Tilfredse virksomheder

Transkript

1 Tilfredse virksomheder - gode råd og vink til den kommunale håndtering af erhvervsaffald. September 2001 Erhvervs- og Selskabsstyrelsens benchmarkingundersøgelse af den kommunale administration af erhvervsaffaldsområdet. Epinion - Sønderhøj Viby J Telefon Fax post@epinion.dk CVR

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Vidensdeling mellem kommunerne Bag om undersøgelsen Indsatsområderne Økonomi og miljødimensionen Erfaringsdeling og valg af relevante tiltag Bedre information til virksomhederne Informationsstrategi Informationsmaterialets form og sprog Målrettet trykt information Internettet og selvbetjeningsmuligheder Tilsyn og Rådgivning: Dialog med virksomhederne Tilsynet Dialog og involvering af virksomhederne Affaldskonsulent Lettelse af sortering og opbevaring Piktogramsystem Bagatelgrænser Hjælp til sortering Transport og behandling Genbrugsplads Anvisnings- og indsamlingsordninger Fleksibilitet og konkurrence ifm. afhentning og indsamling Særlige løsninger farligt affald, storskrald, totalløsninger og kædeløsninger Tværgående kommunale tiltag Green Network Ensartet erhvervsaffaldsregulativ Affaldsbørs aftagere af genanvendeligt affald Bilag Gode råd og vink Side 1

3 1 Introduktion 1.1 Vidensdeling mellem kommunerne Tiltag til inspiration og vidensdeling Kommuner kan lære meget af hinanden. Vidensdeling og inspiration giver dynamik og nytænkning. Derfor har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen iværksat en benchmarkingundersøgelse, som er gennemført i samarbejde med KL. Benchmarkingundersøgelsen skal danne grobund for vidensdeling og inspiration. Konkret er der fokuseret på forskelle i virksomhedernes opgaver og administrative byrder ved forskellige indretninger af den kommunale administration af erhvervsaffaldsområdet. I forbindelse med administrationen af erhvervsaffaldsområdet er det grundlæggende kommunernes vigtigste opgave at sikre en miljømæssig korrekt affaldshåndtering. Opgaven kan dog udføres med større eller mindre hensyn til virksomhedernes byrder. Hensigten med benchmarkingprojektet har været at finde tiltag, som mindsker virksomheders besvær i forbindelse med affaldshåndteringen, uden at det går ud over kommunernes ret til at vælge miljøprofil og organisation. Denne gennemgang beskriver de tiltag, som i undersøgelsen viste sig at kunne lette virksomhedernes opgaver i forbindelse med affaldshåndteringen. 1.2 Bag om undersøgelsen 40 kommuner, 1200 virksomheder Undersøgelsen er baseret på data fra 40 repræsentative kommuner, som blev udvalgt på baggrund af: indbyggertal erhvervsstruktur tilhørsforhold til affaldsselskabet adgang til en affaldskonsulent og kommunens geografiske placering. De 40 kommuner blev telefoninterviewet omkring deres administration af erhvervsaffaldsområdet. Efterfølgende blev minimum 30 virksomheder i hver af de 40 kommuner telefoninterviewet. De godt 1200 virksomheder blev udvalgt på baggrund af: Gode råd og vink Side 2

4 branchetilhørsforhold og størrelse. 8 god praksis kommuner Administrationen af erhvervsaffald i nedenstående otte kommuner blev, på baggrund af analyser af de indsamlede oplysninger hos kommunerne og virksomhederne, identificeret som et godt udgangspunkt for kommunal vidensdeling og inspiration. Børkop Hvalsø Kalundborg Randers Sorø Sæby Vejle og Aalborg Karakteristika Disse kommuner kaldes også god praksis kommuner. Udover, at affaldshåndteringen - som i de fleste andre kommuner - sker miljømæssigt forsvarligt, er god praksis kommunerne typisk karakteriseret ved, at: virksomhederne typisk har et lavt timeforbrug pr. ansat i forbindelse med affaldshåndteringen affaldsgebyrer ligger i den billige ende virksomhederne har vurderet kommunernes informationsindsats højt. Yderligere karakteristika for de enkelte god praksis kommuner fremgår af bilag 1. Gode initiativer I enkelte tilfælde beskrives gode tiltag fra andre kommuner, som ikke kom ud som god praksis i undersøgelsen, men hvor virksomhederne havde rost de pågældende tiltag i udpræget grad. De otte kommuner er blevet dybdeinterviewet for at finde frem til de konkrete tiltag i kommunen og eventuelt affaldsselskabet, som har medført mere tilfredse virksomheder og virksomheder med et relativt lavt tidsforbrug på affaldshåndteringsopgaven. Med andre ord har det været intentionen at identificere tiltag, som andre kommuner kan lære af. Gode råd og vink Side 3

5 1.3 Indsatsområderne Nogle virksomheder oplever stort besvær ved håndteringen af affaldet andre mærker det ikke engang. Fælles for alle virksomheder er dog, at de grundlæggende skal løse de samme overordnede opgaver i forbindelse med affaldshåndteringen. Gennem studier af lovgivningsmaterialet og gennem virksomhedsinterview i projektets forundersøgelse blev virksomhedernes opgaver identificeret som nedenstående: Virksomheders opgaver at sortere affaldet at opbevare affaldet forsvarligt at registrere affaldet at finde affaldsløsninger 1 at minimere affaldsmængderne. En forudsætning for, at virksomhederne kan udføre disse opgaver korrekt, er, at virksomhederne: kender reglerne på området og motiverer de ansatte til at følge reglerne. I udgangspunktet er det således virksomhedernes pligt at leve op til såvel den nationale lovgivning som lokale regler på erhvervsaffaldsområdet. Derfor skal virksomhederne selv holde sig ajour for i samspil med kommunen at sikre den bedst mulige affaldshåndtering. Kommunernes overordnede opgaver Kommunernes vigtigste opgaver i forbindelse med administrationen af erhvervsaffaldsområdet udstikkes af affaldsbekendtgørelsen. Kommunerne skal således: udforme lokale regulativer for erhvervsaffaldsområdet udstikke rammerne for virksomhedernes affaldsløsninger gennem anvisnings- eller indsamlingsordninger føre kontrol med virksomhedernes efterlevelse af de lokale regulativer. Kommunerne har en naturlig interesse i at løse disse opgaver under mest mulig hensyntagen til virksomhederne. De kan endvidere på forskellig vis jf. de kommunale indsatsområder nedenfor medvirke til at forbedre virksomhedernes efterlevelse af reglerne. 1 Herved forstås miljøkorrekt afhentning og behandling af virksomhedernes affald. Gode råd og vink Side 4

