Halsnæs Kommune INDLEVELSE SKABER UDVIKLING. Uanmeldt tilsyn, Midgården April Tilsynsrapport. Midgården. Uanmeldt tilsyn April

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Tilsynsrapport Halsnæs Kommune Midgården Uanmeldt tilsyn April

2 Indholdsfortegnelse 1 TILSYNETS VURDERING bemærkninger og anbefalinger DATAGRUNDLAG Oplysninger Opfølgning på foregående tilsyn Fysiske rammer Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Pædagogiske planer Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Medindflydelse Sprogbrug og omgangsformer Tryghed og trivsel Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Særligt fokusområde: Fusion med Trekløveret FORMÅL OG METODE Formål med tilsynet Metode tilrettelæggelse KONTAKTOPLYSNINGER BDO Kommunernes Revision

3 1 TILSYNETS VURDERING BDO har foretaget et tilsyn på Midgården. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer, samt skriftligt materiale om tilbuddet. Samlet Det overordnede indtryk af Midgården er, at der er tale om et velfungerende tilbud i såvel pædagogisk som organisatorisk forstand. Midgården er indgået i fusion med Trekløveret pr. 1. januar Det indebærer central ledelse af de to tilbud, samt bevarelse af decentrale ledelsesteams. Konsolideringen af den nye ledelsesstruktur imødekommes af positive forventninger, men er fortsat en proces, der kræver tid og tilvænning. I faglig henseende medvirker flere initiativer til at understøtte arbejdet med beboerne, herunder kvalificering af det interne samarbejde på baggrund af deltagelse i et innovationsprojekt. Tilsynet vurderer samlet, at personalet tilrettelægger gode betingelser for beboernes hverdag, tryghed og trivsel. Fysiske rammer Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er velegnede til målgruppen, og at boenhederne er hyggeligt indrettede, samt at indretningen af et fællesrum til en café er en hensigtsmæssig måde at udnytte de fysiske rammer på. Tilsynet bemærker, at rengøringsniveauet er mindre tilfredsstillende, idet tilsynet observerer støv i flere kroge i boenhederne. Pædagogik Den pædagogiske referenceramme i form af neuropædagogik og kommunikation forekommer at være velegnet til målgruppen. Tilsynet anbefaler dog Midgården at iværksætte forskellige tiltag, der kan sikre fælles forankring af den neuropædagogiske referenceramme i praksis. I den sammenhæng bemærker tilsynet forskellige tiltag, herunder overvejelser om at engagere en ekstern foredragsholder om emnet og afsættelse af midler til, at to medarbejdere kan gennemføre relevant efteruddannelse. Derudover nævner en medarbejder mentorordning som mulighed for at videndele omkring neuropædagogik. Tilsynet vurderer, at indsatsplaner medvirker til at understøtte det pædagogiske arbejde med beboernes individuelle mål, og at systematisk evaluering af indsatsplaner medvirker hertil. Dog anbefaler tilsynet, at personalet indfører en større systematik i arbejdet med indsatsplaner specifikt i relation til at beskrive konkrete delmål/ handlinger, der knytter sig til de overordnede mål i beboernes indsatsplaner. Dette med henblik på at skabe ensretning indadtil og synliggøre indsatsen udadtil. Hverdagsliv Tilsynet vurderer, at personalet tilrettelægger gode rammer for beboernes tryghed og trivsel, blandt andet i form af etablering af en fast hverdagsstruktur og individuel tilpasning ud fra beboernes forskellige forudsætninger og behov. 2

4 Beboerne tilbydes et varieret udbud af aktiviteter i hverdagen. I forlængelse heraf er det tilsynets, at de nye aktivitetstilbud i form af internt cafétilbud og svømning er velegnede til målgruppen og tilgodeser behovet for såvel social som fysisk aktivitet. Tilsynet anbefaler dog, at personalet udarbejder mere konkrete beskrivelser af aktiviteter i relation til en overordnet målsætning om sansestimulering og at beskrivelserne indgår i beboernes indsatsplaner, således at relevant viden om den enkelte beboer knyttes sammen i ét samlet dokument. Samtidig bemærker tilsynet, at en medarbejder efterlyser et centralt digitalt system til at systematisere/ samle oplysninger omkring beboerne. I forlængelse heraf bemærker tilsynet, at Midgården på sigt skal på Bostedsystemet. Det er tilsynets, at personalet arbejder relevant med at understøtte beboernes mulighed for medindflydelse gennem individuel tilpasning af kommunikationen, herunder aflæsning og tolkning af beboernes behov, kropssprog og mimik. Tilsynet vurderer i forlængelse heraf, at der overordnet set eksisterer en god sprogbrug og omgangsform. Samtidig vurderer tilsynet - på baggrund af personalets brug af ord som fx bølle, bandit og skat at der er behov for at drøfte sprogbrug og de betydninger, der ligger heri. På den baggrund anbefaler tilsynet, at personalet indbyrdes afklarer retningslinier for professionel sprogbrug og omgangsform med beboerne. Organisatoriske og personalemæssige forhold Det interne samarbejde bærer præg af en positiv udviklingsproces, som kommer til udtryk på en række områder, blandt andet gennem større udnyttelse af hinandens ressourcer på tværs af de enkelte boenheder, hvor personalet i stigende grad har blik for at hjælpe hinanden. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at deltagelsen i innovationsprojektet og ledelsens fokus på at optimere samarbejdet har båret frugt. Det er samtidig tilsynets, at der er et godt informationsflow internt i organisationen. Endelig er det tilsynets, at konsolideringen af den ny organisation, jf. fusion med Trekløveret, understøttes af fælles møder på såvel ledelsesniveau som medarbejderniveau. Det er tilsynets indtryk, at udviklingen af en fælles faglig kultur rummer nogle udfordringer, som imidlertid imødekommes af positive forventninger. 3

