Blindenetværket, afdeling M

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Gentofte kommune Tilsynsrapport Gentofte Kommune Blindenetværket, afdeling M Uanmeldt tilsyn April

2 Indholdsfortegnelse 1 TILSYNETS VURDERING Overordnet vurdering Pædagogik / pædagogisk plan/personlige mapper Organisatoriske og personalemæssige forhold Tilsynets bemærkninger og anbefalinger DATAGRUNDLAG Oplysninger Opfølgning på foregående tilsyn Pædagogik Pædagogiske planer / personlige mapper Forflytninger Lejring Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Introduktion til nye medarbejdere Struktur og beskrivelser af arbejdsprocesser Rygepolitik FORMÅL OG METODE Formål med tilsynet Metode Tilsynets tilrettelæggelse KONTAKTOPLYSNINGER BDO Kommunernes Revision

3 1 TILSYNETS VURDERING BDO har, efter aftale med Gentofte Kommune, Social & Handicap, Myndighed, Kirsten Denning, foretaget et uanmeldt tilsyn på Blindenetværket, hus M. Baggrunden for det uanmeldte tilsyn er en underretning, der retter sig mod konkrete områder af det pædagogiske og organisatoriske arbejde i hus M. På baggrund af det umiddelbare indtryk, det datamateriale, som under tilsynet er indsamlet gennem interviews og observationer, og den efterfølgende analyse er BDO kommet frem til følgende vurdering Overordnet vurdering Det overordnede indtryk af Blindenetværket, afdeling M er, at der er tale om et godt tilbud til målgruppen, en engageret medarbejdergruppe, der relevant er i stand til redegøre for pædagogik og metoder. Det er dog samtidig tilsynets vurdering, at der eksisterer udfordringer, der relaterer sig til den interne organisering af teamlederfunktionen samt håndtering af interne informationer og dokumentation. Ved det sidste tilsyn (anmeldt tilsyn den 8. oktober 2010), foretaget af Gentofte Kommune, blev der givet påbud om, at beboernes medicin skal opbevares i aflåste skabe, og at nøglen til dette ikke må sidde i døren eller ligge frit fremme. Som opfølgning på dette påbud, konstaterer tilsynet ved dette tilsyn, at beboernes medicin opbevares i aflåst medicinskab, og at nøglen til medicinskabet opbevares på kontoret Pædagogik / pædagogisk plan/personlige mapper Tilsynet kan konstatere, at der er udarbejdet pædagogiske planer for alle beboere, og vurderer, at disse indeholder relevante beskrivelser af beboerne, herunder af beboernes hverdag og aktiviteter, rutiner, medicin, forflytning. De pædagogiske planer indeholder mål og delmål for den pædagogiske indsats, og er beskrevet i et etisk sprogbrug. Herudover findes der tilgængeligt materiale med konkrete anvisninger på, hvordan den enkelte beboer skal hjælpes i hverdagen. Det er endvidere tilsynets vurdering, at medarbejderne har gjort en fin indsats for at afdække hvilke aktiviteter, som beboerne hver især har størst interesse og behov for. Tilsynet vurderer, at dette initiativ understøtter perspektivet om aktiv læring, som indgår som en del af Blindenetværkets pædagogiske referenceramme. Tilsynet vurderer, at der relevant fokus på forflytninger, såvel set i et arbejdsmiljømæssigt som et sundhedsmæssigt perspektiv, og at det også femover er et område, hvor der vil være behov for interne drøftelser af og refleksion over. Tilsynet bemærker, at medarbejderne, på overbevisende måde, er i stand til at redegøre for sammenhænge mellem forflytninger og pædagogik. Derudover vurderer tilsynet, at personalegruppens drøftelser af grænsen for og mulighederne for selvstændige vurderinger af, hvorvidt forflytninger kan ske alene eller sammen med en kollega åbner op for nye perspektiver. I forlængelse af dette vurderer tilsynet, at en væsentlig forudsætning for medarbejdernes selvstændige vurdering, er sikkerhed omkring teknik og viden, samt viden om, at medarbejderne indbyrdes kan støtte sig til hinandens viden og erfaring. Tilsynet anbefaler derfor, at ledelsen tager initiativ til fælles introduktion og undervisning i brug af de nyeste hjælpemidler, så der opnås optimal udnyttelse af disse. Tilsynet vurderer endvidere, at der foreligger forskrifter vedrørende korrekt lejring af en konkret beboer, og at disse, ifølge medarbejderne, efterleves. 2

