Referat. Byrådet. Møde nr.: 3/2012 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 19:00-22:50

Transkript

1 Referat Byrådet Møde nr.: 3/2012 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 19:00-22:50 Mødested: Byrådssalen Medlemmer Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Henrik Hvidesten (HHV) V Klaus Hansen (KH) V Thorkil Mølgaard (TM) V Per Roos (PR) V Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (JBLD) V Poul Nødgaard (PON) O Per Nørhave (PEN) O Daniel Nørhave (DN) O Finn Andersen (FA) C Torben Lollike (TLO) B Kisser Franciska Lehnert (KFL) I Jan Jakobsen (JJ) Ø Torben Lundsgaard (TL) F Britta Nielsen (BN) F Kim Bonde (KB) A Sadik Topcu (ST) A Gunnar Christiansen (GC) A Benny Christensen (BC) A Lisbeth Andersen (LA) A Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A Fraværende Bemærkninger

2 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side

3 2. Budgetmæssige konsekvenser marts Henvendelse fra Byrådsmedlem Torben Lollike Tilretning af betalingsfrister og procedurer for kommunale serviceydelser Revidering af kvalitetsstandarder Istandsættelse af bro nr. 27 og 28, Foreløbig ekspropriationsbeslutning Endeligt Regulativ for jord til vedtagelse Forslag til Lokalplan Blandet bolig og erhvervsområde ved Vibevej Udstykning 52 Østre Parkvej, Ansøgning om anlægsbevilling Spørgsmål og svar på Byrådets portal - evaluering Forslag til ændring af telefontider i Ringsted Kommunes administration Ringsted Kommune - Udbuds- og indkøbspolitik Beslutning om Risikostyringspolitik Salg af skoler Salg af parcelhusgrund Salg af ejendom Salg af ejendom Drøftelse af sagsanlæg Personalesag - til orientering...46 Åben sag Sagsid: Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Beslutning i Byrådet den Godkendt

4 2. Budgetmæssige konsekvenser marts 2012 Åben sag Sagsid: 11/2029 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Beskrivelse af sagen Grafen viser henholdsvis optalt beholdning og gennemsnitslikviditet gennem det seneste år. Opgørelsen omfatter perioden 27/ / Der er i ovenstående kurver taget hensyn til kommunens deponering på 14,8 mio. kr. som følge af uforbrugte kvalitetsfondsmidler i regnskabsår 2010 samt til deponering på 2,7 mio. kr. vedr. overskud på forsyningsområdet i budget Når der er taget højde herfor, kan gennemsnitslikviditeten pr. 26. februar 2012 opgøres til 117,0 mio. kr. Likviditetsopbygningen skyldes til dels uforbrugte anlægsbevillinger, forventede mindreforbrug på driften i 2011, samt opsparing til nyt affaldshåndteringssystem. Hertil kommer, at der i et vist omfang er nogle betalingsforskydninger i starten af året som følge af indførelsen af nyt økonomisystem. Høring

5 Økonomi De likviditetsmæssige konsekvenser af beslutningerne på seneste Byrådsmøde og de resulterende ultimobeholdninger er opgjort nedenfor. Likviditetsvirkning af beslutninger på Byrådets møde 6. februar 2012 Beløb i mio. kr. R2010 B2011 B2012 B2013 B2014 B2015 Ingen sager med likviditetsmæssige konsekvenser Sagen Finansiering af koordineret rehabilitering til personer med erhvervet hjerneskade har ikke har budgetmæssige konsekvenser, da der er tale om lige store udgifts- og indtægtsbevillinger og således netto giver nul. Kassebeholdning Beløb i mio. kr. ultimo året R2010 B2011 B2012 B2013 B2014 B2015 A. Samlet beholdning ultimo året B. Heraf forsyningsvirksomhedernes andel: Renovation (kommunens gæld) Varmeforsyning (kommunens gæld) -1 Reelle kassebeholdning (A + B) Specifikation af reelle kassebeholdning: Udlæg til forsyningsvirksomheder: Renovation Varmeforsyning Øvrig skattefinansieret beholdning Restgæld på kommunens lån (excl. selvejende institutioner) er opgjort til: Restgæld i mio kr. ult. året R2010 B2011 B2012 B2013 B2014 B2015 Kommunelån 512,1 551,3 533,6 503,1 469,4 435,8 Lån til ældre- og handicapboliger 140,6 135,3 130,3 125,3 120,1 115,7 I alt restgæld ult. året 652,7 686,6 663,9 628,3 589,5 551,5 Vurdering Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den Til efterretning. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Til efterretning

6

7 3. Henvendelse fra Byrådsmedlem Torben Lollike Åben sag Sagsid: 12/5459 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Kopi af Ansøgning fra ÆldreSagen, dateret d , om lån af lokaler på Hyldegården (35981/12) 2 Anmodning om at få sat en sag på dagsordenen ved Byrådets næste møde i marts (35970/12) Indledning Torben Lollike ønsker en sag om Ældre Sagens ansøgning om at få mulighed for at få stillet kommunale lokaler til rådighed behandlet i Byrådet, jfr. bilag. Indstilling Borgmesteren indstiller, at sagen drøftes. Beslutning i Byrådet den Sendes i Plan- og Boligudvalget med henblik på behandling af sagen.

