Løn og Personale. Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Klassisk. Side 1. Copyright: Naddon version

Transkript

1 Løn og Personale Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Klassisk Side 1

2 Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist, hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf [email protected] Udgivelsesdato Side 2

3 Indhold Bog Indledning Generelt Forudsætninger Skærmbilleder Opgaver Om Naddon Løn Proces Generel opsætning Oprettelse af lønbruger Lønopsætning Generelt Faste lønarter ATP satser Integration Logo e-boks eindkomst Ændringer i indberetning til eindkomst Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto Lønartsopsætning Opkrævninger fra FerieKonto Opgave kapitel Lønopsætning fortsat Redigere finanskonti Redigere eindkomst Pensionsselskaber Banker Rediger kommunekoder DS/DA Lønoplysninger DS/DA Fraværsoplysninger Personaleopsætning Opgave kapitel Lønmodtageropsætning Side 3

4 Løngrupper Lønskala Procedure i oprettelsen af lønskalaer Automatiske tillæg Finansgrupper Overenskomstkoder Statuskoder lønmodtager Opgave kapitel eindkomst eindkomst typekoder eindkomst lønartsopsætning eindkomst Barselsordninger eindkomst Log Opgave kapitel Oprettelse af lønmodtagere Generelt Ansættelse Beskatning Integration Bankkonti Ferie/Fritvalg Generelt om orlovsfunktionen Pension eindkomst - Lønmodtagerkort Knappen Medarbejder Oversigt Bemærkninger Medarbejderløngrupper DS/DA Statistik Løn- og fraværsstatistik Ændringer til lønoplysninger Timesatser Billede Skattekort Opret lønperioder Lønsedler Side 4

5 Udskriv stamkort Genansættelser Personaleoplysninger Gentagelseskladde Finansopsætning Dimensioner Flyt lønseddel Mødeprofiler Opgave kapitel Lønartskortet Generelt Opsætning lønseddel Knappen Lønart Oversigt Lønartsposter Udv. Finanskontering Lønartstekster Dimensioner Opgave kapitel Lønkladde Lønkladdehoved Lønkladdelinier Knappen Lønkladde Udskriv Opdatér sats Fordél linier Simulér lønseddel Regulering af bogført løn Lønfinanskladde Opgaveliste løn Opgave kapitel Bog Løndannelse Oprettelse af lønperiode Skattekort Rekvirer skattekort Side 5

6 Indlæsning af skattekort Rekv/Indlæsning af skattekort Lønkladde Lønartscheck Lønsedler i hovedmenu Knappen Funktion Knappen Udskriv Indtastning på lønseddel, timelønnede Lønsedler via Lønmodtagerkort Lønsedler Knappen Funktion Knappen Udskriv Bogførte lønsedler Knappen Funktion Knappen Udskriv Funktionærer - eksempel Timelønnede - eksempel Samlet beregning af alle lønsedler Lønberegning, funktionærer Bogføring af lønseddel Bogføring af alle løndsedler på én gang Bogførte lønsedler via hovedmenu Knappen Bogførte lønsedler Knappen Linie Knappen Funktion Knappen Udskriv Opgave kapitel Udskrift af lønsedler Udskrift på papir Fanebladet Bogførte lønsedler: Fanebladet Indstillinger: e-boks dan lønsedler Dan lønsedler til PDF-filer Overfør PDF-lønsedler til e-boks Udskriv kvitteringsfiler til eboks Opgave kapitel Side 6

7 13. Overførsel til finans Overfør til finans Bogførte lønsedler Bogførte lønseddellinier Indstillinger Bankoverføresel Bankoverførselsliste/Udb. liste Lønfinanskladde Opgave kapitel Eksterne indberetninger Månedlig indberetning Lønmodtagere Tilbageførsel Indstillinger Ændringer i indberetning til eindkomst Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto Opkrævninger fra FerieKonto Afstem lønposter med finanskonti Bogførte lønsedler Bogførte lønseddellinier Indberetning på virksomhedsnummer Overførsel af pensioner via PBS Indberetning arbejdsmarkedspension DS/DA Lønstatistik DS/DA Fraværsstatistik Lønmodtagere Indstilllinger Indberetning af barselsordninger Indberetning af A-skat m.v Opgaver kapitel Korrektion Korrektionskørsel Opgaver kapitel Fraværsregistrering Baggrund Fraværsregistreringen i Naddon Løn Side 7

8 Opgave kapitel Fratrædelse Feriepengeberegning ved fratrædelse eindkomst afmeld skattekort Opgave kapitel Ferie og Fritvalgsberegninger (Søgnehelligdag) Feriedage mv Fritvalgs(Søgnehelligdag) -skatteberegning Rette skyldige feriedage Beregn ferietillæg Opgave kapitel Yderligere funktionalitet Gentagelseskladde Lønsedler tilføj standarddimensioner Åbningssaldi FerieKonto indberetning Feriekort Pensionsoversigt Bogførte lønsedler Årsoplysning S74 opsætning Ny nomenklatur DS/DA statistik Overfør lønlinier til sagskladde Opgave kapitel Rapporter Bankoverførsel/Udb liste Beregning ferie/fridage Ferieliste Fraværsliste Fødselsdagsliste Kontoafstemning bogførte lønsedler Lønarter Lønkladde Lønmodtager/Lønartsliste Lønseddelkladde Lønseddel - simuleret Side 8

9 Lønposter med finanskonti Medarbejder Medarbejder bemærkninger Medarbejderstamkort Månedens løntotaler Satsændring på lønseddellinier SH Skatteberegning Slet tomme lønsedler / linier Oplysningsseddel Opgaver kapitel Appendix A. Opgaveløsning Opgave kapitel 4 eksempelvis løsning Opgave kapitel 5 eksempelvis løsning Opgave kapitel 6 eksempelvis løsning Opgave kapitel 7 eksempelvis løsning Opgave kapitel 8 eksempelvis løsning Opgave kapitel 9 eksempelvis løsning Opgave kapitel 10 eksempelvis løsning Opgave kapitel 11 eksempelvis løsning Opgave kapitel 12 eksempelvis løsning Opgave kapitel 13 eksempelvis løsning Opgave kapitel 14 eksempelvis løsning Opgave kapitel 15 eksempelvis løsning Opgave kapitel 16 eksempelvis løsning Opgave kapitel 17 eksempelvis løsning Opgave kapitel 18 eksempelvis løsning Opgave kapitel 19 eksempelvis løsning Opgave kapitel 20 eksempelvis løsning Appendix B. Yderligere opsætningsparametre Side 9

10 Side 10

11 Bog 1 1. Indledning. Generelt. Naddon Løn og personale er et integreret lønsystem til Microsoft Dynamics NAV. Med Naddon Løn og Personale kan man: a. Håndtere løn, pensioner, skat, orlovsperioder mv. direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Overføre og afstemme direkte til finanskonti. c. Automatisk styre medarbejder anciennitet og evt. overenskomsttillæg. d. Elektronisk overførsel af løn og pension til pengeinstitutter i ind- og udland samt overførsel via PBS og indberetning til Skat, Feriekonto og PensionsService. e. Udlæse medarbejderes lønsedler til e-boks. f. Få hjælp direkte via veludbygget Webhjælp. g. Danne og udskrive lønsedler og årsoplysningssedler. h. Danne og udskrive rapporter vedr. lønudgifter, timeforbrug, statistikker mm. i. Integrere til Ressourcer og Sager (forudsætter licens hertil). j. Integrere til Naddon Bank (forudsætter Licens hertil) Forudsætninger For at benytte Naddon Løn og Personale forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt at Naddon Løn og Personale-udvidelsesobjekter er installeret. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dytnamics NAV bruger og bekendt med Økonomistyring (Kladder) samt har kendskab til almindeligt lønbogholderi. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Dette letter en senere brug af undervisningsmaterialet som opslagsværk. Som opsætning for filstier <server><filsti> er der i materialet brugt C:\NLKursus\ Opgaver Opgaverne er nummereret i relation til kapitelnumre og findes sidst i respektive kapitler. Systemets arbejdsdato skal være Der skal til ogaverne oprettes følgende foldere: C:\Barsel C:\BETAL C:\PBSPension C:\PDFlønsedler C:\Skat I kursusopsætningen er de alle oprettet under C:\NLKURSUS Side 11

12 Om Naddon Løn Figur 1.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Om Naddon Løn) Dette vindue viser bl.a., hvilken version af Naddon Løn og Microsoft Dytnamics NAV man kører på. Vinduet er vigtigt i forbindelse med opdateringer og supportsituationer. Vinduet lukkes med klik på OK. Side 12

13 2. Proces Lønmodulet er delt op i en række forretningsgange. Nogle sættes op af leverandøren. Disse skal efterfølgende tilpasses den enkelte kunde. Andre er alene udført af kunden i det daglige arbejde med lønadministrationen. Herunder er vist opdelingen af kursusmaterialet. Naddon Løn leveres med leverandøropsætning Generel lønopsætning (Kapitel 3) Leverandøropsætningen tilrettes virksomhedens data, eks. kontoplan, medarbejdersammensætning Lønopsætning (Kapitel 4 & 5) Virksomheden definerer sammen med leverandøren lønmodtageropsætning herunder eindkomst Lønmodtageropsætning (Kapitel 6) Virksomheden opretter lønmodtagerne Lønmodtageroprettelse (Kapitel 7) Virksomhedens opretter evt. ekstra lønarter samt lønkladde. Lønartskortet og lønkladden (Kapitel 9 & 10) Naddon Løn er klar til beregning og udbetaling af den første løn. Løndannelse (Kapitel 11) Dannelse af lønsedler til medarbejderne Udskrift af lønsedler (Kapitel 12) Overførsel til Finans samt bankoverførsel Overførsel til Finans (Kapitel13) Side 13

14 Indberetning af skat, AER, AES, Pensioner, barsel, sygdom, statistik mm Eksterne indberetninger (Kapitel 14) Korrektion af lønsedler, Fraværsregistrering, Fratrædelse, Ferie og Fritvalgsberegninger, Yderligere funktionalitet samt ekstra Rapporter. (Kapitel 15-20) Ved gennemgangen af Naddon Løn vil man se, at samme funktion kan opnås flere steder fra eksempelvis direkte fra menuen eller fra knapper på skærmbilleder. Så vidt muligt er disse forskellige indgangsvinkler til funktionen samlet i de respektive kapitler. Side 14