4 1.1.3 Organisatoriske og personalemæssige forhold Det er tilsynets vurdering, at det interne samarbejde og kommunikation er præget af nye strukturændringer, hvor især den interne organisering af teamledernes ansvarsområder udgør en udfordring. Det er tilsynets vurdering, i lighed med teamlederen, at sårbarheden ved den nye struktur er, at teamlederne skal være særligt opmærksomme på at følge op på de spørgsmål, som de har lovet at påtage sig i de forskellige huse. Hvorvidt dette sker i tilstrækkeligt omfang er svært at vurdere for tilsynet, men det kan konstateres, at en af medarbejderne giver udtryk for, at medarbejderne savner overblik over, hvilke teamledere, der har ansvaret for hvilke opgaver, og at det kan virke forvirrende ikke at vide, hvem medarbejderne skal gå til med konkrete spørgsmål. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes funktionsbeskrivelser /opgavebeskrivelser, så medarbejderne sikres overblik over, hvem de kan forvente støtte fra til løsning af forskellige typer af opgaver. Tilsynet bemærker desuden, at der i forbindelse med teamledernes ½ årlige skift i funktionen som personaleleder kan være behov for øget opmærksomhed på kontinuitet og ensartethed i løsningen af opgaven, for herigennem at sikre, at udfordringer eller problemer, såvel fagligt som personalemæssigt, ikke forbliver uberørte og/eller uløste. Tilsynet kan konstatere, at der findes strukturer for fordeling af arbejdsopgaver, der relaterer sig til arbejdet med beboerne, og at arbejdsprocesserne er tydeligt beskrevne. Det er desuden tilsynets indtryk, at der søges løsninger på de udfordringer, der opstår, og at der kan redegøres relevant for de valgte løsninger. I relation til medarbejdernes information om - og dokumentation af arbejdet med beboerne, vurderer tilsynet, at der tilsyneladende ikke eksisterer klare retningslinjer for, hvor hvilke oplysninger der skal noteres, ligesom der øjensynligt er store udfordringer med at bruge kardex i EKJ. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes retningslinjer for hvor, hvilke typer af informationer skal noteres, og at personfølsomme oplysninger vedrørende beboerne ikke noteres i personalet interne informationsbog. Derudover anbefaler tilsynet, at der arbejdes på at adgangen til EKJ, evt. gennem flere pc ere, gøres mere tilgængelig. På baggrund af teamlederens oplysninger, er det tilsynets vurdering, at personalegruppen består af en fast kerne af medarbejdere, og at udskiftning i personalegruppen sker af naturlige årsager. Der forefindes relevant introduktionsprogram, og at det ifølge teamleder fungerer efter hensigten. Endelig er det tilsynets vurdering, at der forefindes en rygepolitik, og at denne fungerer efter hensigten. Nye medarbejdere introduceres til rygepolitikken via introforløbet. 3

5 1.2 Tilsynets bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkningen, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor der er forhold enten af positiv eller negativ art, men hvor det alene er vejledende for tilbuddet. 1. Tilsynet bemærker, at medarbejderne, på overbevisende måde, er i stand til at redegøre for sammenhænge mellem forflytninger og pædagogik. 2. Tilsynet bemærker, at der i forbindelse med teamledernes ½ årlige skift i funktionen som personaleleder kan være behov for øget opmærksomhed på kontinuitet og ensartethed i løsningen af opgaven, for herigennem at sikre, at udfordringer eller problemer, såvel fagligt som personalemæssigt, ikke forbliver uberørte og/eller uløste. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der skal arbejdes videre med et givent punkt, eksempelvis hvis der ikke er udarbejdet politikker eller nødvendige retningslinjer. 1. Tilsynet anbefaler, at ledelsen tager initiativ til fælles introduktion og undervisning i brug af de nyeste hjælpemidler, så der opnås optimal udnyttelse af disse. 2. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes funktionsbeskrivelser /opgavebeskrivelser for teamlederne, så medarbejderne sikres overblik over, hvem de kan forvente støtte fra til løsning af forskellige typer af opgaver. 3. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes retningslinjer for hvor, hvilke typer af informationer skal noteres, og at personfølsomme oplysninger vedrørende beboerne ikke noteres i personalet interne informationsbog. 4. Tilsynet anbefaler, at der arbejdes på, at adgangen til EKJ, evt. gennem flere pc ere, gøres mere tilgængelig. Påbud Påbud gives, hvis der er tale om alvorlige forhold eksempelvis i forhold til lovregler, der ikke er tilstrækkelig efterlevet, eller hvis der ikke er handlet på tidligere anbefalinger, og der ikke er særlige grunde hertil. Ingen påbud. 4