5 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. 1. Tilsynet bemærker, at rengøringsniveauet er mindre tilfredsstillende, idet tilsynet observerer støv i flere kroge i boenhederne. 2. Tilsynet bemærker forskellige tiltag i forhold til at forankre den neuropædagogiske referenceramme, herunder overvejelser om at engagere en ekstern foredragsholder om emnet og afsættelse af midler til, at to medarbejdere kan gennemføre relevant efteruddannelse. Derudover nævner en medarbejder mentorordning som mulighed for at videndele omkring neuropædagogik. 3. Tilsynet bemærker, at en medarbejder efterlyser et centralt digitalt system til at systematisere og samle oplysninger omkring beboerne. I forlængelse heraf bemærker tilsynet, at Midgården på sigt skal på Bostedsystemet. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Påbud 1. Tilsynet anbefaler Midgården at iværksætte forskellige tiltag, der kan sikre fælles forankring af den neuropædagogiske referenceramme i praksis. 2. Tilsynet anbefaler, at personalet indfører en større systematik i arbejdet med indsatsplaner specifikt i relation til at beskrive konkrete delmål/ handlinger, der knytter sig til de overordnede mål i beboernes indsatsplaner. Dette med henblik på at skabe ensretning indadtil og synliggøre indsatsen udadtil. 3. Tilsynet anbefaler, at personalet (i forlængelse af anbefalingen vedr. øget systematik i udarbejdelsen af indsatsplanerne) udarbejder mere konkrete beskrivelser af aktiviteter i relation til en overordnet målsætning som sansestimulering og at beskrivelserne indgår i beboernes indsatsplaner. Dette med henblik på, at relevant viden om den enkelte beboer knyttes sammen i ét samlet dokument. 4. Tilsynet anbefaler, at personalet indbyrdes afklarer retningslinier for professionel sprogbrug og omgangsform med beboerne. Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. Ingen påbud 4

6 2 DATAGRUNDLAG 2.1 Oplysninger Adresse Birkedommerallé 6, 3300 Frederiksværk Leder Bo Mollerup er ny leder for Midgården og Trekløveret. Janne Grosmann er leder af Midgården. Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt botilbud. Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108. Antal pladser og belægningsgrad 28 pladser med en overbelægning på en beboer. Takst pr. døgn Ifølge Tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr. 2350,00 Målgruppebeskrivelse Målgruppen på Midgården er beboere med betydeligt og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne med et stort behov for hjælp og støtte. Beboerne skal have fuld bistand til alt omkring daglig levevis. 25 ud af de 29 beboere er kørestolsbrugere, og flere af beboerne bliver ernæret gennem sonde. (Kilde: hjemmeside) Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af medarbejdere med pædagogisk og sundhedsfaglig uddannelsesbaggrund, fordelt på følgende måde: Bifrost: 3 pædagoger og 2 omsorgsmedhjælpere. Baldershus: 3 pædagoger, 1 social- og sundhedsmedarbejder og 1 omsorgsmedhjælper. Jættestuen: 5 pædagoger og 5 omsorgsmedhjælpere. Frejas Hus: 1 pædagog og 6 omsorgsmedhjælpere. Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg 14. april 2011, kl Deltagere og rundvisning Daglig leder Janne Grosmann: Medarbejdere: 1 leder, socialpædagog og diplom i ledelse, ansat i knapt ti år. 1 omsorgsmedhjælper og planlægger, ansat i knapt ti år. Ca. 5 medarbejdere med enten pædagogfaglig eller sundhedsfaglig baggrund. 5