15 3. Generel opsætning Ved implementering af Naddon Løn leverer leverandøren en række data til tabeller til brug for løndannelse. Eksempelvis afste lønarter. De indlæste værdier kan ses i Opsætning Programopsætning Naddon Løn Løn : - Lønopsætning (faste lønarter) - Kommuner - Typekoder (til brug for e-indkomst opsætning) - Lønarter - delvist Derudover er dansk postnummertabel indlæst. Oprettelse af lønbruger Især i flerbrugerinstallationer kan det være nødvendigt at fastlægge, hvem der har særligt ansvar for lønområdet (Naddon Løn) og som skal modtage Naddon Løns meddelelser, aldersopdateringer mv. Figur 3.1 (Opsætning - Programopsætning - Brugere - Brugeropsætning) Brugen af funktionen forudsætter, at der er oprettet brugere i Microsoft Dynamics NAV. I det følgende bliver kun de felter berørt, som har med oprettelsen af lønbruger at gøre: Felt Bemærkning Bruger-id I dette felt indsættes bruger-id et ved opslag med F6. Side 15

16 Lønbruger Afmærkning af dette felt sikrer, at kun den eller de pågældende brugere får aldersopdatering, automatiske rapporter mv. første gang dagligt, Microsoft Dynamics NAV startes. Som det fremgår af illustrationen kan dette vindue også bruges til at afgrænse brugeres bogføringsrettigheder, hvilke hovedmenuer, de må se, osv. Side 16

17 4. Lønopsætning Den lønopsætning, som leverandøren har indlæst, skal tilpasses den enkelte virksomheds sammensætning af medarbejdere, kontoplan mm. I dette kapitel ser vi nærmere på Lønopsætningsskærmbilledet. De øvrige skærmbilleder, der omhandler opsætning, forklares i kapitel 5. Generelt Hvert enkelt faneblad i Lønopsætning gennemgås i det efterfølgende. Side 17

18 Figur 4.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning Feriedage pr. år Feriefridage pr. år Ferie % timelønnede Ferietillægsprocent Ansattes årlige antal feriedage. Feltet bruges bl.a. i forbindelse med beregning af feriedage ved lønkørsel og ved feriepengeberegning ved fratrædelse samt ved det løbende regnskab med forbruget af feriedage. Ansattes årlige antal feriefridage. Feltet bruges i forbindelse med beregning af feriefridage ved lønkørsel samt ved det løbende regnskab med forbruget af feriefridage. Feriepengeprocent for timelønnede medarbejdere. Ferietillægsprocenten for funktionæransatte, som har ferie med løn. Timer pr. feriedag Her angives det antal arbejdstimer, der skal til for at udløse 1 feriedag. Beregningen er 52 uger x 37 timer = 1924 timer / 25 feriedage. Resultatet 76,96 svarer til 2,08 feriedag pr. måned. AM-bidragsprocent Den procentsats, der er gældende for arbejdsmarkedsbidraget. Side 18

19 Trækprocent AM-bidrag Arbejdsgiver DA barsel pr. måned Her angives den bruttotrækprocent, som Skat har fastlagt ved manglende skattekort (60 %). Procenten for arbejdsgivers arbejdsmarkedsbidrag. Pr. 1. januar 2000 sættes den til 0 (nul). Pr. 1. juli 2005 skal visse virksomheder (DA-medlemmer med medarbejdere, der er LO-medlemmer) indbetale til den fælles barselsfond. I dette felt indtastes beløbet for månedslønnede. DA barsel pr. 14 dage DA barsel pr. time Her angives indbetalingen for 14 dags lønnede. Indbetaling til barselsfond pr. time. DA barsel, max. bidrag Det maximale årlige bidrag til barselsfonden, p.t. kr Naddon Løn standser selv trækket af bidrag, når grænsen nås. Timer pr. måned Timer pr. uge Timer pr. dag ATP og barsel timer pr. måned ATP og barsel timer / 14 dage Grænse / kørselsgodtgørelse Her angives det gennemsnitlige månedlige timetal for månedslønnede, p. t. 160,33 timer. Værdien findes ved at gange ugentlig arbejdstid (37 timer) med 52 uger (= 1924 timer) og dividere resultatet med 12 (måneder). Her angives den ugentlige arbejdstid. Den gennemsnitlige daglige arbejdstid, f. eks. 7,4 (timer). Her indtastes det antal timer pr. måned, som vil udløse maksimalt ATP- og barselsbidrag. Her angives antallet af timer pr. 14 dage. Her angives den skattemæssige grænse mellem henholdsvis høj og lav kørselsgodtgørelse. Naddon Løn giver en advarsel om skift til lav sats ved indtastning af kørselsgodtgørelse, hvis den angivne grænse overskrides. Barsel.dk pr. måned Her indsættes det beløb, virksomheden skal betale pr. måned for månedslønnede fuldtidsansatte. Som hovedregel er alle private virksomheder omfattet af ordningen, medmindre virksomheden fx bidrager til DAbarsel. Barsel.dk pr. 14 dage Barsel.dk pr. time Barsel.dk, max. Bidrag Her angives indbetalingen for 14 dages lønnede til barsel.dk Indbetalingen til barsel.dk for løsarbejdere. Her angives det maksimale bidrag til barsel. dk pr. år pr. Side 19

20 pr. år Opret lønperioder DS arbejdssted DA arbejdssted Tillad neg. fritvalgssaldo TimeBeskedLønart Timer før besked Lønseddelbemærkning 1 & 2 medarbejder. Naddon Løn standser selv trækket, når grænsen nås. I dette felt kan man vælge, om Naddon Løn skal oprette næste lønperiode Ved postering eller Manuelt for hver ny periode. Naddon Løn er indrettet således, at lønperioderne oprettes automatisk med differentiering mellem medarbejdernes forskellige lønterminer (månedsløn, 14 dages løn osv.). Det giver den letteste administration. Dog skal første lønperiode oprettes manuelt, dels når Naddon Løn tages i brug første gang, dels når der oprettes en ny medarbejder. Her angives virksomhedens generelle arbejdsstedskode ifølge Danmarks Statistik. Denne kode vil blive anvendt på den enkelte medarbejder, medmindre dennes tilsvarende, individuelle kode er angivet på lønmodtagerkortet. En eventuel kode på Lønmodtagerkortet vil med andre ord overstyre den generelle. Samme som ovenfor, men beregnet til Dansk Arbejdsgiverforening. Et i dette felt gør, at Naddon Løn tillader en medarbejders Fritvalgssaldo (Søgnehelligdagssaldo) at blive negativ, f.eks. i forbindelse med søgnehelligdage i foråret, hvor medarbejderen ofte ikke har kunnet nå at optjene tilstrækkeligt med fritvalgstimer. Dette felt bruges i sammenhæng med næste felt, Timer før besked. Hvis man har brug for at få en besked, når der er brugt et bestemt antal timer på en lønart, indtastes lønarten her og det antal timer, der skal til for at udløse beskeden, i Timer før besked. Se ovenfor. Hvis man ønsker at sætte en bemærkning på lønsedlerne, f.eks. en påmindelse om at aflevere nyt skattekort, skrives den her og vil blive indsat på lønsedlen. Denne bemærkning kan også indsættes ved anfordring af udskrift af lønseddel på fanebladet Indstillinger. Regulering af ferieb. Løn funktionærer %fradrag af månedsløn v/ferie funktionærer Afmærkning af dette felt vil regulere feriepenge- og ferietillægsberegningen for funktionærer i lønperioder, hvor der har været afholdt ferie. I dette felt angives den procent pr. afholdt feriedag som feriepengeberegningen skal reduceres med (jf. Ferielovens kapitel 2, stk. 8 er det 4,8 %). Side 20

21 Forudsætningen for korrekt virkemåde er, at der indsættes en linie på lønsedlen med antal afholdte feriedage i perioden. Der skal anvendes lønarten, angivet i feltet Feriedage i Lønopsætning, Faste lønarter og antallet skal angives som negativt tal i feltet Antal på lønsedlen. Faste lønarter Figur 4.2 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) På dette kort sættes de faste lønarter ind, som Naddon Løn skal bruge i forbindelse med lønkørsler og beregninger. Naddon Løn leveres med disse lønarter installeret og opsat, og det vil være en klar fordel ikke at ændre på disse koder, da det vil kunne vanskeliggøre support fra Leverandøren. Lønarter mindre end (<) 205 er forbeholdt virksomhedens egne behov ud over de arter, der er fastlagt af Leverandøren. Felt Bemærkning Ferieberettiget løn Al ferieberettiget løn samles på den angivne lønart. Lønarten er en såkaldt beregningslønart, idet beregningen af feriepenge sker fra summen her. Lønarten indsættes automatisk på lønsedlen ved Side 21

22 lønberegning. Optjente feriepenge Alle beregnede feriepenge samles på denne lønart. Lønarten indsættes automatisk på lønsedlen ved beregning. Grundfradrag feriepenge Optjente sygeferiepenge Afregnede feriepenge Det fradrag, som man har ved afregning af feriepenge. Lønarten angives her, men fradraget beregnes ud fra medarbejderens personfradrag og de regler, som er udstukket af ToldSkat. Hvis feriepengene beregnes for en hel måned, anvendes 3,25 dagsfradrag, for 14-dage 1,5 dagsfradrag og for en uge eller mindre 0,75 dagsfradrag. Når en medarbejder har fået sygedagpenge, skal der beregnes syge-feriepenge. Dette skal ske på en separat lønart. Lønperiodens afregnede feriepenge samles på denne lønart. Beskatning mv. af feriepenge sker fra denne lønart, som indsættes automatisk på lønsedlen. A-skat af feriepenge AMBI af feriepenge SP-bidrag af feriepenge Nettoferiepenge Sygedagpenge Optjent fritvalg Fritvalg forskud Fritvalg netto Fritvalg overskud Da beskatningen af feriepengene sker i forbindelse med lønkørslen, vil denne beskatning indgå som en del af den samlede skat. Man kan derfor se på denne lønart, hvor meget beskatningen af feriepengene udgør. Dette felt og denne lønart tjener det samme formål som angivet ovenfor, blot for arbejdsmarkedsbidragets vedkommende. Det samme her. SP er dog suspenderet for tiden, så lønarten vil ikke optræde på lønsedlen. Her samles de beskattede nettoferiepenge, klar til udbetaling. Lønart til udbetaling af sygedagpenge. Sygedagpenge skal angives på sin egen lønart, da der skal beregnes syge-atp og syge-feriepenge. Optjente fritvalgspenge samles på denne lønart (fritvalg er afløseren for Søgnehelligdag. Hvis der udbetales forskud på fritvalgspengene (Naddon Løn kan håndtere negativ fritvalgssaldo, hvis det afmærkes i feltet Tillad negativ Fritvalgssaldo på fanebladet Generelt) Den angivne lønart vil indeholde netto fritvalgspenge (Optjent fritvalg minus forskud) pr medarbejder. Et eventuelt overskud af fritvalgspenge samles her pr. medarbejder og udbetales herfra ved årsskifte eller Side 22

