Kravspecifikation Kapitel 2 Udbud af elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen i Rudersdal Kommune

Transkript

1 Kravspecifikation Kapitel 2 Udbud af elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen i Rudersdal Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kravspecifikationens opbygning Generelt Låseenhederne Adgangsgivende enheder Brugerflade Mindstekrav Implementering Økonomi Supplerende køb og reservedele Driftseffektivitet (oppetid) Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 2 af 11

3 Kapitel 2 Kravspecifikation 1. Indledning Rudersdal Kommune ønsker med implementeringen af et elektronisk nøglesystem at øge trygheden og sikkerheden for borgere, der er tilknyttet Hjemmeplejen, og som har behov for nødkald, eller som ikke selv kan åbne døren for medarbejderne. Det elektroniske nøglesystem skal sikre hurtigere hjælp ved nødkald og skabe grundlag for mere effektive arbejdsgange i Hjemmeplejen. Det er vigtigt for Hjemmeplejen, at det elektroniske nøglesystem bygger på en afprøvet og driftssikker løsning. Nøglesystemet er afgørende for, at medarbejdere ved Hjemmeplejen kan give borgerne den støtte, der er nødvendig for dem. Det er derfor kritisk nødvendigt, at nøglesystemet virker uanset vejr, strømforsyning og IT-systemer. Endvidere er det centralt for Hjemmeplejen, at det kommende elektroniske nøglesystem skal kunne anvendes umiddelbart på baggrund af en ganske kort introduktion. Hjemmeplejen er kendetegnet ved udkørende medarbejdere, der yder støtte til de borgere i Rudersdal Kommune, der ikke kan klare sig selv. Uagtet Hjemmeplejen bestræber sig på i videst muligt omfang at have faste medarbejdere, vil det i forbindelse med sygdom, ferie og medarbejderudskiftning være nødvendigt med brug af vikarer. 2. Kravspecifikationens opbygning Hjemmeplejen gennemførte i efteråret 2014 en afprøvning af tre elektroniske nøglesystemer. Formålet med afprøvningen var at tilvejebringe den tilstrækkelige viden til at kunne fastlægge krav og ønsker til et kommende elektronisk nøglesystem. Kravspecifikationen er udtryk for, hvordan der på baggrund af erfaringerne fra afprøvningen vurderes, at a. skabe den størst mulige tryghed for borgerne og sikkerhed i opgavevaretagelsen, samt b. opnås de størst mulige effektiviseringer i arbejdsgangene ved Hjemmeplejen. Kravspecifikationen er opbygget med henblik på at skabe et fælles billede af, hvilken hverdag Hjemmeplejen har en forventning og et ønske om at have efter implementeringen af det elektroniske nøglesystem. Alle forventninger og ønsker er imidlertid ikke mulige at definere som absolutte, målbare krav. Kravspecifikationen er derfor opbygget således, at de første afsnit afspejler de ønsker og forventninger, som Hjemmeplejen har til funktionaliteten af det kommende elektroniske nøglesystem. Disse afsnit er efterfulgt af de mindstekrav, som der er til det elektroniske nøglesystem. Ved vurdering, hvilke elementer i Kravspecifikationen, der er at betragte som mindstekrav i udbudsretlig forstand, skal derfor alene henses til afsnit 6, Mindstekrav. 3. Generelt Der er ca. 450 hjemmeplejepersonale, hvoraf ca. 325 er på arbejde ad gangen. Disse tal inkluderer private leverandører af hjemmehjælp i Rudersdal Kommune. Kontrakten omfatter: Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 3 af 11

4 - Et elektronisk nøglesystem, der kan håndtere låseenheder, +/- 10 %. Leverandøren udfører initialopsætning af de låseenheder. - Implementering af softwaredelen af det elektroniske nøglesystem hos Rudersdal Kommune. Herunder projektledelse af implementering og afprøvning samt dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af det elektroniske nøglesystem. Brugerfladen skal kunne håndtere den daglige administration i Hjemmeplejen af adgangsgivende enheder og låseenheder i det elektroniske nøglesystem. - Uddannelse af medarbejdere ved Hjemmeplejen og Hjælpemiddeldepotet i Rudersdal Kommune i brugen af det elektroniske nøglesystem og af- og påmontering af låseenheder. - Vedligeholdelse og løbende support af det elektroniske nøglesystem. - Levering og løbende ajourføring af dokumentation. Dokumentationen skal være på dansk eller engelsk. 