8 4. Tilretning af betalingsfrister og procedurer for kommunale serviceydelser Åben sag Sagsid: 12/4497 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning I forbindelse med implementering af KMD OPUS Debitor er det nødvendigt og relevant, at vurdere proceduren vedr. rentetilskrivning, fastsættelse af gebyrer og betalingsfrister i relation til betaling for kommunale serviceydelser. SKAT skal i meget nær fremtid overgå til EFI (Et fælles inddrivelsessystem). Med KMD OPUS Debitor kan Ringsted Kommune leve op til de krav som SKAT stiller for at modtage vores restanceforhold til opkrævning/inddrivelse. I forbindelse med en revidering af kasse- og regnskabsregulativet var det planen, at ændringer af betalingsprocedurer skulle politisk behandles før ændringerne trådte i kraft. Som følge af en kommunikationsfejl fra Økonomidirektørens side er ændringerne blevet implementeret inden de har været politisk behandlet. På den baggrund fremlægges denne særskilte sag. På baggrund af sagen og som en overgangsordning vil der først ultimo februar blive fremsendt en påmindelse om betaling indenfor 10 arbejdsdage i forhold til forfaldne betalinger 1. februar. Først herefter vil den normale procedure træde i kraft herunder med udsendelse af rykkere og tilskrivning af rykkergebyrer og renter. Der er således tale om en udvidelse af de hidtidige betalingsbetingelser. Såfremt der er politisk tilslutning til ændringerne i betalingsprocedurerne anbefales det, at en tilsvarende udvidelse af betalingsbetingelserne tillige skal være gældende i marts måned som en overgangsordning. Ovenstående overgangsordninger medfører, at de nye rykkerprocedurer reelt først træder i kraft pr. 1. april. Betalingsfristen vil dog i alle måneder være den 1. i måneden. Der har pr været 3 henvendelser fra borgere om fremrykningen af betalingsfristen. Henvendelserne havde ikke karakter af klager, men drejede sig udelukkende om en anmodning om en udskydelse af fristen i få dage. Alle anmodninger blev imødekommet. Beskrivelse af sagen Nuværende betalingsprocedure: Betalingerne drejer sig borgeres og virksomheders betaling for: Daginstitution/SFO Musikskole/kulturskole Ejendomsskatter mv. Det skal bemærkes, at ejendomsskatter omfatter både betaling af grundskyld, virksomheders dækningsbidrag, renovationsafgift og skorstensfejerafgift. Opkrævningen foretages via en samlet opkrævning 2 gange om året i februar og august. Opkrævning af betalinger for daginstitutioner/sfo finder sted hver måned. Opkrævning vedrørende musikskole/kulturskole finder sted i marts, september og december. I dag har vi på de fleste krav en forfaldsdato d. 1. i måneden, med sidste rettidige betaling den 10. i måneden.

9 Rykker sendes ud på hvert debitorforhold/krav dvs. en borger som f.eks. skylder daginstitution, SFO og ejendomsskat modtager 3 rykkere, hvor der vil være rykkergebyr for hvert krav. Hvert krav rykkes 2 gange, inden sagen sendes til inddrivelse hos SKAT. Når sagen er sendt til SKAT, kan kommunen ikke rykke yderligere. Rykkergebyr for krav med udlægsret er kr. 250,00 (det vedrører de fleste krav) og der rykkes ikke for krav under kr. 250,00. Rykkergebyr for krav uden udlægsret er kr. 100,00, - og der rykkes ikke for krav under kr. 100,00. Kommuner rykkes uden gebyr. Dvs. hvis en borger ikke betaler sin løbende daginstitution vil borgeren kun modtage 2 rykkere og efterfølgende vil saldoen blive opskrevet hos SKAT. Betalings og restance omfang Kommunen opkræver ca. 2,5 mio. kr. om måneden vedrørende daginstitutioner og ca. 1,7 mio. kr. om måneden vedrørende SFO institutioner. Der var gennemsnitlig ca. 40 restanceforhold pr. måned i 2011, svarende til et økonomisk udestående på ca kr. Opkrævning vedrørende ejendomsskat mv. udgjorde i 2011 ca. 192 mio. kr. om året, svarende til ca. 96 mio. kr. hvert halve år. Der var i februar restanceforhold svarende til et økonomisk udestående på ca. 5 mio. kr. I 2011 udgjorde grundskyld i alt ca. 103 mio. kr. og dækningsbidrag ca. 43 mio. kr. Opkrævning vedrørende musik og kulturskole udgør ca kr. pr. måned. Det skal bemærkes, at langt de fleste restancer betales efter 1 henholdsvis 2. rykker. Endvidere er mange gengangere. Det vil sige, at mange gengangere i sidste ende betaler både de skyldige beløb til kommunen samt rykkergebyrer og renter. Samlet set er det således væsentligt dyrere for de enkelte familier, end hvis betalingen sker rettidigt. Typisk sker det for gengangere 6-7 gange i løbet af et år, at betaling ikke sker rettidigt. Gennemsnitlig oversendes ca sager til inddrivelse hos SKAT om året. Det skal dog bemærkes, at det drejer sig om alle typer sager, herunder tillige underholdnings og børnebidrags sager. Det har ikke været muligt, at adskille de forskellige typer af oversendelser, idet det ville kræve en manuel gennemgang af alle sager. Praksis i andre kommuner Administrationen har søgt at indhente oplysninger fra andre kommuner. På grund af vinterferien har det dog været svært at få kontakt til alle omkringliggende kommuner. Indtil videre kan følgende oplyses: Oversigt over andre kommuners betalingsprocedure. Betalingsfrist Rykkerprocedurer Næstved Den 03. i måneden. 1. rykker. Oversendelse til SKAT efter ca. 45 dage fra betalingsfrist Sorø Den 10. i måneden. 2 rykkere. Oversendelse til SKAT ca. 26 dage fra betalingsfrist. Køge Den 10. i måneden. 1 rykker Oversendelse til SKAT ca. 65 dage efter betalingsfrist.

10 Forslag til fremtidig betalingsprocedure: Det giver god mening, at alle krav forfalder og har sidste rettidige betaling d. 1. i måneden. Begrundelsen for at ensrette betalingsproceduren er dels at få reduceret restancer og herunder reducere situationer hvor borgere opbygger (uoverskuelig) gæld. Hertil kommer, at det vil have en likviditetsmæssig effekt. Endvidere vil ændringerne medfører en bedre og mere hensigtsmæssig sagsbehandling hos SKAT. En betalingsfrist den 1. i måneden vil medføre at kommunale regninger skal betales samtidig med borgernes andre udgifter og ikke som en af de sidste. Betalingen sker således samtidig med udbetaling af løn, pensioner etc. Det foreslås ligeledes, at der fremover udsendes én samlet faktura/rykker på SFO og daginstitution. Øvrige krav opkræves fortsat særskilt. Der sendes stadig 2 rykkere inden sagen sendes til SKAT. Dog bliver nu mulighed for automatisk at rykke den løbende opkrævning, selvom tidligere krav ligger til inddrivelse hos SKAT. Dette vil berøre de borgere, der konstant betaler for sent og som i dag slipper med 2 gebyrer. Tilskrivning af renter vil fortsætte uændret. Ændringen fremgår i oversigtsform i nedenstående tabel. Oversigt over den gamle og den nye betalingsprocedure. Den gamle procedure Den nye procedure Betalingsfrist Den 10. i måneden Den 1. i måneden Rykkerprocedure Der rykkes 2 gange inden sagen sendes til SKAT. Fremtidige rater rykkes ikke, men sendes direkte til SKAT Der rykkes 2 gange inden sagen sendes til SKAT. Fremtidige rater rykkes en gang og sendes herefter til SKAT Henvendelse om udskydning af betalingsfrist Tidsfrister for rykkere Oversendelse til SKAT Krav med udlægsret Krav uden udlægsret Ved henvendelse om udskydelse af betalingsfrist accepteres dette normalt ca. 5 dage. 1. rykker udskydes tilsvarende. 1 rykker 14 dage efter betalingsfrist. 2 rykker 28 dage efter 1 rykker. Ca. 65 dage efter betalingsfrist Gebyr 250 kr. Krav under 250 kr. rykkes ikke Gebyr 100 kr. Krav under 100 kr. rykkes ikke Ved henvendelse om udskydelse af betalingsfrist accepteres dette normalt ca. 5 dage. 1. rykker udskydes tilsvarende. 1 rykker 14 dage efter betalingsfrist. 2 rykker 16 dage efter 1 rykker. Ca. 48 dage efter betalingsfrist Gebyr 250 kr. Krav under 250 kr. rykkes ikke Gebyr 100 kr. Krav under 100 kr. rykkes ikke Renter Tilskrivning af renter fortsætter uændret (½ %)