23 fratræden. Gruppeliv Orlovslønart Dette felt bruges i integration med Løngrupper og Medarbejderløngrupper. Det viser lønarten for gruppelivspræmien. I dette felt indsættes koden på den lønart, der bruges ved udligning af pensioner udbetalt under f.eks. forældreorlov, hvor der ikke udbetales løn. Lønarten træder i stedet for eksempelvis lønart 249, Ovf. til konto, da der netop ikke udbetales nettoløn i disse tilfælde. Arbejdsmarkedspension, Firma Her er angivet den lønart, der bruges til arbejdsgiverandelen af arbejdsmarkedspensionen (214). Når denne og de efterfølgende pensionslønarter skal angives her, skyldes det dels, at der er knyttet bestemte kodestykker i Naddon Løn til behandling af pensioner, dels at lønarterne også kan bruges i Medarbejderløngrupper og anvende den automatik, der ligger der. Bemærk også, at det er bestemte lønarter, der bruges i standardopsætningen: Arbejdsmarkedspension: 214 og 215 Alm. pension: 216 og 218 Ekstra pension: 223 og 224 Kapitalpension: 217 og 219 Arbejdsmarkedspension, medarb. Pension, firma Pension 2, firma Det er ligeledes vigtigt, at man i opsætningen på den enkelte medarbejder bruger de relevante felter til den specifikke pension, da f.eks. arbejdsmarkedspension også indeholder overenskomstkode, hvad almindelig pension ikke gør. Lønarten til medarbejderens andel af arbejdsmarkedspensionen. Lønarten til firmaandelen af ordinær pension. Dette felt er beregnet til de tilfælde, hvor der er en aftale om et kontant pensionsbeløb udover den procentuelle, der er angivet i Pension, firma. Man opretter i så tilfælde en lønart til formålet og indsætter den i dette felt. Pension, medarbejder Ekstra Pension, firma Medarbejderens andel af pension. Dette felt bruges i de tilfælde, hvor firmaet har en aftale med medarbejderen om en pension udover den ordinære pension. Side 23

24 Ekstra pension, medarbejder Kapitalpension, firma Kapitalpension, medarbejder Medarbejderens andel af ekstra pension. Lønarten til firmaets andel af en aftalt kapitalpension. Medarbejderens andel af kapitalpension. ATP medarbejderbidrag Lønarten for medarbejderens andel af ATP (1/3). Syge ATP ATP samlet bidrag Afregning af ferietillæg Feriedage ATP af sygedagpenge. Indgår i det samlede ATP-bidrag. Lønarten for det samlede ATP-bidrag. Lønarten bruges til den årlige afregning af ferietillæg for funktionærer. Se Periodiske aktiviteter. Administration af medarbejdernes feriedage. Rapporten Beregning af ferie-/feriefridage, der køres i starten af hvert ferieår, indsætter medarbejdernes saldo på denne lønart. Ved afvikling af ferie noteres forbruget af feriedage på denne lønart på lønsedlen med negativt fortegn, hvorved saldoen altid vil være medarbejderens tilgodehavende ferie. Feriefridage Spec. Pension Arbejdsmarkedsindkomst Arbejdsmarkeds-bidrag Særligt Pensionsbidrag Syge SP-bidrag Arbejdsgiverbidrag Trækpl. indkomst Grundfradrag Reduktion grundfradrag Det samme gælder her for feriefridagenes vedkommende som ovenstående. Angiv lønart for ekstra pension (medarbejder lngrupper). I forbindelse med lønberegning angives medarbejderens arbejdsmarkedsindkomst på denne lønart. Lønarten for AM-bidraget. Lønarten for det særlige pensionsbidrag (SP). Gælder ikke mere og vil blive fjernet i fremtidige version. Lønarten for den SP, der er beregnet på baggrund af sygedagpenge. Arbejdsgiverens AM-bidrag. Dette bidrag er nulstillet for tiden. Trækpligtig indkomst (efter AMBI) = den A-skattepligtige indkomst. Den her angivne lønart indsættes automatisk på lønsedlen ved beregning med lønmodtagerens periodefradrag. I forbindelse med afholdelse af ferie skal der ske reduktion i grundfradraget, da fradraget allerede er anvendt ved Side 24

25 afregning af feriepengene. Dagsfradrag A-skat Afholdt ferie, funktionærer Skyldige feriepenge DA barselsordning Barsel.dk ordning Udbetalt kontant I de tilfælde ved f.eks. ansættelse eller fratræden, hvor grundfradraget bliver for stort i forhold til perioden, kan man med fordel bruge lønart Denne lønart indsætter medarbejderens dagsfradrag på lønsedlen, hvorefter man angiver antallet af dage. Samtidig sættes grundfradraget ud af kraft. Lønarten for A-skat. Hos funktionærer, som afholder ferie med løn, skal der reduceres for den afholdte ferie i de optjente feriepenge ved at indtaste antal feriedage på denne lønart. Gør m,an det ikek, vil medarbejderen optjene feriepenge af den afholdte ferie,hvilket er i strid med ferieloven. Lønarten bruges i forbindelse med funktionen Ret skyldige feriedage og anvendes af de virksomheder, der selv administrerer medarbejdernes feriepenge (modsat Feriekonto). Lønarten opsamler de skyldige bidrag til barselsordningen DA-barsel. Bidragene hertil afregnes sammen med ATP. Lønarten opsamler de skyldige bidrag til barselsordningen barsel.dk. Bidragene hertil afregnes sammen med ATP. Lønarten for kontant udbetaling af løn. Hvis der på medarbejderen er valgt Kontant/check i feltet Afregningsform, vil denne lønart komme i anvendelse. Udbetalt kontooverførsel Lønarten for udbetalt løn overført til medarbejderens konto. Hvis der på medarbejderen er valgt Ovf. TilKonto i feltet Afregningsform, vil denne lønart blive brugt. I forbindelse med overførsel til bank checkes medarbejderne for bankregistrerings- og kontonummer. Side 25

26 ATP satser Figur 4.3 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) På dette faneblad indsættes de 4 forskellige ATP-satser, nemlig A, B, C, D og E-bidrag samt øvrige faktorer, der er bestemmende for ATP-bidragets størrelse. Om en medarbejder skal betale ATP efter A-, B-, C- D eller E-sats afhænger af, om virksomheden er privat eller offentlig arbejdsgiver samt af den pågældende overenskomst. Vær ligeledes opmærksom på, at pr. 1. januar 2006 flyttedes en stor del af de funktionærer, der hidtil har betalt ATP-bidrag efter B-satsen, over til C, D eller E-sats. Felt Bemærkning ATP pr. måned (Abidrag) Arbejdsgiver ATPfaktor ATP udregnes af beskæft. grad I dette og i de næste 2 felter angives, hvor meget der brutto skal indeholdes i A-bidrag i ATP, henholdsvis pr. måned, pr. 14 dage og pr. time. Her angives arbejdsgiverens andel af det samlede ATPbidrag (2/3). Ved afmærkning af dette felt vil ATP en blive udregnet efter medarbejdernes beskæftigelsesgrad, som angivet i felt Side 26

27 Beskæft. (%) på faneblad Generelt på Lønmodtagerkortet. Samtidig kan feltet ATP-beregning stilles til 1/1 på medarbejderen, idet beskæftigelsesgraden vil styre ATP. OBS! Dette gælder kun månedslønnede funktionæransatte! ATP pr. md. B-sats ATP pr. md. C-sats ATP pr. md. D-sats ATP pr. md. E-sats I dette og i de næste 2 B-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter B-satsen. I dette og i de næste 2 C-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter C-satsen. I dette og i de næste 2 D-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter D-satsen. I dette og i de næste 2 E-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter E-satsen. Integration Figur 4.4 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning SE-nr. Hvis en virksomhed udover sit CVR-nummer har et eller flere Side 27

28 SE-numre, angives SE-nummeret for løn mv. her. Nummeret medtages på lønsedler, årsoplysning mv. Er feltet tomt (= at virksomheden kun har ét CVR/SE-nr.), bruges CVR-nr. fra Finans, Virksomhedsoplysninger. Benyt ressourcepriser Bruges til at indsætte kostprisen på ressourcen (= medarbejderen) i stedet for satsen på lønarten. Hvis man eksempelvis på en timelønnet medarbejders kort angiver et ressourcenummer (feltet Ressourcenr på fanen Statistik) med en tilhørende Enhedskode, og hvor der på ressourcekortet i modulet Ressourcer er beregnet kostpris for medarbejderen, så vil denne kostpris blive anvendt i stedet for satsen på den valgte lønart. Denne funktion gør, at medarbejderens løn kun skal vedligeholdes et sted. Automatisk opret af ressource Tillæg ved mgl.kostpris Udvidet finanspostering Konto skyldig løn Streg i CPR-nr. Genansættelse på samme nr. Ved afmærkning af dette felt vil Naddon Løn automatisk ved oprettelse af medarbejdere oprette ressourcer med samme nummer og navn. Hvis man bruger Benyt ressourcepriser, anvendes dette felt til at angive omkostningstillægsprocenten på ressourcen, hvis der på denne kun er angivet købspris. Udvidet finanskontering. På hver enkelt lønart er angivet hvilken finanskonto, der skal overføres til ved Overførsel til finans som standard. Der kan imidlertid være brug for, at der overføres til andre konti for de enkelte medarbejderes vedkommende, f. eks. ved kontering af forskellige personalegrupper (timelønnede, funktionærer etc.) og her bruges udvidet finanskontering. Se eventuelt mere om dette i Kapitlet Lønartskort. Her indtastes nummeret på den statuskonto i finanskontoplanen, hvor skyldig løn skal bogføres. Feltet har betydning ved periodisering, hvor der er forskel på Bogføringsdato og Afregningsdato ved Overførsel til finans f.eks. ved forudlønnede medarbejdere. For indsættelse af stregen i CPR-nummeret automatisk. Man kan altså indtaste CPR i én køre, hvorefter Naddon Løn indsætter bindestregen. Normalt finder genansættelse i Naddon Løn sted på nyt nummer, men ved markering af dette felt kan genansættelse ske på medarbejderens tidligere nummer. Dette har særlig betydning ved virksomheder med meget sæsonbetonet og skiftende arbejde, f.eks. fiskeindustri og gartnerier. Hvis man bruger Genansættelse på samme nummer, angives en genansat medarbejders start- og slutdato i vinduet Genansættelse under knappen Medarbejder på Side 28

