Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5. Debitor. Grønlands Hjemmestyre Den centrale Regnskabsafdeling. 1Sidst revideret:

Transkript

1 Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5 Version 2 Grønlands Hjemmestyre Den centrale Regnskabsafdeling 1 Side 1

2 Indholdsfortegnelse 2 1. DEBITORMODULET Indledning Hvordan tilmeldes enheden systemet Dagligt O... 4 Faktura PM-enheder PM-kommune Oprettelse af PM til kommunen Oprettelse af PosteringsMeddelelse for enheder Oprettelse af kreditnota PM-Udligning indbetalinger indbetaling med moddimension Kartotek Oprettelse af en debitor er kendt i systemet Udskrifter Fælles for alle udskrifter Stamdata Posteringer Saldolister Formularer Finansafstemning Forespørgsler Periodisk og Tilpasning Side 2

3 1. modulet 1.1 Indledning Grundstammen i debitor-modulet er kartoteket, hvor der findes og vedligeholdes stamoplysninger på debitorer. I debitor-modulet findes følgende: Dagligt Kartotek Udskrifter Periodisk og Tilpasning Under dagligt foregår registrering af posteringsmeddelelser til PM-Enheder og kommuner, indbetalinger og fakturering. Fakturering foretages primært som tekstfaktura. Rykkeradministration foretages under Udskrifter. Her oprettes og vedligeholdes stamdata på debitorer. erne oprettes med nummer, navn og debitorgruppe som er tilgængelig for alle. kontonummer er primært CPR-nr. eller telefonnr. Resten af oplysningerne er kun tilgængelige for dem, der har registreret oplysningerne eller har poster bogført på debitoren. Det er her, der er mulighed for at foretage forespørgsler på bevægelser hos den enkelte debitor Her kan udskrives de forskellige former for dokumentation og formularer, som f.eks. posteringsliste, kontoudtog, saldolister, afstemningslister og genudskrivning af faktura. Under /Udskrifter/Formularer foretages rykkerproceduren. Bruges ikke i det daglige arbejde. I det følgende vil de forskellige funktioner i debitormodulet blive beskrevet nærmere. I første omgang beskrives hvordan enheden tilmelder sig systemet og hvilke stamdata der skal være på plads før debitorbogføring kan påbegyndes. Derudover beskrives det hvordan en faktura oprettes, og hvordan opfølgning foretages. Endelig beskrives rykkerproceduren. I debitor-modulet foretages opkrævninger/faktureringer og registrering af indbetalingerne. Der kan udskrives med eller uden girokort. Betalinger kan efter nærmere aftale med DcR ske via PBS Hvordan tilmeldes enheden systemet Før enheden kan anvende debitor-modulet og dermed udskrive en faktura i XAL skal der ske en oprettelse i systemet. Det sker ved at enheden fremsender en mail til XAL support (XAL@gh.gl). Denne mail skal indeholde de afsender- eller stamoplysninger, der skal være på fakturaen Enhedens navn, adresse, telefonnummer, faxnummer, adresse og enhedens finanslovskonto samt enhedens bankregistrerings- og kontonummer, hvor indbetalinger skal registreres. Når disse oplysninger er registreret i DcR vil enheden blive tildelt rettigheder til at anvende debitor-modulet. Side 3

4 1.2 Dagligt Under /dagligt foretages fakturering; Faktura til debitorer oprettelse af Posteringsmeddelelser for enheder samt posteringsmeddelelse til kommuner samt registrering af debitorindbetalinger Oprettelse af Tekstfaktura Faktura PM-enheder PM-kommune Med tekstfaktura er det muligt at fakturere udenom de normale relationer til lagerkartoteket og ordre og Tekstfakturaen giver mulighed for at angive egen valgfri tekst. 1. Oprettelse af en tekstfaktura foregår under menupunktet /Dagligt/Tekstfaktura Under menupunktet, kan der ligge fakturaudkast, som endnu ikke er opdateret. Det er vigtig at undgå at rette i disse. Tryk derfor altid F2 for at oprette, så der ikke rettes i andres fakturaudkast. Side 4

5 2. Tryk F2 for at oprette en ny faktura. 3. Vælg type for hvilken tekstfaktura der skal udføres Faktura, PM-Enheder og PM- Kommuner. (PM-Enheder og PM-Kommuner anvendes som PosteringsMeddelelser). 4. Vælg debitornummeret (konto) ved at taste nummeret eller vælge det ud fra listen. Typen bestemmer hvilken debitorer der automatisk kommer frem. 5. Med F4 kan der søges. Side 5

6 6. Alt-h efterfulgt af F4 giver mulighed for at søge på navnet. 7. Vælg OK og der fremkommer følgende billede Feltbeskrivelse for Tekstfaktura for PM-Enheder og PM-kommuner Generelt Type (konto) Dato Sprog Ordrebehandler Typen Faktura, PM-Enheder eller PM-kommuner bestemmer hvilken Statuskode fakturaen får, og bestemmer hvilken debitorer der bliver fremvist. Her anføres debitorens kontonummer. Ved hjælp af Alt-h funktionen fremkommer en oversigt rullebillede af debitorkartoteket, hvor debitor kan vælges. Dato for fakturaen tildeles automatisk systemdato. Værdien sættes automatisk til standard. Initialerne på den bruger, der er logget på ved opstart af fakturaen. Adresse Navn Adresse ens stamoplysninger Navn, adresse, postnummer og by overføres automatisk fra kartoteket. Overføres automatisk fra debitorkartoteket. Overføres automatisk fra kartoteket. Det er muligt at rette i de overførte oplysninger det anbefales dog at stamoplysninger ajourføres i kartoteket. Side 6