6 4 overordnede indsatsområder Kommunerne og affaldsselskaberne kan lette virksomhedernes opgaver i forbindelse med affaldshåndtering ved at fokusere på de fire nedenstående indsatsområder. Det viser gennemgangen af virksomhedernes og kommunernes opgaver. Information. Erfaringer viser, at virksomhedernes affaldshåndtering styrkes og lettes i det omfang, de får tilstrækkelig information om gældende regler og muligheder for rådgivning. En styrket informationsindsats er derfor en central opgave for kommunerne. Tilsyn og rådgivning. Virksomhederne skal motiveres til at behandle affaldet i overensstemmelse med reglerne. Det kan ske gennem en styrket rådgivningsindsats og måden, kommunerne vælger at føre tilsyn på. Tilsynet og rådgivningsindsatsen har ligeledes betydning for virksomhedernes tidsforbrug på affaldshåndteringsopgaven. Sortering og opbevaring. Kommunale tilbud til virksomhederne om hjælp til at optimere affaldsminimerings-, sorterings- og opbevaringsopgaverne. Transport og behandling. Tilbud om afhentning/aflevering og miljømæssig korrekt behandling af affaldet, som svarer til virksomhedernes behov. Kommunernes indsatsområder i forhold til virksomhedernes opgaver er illustreret i figuren nedenfor. Figur 1: Indsatsområder Sortering og opbevaring Transport og behandling Sortering Produktion/ affaldsminimering Registrering/opbevaring Finde affaldsløsninger Kendskab til regler Motivering til at overholde regler Tilsyn og rådgivning Information Gode råd og vink Side 5

7 Potentiale for spare virksomhederne tid Der er et potentiale for at nedbringe virksomhedernes tidsforbrug på affaldshåndteringen med 15-20%, hvis kommunen indfører initiativerne. Det forhold, at kommunerne håndterer opgaven meget forskelligt kombineret med det beregnede potentiale, indikerer, at det vil være muligt at nedbringe virksomhedernes timeforbrug på affaldshåndteringen ved at implementere enkelte eller flere af de præsenterede tiltag. Inddragelse af virksomhederne Undersøgelsens resultater tyder på, at inddragelse af virksomhedernes administrative byrder kan øges væsentligt til glæde både for virksomhederne og kommunerne. Har kommunerne fokus på virksomhedernes byrder, ud over det grundlæggende fokus på miljømæssige resultater, så vil virksomhederne alt andet lige i højere grad kunne involveres i problemstillingen. Det er således flere god praksis kommuners erfaring, at virksomhedernes byrder på den måde mindskes, samtidig med at kvaliteten af udsorteringen af de enkelte affaldsfraktioner forbedres. Hvile-i-sig-selv princippet betyder, at affaldsgebyrerne kan stige 1.4 Økonomi og miljødimensionen Flere af tiltagene er forbundet med omkostninger. Som følge af lovgivningens krav om, at administrationen af erhvervsaffaldsområdet skal drives efter hvile-isig-selv princippet 2, skal de forbundne omkostninger nødvendigvis viderefaktureres til virksomhederne i form af højere affaldsgebyrer. Det bør dog ikke pr. automatik afholde kommunerne fra at gennemføre nedenstående tiltag, selvom de øgede omkostninger for virksomheder naturligvis bør indgå i de samlede overvejelser omkring indretningen af erhvervsaffaldsadministrationen. Virksomheder accepterer noget for noget Undersøgelsen viste, at virksomhederne lægger stor vægt på lave priser i forbindelse med affaldshåndteringen. Samtidig viste undersøgelsen også entydigt, at virksomheder i kommuner med selv et relativt højt gennemsnitligt affaldsgebyr oplever mindre besvær i forbindelse affaldshåndteringen. Der var derimod ingen entydig sammenhæng mellem gebyrets størrelse og virksomhedernes timeforbrug på de samlede opgaver. Det tyder således på, at det er muligt, at virksomhederne kan acceptere relativt høje affaldsgebyrer, såfremt de føler, at de får en god service, som kan være medvirkende til at lette virksomhedernes opgaver i forbindelse med affaldshåndteringen. 2 Dette princip indebærer, at virksomhederne ideelt set hverken betaler mere eller mindre, end kommunernes ressourceanvendelse på området. Miljøbeskyttelseslovens 48 samt pp i Miljøstyrelsens vejledning Bortskaffelse, planlægning og registrering af affald fra Gode råd og vink Side 6

8 Miljødimensionen er kommunernes domæne Af respekt for det kommunale selvstyre blander denne rapport sig ikke i kommunernes prioritering af miljødimensionen, hvorfor den hverken foreslår kommunerne en højere eller lavere grad af fokusering på miljøet. Det er således op til den enkelte kommune at vurdere, hvordan de forskellige tiltag kan indpasses i den kommunale administration og miljøprofil. 1.5 Erfaringsdeling og valg af relevante tiltag Forskellighed er basis for læring til glæde for virksomheder og miljø Undersøgelsen viste, at kommunerne administrerer erhvervsaffaldsområdet temmelig forskelligt. Der er derfor basis for, at kommunerne kan lære meget af hinanden. Forbedringspotentialet for kommunerne er i undersøgelsen beregnet til 15-20%. Kommunerne kan lade sig inspirere af de mange tiltag og vælge lige netop de tiltag, der passer bedst ind i den kommunale miljøprofil, og som er økonomisk mest hensigtsmæssig ud fra erhvervsstrukturen i kommunen. I de følgende afsnit gennemgås de mest succesrige tiltag fra god praksis kommunerne i forhold til de fire kommunale indsatsområder: Information Tilsyn og rådgivning Sortering og opbevaring Transport og behandling Beskrivelsernes struktur De enkelte tiltag gennemgås stort set alle efter en fast struktur, som beskriver tiltagene i forhold til: Baggrund Hvad har god praksis kommunerne gjort? Påvirkning Krævede ressourcer Tidshorisont Andre forudsætninger Henvisninger til konkrete kommuner Gode råd og vink Side 7

9 2 Bedre information til virksomhederne 2.1 Informationsstrategi Baggrund Gennemtænkt informationsindsats Virksomhederne i undersøgelsen efterspurgte generelt en mere målrettet informationsindsats fra kommunerne. Men samtidig ønskede de ikke at blive overdænget med informationer. I flere af god praksis kommunerne er der da også en forståelse for, hvor vigtigt det er med en god og veltilrettelagt informationsindsats, og man erkender, at indsatsen bør målrettes i forhold til målgruppe og koordineres med andre aktører på erhvervsaffaldsområdet. I den forbindelse er en informationsstrategi for erhvervsaffaldsområdet et interessant redskab Hvad har god praksis kommunerne gjort? Informationsstrategi Aalborg Kommune har med hjælp fra en professionel kommunikationsvirksomhed - formuleret en informationsstrategi. Strategien udstikker de overordnede mål og retningslinier for, hvordan Renovationsvæsenet skal kommunikere med erhvervslivet og borgerne. Den bygger bl.a. på en undersøgelse af virksomhedernes holdning til kommunens informationsindsats og relaterer sig til affaldsplanens miljømæssige målsætninger. De vigtigste elementer i informationsstrategien er: Forsøg på at identificere de bedst egnede informationskanaler tilpasset informationstypen, målgruppen og tidsmæssige forhold. Fokus på både sproget og selve udformningen af informationsmaterialet i forbindelse med udarbejdelsen. Involvering af fokusgrupper bestående af virksomheder fra kommunen. De bedømmer informationsstrategien. Grundlæggende drejer det sig om at gennemtænke informationsindsatsen, før den gennemføres. Gode råd og vink Side 8