6 2 DATAGRUNDLAG 2.1 Oplysninger Adresse Blindenetværket M-Huset, Bank Mikkelsensvej 4,2820 Gentofte Leder Solveig Broby Tilbudstype og juridisk grundlag Blindenetværket er et kommunalt helhedstilbud. Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108. Antal pladser og belægningsgrad Der er 8 pladser på afdeling M. Takst pr. døgn Ifølge tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr. 2787,00 Målgruppebeskrivelse Målgruppen er unge mennesker i alderen år. Alle borgere har et synshandicap og multiple funktionsnedsættelser. Alle er kørestolsbrugere og skal have hjælp til alt omkring personlig hygiejne, ved spisning og i forhold aktiviteter. De fleste borgere har følgehandicaps som epilepsi, spasticitet samt astma og har et stort behov for brug af hjælpemidler (Kilde: hjemmeside). Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af: 6 uddannede pædagoger 6 medhjælpere Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 6. april 2011 kl Deltagere og rundvisning Ledelse: Talte kortvarigt med souschef Tina Pensdorf ved tilsynets start Talte med teamleder Marianne Spiegelhauer, der ved tilsynets start var til stede i hus M. Teamleder har været ansat i Blindenetværket i 17 år. Medarbejdere: En pædagog, ansat i 3 år En skolelærer, der fungerer som pædagog, og har været ansat i 8 år Talte kortvarigt med vikar fra vikarbureau Tilsynet observerede flere beboere på afdelingen. BDO blev vist rundt på stedet af teamleder Marianne Spiegelhauer. 5

7 Tilsynsførende Helen Hilario Jønsson (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) Lene Thorius (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) 2.2 Opfølgning på foregående tilsyn Data Tilsynets vurdering Ved det sidste tilsyn (anmeldt tilsyn den 8. oktober 2010), foretaget af Gentofte Kommune, blev der givet følgende påbud: Ved tilsynet i 2008 blev der givet anbefaling om, at medicin skal opbevares i aflåste skuffer/skabe. Med udgangspunkt i dette, giver tilsynsmyndigheden ved dette års tilsyn påbud om, at medicin skal opbevares i aflåste skabe, og at nøglen til dette ikke må sidde i døren eller ligge frit fremme. Tilsynet observerede, at beboernes medicin er låst inde i to medicinskabe. Nøglen opbevares på kontoret. Tilsynet vurderer, at der er fulgt op på påbuddet vedr. korrekt opbevaring af medicin, og at nøglen til medicinskabet skal opbevares sikkert. 2.3 Pædagogik Pædagogiske planer / personlige mapper Data Ifølge Tilbudsportalen udarbejdes der individuelle mål i brugernes personlige handleplaner. De overordnede mål for tilbuddets arbejde, udarbejdes på et årligt målsætningsseminar. Tilsynet kan konstatere, at der er udarbejdet pædagogiske planer for alle beboerne. Disse er placeret på computeren i word-format, men ikke i EKJ. De pædagogiske planer rummer beskrivelser af beboerne, herunder fx sondemad, pleje, forflytning, sprog, aktiviteter, astma, zoneterapi og kommunikation med beboerne. Der findes særskilt dokument vedrørende medicingivning og vedrørende økonomi. De pædagogiske planer rummer opsatte mål og delmål, og er beskrevet i et etisk sprogbrug. En af medarbejderne oplyser, at der findes et eksemplar af de pædagogiske planer på beboernes værelser. Udover de pædagogiske planer er der udarbejdet flip-flaps for alle beboere. Disse indeholder vigtige informationer og rutiner omkring hver enkelt beboer, herunder, hvordan den enkelte beboer skal hjælpes i hverdagen. Samlingen af flip-flaps er placeret i fællesrummer, tilgængelige for alle medarbejdere. Teamlederen oplyser, at medarbejderne i en periode har forsøgt at afdække, hvilke aktiviteter, som beboerne hver især har størst interesse og behov for. 6