7 Beboere: 1 vikar 1 beboer Tilsynet gik selv rundet i hver af de fire boenheder og talte med de medarbejdere, der var til stede. Tilsynsførende Lene Thorius (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) og Lise Andrén Thomsen (Specialkonsulent, cand.mag. i psykologi og pædagogik). 2.2 Opfølgning på foregående tilsyn Ved sidste uanmeldte tilsyn (12. oktober 2010), gennemført af BDO, blev der givet følgende bemærkninger: 1. Det bemærkes, at en beboer har fået aflyst sit dagtilbud, og at der ikke er arrangeret alternative aktiviteter i stedet for dagtilbuddet. Tilsynet opfordrer på den baggrund tilbuddet om at afklare procedurer for alternative aktivitetsmuligheder i tilfælde af aflysning af en beboers dagtilbud. Der er sat fokus på at sikre stabilitet i beboernes benyttelse af det interne dagtilbud. I den forbindelse er der ændret i personalenormeringen på den måde, at to medarbejdere kan varetage arbejdet med op til ti beboere, frem for kun syv beboere. Alternativt kommer der personale fra boenheden og hjælper i dagtilbuddet. Således forekommer der ikke aflysning af dagtilbuddet, som det var tilfældet i forbindelse med forrige tilsyn. Det innovationsprojekt, som Midgården medvirker i, tilskrives stor betydning i forhold til at nytænke praksis på dette område. 2. Det bemærkes, at en beboers handleplan ikke er revideret i overensstemmelse med den indførte halvårlige evalueringsprocedure. Hertil oplyser leder, at der endnu ikke er afholdt handleplansmøder omkring samtlige beboere, da ordningen med systematisk evaluering og revision af de pædagogiske indsatsplaner endnu befinder sig i en implementeringsfase. overordnede indtryk er imidlertid også, at arbejdet med evaluering og revision af de pædagogiske indsatsplaner bevæger sig i en positiv retning. Leder og en medarbejder fortæller, at de generelt er blevet bedre til at gennemføre systematiske evalueringer af indsatsplaner i overensstemmelse med de nye procedurer om halvårlig evaluering. Ved sidste uanmeldte tilsyn (12. oktober 2010), gennemført af BDO, blev der givet følgende anbefalinger: 1. Tilsynet anbefaler, at der sker ledelsesmæssig opfølgning på om drøftelse, 6

8 og justering af de pædagogiske planer sker som planlagt. Se beskrivelse under bemærkning nr. 2 oven for. 2. Tilsynet anbefaler, at arbejdsgruppen, der skal forankre viden om neuropædagogik og neuropædagogisk screening af samtlige beboere, intensiverer deres arbejde. Der synes at være behov for, at der sættes fokus på emnet, idet flere adspurgte medarbejdere ikke synes at være helt fortrolige med metoderne. En arbejdsgruppe, der er nedsat på området, har fremlagt deres arbejde. Det kan imidlertid være svært for medarbejdere, uden en grundlæggende viden inden for området, at stille relevante spørgsmål. Leder oplyser, at der på den baggrund fortsat er behov for at sætte fokus på implementering af viden om neuropædagogik. Gennem innovationsprojektet er der etableret et tværfagligt netværkssamarbejde med Bøgelunden. Leder afdækker i den sammenhæng muligheden for at arrangere to temadage med en foredragsholder, som kan formidle viden om neuropædagogik med henblik på at skabe en fælles forståelsesramme. Leder oplyser endvidere, at der er afsat midler til, at to medarbejdere kan gennemføre neuropædagogisk efteruddannelse som supplement til de to medarbejdere, der har grunduddannelsen i neuropædagogik. Uddannelsen indebærer blandt andet, at medarbejderne bliver i stand til at foretage neuropædagogiske screeninger. 3. Det anbefales, at Midgården genkontakter de relevante instanser med henblik på at fremskynde processen omkring udskiftning af en beboers kørestol, idet den nuværende kørestol ikke svarer til den pågældende beboers behov. Tilsynet bemærker personalets store opmærksomhed på at få afklaret situationen samt brug af forskellige former for aflastning, mens afklaringsprocessen står på. Leder oplyser, at den pågældende beboer havde modtaget en ny kørestol, som imidlertid manglede justering. Kørestolen er nu justeret og fungerer efter hensigten. Tilsynet vurderer, at ledelsen har foretaget relevant opfølgning på de bemærkninger og anbefalinger, der blev givet i forbindelse med forrige uanmeldte tilsyn (oktober 2010). Imidlertid anbefaler tilsynet fortsat, at der sker en forankring af neuropædagogik. Se afsnit 2.4.1: Pædagogisk metode og referenceramme for uddybelse. 2.3 Fysiske rammer Midgården består af 4 bo-enheder med 7 beboere i hver. Herudover er tilknyttet et daghjem. Husene er etplanshuse, bygget i 1996, hvor hver beboer har sit eget værelse til rådighed. Der er tre badeværelser, stue og køkken, som deles mellem beboerne i hver bo-enhed. Til hver bo-enhed er tilknyttet fast personale. Badeværelserne er forsynet med forskelligt udstyr og hjælpemidler, fx loftlift 7