10 Fælles holdninger og sprog i informationsmateriale Andre af god praksis kommunerne eksempelvis Kalundborg Kommune er også begyndt at formulere en informationsstrategi. Her fokuseres bl.a. på at udarbejde fælles holdninger og fælles sprog i det udsendte informationsmateriale for affaldsselskabets interessentkommuner. Herudover bruges informationsstrategien til at overveje, hvordan kommunen udnytter informationsbudgettet bedst muligt. Planlægning og koordinering En informationsstrategi indeholder ofte målsætninger om, hvilke virksomheder man vil henvende sig til, og hvordan. Informationsindsatsen kan benytte en bred vifte af kanaler: Affaldshåndbogen Informationsfoldere Affaldskonsulenten Reklamespots i lokalradioen Miljøtilsynet Lokale messer Den lokale telefonbog En informationsstrategi kan derfor være et godt redskab til overordnet at planlægge og koordinere af informationsindsatsen, så de relevante virksomheder informeres på den mest hensigtsmæssige måde Påvirkning Overblik, målrettet indsats, anerkendelse Med en informationsstrategi får kommunen et redskab til at tilrettelægge informationsindsatsen. Kommunen får et overblik og en brugbar køreplan, som sikrer, at der ikke skydes med spredehagl, og at den relevante information når frem til de berørte virksomheder. Virksomhederne opnår også klare fordele ved, at kommunen arbejder ud fra en informationsstrategi. Når kommunen tvinges til at overveje, hvordan den målrettede information kommer ud, undgår virksomhederne at modtage for meget irrelevant information. (Eksempelvis oplysninger om nye eller ændrede krav, der slet ikke berører deres virksomhed). Dermed bliver virksomhederne ikke forvirrede og vil i stedet anerkende kommunens professionelle informationsindsats. Gode råd og vink Side 9

11 2.1.4 Krævede ressourcer Fra dyr til billig løsning Den valgte model for informationsstrategien afgør, hvor ressourcekrævende kommunens opgaver er. Der er to ekstremer: Den dyre løsning indebærer, at man kommer hele vejen rundt for at få overblik over virksomhedernes ønsker og behov i den konkrete kommune. På den baggrund opstilles målsætninger for den kommende informationsindsats. Herefter laves en række af fokusgruppemøder, som skal bedømme informationsmaterialet. Alternativt kan der gennemføres en spørgeskemaundersøgelse. Den billige løsning indebærer, at man udarbejder en plan for det kommende års indsats alene på baggrund af de hidtidige erfaringer. Begge løsninger sigter mod, at man koordinerer og planlægger informationsindsatsen på et overordnet plan. Men det er åbenlyst, at den store undersøgelse vil sikre en højere grad af forankring i virksomhedernes konkrete behov og ønsker. Imellem disse to ekstremer er der en række muligheder for at tilpasse informationsstrategien til den enkelte kommunes behov, ønsker og ressourcer. Det vigtigste er dog, at informationsstrategien har et længere sigte og tager udgangspunkt i virksomhedernes forskellige situation. Kort til mellemlang tidshorisont Tidshorisont Også informationsstrategiens tidshorisont afhænger af den valgte model. Umiddelbart behøver det dog ikke tage lang tid at lave en undersøgelse af virksomhedernes behov og ønsker. Men det er klart, at de konkrete vurderinger af informationsmaterialet alt andet lige tager længere tid Andre forudsætninger Der er ingen andre forudsætninger herudover Henvisning til konkrete kommuner Der henvises til følgende kommuner og affaldsselskaber i forbindelse med informationsstrategier: Aalborg Kommune har implementeret af en egentlig informationsstrategi Kalundborg Kommune og affaldsselskabet Kavo er godt på vej med lignende tiltag. Gode råd og vink Side 10

12 2.2 Informationsmaterialets form og sprog Baggrund Virksomheder ønsker letforståeligt sprog, tilgængelighed og målrettethed For virksomhederne opleves det mest besværlige at skulle sætte sig ind i nye regler og andre ændringer. Kommunerne kan lette virksomhedernes besvær ved at sørge for en veltilrettelagt information om nye regler. Når virksomhederne let kan forstå, hvilke (nye) krav der stilles til dem og hvorfor, bliver det også lettere for dem at håndtere affaldet. I de uddybende spørgsmål havde virksomhederne mange bemærkninger til kommunerne og affaldsselskabernes informationsindsats. Af typiske kommentarer var: Om sproget: Lovsprog fra kommune og stat er ofte volapyk ønsker kort og klart sprog!!! Pas på med for akademisk sprog mange ting bør ikke gøres til en videnskab Informationerne er meget uoverskuelige og meget paragrafagtige. De burde tilpasse informationen mere til almindelige mennesker. Der kom på et tidspunkt noget materiale omkring affaldssortering, hvor der var tegnet containere, flasker osv. Det var til at forstå Informationen har karakter af lovtekst og kan formuleres bedre. Virksomheden er undertiden i kontakt med ansvarlige for at spørge til indholdet af den udsendte information Ønske om branchespecifik information: Information skulle kunne differentieres efter størrelsen eller typen af virksomhed virker for voldsomt som det kommer i dag Vil gerne have en koordineret og branchespecifik information fra én kilde! Der er meget læsestof. Det skal være nemt og overskuelig. F.eks. ville en informationsoversigt for hver branche gøre det lettere Flere virksomheder ønskede endvidere at modtage information via brev eller mail Hvad har god praksis kommunerne gjort? Styrket informationsindsats I affaldsselskabet Kavo har man gennemført en undersøgelse og taget konsekvensen af tilbagemeldinger fra virksomhederne. Her bestræber man sig nu på at Gode råd og vink Side 11

