeloner og en bedre feed-back til interessenter i løbet af processen. I perioden januar maj foregår det primære budgetarbejde i fagudvalgsregi. Økonomiudvalget behandler budgettet i april/maj, juni og august/september. I april/maj behandles de økonomiske rammer med henblik på indarbejdelse af økonomiske konsekvenser af revideret demografiberegning baseret på den nye befolkningsprognose samt finansielt overblik over rådighedsbeløbet. Demografiberegning sendes i høring i fagudvalg. I juni behandles de fra fagudvalgene indkomne budgetbidrag, herunder afholdes der fællesmøde mellem Byråd og HMU som indledning til de videre politiske drøftelser om budgettet. Budgetforslaget fremlægges ultimo august. Her indarbejdes resultatet af økonomiaftalen og der redegøres for folketingets lov og cirkulæreprogram (DUT sager) og evt. ændrede økonomiske rammebetingelser som følge af aftalen. Det finansielle råderum opgøres på baggrund af økonomiaftalen. Fagudvalgenes budgetbidrag indarbejdes. Budgetforslaget danner herefter udgangspunkt for de politiske prioriteringer. Opfølgningsredegørelse I henhold til styrelsesloven skal der udarbejdes en opfølgningsredegørelse der skal godkendes i Byrådet. Det forekommer mest hensigtsmæssigt, at den politiske behandling foretages på samme tid i Byrådet i relation til fagudvalgenes redegørelser. Redegørelserne skal indeholde en opfølgning af målene vedrørende de nye kommunale kvalitetskontrakter, der er en videreudvikling af de tidligere kommunale servicestrategier. Opfølgningsredegørelserne er således først og fremmest tænkt som opfølgning i forhold til kvalitetskontrakterne, men er samtidig tænkt som redskab der kan skabe overblik over kommunens service, herunder med relevante og sammenlignelige nøgletal. Opfølgnings redegørelserne forelægges og behandles af byrådet senest i forbindelse med budgetvedtagelsen jf. styrelsesloven.

14 Serviceudgiftsfordeling mellem fagudvalgene Forslag til fordeling af serviceudgiftsrammerne og dermed fordelingen af effektiviseringer mellem fagudvalg fremgår af nedenstående tabel. Det skal bemærkes, at der i løbet af 2011 er flyttet en række budgetter mellem fagudvalg. Herunder kan det nævnes at Socialudvalget har fået tilført budgetter vedrørende ungeenhed og den særlig tilrettelagte ungdomsuddannelse (STU) mv. og Plan og Boligudvalget har fået tilført budget fra øvrige forvaltninger som led i etableringen af ejendomsstaben. Som det var tilfældet i relation til budgetproces 2012 friholdes Socialudvalget i relation til den aktivitetsbestemte medfinansiering, idet kommunen har meget begrænset mulighed for at påvirke udgifterne. Når KL udsender pris og løn satser i løbet af foråret fremskrives nedenstående beløb til 2013 priser. Beløb i kr. i 2012-priser Serviceudgifter i % 1,5 % Økonomiudvalget Klima- og Miljøudvalget Plan- og Boligudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Socialudvalg excl. aktivitetsbestemt medfinansiering Ældreudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Kultur- og Trivselsudvalget I alt serviceudgifter I vedlagte bilag fremgår den konkrete tidsplan for budgetproces Høring Budgetproces 2012 har været i høring med henblik på en egentlig evaluering via spørgeskemaer. Resultatet af denne evaluering behandles i særskilt sag på herværende møde. Økonomi - Vurdering Der kan ikke for nuværende forventes at være et finansielt råderum til serviceforbedringer indenfor rammerne af det ordinære budget. Der er usikkerhed om kommunens fremtidige indtægtsforhold, herunder som følge af den økonomiske krise og stramme samfundsøkonomi. Et mere præcist overblik over kommunens samlede økonomi kan først forventes til august hvor der vil foreligge nye indtægtsoplysninger fra SKAT og resultatet af kommunernes aftale med regeringen vil foreligge.