9 og indstilleligt badekar, som tilgodeser beboernes behov for fysisk støtte. De 4 bo-enheder er sammenknyttet af en fællesdel, som rummer plads til administration, personalerum, trappe til kælder, fælles storkøkken samt personale- og aktivitetsrum for hele Midgården og daghjemmet. Et rum, der er placeret ved administrationen, er for nyligt indrettet som café med lydanlæg, disko-kugle, fladskærm mv. Det oplyses, at der på sigt skal gøres mere ud af indretningen af caféen. De udvendige fysiske rammer består af en have, der er indrettet med flere overdækkede terrasser. De naturskønne omgivelser giver gode muligheder for ture til strand, skov mv. Tilsynet observerer, at der er en hyggelig indretning og ryddeligt overalt. Tilsynet observerer et mindre tilfredsstillende rengøringsniveau, herunder støv i krogene i flere af boenhederne. Hertil oplyser leder, at der generelt er tilfredshed med rengøringen, men at der har været en periode med mindre tilfredsstillende rengøring. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er velegnede til målgruppen, og at boenhederne er hyggeligt indrettede, herunder at indretningen af et fællesrum til en café er en hensigtsmæssig måde at udnytte de fysiske rammer på. Tilsynet bemærker, at rengøringsniveauet er mindre tilfredsstillende, idet tilsynet observerer støv i flere kroge i boenhederne. 2.4 Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Den pædagogiske referenceramme udgøres af neuropædagogik og kommunikation. Neuropædagogikken tager afsæt i en funktionsanalyse af hjernen via neuropædagogiske screeninger. På den baggrund tilrettelægges pædagogiske tiltag, som både kompenserer for dysfunktioner i hjernen, samt understøtter intakte funktioner i hjernen. En væsentlig del af den pædagogiske og plejemæssige indsats retter sig mod at vedligeholde beboernes færdigheder. Redskaber i metoden er observationer og aktiviteter, fx sanseaktiviteter, der stimulerer og støtter den enkelte beboer. Medarbejderne fortæller, at en væsentlig del af den pædagogiske og plejemæssige indsats retter sig mod at vedligeholde beboernes færdigheder og tilpasse indsatsen til den enkeltes funktionsniveau. Det handler om at yde hjælp og støtte til personlig pleje, samt udvise nærvær og indlevelsesevne. Derudover fremhæves etablering af en fast hverdagsstruktur med stabilitet og forudsigelighed som væsentlig for beboernes trivsel og udviklingsmuligheder. Tre af medarbejderne har grunduddannelse i neuropædagogik. Imidlertid kan det, både ifølge leder og medarbejdere, være vanskeligt at sprede denne viden til hele organisationen. På den baggrund er der taget forskellige 8

10 initiativer, herunder etablering af en arbejdsgruppe i efterår Aktuelt overvejer leder at afholde en temadag om neuropædagogik med en ekstern foredragsholder med det formål at forankre neuropædagogisk tænkning og handling i praksis. Der er foretaget neuropædagogiske screeninger på flere af beboerne. Det er hensigten, at der på sigt skal foretages neuropædagogiske screeninger af samtlige beboere. Kommunikation udgør en væsentlig metode, og personalet arbejder anvender flere kommunikationsformer, metoder og hjælpemidler for at give beboerne mulighed for at udtrykke sig og blive forstået. De fleste beboere har begrænsede muligheder for at udtrykke sig, hvilket stiller krav om forståelse og tydning af beboernes udtryk. Flere medarbejdere forklarer, at kommunikationen forudsætter et godt kendskab til beboerne og stor opmærksomhed på at tolke og aflæse signaler. Tilsynet observerer, hvordan medarbejderne tilpasser kommunikationen til beboernes individuelle behov, fx under frokostmåltidet, hvor såvel verbal kommunikation som fysisk berøring anvendes til at tolke udtryk og signaler fra beboerne. En medarbejder fremhæver den sidemandsoplæring, hun får fra en kollega, som har gennemført uddannelsesforløb i neuropædagogik, og fremhæver det givende i at analysere situationer med beboerne. Pågældende medarbejder efterlyser en mentorordning som en mulighed for at forankre en neuropædagogisk forståelsesramme. Leder oplyser, at der er afsat midler til, at to medarbejdere kan gennemføre neuropædagogisk efteruddannelse. Herudover har to medarbejdere grunduddannelse i neuropædagogik. Uddannelsen indebærer blandt andet, at medarbejderne bliver i stand til at foretage neuropædagogiske screeninger. Tilsynet vurderer, at den pædagogiske referenceramme i form af neuropædagogik og kommunikation er velegnet til målgruppen. Samtidig vurderer tilsynet, at der er behov for at forankre den neuropædagogiske forståelsesramme yderligere i praksis. Tilsynet bemærker forskellige tiltag i forhold til at forankre den neuropædagogiske referenceramme, herunder overvejelser om at engagere en ekstern foredragsholder om emnet og afsættelse af midler til, at to medarbejdere kan gennemføre relevant efteruddannelse. Derudover nævner en medarbejder mentorordning som mulighed for at videndele omkring neuropædagogik. Tilsynet anbefaler Midgården at iværksætte forskellige tiltag, der kan sikre fælles forankring af den neuropædagogiske referenceramme i praksis Pædagogiske planer Personalet udarbejder individuelle indsatsplaner (pædagogiske planer), som indeholder mål for den enkelte beboer. Målene i indsatsplaner knytter an til den enkelte beboers 141 handleplan, og indgår i handleplansmøder med relevant kommune. Den enkelte beboers faste kontaktperson fungerer som 9