13 udarbejde overskuelige og præcise foldere. Kavo har ansat to informationsmedarbejdere, som udelukkende arbejder med affaldsselskabets trykte og elektroniske information. Affaldsselskabet har således klart opprioriteret informationsindsatsen. Korrekturlæsning og vurdering af sprog Sproget i informationsmaterialet er et vigtigt parameter. Et akademisk og indforstået sprog gør det sværere for virksomhederne at forstå budskabet så den hjælpende hånd i stedet bliver en utilsigtet ekstrabyrde. I Vejle, Aalborg og Kalundborg kommuner, samt affaldsselskabet Kavo, forsøger man at gøre budskaberne lettere at forstå for virksomhederne. Bl.a. ved at få professionelle rådgivere, eller virksomheder, til at vurdere sprogbrug, layout og læse korrektur. Læs evt. mere om dette i afsnittet Informationsstrategi. Ikke for smart I Aalborg Kommune har man hidtil stræbt efter at producere letforståelige, farverige og illustrerede pjecer. Men en brugerundersøgelse viste, at virksomhederne ikke var begejstrede for stilen, som de betegnede som lige på grænsen til at være for smart. Derimod efterspurgte de seriøst informationsmateriale. Så selvom det måske overrasker, at virksomhederne ikke ønsker at få pakket informationerne tiltalende ind, falder det fint i tråd med undersøgelsens resultater, der viste, at virksomhederne ønsker relevant, præcis og målrettet information. Nyhedsbreve via En virksomhed foreslog, at det skulle være muligt at tilmelde sig et elektronisk nyhedsbrev via kommunens hjemmeside. For kommuner, der allerede har en hjemmeside, og som bruger eller påtænker at bruge den i forbindelse med affaldsområdet, er det en oplagt, billig og nem idé. Giver man virksomhederne mulighed for at vælge mellem bestemte emner af information, bliver nyhedsbrevet automatisk individuelt tilpasset. Det er dog vigtigt at undgå overdreven udsendelse af nyhedsbrevet brug det til nyhedsformidling Påvirkning Mindre virksomheder sparer tid og bliver mindre irriterede Større virksomheder, som har egentlige miljømedarbejdere, har ikke noget problem med det indforståede sprog. Miljømedarbejderen har ofte en uddannelse, der gør, at han eller hun er bekendt med fagterminologien. Derimod har mindre og mellemstore virksomheder flere åbenlyse fordele i sigte, hvis kommunerne ændrer på informationsmaterialets udformning og gør det mere tilgængeligt i konkret og overført betydning. Denne gruppe af virksomheder er, i modsætning til de store virksomheder med uddannede miljømedarbejdere, ofte ikke særlig godt inde i fagterminologien. Derfor vil en ændring af informationsmaterialets udformning og en indsats for øget tilgængelighed i konkret og overført betydning, lette de mindre og mellemstore virksomheders opgaver, idet: Gode råd og vink Side 12

14 Kommunernes information når ud til flere små og mellemstore virksomheder, som de som udgangspunkt i forvejen har svært ved at komme i kontakt med. De mindre virksomheder skal bruge mindre tid på at sætte sig ind i reglerne og lovgivningen. Nyhedsbreve vil også gøre det lettere for virksomhederne at komme i nærheden af informationerne og på den måde mindske virksomhedernes tidsforbrug. Da barrierer i form af et akademiske sprog og fysisk svært tilgængelige informationsmaterialer forsvinder, vil virksomhederne opleve mindre besvær, selvom de måske stadig skal bruge den samme tid på at efterleve reglerne. Kommunerne har dermed banet vejen for en bedre forståelse af affaldsområdet til gavn for virksomhederne og miljøet Krævede ressourcer Fra næsten gratis til dyr Når informationsmaterialets sprog og tilgængelighed skal forbedres, har kommunerne tre metoder at vælge imellem: Næsten gratis: Kommunen er opmærksom på at undgå akademisk og indforstået sprog, når der udarbejdes materiale. Billig: Kommunen involverer lokale virksomheder fra målgruppen og beder dem vurdere materialet. Dyrere: Kommunen gør brug af et professionelt firma. Det er forholdsvis dyrt at lave nye foldere, men revideringen af informationsmaterialet kan ske løbende. Nyhedsbreve via s kan udarbejdes og udsendes med få omkostninger Tidshorisont Hurtig igangsættelse, mens gradvis udfasning At gå i gang med at lette tilgængeligheden og sproget i informationsmaterialet tager ikke lang tid. Men det er klart, at der vil gå forholdsvis lang tid, før den nye stil slår igennem i al materialet. Det har dog den fordel, at man kan skifte informationsmaterialerne ud emne for emne, da det hverken er muligt eller hensigtsmæssigt at skifte alt ud på én gang. Gode råd og vink Side 13

15 2.2.6 Andre forudsætninger Sprogforståelse, sprogramme, kontrollør Hvis kommunen vælger selv at være opmærksom på sproget i informationsmaterialet, kræver det, at medarbejderne har en god sprogforståelse. De skal have en fornemmelse af, hvilket sprog virksomhederne helst vil se brugt. Når man selv har en stor faglig ekspertise på området kan det dog være vanskeligt at sætte sig ud over sine personlige vurderinger af godt sprog. Dertil kommer, at det kunne være givtigt med en klar udstukket sprogramme for, hvordan man skriver til virksomhederne. En fast kontrollør, der kunne sikre kontinuiteten i sproget, kunne også være løsningen. Virksomhedernes opbakning Man kan som nævnt også vælge at lade interesserede virksomheder kommentere det kommunale informationsmateriale. Som udgangspunkt viser erfaringer, at virksomheder er villige til at deltage. I hvert fald hvis de kan se nytteværdien, og når det sker i dialog med kommunen. Men måske er mulighed for indflydelse ikke motivation nok i sig selv. I de tilfælde kan virksomhederne så motiveres med mere håndfaste belønninger som f.eks. et par flasker vin som tak for hjælpen Endelig kan man diskutere, om et øget fokus på sproget i informationsmaterialet skal støttes af en egentlig informationsstrategi. Læs evt. mere om dette i afsnittet Informationsstrategi Henvisning til konkrete kommuner Som det fremgår af ovenstående gennemgang har følgende fire kommuner i undersøgelsen haft succes med at tilpasse informationsmaterialet til virksomhedernes behov: Vejle Aalborg Kalundborg Affaldsselskabet Kavo (Sorø) Gode råd og vink Side 14

16 2.3 Målrettet trykt information Baggrund Virksomheder ønsker målrettet information Undersøgelserne viste tydeligt, at virksomhederne efterlyser information, der er: målrettet enkel relevant. I de uddybende kommentarer, som virksomhederne har knyttet til kommunens informationsindsats, har der typisk været anført svar som: Informationen skal kunne differentieres efter virksomhedsstørrelse og type Det skal være nemt og overskueligt Informationen skal relatere sig til branchen Kommuner er opmærksomme på det, men ikke nok Selvom mange kommuner forsøger at formidle målrettet information, peger meget i undersøgelsen på, at indsatsen her med fordel kan styrkes. Der ligger nemlig et potentiale for at minimere virksomhedernes byrder. Når virksomhederne slipper for at sætte sig ind i materiale, hvor de ikke kan bruge hovedparten af informationen. I stedet skal informationen målrettes, så virksomhederne hurtigere kan danne sig et overblik over de krav, de skal opfylde, og de muligheder for hjælp og rådgivning, de har Hvad har god praksis kommunerne gjort? Pluk-selv eller målrettet udsendelse Målrettet information kan grundlæggende deles op i to retninger: Information der er tilrettelagt, så virksomhederne selv kan plukke den information, som de har behov for. Internettet er i dag et oplagt medie for denne informationsmetode. Målrettet udsendelse af materiale, der skønnes relevant for den pågældende virksomhed. I begge tilfælde vil det være nødvendigt med en systematisering og bearbejdning af det samlede materiale, der ligger til grund for informationsindsatsen. Gode råd og vink Side 15