8 Dette er sket med henblik på at udvikle en så optimal hverdag, som muligt for beboerne, og for at understøtte perspektivet om aktiv læring, som er en del af stedets pædagogiske referenceramme. Tilsynet kan observere, at der for hver beboer er opsat et skema, hvori der er noteret forskellige typer af aktiviteter. Ifølge medarbejderne fungerer skemaet ikke som et dagsprogram, men som inspiration til medarbejderne om, hvilke aktiviteter, som beboerne er særligt glade for. Tilsynets vurdering Tilsynet kan konstatere, at der er udarbejdet pædagogiske planer for alle beboere, og vurderer, at disse indeholder relevante beskrivelser af beboerne, herunder af beboernes hverdag og aktiviteter, rutiner, medicin, forflytning. De pædagogiske planer indeholder mål og delmål for den pædagogiske indsats, og er beskrevet i et etisk sprogbrug. Herudover findes der tilgængeligt materiale med konkrete anvisninger på, hvordan den enkelte beboer skal hjælpes i hverdagen. Det er endvidere tilsynets vurdering, at medarbejderne har gjort en fin indsats for at afdække hvilke aktiviteter, som beboerne hver især har størst interesse og behov for. Tilsynet vurderer, at dette initiativ understøtter perspektivet om aktiv læring, som indgår som en del af Blindenetværkets pædagogiske referenceramme Forflytninger Data Blindenetværket har udarbejdet Retningslinjer for forflytning, som indeholder mål, definitioner, samt overordnede retningslinjer vedrørende forflytning. Retningslinjerne er godkendt af MED-udvalget og sidst revideret den 18. november Retningslinjerne udleveres til tilsynet. Ifølge de overordnede retningslinjer skal der udarbejdes individuelle forflytningsvejledninger for alle beboere. Tilsynet konstaterer, at der er udarbejdet forflytningsvejledninger for samtlige 8 beboere i hus M. Forflytningsvejledningerne er udarbejdet elektronisk i word-format, men befinder sig ikke i EKJ. Derudover foreligger alle forflytningsvejledningerne i papirform i separate mapper, som er tilgængelige for medarbejderne. Forflytningsvejledningerne indeholder beskrivelser af den enkelte beboers egne ressourcer er i relation til forflytning, og præcise angivelser af, hvordan medarbejderne skal håndtere forflytninger af beboerne i konkrete situationer, som fx ved af- og påklædning, bleskift, lejring, flytning fra seng til badebriks, og når beboeren skal rykkes frem eller tilbage i en stol eller flyttes fra en stol til madras eller omvendt. I beskrivelsen indgår de funktioner beboeren selv kan, hvilke hjælpemidler der skal bruges til hvilke forflytninger, kommunikation med beboeren undervejs samt en uddybende vejledning til håndtering af forflytningen. Alle forflytningsvejledningerne rummer udover tydelige instruktioner udførlige billeder af, hvordan forflytningerne skal foregå. Tilsynet kan konstatere, at forflytningsvejledningen for en konkret beboer rummer ca. 70 billeder, som støtte til de skriftlige instruktioner. Teamleder og medarbejderne vurderer samstemmende, at der forefindes alle relevante hjælpemidler, og at der i vagtplanen er afsat tid til at foretage 7

9 forflytninger i overensstemmelse med de beskrevne vejledninger. En af medarbejderne beskriver, at alle nye medarbejdere nøje introduceres til retningslinjer for forflytninger (Dette fremgår også af det Tjekliste for nye medarbejdere se nedenfor). Som erfaren medarbejder, med stort kendskab til de enkelte beboere i hus M, afviger vedkommende til tider fra den udarbejdede forflytningsvejledning for beboerne. I kraft af sit kendskab og relation til beboerne kan medarbejderen motivere nogle af dem til at deltage i forflytningen, udover det, som er beskrevet i forflytningsvejledningen. Medarbejderen kan således få beboeren til at bevæge sig eller dreje sig på måder, som betyder, at medarbejderen kan foretage forflytninger alene, sammen med beboeren. Medarbejderen pointerer, at man som udgangspunkt skal være to om de forflytninger, hvor dette er beskrevet, og pointerer, at nye medarbejdere altid skal følge forflytningsvejledningen, indtil medarbejderen får tilstrækkeligt kendskab til beboeren, til evt. at afvige fra denne. Medarbejderen redegør for, at de situationer, hvor der er behov for forflytninger ofte er tidspunkter, som samtidig kan give anledning til opbygning og til styrkelse af følelsesmæssige og sociale relationer mellem beboer og medarbejder. Her kan det være særligt givende, hvis medarbejderen kan foretage forflytningen alene, idet to medarbejdere tilstede på samme tidspunkt kan virke forstyrrende for beboernes mulighed for at kunne indgå i sociale og følelsesmæssige relationer med medarbejderen, fx under bleskift. Derudover bidrager beboernes egen deltagelse i forflytningerne til, at de bibeholder flest mulig færdigheder. Medarbejderen redegør for, at der aldrig er pres på medarbejderne indbyrdes om at skulle kunne klare forflytninger alene. Det er udelukkende den enkelte medarbejders vurdering af, hvorvidt forflytninger alene kan fungere for den enkelte medarbejder. Medarbejderen giver eksempel på, at en kollega kan anvende særlige teknikker (sammen med hjælpemidler) ved fx badning og påklædning af en beboer, som den medarbejder, som tilsynet taler med, ikke kan håndtere. Dette indebærer, at medarbejderen altid får hjælp af en kollega, når vedkommende skal hjælpe denne beboer med bad og i tøjet, hvilket er helt accepteret i personalegruppen. Det er helt op til den enkelte at foretage disse vurderinger, oplyser medarbejderen. Diskussioner af afvigelser fra beboerens forflytningsvejledninger drøftes på personalemøderne, oplyser medarbejderen. Hvis der er specifikke spørgsmål vedrørende forflytning, hvor medarbejderne fx ønsker dispensation til at forflytte personer på andre måder end beskrevet i de overordnede retningslinjer, så fremlægges disse for arbejdsmiljørepræsentanten og den forflytningsansvarlige, oplyser medarbejderen. Det gives eksempel på, at der i en konkret anmodning blev givet dispensation vedrørende forflytning af en enkelt beboer, mens der blev givet afslag til at forflytte de øvrige beboere på samme måde. Dette afslag blev givet med henvisning til, at det hverken var arbejdsmiljømæssigt eller sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Medarbejderen vurderer, at der som nævnt er tid og hjælpemidler nok til at kunne håndtere forflytninger. Vedkommende udtrykker dog behov for fælles undervisning og introduktion af personalet omkring brug af hjælpemidler, fx Spilerdug, særligt i relation til de mere i de specielle tilfælde. Medarbejderne kommer på kursus men oftest alene. Implementering af den ny viden tager lang tid fordi det forudsætter, at medarbejderne selv får afprøvet nye teknikker og færdigheder, og der er eksempler på, at 8