7 Kontering Status Faktura Bilag Artskonto Spec Tekstfelt Tekst Tildeles automatisk af systemet. Nummer tildeles af systemet i forbindelse med opdateringen. Nummer tildeles af systemet i forbindelse med opdateringen. Angives hvilken indtægtskonto ydelsen skal konteres på F.eks.2120 Salg af tjenesteydelser. Eventuelt artsspecifikation til kontoen. F.eks. 02 aftenundervisning. Her skrives den tekst der skal stå i finansen. Tekstfeltet, nederst Tilknyt linier I tekstfeltet skrives den tekst der ønskes vist på selve fakturaen. I bunden af fakturaen fremkommer derudover totalbeløbet. Tekstfeltet er et krævet felt, der skal udfyldes. Er ligeledes et tekstfelt hvor man kan tilknytte tekster indsat som linier med tilhørende beløb som overføres til fakturaen. Beløb Ordresaldo Kontering Kontering Fordeling Det beløb, der faktureres. Ordresaldoen er et krævet felt, der skal udfyldes. Kontering af aktivitet, formål, hovedkonto, sted, I1 og I2. Er for de fleste brugere forudfyldt. Kontering feltet er et krævet felt, der skal udfyldes. Markering af om fakturaen er fordelt på mere end en artskonto. Når type og debitornummer er valgt, vil skærmbilledet indeholde stamdata, der hentes automatisk fra debitorkartoteket. Kontering (aktivitet, formål, hovedkonto og sted) vil Side 7

8 normalt også være udfyldt automatisk på forhånd. Feltet Ordrebehandler viser initialerne for den, der starter indtastningen af fakturaen. De felter, der er spærret for indtastning, er markeret med gråt. 8. for feltet Status tildeler systemet automatisk. 9. Indtast det totale fakturabeløb i Ordresaldo. 10. Hvis det ikke allerede er udfyldt automatisk under Kontering, indtastes aktivitet, formål, hovedkonto, sted, eventuel I1 og I2. 11a. Hvis fakturaen kun vedrører 1 artskonto tastes den i felterne Artskonto og eventuelt Spec. Samt Tekst, der skal stå i finansen. 11b. Hvis fakturaen vedrører flere artskonti bruges funktionen fordeling, som åbnes med knappen. Funktionen kan også startes med Alt-r. Artskonto, eventuelt spec, teksten til finans og tilhørende beløb tastes linje for linje. Der afsluttes med F3. Billedet kan ikke forlades, hvis summen af de enkelte linjer ikke er den samme som Ordresaldo. Der kan enten tastes beløb eller en procentdel af Ordresaldo. Når indtastningen er accepteret, vil der være en markering i feltet Fordeling og felterne Artskonto og Spec vil være blanke. 12a. Hvis teksten på regningen kun skal stå som almindelig tekst skrives denne i tekstfeltet nederst. Med Shift-F7 skiftes til tekstfeltet. Man kan også komme i tekstfeltet ved at sætte musens pil i feltet. Den tekst, der tastes ind, vil komme ud på fakturaen som ren tekst, sammen med fakturabeløbet i bunden. Side 8

9 Fakturatekst feltet forlades med F3. Teksten på regningen kommer ud som ren tekst. Side 9

10 12b. Hvis teksten på regningen skal stå i rækker og kolonner bruges funktionen Tilknyt linier. Tryk Alt T. I billedet indtastes beskrivelse, antal og à pris (enhedspris). Systemet regner selv beløbet ud og tæller sammen i Total. Der kan være op til 5 linier. Når man trykker F3 spørges om beløbet skal overføres til fakturaen. Tekst i Tilknyt linier ser sådan ud på fakturaen. Side 10

11 Hvis man benytter begge funktioner Tekstfelt og Tilknyt linier, så vil tilknyt linierne stå øverst og tekstfeltet stå nederst Fakturaens lokalmenu/ støttefunktioner I højre side af indtastningsbilledet er der en lokalmenu med 7 knapper: Udskriver fakturaen uden at bogføre den. Det indtastede forbliver uændret. Udskriver og bogfører fakturaen. Det indtastede forsvinder efter opdateringen. Viser posteringen af en opdateret faktura. Åbner et vindue med den valgte debitors tidligere posteringer. Åbner vinduet til indtastning af artskonti, hvis der skal bogføres på flere artskonti. Åbner vinduet til indtastning af beskrivelse, antal og à pris. Kan bruges til at starte lommeregneren og hjælpefunktionen eller springe til tekstfeltet Side 11

12 13. Når alle oplysninger er tastet ind, opdateres der med Alt-o og fakturaen udskrives. 14. Vælg OK, hvis det kun er den enkelte debitor, der skal opdateres. Hvis flere fakturaer skal opdateres samtidig skal feltet fak. konto numrene udvides. Hvis der under opdateringen vælges Udskrivning Løbende udskrives fakturaerne enkeltvis, efterhånden som de opdateres. Hvis der vælges Udskrivning Efter, bogføres alle fakturaerne først, inden udskrivningen af den første faktura går i gang. Udskriften består af to sider: Side 1 Posteringsmeddelelsen sendes til debitor. Side 2 Bogføringsbilaget beholdes og arkiveres. På dette bilag er vist konteringen. Når opdateringen er færdig forsvinder det indtastede fra menupunktet, men kan nu findes under /udskrifter/forespørgsler/faktura. Side 12