17 Pluk-selv på internettet Ca.82% af landets virksomheder har adgang til internettet, hvilket gør nettet til en utrolig velegnet "pluk-selv" løsning. Her kan virksomhederne hente de relevante informationer, når de har behov for dem døgnet rundt. Man skal dog stadig huske på, at knap 20% af virksomhederne ikke kan nås via internettet og derfor skal kommunikeres til på andre måder. Læs mere om internettets muligheder i afsnittet Internettet og selvbetjeningsmuligheder. Målrettet udsendelse af information Over for pluk-selv løsninger står de målrettede udsendelser af relevant materiale. De kan ske på baggrund af: Branche: Det er kun de berørte brancher, der modtager en bestemt folder. Det kunne f.eks. være i form af et fremstød i automobilbranchen for at indsamle brugte kofangere. Affaldskategori: Det er kun udvalgte virksomheder med en bestemt affaldsfraktion, der modtager en bestemt folder. F.eks. har affaldsselskabet Kavo, hvor Sorø Kommune er interessent, udsendt en folder om plastaffald til de plastaffaldsproducerende virksomheder i området. Udvælgelsen skete på baggrund af en nøjere gennemgang af en kommunal database med oplysninger om de enkelte virksomheders affaldsfraktioner og - mængder. Målrettet informering gennem datablade I Vejle Kommune har man valgt bl.a. at informere om de enkelte affaldsfraktioner ved hjælp af datablade, som kan opdateres uafhængigt af hinanden. Databladet har informationer om: Hvordan og hvorfor fraktionen skal sorteres hvem man skal kontakte, hvis man har problemer i forbindelse med affaldshåndteringen, og hvad koster det at komme af med fraktionen. Ved at have et datablad med nøgleinformationer om den enkelte affaldsfraktion bliver affaldshåndteringen umiddelbart mere overskuelig og lettere for virksomheden. som bilag til regulativ På en lignende måde har Sæby Kommune, i samarbejde med affaldsselskabet AVØ, udarbejdet et regulativ, hvis opbygning giver målrettet information: Hele bilagsdelen består af målrettede anvisninger om, hvordan man skal forholde sig Gode råd og vink Side 16

18 med den givne affaldsfraktion. I forhold til Vejles model er forskellen her, at Sæby kommunes bilagsdel opdateres med rettelsesblade, der blot lægges ind i bilagsdelen. På den måde er det forholdsvis billigt at vedligeholde informationerne. Informationspakke til nyetablerede virksomheder På samme måde bydes nyetablerede virksomheder i visse kommuner velkommen ved at sende en målrettet velkomstpakke med målrettede informationer om erhvervsaffaldsområdet. I Vejle Kommune sker det på baggrund oplysninger fra Vejle Erhvervscenter. Ud fra kendskab til virksomhedernes branchetilhørsforhold får virksomhederne således tilsendt relevante informationsmaterialer. GIS-baseret database En såkaldt GIS-baseret database kan være et andet udmærket redskab til at finde de virksomheder, som skal have målrettede informationer. GIS er forkortelsen for Geographic Information System og referer til computersystemer, der kan behandle data ud fra deres geografiske tilhørsforhold. Eksisterende GISbaserede affaldsdatabaser kan registrere virksomhedens størrelse, branche, affaldsfraktion og -mængde samt en række andre faktorer. Dermed kan de bruges til at finde frem til en bestemt virksomhed med en bestemt affaldsfraktion i en given mængde. Tre vestsjællandske affaldsselskaber (Kavo, Noveren, Fasan) er ved at implementere et system fra Geodatacentret, der på længere sigt kan integreres med en GIS-baseret database. Målet er at afdække affaldsstrømmene i kommunerne. På baggrund af de detaljerede informationer, som systemet kan håndtere, bliver det muligt at målrette informationsindsatsen i en hidtil uset grad Påvirkning De fleste virksomheder men især de mindre De fleste virksomheder vil have glæde af mere målrettet information. Især mindre virksomheder, der ikke har en specialiseret affaldsmedarbejder, vil have glæde af den målrettede indsats, fordi de vil undgå unødvendigt tidsspild. Små og mellemstore virksomheder er da også lidt mere utilfredse og bruger forholdsmæssig mere tid på affaldshåndteringen end de øvrige virksomheder. Det er således en målgruppe, der er værd at gå efter Krævede ressourcer Omkostningsfuld, men billigere alternativer Som udgangspunkt er det meste informationsmateriale dyrt at producere. I det omfang kommunerne gennemarbejder materialet yderligere for at gøre det lettere at forstå, vil omkostningerne alt andet lige stige. Derudover skal kommunerne ofre en del tidsmæssige ressourcer og kan kun koncentrere sig om f.eks. en enkelt branche eller fraktion ad gangen. Der er dog omkostningsforskelle mellem de enkelte medier. F.eks. er det sandsynligvis billigere at vedligeholde og opdatere systemet med Gode råd og vink Side 17

19 datablade frem for store pjecer, der skal trykkes om ved ændringer. Hjemmesider er ligeledes relativt billige at opdatere. Velkomstpakken til nyetablerede virksomheder hører formodentligt til i den dyre ende, da den oven i de andre omkostninger også skal pakkes. Dertil kommer, at opdateringen kan gå hen og blive ret dyr Tidshorisont Tidskrævende Det er meget tidskrævende at systematisere og gennemarbejde informationsmateriale målrettet til bestemte brancher eller virksomhedsstørrelser. Og der kan gå lang tid, før hele informationsindsatsen er sat på målrettede skinner. Fordelen er dog, at man kan tage et emne op ad gangen. Man kan koncentrere sig om en enkelt branche eller enkelte fraktioner, og herefter skridt for skridt nå igennem de vigtigste dele af informationsområdet Andre forudsætninger Målrettet udsendelse kræver identifikation En forudsætning for den målrettede udsendelse af information er, at kommunen kan identificere virksomhedernes branchetilhørsforhold eller affaldssammensætning. Umiddelbart kan det lyde som en forholdsvis simpel opgave, men praksis viser noget andet. Dertil kommer, at virksomheder inden for en bestemt branche ikke nødvendigvis har præcis den samme affaldsprofil. Den nævnte GIS-baseret database, som er under implementering i tre vestsjællandske affaldsselskabers område, kunne blive et nyttigt redskab til identificeringen. Pluk-selv kræver ikke yderligere Koncentrerer den målrettede informationsindsats sig om datablade eller hjemmesider, som virksomhederne selv kan plukke af, er det selvsagt ikke nødvendigt at identificere den korrekte branche. Til gengæld kan kommunerne ikke være sikre på, at alle de relevante virksomheder rent faktisk får den konkrete information. Pluk-selv-tilgangen kræver nemlig, at virksomhederne selv henvender sig eller opsøger informationen. Det forudsætter igen, at virksomhederne enten motiveres til at yde deres del, eller at de to tilgange kombineres. Motivationen opnås gennem opbakning, fælles forståelse, dialog og information. Informationsstrategi Ved at udarbejde en egentlig informationsstrategi kan kommunen få yderligere hjælp til at målrette informationen til virksomhederne. En informationsstrategi sikrer, at man ikke skyder med spredehagl (læs evt. mere herom i afsnittet Informationsstrategi ). Informationsstrategien er dog ikke en nødvendig forudsætning for den målrettede information. Gode råd og vink Side 18