11 Konsekvens Denne procedure berører bredt, uanset om man bevidst undgår at betale sine krav eller en enkelt gang glemmer at betale sine krav.. Denne procedure berører den borger som bevidst undgår at betale sine krav. Likviditetsmæssig effekt For borgeren vil en ændring i betalingsfristen svarende til 10 dage f.eks. i relation til ejendomsskatter, svare til et likviditetstab på ca. 1,38 kr. pr. år. Beregningen tager udgangspunkt i en ejendomsskat på kr. hvert halve år og en forrentning på 0,25 % p.a. på en lønkonto. For kommunen vil der være tale om en likviditetsgevinst på ca kr. pr. år. Beregningen tager udgangspunkt i et årligt beløb på 192 mio. kr. og en forrentning på 0,75 % p.a. Herudover får kommunen en likviditetsmæssig effekt i relation til daginstitutioner/sfo svarende til ca kr. pr. år. Kommunens forrentning svinger afhængig af diskontoen. Den er relativ lav pt. Hertil kommer, at der kan være en økonomisk såvel som ressourcemæssig effekt af en reduktion i de samlede restancer til kommunen. Det er ikke muligt at opgøre en sådan effekt mere præcist. Høring Ingen Økonomi Ingen ændringer Vurdering De forslåede ændringer handler først og fremmest om at ændre i incitamentsstrukturerne for betaling til kommunen. Ændring af betalingsdatoen vil kunne reducere restancer og medvirke til at reducere gældsopbygning hos borgere. Borgere der betaler rettidigt vil ikke blive påvirket af ændringerne. For borgere som fra tid til anden glemmer nogle betalinger vil der være tale om en lettelse i forhold til den hidtidige praksis. For deres vedkommende vil der gå længere tid inden gentagne restancer oversendes til SKAT og de vil i nogle tilfælde modtage færre rykkere. Ligeledes berøres borgere som er meget økonomisk trængte ikke. De har ofte økonomisk friplads og vil således ikke blive ramt af denne ændring i forbindelse med daginstitution/sfo. De borgere som ikke betaler f.eks. den løbende daginstitution, vil blive opkrævet lidt flere gebyrer, hvilket tillige kan virke som et incitament til at sikre rettidig betaling. En adfærdsændring vil for gengangere reelt medfører en reduktion i deres samlede udgifter i det de vil spare gebyrer og renter. Det vurderes at ændringerne ikke vil ændre i gebyrindtægterne samlet set. Der er en positiv likviditetsmæssig effekt for kommunen svarende til ca kr. i alt. Hertil kommer en mulig økonomisk og ressourcemæssig effekt af, at den samlede mængde restancer reduceres. Indstilling Økonomidirektøren indstiller, 1. at nye betalingsprocedurer jf. herværende sag godkendes. 2. at der i marts måned, som en overgangsordning, udsendes påmindelse efter 28 dage fra betalingsfrist. Først herefter igangsættes rykkerprocedurer.

12 Beslutning i Økonomiudvalget den Poul Nødgaard fremsatte et ændringsforslag, om at sagen henvises til behandling, når der senere på året skal vedtages et nyt kasse- og regnskabsregulativ. For kalenderåret 2012 skal den af Byrådet fastsatte betalingsfrist respekteres. Poul Nødgaards ændringsforslag blev sat til afstemning: Niels Ulrich Hermanse n (NUH) V Svend-E rik Jakobse n (SEJ) A Britta Nielse n (BN) F Benny Christense n (BC) A For X Thorkil Mølgaar d (TM) V Henrik Hvideste n (HHV) V Finn Anderse n (FA) C Torben Lollike (TLO) B Imod X X X Ej til stede x X Undlo d Herefter blev Økonomidirektørens indstilling sat til afstemning: Niels Ulrich Hermanse n (NUH) V Svend-E rik Jakobse n (SEJ) A Britta Nielse n (BN) F For X X X Benny Christense n (BC) A Thorkil Mølgaar d (TM) V Henrik Hvideste n (HHV) V x Finn Anderse n (FA) C Torben Lollike (TLO) B X X Poul Nødgaar d (PON) O X Poul Nødgaar d (PON) O Imod X Ej til stede X X Undlo d Anbefales godkendt Ej til stede: Thorkil Mølgaard. Beslutning i Byrådet den Poul Nødgaard fremsatte et ændringsforslag, om at sagen henvises til behandling, når der senere på året skal vedtages et nyt kasse- og regnskabsregulativ. For kalenderåret 2012 skal den af Byrådet fastsatte betalingsfrist respekteres. Ændringsforslaget blev sat til afstemning: Medlemmer For Imod Undlod Niels Ulrich Hermansen (NUH) V X Henrik Hvidesten (HHV) V X Klaus Hansen (KH) V X Thorkil Mølgaard (TM) V X Per Roos (PR) V X Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (JBLD) V X Poul Nødgaard (PON) O X Per Nørhave (PEN) O X Daniel Nørhave (DN) O X

13 Finn Andersen (FA) C X Torben Lollike (TLO) B X Kisser Franciska Lehnert (KFL) I X Jan Jakobsen (JJ) Ø X Torben Lundsgaard (TL) F X Britta Nielsen (BN) F X Kim Bonde (KB) A X Sadik Topcu (ST) A X Gunnar Christiansen (GC) A X Benny Christensen (BC) A X Lisbeth Andersen (LA) A X Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A X Herefter blev Økonomiudvalgets anbefaling sat til afstemning: Medlemmer For Imod Undlod Niels Ulrich Hermansen (NUH) V X Henrik Hvidesten (HHV) V X Klaus Hansen (KH) V X Thorkil Mølgaard (TM) V X Per Roos (PR) V X Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (JBLD) V X Poul Nødgaard (PON) O X Per Nørhave (PEN) O X Daniel Nørhave (DN) O X Finn Andersen (FA) C X Torben Lollike (TLO) B X Kisser Franciska Lehnert (KFL) I X Jan Jakobsen (JJ) Ø X Torben Lundsgaard (TL) F X Britta Nielsen (BN) F X Kim Bonde (KB) A X Sadik Topcu (ST) A X Gunnar Christiansen (GC) A X Benny Christensen (BC) A X Lisbeth Andersen (LA) A X Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A X Indstillingen godkendt.