13 1.2.2 Oprettelse af PM til kommunen. 1. Oprettelse af en PM Kommune (PosteringsMeddelelse) foregår under menupunktet /Dagligt/Tekstfaktura : Under menupunktet, kan der ligge fakturaudkast, som endnu ikke er opdateret. Det er vigtig at undgå at rette i disse. (Husk altid F2 for at oprette, så der ikke rettes i andres udkast.) 2. Oprettelsen af en posteringsmeddelelse til kommunen har samme fremgangsmåde som oprettelse af faktura forskellen er at man skal 3. Vælge typen: PM Kommuner. For udfyldelse af de resterende felter se afsnit / Feltbeskrivelse for Tekstfaktura Oprettelse af PosteringsMeddelelse for enheder 1. Oprettelse af en PM - posteringsmeddelelse foregår under menupunktet /Dagligt/Tekstfaktura på samme måde som en tekstfaktura, men med status PM. Under menupunktet, kan der ligge fakturaudkast, som endnu ikke er opdateret. Det er vigtig at undgå at rette i disse. (Husk altid F2 for at oprette, så der ikke rettes i andres udkast.) 2.Oprettelsen af en posteringsmeddelelse til kommunen har samme fremgangsmåde som oprettelse af faktura forskellen er at man skal 3. Vælge typen PM-Enheder For udfyldelse af de resterende felter se afsnit / Feltbeskrivelse for Tekstfaktura Oprettelse af kreditnota En kreditnota er i princippet en faktura med et negativt beløb og laves på samme måde som en faktura. 1. Oprettelse af en kreditnota foregår under menupunktet /Dagligt/Tekstfaktura Side 13

14 Under menupunktet, kan der ligge fakturaudkast, som endnu ikke er opdateret. Det er vigtig at undgå at rette i disse. Tryk derfor altid F2 for at oprette, så der ikke rettes i andres udkast. 3. Vælg typen Faktura, selvom der er tale om en kreditnota. Husk at indtaste det totale beløb for kreditnotaen i Ordresaldo, men med negativt beløb. For udfyldelse af de resterende felter se afsnit / Feltbeskrivelse for Tekstfaktura PM-Udligning Udligning af PM - foregår under menupunktet /Dagligt/PM udligning Udligningen af PM foretages af den modtagende enhed. PM er oprettet i debitormodulet, men skal udlignes i en valgt finanskassekladde. I vejledning er vist en PM der udlignes men i dagligdagen vil der kunne foretages udligning af flere PM-ere i den samme kladde. 1. Under menupunktet /Dagligt/PM udligning vælges en kassekladde med piletasterne og Enter 2. Der kan frit vælges mellem kassekladderne primært den kladde de bruges til debitor. Side 14

15 Den valgte kladde er på forhånd udfyldt med brugerens afdelingsgruppe. Feltbeskrivelsen for Kassekladden er tidligere beskrevet under punktet kassekladde, hvortil der henvises. 3. Udligning af PM er en debitortransaktion. Derfor skal typen Finans under kolonnen T (Type) ændres til. Feltet T markeres med musen eller Shift-Tab. Der skrives D i felter eller der trykkes Alt + h. Fra oversigten vælges ved at trykke Enter. 4. I feltet Kont indtastes modtagende enheds debitorkontonummer. Du kan se dette kontonummer på den PM, som du har modtaget øverste højre hjørne ud for Konto. I dette tilfælde stil Cursoren i feltet modbilag. Med Alt + h åbnes en oversigt i debitormodulet, hvor PMén der ønskes udlignet markeres med i feltet V. Side 15

16 6. Oversigten forlades med F3 og oplysningerne overføres til kassekladden. 7. Finanskladden er nu klar til indtastning af modposten. Bemærk at første linje vedrører et andet finanslovsområdet og derfor ikke kan rettes. Side 16

17 8. Når indtastningen er færdig kontrolleres den med lokalmenuens punkt Alt + k. Når indtastningerne er i orden fremkommer beskeden: Kladde er OK. 9. Start bogføringen med lokalmenuens punkt Alt + b. 10. Bekræft bogføringen med 11. Her er et af de få steder, hvor udskriften ikke skal vises på skærmen først, fordi udskriften skal bruges som dokumentation. Bekræft udskrivningen med. Side 17

18 Kladden udskrives i forbindelse med bogføringen. Eksempel på kassekladde. 12. Transaktionerne bogføres og kassekladden vises igen. Kassekladden er nu tom og klar til de næste transaktioner. 13. Kassekladden forlades med F Hvis en enhed ved en fejl har modtaget en PMér, returnerer enheden PM`en tilbage til afsender. Enheden skal ikke bogføre noget i XAL. 15. Når en afsender modtager en PM retur, udligner enheden PM`en med sin egen enheds debitorkontonummer i feltet Kont. Se afsnit 4. Herefter fortsætter du på den almindelige måde for udligning af PM. Side 18

19 1.2.6 indbetalinger 1. Indbetalinger fra debitorer registreres under menupunktet /Dagligt/Betalinger 2. Under menupunktet vælges en kassekladde med piletasterne og Enter 3. Der kan frit vælges mellem kassekladderne primært kladden for debitor. Den valgte kladde er på forhånd udfyldt med brugerens afdelingsgruppe 4. Indbetalingen indtastes i de respektive felter. Side 19