10 nyerhvervet viden går tabt fordi der går for lang tid mellem, at man kan videreformidle den til resten af personalegruppen. Konkret kunne medarbejderen ønske sig, at der kunne komme en konsulent fra et hjælpemiddelfirma ud på stedet, og give fælles introduktion og undervisning til alle medarbejderne på én gang. Teamlederen beskriver, at der er fokus på at understøtte den proces, hvor medarbejderne støttes til at foretage selvstændige vurderinger af, hvornår de kan håndtere selvstændige forflytninger. Ikke fordi selvstændige forflytninger er et mål i sig selv, men fordi forflytninger ses som en væsentlig del af det pædagogiske arbejde med beboerne. Og her vægtes mindste forstyrrelses princippet, og to medarbejdere vil altid forstyrre mere end én, vurderer teamlederen. Processen indebærer dels at medarbejderne skal lære nye måder at gøre tingene på dels, at medarbejderne skal aflære gamle rutiner i forhold til forflytninger. Det er teamlederens vurdering, at der også fortsat vil være behov for løbende drøftelser af forflytninger i personalegruppen. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at der relevant fokus på forflytninger, såvel set i et arbejdsmiljømæssigt som et sundhedsmæssigt perspektiv, og at det også femover er et område, hvor der vil være behov for interne drøftelser af og refleksion over. Tilsynet bemærker, at medarbejderne, på overbevisende måde, er i stand til at redegøre for sammenhænge mellem forflytninger og pædagogik. Derudover vurderer tilsynet, at personalegruppens drøftelser af grænsen for - og mulighederne for selvstændige vurderinger af, hvorvidt forflytninger kan ske alene eller sammen med en kollega åbner op for nye perspektiver. I forlængelse af dette vurderer tilsynet, at en væsentlig forudsætning for medarbejdernes selvstændige vurdering er sikkerhed omkring teknik og viden, samt viden om, at medarbejderne indbyrdes kan støtte sig til hinandens viden og erfaring. Tilsynet anbefaler derfor, at ledelsen tager initiativ til fælles introduktion og undervisning i brug af de nyeste hjælpemidler, så der opnås optimal udnyttelse af disse Lejring Data En pårørende til en af beboerne, der har en forsnævring af spiserøret, og jævnligt lider af spiserørskatar, har udarbejdet en beskrivelse af mavesyrereflux og spise-katar til internt brug i personalegruppen. Beskrivelsen indeholder desuden forholdsregler, som personalet skal iagttage ved påklædning, udvælgelse af kost og forhold omkring spisning, fx at beboeren skal sidde opret mindst 2 timer efter et måltid. Denne beskrivelse indgår i samlingen af flip-flaps, der er placeret i opholdsrummet, og som alle kan orientere sig efter. Det er medarbejdernes vurdering, at alle følger vejledningen vedr. korrekt lejring af en beboer, når vedkommende skal spise. Medarbejderne fremhæver, at det er særdeles vigtigt at udføre denne praksis, idet beboeren ellers får reflux. Efter alle måltider registreres reflux hos beboeren, så der løbende kan holdes øje med dette. Tilsynet ser skemaet for beboerens reflux efter måltider. Dette skema er 9