4. Låseenhederne Rudersdal Kommune sørger for at indhente de nødvendige tilladelser til at montere låseenhederne. Leverandøren skal i denne forbindelse bistå i dialogen med borger og/eller ejendomsinspektør, eksempelvis i form af deltagelse i møder med ejendomsinspektører og/eller borgere med henblik på afklaring af, hvorledes nøglesystemet implementeres i det konkrete tilfælde. Optimalt kan det elektroniske nøglesystem anvendes på og omfatte samtlige døre, der udpeges af Rudersdal Kommune, uden at der ændres ved dørens konstruktion eller påføres tydelige tegn udvendigt på indgangsdøren. Rudersdal Kommune er imidlertid vidende om, at der er boligforeninger, der ikke ønsker elektroniske nøglesystemer opsat i deres ejendomme. Og der vil endvidere forekomme indgangsdøre ved borgere, der af den ene eller anden årsag ikke er mulighed for at påmontere låseenhed. Endvidere vil det være uforholdsmæssigt omkostningstungt for Rudersdal Kommune at kortlægge samtlige låse ved indgangsdøre samt låsesystemer i boligkomplekser og dermed give Leverandør viden til på forhånd at kunne vurdere, om pågældende elektroniske nøglesystem kan operere på samtlige døre i Rudersdal Kommune. Det kan dog oplyses, at hovedparten af indgangsdørene erfaringsmæssigt har en Ruko lås. Der åbnes derfor for, at der kan opsættes nøglebokse i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at opsætte en låseenhed. Dernæst åbnes der for, at der i enkelte, konkret begrundede tilfælde kan påmonteres anonym, lille hardwaregenstand på ydersiden af indgangsdøren. I sidstnævnte tilfælde skal Leverandøren gennem hele kontraktperioden fortsat stræbe efter at udvikle hardwaren på ydersiden af indgangsdøren, således at denne er mindst mulig synlig. Brug af nøglebokse betyder en ekstra administrativ opgave i den daglige drift i Hjemmeplejen. I jo større udstrækning at nøgleboksene kan integreres i det elektroniske nøglesystem, således at adgangsgivende enhed til låseenhederne også kan anvendes til nøglebokserne, desto mere effektive arbejdsgange kan der opnås i Hjemmeplejen. For så vidt angår selve låseenheden og dennes funktionalitet, så er den af betydning for ikke blot Hjemmeplejen, men også for den enkelte borger, der har låseenheden monteret og for dennes pårørende og øvrige besøgende. Låseenheden skal kunne åbnes så enkelt og umiddelbart logisk som muligt. Dette vil imødegå irritation fra borgeren og dennes besøgende, og medvirke til understøttelsen af effektive arbejdsgange hos Hjemmeplejen. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 4 af 11

5 Dernæst er det af betydning for borgeren, at de lyde, som låseenheder afgiver i forbindelse med åbning og lukning er så få og så anonyme som muligt. Der vil selvsagt være lyd i forbindelse med, at låsen åbner, da dette med et elektronisk nøglesystem vil ske mekanisk. Men derudover forventes ikke at være yderligere lyde forbundet med åbning af indgangsdør. Et andet parameter af betydning for effektiviseringsmulighederne i de daglige arbejdsgange er muligheden for at kunne fjernbetjene låseenhederne. Der kommer løbende nødkald i løbet af en arbejdsdag, samt behov for at laboranter eller læger kan tilgå borgerne. At være uafhængig af at Hjemmeplejen skal være fysisk tilstede, giver mulighed for, at den daglige arbejdsplanlægning kan gennemføres med øget sikkerhed for effektuering, idet administrativt personale kan håndtere akutte tilfælde samt tilfælde, der ellers havde krævet tilstedeværelse blot for at åbne indgangsdøren. Endeligt har låseenhederne en afsmittende konsekvens for Hjælpemiddeldepotet. Hjælpemiddeldepotet skal forestå eventuelle batteriskift samt montering af låseenheder. Besparelserne opnået via effektiviserede arbejdsgange i Hjemmeplejen skal derfor mere end opveje de omkostninger, som dels ligger direkte i kontraktsummen men også ligger i de omkostninger, der påføres Hjælpemiddeldepotet. Tid brugt på afmontering af låseenhed hos en borger og efterfølgende montering hos anden borger skal derfor været så begrænset som muligt. Samme situation er gældende for batteriskift, som skal være så få som muligt, hvis ikke helt undladt. 