15 Det kan således ikke udelukkes, at det i sidste ende kan blive nødvendigt at disponere af omstillingspuljen med henblik på sikring af kommunens samlede økonomi. Indstilling Direktionen indstiller: 1. at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at der tages udgangspunkt i blokbudgettering herunder at der arbejdes med en omstillingspulje. 2. at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at der udarbejdes effektiviseringsforslag svarende til 1½ procent af serviceudgiftsrammen, med henblik på en målsætning om at omstille for 1 procent af serviceudgiftsrammen. 3. at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at der etableres 2 investeringspuljer med henblik på, at der kan arbejdes med effektiviseringsforslag med flerårigt sigte. Investeringspuljerne finansieres via en justering i 2013 af den økonomiske politik, jf. herværende sag. 4. at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler budgetproces 2013 godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med afstemning. Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Svend-Eri k Jakobsen (SEJ) A Britta Nielsen (BN) F Benny Christensen (BC) A Thorkil Mølgaard (TM) V Henrik Hvidesten (HHV) V Poul Nødgaard (PON) O Finn Andersen (FA) C For X X X X X X X X Torben Lollike (TLO) B Imod X Undlo d

16 6. Ny budgetfordelingsmodel for folkeskolerne i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 11/2471 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag Notat om skolernes budget i 2012 (208461/11) Indledning I aftalen om forslaget til ny skolestruktur fremgår det, at der skal udarbejdes en ny budgetfordelingsmodel, hvis den foreslåede skolestruktur vedtages. Skole- og dagtilbudsafdelingen har derfor, sammen med Økonomistaben, udarbejdet forslag til en ny budgetfordelingsmodel, som kan understøtte de faglige og pædagogiske målsætninger, der er udarbejdet for det fremtidige skolevæsen i Ringsted kommune. Af hensyn til skolernes planlægning af det kommende skoleår 2012/2013 er det nødvendigt på nuværende tidspunkt at få præciseret de forventede økonomiske rammer for skolerne, som konsekvens af den nye skolestruktur. Beskrivelse af sagen Den nuværende budgetfordelingsmodel tager udgangspunkt i en elevtildeling. Skolerne får således et fast beløb pr. elev. Derudover får de små skoler tildelt et yderligere beløb i form af et minimumsgaranti-beløb, således at de til trods for lavt elevtal alligevel kan levere samme serviceniveau som de øvrige skoler. Man kan godt fortsætte med samme budgetfordelingsmodel i en eventuel ny skolestruktur, men det vil medføre en række udfordringer. I udregningen bag forslaget til ny skolestruktur er der indregnet en klasseoptimering (flere elever i hver klasse) til en værdi af 10,7 mio. kr. Dette beløb kan ikke frigives, hvis skolerne fortsat skal modtage samme beløb pr. elev. Alternativt kan beløbet pr. elev nedsættes, men det vil medføre at skoler som Nordbakkeskolen, Valdemarskolen og Søholmskolen, hvor der ikke sker store forandringer i forbindelse med strukturændringen, vil få færre ressourcer til at drive skole for end de har i dag. Den nuværende model har endvidere den udfordring, at den indeholder føromtalte minimumsgaranti, idet det medfører, at der bruges relativt flere penge på nogle elever. Disse penge udhuler serviceniveauet for de øvrige elever. Dette bliver især tydeligt ved fælles besparelser på skoleområdet, idet de skoler som modtager minimumsgaranti ikke betaler til besparelsen, som derved bliver større for de øvrige skoler. Efter forslaget til ny skolestruktur vil kun Kildeskolen skulle modtage minimumsgaranti, hvis minimumsgarantien opretholdes. For at skabe de bedste rammer for at arbejdet med de politiske visioner og kvalitetsmål for skoleområdet, foreslås det, at en ny ressourcetildeling både indeholder en elevtildeling og en klassetildeling. 40 % af den samlede ressource tildeles til oprettelse af klasser, mens 60 % af ressourcen tildeles pr. elev. En ren elevtildeling vil tilgodese skoler med høje klassekvotienter, mens en ren klassetildeling vil tilgodese skoler med lave klassekvotienter. Den foreslåede model sikrer, ved at den både indeholder en klasse- og elevtildeling, at skolerne, uanset størrelse og klassekvotienter, stilles mere ens.