14 5. Revidering af kvalitetsstandarder 2012 Åben sag Sagsid: 12/2336 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Kvalitetsstandard for Træning efter Serviceloven 86 tilrettet udkast januar 2012.doc (16916/12) 2 Ændringer i kvalitetsstandarder socialudvalg1.docx (16917/12) 3 Kvalitetsstandard for Nødkald tilrettet udkast januar 2012.doc (16915/12) 4 Kvalitetsstandard for Boligindretning tilrettet udkast januar 2012.doc (16914/12) 5 Kvalitetsstandard for Hjælpemidler og forbrugsgoder tilrettet udkast januar 2012.doc (16912/12) 6 Kvalitetsstandard 96 tilrettet udgave januar 2012.doc (16911/12) 7 Kvalitetsstandard 85.doc (16909/12) 8 Kvalitetsstandard 103.doc (16908/12) 9 Kvalitetsstandard 104.doc (16906/12) 10 Kvalitetsstandard 107.doc (16905/12) 11 Kvalitetsstandard 108.doc (16904/12) 12 Kvalitetsstandard 109.doc (16902/12) 13 Kvalitetsstandard 110.doc (16901/12) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Der er udarbejdet forslag til den årlige revidering af kvalitetsstandarder på voksenområdet, træningsområdet samt hjælpemiddelområdet. Disse forelægges i vedlagte bilag til Byrådets godkendelse. Beskrivelse af sagen I kvalitetsstandarderne angives de kriterier, som danner grundlag for visitering af den pågældende ydelse, samt det serviceniveau, der viser omfanget og indholdet af den pågældende ydelse. Dermed gives der mulighed for at skabe sammenhæng mellem serviceniveau og økonomi. Kvalitetsstandarderne skal godkendes 1 gang årligt og blev senest revideret i større omfang i november 2010, mens enkelte kvalitetsstandarder efterfølgende er yderligere revideret; eksempelvis træning efter Serviceloven. Der er udarbejdet en oversigt over forslag til revidering, som ses af vedlagte bilag.

15 Uddrag af ændringer: Ændringer som følge af lovændringer Som følge af lovændring på området vedrørende transport til beskyttet beskæftigelse, kan den enkelte borger maksimalt opkræves 30 pct. af lønnen til betaling for transport til beskæftigelse efter Servicelovens 103. Som følge af lovændring vedrørende reglerne om frit valg på hjælpemiddelområdet, er der sket en præcisering i kvalitetsstandarderne på dette område. Regler om defekt høreapparat er ophørt, hvorfor det slettes fra standarden. Ændringer som følge af Byrådsbeslutninger Som følge af beslutningen på Byrådets møde d. 6. juni 2011 om sagsbehandlingsfrister på det sociale område er der foretaget ændringer. Ændringer som følge af gældende praksis eller præciseringer Tilsyn på voksenhandicapområdet er ændret til følgende tekst. Der foretages et årligt anmeldt tilsyn på de kommunale tilbud. På de private tilbud beliggende i Ringsted Kommune foretages der årligt et anmeldt tilsyn samt et uanmeldt tilsyn. Baggrunden for ændringen er, at der tidligere fejlagtigt var anvendt en formulering, der svarede til de lovgivningsmæssige krav for plejehjem, og derfor angav afholdelse af både et anmeldt og et unameldt tilsyn hver år. Der er ingen lovmæssige krav for tilsyn på voksenhandicapområdet, hverken hvad angår form eller interval af tilsyn, hvorfor forslaget angiver et højere serviceniveau end det minimalt krævede. Den endelige formulering afhænger af vedtagelsen i særskilt sag vedr. tilsyn. Nødkald direkte til Falck er slettet samt præciseret, at nødkald går til hjemmesygeplejen. Krav om at borgeren skal anskaffe sig en mobiltelefon før nødkald kan etableres er slettet. Reparation af defekt høreapparat. Her er der sket en præcisering af hvem der skal henvendes til og hvem der udfører opgaven. Præciseringer vedrørende hjælpemidler omkring krav til borger og betaling. Herunder borgers forpligtelser i forbindelse med anskaffelse af hjælpemidler hos anden leverandør end kommunens. Præcisering vedrørende BPA ordningen( 96), da der var uklarheder i forhold til nuværende praksis og vejledning på området. For uddybning af ovenstående henvises til bilag. Høring Handicapråd og Ældreråd. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Revideringen er af mindre omfang, og der rejses ingen problemstillinger fra forvaltningens side i relation til revideringen.

16 Indstilling Voksen- Seniorchefen indstiller, at de vedlagte kvalitetsstandarder godkendes. Beslutning i Handicaprådet den Handicaprådet er enige om, at en kvalitetsstandard for et givent område ikke må fremstå som udtryk for en minimal eller maksimal ydelse. Det er derfor vigtigt, at sagsbehandlingen altid fortsat tager udgangspunkt i en konkret individuel vurdering. Handicaprådet påpeger, at det er vigtigt, at det i forbindelse med tilsyn præciseres og er kendt, hvad der forventes, at der kommer ud af tilsynsbesøg. DH-siden i Handicaprådet er ikke generelt utrygge ved det udøvede tilsyn, men mener at der aktuelt, men måske kun i en periode, er grundlag for, at der fremadrettet udføres både et anmeldt og et uanmeldt tilsynsbesøg på både de kommunale og på de ikke kommunale institutioner i kommunen. DH-siden i Handicaprådet kan derfor ikke tiltræde Voksen- Seniorchefens indstilling om at de reviderede kvalitetsstandarder godkendes. Ej til stede: Lisbet Overvad, Lars Mørk, Nina Eg Hansen, Lisbeth Balling, Jakob Jensen Beslutning i Socialudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Ældrerådet den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Medlemmer For Imod Undlod Niels Ulrich Hermansen (NUH) V X Henrik Hvidesten (HHV) V X Klaus Hansen (KH) V X Thorkil Mølgaard (TM) V X Per Roos (PR) V X Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (JBLD) V X Poul Nødgaard (PON) O X Per Nørhave (PEN) O X Daniel Nørhave (DN) O X Finn Andersen (FA) C X Torben Lollike (TLO) B X Kisser Franciska Lehnert (KFL) I X Jan Jakobsen (JJ) Ø X

17 Torben Lundsgaard (TL) F X Britta Nielsen (BN) F X Kim Bonde (KB) A X Sadik Topcu (ST) A X Gunnar Christiansen (GC) A X Benny Christensen (BC) A X Lisbeth Andersen (LA) A X Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A X Godkendt efter afstemning.