5. Adgangsgivende enheder Den adgangsgivende enhed indeholder flere elementer af betydning for sikkerhed i opgaveløsningen samt mulighederne for effektivisering af arbejdsgangene i Hjemmeplejen. Første element er tiden, der medgår fra Hjemmeplejen ankommer til en borgers bopæl, til at Hjemmeplejen er inde i borgerens entre. Jo færre enkelte handlinger, som Hjemmeplejen skal gennemføre, jo større effektivisering. Andet element er den adgangsgivende enheds behov for opdateringer eller tilførsel af strøm for at kunne fungere. Jo færre behov for handlinger i forhold til at fastholde den adgangsgivende enheds funktionalitet, jo større sandsynlighed for de facto effektuering af de effektiviserede arbejdsgange. Tredje element er omkostninger forbundet med at sikre tilstedeværelsen af tilstrækkeligt antal adgangsgivende enheder til, at der hele tiden er nok til brug for såvel faste medarbejdere som vikarer. Jo billigere den adgangsgivende enhed er / eller platformen den virker fra, jo nemmere er det at have et antal enheder / platforme liggende klar til anvendelse i tilfælde af, at en adgangsgivende enhed / platform bortkommer, eller i perioder med særlig høj vikardækning. 6. Brugerflade Et centralt element i det elektroniske nøglesystem er softwaredelen, hvor såvel låseenheder som adgangsgivende enheder administreres. I en hverdag hvor der dagligt er ændringer til såvel adgangsgivende enheder som låseenhederne får tiden medgået til at administrere disse enheder betydning. Dertil kommer, at det elektroniske nøglesystem skal administreres og anvendes af brugere med forskellige forudsætninger. Tid medgået til administration af det elektroniske nøglesystem afhænger dermed af, hvor umiddelbart tilgængelig og brugervenlig opbygget Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 5 af 11

6 brugerfladen er, herunder om den er intuitiv grafisk. Eksempelvis vil det umiddelbart være tidsbesparende, såfremt det er muligt at oprette adgangsgivende enheder, samt fastsætte hvilke rettigheder de skal have, uden at skulle skifte skærmbillede i brugerfladen. Herved kan alle oplysninger indtastet i samme skærmbillede og umiddelbart efter effektueres. Et andet område er administration af vikarer, hvoraf der gennemsnitligt anvendes ca. 35 ugentligt. Disse vikarer er der nogle gange blot for en enkelt vagt og andre gange for flere uger ad gangen. De administrative arbejdsgange i brugerfladen med henblik på at få oprettet, tildelt rettigheder og afmeldt igen har derfor stor betydning for tid medgået til administration af det elektroniske nøglesystem og dermed for de mulige besparelser opnået med indførelsen af systemet. 7. Mindstekrav Følgende mindstekrav skal opfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud på elektronisk nøglesystem til Rudersdal Kommune: Nr Emne Mindstekrav 1 Generelt Leverandøren skal kunne levere, initial opsætte og understøtte ca låseenheder i perioden ugerne 53/2015 9/ Generelt Det elektroniske nøglesystem skal kunne anvendes på 95 % af alle døre i Rudersdal Kommune uden der skal ændres ved konstruktionen af døren. Ved de eventuelle 5 % af dørene, der ikke kan dækkes af nøglesystemet uden en ændring af dørens konstruktion, opsættes en nøgleboks. Dernæst skal nøglesystemet være kompatibelt med almindeligt forekommende opgangssystemer i boliger beliggende i Rudersdal Kommune, uanset om opgangsdøren er monteret med dørtelefon eller automatisk døråbner. Montering af nøglesystem ved opgangsdør må ikke have indvirkning på adgangen til opgangen for de øvrige beboere i bebyggelsen. 