17 Ved at modellen både indeholder en klassetildeling og elevtildeling, vil der blive kompenseret til skoler med høje klassekvotienter, således at de fx kan tildele tolærer-timer. Det vil endvidere være muligt at undgå tildeling af minimumstildeling, idet alle skoler får en grundtildeling pr.klasse. Modellen giver derfor rimelige forhold både for store og for små skoler og tager højde for, at skolerne fremadrettet vil have varierende klassestørrelser. Den nye model giver sammen med det konkrete antal børn i de nye skoledistrikter grundlaget for, hvor mange ressourcer, hver enkel skole vil skulle tildeles. For beskrivelse af den nye budgetfordelingsmodel - samt de genberegnede skolebudgetter for henvises til der vedlagte bilag Ny budgetmodel til skolerne. Høring Forslaget til ny budgetfordelingsmodel har været drøftet med skoleledergruppen, der støtter det nye forslag. Økonomi Den nye budgetfordelingsmodel betyder en ny måde at fordele ressourcerne på mellem de enkelte skoler, og påvirker kun i begrænset omfang det samlede budget for skoleområdet. Teknisk set vil der ske budgetomplaceringer. Fra Ejendomsstaben tilføres der netto 0,6 mio. kr. til skolebudgettet, mens der overføres 0,25 mio. kr. til dagsinstitutionsbudgettet, som følge af ændringer i relation til daginstitution på skolerne. Vurdering Det er vurderingen, at den foreslåede model giver en fornuftig fordeling af ressourcerne, der tager hensyn til, at Ringsted Kommune efter forslaget til ny skolestruktur får skoler med varierende størrelser og varierende klassekvotienter. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren og Økonomidirektøren indstiller 1. at, principperne for den nye budgettildelingsmodel godkendes og træder i kraft samtidig med en eventuel ny skolestruktur 2. at, de genberegnede budgetter for skoler og SFO er i 2012 godkendes. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Pkt. 1 og pkt. 2 anbefales godkendt. Ikke til stede: Kisser Franciska Lehnert (KFL) Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med afstemning. Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Svend-Eri k Jakobsen Britta Nielsen (BN) F Benny Christensen (BC) A Thorkil Mølgaard (TM) V Henrik Hvidesten (HHV) V Poul Nødgaard (PON) O Finn Andersen (FA) C Torben Lollike (TLO)

18 (SEJ) A For X X X X X X X Imod Undlo d X B X

19 7. Budgetoverførsel i forbindelse med organisationsændring i Børneog kulturforvaltningen Åben sag Sagsid: 11/32246 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Organisationsændring til uddeling.docx - Organisationsændring til uddeling.docx (197025/11) 2 notat fra B og K Med-udvalg.docx (201720/11) 3 Høringssvar medarbejdere UPPR.docx (201721/11) Indledning Børne- og Kulturforvaltningen ønsker at foretage en organisationsændring, hvor udviklingskonsulenterne på skole og dagtilbudsområdet flyttes fra UPPR til Skole- og Dagtilbudsafdelingen. Byrådet forholder sig normalt ikke til organisationsændringer i forvaltningerne. Denne sag kræver dog, at der skal flyttes til tilsvarende budget til aflønning af disse konsulenter fra UPPR til Skole- og dagtilbudsafdelingen. En sådan budgetflytning kræver Byrådets godkendelse. Beskrivelse af sagen På skole- og dagtilbudsområdet er drift- og udviklingsopgaver i dag delt mellem to organisatoriske enheder. Dels varetager forvaltningens skole og dagtilbudsafdeling visse opgaver, dels