29 Lønmodtagerkortet. Bank reg.nr. Bank kontonr. Bankoverførsel via Registreringsnummeret på den bank, hvorfra lønudbetalingen skal finde sted. Virksomhedens bankkontonummer, hvorfra lønudbetaling skal ske. Kontonummeret angives med 10 cifre uden eventuelle bindestreger. Hvis selve kontonummeret er på mindre end 10 cifre, foranstilles det nødvendige antal nuller. Naddon Løn kan overføre løn mv. elektronisk til medarbejdernes konti. I dette felt vælges den overførselsprotokol, som virksomhedens pengeinstitut bruger. Der kan vælges mellem Sparekasse (KASeL), UniTel (Nordea), DBTS (Danske Bank), Bank Data (som bruges af bl. a. Sydbank m. fl.), PC Giro (BGBank), Arb. Landsbank, Jyske Bank, BGOffice og Bankernes EDB Central. For yderligere vejledning se Naddon Bank webhjælp og kursusmateriale. Version af bankoverførsel Bankoverførselsmappe Bankoverførselsfilnavn Aktivere Webhjælp Dette felt bruges i forbindelse med bankoverførselsarten Bank Data der har to forskellige versioner. Tilladte værdier i feltet er 3.20 og Her angives stien til den mappe i bankoverførselsprogrammet, hvortil lønoverførselsfilerne skal sendes. Her indtastes det ønskede navn på overførselsfilen. Dette felt skal vinges af for at aktivere Webhjælp. Når den aktiveres, fremkommer følgende meddelelse: Registreringen sker som et led i Leverandørens fortsatte bestræbelser på forbedring af webhjælpen og af Naddon Løn, Side 29

30 idet vi gennem denne opsamling af oplysninger kan se, hvilke funktioner der spørges mest på. PensionService kundenr. PensionService Filnavn Her angives virksomhedens kundenummer ved PensionService. Ved dannelsen af indberetningsfilen indsættes virksomhedens CVR-nummer samt lønmodtagernes CPR-numre mv., så identifikationen er entydig. Navnet på indberetningsfilen til PensionService skal bestå af PSS + kundenummer hos PensionService + efternavnet.txt, f. eks. c:\pss00500.txt Indberetning og betaling af A-skat mv. Naddon Løn kan håndtere elektronisk indberetning og betaling af A-skat, AM-bidrag mv. Før disse faciliteter kan tages i brug, skal virksomheden tilmeldes ordningen hos Skat. Denne tilmelding kan ske på Skats hjemmeside, hvor indberetningen også finder sted. Udlæsning af indberetning af A-skat mv. sker ved hjælp af rapporten Indberetning af A-skat m.v. (nr ). Betalingstype til afregning af A-skat Der kan her vælges mellem PBS eller HomeBanking. Ved PBS oprettes en PBS-betalingsaftale med Skat hvorefter Skat hæver det indberettede beløb på virksomhedens bankkonto. Ved valget HomeBanking skal man fortsat indberette A-skat, AM-bidrag etc.; men man skal selv sende beløbet via sit bankprogram. Filnavn til afregn. af A-skat Navnet på indberetningsfilen er valgfrit, men skal altid have efternavnet.xml, f. eks. c:\a-skat.xml Dette filnavn indsættes automatisk i rapport , Indberetning af A-skat mv., som udskrives hver måned som fil og indlæses på ToldSkats hjemmeside. Kundenummer FerieKonto Nummerserie Lønmodtagere Afvent aut. Sagsbogføring Her indtastes virksomhedens kundenummer hos FerieKonto. Dette kundenummer bruges til dannelse af filnavnet ved udskrift af rapporten FerieKonto indberetn. Naddon Løn er indrettet til automatisk at give fortløbende medarbejdernumre. Denne nummerrække oprettes i Microsoft Dynamics NAV tabellen Nummerserie på sædvanlig måde. Naddon Løn er forberedt til, at en medarbejders timer ved bogføring af lønseddel noteres på en sag, forudsat at sagens nummer er angivet på lønsedlen og lønkladden. Det kan imidlertid være praktisk at vente med sagsbogføringen, Side 30

31 og et i dette felt vil medføre at sagsposterne afleveres i en sagskladde med henblik på senere bogføring på sagen. Sagskladdetype Sagskladdenavn Pension PBSoverførsel Her angives, evt. ved opslag med F6, hvilken sagskladdetype, man vil bruge. Her vælges, evt. ved opslag med F6, hvilken sagskladde, man vil bruge som standard, når der er valgt Afvent aut. sagsbogføring. Alle overførsler til pensionskonti kan i Naddon Løn ske enten ved overførsel til lønmodtagerens pensionskonto ved angivelse af registreringsnummer og kontonummer på lønmodtageren, eller ved angivelse af pensionsselskab og pensionspolicenummer på lønmodtageren. Hvis dette er markeret og en lønmodtagers felter for pensionsselskab og policenummer er udfyldt, vil pensionen blive overført hertil via PBS. Hvis en lønmodtagers felter for pensionsregistreringsnummer og pensionskontonummer er udfyldt og PBS-felterne er blanke, vil pensionen blive overført via banken. Man kan med andre ord håndtere pensioner både på PBS og via banksystemet. Pension PBSoverf.mappe Pension PBS-overf. filnavn DA-Barsels mappe Her angives stien til den mappe, hvor PBS-pensionsfiler skal anbringes, f. eks. C:\PBSPENSION\ Navnet på PBS-pensionsfilen. Hvis virksomheden skal indbetale til DA s barselsfond, skal der sendes en indberetning hvert kvartal. Denne indberetning genereres af rapporten Indberetning af barselsordninger og afleveres via internettet. Barsel.dk mappe Hvis virksomheden skal indbetale til den generelle barselsfond barsel.dk, skal der sendes en indberetning hvert kvartal. Denne indberetning genereres af rapporten Indberetning af barselsordninger og afleveres via internettet. Flere oplysninger kan indhentes på Produktionsenhedsnr. En virksomhed kan have flere geografiske lokationer. I daglig tale også kaldet et P-nummer. Side 31

32 Logo Figur 4.5 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) På dette faneblad kan man se det logo, man har valgt til indsættelse på lønsedlen. Logoet, der skal være i.bmp format, hentes ind ved hjælp af knappen Billede, Indlæs logo. Det vil herefter blive indsat øverst på lønsedlen. e-boks Der er udviklet en integration mellem Naddon Løn og Post Danmark, e-boks Decentral Løn, så lønsedler kan overføres til medarbejdernes e-bokse. Denne integration forudsætter, udover en aftale med Post Danmark, følgende: En PDF-printer, installeret på den maskine, hvorfra afsendelsen af lønsedlerne foregår programmet WinZip 10 Pro i registreret version med command line support, som pakker lønsedlerne til én fil ved fremsendelsen til Post Danmark, samt programmet WinScp, som tilvejebringer sikker transport over Internettet. Herudover skal der foretages opsætninger, dels i Lønopsætning, dels på den enkelte lønmodtager. Disse opsætninger behandles detaljeret i Webhjælpen til de respektive faneblade. Side 32

33 Lønbehandlingen foregår som den altid har gjort, dog med den tilføjelse, at udskrift af lønsedler nu foregår i to tempi, hvis ikke alle virksomhedens lønmodtagere skal modtage lønsedler i e-boks: Dels skal der udskrives lønsedler på papir til de medarbejdere, som ikke modtager i e-boks, dels skal de elektroniske lønsedler afsendes til e-boks. Afsendelse af de elektroniske lønsedler beskrives i detaljer under kapitlet Løndannelse. På dette faneblad er de grundlæggende opsætninger af integrationen til e-boks samlet. NB! Vær opmærksom på, at kortets felter først kommer til syne, når modulet e-boks sat i gang af Leverandøren. Figur 4.6 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning Materialenr. Mappe til PDFlønsedler Mappe til samlede filer Materialenummeret tildeles af Post Danmark og angives her. I denne mappe placeres de enkelte PDF-lønsedler med henblik på afsendelse til e-boks. Hvis dette felt er udfyldt (og mappen er oprettet), vil der blive dannet én PDF-fil med alle lønsedlerne fra den pågældende kørsel. De enkelte filer vil hedde lønseddel+dato+tid. Dette er med henblik på, at man på et senere tidspunkt kan finde en lønseddel frem, hvis denne f.eks. er gået tabt. Mappe til kvitteringsfiler Sti og navn på den mappe, hvori kvitteringsfilerne fra Post Danmark skal placeres. Side 33

34 Program til e-boks overførsel Program til e-boks kvitteringsfiler Slette kvitteringsfiler efter udskrift Nr. foran Zip-fil Her angives navnet på det program, der overfører PDFlønsedlerne til Post Danmark. Her angives navnet på det program, der henter kvitteringsfilerne fra Post Danmark. Hvis dette felt markeres, vil kvitteringsfilerne blive slettet efter udskrift. Heltalsfelt. Feltet bruges i de tilfælde, hvor virksomheden har flere regnskaber, hvorfra der udbetales løn, til at skelne mellem de zip-filer, der sendes til e-boks. eindkomst Figur 4.7 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning Indberettertype eindkomst filplacering 1 = Virksomhed, 2 = Befuldmægtiget/Lønservicebureau Hvor filen placeres på eget system eindkomst Nummerserie opsat under Opsætnig Programopsætning Side 34

35 nummmerserie eindkomst Hovednummer Lovbaserede barselsfond Generelt Nummerserie. Nummerserie opsat under Opsætnig Programopsætning Generelt Nummerserie. Skal være sat op til automatisk, da samme nummer ikke må indsendes to gange. Koder defineret af SKAT. Se Kapitlet Lønmodtageropsætning e-ndkomst barselsordninger. Ændringer i indberetning til eindkomst. Når der sker lovændringer, kan det være nødvendig at ændre i eiindkomstopsætningen. Her følger et eksempel: Som følge af ændringer i Ligningsloven og forskellige andre love, jf. lovforslag L31 (Version 1.2.). Se evt. skal nedenstående ændringer foretages i eindkomst opsætningen. Typekoder - Teksten i typekode ændres til; værdi af fri telefon. - Teksten i typekode og oprettes og ændres som vist nedenfor. Figur 4.8 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Typekoder) Lønartsopsætning Lønarten for multimediebeskatning ændres i beskrivelsen og satsen ændres til 2500/12 = 208,33. Værdi af personalegoder; Her oprettes de nødvendige lønarter til brug herfor og angives ved hhv. typekode 0055 og Side 35