3 Generelt Leverandøren skal gennemføre undervisning af brugerne, ca. 40 personer, således at disse efterfølgende kan ibrugtage brugerfladen og administrere låseenheder og adgangsgivende enheder. Undervisningen gennemføres på 3 timer. Leverandøren skal give udpeget personale (depotpersonale) den undervisning, der er nødvendig for, at de efterfølgende kan gennemføre påog afmontering af låseenheder samt oplæring i at betjene nøglesystemet. Undervisningen gennemføres ved, at det udpegede personale deltager i initialopsætningen af låseenhederne, op til 10 % af denne, som sidemandsoplæring. Endelig skal Leverandøren i implementeringsfasen gennemføre en times introduktion til det elektroniske nøglesystem til alle distrikter (9 stk.) i Hjemmeplejen. 4 Generelt IT-systemet skal kunne håndtere min. 5 systemadministratorer, 12 decentrale superbrugere, 25 lokalebrugere, 600 adgangsgivende enheder samt op til låseenheder. 5 Generelt Leverandøren skal i hele kontraktperioden levere vedligeholdelse og løbende it- og systemsupport af nøglesystemet. Det omfatter hardware og software. 6 Generelt Leverandøren skal levere og løbende ajourføre dokumentation knyttet til det elektroniske nøglesystem. Dokumentationen skal være på dansk eller Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 6 af 11

7 engelsk. 7 Generelt Leverandøren skal give garanti på det elektroniske nøglesystem, minimum så længe kontrakten består, dog minimum 2 år fra ibrugtagning af den enkelte låseenhed. Leverandøren har i garantiperioden det fulde ansvar med hensyn til udbedring af fabrikationsfejl og mangler i konstruktion, materialer og udførelse i øvrigt, herunder justering, afprøvning og test af det leverede udstyr samt tilbehør og ekstraudstyr, såfremt defekten ikke kan henføres til Rudersdal Kommunes fejlagtige brug, montering eller håndtering af udstyret. 8 Generelt Nøglesystemet skal leve op til de sikkerhedskrav, som et dansk forsikringsfirma vil stille, når en borger ønsker at blive forsikret (forsikringsgodkendte). 9 Generelt I aftaleperioden skal der være vederlagsfri adgang til hotline support for superbrugere minimum alle hverdage i tidsrummet , hvor superbrugerne får hjælp til anvendelsen af løsningen og alle superbrugerens opgaver, herunder generering af rapporter mv. 10 Låseenhed Aktivering af låseenheden skal i 95% af forsøgene kunne foretages på under 10 sekunder fra Hjemmeplejens kommando med adgangsgivende enhed, til døren er åben. 11 Låseenhed Selve låseenheden skal sidde på indersiden af borgerens dør. 12 Låseenhed Hvis låseenheden kræver tilslutning til 230 volt i borgerens hjem, skal der følge nødvendigt materiale til montering af låseenheden med. Der påregnes i gennemsnit 5 meter ledning pr. installation og en dørbredde på 90 cm. 13 Låseenhed Efter endt montering af låseenhed skal denne, inklusiv eventuel strømforsyning, tilslutning til el-net, kabelføring mv. samlet fremstå som udtryk for godt udført arbejde. Med udtryk for godt udført arbejde forstås, at arbejdet er udført fagmæssigt korrekt og i overensstemmelse med aftalen. Der er med andre ord ikke fejl, mangler og/eller sjusk. 14 Låseenhed Borgeren og dennes pårørende skal kunne komme ind og ud af egen dør alene med brug af egen, eksisterende nøgle. 15 Låseenhed Låseenheden må ikke ved fejl og/eller driftsstrømafbrydelse blokere en flugtvej. 16 Låseenhed Der skal altid være adgang til borgeren, også ved fejl, driftsstrømafbrydelse mv. Brugerne skal til enhver tid kunne få adgang til en bolig ved hjælp af låsesmed. Ved strømsvigt skal låseenheder have et indbygget batteribackup (låseenheder der er tilsluttet strøm) med en varighed på minimum 8 timer. Der skal gå et varsel til administrationen, såfremt et batteri i en låseenhed er ved at løbe tør for strøm. Eventuelt batteriskifte skal kunne foretages af enhver bruger af systemet i løbet af fem minutter uden brug af værktøj ud over hvad der kan være i en brystlomme. 17 Låseenhed Låseenheden må endvidere ikke ved fejl og driftsstrømafbrydelse afgive alarm ved borgeren. Alarmsignaler i forbindelse med fejl og driftsstrømafbrydelse ved låseenheden skal gå centralt til Hjemmeplejen. 18 Låseenhed Låseenheden skal kunne de-aktiveres i de tilfælde, hvor en borger ikke længere har behov for at have elektronisk adgang, men hvor Rudersdal Kommune stadig ønsker låseenheden monteret på døren. 19 Låseenhed Ved afmontering af låseenheden i borgerens hjem, skal hjemmet efterfølgende fremstå visuelt såvel som funktionelt, som før låseenheden blev opsat. Låseenheden må på borgerens dør ikke efterlade andet end maksimalt fire små huller. 20 Adgangsgivende enhed 21 Adgangsgivende enhed Den adgangsgivende enhed skal fungere således, at medarbejdere ved Hjemmeplejen kan møde direkte ind på arbejde hos borgeren, uden først at skulle møde op hos Hjemmeplejen. Der skal kunne leveres 600 adgangsgivende enheder. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 7 af 11