varetages en række udviklingsopgaver i UPPR. Der er i dag ikke nogen helt entydig sondring mellem, hvilke opgaver, som varetages i hvilken enhed. Det har dog overordnet set været således, at udviklingsopgaver blev varetaget af UPPR, mens opgaver, som primært defineres som driftsopgaver, varetages af skole- og dagtilbudsafdelingen. For at give bedre synergi og skabe større sammenhæng mellem de forskellige opgaver, som løses fra centralt hold, foreslås det at flytte 6 konsulenter samt en IT-medarbejder, der fysisk er placeret i IT-staben, fra UPPR til skole- og dagtilbudsafdelingen, og lade dem varetage udviklingsopgaverne herfra. Det drejer sig dermed om de medarbejdere, der koordinerer generelle udviklingsaktiviteter på området, som fx IT-udviklingen og kommunens læseindsats. Med ændringen bliver udviklingsmedarbejderne samlet i den afdeling, som har ansvaret for både driften og udviklingen på skole- og dagtilbudsområdet. Dette vil give større klarhed over, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver og bedre sammenhæng i arbejdet. Organisationsændringen skal ikke ændre på den arbejdsform, som i dag bruges i UPPR, hvor der arbejdes udviklingsorienteret og med at skabe inkluderende udviklingsmiljøer for børn og unge med særlige behov. Der vil således fortsat skulle være et tæt samarbejde mellem psykologer/talepædagoger m.v. i UPPR og konsulenterne i Skole- og Dagtilbudsafdelingen. Der vil ligeledes blive igangsat en proces i hver afdeling, der skal sikre at de enkelte medarbejderes ønsker, kompetencer og opgaver hænger bedst muligt sammen. Der er vedlagt bilag, som uddyber baggrunden for organisationsændringen.

20 Høring Organisationsændringen er blevet drøftet med medarbejderne i de lokale med-udvalg i UPPR og Børne- og Kulturforvaltningen samt i HovedMed-udvalget. HovedMed-udvalget beslutteder følgende; Beslutning i HovedMED-udvalg den HMU spurgte ind til processen, og HMU blev bekræftet i, at alle procedurer er overholdt. HMU lægger meget vægt på, at man i sådanne sager inddrager MED-udvalg og anbefaler, at der lægges vægt på den efterfølgende dialog. Den økonomiske del af organisationsændringen skal forelægges Byrådet. De lokale Med-udvalgs udtalelser er vedlagt som bilag. Økonomi Organisationsændringen betyder, at der skal flyttes budgetsvarende til dels konsulenternes løn og dels udgifter ved projektet Leg og Bevægelse fra UPPR s budget til udvalgsbevillingen under Børne- og Undervisningsudvalget. Udgifterne til 2 af konsulenternes løn er allerede placeret her. Det betyder, at der skal flyttes 3,2 mio. kr. fra UPPR s budget til udvalgsbevillingen under skoler på Børne- og Undervisningsudvalget s området. Vurdering Det er forvaltningens vurdering, at der kan opnås flere fordele ved organisationsændringen. Bl.a. bedre koordination i forhold til opgaveløsningen, som vil understøtte arbejdet med at leve op til de politiske visioner og kvalitetsmål. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller, at der flyttes 3,2 mio. kr. fra UPPRs budget til udvalgsbevillingen under skoler. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt med den bemærkning, at der skal være fokus på de opmærksomhedspunkter, som høringssvarene rejser. Ikke til stede: Kisser Franciska Lehnert (KFL) Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med bemærkningen fra Børne- og Undervisningsudvalget.