11 placeret i en mappe i fællesrummet. Derudover indgår beskrivelse af korrekt lejring af beboeren i vedkommende pædagogiske plan. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at der foreligger forskrifter vedr. korrekt lejring af en konkret beboer, og at disse, ifølge medarbejderne, efterleves. 2.4 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Data Teamleder oplyser, at de 5 teamledere har forskellige funktioner i alle 5 huse under Blindenetværket, dvs. der arbejdes ikke med afdelingslederfunktioner, men med funktionsopdelt ledelse. Konkret har den teamleder, som tilsynet taler med, en personaleledelsesfunktion for et andet hus, men kan fx godt deltage i et handleplansmøde vedr. én af beboerne i hus M. derudover varetager teamlederen arbejdstidsplanlægningen, bortset fra enkeltfridage etc., som alle kan stå for. støtte til medarbejderne omkring udarbejdelse og revidering af de pædagogiske planer varetages, ifølge teamlederen, af den teamleder, der har tid til at gå ind i opgaven på det konkrete tidspunkt. Én af de øvrige teamledere har p.t. personaleledelsesfunktionen fra hus M. Opgaven med personaleledelse for det enkelte hus skifter hvert ½ år, oplyser teamlederen. Den nye struktur er trådt i kraft den 7. marts 2011, hvorfor der endnu ikke er høstet mange erfaringer med denne ordning, der har været på vej i organisationen siden I den mellemliggende periode er der arbejdet med motivation af medarbejderne, der fremover skal deltage i arbejdet på såvel dag- som botilbuddet, undersøgelse af, hvilke aktivitetstilbud beboerne har interesse for, kompetenceafklaring og udarbejdelse af nye grundplaner for arbejdstidstilrettelæggelse. Det er teamlederens vurdering, at medarbejderne er motiverede for den nye måde at arbejde på, men samtidig også påvirkede af de nye ændringer. Sårbarheden ved den nye struktur er, ifølge teamlederen, at teamlederne skal være opmærksomme på at følge op på de spørgsmål, som de har lovet at påtage sig i de forskellige huse. Ifølge teamlederen er der på hvert teammøde indlagt tid til en runde, hvor medarbejderne har mulighed for at fortælle, hvordan de trives med forandringerne i deres arbejdsforhold. Teamlederen beskriver, at det kræver stor lydhørhed hos teamlederne at opfange de frustrationer, som medarbejderne kan give for, og få handlet på disse. Adspurgt oplyser en af medarbejderne, at vedkommende ikke har overblik over, hvilke opgaver teamlederne har, eller hvem der har hvilke hovedopgaver. Medarbejderen beskriver, at en konkret teamleder p.t. varetager personaleledelsen i hus M, og at teamlederne skifter denne funktion hvert ½ år. Ifølge medarbejderen kan det virke forvirrende ikke at vide, hvem man skal gå til med konkrete spørgsmål, ligesom det er hendes oplevelse, at teamlederne ikke nødvendigvis har et grundigt kendskab til beboerne og rutinerne. Det er hendes oplevelse, at medarbejderne selv løser en lang række af opgaver, og at man som medarbejder skal kunne klare meget selv i 10