18 6. Istandsættelse af bro nr. 27 og 28, Foreløbig ekspropriationsbeslutning Åben sag Sagsid: 11/19376 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Oversigtskort (14261/12) 2 Bilag 2 Oversigtstegning bro nr. 27 (14258/12) 3 Bilag 3 Oversigtstegning bro nr. 28 (14259/12) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet vedtog den 10. oktober 2011 anlægsbevilling til istandsættelse af bro nr. 27 og 28, og der skal i denne sag træffes beslutning om administrativt grundlag for erhvervelse af midlertidige og permanente arealerhvervelser. Beskrivelse af sagen Istandsættelsen omfatter bro nr. 27 og 28 ved hhv. Sneslev Lilleå og Vendebæk jf. Bilag 1. I forbindelse med istandsættelsen af bro nr. 27 er der behov for en mindre udvidelse, som kræver permanent erhvervelse af to mindre arealer på vestsiden af broen, derudover midlertidig erhvervelse af to arbejdsarealer, jf. Bilag 2. Ved bro nr. 28 vil der være behov for midlertidig erhvervelse af to arbejdsarealer, jf. Bilag 3. Høring De berørte lodsejere vil blive hørt i forbindelse med indgåelse af frivillige aftaler eller alternativt i forbindelse med ekspropriationsproceduren jf. Lov om offentlige veje. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, idet udgiften er indeholdt i anlægsbevillingen. Vurdering Arealerne kan forsøges erhvervet ved frivillige aftaler, men såfremt der ikke opnås enighed, vil det efterfølgende være nødvendigt at gennemføre arealerhvervelsen ved ekspropriation, og med deraf følgende udsættelse af istandsættelsen. Forvaltningen foreslår derfor, at arealerhvervelsen sker ved ekspropriation med hjemmel i vejlovgivningen, såfremt der ikke kan opnås frivillig aftale med lodsejerne. Der skal derfor træffes en foreløbig ekspropriationsbeslutning i henhold til ekspropriationsproceduren i Lov om offentlige veje, hvorved lodsejerne også sikres, at erhvervelse ved frivillig aftale sker på ekspropriationslignende vilkår.

19 Indstilling Teknisk direktør indstiller, at Teknisk Forvaltning bemyndiges til at erhverve de nødvendige arealer og rettigheder ved ekspropriation, såfremt der ikke kan opnås frivillige aftaler. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Godkendt.

20 7. Endeligt Regulativ for jord til vedtagelse Åben sag Sagsid: 10/22280 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 udkast til regulativ for jord (180999/11) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg På Klima- og Miljøudvalgets møde den 21. november 2011 blev udkast til Regulativ for jord godkendt således, at regulativet kunne sendes i offentlig høring. Regulativet forelægges nu udvalget med henblik på indstilling til Byrådet for endelig vedtagelse Beskrivelse af sagen Ifølge affaldsbekendtgørelsen skal kommunerne vedtage et regulativ for jord. Regulativet samler regler og praksis i ét administrationsgrundlag og medfører ikke ændringer i forhold til nuværende praksis. Regulativet bekskriver en anvisningsordning, hvor borgere, grundejere og virksomheder selv har ansvar for at håndtere jordflytningen. Kommunen har pligt til at anvise jord, der er affald, til videre håndtering. Jord er som udgangspunkt affald, når det er forurenet. Udkast til Regulativ for jord har nu været i offentlig høring i 4 uger. Der er ikke modtaget nogen indsigelser eller bemærkninger til regulativet i perioden. Høring Udkast til Regulativ for jord har været i offentlig høring i 4 uger. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Regulativet ændrer ikke ved nuværende praksis, men bidrager til større overskuelighed. Indstilling Teknisk direktør indstiller, at Regulativ for jord godkendes. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt Forvaltningen præciserer klageinstans, samt retter dato for ikrafttræden.

21 Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Godkendt.

22 8. Forslag til Lokalplan Blandet bolig og erhvervsområde ved Vibevej Åben sag Sagsid: 11/16964 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Forslag 262 til politisk behandling februar 2012.pdf (16568/12) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ved den endelig vedtagelse af Lokalplan Bydelscenter og blandet område ved Køgevej og Fuglebakken den 14. april 2008, blev det besluttet at udtage del af området syd for Vibevej med henblik på udarbejdelse af en ny lokalplan. På baggrund af Byrådets beslutning er der udarbejdet forslag til lokalplan 262 Blandet bolig, forenings- og erhvervsområde ved Vibevej- se Bilag. Beskrivelse af sagen Lokalplanområdet omfatter et areal på m². I området ligger i dag en blanding af forening, erhverv og parcelhuse. Alle ejendomme har vejadgang fra Vibevej, dog har den gamle Netto bygning ved Fuglebakken også adgang herfra. For området gælder i dag byplanvedtægt nr. 3 fra 1965, som udlægger området til et blandet bolig og erhvervsområde. Vedtægten opdeler området i to zoner, en erhvervszone mod Vibevej og en bagvedliggende boligzone. Opdeling var tidligere beregnet til mindre erhvervsvirksomheder med en tilknyttet bolig på matriklen. Denne opdeling er ikke længere tidssvarende og er ikke længere efterspurgt. Derfor giver dette lokalplanforslag mulighed for, at området mere frit kan anvendes og videreudvikles som et blandet bolig, forenings- og erhvervsområde. Det betyder, at der gives mulighed for en fri indbyrdes placering af boliger, erhverv og foreninger indenfor lokalplanområdet. Lokalplanforslaget giver mulighed for bebyggelse i op til 2 etager, en højde op til 8,5 meter og en bebyggelsesprocent på 40. For at sikre en ensartet facadelinje mod Vibevej fastlægges en byggezone.