11 tovholder for processen, og faglig kvalitetssikring af indsatsplaner sker via møder. Indsatsplanerne evalueres hvert halve år, hvor kontaktperson og personale fra beboerens dagtilbud deltager. Evalueringen har til formål at tilpasse målene til den enkelte beboers aktuelle behov for støtte og udvikling, samt skabe sammenhæng i indsatsen. Tilsynet får to indsatsplaner til gennemlæsning. De pågældende indsatsplaner er udarbejdet efter fast skabelon og er dateret til Hertil oplyser en medarbejder og leder, at der forefindes nyere udgaver fra 2010 af de pågældende indsatsplaner. De nye udgaver af indsatsplanerne er p.t. til gennemgang hos en medarbejder, som har til opgave at indlægge en indlægsseddel ved samtlige af beboernes indsatsplaner, herunder refleksioner og beskrivelse af mål. Tilsynet konstaterer, at de to konkrete indsatsplaner er kendetegnet ved en etisk sprogbrug. Dernæst, at de indeholder generelle beskrivelser og overordnede mål som fx at arbejde med måltider og sætte fokus på sansemotoriske aktiviteter. Indsatsplanerne indeholder imidlertid ikke beskrivelser af eventuelle delmål/ konkrete aktiviteter, der knytter sig til de overordnede mål. Forskellige informationer vedrørende den enkelte beboer noteres dagligt ned i en personlig bog, oplyser en medarbejder. Derudover konstaterer tilsynet, at der er foretaget en neuropædagogisk screening af en beboer. En medarbejder med kendskab til den pågældende beboer er usikker på betydningen heraf og kan ikke umiddelbart koble arbejdet med pågældende beboer til en neuropædagogisk ramme. Leder tilkendegiver, at en konkretisering af de delmål, der understøtter de overordnede mål vil medvirke til at skabe større systematik, ensretning og udvikling i arbejdet med den enkelte beboer. Samtidig fortæller leder, at der er afholdt nogle teambuildingdage med det formål at sikre, at samtlige medarbejdere kender de konkrete beboere. Både leder og medarbejdere tilkendegiver, at der har været en god effekt af denne form, som understøtter progression i målene. Tilsynet vurderer, at indsatsplaner medvirker til at understøtte det pædagogiske arbejde med beboernes individuelle mål, og at systematisk evaluering af indsatsplaner medvirker hertil. Dog vurderer tilsynet, at indsatsplaner mangler konkrete beskrivelser af delmål/ aktiviteter i relation til overordnede mål, og at muligheden for at arbejde struktureret og erfaringsopsamle derved mindskes. Tilsynet anbefaler, at personalet indfører en større systematik i arbejdet med indsatsplaner specifikt i relation til at beskrive konkrete delmål/ handlinger, der knytter sig til de overordnede mål i beboernes indsatsplaner. Dette med henblik på at skabe ensretning indadtil og synliggøre indsatsen udadtil. 2.5 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Størstedelen af beboerne benytter Midgårdens eget tilknyttede dagtilbud, mens et fåtal benytter eksterne dagtilbud. Leder oplyser, at der siden forrige tilsyn er foretaget justeringer, således at 10