20 Her er tastet en indbetaling til enhedens egen konto. Der er kun vist 1 indbetaling, men der kan indtastes flere indbetalinger af gangen, hvis de har samme status (konteringstype). Bemærk! Hvis indbetalingen er foretaget på en anden enheds konto er fremgangsmåden lidt anderledes. Forskellen beskrives senere under punktet indbetaling med moddimension Indbetalingskladdens lokalmenu/ støttefunktioner Alt-k checker de indtastede data og viser alle de fejl, der skal rettes før indbetalingen kan bogføres. Alt-æ Bruges til at springe til den næste linje, der er behæftet med fejl. Funktionen finder ikke alle fejl, men skal suppleres med Alt-k. Alt-r Udskriver kladden uden at bogføre den. Alt-b Udskriver kladden og bogfører (opdaterer) den. Alt-f åbner menuen, hvor der kan skiftes til en anden indtastningskladde. Alt-L åbner en slettefunktion, der sletter alle linjer i en kladde. Alt-e viser genvejstasterne til hjælp Alt-h og notatfeltet Alt-n. 5. Når indtastningen er færdig kontrolleres den med lokalmenuens punkt Alt-k. Hvis indtastningerne er i orden fremkommer beskeden: Kladde er OK. Side 20

21 6. Start bogføringen med lokalmenuens punkt Alt-b. 7. Bekræft bogføringen med Indbetalingen bogføres i Finans og. Kassekladden vises igen. Kassekladden er tømt og klar til de næste indbetalinger indbetaling med moddimension I det tilfælde, hvor en debitor fra et område, indbetaler på et andet områdes bankkonto, skal indtastningen være lidt anderledes. Side 21

22 Når moddimension er udfyldt, debiteres beholdningskontoen med valgte dimension, mens debitortransaktionen udlignes på den samme finanslovskonto som den er faktureret. Hvis der indtastes som vist vil debitoren blive udlignet på men banken blive bogført på Hvis linjen moddimension er tastet, gælder den for samtlige linjer i kladden. I tilfælde af, at der er mere end en moddimension, er det nødvendigt at fordele indbetalingerne på flere kladder. Indtastning, kontrol, bogføring og udskrivning foregår på nøjagtig samme måde som beskrevet under punktet indbetalinger. 1.3 Kartotek kartoteket er opdelt i en offentlig del og en lukket del. Den offentlige del. Fanebladet offentlig viser kun debitornummer (Konto), Navn adresse og Gruppe. Side 22

23 Hvis brugeren tilhører en afdelingsgruppe, der har oprettet eller posteret på debitoren, er der med Ctrl-Tab også adgang til den lukkede del i de tre bagvedliggende faner. Den lukkede del viser alle oplysninger på en debitor fordelt på tre faner Generelt, Opsætning og PBS-statistik Oprettelse af en debitor En debitor skal være oprettet i debitorkartoteket, før der kan registreres posteringer og udskrives faktura. Alle personer over 15 år er oprettet i XAL. /almindelige debitorer. Almindelige debitorer er oprettet på CPR-nummeret, enhederne må og skal bruge de debitorer der allerede er oprettet. Adresser m.m. bliver ajourført automatisk med oplysninger fra folkeregistret hver mandag. Mange virksomheder er oprettet med GER nummer (Grønlands arbejdsgiver registre) disser bliver også ajourført automatisk hver mandag. På rejsende debitorer bruges primært telefon nr. hvori der tildeles afdelingsgruppe foran nummeret. Eks. AKIPxx xx xx. Man kan vælge 2 type debitorer : Borger og Rejsende. Side 23

24 1. En debitor oprettes ved at vælge menupunktet /Kartotek/er. 2. kartotekets offentlige del. Alle tilgange til debitorkartoteket starter i den offentlige del. Side 24

25 3. En ny debitor oprettes med. Herefter fremkommer et nyt lille skærmbillede til valg af debitorgruppe: Her vælges gruppen borger eller rejsende ved at klikke på den lille pil: Og der afsluttes med at taste OK Herefter er debitor klar til at blive oprettet. Felterne på fanerne Generelt og Opsætning udfyldes for den nye debitor Feltbeskrivelse for oprettelse fanen Generelt: Generelt Konto Navn Søgenavn Sprog nummeret udfyldes med CPR-nr. for personer eller telefonnummeret, hvis der er tale om debitor rejsende eller virksomheder eller organisationer. I andre tilfælde kontaktes konsulentafdelingen i DcR. Ved oprettelsen kontrolleres det automatisk om nummeret overholder reglerne for et CPR-nr. Hvis betingelserne ikke er opfyldt fremkommer der en advarsel. For debitor rejsende godkendes advarslen, idet der bruges telefonnummer hertil. s fulde navn. Der er mulighed for at angive et søgenavn. Hvis, der ikke tastes noget andet, bruges debitorens navn automatisk. Bruges ikke pt. Sættes til standard. Side 25