23 Indenfor lokalplanområdet kan erhverv indenfor virksomhedsklasse 1 og 2, mindre forretninger, gallerier, kontorer og små værksteder, mindre engrosvirksomheder og mindre indendørs værksteder tillades. Høring Forslag til lokalplan 262 offentliggøres i 8 uger. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Teknisk Forvaltning vurderer, at lokalplanen vil sikre et attraktivt bolig og erhvervsområde tæt på byen. Indstilling Teknisk direktør indstiller, at forslag til lokalplan nr. 262 godkendes og sendes i offentlig høring i 8 uger. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt Ej til stede: Lisbeth Andersen Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Godkendt

24 9. Udstykning 52 Østre Parkvej, Ansøgning om anlægsbevilling Åben sag Sagsid: 12/1674 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Udstykningsplan (12680/12) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Med henblik på at realisere lokalplan 224, Boliger ved Kaserne Allé og Østre Parkvej, skal der træffes beslutning om frigivelse af anlægsbevilling, således at området byggemodnes i løbet af 2012 med henblik på, at grundene er klar til overtagelse pr. 1. januar De budgetmæssige konsekvenser heraf gør, at der samtidigt skal træffes beslutning om udskydelse af byggemodningen af Udstykning 47 Vetterslev. Beskrivelse af sagen Byrådet vedtog lokalplan 224 den 12. september 2011, og der har trods et generelt vigende salg af grunde været konkrete henvendelser om køb af grunde i netop dette lokalplanområde. Forvaltningen skønner på dette grundlag, at der er stor sandsynlighed for, at grundene kan sælges i løbet af kort tid. Forvaltningen har udarbejdet udstykningsforslag jf. Bilag 1, der viser udstykning af fem relativt store parcelhusgrunde. Udstykningen er ikke med på investeringsoversigten og finansieringen af byggemodningen skal i givet fald ske ved besparelser eller udskydelse af andre byggemodninger. Finansieringen af byggemodningen af Udstykning 52, lokalplanområde 224 ved Østre Parkvej, kan ske ved udskydelse af byggemodningen af Udstykning 47 Vetterslev til Der blev på Byrådsmødet den 11. april 2011 givet anlægsbevilling til påbegyndelse af byggemodningsarbejderne i Vetterslev. Den øgede salgsaktivitet omkring årsskiftet 2010/2011 holdt desværre ikke og i forbindelse med regnskabet for første halvår af 2011, blev byggemodningsaktiviteten justeret som angivet i forbindelse med anmodningen om anlægsbevillingen. Det fortsat vigende salg påvirker også de øvrige planlagte udstykninger, og det forudses, at det i forbindelse med udarbejdelsen af budget 2013 kan være nødvendigt at udskyde andre planlagte byggemodninger. Høring Ingen.

25 Økonomi Forslaget har følgende bevillingsmæssige konsekvenser: Eksist. Investeringsoversigt I alt Udstykning 47 Vetterslev U 1,8 2,2 0,4 0,4 4,8 I -1,5-3,1-2,0-6,6 Netto 1,8 0,7-2,7-1,6-1,8 Rev. Investeringsoversigt Udstykning 47 Vetterslev U 0,2 1,1 0,4 1,9 3,5 I -2,0-3,0-5,0 Udstykning 52 Østre Park U 1,2 0,2 0,1 1,5 I -1,8-1,2-3,0 Netto 0,2 1,2-0,7-2,6-1,1-3,0 Difference ift. eksisterende -1,6 0,5 2,0-1,0-1,1-1,2 Akkumuleret -1,6-1,1 0,9-0,1-1,2 Idet det forudsættes, at ubrugte midler i 2011 og fremover overføres, indebærer forslaget i forhold til eksisterende investeringsoversigt nettobesparelser i budgetperioden, bortset fra Vurdering På baggrund af det vigende salg af grunde finder forvaltningen det rigtigst at udskyde byggemodninger i landsbyerne, hvor der de seneste år ikke har været efterspørgsel på byggegrunde. Når efterspørgslen kommer igen, er der i øjeblikket 11 parcelhusgrunde i Nordrup og tre parcelhusgrunde i Høm klar til salg, mens der i Vetterslev og Høm Øst meget hurtigt kan byggemodnes parcelhusgrunde på basis af de foreliggende lokalplaner og projekter. Interessen for byggegrunde relaterer sig i øjeblikket alene til kaserneområdet, hvor der nu er udsolgt i det østlige område og kun ledige grunde i Bastionen og Batteriet. Det skønnes, at parcelhusgrundene ved Østre Parkvej vil være mindst lige så attraktive som på kasernen og især rette sig mod købere med ønske om store grunde. Da der ydermere har været konkrete henvendelser om grundene ved Østre Parkvej, anbefales det derfor at fremme denne byggemodning mod at udskyde byggemodningen i Vetterslev til Indstilling Teknisk direktør indstiller, 1. at byggemodning af Udstykning 47 Vetterslev udskydes til at byggemodning af Udstykning 52 ved Østre Parkvej påbegyndes. 3. at der gives en anlægsbevilling på 1,4 mio. kr. vedr. Udstykning at der gives en indtægtsbevilling på 3,0 mio. kr. vedr. Udstykning at investeringsoversigten justeres i overensstemmelse med ovenstående Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt Ej til stede: Lisbeth Andersen