8 22 Adgangsgivende enhed Der skal være mulighed for at koble nødkald, røgalarm og velfærdsteknologiske løsninger som eksempelvis bevægelsessensorer på nøglesystemet. 23 Brugerflade Brugerfladen skal være på dansk. 24 Brugerflade Det skal være muligt at afbryde en medarbejders adgang eller tildele adgang til en borgers dør, maksimalt 5 minutter efter, at en super- og / eller lokalbruger har afbrudt henholdsvis tildelt adgangen i systemet. 25 Brugerflade Det skal være muligt at tildele forskellige brugerrettigheder afpasset den enkelte brugers behov. Med brugerrettigheder menes mulighed for at kunne tildele adgang på dørniveau, i bestemte tidsrum og/eller geografiske områder. 26 Brugerflade Medarbejdere og eksterne brugere skal individuelt - eller i grupper - kunne få differentieret adgang til nærmere afgrænsede borgere, i et nærmere afgrænset tidsrum. 27 Brugerflade Det skal være muligt at have mindst 5 systemadministratorer, 12 decentrale superbrugere og 25 lokalbrugere logget på systemet på samme tid. 28 Brugerflade Det skal være muligt at administrere minimum 450 aktive adgangsgivende enheder ad gangen. 29 IT-system Løsningen skal fungere i kommunens it-miljø. Hvis softwareløsningen er webbaseret, skal den understøtte Internet Explorer 9.0 og nyere, samt kunne tilgås fra de mest gængse browserversioner og smartphones med IOS og Android. Hvis softwareløsningen er applikationsbaseret, skal den kunne benyttes på en computer med Microsoft Windows 7, 32 bit, eller nyere. 30 IT-system Nøglesystemet skal afvikles på en sikker linje i browseren fra borger til ITsystem og fra bruger til IT-system (hvis browser løsning). Systemet skal anvende SSL eller eventuelt via en Token/SMS passkode, 2 faktortilkendegivelse eller tilsvarende. 31 IT-system Leverandøren skal uden ugrundet ophold gennemføre de softwareopdateringer af det elektroniske nøglesystem, der er nødvendige for, at kravene i aftalen kan overholdes til enhver tid. 32 IT-system Der stilles følgende krav til logning: Det skal være muligt at fremfinde, hvilke låseenheder en given medarbejder har aktiveret inden for en given tidsperiode. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke medarbejdere der har aktiveret en given låseenhed i en given tidsperiode. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke brugere der har aktiveret en given låseenhed i en given tidsperiode. Det skal være muligt at finde frem til hvilken medarbejder, der har anvendt hvilke adgangsgivende enheder, også efter vedkommende er ophørt med at være bruger af det givne system / er rejst fra kommunen mv. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke opslag/søgekriterier en bruger har foretaget. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke brugere der har foretaget opslag på en person. Det skal være muligt at fremfinde, om der er forsøg på adgang, som bliver nægtet. Det skal være muligt at fremfinde, om en enhed ikke fungerer eller ikke har fungeret korrekt. Anvendelsen af loggen skal også logges. Loggen skal gemmes i 5 år, jf. mindstekrav nr IT-system Nøglesystemet skal kunne generere en log, således at superbrugerne dagligt kan trække dokumentation for de i mindstekrav 32 nævnte oplysninger. Rapporterne skal indeholde medarbejdernavn, tidspunkter på døgnet med dato, adresse på låseenhederne. Disse data skal kunne eksporteres til Excel. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 8 af 11