26 Attention Her kan man evt. tilføje kontaktperson. Adresse Adresse 1 Postboks Postnr. Bynavn Land Kommunikation Telefon Fax Telex WWW Saldo Saldo Kreditmaks Bevægelser Her angives debitors adresse. Her er der mulighed for at angive debitors postboks. Her angives debitors postnummer. s bynavn fremkommer automatisk ud fra postnummeret. Her er der mulighed for at angive debitors land. s telefonnummer. s faxnummer. s telexnummer (Bruges kun sjældent). Hvis debitor har sin egen hjemmeside indtastes adressen. s adresse. ens samlede saldo beregnes automatisk, efterhånden som der efterfølgende bogføres på debitornummeret. Bruges ikke. Alle bevægelser vises automatisk af systemet og kan ikke tastes Kontering Gruppe Sælger I dette felt anføres hvilken debitorgruppe, debitor tilhører. Med Alth funktionen fremkommer en liste over oprettede debitorgrupper. Gruppen Borger vælges for alle debitorer undtagen PM-enheder og kommuner, der har deres egne grupper. Feltet bruges ikke 4. Alle hvide felter kan udfyldes Side 26

27 Med Alt-n kan der laves et notat vedrørende debitoren. Hvis der skrives i notatfeltet ændres ikonet fra til. 5. Når alle oplysningerne er indtastet fortsættes med Ctrl-Tab. Når fanen Generelt forlades første gang kontrolleres det nye debitornummer om det overholder kravene til et CPR-nr. 6. Hvis denne fejlmeddelelse kommer frem i forbindelse med oprettelsen af en person, skal der vælges og debitornummeret tastes om. Hvis der oprettes en rejsende eller en virksomhed eller en forening, har meddelelsen ingen betydning og der vælges Feltbeskrivelse for oprettelse fanen Opsætning: Levering Lev. måde Betingelse Konti Deres konto Fakturakonto Kreditorkonto Emne Bruges ikke på nuværende tidspunkt. Bruges ikke på nuværende tidspunkt. Vores kreditornummer hos debitoren, hvis der er tale om en virksomhed. Her er det muligt at anføre en anden fakturakonto end debitors egen konto. Dette er ensbetydende med, at faktureringen sker til den debitor, der er angivet i feltet og ikke til den debitor ordren er oprettet til. Hvis debitor også er kreditor tastes kreditornummeret her. Bruges ikke Side 27

28 Betaling Betaling Reg.nr. Bankkonto Betalmåde Betalspec Rente Administration Spærret Kontoudtog Rykning Engangskunde Lagersted PBS PBS-kunde CPR/SE Betalingsbetingelser/ kredittid. Registreringsnummeret til debitors bankkonto. Kontonummeret på debitors bankkonto Bruges i forbindelse med elektroniske betalinger Bruges i forbindelse med elektroniske betalinger Kode for den rentesats debitoren beregnes med. Kode for spærring af debitoren. Der er tre koder: Nej Ikke spærret. Faktura Spærret for nye faktureringer. Alt Spærret for alt. Kode for hvornår debitor skal have kontoudtog. Skal altid markeres, ellers er det ikke muligt at rykke debitoren Bruges ikke. Bruges ikke Udfyldes automatisk, når debitor tilmeldes PBS s CPR- eller SE-nr. bruges til PBS-overførsler. 7. Når fanen Opsætning er udfyldt er oprettelsen færdig Side 28

29 1.3.2 er kendt i systemet Straks, når en debitor er oprettet, vil den være aktiv og kendt i hele systemet, og der kan foretages registreringer med det samme. kartoteket indeholder alle oprettede debitorer i Hjemmestyret og den offentlige del kan ses af alle. Hvis brugeren tilhører en afdelingsgruppe, der har oprettet eller posteret på debitoren, er der med Ctrl-Tab også adgang til den lukkede del i de tre bagvedliggende faner. Det er vigtigt, at kartoteket altid indeholder de rigtige oplysninger, idet kartoteket indeholder mange centrale oplysninger, som bliver brugt til mange forskellige opgaver. kartoteket åbnes med Enter under /Kartotek/er kartotekets offentlige del. Alle tilgange til debitorkartoteket starter i den offentlige del, hvor der kun er vist Konto (debitornummer), Navn adresse og Gruppe. Med F7 vises efterfølgende debitor og med F8 vises foregående debitor. Side 29

30 Hvis brugeren tilhører en afdelingsgruppe, der har oprettet eller posteret på debitoren, er der med Ctrl-Tab også adgang til at se i de tre bagvedliggende faner med den lukkede del af debitorkartoteket. Fanen Generelt indeholder de fleste og mest brugte oplysninger på en debitor. Feltbeskrivelse for kartoteket fanen Generelt henvises til afsnit Med Shift-Tab bladres til næste fane Opsætning. Feltbeskrivelse for kartoteket fanen Opsætning henvises til afsnit : Side 30

31 Med Shift-Tab bladres til næste fane. Fanen PBS-statistik indeholder oplysninger, der dannes automatisk i forbindelse med PBS-opkrævninger Feltbeskrivelse for kartoteket fanen PBS-statistik: PBS-totaler Trukket i år Trukket i alt Beløb Dato Status Viser hvor meget debitor er opkrævet via PBS i år til dato. Viser hvor meget debitor er opkrævet totalt via PBS. Viser hvor stort et beløb debitor sidst er opkrævet via PBS. Viser hvornår debitor sidst er opkrævet via PBS. De enkelte Status for PBS posteringer f.eks. Motor og AEB kartotekets lokalmenu: Lokalmenuen er anbragt i højre side af billedet som knapper, der enten kan bruges ved at klikke på dem med musen, eller trykke på Alt samtidig med det bogstav, der er understreget på knappen. Alt-o åbner et tomt indtastningsbillede til oprettelse af en ny debitor. Virker kun under fanen Offentlig. Alt-l kan slette en fejloprettet debitor. Der kan ikke laves sletning på en debitor hvor der er bogført debitorposter. Virker kun under fanen Offentlig. Alt-p viser posteringerne på debitoren. Menupunktet beskrives mere detaljeret nedenfor. Alt-a viser saldoen på debitoren aldersfordelt. Bruges ikke i øjeblikket. Bruges ikke i øjeblikket. Bruges ikke i øjeblikket. Bruges ikke i øjeblikket. Side 31