12 der ikke forekommer aflysning af det interne dagtilbud. Det hænger sammen med to forhold, dels at normeringen er justeret, således at to medarbejdere kan varetage arbejdet med 10 beboere (frem for syv beboere), dels at medarbejdere fra botilbuddet hjælper i dagdelen i tilfælde af personalemangel. Hverdagen er bundet op omkring en fast struktur med måltider og aktiviteter som fx sansestimulerende aktiviteter, samspil, massage, ridning, puslespil, musik mv. Særligt de sansestimulerende aktiviteter indgår som en integreret del af det pædagogiske arbejde. Som supplement til sansestimulerende aktiviteter modtager flere beboere fysioterapi af to fysioterapeuter, der er tilknyttet Midgården via lægeordineret fysioterapi. Derudover arrangeres der ture til skov og strand for samt indkøbsture til byen, fx tøjindkøb eller cafébesøg. Nye aktiviteter for beboerne er et nyetableret caférum på Midgården samt svømning, der skal foregå eksternt. Den nye café er startet op i foråret 2011 og består af henholdsvis en ungdomscafé for de yngre beboere og en seniorcafé for de ældre beboere. Aktiviteter i caféerne er fx musik, wii spil, film, kaffe og kage. Formålet er at understøtte beboernes mulighed for socialt samvær, og der er indtil videre meget positive erfaringer med tilbuddet, som flere af beboerne benytter de eftermiddage/ weekender. Ifølge medarbejderne giver caféerne god mulighed for et miljøskifte, socialt fællesskab og nærkontakt. Svømning er en ny aktivitet, som starter til maj og skal foregå en gang om ugen med deltagelse af fire beboere på skift. Aktiviteten har til formål at understøtte de øvrige sansestimulerende aktiviteter, der foregår med beboerne. En beboer, som tilsynet taler med, udtrykker tilfredshed med sin hverdag. Beboeren fortæller, at han laver mange forskellige aktiviteter, blandt andet går han til fysioterapi to gange om ugen. Han har endnu ikke været i den nyetablerede café, men kunne godt tænke sig det. Tilsynet observerer i hver boenhed, at der er ophængte tavler, som illustrerer den enkelte beboers aktiviteter for ugen, herunder dagtilbud, massage, ridning, ledsageordning, fysioterapi mv. Derudover har hver beboer en personlig bog, der indeholder beskrivelser af individuelle beskrivelser. Tilsynet observerer desuden i hver bo-enhed et ophængt flip-over system, der indeholder dagsplan er for hver enkelt beboers aktiviteter og rutiner. Endelig observerer tilsynet, at der i et medarbejderrum (Frejas Hus) er ophængt papirer vedrørende den enkelte beboer med overskriften: Hvad kan jeg konkret gøre i hverdagen for at sikre sansestimulering af beboerne? Tilsynet konstaterer, at denne overskrift er omsat i beskrivelser for tre ud af seks beboere. Her er målsætningen om sansestimulering omsat til følgende: 1) spise selv, drikke selv, hælde op, 2) mere nærvær og lege og 3) mere berøring/ musik/ afledning fra smerte. Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes et varieret udbud af aktiviteter i hverdagen. I forlængelse heraf er det tilsynets, at de nye aktivitetstilbud i form af internt cafétilbud og svømning er velegnede til målgruppen og tilgodeser såvel social som fysisk aktivitet. Tilsynet anbefaler, at personalet (i forlængelse af anbefalingen vedr. øget systematik i udarbejdelsen af indsatsplanerne) udarbejder mere konkrete beskrivelser af aktiviteter i relation til en overordnet målsætning om 11

13 sansestimulering og at disse beskrivelser indgår i beboernes indsatsplaner. Dette med henblik på, at relevant viden om den enkelte beboer knyttes sammen i ét samlet dokument Medindflydelse Beboernes mulighed for medindflydelse afhænger i høj grad af medarbejdernes evne til at aflæse og tolke beboernes udtryk og tilrette pædagogikken individuelt ud fra individuelle forudsætninger og behov. Beboernes nedsatte funktionsniveau indebærer begrænset verbal kommunikation, hvilket stiller høje krav til medarbejderne om at kunne tyde beboernes signaler, herunder at finde alternative måder til at sikre beboernes medindflydelse på. Ifølge medarbejderne er aflæsning af kropssprog og mimik væsentlig, fx i forhold til at afklare, hvilken mad en beboer ønsker. Som en medarbejder formulerer det: Det handler om at observere, aflæse og fornemme. Tilsynet observerer et måltid, hvor nogle medarbejdere netop fremhæver måltidet som en konkret situation, der kan understøtte arbejdet med medindflydelse. Tilsynet observerer, at medarbejderne anvender såvel sproglig som fysisk kontakt til at få accept fra beboerne til at udføre en handling, fx tilbyde drikkelse. Tilsynet vurderer, at personalet arbejder relevant med at tilrette kommunikationsformen, således at beboernes mulighed for at få medindflydelse understøttes. Det sker gennem aflæsning og tolkning af beboernes behov, herunder kropssprog og mimik Sprogbrug og omgangsformer Der er blandt leder og medarbejdere enighed om, at der eksisterer en god, respektfuld og afslappet sprogbrug og omgangsform med en høj grad af humor. En medarbejder peger på det vigtige i at sætte ord på handlinger og nævne beboerens navn i forbindelse med udførelse af forskellige handlinger som fx bad og måltider. Derudover nævner en medarbejder, at beboergruppens nedsatte verbale funktionsniveau gør det ekstra vigtigt at aflæse via kropssprog, mimik og øjenkontakt. Tilsynet observerer i samtlige boenheder en venlig og imødekommende atmosfære og omgangsform. I en boenhed observerer tilsynet, at personalet laver sjov, og i den forbindelse tiltaler nogle af beboerne som bølle, bandit og skat. Tilsynet vurderer, at der eksisterer en god sprogbrug og omgangsform, og at personalet er særligt opmærksomme på at tilrette kommunikationen individuelt. Samtidig vurderer tilsynet - på baggrund af personalets brug af ord som fx bølle, bandit og skat at der er behov for at drøfte sprogbrug og de betydninger, der ligger heri. Tilsynet anbefaler, at personalet indbyrdes afklarer retningslinier for professionel sprogbrug og omgangsform med beboerne. 12