21 8. Revideret rammeplan for det videre arbejde med sundhedscentertanken i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 10/33810 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Byrådet vedtog på mødet den 6. juni 2011 en plan for det videre arbejde med sundhedscentertanken i Ringsted. Planen er omfattende, både i forhold til afsøgning af muligheder og ønsker samt i interessentinddragelsen. I planen indgik derfor også, at der budgetmæssigt skulle afsættes i alt en mio.kr. til gennemførelsen af planen i I forbindelse med vedtagelse af budget 2012 blev der som en del af visionen om Sundhedskommunen Ringsted vedtaget en hensigtserklæring om at etablere et sundhedscenter med udgangspunkt i eksisterende bygninger på Knud Lavard Centret samt at øge samarbejdet med Regionen om konkrete sundhedsprojekter. Dermed er der sket en præcisering af sundhedscentertanken og der er derfor ikke samme behov for afsøgning af muligheder og ønsker, som i den tidligere vedtagne plan og følgelig har Byrådet heller ikke afsat midler til processen. Nærværende sag beskriver overordnet forslag til en revideret rammeplan for arbejdet med sundhedscentertanken. Beskrivelse af sagen Med budgetvedtagelsen er der besluttet, en praksisnær tilgang til etableringen af et sundhedscenter. Sundhedsforvaltningen har på den baggrund indledet arbejdet med en konkretisering af sundhedscentertanken konkretiseringen er opdelt i to dele: 1. Her-og-nu Sundhedscentret 2. Det videre arbejde med det praksisnære sundhedscenter Ad 1 Her-og-nu Sundhedscentret Grundlaget for her-og-nu Sundhedscentret er umiddelbart at realiseres nye tilgange, der fremmer sundhedscentertanken idenfor den vedtagne fysiske ramme og med nuværende ressourcer. På Knud Lavard Centret er der allerede i dag placeret en række funktioner, der naturligt falder indenfor sundhedscenterrammen. Det drejer sig om træningsfunktionen, sygeplejeklinikken, midlertidige stuer og akutstuer. Forvaltningen vurderer, at et væsentligt skridt frem mod realiseringen af her-og-nu Sundhedscentret er, at flytte Sundheds- og frivillighedsafdelingen til Knud Lavard Centeret. Flytningen vil både indebære, at konkrete funktioner kan sammentænkes fx livsstilsamtaler og sygeplejeklinik og understøtte Sundheds- og frivillighedsafdelingens muligheder for at fremme synergien mellem de øvrige sundhedsfunktioner på Knud Lavard Centeret. Udover flytningen af Sundheds- og frivillighedsafdelingen vil der allerede nu kunne sættes fokus på at øge anvendelsen af akutstuer og sygeplejeklinik. For at skaffe plads til af Sundheds- og frivillighedsafdelingen på Knud Lavard Centeret er det nødvendigt at tage 9 af de plejeboliger i brug, der blev vedtaget lukket som en del af budget De 9 boliger har en hensigtsmæssig placering tæt på akutstuerne. Der vil være mindre

22 udgifter forbundet med omdannelse af lokalerne, men de kan finansieres med uforbrugte midler i 2011 til institutionsbevillingerne til Knud Lavard Centret og Træningsfunktionen. Udgifterne til husleje afholdes allerede, da Ringsted Kommune betaler tomgangshusleje for boliger, der ikke er ibrugtaget. Processen der vedrørende her-og-nu Sundhedscentret er allerede igangsat, medarbejderne er orienteret, de fysiske muligheder undersøges, den 1. december 2011 afholdes orienteringsmøde for relevante ledere og medarbejderrepræsentanter i Ringsted Kommune. I forhold til flytninger og øget anvendelse af akutstuer og sygeplejeklinik pågår det sideløbende hermed. Ad 2 Det videre arbejde med det praksisnære sundhedscenter Begrebet praksisnær sundhedscenter angiver, at sundhedscentertanken realiseres gennem en fokusering og udbygning af eksisterende tiltag og ikke gennem en nytænkning af hele området. Alene det forhold at den bygningsmæssige