32 Bruges ikke i øjeblikket. Bruges kun i lånemodulet. Bruges kun i lånemodulet. Bruges ikke i øjeblikket. Kan bruges til at åbne notatfeltet Lokalmenuen Alt-p åbner et billede med de posteringer på debitoren, der vedrører eget område. Billedet indeholder den valgte debitors debitorposter (Konto=debitornummer), som kan markeres med musen eller med piletasterne. Billedet har sin egen lokalmenu, hvor de vigtigste punkter er: Alt-a skifter billedet mellem at vise alle linjer eller kun vise de linjer, der endnu ikke er betalt og udlignet (lukket). Alt-f åbner billedet "Finansposter", der viser de finansposter, der hører til den debitorpost, der var markeret med blåt. Med billedets lokalmenupunkt Alt-o åbnes et nyt billede, der viser både debitorposten og de tilhørende finansposter. Side 32

33 I kolonnen Modul vises hvilken type posteringen har (Finans,, Lager eller Kreditor). Alt-t åbner billedet "Udligninger på et debitorbilag" for den post, der er markeret med blåt. I det billede ses hvilken post, der udligner (lukker) den valgte post. Hvis linjen ikke er udlignet, vises kun to tomme linjer. 1.4 Udskrifter Udskrivning foregår under menupunktet /Udskrifter, hvor udskrifterne er underopdelt efter, hvilken type oplysninger, der udskrives Fælles for alle udskrifter Afgrænsning Næsten alle udskrifter starter med, at der afgrænses, hvor meget der skal udskrives og bagefter vælges, hvordan det skal udskrives. Afgrænsningen kan enten foretages i intervaller: eller afgrænsningen kan foretages på enkelte poster: Side 33

34 Der kan vælges om der kun skal afgrænses på en enkel konto uden til & fra ved at bruge Alt-L. og tilsvarende sætte valgmuligheden ind igen med samme tast Sortering Med knappen åbnes muligheden for at vælge den rækkefølge, som oplysningerne skal udskrives i Oplysningerne kan f.eks. udskrives sorteret på postnummer og for hvert postnummer sorteret efter navn. Udskriftmuligheder. Vælg mellem skærm og printer. Under udskriftsmuligheder vælges mellem SKÆRM og PRINTER. Det anbefales at bruge muligheden SKÆRM. Det giver mulighed for at lave udskriften om, inden den skrives ud. Vælg med Side 34

35 På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. Ønskes udskriften udskrevet vælges. Udskriften afsluttes ved at vælge Stamdata Under menupunktet /Udskrifter/Stamdata udskrives tre forskellige udskrifter Side 35

36 er Menupunktet udskriver stamdata for udvalgte debitorer. 1. Der afgrænses først på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre, der skal udskrives for. Der afsluttes med eller F3. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen. 3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Side 36

37 Telefonliste Menupunktet udskriver telefonlister over udvalgte debitorer og sorteret efter egne ønsker. 1. Der afgrænses først på hvilken gruppe, hvilket interval af telefonnumre og hvilket interval af debitornumre, der skal udskrives for. I dette tilfælde er der valgt alle debitorer af typen BORGER med et debitornummer i intervallet til og et telefonnummer større end 0. Der afsluttes med eller F3. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen. Side 37

38 3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Labels Menupunktet bruges til at udskrive labels med navn og adresse for udvalgte debitorer 1. Der afgrænses først på hvilken gruppe, hvilket bynavn og hvilket interval af debitornumre, der skal udskrives. I dette tilfælde er der valgt alle debitorer i intervallet til Der afsluttes med eller F3. 2. Det åbner et nyt bilede, hvor der indtastes, hvor mange gange den samme label skal udskrives, hvor mange kolonner af labels, der er på hvert ark Bredden mellem labels og linjer mellem hver række af labels bruges til at undgå at skrive uden for den enkelte label. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 38

39 Udskriften bliver vist på skærmen. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, placeres det nødvendige antal ark med labels i printeren og der vælges. Der afsluttes ved at vælge Posteringer Udskrifterne under posteringer indeholder udskrifter med debitorernes bevægelser Posteringsliste Menupunktet udskriver lister med debitorernes transaktioner. Side 39

40 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Dernæst afgrænses for hvilken bogføringsperiode, der ønskes udskrevet. Der afsluttes med eller F3. 2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og eventuelt også en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I feltet Restbeløb vælges mellem at udskrive alle bevægelser i perioden (tom) eller kun dem, der ikke er betalt (udfyldt). Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 40

41 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Internt kontoudtog Menupunktet udskriver kontoudtog for de enkelte debitorer. 1. Der afgrænses først på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der ønskes udskrevet. Der afsluttes med eller F3. Side 41

42 2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I dette tilfælde i perioden frem til 31/3/2004. En markering i En markering i En markering i Der afsluttes med eller F3. udelader de fakturaer, der er betalt. medtager de debitorer, der ikke har haft bevægelser endnu. skriver et kontoudtog pr. side. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 42