14 2.5.4 Tryghed og trivsel Det er medarbejdernes opfattelse, at beboerne generelt oplever en høj grad af tryghed og trivsel. Ifølge medarbejderne medvirker etablering af en hverdagsstruktur med faste aktiviteter og rutiner til at skabe gode betingelser for beboernes tryghed og trivsel. Derudover tilskriver medarbejderne det at have et indgående kendskab til den enkelte beboer og at kunne aflæse deres individuelle behov som en afgørende forudsætning for beboernes trivsel, fx tage særligt hensyn til behov for fællesskab eller hvile. Tilsynet vurderer, at personalet tilrettelægger rammer, der sikrer beboernes tryghed og trivsel, blandt andet i form af etablering af en fast hverdagsstruktur, samt aflæsning af individuelle behov. 2.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Mødestrukturen på Midgården er organiseret på den måde, at hver boenhed holder selvstændige boenhedsmøder hver 14. dag. I forbindelse med innovationsprojektet er der løbende eksperimenteret med forskellige mødeformer, både med og uden leders medvirken. Aktuelt medvirker leder ved møderne. Fælles personalemøder afholdes efter behov, gerne en gang hver anden måned. Både leder og medarbejdere fremhæver et velfungerende internt samarbejde og peger på, at deltagelsen i Innovationsprojektet: Medarbejderdreven innovation for velfærdsydelser til svært psykisk og fysisk handicappede har styrket samarbejdet på en række områder. Omdrejningspunktet for samarbejdet er, at beboerne skal have nogle gode oplevelser. Den positive udvikling i samarbejdet kommer, ifølge leder og medarbejdere, især til udtryk gennem en højere grad af samarbejde på tværs af de fire boenheder og en voksende forståelse af at være en del af en større helhed. Leder peger på, at særlige udfordringer i samarbejdet har handlet om medarbejderes oplevelse af stress i forbindelse med mangel på personale. Imidlertid har forskellige tiltag som fx et centraliseret vagtplansskema medvirket til at skabe en kultur, præget af fællesskab og hjælpsomhed. Det nye vagtplansskema er generelt imødekommet positivt fra medarbejderne. Der er, ifølge leder, samlet tale om en konstruktiv proces, som eventuelt vil kunne styrkes med etablering af en teamstruktur. Leder oplever ligeledes en udvikling i forhold til medarbejdernes evne til selvstændige løsninger, men at det samtidig kan være svært for medarbejderne at anerkende egne løsningsforslag og ressourcer. Leder ønsker at understøtte selvansvarlighed i forhold til løsning af fælles opgaver og problemstillinger. Personalegruppen er som helhed gode til at udnytte hinandens ressourcer, fx har en medarbejder fået omstillet sin funktion fra at varetage plejemæssige opgaver til administrative opgaver på grund af en til skadekommet hånd. Tilsvarende er der målrettet fokus på at finde skjulte ressourcer og omsætte idéer til handling. I den sammenhæng henvises til den nyetablerede café som 13