26 Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Godkendt

27 10. Spørgsmål og svar på Byrådets portal - evaluering Åben sag Sagsid: 09/21883 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Rapport af undersøgelse i byrådet - Rapport - Byrådets mulighed for at stille spørgsmål via Portalen.doc (33326/12) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU X X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Beskrivelse af sagen KL`s konsulentvirksomhed (KLK) analyserede i 2010 kommunens administration, og konkluderede blandt andet, at der var mange politiske henvendelser direkte til administrationen, hvorfor det blev anbefalet, at politiske henvendelser fremover skulle følge de formelle procedurer for at øge effektiviteten i forvaltningerne. Byrådet besluttede derfor den 10. januar 2010, at der skulle oprettes en funktion på Byrådets portal, hvor byrådsmedlemmer kan stille spørgsmål til administrationen, der tilsvarende besvarer spørgsmålene samme sted. Byrådet besluttede samtidig, at funktionen skal evalueres ultimo Funktionen spørgsmål og svar blev sat i drift straks efter Byrådets beslutning, og frem til den 3. januar 2012 er der stillet i alt 105 spørgsmål fra byrådsmedlemmer på portalen. Der er stillet spørgsmål til alle kommunens forvaltninger. Antallet af spørgsmål har varieret en del fra måned til måned, fra 3 spørgsmål i enkelte måneder og op til 13 spørgsmål. I den sidste del af perioden fra september til december har antallet været nogenlunde stabilt på i gennemsnit 12 spørgsmål pr. måned. Den gennemsnitlige svartid har i perioden været på 5,3 kalenderdage varierende fra, at nogle spørgsmål besvares samme dag, som de er stillet, og i et enkelt tilfælde 45 dage efter, at spørgsmålet blev stillet. Samtlige spørgsmål og svar fra perioden ligger fortsat på portalen. For at bevare overskueligheden og sikre aktualiteten er det administrationens anbefaling, at der løbende ryddes op i funktionen, således at kun spørgsmål og svar fra de seneste 12 måneder, kan læses på siden. Vurdering I administrationen opleves, at funktionen på Byrådets portal har medført, at der er væsentligt færre henvendelser direkte fra byrådsmedlemmerne. Herudover vurderes det at være en fordel, at samtlige byrådsmedlemmer får samme viden om de spørgsmål, der stilles. Det er

28 derfor administrationens vurdering, at funktionen opfylder sit formål og er med til at sikre effektiviteten i det daglige arbejde. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at evalueringen tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den Udsat med henblik på at få tilkendegivelse fra hele Byrådet i relation til spørgsmål/svar funktionen på portalen. Ej til stede: Svend-Erik Jakobsen Supplerende sagsfremstilling Rapport over spørgeskema til Byrådet om brug af spørgsmål og svar på portalen er vedlagt. Kommunaldirektøren indstiller, at evalueringen tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den Til efterretning. Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Til efterretning

29 11. Forslag til ændring af telefontider i Ringsted Kommunes administration Åben sag Sagsid: 11/26343 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Høringssvar vedr. forslag til nye telefontider (35022/12) 2 Bilag 2 - telefoni statistik (37239/12) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg De nuværende åbnings- og telefontider i administrationen har vist sig, at være uhensigtsmæssig idet, der er sammenfald med de tidspunkter enhederne åbner for fysisk fremmøde. En statistisk opgørelse på telefonbelastningen i 2010 har vist, at der generelt i kommunen er spidsbelastning både på telefoniske og personlige henvendelser den første time efter åbning. (jf. bilag 2) Da åbningstiden for de personlige henvendelser er samtidig med, at der åbnes for telefonbetjening, giver dette længere ventetider såvel telefonisk som personligt til gene for både for borgere der ringer, såvel som borgere der henvender sig personligt. For i højere grad at fordele spidsbelastningen, er der udarbejdet forslag til nye telefon- og åbningstider for administrationen i Ringsted Kommune. Forslaget vil kunne medføre bedre service og bedre arbejdsforhold for de ansatte. Beskrivelse af sagen En telefonstatistik gennemført i kommunen i 2010 (jf. bilag 2) viser, at der opstår en spidsbelastning ved den samtidige åbning af telefon og ekspedition for personlige henvendelser, idet 43 pct. af alle indgående telefoner kommer i den første time af telefontiden. Det foreslås derfor, at der åbnes for telefonerne 1 time før de personlige henvendelser alle dage undtagen onsdage, hvor der lukkes helt for telefonerne. Torsdag eftermiddag mellem kl. 15 og 18 forekommer under 4 pct. af alle ugentlige opkald og ca. 65 pct. af disse opkald er til forvaltninger / afdelinger som lukker kl og disse borgere ringer derfor forgæves. Mange kommuner har lukket onsdage for både telefoniske og personlige henvendelser. I de omkringliggende kommuner drejer det sig om Næstved, Sorø, Lejre og Faxe kommuner. Baggrunden skal findes dels i ønsket om effektiviseringer/besparelser og herunder muligheden for at arbejde effektivt med den konkrete sagsbehandling.

30 Det fremgår imidlertid af beskæftigelseslovgivningen, at borgere skal tilmelde sig i Jobcentret på første ledighedsdag, hvilket indebærer, at jobcentret skal have en daglig åbningstid alle hverdage. Derfor fastholdes det at kommunen generelt har åbent for personlige henvendelser alle dage. Forslag til nye åbnings- og telefontider for administrationen Ringsted Kommune fremgår nedenfor. Forslaget medfører, at mulighederne for personlig henvendelse er uændret i forhold til den nuværende praksis. Telefon adgangen ændres således, at den udvides om formiddagen med 1 time og indskrænkes torsdag eftermiddag. Onsdag lukkes telefonerne helt. Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Åbningstider - Personlige henvendelser Borgerservice til Telefontider Lukket Til sammenligning har de nærmeste kommuner pt. følgende telefon- og åbningstider: Kommune Åbningstider Telefontider Næstved Mandag tirsdag Onsdag lukket lukket Torsdag Fredag Sorø Mandag tirsdag Onsdag lukket lukket Torsdag Fredag Slagelse Mandag onsdag Torsdag Fredag Lejre Mandag tirsdag Onsdag lukket lukket Torsdag Fredag Roskilde Mandag onsdag Torsdag Borgerservice Fredag Faxe Mandag tirsdag Onsdag lukket Torsdag Fredag Lørdag lukket Der vil stadig være mulighed for, at ringe direkte til følgende vagtområder udenfor telefontiden, hjemmehjælp, vand, varme og kloak. Der vil ligeledes blive oprettet særlige tlf. numre, der gør det muligt at ringe direkte til nedenstående funktioner:

31 Jobcenteret: Til Borgerne ved afbud til samtaler, aktivering og virksomhedsejerne Ungeenheden ved afbud fremmøde. Myndighedsenheden: Af hensyn til forpligtelse overfor Regionens sygehuse Borgerservice Åbent for bestilling af kørsel til læge Der vil løbende blive reguleret for åbne telefoner efter behov. Høring Forslag til nye telefontider i administrationen har været i høring MED-udvalgene. Opsummering af høringssvar vedlagt som notat. (Jf. bilag 1.) Økonomi Der er ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Med dette forslag vurderes det, at man undgår den nuværende spidsbelastning, som opstår ved samtidig åbning af telefon og ekspedition for personlige henvendelser. Ved at åbne for telefonerne en time før personlig ekspedition, vil der blive mere ro til de personlige ekspeditioner og både de telefoniske og personlige henvendelser kan ekspederes hurtigere Ved lukning af telefoner om onsdagen skabes der ro til sagsbehandling og administration samt borgerekspeditioner. Samtidig vil der blive en ensartet telefontid for hele kommunen, hvor der i dag i et vist omfang er forskellige telefontider. Med det lave antal opkald torsdag eftermiddag mellem kl. 15 og 18 vurderes en indskrænkning af telefontiden, ikke at give nogen væsentlig serviceforringelse overfor borgerne. Den samlede telefontid vil fortsat give borgerne mulighed for hensigtsmæssig betjening, idet der bliver flere medarbejdere der kan betjene de telefoniske henvendelser om formiddagen i den første time efter åbning, hvor godt 43% af de telefoniske henvendelser forekommer. Hertil kommer, at borgerne har mulighed for at betjene sig digitalt på stadig flere områder, udover mulighederne for telefonisk og personlig henvendelse. Det vurderes at forslaget ikke rummer en øget administrativ belastning, da telefontiden samlet set ikke forøges men fordeles mere hensigtsmæssigt. Indstilling Direktionen indstiller, at de nye telefontider godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt og evalueres primo Ej til stede: Henrik Hvidesten og Benny Christensen Beslutning i Byrådet den Godkendt med de nævnte bemærkninger herunder at de nye åbningstider evalueres efter 1 år. Borgernes adgang til Myndighedsenheden udenfor åbningstiden undersøges.

32 12. Ringsted Kommune - Udbuds- og indkøbspolitik Åben sag Sagsid: 10/28851 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Udbuds- og indkøbspolitik docx (34673/12) 2 Bilag 2 - Udbudsstrategi 2012.pdf (34674/12) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU x x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune har en Udbudspolitik fra 2003 og en Indkøbspolitik fra Udbudspolitikken er ikke opdateret i forhold til ny lovgivning om konkurrence-udsættelse og Byrådet skal i henhold til kommunestyrelsesloven 62b, udarbejde en strategi for hvilke driftsområder der ønskes udbudt i funktionsperioden. Indkøbspolitikken har flere fælles elementer med en udbudspolitik og ligger i direkte forlængelse af den. Derfor anbefales en opdatering og sammenskrivning af henholdsvis Udbuds- og Indkøbspolitikken. Udbuds- og indkøbspolitikken beskriver inden for hvilke rammer Ringsted Kommune indkøber og konkurrenceudsætter varer, tjenesteydelser samt bygge og anlægsarbejder. Herunder fastlægger politikken rammerne for udmøntningen af Byrådets beslutning om at realisere effektiviseringer af kommunens indkøb. I bilag fremgår strategien, det vil sige de konkrete udbud som der planlægges i de kommende år. Strategien justeres og vedtages en gang om året i forbindelse med budgetvedtagelsen. Politikken tages op med henblik på eventuelle justeringer i den nye byrådsperiode. Den samlede Udbuds- og indkøbspolitik erstatter Ringsted Kommunes Udbudspolitik fra 2003 og Indkøbspolitik fra Beskrivelse af sagen Med vægt på at forbedre Ringsted Kommunes økonomi samt skærpe Kommunens profil inden for klima/miljø og sociale klausuler, er der udarbejdet en opdateret og tidssvarende udbudsog indkøbspolitik. (Bilag 1) Med Kommunens budgetvedtagelser i 2010 og 2011 er der vedtaget besparelser, som skal opnås gennem forbedrede indkøb. Det er en af forudsætningerne for, at målsætningerne i den økonomiske politik kan opfyldes. Desuden er der i Byrådet Vision fra 2011 klare punkter om miljø/klima og der er i hensigtserklæringerne til budget 2012 sat fokus på sociale klausuler. Den nye udbuds- og indkøbspolitik, giver klare rammer for hvordan den administrative organisation skal forholde sig i relation til indkøb og udbud.

33 I politikken er desuden angivet et forslag til vægtningen af de tildelingskriterier, som Ringsted Kommune fremover bør benytte ved udbud. Økonomi: 50%-80% Faglighed/kvalitet: 10%-30% Miljø: 5%-10% Sociale klausuler: 5%-10% Ved at benytte de muligheder som vægtningsmodellem giver, er det muligt at finde den rette balance i de udbud som gennemføres, herunder med hensyntagen til ovenstående målsætninger og den nødvendige fleksibilitet. I politikken fastslås, at Ringsted Kommune vil samarbejde med andre offentlige indkøbere af både ressourcemæssige og økonomiske grunde, og gå med i fælles indkøb, hvor det vurderes at være til kommunes fordel. Som bilag er vedlagt en udbudsliste over aktuelle udbud. Listen er opdateret primo februar Listen revideres løbende gennem året alt efter hvilke udbud som er aktuelle for kommunen. Den reviderede udbudsliste forelægges og godkendes politisk i forbindelse med budgetvedtagelsen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Med den nye udbuds- og indkøbspolitik, får Ringsted Kommune en skarpere profil som offentlig myndighed. Politikken giver mulighed for øgede effektiviseringer og vil dermed kunne bidrage til et fortsat økonomisk rationale og opfyldelsen af den økonomiske politik. Inden for klima/miljø og sociale klausuler, viser Ringsted Kommune konkret handlekraft på områder som er på den landspolitiske dagsorden. Satsningen på disse områder kan dog have en økonomisk konsekvens, hvis f.eks. både miljø og sociale klausuler vægtes højt i et udbud. Derfor søges de forskellige hensyn balanceret via tildelingskriterier. Ringsted Kommune har en begrænset ressource til gennemførelse af udbud. Realiseringen af udbuds- og indkøbspolitikken samt opfyldelse af de vedtagene budgetmæssige besparelser, forudsætter at der samarbejdes med andre om arbejdet med udbud. Når der gennemføres udbud i samarbejde med andre, vil det ikke altid være muligt at opnå de i politikken beskrevne vilkår for bl.a. miljø og sociale klausuler. Kommunen vil dog altid i forbindelse med fælles udbud, søge at fremme mest muligt hvad angår kommunens hensigter i relation til sociale klausuler og miljø. Alle nationale regler og retningslinjer vil altid være opfyldt i forbindelse med alle udbud som kommunen benytter. Eksempelvis har alle udbud kommunen hidtil har benyttet eller indgået haft som forudsætning, at det skulle ske i henhold til dansk overenskomst. Der er udarbejdet en liste over udbud i 2012 samt årene derefter. Udbuddene er prioriteret efter økonomisk rationale. Denne prioritering kan ændre sig over året, alt efter hvilke områder Ringsted Kommune selv, eller kommunens samarbejdspartnere vælger at udbyde.