43 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Åbne posteringer Menupunktet udskriver kontoudtog på tværs af finanslovsområderne, hvor kun de fakturaer, der ikke er betalt, udskrives. 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Dernæst afgrænses hvilke bogføringsperioder og hvilke forfaldperioder, der ønskes udskrevet for. Der afsluttes med eller F3. Side 43

44 2. Dernæst vælges rapportvaluta og skæringsdato. Hvis, der kun ønskes et kontoudtog pr. side, markeres det i. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4 Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Side 44

45 1.4.4 Saldolister Udskrifterne under saldolister indeholder udskrifter med sammentællinger af debitorernes bevægelser Saldoliste Menupunktet udskriver lister med kreditmaksimum og saldoen på debitorernes transaktioner. 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Der afsluttes med eller F3. Side 45

46 2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I feltet vælges mellem at udskrive alle debitorer eller kun dem, der har en åben saldo. Der kan afgrænses yderligere på Status (debitortransaktionstype). Administrationskoder bruges kun af skat. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 46

47 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Saldoliste pr. posttype Menupunktet giver næsten samme udskrift som Saldoliste, men saldoen på debitorernes transaktioner er opdelt på gruppe (konteringstyper). 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Der afsluttes med eller F3. Side 47

48 2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. Feltet bruges kun til udskriften Saldoliste. Der kan afgrænses yderligere på Status (debitortransaktionstype). Administrationskoder bruges kun af skat. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 48

49 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Forfaldsfordelt Menupunktet giver næsten samme udskrift som de to andre saldolister, men saldiene grupperes i fem udvalgte perioder. 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Der afsluttes med eller F3. Side 49

50 2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I feltet vælges mellem at udskrive alle debitorer eller kun dem, der har en åben saldo. giver en udskrift, der ligner Saldoliste, mens giver en udskrift, der ligner Saldoliste pr. posttype. Vælger om der grupperes efter forfaldsdato eller bogføringsdato. Angiver startdatoen på det sidste interval, hvis der ønskes en anden dato end den, der er valgt som Pr. dato. Angiver, hvor store intervaller, saldoen skal opdeles i. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 50

51 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 5. Hvis feltet udfyldes som vist, bliver udskriften yderligere opdelt på Status (konteringstype) Side 51

52 1.4.5 Formularer Udskrifterne under formularer er en blanding af diverse forskellige udskrifter, hvor nogle udskrives på fortrykte formularer Kontoudtog Menupunktet udskriver kontoudtog på fortrykte formularer for de enkelte debitorer. 1. Der afgrænses først på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der ønskes udskrevet. Hvis debitorerne ikke skal have udskrevet kontoudtog lige ofte, kan der også begrænses på feltet Kontoudtog, der har relation til debitorkartoteket. Der afsluttes med eller F3. Side 52

53 Det åbner det næste afgrænsningsbillede. 2. Der afgrænses dernæst på den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I dette tilfælde perioden frem til 31/ Vælg mellem om udskriften skal medtage alle poster, for den udvalgte debitor, kun åbne (ubetalte) poster eller kun åbne poster, der også er forfaldne. Vælg mellem at udskrive til: Alle debitorer, kun debitorer med Posteringer, kun debitorer med Åbne posteringer, kun debitorer med Forfaldne posteringer eller kun debitorer med en saldo forskellig fra 0,00 (Saldo <> 0). En markering i En markering i En markering i udskriver med forfaldsfordeling. overfører saldoen til næste side, hvis kontoudtoget fylder mere end en side. opdaterer kunden i forbindelse med udskrivning af kontoudtog. Her vælges, om der er girokort på formularen. Her sorteres på hvor små saldi, der skal skrives kontoudtog for. Der afsluttes med eller F3. Side 53

54 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Side 54

55 Tekstfaktura Menupunktet genudskriver tekstfakturaer 1. Under kartotek udvælges på debitorer. Under faktura udvælges på fakturaer. Der kan udvælges både på debitorer og fakturaer, men det er vigtigt at udfylde både Konto og Dato, selvom det kan virke uvæsentligt. Det begrænser den tid, det tager at lave udskriften. I dette tilfælde ønskes afdeling KJ&M's faktura 209, 210, 211 og 212 genudskrevet. Det er ikke nødvendigt at udfylde Konto og Dato, men det vil tage meget lang at danne udskriften, hvis de er blanke. Der afsluttes med eller F3. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 55

56 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Rykning af debitor Menupunktet er både en udskrift og en rykkerkørsel, der opdaterer de enkelte debitorer og danner en kassekladde. Der er to krav, der skal være opfyldt, for at der kan rykkes. Rykkere dannes kun for debitorer, hvis feltet under fanen Opsætning i debitorkartoteket er markeret som vist. 1. Menupunktet åbnes med Enter. Side 56

57 2. Kriterierne for rykkerproceduren udfyldes. Hvis Konto er blank rykkes alle debitorer i enheden. Rykkerkode Alle udskriv i en kørsel alle forfaldne rykker 1, rykker 2 og Inkasso. Systemet er sat op til at der først kan udskrives rykker 2, 14 dage efter at rykker 1 er skrevet ud. 14 dage senere kan Inkasso skrives ud. Når man skriver alle ud, så vil systemet kun skrive de debitorer ud, som er rykket for mindst 14 dage siden. Pr. dato sættes normalt til dags dato. Status kode er DIVERSE. Enhedens finanskonto, hvor debitorerne står. 3. Der afsluttes med eller F3. Kørslen tager nogle minutter. 4. Under udskrifts muligheder vælges PRINTER og der afsluttes med. Man skal altid vælge PRINTER således at rykkerbilaget udskrives. MAN KAN IKKE GENUDSKRIVE RYKKER BILAG Side 57