20 2.3.7 Henvisninger til konkrete kommuner Som det fremgår af gennemgangen ovenfor, har især fire kommuner i undersøgelsen haft succes med at systematisere og målrette informationerne til virksomhederne. Det drejer sig om: Vejle Affaldsselskabet Kavo (Sorø) Randers Affaldsselskabet AVØ (Sæby) 2.4 Internettet og selvbetjeningsmuligheder Baggrund Internettet er et velegnet medie til generel informering Internettet er et velegnet medie til generelt at informere om erhvervsaffaldsområdet på. Det er også et medie, som virksomhederne i stigende grad ønsker at benytte i forbindelse med indsamlingen af informationer. Det afspejles bl.a. af, at internettet bruges mere og mere over alt i samfundet. De fleste kommuner er allerede på nettet 3, og ca. 82% af landets virksomheder har i dag adgang til internettet. Det betyder, at kommunerne og affaldsselskaberne potentielt kan nå mange af de affaldsansvarlige i virksomhederne via en hjemmeside. Samtidig er det i langt de fleste tilfælde billigere at lægge oplysninger ud på især eksisterende sider end at udarbejde trykte informationsmaterialer. Opbygning på brugernes præmisser Det er dog en forudsætning, at hjemmesiden fungerer på brugernes/virksomhedernes præmisser. Her er det bl.a. vigtigt at huske på, at virksomhederne efterspørger målrettet, lettilgængelig og relevant information, uden de derved bliver overinformerede. En svær balancegang for kommunerne, men internettet er et særdeles velegnet og fleksibelt medie til denne opgave, idet nettet er kendetegnet ved: hurtig og let at kunne tilpasses til ny information at der er døgnåbnet muligheden for elektronisk selvbetjening som f.eks. indberetninger. 3 Jf. regeringens målsætning om, at samtlige kommuner ved udgangen af år 2000 skal være på nettet. Gode råd og vink Side 19

21 Mange virksomhedskommentarer Virksomhederne ser gerne flere IT-løsninger. Det fremgår af de mange virksomheder, der i undersøgelsen har efterlyst mere fokus på hjemmesiden i affaldsselskabet eller kommunen. De typiske kommentarer var: Vi ønsker målrettet information på nettet, hvor informationer til andre virksomhedstyper kan sorteres fra Informationer kan sendes direkte pr. til virksomhederne Regelændringer skal kunne findes på nettet Hvad har god praksis kommunerne gjort? Få kommuner bruger internettets muligheder fuldt ud I 27 af de 40 undersøgte kommuner har virksomhederne adgang til informationer på enten kommunens eller affaldsselskabets hjemmeside. En nærmere undersøgelse af de 27 hjemmesider viser dog tydelige kvalitetsforskelle både i forhold til indhold og brugervenlighed. På 16 af de 27 kommuners hjemmesider var der mellem 1 og 4 af de 12 former for oplysninger, der står til højre for nedenstående figur. De resterende 11 kommuner havde mellem 5 og 12 former for oplysninger på deres eller affaldsselskabets hjemmeside. Antal kommuner Oplysninger på hjemmesiden Ingen Oplysninger på hjemmeside A. Affaldsplaner B. Regulativer C. Takster D. Transportørlister E. Lister over godk. behandlingsanlæg F. Skemaer G. Vejledninger til skemaer H. Åbningstider I. Nyhedsside J. Virksomhedernes pligter K. Mulighed for rådgivning L. Kursusudbud Antal oplysninger på hjemmesiden Hyppigste funktioner De funktioner, der oftest er at finde på hjemmesiderne er: taksterne affaldsregulativerne affaldspladsens åbningstider. Gode råd og vink Side 20

22 Uudnyttede muligheder Internettets gode muligheder for aktuelle opdateringer udnyttes kun af ganske få kommuner. Mange flere kommuner kunne udnytte denne åbenbare fordel til f.eks. at informere om regelændringer. Gode råd til hjemmesiden I arbejdet med affaldssider på den kommunale hjemmeside er det vigtigt, at kommunerne har for øje, hvilke ønsker og behov virksomhederne har til en hjemmeside med affaldsinformationer. Ifølge virksomhederne skal en hjemmeside være: målrettet lettilgængelig letforståelig hurtig relevant aktuel og give mulighed for dialog. Herudover er det grundlæggende en god idé at: fokusere på brugervenlighed både mht. navigation og indhold præsentere informationer målrettet ved hjælp af sigende menuoverskrifter adskille indholdet rettet mod husholdninger og erhverv tilbyde virksomheder selvbetjeningsmuligheder. Forslag til indhold Der er mange muligheder for konkret indhold omkring affald på en hjemmeside. Den følgende liste kan derfor ikke betegnes som udtømmende, men den skal ses som forslag og inspirationskilde. Forslagene er ikke sat i prioriteret rækkefølge. Basisinformation: information om kommunen/renovationsvæsenet og organisation kort over hvor forvaltningen, genbrugspladsen etc. er placeret tal for indsamlet og behandlet affald (baggrund) regulativer affaldsplan kontaktpersoner og -adresser i kommunen/affaldsselskabet tydelig henvisning til affaldskonsulenten. Gode råd og vink Side 21