36 Figur 4.9 Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Lønartsopsætning) Mht. indberetning af arbejdsgiverbetalt sundhedsforsikring til ansatte kommer der mere herom, når der åbnes for indberetningen pr. 1. marts Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto. Oplysninger om feriepenge, der hidtil er indberettet direkte til FerieKonto, skal fra 2012 og frem indberettes til eindkomst. Naddon Løn er indberetter oplysninger til SKAT på følgende måde: Løbende opsparing for timelønnede medarbejdere skal indberettes sammen med lønoplysninger hver gang, der indberettes til eindkomst. Afregnede feriepenge for funktionærer indberettes derimod kun, når funktionæren er fratrådt (udfyldt fratrædelsesdato). Dog skal der stadig under periodiske aktiviteter, fratrådte funktionærer dannes ferieafregninger for hhv. indeværende år, sidste år og evt. forrrige år. Bemærk: Det er meget vigtigt, at afregningsdatoen sættes til det samme som fratrædelsesdatoen. Det er et krav, at ferieafregningerne bliver indberettet den samme måned, som funktionæren får udbetalt sin sidste løn. For at danne den korrekte fil, skal der oprettes følgende typekoder, som vist nedenfor: Typekoder Vælg Opsætning, Programopsætning, Naddon løn, Løn, eindkomst, Typekoder. Her indsættes de linier, der er markeret med gult. Bemærk: Løbenr og har ikke noget typenr. Side 36

37 Figur 4.10 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Typekoder) Lønartsopsætning Vælg Opsætning, Programopsætning, Naddon løn, Løn, eindkomst, Lønartsopsætning. Her indsættes de linier, der er markeret med gult. Bemærk: Løbenr og har ingen typenr. Bemærk: Nettoferiepenge timelønnede og nettoferiepenge funktionærer lønart 253, feltet vend fortegn markeres. Figur 4.11 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Lønartsopsætning) SKAT er på nuværende tidspunkt ikke klar med et færdigudviklet testmiljø, der kan håndtere indberetning af feriepenge for fratrådte funktionærer. Hvis der mod forventning skulle være ændringer til indberetningen, vil der blive udsendt et hotfix. Opkrævninger fra FerieKonto Når FerieKonto i 2012 overgår til at modtage indberetninger via eindkomst, vil alle arbejdsgivere som udgangspunkt blive opkrævet via PBS. Arbejdsgiverne kan vælge at tilmelde betalingen til Betalingsservice eller at få et indbetalingskort (fysisk eller elektronisk). Side 37

38 Opgave kapitel 4 4.a Find lønarten til feriedage. 4.b Hvor indsættes det genmesnitlige antal timer for henholdsvis måneds- og ugelønnede? 4.c Hvor findes de satser for ATP, der skal indsættes i Naddon Løn? Side 38

39 5. Lønopsætning fortsat Redigere finanskonti Finansopsætningen skal tilpasses virksomhedens egen kontoplan. Dette gennemgås i detaljer under kapitlet Lønartskort. Redigere eindkomst Se forklaring under Lønopsætning faneblad eindkomst. Pensionsselskaber Figur 5.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Pensionsselskaber) Side 39

40 I denne tabel indsættes oplysninger om de pensionsselskaber hvortil pensioner overføres ved PBS-overførsel: Felt Bemærkning Pensionsselskab Navn PBS-nummer Afdeling Her indtastes en selvvalgt kode for det pågældende pensionsselskab. Pensionsselskabets navn. Pensionsselskabets PBS-nummer Betegnelsen på denne kolonne er hentet direkte fra PenSams terminologi og betyder faggruppekode. PenSam forlanger oplysning om medarbejderens faggruppekode ved pensionsindbetalingen. Har man flere medarbejdere i virksomheden, som har pension i PenSam og med hver sin faggruppekode, oprettes de på hver sin linje. Format Pensionsfil Aftalenummer Hvis pensionsselskabet er PenSam, vælges her PenSam, ellers lades feltet blankt. Aftalenummeret identificerer afsenders aftale med modtageren. Nummeret er aftalt mellem afsender og modtager. Den individuelle PBS-opsætning af medarbejderen sker på Lønmodtagerkortets faneblad Bankkonti, hvor medarbejderens pensionsselskab vælges fra denne tabel. Vær også opmærksom på at felterne vedrørende overførsel af pension via PBS er udfyldt i Lønopsætning. Side 40

41 Banker Figur 5.2 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Banker) Denne tabel indeholder registreringsnumre og navne på medarbejdernes banker og bruges ved opslag (F6) til indsættelse på Lønmodtagerkortene af registreringsnummer og navn på banken. OBS. Tabellen leveres tom og man opretter bankerne efterhånden, som man får brug for dem. De kan derpå hentes på Lønmodtagerkortet Bakkkonti Bank reg.nr. Rediger kommunekoder Denne tabel indeholder alle landets kommuner (både nye og gamle) med nummer samt deres tilknytning til amter/regioner. Kommunetabellen bruges til angivele af medarbejderes kommunale tilhørsforhold (fanebladet Statistik, feltet Kommunenummer på Lønmodtagerkortet). Side 41

42 Figur 5.3 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Kommuner) DS/DA Lønoplysninger Der findes 2 dokumenter fra Danmarks Statistik, som er nødvendige for at kunne oprette DS/DA statistikken i Naddon Løn. Disse bør udskrives og gennemlæses, inden oprettelsen starter. Hvis der er spørgsmål til koder og fortolkninger skal de rettes til Dansk Arbejdsgiverforening eller Danmarks Statistik Lønsektion. Dokumenterne er: - Klassifikation over arbejdskoder (DISCO) mm -Ip og IL koder kan ses på dette link. Herunder ses et eksempel på opsætning af DA/DA Lønoplysninger. Side 42

43 Figur 5.4 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn DS/DA DS/DA Lønoplysninger) Felt Bemærkning Indholdstype Indholdstypen gælder for Lønartsformel antal Lønartsformel beløb Lønartsformel til reduktion Indholdstypen er angivet i vejledningen fra Danmarks Statistik. Kun tallet skal angives (f.eks. IL0010 angives som 0010). I dette felt vælges den type ansat, indholdstypen gælder for. Der kan vælges mellem Alle, Funktionærer og Timelønnede. Her angives de lønarter, hvis ANTAL skal tælles med, f.eks. de timetællende lønarter. Her angives de lønarter, hvis BELØB skal tælles med. Denne kolonne bruges ved oplysninger, som er resultatet af en subtraktion mellem to eller flere lønarter, f.eks. ATP, hvor medarbejderens indbetaling angives på lønart 220 og det samlede ATP-bidrag angives på lønart For derfor at kunne angive arbejdsgiverens andel af ATP reduceres angivelsen på lønart 9220 med lønart 220 (sidste linie på illustration) Beskrivelse BEMÆRK! En valgfri tekst, som beskriver det angivne (teksten medsendes ikke ved udlæsning). Lønartsformel antal og Lønartsformel beløb kan/skal være forskellige, f.eks. ved overarbejde, hvor betalingen deles på timeløn og overtidstillæg. Antal på overtidstillæg skal ikke tælles med, da timerne er talt med som almindelig timeløn. Side 43

44 DS/DA Fraværsoplysninger I dette vindue indsættes koder til brug ved indberetning af fravær til Danmarks Statistik. Figur 5.5 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn DS/DA DS/DA Fraværsoplysninger) Felt Bemærkning Indholdstype Indholdstypen gælder for Lønartsformel antal Beskrivelse Her indtastes liniens indholdstype i overensstemmelse med retningslinierne fra Danmarks Statistik. Her kan der vælges mellem Alle, Funktionærer og Timelønnede. Her indsættes de relevante lønarter for det pågældende fravær. Dette felt er til eget brug, og her indtastes en sigende beskrivelse af linien. Feltets indhold medtages ikke ved udlæsning til DS. Den tilhørende rapport, DS/DA Fraværsstatistik, henter sine oplysninger dels fra ovenstående vindue, dels fra forekomsten på medarbejdernes lønsedler. Se iøvrigt kapitlet Fraværsregistrering. Side 44

45 Personaleopsætning Figur 5.5 (Personale - Opsætning Personaleopsætning) I feltet Lønmodtager integration kan der vælges imellem Ingen integration, Medarbejdernr. samt Sidste medarbejdernummer. Der skabes link mellem Medarbejderkort og Lønmodtagerkort. Opgave kapitel 5 5.a Hvad bruges DISCO til? Side 45

46 6. Lønmodtageropsætning Løngrupper Figur 6.1 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Løngrupper) Løngrupper bruges til at opsætte medarbejdernes forskellige pensionsordninger og gruppeliv i grupper. Den enkelte medarbejder tilknyttes så den eller de løngrupper via vinduet Medarbejderløngrupper, der befinder sig under knappen Medarbejder på Lønmodtagerkortet. Side 46

47 Sker der så en ændring af pensionsbidragene eller af gruppelivspræmierne, rettes satserne her, hvorefter det automatisk rettes på de tilknyttede medarbejdere. Felt Bemærkning Løngruppe Navn Her angives en kode af tal, bogstaver eller en kombination heraf. Her indtastes en kort og udtømmende beskrivelse af løngruppen. NB. Denne beskrivelse medtages til lønsedlen. Sats Er løngruppen udtrykt som et beløb, angives dette her. NB. Man kan ikke på samme linie indtaste beløb i dette felt og en procentsats i næste felt! % sats Er løngruppen en procentsats, indsættes procenten i dette felt. Lønskala Vinduet Lønskala bruges til at opsætte medarbejdernes overenskomstmæssige lønforløb incl. stedtillæg (stedtillæg skal angives separat, da det normalt ikke er pensionsberettiget): Figur 6.2 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Lønskala) Side 47

48 Felt Bemærkning Løntrin Lønart løn Beskrivelse Lønart stedtillæg Lønart overenskomsttillæg 1-5 Datoformel Her angives lønskalaens trin. Det angives normalt med et ciffer. Her angives den lønart, som knyttes til løntrinet. Som standard indsættes lønartens beskrivelse; denne kan overskrives med anden betegnelse. Her angives stedtillægslønarten i henhold til virksomhedens placering i stedtillægszonerne. Her kan angives lønartenfor et overenskomstbestemt tillæg. Der er mulighed for at angive op til 5 forskellige overenskomsttilllæg. Her angives lønskalaens stigningstakt pr. løntrin, normalt udtrykt i år. Dette felt arbejder sammen med feltet Dato næste løntrin på Lønmodtagerkortet og vil overstyre en eventuel angivelse i feltet Datoformel næste trin på lønartskortet. Næste løntrin Dette felt skal indeholde det næste løntrin, medarbejderen skal rykke til, og feltet skal naturligvis være blankt ud for sluttrinet. - OBS. De lønarter, der bruges i Lønskala, skal alle have indstillingen Overfør ikke i feltet Ved bogføring på lønartskortet. Lønarterne indsættes automatisk ved simulering af lønsedlen (i lighed med Medarbejderløngrupper). Procedure i oprettelsen af lønskalaer Der begyndes med at klikke på knappen Lønskala (eller trykke F5) for at åbne vinduet Lønskala oversigt: Side 48