58 Udskriften ser sådan ud. Menupunktet Rykker er både en kørsel og en udskrift, så efter udskriften er færdig fremkommer et ekstra billede 5. Der bekræftes med Ja og næste billede åbnes. 6. Der vælges en kassekladde som rykkertransaktionerne skal gemmes i, men kassekladden vil forblive tom, fordi Hjemmestyret ikke opkræver gebyrer. Side 58

59 7. Efterfølgende vil de poster, der er rykket for, være markeret med en ny rykkerkode. Faktura 96 er nu mærket med rykkerkoden "Inkasso" i stedet for Rykker 2. Se nederste venstre hjørne. I debitorkartoteket på fanen Generelt er feltet S.rykker ændret til 01/09-03 fordi, der nu er kørt rykkerkørsler frem til 01/ Til sidst spørges om de tilhørende fakturaer skal udskrives. Når man svarer ja til dette får man udskrevet en faktura kopi af de oprindelige faktura. Fakturakopien sender man til debitor sammen med rykkeren, så debitor kan se regningen igen. Side 59

60 Faktura Menupunktet genudskriver fakturaer 1. Der kan vælges både på Fak.konto (debitorer), Dato og Faktura (fakturanummer) uafhængigt af hinanden, men det er vigtigt at udfylde både Fak.konto og Dato, selvom det kan virke uvæsentligt. Det begrænser den tid, det tager at skabe udskriften. I dette tilfælde ønskes afdeling DcR's faktura nummer 571 genudskrevet. Det er ikke nødvendigt at udfylde Fak.konto og Dato, men det vil tage meget længere tid at danne udskriften, hvis de er blanke. 2. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Side 60

61 Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge Proforma faktura Anvendes ikke Finansafstemning Menupunktet udskriver en afstemningsliste mellem debitor og finans med de saldi, der skal stemme overens og differencen imellem dem. Sammen med saldiene kan udskrives en specifikation, hvor udskriften viser de oprindelige poster specificeret på hvilken modul der er bogført på - og Finans. Side 61

62 1. Menupunktet starter med billedet Udskriftsmuligheder. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Næste billede er Afstemning debitor/finans 3. Der vælges afstemningsperiode og finanslovsområde. Vælges der Saldo, udskrives forskellen mellem debitor og finans pr. Til dato. Hvis der vælges Bevægelser, udskrives forskellen mellem debitor og finans for den valgte afstemningsperiode. Markering i feltet bevirker, at afvigelserne for samlekontiene bliver specificeret pr. postering. Har ingen virkning, hvis der er valgt Saldo. Der afsluttes med eller F3. Alle debitortransaktioner for den valgte periode og det valgte område bliver kontrolleret og de fejlbehæftede transaktioner bliver vist på skærmen. Side 62

63 På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 5. De fundne afvigelser skal afstemmes og rettes manuelt Forespørgsler Menupunkterne under Forespørgsel vises kun på skærmen uden at sende noget til printeren. Side 63

64 Faktura Menupunktet giver mulighed for at lave skærmopslag på fakturaer. 1. Det første billede viser en linje for hver faktura systemet kender. 2. Med F4 kan der søges. Hvis et felt er nævnt flere gange består forskellen i, hvordan der kan søges på flere standard indekser. Nederst på skærmen viser hjælpefeltet, hvilken sorteringsrækkefølge, der vil blive brugt. 3. Hvis der vælges at søge på fakturanummer fremkommer dette billede: Side 64

65 4. Der bekræftes med eller F3. 4. Billedet er nu ændret så den valgte faktura står på første linje Posteringer Menupunktet giver mulighed for at lave skærmopslag på de linjer, der er bogført i systemet. 1. Alle bogførte bilagsposter vises i bilagsnummerorden startende med det laveste nummer. 2. Med F4 kan der søges. Side 65

66 Der kan søges på bilag eller konto. Der er fem forskellige felter, der alle hedder Konto. Det betyder, at der kan søges på flere standard indekser. I bunden af billedet viser en tekst, hvordan listen vil blive sorteret. 3. Der fortsættes med eller F3. Når der vælges søgning på bilagsnummer fremkommer billedet 4. Der bekræftes med eller F Lokalmenu for Forespørgsler/Posteringer: Lokalmenuen er anbragt i højre side af billedet som knapper, der enten kan bruges ved at klikke på dem med musen, eller trykke på Alt samtidig med det bogstav, der er understreget på knappen. Side 66

67 Alt-f åbner billedet "Finansposter", der viser de finansposter, der hører til den post, der var markeret med blåt. Med billedets lokalmenupunkt Alt-o åbnes et nyt billede, der både viser finansposterne og de tilhørende poster i andre moduler som f.eks. debitor- og lagerposter. I kolonnen Modul vises hvilken type posteringen har (Finans,, Lager eller Kreditor). Alt-t åbner billedet "Udligninger på et debitorbilag" for den post, der er markeret med blåt. I det billede ses hvilken post, der udligner (lukker) den valgte post. Hvis linjen ikke er udlignet, vises kun to tomme linjer. Der afsluttes med F3 Side 67

68 1.5 Periodisk og Tilpasning Menupunkterne under Periodisk og Tilpasning bruges ikke i det daglige arbejde, men bliver brugt af konsulenterne i DcR. Side 68