9 34 IT-system IT-Løsningen skal hostes af Leverandør. 35 IT-system Opdateringer af it-systemet må ikke forhindre adgang til borgeren eller adgangen til at kunne de-aktivere en låseenhed / adgangsgivende enhed. Det skal endvidere under opdateringerne være muligt at oprette borgere og vikarer. 36 IT-system Det skal i fem år efter kontraktens udløb være muligt for Kommunen at tilgå data, der er tilvejebragt i nøglesystemet i kontraktperioden. Adgang til data skal indeholde en søgefunktion. Søgefunktionen skal gøre det muligt direkte at søge på aktivitet på specifikke adgangsgivende enheder, medarbejdere og låseenheder i det ønskede tidsrum. 37 Adgangsstyring 38 Adgangsstyring Ved adgangsstyring skelner Rudersdal Kommune mellem: - brugere af IT-systemet til administration af forskellige brugergrupper og til at tildele/fratage enkeltpersoner eller medarbejdergrupper rettigheder til adgang til en eller flere borgeres hjem. - brugere af den adgangsgivende enhed som giver adgang til borgernes hjem. Følgende profiler skal være tilgængelige i IT-systemet: Systemadministratorer: er den eneste brugergruppe, som har fuld databaseadgang og komplette transaktionsrettigheder. står for kontakten til leverandøren. opretter/nedlægger decentrale superbrugere. Decentrale superbrugere: opretter og nedlægger lokalbrugere. opretter og nedlægger borgere i systemet. administrerer udelukkelser af adgangsgivende enheder ved tab/bortkomst. Lokalbrugere, ex. vagthavende natsygeplejerske eller lignende opretter /nedlægger vikarer. administrerer de adgangsgivende enheder, som udelukkende er til brug for vikarer. Brugerprofilerne skal kunne tildeles de nødvendige transaktionsrettigheder. Transaktioner, der tilgår databasen, skal kunne tildeles læse- og skriverettigheder. Det skal være muligt for såvel Systemadministratorer som Decentrale Superbrugere at ændre password for alle Lokalbrugere. 39 Serviceteknikk er Serviceteknikker skal på hverdage være fremme ved låseenhed inden for 24 timer efter, at Rudersdal Kommune har rekvireret en serviceteknikker. 40 Data Der skal for Rudersdal Kommune være åben og omkostningsfri adgang til anvendelse af alle data (alle data er ejet af Kommunen) i det elektroniske nøglesystem. Medarbejdernes adgang til valide og aktuelle data skal udelukkende være afgrænset af, hvilke rettigheder medarbejderne har til data, ikke af tekniske eller andre forhindringer. 41 Data Rudersdal Kommune og tredjepart bemyndiget af Kommunen skal have mulighed for og ret til umiddelbart og vederlagsfrit at udtrække og bruge alt data for eksempel ved konvertering til et andet system. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 9 af 11

10 8. Implementering Leverandøren forestår implementeringen af det elektroniske nøglesystem ud fra den af Hjemmeplejen udarbejdede overordnede tidsplan, se Kap. 1, afsnit 5 Vejledende tidsplan. Herunder varetager Leverandøren projektledelse og ansvaret for, at implementeringen sker i henhold til implementeringsplanen. Implementeringen omfatter et fuldt funktionsdygtigt elektronisk nøglesystem. I implementeringsfasen skal leverandøren stille en fast kontaktperson til rådighed for Rudersdal Kommune med henblik på at få en smidig implementering med færrest mulige gener og mindst muligt ressourceforbrug for begge parter. Leverandøren skal, uden omkostninger for Rudersdal Kommune, stille den nødvendige ekspertise til rådighed i forbindelse med opsætning samt ibrugtagning af nøglesystemet i en implementeringsperiode, der forventes at vare 3 måneder. I denne periode skal systemet køre med en driftseffektivitet på min. 95 %, og Rudersdal Kommune skal kunne benytte sig af en telefonisk døgnsupport. Efter 3 måneder med en driftseffektivitet på min. 95 %, skal Rudersdal Kommune kunne benytte sig af en telefonisk support i tidsrummet Fejl og mangler ved såvel software som hardware skal i implementeringsperioden udbedres vederlagsfrit inden for 48 timer. Dette gælder også for skader hos borgeren opstået i forbindelse med initialmonteringen. Skader skal være udbedret inden 5 hverdage, fra skaden er konstateret. Udbedringen skal være af en sådan karakter, at det beskadigede emne fremstår som før skaden, både visuelt og funktionelt. 