49 Figur 6.3 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning Lønskala knappen Lønskala) Her oprettes lønskalaerne for de forskellige overenskomster med en kode i feltet Lønskala og en betegnelse til eget brug i Beskrivelse. Den pågældende lønskala markeres og der klikkes OK for at vende tilbage til vinduet Lønskala, hvor oprettelse og vedligehold foregår som ovenfor beskrevet. Når dette arbejde er tilendebragt, skal medarbejderne tilknyttes hver deres lønskala, og det sker i felterne Lønskala og Løntrin på Lønmodtagerkortets faneblad Integration. Side 49

50 Figur 6.3 (Personale Naddon Løn Løn - -Lønmodtagere) På medarbejderens åbne lønseddel skal de lønarter fjernes, som nu erstattes af lønarterne, der er knyttet til den aktuelle lønskala og løntrin. Så er systemet klar til at køre. Automatiske tillæg Figur 6.4 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning Automatiske tillæg) I vinduet Automatiske tillæg indlægges undervisningstillæg til lærere og børnehaveklasseledere mv.. Ved simulering af lønsedlen tager Naddon Løn fat i feltet Side 50

51 UV-timer jfr. årsplan på den enkelte lønmodtager, laver beregningen af de enkelte undervisningstillæg og indsætter dem på lønsedlen. Felt Bemærkning Nummer Navn Tillægsgruppe Her indsættes lønartens nummer ved opslag (F6) i lønartsoversigten. Lønartens betegnelse indsættes automatisk her. Den kan dog ændres, hvis det ønskes. Det er teksten fra dette vindue, der indsættes på lønsedlen. Her vælges med opslag (F6), hvilken tillægsgruppe tillægget skal være gældende for. Nummer. Her angives en kode for den pågældende gruppe. Koden kan bestå af tal og/eller bogstaver. Navn. Betegnelse på gruppen. Fra timetal Til timetal Divisor Her indtastes tillæggets nedre intervalgrænse. Her indtastes tillæggets øvre intervalgrænse. Feltet bruges direkte til udregning af tillægget pr. måned, idet matematikken er som følger: En lærer har f.eks. 675 undervisningstimer jf. årsplanen. Han/hun skal derfor have undervisningstillæg I og II. På UV-tillæg I bliver udregningen 649,9*satsen/12. På UV-tillæg II bliver udregningen ( )*satsen/12 og så fremdeles. Ved overgang til dette system skal de anvendte lønarter have indstillingen Overfør ikke i feltet Ved bogføring på lønartskortet. Side 51

52 Dernæst skal lønarterne slettes på de lønsedler, hvor de hidtil har været indsat. De vil efterfølgende blive indsat automatisk ved simuleringen af lønsedlen/beregning af lønsedlen. Finansgrupper Hvis virksomhedens kontoplan forudsætter, at medarbejdernes lønninger mv. posteres forskelligt, kan man med stor fordel benytte faciliteten Finansgruppe. Kort fortalt virker det på den måde, at medarbejderne opdeles i grupper, f. eks. efter deres funktion: Figur 6.5 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning Finansgrupper) Finansgruppekoden knyttes derefter til de pågældende medarbejdere. På de lønarter, som bruges til disse forskellige grupper, laves så en finanskontoopsætning, der ved overførsel til finans posterer på de relevante konti. Se kapitel Lønartskort for en nærmere beskrivelse. Side 52

53 Overenskomstkoder Figur 6.6 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning Overenskomstkoder) I denne tabel samles de overenskomster, som virksomhedens medarbejdere arbejder under, med kode og navn. Tabellen bruges til opslag fra det enkelte Lønmodtagerkort til indsættelse af overenskomstkode på vedkommende og videre i sammenhæng med indberetning af visse statistikker til Dansk Arbejdsgiverforening. Endvidere hentes overenskomstkoden for de medarbejdere, der har arbejdsmarkedspension, til PBS-overførslen til pensionskassen, så hvis en pensionskasse ønsker at få overenskomstkoden oplyst på de enkelte medarbejdere, er det her, den skal indsættes. Statuskoder lønmodtager Statuskoder kan bruges til en markering af medarbejderens øjeblikkelige status i virksomheden. Vinduet nås også fra Lønmodtagerkortets felt Status på faneblad Generelt. Side 53

54 Figur 6.7 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Statuskoder) Felt Bemærkning Statuskode Navn I dette felt kan man indtaste en selvvalgt kode for den pågældende status. Her indtastes en sigende beskrivelse af koden. Statuskoder bruges til en markering af medarbejderens øjeblikkelige status i virksomheden. Vinduet nås også fra Lønmodtagerkortets felt status på faneblad Generelt Opgave kapitel 6 6.a Hvilket lønartsstedlillæg hører til løntrin 37? 6.b Hvordan fungerer automatiske tillæg? 6.c Hvad kan man bruge finansgrupper til? Side 54

55 7. eindkomst I dette kapitel er samlet de oplysninger, der skal bruges ved indberetning til Skat. Beskæftigelseskoder Figur 7.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn eindkomst - Beskæftigelseskoder) Tabellen Beskæftigelseskoder hentes normalt ved hjælp LookItUp fra Leverandørens server, og det er ikke hensigten, at der skal rettes i disse koder. Side 55

56 Normalt bruges kun koderne 00 (almindelige lønmodtagere), 04 (produktionsskoleelever) og 08 ( 48E). Den passende kode indsættes på den enkelte medarbejder ved opslag i denne tabel fra feltet Beskæftigelseskode på Lønmodtagerkortets faneblad eindkomst. Koden medsendes i filer til Skat. eindkomst typekoder Figur 7.2 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn eindkomst - Typekoder) Dette vindue indeholder alle de typekoder, der skal bruges i forbindelse med indberetning A-skat mv. til Skat. Der er ligeledes adgang til dette vindue fra vinduet Lønartsopsætning, hvor de enkelte typekoder indsættes. OBS: Man bør absolut IKKE rette i denne tabel! Felt Bemærkning Løbenr Typenr. Beskrivelse Type Recordnr Dette felt viser den enkelte records løbenummer, dvs. linjenummer. Det fungerer på samme måde som kladder, hvor linjenummeret springer med ad gangen. Dette felt indeholder felttypenummeret i eindkomst. Bemærk ligheden med de gamle feltnumre på S74 - Årsopgørelse Her ses Skats officielle beskrivelse af recorden. Dette felt indeholder mulighederne Beløb, Barsel, Afkrydsningsfelt og Supplerende tekst. Numrene i denne kolonne refererer direkte til Skats eindkomst. Side 56

57 Bemærkning På SE niveau Uddybende kommentar til recorden. Sumtal på SE nummer (benyttes ved indberetning på Virksomehdsniveau) eindkomst lønartsopsætning Indholdet i Lønartsopsætning bestemmer indholdet af den månedlige indberetning til Skat. Figur 7.3 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn eindkomst - Lønartsopsætning) Herover ses et eksempel på Lønartsopsætning; indholdet i vinduet skal afspejle virksomhedens behov; det vil sige, at man fjerner de typekoder, man ikke har brug for. Hvis virksomheden har brug for en typekode, der ikke vises i standardopsætningen, kan man i kolonnen Løbenr. ved opslag (F6) komme ind i tabellen eindkomst typekoder og dér vælge den eller de manglende: Herunder følger en forklaring til Lønartsopsætnings indhold: Felt Bemærkning Løbenr Typenr. Lønart Dette er et rent Microsoft Dynamics NAV-felt, idet Microsoft Dynamics NAV i lighed med andre databaser ikke kan håndtere records med samme nummer. Man kan derfor betragte dette felt som en linjenummerering. Dette felt refererer til Skats feltnumre. Her indsættes den eller de lønarter, der skal indgå i den pågældende record til Skat. Der er opslag (F6) til Lønartsoversigt. Side 57

58 En særlig bemærkning til typenummer 0200, Bruttoindkomst: I denne linje skal man indsætte lønarten for bruttoindkomst (se faste lønarter under lønopsætningen). Beløbet i typenr. 0013, typenr samt medarbejderens andel til ATP og pension skal i alt være lig med beløbet i typenr bruttoindkomst. Lønarter til reduktion Vend fortegn Recordnr. Type Her indsættes lønarter, som skal angives iflg. SKAT i en linie for sig. Eks. fratrædelsesgodtgørelse mv. Lønarten vil typisk indgå i arbejdsmarkedsindkomsten LA228. Derfor skal den reduceres i det samlede beløb og angives i linie for sig. I Naddon Løn angives visse faste lønarter som negative, f.eks. A-skat, AM-bidrag og ATP. Skat kan imidlertid ikke acceptere negative tal, og derfor skal fortegnet vendes på disse lønarter. Dette felt refererer til indlæsningen hos Skat. Forklarende tekst til Recordnr. eindkomst Barselsordninger Figur 7.4 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Barslesordninger) Dette vindue viser en oversigt over de til dato kendte barselsordninger med deres respektive koder. Side 58

59 Der er opslag til dette vindue fra Lønopsætning, eindkomst, Lovbaserede barselsfondskode. Felt Bemærkning Kode Beskrivelse Feltet indeholder barselsordningens 10-cifrede kode. Ordningens navn. eindkomst Log Figur 7.5 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Log) Alle indberetninger til Skat, det være sig rekvisitioner af skattekort eller indberetning af Skat mv., noteres i loggen, så man har et overblik over, hvad der er foretaget. Der er endvidere opslag fra rapporten eindkomst månedlig indberetning til denne log, hvis en indberetning skal tilbageføres helt eller delvist. Felt Bemærkning IndberetningsID Beskrivelse Alle indberetninger forsynes med et ID, hentet fra den nummerserie, der er defineret og indsat i Lønopsætning. Dette felt indeholder dels den beskrivelse, man selv har angivet i rapporten eindkomst månedlig indberetning, dels en automatisk indsat tekst om, hvilken beskæftigelseskode, indberetningen drejer sig om. Side 59

60 Indberetningsdato Periode fra Periode til Disp.dato Tilbageførsel Tilbageførsel, delvis Tilbageført indberet.id Dato for indberetning (computerens dato). Datoen, angivet i feltet Periode startdato i rapporten eindkomst månedlig indberetning. Datoen, angivet i feltet Periode slutdato i rapporten eindkomst månedlig indberetning. Datoen, angivet i feltet Dispositionsdato i rapporten eindkomst månedlig indberetning. Boolsk felt. Feltet vil være vinget af, hvis den pågældende record er en hel tilbageførsel af en indberetning. Også et boolsk felt. Feltet vil være vinget af, hvis recorden er en delvis tilbageførsel af en indberetning. I dette felt angives ID et på den indberetning, der er helt eller delvis tilbageført. Opgave kapitel 7 7.a Hvad er eindkomst typekode 63? 7.b Hvad bruges eindkomst Log til? Side 60