ramme er fastlagt til Knud Lavard Centret, sætter grænser for hvad sundhedscentertanken i praksis kan omfatte. I nærværende oplæg indgår derfor også kun udvalgte aktiviteter under Sundhedsforvaltningen primært indenfor områderne Sundhed og frivillighed samt voksen/ældre. Det tænkes derfor heller ikke - som i den vedtagne plan -nødvendigt at nedsætte en politisk følgegruppe og en tværforvaltnings styregruppe. Tilgangen udelukker ikke, at det på et senere tidspunkt kan besluttes, at lade flere aktiviteter omfatte af sundhedscentertanken samt at øge bygningsmassen til formålet. De aktiviteter, der med fordel kan indgå i arbejdet med det praksisnære sundhedscenter er: 1. Udarbejdelse af en fælles regional/kommunal vision for sundhedsindsatsen i Ringsted 2. Udarbejdelse af forslag til konkrete sundhedscenterinitiativer det kan fx være: Sammentænkning af akutstuer og sygplejeklinik, fx suppleret med et akutteam for hjemmeboende borgere Intensiverede genoptræningsforløb i samarbejde mellem Træningsfunktionen og akutstuerne Udvidede kombinationsforløb omfattende fx kronikerforløb, sygplejeklinik og livsstilssamtaler. I denne tænkes også de kombinationsforløb som indgår i vedtagelse af budget 2012 vedrørende fastholdelse af borgere på arbejdsmarkedet ved en mere målrettet og koordineret indsats, hvor der oprettes tilbud på tværs af organisationen indenfor områderne: beskæftigelse, social indsats og sundhed. Konkrete projekter og initiativer der kan omfatte: Inkontinens, telemedicin og blodprøvetagning Nogle af disse initiativer søges indbygget i fælles kommunale/ regionale projektansøgninger med henblik på at opnå regional medfinansiering og opfylde Byrådets hensigtserklæring. 3. Vurdering af hvilke patientgrupper der tilgodeses af sundhedscenterinitiativerne 4. Borgerinddragelse gennem et åbent borgermøde, hvor nedenstående interessenter inviteres særskilt: Regionen De praktiserende læger Privathospitalet Valdemar Tandlægerne Privatpraktiserende fysioterapeuter Psykologer Patientforeningerne

23 Ældresagen Handicaprådet Ældrerådet Sundhedsnetværket Repræsentanter fra Erhvervsforum Repræsentanter fra skolebestyrelser Repræsentanter fra daginstitutionsbestyrelser 5. Nedsættelse af et sundhedsråd - sundhedsrådet foreslås, at inkludere to praktiserende læger, en praktiserende fysioterapeut, en repræsentant fra regionen, 3 udvalgsformænd (Ældreudvalget, Socialudvalget/ Arbejdsmarkedsudvalget samt Kultur- og Trivselsudvalget) samt 2 repræsentanter valgt blandt patientforeningerne. Dertil kommer, at Social- og sundhedsdirektøren, direktøren for Børn og kultur, voksen/seniorchefen og sundhedschefen med fordel kan deltage i rådsmøderne. Der udarbejdes særskilt sag desangående. Forslag til rammetidsplan: Etablering af her-og-nu Sundhedscentret pågår Samarbejde med Regionen, herunder med konkretisering af mulige fælles projektansøgninger - pågår Politisk behandling af forslag til konkret udmøntning af indholdet af det praksisnære sundhedscenter samt udbygget forslag til den videre proces februar 2012 Høring af medarbejdere og borgerinddragelse - februar maj 2012 Endelig politisk godkendelse af indholdet af det praksisnære sundhedscenter, herunder den fælles regionale/kommunale vision august Høring Handicapråd og Ældreråd. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes, at nærværende foreslåede rammeplan for udmøntningen af sundhedscentertanken afspejler Byrådets hensigtserklæring for området i budget Således vurderes det at både her-og-nu Sundhedscentret og den udvidelse, der ligger i det praksisnære sundhedscenter giver mest mulig sundhedscenter for borgerne indenfor den afsatte ramme. Tilsvarende vurderes det, at den reviderede plan for etableringen af sundhedscenteret og samarbejde med Regionen afspejler den praksisnære tilgang. Med den praksisnære tilgang vurderes det ikke længere nødvendigt at nedsætte en politisk følgegruppe og en administrativ styregruppe. Indstilling Social- og Sundhedsdirektøren indstiller, at det anbefales til Byrådets at godkende den reviderede rammeplan for det videre arbejde med sundhedscentertanken, der omfatter: 1. at der sker en opdeling i et her-og-nu sundhedscenter, hvor arbejdet pågår - og det videre arbejde med det praksisnære sundhedscenter, der tager afsæt i en politisk sagsfremstilling februar at der udarbejdes en fælles regional/kommunal vision for sundhedsindsatsen i Ringsted 3. at der udarbejdes forslag til konkrete sundhedscenterinitiativer, herunder at nogle søges indarbejdet i fælles kommunale/regionale projektansøgninger, med henblik på at opnå regional medfinansiering

24 4. at borgerinddragelsen sker gennem afholdelse af borgermøde med særskilt invitation af nævnte interessenter 5. at der dannes et sundhedsråd sammensat som foreslået af forvaltningen 6. at der ikke oprettes en politisk følgegruppe og administrativ styregruppe 7. at den endelig politisk godkendelse af indholdet af det praksisnære sundhedscenter, herunder den fælles regionale/kommunale vision sker august 2012 Beslutning i Ældrerådet den Anbefales godkendt med følgende kommentarer: Ældrerådet støtter den fremlagte model og opfordrer til, at røntgen og blodprøvetagning bør blive i kommunen. Ældrerådet ønsker en repræsentant i sundhedsrådet og det påpeges, at der bør sættes fokus på arbejdet mellem region og kommune. Beslutning i Handicaprådet den Handicaprådet tiltræder indstillingen, dog indskærpes det, at der sker en reel borgerinddragelse. Ej til stede: Lisbet Overvad, Nina Eg Hansen, Lars Mørk, Jakob Jensen, Kim Bonde Beslutning i Ældreudvalget den A Benny Christensen V Per Roos O Poul Nødgaard A Gunnar Christensen Ø Jan Jakobsen V Henrik Hvidesten A Kim Bonde For X X X X X x Imod x Undlo d Anbefales godkendt med kommentaren, at udvalget tilslutter sig Ældrerådets opfordring til at røntgen og blodprøvetagning bør blive i kommunen ligesom udvalget ønsker et tæt samarbejde med regionen. Jan Jakobsen tager forbehold for indstillingen, idet den gode proces og den demokratiske indflydelse, der var aftalt, reduceres betydeligt. Ej til stede: Kim Bonde Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den V Henrik Hvidesten (HHV) V Jan Jakobsen (JJ) Ø O Daniel Nørhave (DN) O B Hanne Hyldgaard (HH) B A Gunnar Christiansen (GC) A A Kim Bonde (KB) A V Per Roos (PR) V For X X X X X X Imod X Undlo d

25 Jan Jakobsen tager forbehold for indstillingen, idet den gode proces og den demokratiske indflydelse, der var aftalt, reduceres betydeligt. Beslutning i Socialudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med bemærkningen fra Ældreudvalget

26 9. Godkendelse af vedtægt, forretningsorden og ansvarsopgaver for Folkeoplysningsrådet Åben sag Sagsid: 06/9816 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Udkast til vedtægt og forretningsorden for Folkeoplysningsrådet (195442/11) 2 Delegationsplan, Folkeoplysningsrådet (203501/11) Indledning På baggrund af vedtagelsen af en ny Folkeoplysningslov, besluttede Kultur- og Trivselsudvalget den 15. august 2011, at der skulle udarbejdes en oversigt over, hvilke opgaver og ansvarsområder Folkeoplysningsrådet (FOR) i fremtiden skal have. Der bør samtidig tages stilling til, hvilke kompetencer henholdsvis forvaltning, fagudvalg og Byrådet skal have inden for den nye Folkeoplysningslov. Der er derfor udarbejdet en samlet delegationsplan for området (bilag). Udover delegationsoversigten, indeholder denne sag også forslag til ny vedtægt og forretningsorden (bilag). Beskrivelse af sagen Der findes i