12 hverdagen. Konkret kunne medarbejderen ønske sig mere støtte til fx at optimere kommunikationen mellem dag-, aften- og nattevagterne. Sygefraværet er fortsat højt, oplyser teamlederen. Det overordnede ansvar for håndtering af sygefraværet påhviler souschefen, mens den ansvarlige teamleder for personaleledelse har ansvaret for løbende at afholde sygefraværssamtaler og omsorgssamtaler. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at det interne samarbejde og kommunikation er præget af nye strukturændringer, hvor især den interne organisering af teamledernes ansvarsområder udgør en udfordring. Det er tilsynets vurdering, i lighed med teamlederen, at sårbarheden ved den nye struktur er, at teamlederne skal være særligt opmærksomme på at følge op på de spørgsmål, som de har lovet at påtage sig i de forskellige huse. Hvorvidt dette sker i tilstrækkeligt omfang er svært at vurdere for tilsynet, men det kan konstateres, at en af medarbejderne giver udtryk for, at medarbejderne savner overblik over, hvilke teamledere, der har ansvaret for hvilke opgaver, og at det kan virke forvirrende ikke at vide, hvem medarbejderne skal gå til med konkrete spørgsmål. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes funktionsbeskrivelser /opgavebeskrivelser, så medarbejderne sikres overblik over, hvem de kan forvente støtte fra til løsning af forskellige typer af opgaver. Tilsynet bemærker desuden, at der i forbindelse med teamledernes ½ årlige skift i funktionen som personaleleder kan være behov for øget opmærksomhed på kontinuitet og ensartethed i løsningen af opgaven, for herigennem at sikre, at udfordringer eller problemer, såvel fagligt som personalemæssigt, ikke forbliver uberørte og/eller uløste Introduktion til nye medarbejdere Data Tilsynet får udleveret Tjekliste til nye medarbejdere, som gennemgås med nye medarbejdere. Det dokumenteres om de nye medarbejdere er blevet henholdsvis informeret om eller har tjek på væsentlige områder i arbejdet: Sikkerhed, herunder brandudstyr, informationer om forflytninger/brug af hjælpemidler/forflytningspolitik Medicinering Blindepædagogik Hygiejne Køkkenhygiejne/egenkontrol Beboerne Informationer, herunder kardex i EKJ, fællesbog og kalender, kontaktbøger/båndoptager Personaleforhold, herunder beskrivelse af arbejdsopgaver aftenvagter, nattevagter Teamleder oplyser, at nye vikarer får 3 introvagter sammen med en fast medarbejder, og gennemgår Tjekliste til nye medarbejdere, så de får kendskab til arbejdsopgaverne i huset. Nye fastansatte medarbejdere tildeles en ressourceperson, der viser den nye medarbejder rundt, og dernæst fremstår sidemandsoplæring på en aftenvagt. På denne vagt er der ingen forventninger om, at den nye medarbejder 11

13 deltager i det pædagogiske arbejde med beboerne. Dernæst gennemgår den nye medarbejder introforløbet. Alle nye medarbejdere deltager i et internt kursus med mobilityinstruktør, hvor de nye medarbejdere prøver at være blinde, dvs. at de selv oplever, hvordan det er at blive kørt i kørestol, blive liftet etc. Det er teamlederens vurdering, at nye medarbejdere sikres en grundig indføring i arbejdet. Ifølge teamlederen består personalegruppen af en fast kerne af medarbejdere, der har arbejdet på stedet i 3 4 år. Udskiftninger sker oftest fordi medhjælperne skal begynde på uddannelsesforløb eller en pædagog går på pension. Der er hyppigt udskiftning af vikarer. Tilsynet observerer, at vikar fra vikarbureauet arbejder selvstændigt med beboerne, der bl.a. kommer i bad, i det tidsrum, hvor tilsynet foregår. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at der forefindes relevant introduktionsprogram, og at det ifølge teamleder fungerer efter hensigten. På baggrund af teamlederens oplysninger, er det endvidere tilsynets vurdering, at personalegruppen består af en fast kerne af medarbejdere, og at udskiftning i personalegruppen sker af naturlige årsager Struktur og beskrivelser af arbejdsprocesser Data Adspurgt oplyser teamleder, at de væsentligste områder i det pædagogiske arbejde er omsorg for beboerne, samarbejdet med de pårørende og udarbejdelse af pædagogiske planer. Der forefindes struktur og beskrivelser af arbejdsprocesser for mange områder, herunder for sygemeldinger, for arbejdsopgaver for henholdsvis aftenvagten, nattevagten og morgenvagten. Tilsynet observerer ophængte arbejdsbeskrivelser af ovenstående. Teamleder beskriver, at udfordringer i arbejdsprocesserne drøftes i personalegruppen, og at man her søger efter funktionsduelige løsninger. Der gives eksempel på, at det at give alle beboere et bad hver eller hver anden dag, er løst ved at nogle beboere kommer i bad om morgenen, mens andre kommer i bad om aftenen. Teamleder fremhæver, at badning er en væsentlig pædagogisk aktivitet, der fordrer tid og ro. Mens tilsynet foregår, kommer flere beboere i bad, hvilket medarbejderne giver sig den nødvendige tid til. Medarbejderne oplyser, at beskrivelser af deres arbejde med beboerne fremgår af følgende: Kardex i EKJ Hver beboer har en kontaktbog, der følger beboeren mellem dag- og døgntilbud En intern informationsbog En kalender Ved gennemgang af ovenstående, kan tilsynet observere, at den interne informationsbog bruges til såvel interne beskeder mellem medarbejderne, men også til informationer vedr. beboerne. Ifølge medarbejderne noteres der fx en besked om, at medarbejderne skal læse konkrete beboeres kardex for yderligere information. Der er dog også 12