9. Økonomi Leverandøren vil, på baggrund af fremsendt faktura, modtage betaling for de opsatte låseenheder, når disse er opsat og fungerer i henhold til kravene herfor, jf. kap. 3, punkt 10, Betaling. I de undtagelsestilfælde, hvor det er nødvendigt at opsætte nøgleboks, vil der ikke blive betalt ekstra i forbindelse med opsætningen. I prisen differentieres ikke mellem, om det er en dør beliggende i et boligkompleks eller i et rækkehus/hus. Det er forventningen, at der er behov for initialopsætning af låseenheder. Viser det faktiske antal sig at være større eller mindre, afregnes de flere eller færre enheder til samme stykpris og opsætningspris, som stykprisen angivet i tilbudslisten for de låseenheder. 10. Supplerende køb og reservedele Der er i udgangspunktet behov for 450 adgangsgivende enheder. Dog skal det være muligt at tilkøbe nye enheder og til samme stykpris som de oprindelige 450 adgangsgivende enheder, jf. Kap. 3 afsnit 9, Prisregulering. Det skal være muligt at tilkøb nye låseenheder i kontraktperioden til samme pris som de indledningsvise låseenheder. Et muligt tilkøb af nye låseenheder i kontraktperioden vil maksimalt løbe op i 100 styk. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 10 af 11

11 Der skal leveres den nødvendige support og udvikling af softwaren, således at nøglesystemet kan opfylde kravene i denne aftale i den fulde kontraktperiode. Der skal kunne leveres reservedele / hardware til hele løsningen i en periode på 7 år fra kontraktstart. 11. Driftseffektivitet (oppetid) Driftseffektiviteten for det elektroniske nøglesystem opgøres som en procentsats. Driftstid anses som 24 timer i døgnet, 365 dage om året. Driftseffektivitet måles og opgøres for ét kvartal ad gangen. Ved udgangen af hvert kvartal foretages en beregning af den gennemsnitlige driftseffektivitet for den forgangne måned samt de to forudgående. Driftseffektiviteten skal hvert kvartal være minimum 98 %. Ved idrifttagning af det elektroniske nøglesystem (implementeringsfasen) måles og opgøres driftseffektivitet månedsvis. Der vil således i de første tre måneder blive opgjort driftseffektivitet hver måned. Driftseffektivitet måles for det elektroniske nøglesystem som helhed og opgøres således: Tilgængelig driftstid x 100 / periodens driftstid Ved tilgængelig driftstid forstås det pågældende kvartals driftstid målt i timer, minus den tid hvor hele eller dele af nøglesystemet ikke har kunnet anvendes fejlfrit grundet fejl i maskinel og/eller programmel. Driftsafbrydelse regnes fra det tidspunkt, hvor leverandøren ved rettidig omhu burde have konstateret fejlen, og ind til normal drift er genetableret. Følgende forhold vil ikke blive betragtet som driftsafbrydelser i relation til beregning af driftseffektiviteten: Driftshindringer, som Rudersdal Kommune bærer risikoen for. Udefra kommende forstyrrelser (el-afbrydelse over 8 timer, fejl i offentligt datanet og lignende). Uvæsentlige fejl, f.eks. hvor en enkelt arbejdsplads eller enkelte, mindre væsentlige funktioner kortvarigt (med kortvarigt menes mindre end to timer) er ude af drift, men hvor det i øvrigt er muligt at opretholde den normale drift. Uvæsentlige fejl, hvor Rudersdal Kommune vælger at udskyde fejlrettelsen. Tid medgået til eventuel forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i tilgængelig tid eller periodens driftstid. Leverandøren har ansvaret for, at der føres regnskab over driftstiderne, uanset at Rudersdal Kommune også fører regnskab herfor. Såfremt fejl opstår, skal klokkeslæt for fejlens opståen, tidspunkt for påbegyndt udbedring og klarmelding samt fejlens art, årsag og den foretagne afhjælpning anføres og fremsendes til Rudersdal Kommune. Ved forebyggende vedligeholdelse skal leverandøren oplyse arten heraf. Leverandøren skal altid fremsende en servicerapport til Rudersdal Kommune, straks efter at fejlrettelse er afsluttet. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 11 af 11