dag kun en vedtægt for Folkeoplysningsrådet, men ikke nogen forretningsorden eller nedskreven opgavefordeling mellem Kultur- og Trivselsudvalget og Folkeoplysningsrådet. Den nye lov, der træder i kraft den 1. januar 2012, giver således anledning til at få beskrevet, hvilke opgaver og kompetencer Folkeoplysningsrådet i fremtiden skal have. Der er udarbejdet to bilag til sagen: - Forslag til vedtægt og forretningsorden for Folkeoplysningsrådet. - Forslag til delegering af opgaverne i Folkeoplysningsloven. Navn: Folkeoplysningsrådet indstillede på sit møde i august 2011, at rådet skiftede navn til et udvalg. Argumentet herfor er, at Folketinget har vedtaget, at alle kommuner skal nedsætte et udvalg til at varetage interessen for den folkeoplysende virksomhed i kommunerne. Det er dog en kommunalbeslutning, om rådet skal skifte navn. Det skal bemærkes, at i Ringsted bruges betegnelsen råd typisk om lignende organer, fx Handicaprådet, Frivillighedsrådet og Ældrerådet. Kultur- og Trivselsudvalget valgte på augustmødet at vente med at beslutte, hvad det nye udvalg skal hedde. Hvilke opgaver skal delegeres: Loven skriver, at der skal nedsættes et udvalg, og at Byrådet skal sikre en reel brugerindflydelse på det folkeoplysende område herunder også varetagelsen af de uorganiserede brugere. Som minimum skal det nye udvalg høres vedrørende; - Folkeoplysningspolitikken - Kommunens budgetforslag på området - Tilskudsregler på området

27 Alle opgaver er i loven tillagt kommunalbestyrelsen, men vil typisk blive delegeret til fagudvalg, forvaltning m.v. I bilaget er vedlagt et forslag til en opgavedelegering. Opgaver og delegeringer kan altid tilbagekaldes og det politiske niveau kan altid omstøde en beslutning, for eksempel på baggrund af en klage. Formandsvederlag og diæter med medlemmerne: Der er mulighed for at tildele formanden et vederlag på max. 10% af Borgmesterens løn. Derudover er der mulighed for at tildele diæter til de øvrige medlemmer. I dag udbetales der ikke længere vederlag til formanden. Alle medlemmer modtager diæter. Der udbetales ikke kørselsrefusion. De fleste råd i Ringsted Kommune modtager diæter, og et enkelt råd modtager også kørselsrefusion. Vedtægter og forretningsorden: Folkeoplysningsrådet har allerede i dag vedtægter. Disse er dog ifølge Børne- og Kulturforvaltningen ikke fyldestgørende nok, da de nuværende vedtægter for eksempel ikke indeholder beskrivelse af stemmeprocedure. I de nye vedtægter er der taget højde for dette, ligesom der er taget højde for hvordan de uorganiserede kan høres, såfremt disse ønsker at komme i betragtning til for eksempel tilskud (jf. den nye Folkeoplysningslov). Forretningsorden er aldrig tidligere blevet udarbejdet. Vedtægter og forretningsorden er nu samlet i ét dokument. Høring Sagen behandles i Folkeoplysningsrådet på rådets møde den 13. december Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Børne- og Kulturforvaltningen vurderer, at det er nødvendigt at delegere yderligere kompetencer end i dag til det nye udvalg, hvis man skal skabe en reel brugerindflydelse som loven foreskriver. Endvidere er det vurderingen, at kommunalbestyrelsen (eller et stående udvalg) får mange små sager som fjerner fokus fra politiske visioner og større projekter, såfremt man ikke delegerer en del af kompetencen til det nuværende Folkeoplysningsråd. Indstilling Direktøren for Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at: 1. Navnet Folkeoplysningsrådet opretholdes. 2. At vedtægt og forretningsorden godkendes (med de redaktionelle ændringer der evt. kommer i forbindelse med navn) 3. Forslaget til delegation af kompetencer inden for folkeoplysningslovens område godkendes. 4. At medlemmer af rådet fortsat modtager diæter for mødedeltagelse.