23 Aktuel information: aktuelt nyt evt. med arkiv abonnement på nyhedsbrev evt. med mulighed for at vælge bestemte nyheder (læs evt. mere herom i afsnittet Informationsmaterialets form og sprog ) opslag (kurser, arrangementer, seminarer, netværk, møder etc.) takster oversigt over registrerede transportører og godkendte modtageanlæg oversigt over evt. indsamlingsdatoer og -steder (hvis virksomhederne har adgang til f.eks. storskraldsordning eller miljøbil) åbningstider for genbrugspladsen o.l. Vejledning/råd: mulighed for at bestille eller downloade informationsmateriale (eksempelvis pjecer og datablade) mulighed for at bestille eller downloade sorteringsvejledninger, blanketter, vejledninger, etc. Liste over hyppigt stillede spørgsmål (FAQ/OSS) 4. Selvbetjeningsmuligheder: søgemulighed mulighed for stille spørgsmål via (kan knyttes til FAQ/OSS) mulighed for at bestille tømning af containere mulighed for at op- og nedmelde antallet af affaldscontainere mulighed for at bestille nyt indsamlingsmateriel mulighed for midlertidigt at framelde ejendommen/virksomheden fra dagrenovationsordningen, hvis der i en længere periode ikke er aktivitet på den tilmeldte adresse mulighed for at tilmelde virksomheden kommunens indsamling af dagrenovation. Links: links til alle de eksterne organisationer, der nævnes links til generelle miljøsider med yderligere information andre affaldsrelevante links. 4 FAQ: Frequently Asked Questions / OSS: Ofte Stillede Spørgsmål Gode råd og vink Side 22

24 Flere gode hjemmesider i god praksis kommunerne Blandt god praksis kommunerne er der flere gode eksempler på hjemmesider med nyttige funktioner og et rigt informationsindhold. F.eks. hjemmesiderne for affaldsselskaberne Kavo (Sorø Kommune) og AVØ (Sæby Kommune) samt Aalborg Kommune. Her er relevant information og nyttige selvbetjeningsmuligheder lagt lettilgængeligt ud på internettet Påvirkning Tilgængelig, aktuel og målrettet Den åbenbare fordel ved at informere om affald via internettet er mediets nemme tilgængelighed. Derudover byder mediet på oplagte muligheder for hurtige opdateringer, sortering af informationer og selvbetjening. Til glæde for alle virksomheder Øget brug af internettet som kommunikationsmedie vil være til glæde for alle virksomheder. De fleste virksomheder oplever på et eller andet tidspunkt behov for hurtigt og nemt at få overblik over affaldsområdet eller bestemte dele heraf. Dog vil de mere miljøbevidste virksomheder nok klikke ind på hjemmesiden for at undersøge nye muligheder hyppigere end de øvrige virksomheder. Adgang døgnet rundt Herudover vil selvbetjeningsfunktionerne give virksomhederne mulighed for at løse affaldsproblemer uafhængig af kommunens telefon- eller åbningstid Krævede ressourcer Høje etableringsomkostninger Har kommunen eller affaldsselskabet ikke i forvejen en hjemmeside, kræver det selvfølgelig nogle etableringsomkostninger. Men efterhånden er de fleste kommuner på nettet eller lige på trapperne til at komme det (jf. regeringens målsætning om at alle kommuner med udgangen af år 2000 skal være på nettet). Herfra kræver det ud over tidsmæssige ressourcer ikke de store omkostninger at lægge relevant affaldsinformation ud på hjemmesiden. Derimod forudsætter det ofte nogle mere avancerede systemer, som kan være relativt dyre at købe, hvis man vil tilbyde selvbetjeningsmuligheder som i Aalborg. Her er det muligt at opog nedmelde antallet af containere, bestille en ekstratømning eller nyt indsamlingsmateriel via hjemmesiden. I de tilfælde kan det ofte være en fordel, hvis flere kommuner går sammen og specificerer et produkt, som de alle kan bruge. Relativ billig drift Efter de grundlæggende etableringsomkostninger er selve driften af denne del af hjemmesiden billig set i forhold til at opdatere og sende trykt informationsmateriale. Kommunerne skal dog være opmærksomme på, at hjemmesidens funktion forudsætter, at informationerne konstant er opdaterede. Tilsvarende skal man Gode råd og vink Side 23

25 være opmærksom på, at øget information kan føre til et stigende antal henvendelser og spørgsmål fra virksomhederne. Afhænger af ambitionsniveau Igen er det dog et spørgsmål om, hvor langt man vil nå. En så omfattende hjemmeside som Aalborg kommunes er i første omgang hverken mulig eller nødvendig for landets små kommuner. Omvendt skal man dog passe på med blot at sætte strøm til de aktuelle pjecer og informationsmaterialer. Virksomhederne bør have en grund til at komme igen og hente informationer eller bruge selvbetjeningsmulighederne og den får de enten ved et stort indholdsmæssigt udbytte, aktuelle opdateringer eller effektive selvbetjeningsmuligheder. At tilbyde alle tre dele kan være forholdsvis ressourcekrævende for kommunerne. Ligesom affaldskonsulentordninger er IT-løsninger forbundet med stordriftsfordele, og det kan derfor være hensigtsmæssigt at overlade dem til affaldsselskabet Tidshorisont Kort til mellemlang Tidshorisonten er afhængig af hjemmesidens udgangspunkt og ambitionsniveauet for den nye side. Hvis der er tale om en eksisterende hjemmeside, vil det kun tage relativt begrænset tid at lægge de relevante informationer ud på nettet. Det er ofte mere tidskrævende, hvis virksomhederne skal have selvbetjeningsmuligheder på en eksisterende side. Skal der derimod først etableres en hjemmeside, er tidshorisonten noget længere. Her skal man blot huske på, at kommunen næppe laver en hjemmeside kun for affaldets skyld. På samme måde er det oplagt også at inddrage informationer om affaldshåndteringen og selvbetjeningsmuligheder, når man alligevel skal i gang med at udvikle en hjemmeside Andre forudsætninger Ingen øvrige forudsætninger Udover kendskab til opsætning af hjemmesider kræver informering via internettet ikke særlige forudsætninger. Det overblik, som en informationsindsats altid kræver, må man forudsætte, at kommunerne eller affaldsselskabet allerede har i forbindelse med udarbejdelsen af det øvrige informationsmateriale. De nævnte selvbetjeningsmuligheder på hjemmesiden er blot et supplement til de allerede eksisterende kontaktmuligheder som telefon, brev eller mail. Dog vil det være en fordel for kommunerne at søge rådgivning i forbindelse med at sætte informationerne tiltalende og tilgængeligt op. Indviklede og uigennemskuelige hjemmesider er dømt til fiasko. Gode råd og vink Side 24

26 2.4.7 Henvisning til konkrete hjemmesider Der er som nævnt stor forskel på, hvordan kommunerne udnytter ITmulighederne, når det gælder administration af erhvervsaffaldsområdet. De vellykkede eksempler i undersøgelsen er: Aalborg Kommune Affaldsselskabet Kavo Affaldsselskabet AVØ Gode råd og vink Side 25