14 eksempler på, at der noteres vigtige beskeder, såsom at en beboer er syg og skal have mad i sengen, ændringer i medicinen etc. De samme beskeder skrives, ifølge medarbejderne, også i kardex. Når medarbejderne møder ind læser de først den interne informationsbog, mens det ikke er altid, at de når at læse kardex. Som tidligere nævnt er de pædagogiske planer ikke placeret i kardex, der primært bruges til dagbogsnotater. Problemet er, ifølge medarbejderne, at det kan være svært og langsommeligt at få åbnet kardex, og at medarbejderne derfor noterer meget vigtige beskeder i den interne informationsbog for at sikre, at alle er informeret om vigtige forhold vedrørende beboerne. Det oplyses, at der er installeret nyt kardex, som er hurtigere, men også at dette system kan alle medarbejdere ikke logge sig ind på, Nattevagter skriver og læser beskeder både i kardex og i informationsbogen. Medarbejderne i dagtilbuddet læser kun i kardex, idet de ikke har adgang til den interne informationsbog. Medarbejderen beskriver, at der ikke bør stå oplysninger vedrørende beboerne i den interne informationsbog fordi den ligger fremme. Det er da også medarbejderens vurdering, at man intern burde trimme ud i, hvad der bliver beskrevet i bogen, men giver udtryk for, at det sker, at der slækkes på dette krav fordi det tager langt længere tid at åbne og læse i kardex. Tilsynet kan desuden læse i informationsbogen, at en af medarbejderne opfordrer til, at medarbejderne internt strammer op på, at vigtige informationer om beboerne skal skrives i kardex. Beskeder vedrørende beboerne fremgår desuden af kalenderen, beboernes egne mapper og kontaktbøger. Aftenvagten skriver informationer i den enkelte beboers kontaktbog, som bruges som guide til medarbejderne i dagtilbuddet om, hvad der er foregået om aftenen. Kontaktbogen følger beboeren. Endelig findes der på kontoret en flip-flap med beredskabsplan, procedure ved sygemeldinger, ligesom der er ophængt huskesedler for morgenvagter, aftenvagter, nattevagter. Medarbejderne beskriver, at der er mange forskellige informationskanaler, og det kan være et stort arbejde at lave henvisninger og skrive relevante informationer de respektive steder. Tilsynets vurdering Tilsynet kan konstatere, at der findes strukturer for fordeling af arbejdsopgaver, der relaterer sig til arbejdet med beboerne, og at arbejdsprocesserne er tydeligt beskrevne. Det er desuden tilsynets indtryk, at der søges løsninger på de udfordringer, der opstår, og at der kan redegøres relevant for de valgte løsninger. I relation til medarbejdernes information om og dokumentation af arbejdet med beboerne, vurderer tilsynet, at der tilsyneladende ikke eksisterer klare retningslinjer for, hvor hvilke oplysninger skal noteres, ligesom der øjensynligt er store udfordringer med at bruge kardex i EKJ. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes retningslinjer for hvor, hvilke typer af informationer skal noteres, og at personfølsomme oplysninger vedrørende beboerne ikke noteres i personalet interne informationsbog. Tilsynet anbefaler endvidere, at der arbejdes på at adgangen til EKJ, evt. gennem flere pc ere gøres mere tilgængeligt. 13

15 2.4.4 Rygepolitik Data Tilsynets vurdering Tilsynet får udleveret rygepolitikken, der sidst er revideret den 23. november rygepolitikken er udarbejdet af Arbejdsmiljøudvalget og vedtaget på MRF-udvalgsmøde den 22. april Medarbejderne og teamleder fortæller samstemmende, at rygepolitikken fungerer efter hensigten, og at nye medarbejdere introduceres til rygepolitikken via introforløbet. Der er placeret udendørs borde og stole, hvor rygningen kan foregå. Tilsynet vurderer, at der forefindes en rygepolitik, og at denne fungerer efter hensigten. 14

16 3 FORMÅL OG METODE 3.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisa toriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Gentofte Kommune ikke i BDO s tilsyn. 3.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 15

17 3.3 Tilsynets tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4 KONTAKTOPLYSNINGER Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Chefkonsulent hej@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen København V Tlf BDO Kommunernes Revision BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning og bistand til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på det socialfaglige område. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det socialfaglige område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicapog psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 16