61 8. Oprettelse af lønmodtagere. Ved ansættelse skal medarbejderen oprettes i Naddon Løn. På lønmodtagerkortet indtastes personlige data til brug for lønudbetaling, ferieberegning mm. Derefter er der mulighed for at tildele lønarter, der dækker den typiske løn for medarbejderen og oprette kladder til brug for udbetaling og bogføring. Den samlede forretningsgang er skitseret i det efterfølgende diagram. Generelt Side 61

62 Figur 8.1 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Felt Beskrivelse Nummer Hvis man ønsker fortløbende nummerering af medarbejderne, oprettes en nummerserie i tabellen Nummerserie. Navnet/koden på denne nummerserie indsættes i feltet Nummerserie lønmodtagere i Lønopsætning. I så tilfælde trykkes der F3 + Enter for at udtage et nyt kort med næste ledige nummer fra denne nummerserie (anbefales). Hvis man derimod ikke ønsker fortløbende nummerering af medarbejderne, foretages den ovenfor nævnte opsætning i Lønopsætning ikke. I så tilfælde trykkes F3 for at udtage et nyt kort, der tastes et nummer eller en kode og der afsluttes med ENTER for at oprette dette nye kort. Bemærkning Hvis der er skrevet en bemærkning på den pågældende medarbejder, vises det her ved at ikonet skifter udseende fra Blyant til Seddel. Adgangen til bemærkningskartoteket ligger dels på denne knap, dels i menuen under knappen Medarbejder. Side 62

63 Navn Navn2 Adresse Adresse 2 Postnr. / by Landekode Medarbejderens navn. Her kan evt. indtastes en c/o persons navn. Medarbejderens adresse. Adresselinie 2, f. eks. navn på landsby. I feltet Postnr kan man enten indtaste postnummeret eller trykke F6 og vælge det i postnummertabellen og herefter trykke ENTER. Bynavnet indsættes automatisk. Dette felt bruges i forbindelse med årsoplysningen til Skat, og her angives medarbejderens landekode, hvis vedkommende ikke bor i Danmark. Lades feltet tomt, opfatter systemet det som Danmark.. Titel Telefon Mobiltelefon Status Intet Cpr nummer Medarbejderens titel i virksomheden. Medarbejderens telefonnummer. Medarbejderens mobiltelefonnummer. Medarbejderens adresse. Feltet er integreret via knappen til højre til computerens program. Et klik på denne knap opretter således en til vedkommende. Dette felt har opslag til en underliggende tabel, hvor man kan oprette forskellige statuskoder for medarbejderne, f.eks. Barselsorlov, Hjemsendt o. lign. Markeres, hvis man eks. ansætter en person uden dansk CPRnummer. Side 63

64 CPR-nummer Medarbejderens CPR-nummer. Hvis der er sat i feltet Streg i CPRnr. i Lønopsætning, kan nummeret indtastes uden streg, hvorefter Naddon Løn indsætter bindestregen. Ved indtastning af CPR-nummeret undersøger Naddon Løn, om det er forekommet før. Hvis ja, vil Løn foreslå at kopiere visse oplysninger fra tidligere ansættelse: Disse oplysninger fra den tidligere ansættelse bør kontrolleres for aktualitet. SE/CVR-nr. Dette felt har en speciel anvendelse og bruges i forbindelse med indberetning til Skat. Ved udfyldelse af feltet medsendes CPR-nummeret ikke til Skat i den månedlige indberetning. Udenlandske korttidsmedarbejdere (f.eks. musikere) har som oftest intet CPR-nummer, men et SE/CVR-nummer på den honorarmodtagende virksomhed. Feltet udfyldes med SE/CVR, hvorefter det nu er muligt at konstruere et CPR-nummer af hensyn til aldersberegning mv. Det konstruerede CPR-nummer udformes på de fire sidste pladser efter følgende koder: 1900: Kvinde født mellem 1900 og : Mand født mellem 1900 og : Kvinde født mellem 2000 og : Mand født mellem 2000 og 2036 CPR-nummeret medsendes som sagt ikke til Skat, men vil sammen med SE/CVR-nummeret fremgå af udskriften af den månedlige indberetning. Født den Alder Medarbejderens fødselsdato. Medarbejderens alder beregnes ud fra CPR-nummeret og vises her. Feltet opdateres ved opstart af systemet. Side 64

65 Køn Søgenavn Art Afdeling kode Projekt kode Adgangskode Mødeprofil Tidsregistrering Godkend forespørgsler Spærret Lønseddel på papir Medarbejderens køn angives her, beregnet ud fra CPR-nummeret. Som standard indsættes indholdet af feltet Navn her. Det kan frit ændres.søgenavnet kan benyttes ved søgninger i databasen. Der kan her vælges mellem Ansat og Elev. Standardværdien på lønmodtagerkortet er Ansat. Hvis virksomheden anvender modulet Basisdimensioner, kan medarbejderen tilknyttes en dimensionskode. Der er her valgt Afdeling i opsætningen, men dette kan ændres til anden betegnelse, f.eks. Station. Se ovenfor. Adgangskode til tidsregistrering. Benyttes hvis man anvender Naddon Tidsregistrering Integration til Naddon Tidsregistrering. Medarbejderen kan ses fra Tidsregistrering. Når dette felt er afmærket, har denne medarbejder rettigheder til at godkende andre medarbejderes ønsker om fridage m.m. direkte ved hjælp af stempeuret. Mulighed for at spærre for posteringer på den pågældende medarbejder. Markering af dette felt betyder, at medarbejderen skal have sin lønseddel udskrevet på papir. Medarbejderen medtages derfor ikke i genereringen af pdf-lønsedler til e-boks. NB. Feltet vises kun, hvis e-boks er aktiv. Rettet d. Her vises datoen for sidste rettelse af det pågældende Lønmodtagerkort (ingen indtastning). Side 65

66 Ansættelse På dette faneblad findes grundlæggende data om medarbejderens ansættelse: Figur 8.2 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Felt Bemærkning Ansættelsesdato Medarbejderens ansættelsesdato. Ved oprettelse af en medarbejder vil Naddon Løn ved indtastning i feltet automatisk gå til oprettelse af første lønperiode. Er man i færd med igangsætning af Naddon Løn, kan det være praktisk at vente med oprettelsen af første lønperiode, men i stedet gøre det samlet for alle medarbejdere. I så fald trykkes blot ESC til oprettelse af første lønperiode. Hvis der er markeret i feltet Genansættelse på samme nr. i Lønopsætning, vil der automatisk komme et vindue til genansættelse hver gang der ændres i Ansættelsesdato eller Fratrædelsesdato. Fratrædelsesdato Medarbejderens fratrædelsesdato. Side 66

67 Lønanciennitetsdato Ansættelsesform Afregningsform Løntimer Den beregnes ud fra ansættelsesdato. Der kan her vælges mellem Funktionær og Timelønnet. Afregningsform er den måde, hvorpå løn udbetales. Der kan her vælges mellem Ovf.TilKonto og Kontant/Check. Valget i dette felt har betydning for, hvordan den videre lønbehandling sker; f. eks. medtages medarbejdere med Kontant/Check ikke i overførsel til bank. Check kan bruges i særlige tilfælde, hvor kontonr ikke er angivet. Dette felt er beregnet til eindkomst og indberetning til Skat. Feltet er kun synligt ved valg af Funktionær i Ansættelsesform. Funktionærens aftalte månedlige arbejdstid indtastes i dette felt. Er der tale om en deltidsansat, kan man udregne løntimerne på følgende måde: 160,33/37*x, hvor x er lig med den aftalte ugentlige arbejdstid. Termin Angivelse for, hvor ofte der udbetales løn til medarbejderen. Der kan vælges mellem Månedsløn, 14 dages løn, Ugeløn, Løsarbejder og Månedsløn forud. Værdien i feltet har betydning bl.a. på skattekort, ligesom der kan sorteres på værdierne ved f.eks. bogføring af lønsedler. Beskæft.(t/uge) Beskæft. (%) Hvis den funktionæransatte månedslønnede medarbejder har et lavere ugentligt timetal end angivet i Timer pr. uge i tabellen Lønopsætning, altså deltidsansat, angives timetallet her. Ved lønbehandlingen vil Naddon Løn så automatisk udregne lønnen som en brøk af fuldtid. Denne funktion formindsker behovet for lønarter, da man ikke behøver at oprette lønarter for deltidsansatte. Dette felt er en pendant til ovenstående felt, men her angives medarbejderens beskæftigelsesgrad, udtrykt i procent af fuld beskæftigelse. Vær opmærksom på, at enten udfyldes Beskæft.(t/uge) eller Beskæft. (%) ikke begge samtidig! ATP-beregning Naddon Løn beregner ATP for medarbejdere der er fyldt 16 år og som arbejder mindst 9 timer om ugen. Denne ATP-beregning styres også af om den anvendte lønart er markeret for ATP. I dette felt vælges, hvordan ATP skal beregnes af medarbejderens Side 67

68 løn. Det fulde bidrag (1/1) er for lønmodtagere med mindst 117 timer pr. måned (månedslønnede), mindst 54 timer i perioden (14 dages lønnede) mindst 27 timer pr. uge (ugelønnede). 2/3 bidrag betales af månedslønnede med mindst 78 og højst 116 timer pr. måned 14 dages lønnede med mindst 36 og højst 53 timer ugelønnede med mindst 18 og højst 26 timer pr. uge 1/3 bidrag betales af månedslønnede med mindst 39 og højst 77 timer pr. måned 14 dages lønnede med mindst 18 og højst 35 timer ugelønnede med mindst 9 og højst 17 timer pr. uge Efter timer bruges til løsarbejdere. Ingen bruges til lønmodtagere med særlige vilkår. Antallet af ATP-timer indsættes på lønsedlen, når lønmodtagerens løntermin er forskellig fra Månedsløn. ATP-Sats Der kan her vælges mellem A-sats, B-Sats, C-Sats, D-sats og E- sats. De tre sidste gælder kun for visse grupper af offentligt ansatte. DA Arbejdsstedskode DS Arbejdsstedskode Overenskomstkode Medarbejderens arbejdsstedskode til Dansk Arbejdsgiverforening. Feltet udfyldes kun, hvis medarbejderens arbejdsstedskode afviger fra virksomhedens generelle. Værdier bestemt af Danmarks Statistik Her kan der ved opslag indsættes en kode for den overenskomst, den pågældende medarbejder arbejder under. Denne overenskomstkode medtages ved indberetning af arbejdsmarkedspension (lønarterne 214/215) via PBS. Har man derfor medarbejdere, der jf. deres overenskomst skal have arbejdsmarkedspension, skal overenskomstkoden angives her. Den pågældende pensionskasse kan oplyse om koden. Overenskomst Uddannelse Sprogkode Barselsordning Her vises den selvvalgte tekst for medarbejderens overenskomst. Her kan indtastes korte oplysninger om medarbejderens uddannelse. I dette felt kan man indsætte en sprogkode for medarbejderen. Tryk F6 for at få adgang til den underliggende tabel, hvor sprogkoderne oprettes: Pr. 1. oktober 2006 skal alle private virksomheder i Danmark indbetale til en barselfond. Side 68