27 3 Tilsyn og Rådgivning: Dialog med virksomhederne 3.1 Tilsynet Baggrund KL og Miljøstyrelsen har indgået en aftale om minimumsfrekvenser for tilsynet af liste- og branchevirksomhederne 5. Miljøstyrelsens tilsynsvejledning nr. 3 fra 1995 beskriver derimod de faglige standarder for, hvordan miljøtilsynet skal foregå. Behov for mere rådgivning ved tilsynet Det er således kommunernes primære opgave at tilse, at virksomhederne til hver en tid overholder reglerne inden for affaldshåndteringen. Når det er sagt, er det alligevel muligt at videreudvikle kommunernes tilsynsrolle, hvilket illustreres af nedenstående virksomhedsbemærkning: Tilsyn skal involvere mere rådgivning mangler råd og erfaring til at optimere affaldsbehandlingen Hensyn til virksomheder med miljøstyring Herudover viste undersøgelsen også, at der er et ønske om, at kommunernes tilsyn tager mere hensyn til, at nogle virksomheder arbejder seriøst og kontinuerligt med kortlægningen af deres miljøpåvirkning. Dette afsnit koncentrerer sig således om to aspekter af miljøtilsynet: Det generelle tilsyn Det særlige tilsyn tilpasset miljøcertificerede virksomheder 5 Listevirksomheder er virksomheder, som er omfattet af Miljøbeskyttelseslovens 33 (LBK nr. 698 af 22/09/1998). Branchevirksomheder er virksomheder, som er omfattet af særlige branchebekendtgørelser. Det drejer sig primært om virksomheder med en stor miljøpåvirkning. Gode råd og vink Side 26

28 3.1.2 Hvad har god praksis kommunerne gjort? Kontrol men også dialog, modspil og vejledning Det almindelige miljøtilsyn Den overordnede hensigt med miljøtilsynene er i udgangspunktet at sikre, at virksomhederne overholder gældende love og regler på miljøområdet. Herudover har flere god praksis kommuner tilstræbt, at miljøtilsynet i langt højere grad udvikler sig til en professionel dialog med virksomhederne. En dialog, hvor virksomhederne får kvalificeret modspil og vejledning til at løse deres miljøproblemer mest hensigtsmæssigt. Varsling Størstedelen af god praksis kommunerne varsler deres tilsyn over for virksomhederne. Aalborg Kommune er eksempelvis gået fra uanmeldte til anmeldte besøg i forbindelse med det almindelig miljøtilsyn. Kommunen understreger dog, at andre hensyn kan gøre, at det i nogle tilfælde vil være mest effektivt eller hensigtsmæssigt at komme uanmeldt. Således resulterer konkrete klager i sagens natur stadigvæk i uanmeldte tilsynsbesøg. Kommunerne vurderer selv, at fordelen ved at varsle tilsynsbesøget er, at det giver virksomhederne mulighed for mentalt at forberede sig, ligesom det fremmer den gode dialog. Herudover betyder det varslede tilsyn, at man i højere grad undgår at placere tilsynet midt i en travl periode for virksomhederne. Aalborg Kommune har samtidig med det varslede tilsyn drøftet tilsyns- og rådgiverrollerne meget. Og man tilstræber, at kombinere tilsyn med relevant rådgivning Aalborg kommunes miljøafdeling har vurderet, at det varslede tilsyn og kommunens mere udprægede samarbejdsrolle har gjort, at virksomhederne nu går mere positivt ind til tilsynet. Konkret afvejning Varslede tilsyn kan således være en konstruktiv løsning. Det er dog fortsat væsentlig at være opmærksom på, at dette kun skal gøres i det omfang kommunen vurderer, at det ikke kommer i konflikt med mulighederne for generelt at sikre, at virksomhederne lever op til miljølovgivningen. Overvejelserne om at varsle tilsynene skal derfor vurderes på baggrund af de konkrete miljøforhold på den enkelte virksomhed. Medbring informationsmaterialer Det er oplagt at udlevere informationsmaterialer i forbindelse med tilsynet. Informationsmaterialet skal være afbalanceret mængde- og indholdsmæssig for at sikrer, at vigtige informationer ikke sløres. Det er også oplagt, at tilsynsførende gør virksomhederne opmærksomme på, at man kan søge råd hos kommunens affaldskonsulent (hvis der er adgang til en sådan i kommunen), miljøstyring, grønne regnskaber og renere teknologi. Den tilsynsførende kan i den forbindelse henvise til informationscentre og relevant branchelitteratur. Gode råd og vink Side 27

29 Kammeratlig kasket og gensidig respekt Mange af undersøgelsens virksomheder mente, at tilsynet ville glide langt nemmere, hvis kommunerne ville anlægge den kammeratlige tone frem for at fare frem med myndighedskasketten. Særlig tilpasning af tilsynsrollen Lovgivningen tager ikke hensyn til miljøstyring Den Strategiske Miljødialog bygger videre på virksomhedernes miljøstyring Lovgrundlaget for miljøgodkendelse og tilsyn har kun i begrænset omfang forudset det stigende antal virksomheder, der har implementeret et internt miljøstyringssystem og som herved forpligter sig til fortsat at forbedre virksomhedens miljøpræstationer. Myndighedernes kontrol og godkendelse af virksomhedernes miljøpåvirkning betragtes derfor i lovgrundlaget som uafhængig af virksomhedernes interne miljøstyring. Det regionale miljøsamarbejde i Vejle Amt og Middelfart Kommune, Green Network, har forholdt sig til det stigende antal virksomheder med miljøstyringsprogrammer og som konsekvens heraf udarbejdet konceptet Den strategiske Miljødialog. Hensigten med konceptet er bl.a. at styrke og forenkle samarbejdet mellem de tilsynsførende myndigheder og virksomhederne. Konkret tager konceptet udgangspunkt i virksomheder, der har implementeret et certificeret miljøstyringssystem, f.eks. EMAS eller ISO. I Vejle og Kolding kommuner har man dog valgt at gå et skridt videre og tilpasse konceptet til virksomheder, der besluttet at anvende et ucertificeret miljøstyringssystem. Bygger på virksomhedernes egne miljøstyringssystemer Den strategiske miljødialog udnytter, at visse virksomheder har implementeret miljøstyringssystemer. På den måde belastes virksomhederne mindre af tilsynet, da de ikke behøver at gøre rede for affaldsstrømmene, men kan henvise til den dokumentation for miljøpåvirkningen, der allerede eksisterer som følge af miljøstyringen. Elementerne De vigtigste elementer i Den strategiske Miljødialog er: En samarbejdsaftale mellem virksomhed og myndighed Selve miljøgodkendelsen Virksomhedens egen miljøplan Virksomhedens eksterne og interne auditering Myndighedernes lovpligtige kontrol. Konkret indhold forhandles fra gang til gang Konceptet er udarbejdet som inspiration for både myndigheder og virksomheder. Det er således ikke et bindende dokument, som forpligter de tilsynsførende myndigheder over for konceptets enkelte dele. Det er derimod op til den enkelte virksomhed og myndighed af fastlægge det nærmere indhold i samarbejdet. Gode råd og vink Side 28