15 et positivt eksempel på, at en ny idé kan realiseres med stor effekt i forhold til at øge beboernes livskvalitet, målt i forhold til et relativt lavt forbrug af personaleressourcer til opgaven. Medarbejderne udtrykker, at samarbejdet udvikler sig i positiv retning. Forskellige tiltag har understøttet processen, fx kreative lege, som har medført, at medarbejderne fra de respektive boenheder har lært hinanden bedre at kende. Flere medarbejdere giver samstemmigt udtryk for, at det interne samarbejde i stigende grad er præget af hjælpsomhed, åbenhed og nysgerrighed. Det interne informationsflow beskrives som velfungerende. Medarbejderne oplever, at arbejdets organisering i mindre boenheder nødvendiggør en høj grad af information og videreformidling. Ifølge medarbejderne udstikker ledelsen klare retningslinier i form af konkrete udmeldinger om aktiviteter internt i huset og i relation til fusionsprocessen med Trekløveret. En medarbejder efterlyser et centralt digitalt system til at systematisere/ samle oplysninger omkring beboerne. Introduktion af nye medarbejdere følger et fast introprogram. To nye medarbejdere har oplevet en god introduktion. Tilsynet vurderer, at det interne samarbejde bærer præg af en positiv udviklingsproces, som kommer til udtryk på en række områder, blandt andet gennem større selvansvarlighed og udnyttelse af hinandens ressourcer på tværs af de enkelte boenheder, hvor personalet i stigende grad har blik for at hjælpe hinanden. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at deltagelsen i innovationsprojektet og ledelsens fokus på optimering af samarbejdet har båret frugt. Det er samtidig tilsynets, at der er et godt informationsflow internt i organisationen. Tilsynet bemærker, at en medarbejder efterlyser et centralt digitalt system til at systematisere/ samle oplysninger omkring beboerne. I forlængelse heraf bemærker tilsynet, at Midgården på sigt skal på Bostedsystemet Særligt fokusområde: Fusion med Trekløveret Midgården er fusioneret med Trekløveret pr. 1. januar I forbindelse med samdrift af Halsnæs kommunes samlede botilbud på området, Trekløveret og Midgården, er der ansat en ny øverste leder, Bo Mollerup. Derudover har hvert botilbud et ledelsesteam, som består af et ledelsesteam, hhv.en leder og en viceleder. Leder oplyser, at processen omkring fusionen er i fuld gang, og blandt andet understøttes på ledelsesniveau gennem fælles ledermøde en gang ugentligt samt ledermøder i de lokale ledelsesteams. Derudover understøttes fusionsprocessen via fælles møder (planlagt fire gange årligt) og MEDudvalgsmøder (planlagt seks gange årligt). Leder omtaler et afholdt fællesmøde, hvor hvert botilbud skulle præsentere pædagogiske tilgange og traditioner. Samarbejdet de to tilbud imellem er endnu ikke formaliseret på aktivitetsniveau, men afholdelse af fællesmøder for samtlige medarbejdere tjener til at skabe sammenhængskraft. Derudover er der planer om at afholde en fælles temadag, fx omkring neuropædagogik i løbet af Ifølge daglig leder er fordelene ved samdrift en større bæredygtighed i økonomisk henseende samt større robusthed i forhold til at håndtere fremtidige udfordringer, ligesom der kan være fordele i forhold til 14

16 kompetenceudvikling, kurser og uddannelse. Derudover ser daglig leder en mulighed for at kunne lære af hinandens styreformer, fx overvejer Midgården at adoptere Trekløverets projektledelse/ teamstruktur med talsmandsgrupper. Endelig Udgør Trekløverets teknologiske standard, hvor alle medarbejdere kan håndtere IT, en inspirationskilde for Midgården. Generelt opleves det som en udfordring at konsolidere en ny organisationskultur som samlet botilbud. Daglig leder peger her på vigtigheden af at lade processen vokse hen ad vejen. De konkrete udfordringer, som nævnes i forbindelse med fusionen, er den geografisk fysiske afstand samt mentale forskelle, herunder at Midgården er et tidligere amtsligt tilbud, mens Trekløveret hele tiden har været et kommunalt tilbud. Samtidig tilskrives forskellen i brugergrupperne en betydning i forhold til udviklingen af en fælles kultur. En medarbejder betegner i den sammenhæng arbejdet med Trekløverets beboere som pædagogisk rådgivning, mens arbejdet med beboerne på Midgården beskrives som totalpleje. Organiseringen af fælles aktiviteter sker på et uformelt plan i form af en samdriftstænketank, der består af seks medarbejdere. En medarbejder peger på vigtigheden af at fokusere på at udvikle kendskab til hinandenvia personlige relationer, og at de faglige bånd formodentlig vil vokse herigennem. Tilsynet vurderer, at fusionen med Trekløveret befinder sig i en konstruktiv opstartsfase, hvor konsolidering af den ny organisation understøttes af fælles møder på såvel ledelsesniveau som medarbejderniveau. Samtidig vurderer tilsynet, at udviklingen af en fælles faglig kultur rummer nogle udfordringer, som imidlertid imødekommes af positive forventninger. 15

17 3 FORMÅL OG METODE 3.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Halsnæs Kommune ikke i BDO s tilsyn. 3.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få 16

18 overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 3.3 tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 17

19 4 KONTAKTOPLYSNINGER Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Chefkonsulent BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen København V Tlf BDO Kommunernes Revision BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning og bistand til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på det socialfaglige område. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det socialfaglige område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicapog psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 18