69 Virksomheder, der er medlemmer af DA og som har medarbejdere, der er LO-medlemmer, skal indbetale til DA Barsel. Alle andre private virksomheder skal pr. 1. oktober 2006 indbetale til ordningen barsel.dk, der administreres af ATP. Selvejende institutioner som f.eks. privatskoler er for en del af personalets vedkommende omfattet af Økonomistyrelsens Barselsudligningsordning og skal derfor ikke indbetale for disse medarbejdere. Institutionerne kan imidlertid godt have ansatte, for hvem der skal indbetales. Dette skal derfor undersøges i hvert enkelt tilfælde. Der vælges i dette felt, hvilken ordning, medarbejderen er omfattet af. Som illustration kan det nævnes, at en virksomhed, der er medlem af DA, skal registrere sine LO-medarbejdere med koden DA-Barsel og sine ikke-lo-medarbejdere med koden barsel.dk. Indberetning til fonden sker med rapporten Indberetning af barselsordninger (nr ), én gang i kvartalet. Se kapitlet Eksterne indberetninger. Barselsberegning Valgmulighederne i feltet er følgende: Som det ses, følger valgene indstillingerne på ATP. Bemærk, at der også skal foretages opsætning i Lønopsætning. Tilmeldt barselsordning Valgmulighederne i dette felt er Obligatorisk eller Frivillig og afhænger af medarbejderens overenskomst (DA). Man skal under alle omstændigheder undersøge, om bestemmelserne for barselsfondene finder anvendelse i forhold til ens egen virksomhed. Feltet har sammenhæng med feltet Barselsordning.Hvis valget er blank her, vil dette felt ikke komme til anvendelse. I skåne-/flexjob Ansættelsesperioder med forskellig nr. Genansættelse på Dette felt har alene betydning for medarbejdere med pensionsordning i PenSam. Feltet vinges af, hvis medarbejderens pension indbetales til PenSam. Oplysningen følger med i PBS betalingen til pensionskassen. I dette vindue vises medarbejderens ansættelsesperioder på forskelligt nummer og antal dage pr. periode. Hvis medarbejderen har været ansat i flere perioder på samme Side 69

70 samme nr. nummer, vil perioderne vises her. Beskatning På fanebladet Beskatning findes oplysninger om den enkelte medarbejders beskatningsforhold: Figur 8.3 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Felt Bemærkning B-skatteyder Markeres, hvis medarbejderen er B-skatteyder, dvs. at virksomheden ikke skal tilbageholde skat mv. på vedkommende, som selv skal angive beløbet overfor Skat. Udbetalte ydelser vil ved indberetning til Skat fremgå som B- indkomst. SP fritaget Fritaget for AM-bidrag Medarbejderen er fritaget for at betale det særlige pensionsbidrag. Hvis lønmodtageren er grænsegænger eller under den såkaldte 48E ordning, kan der være tale om, at vedkommende ikke skal betale AM-bidrag ved lønindkomst i Danmark. I så tilfælde Side 70

71 afmærkes feltet. Dette skal undersøges i hvert enkelt tilfælde, da det bl.a. afhænger af, om lønmodtageren er omfattet af hjemlandets sociale forsikringsordninger. Skattekort afmeldt Restsaldo frikort Restsaldo restance Datofilter Markering = Ja. Ikke synligt på ill. Hvis medarbejderen har frikort, vil feltet blive synligt og vise den aktuelle restsaldo på frikortet. Ikke synligt på ill. Hvis medarbejderen har en restance kørende, vil feltet blive synligt og vise den aktuelle restsaldo. Det datofilter, f.eks , der angives i dette felt, afgrænser visningen i de statistiske felter A-indkomst, AMindkomst, Indeholdt AM-bidrag og Indeholdt A-skat til netop dette tidsinterval. Angives intet interval, vil felterne vise saldi fra regnskabets år 0 og frem til dags dato A-indkomst AM-indkomst Indeholdt AMbidrag Indeholdt A-skat Disse 4 felter viser saldi indenfor det valgte datofilter (se evt. ovenfor). Felterne kan ikke redigeres. Integration Fanebladet Integration indeholder felter til brug for tilknytning af medarbejderen til forskellige andre dele af Microsoft Dynamics NAV og Naddon Løn: Side 71

72 Figur 8.4 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Felt Beskrivelse Ressourcenr. Her kan medarbejderen ved opslag tilknyttes et ressourcenummer. Det bruges især ved timelønnede medarbejdere, hvis arbejde udfaktureres direkte til kunder. Ved at knytte en medarbejder til et ressourcenummer opnår man, at medarbejderens løn kun skal vedligeholdes ét sted, nemlig under Ressourcer. Statistikgruppe Finansgruppe Dette felt kan bruges til inddeling af virksomhedens medarbejdere i grupper til statistiske formål. Hvis der gælder specifikke regler om kontering af medarbejdernes lønposter ved finansbogføringen, tilknyttes medarbejderen en finansgruppe her. Side 72

73 De enkelte lønarter tilknyttes finanskonti i forhold til finansgrupperne, hvor de så i finansbogføringen vil blive bogført på de forskellige finanskonti. De samme lønarter kan hermed anvendes til flere grupper medarbejdere. Kommune nr. I dette felt kan man ved opslag i den underliggende kommunetabel indsætte medarbejderens kommune. Kommuner og amter Denne tabel indeholder alle landets kommuner med nummer og adresse samt deres tilknytning til amter. Kommunetabellen bruges til angivelse af medarbejderes kommunale tilhørsforhold (fanebladet Statistik, feltet Kommunenr. på Lønmodtagerkortet). Hvis man har brug for at de kommunenavne, der udgik pr. 1. januar 2007 i forbindelse med kommunalreformen kan man benytte Knappen Vis alle. Lønskala Her indsættes medarbejderens overenskomstmæssige lønskala. Side 73

74 Se også webhjælpen til vinduet Lønskala. Løntrin Her vælges ved opslag medarbejderens løntrin i lønskalaen. NB! Ved beregningen af en fratrædende funktionærs sidste lønseddel, der kun indeholder løn for en del af perioden, skal dette felt og feltet Lønskala blankes, da man ellers ikke kan beregne den delvise løn. Funktionen vil nemlig overskrive eventuelle rettelser i simuleringen af lønsedlen! Dato næste løntrin Her indtastes datoen for, hvornår medarbejderen rykker til næste løntrin i den aftalte skala. Feltet opdateres automatisk ved lønstigning. Feltet arbejder sammen med indstillingen i feltet Datoformel i Lønskala, subsidiært med indstillingen i feltet af samme navn på lønartskortet. Tillægsgruppe I dette felt vælges (opslag med F6) det, hvilken gruppe medarbejderen tilhører, hvad angår Automatiske tillæg: Når funktionen skal tages i brug, er det lettest at gå ind i ovenstående tabel via feltet på et tilfældigt lønmodtagerkort og oprette de fornødne tillægsgrupper. Tillægsgrupper kan herefter ses i vinduet Automatiske tillæg under Opsætning-Programopsætning Naddon Løn Løn Lønmodtageropsætning Automatiske tillæg. UV-timer jfr. årsplan Specielt for skoler: Her noteres lærerens årstimetal ifølge skolens årsplan. Feltet arbejder sammen med funktionen Automatiske tillæg, hvor undervisningstillæg og deres honorering er indlagt. Undervisningstillæggene indsættes herefter automatisk på lønseddel. Side 74

75 Bankkonti Figur 8.5 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) På fanebladet Bankkonti angives de respektive registrerings- og kontonumre på medarbejderen. Vær opmærksom på, at felterne af typen kontonummer altid skal indeholde 10 cifre og ikke må indeholde bindestreger. Hvis kontonummeret ikke indeholder så mange cifre, fyldes op med foranstillede nuller. Felterne af typen reg.nr. skal altid indeholde 4 cifre. Felt Dato første pensionsindbetaling Bank reg.nr. Kontonr. Beskrivelse ddmmåå Registreringsnummeret på lønmodtagerens bank. Feltet bruges af lønart 249 ved overførsel til bank. Alle bankregistreringsnumre ligger i tabel, hvorfra de hentes ved opslag med F6. Man kan dog også indtaste registreringsnummeret direkte i feltet. Lønmodtagerens kontonummer. Feltet bruges af lønart 249 ved overførsel af lønudbetaling til bank. NB. Feltet kan ved indenlandske kontonumre kun indeholde 10 Side 75

76 cifre. Dette ændrer sig ved afmærkning af feltet Udenl. lønkonto; se herom nedenfor. Hvis lønmodtagerens kontonummer ændres, noteres dette med en linje i tabellen Bemærkning under knappen Medarbejder. Udenl. lønkonto Her markeres det, hvis medarbejderens lønkonto er i en udenlandsk bank. Samtidig udvides feltet Lønkonto til at kunne indeholde lønkontoens IBAN-nummer. NB. Feltet vises kun, hvis der er valgt Jyske Netbank eller Kasel i Bankoverførsel via i Lønopsætning. Pension reg.nr. & kontonr. Udenl. pensionskonto Pension Selskab Pension policenummer Ingen pensionsoverførsel Hvis lønmodtageren har pensionsordning, angives registreringsnummeret i Pension reg.nr. og kontonummeret i kontonr. Felterne bruges af lønarterne 216 og 218 ved overførsel af pension. Her markeres det, hvis medarbejderens pensionskonto er i en udenlandsk bank. NB. Feltet vises kun, hvis der er valgt Jyske Netbank eller Kasel i Bankoverførsel via i Lønopsætning. Hvis virksomheden skal overføre pension på vedkommende medarbejder via PBS, vælges pensionsselskabet (og dermed aftalenummer mv.) her. Samtidig skal felterne Pension reg.nr. og kontonr. være blanke. Bemærk feltet til højre for pensionsselskabets navn: Her vises medarbejderens faggruppekode, der er angivet i tabellen Pensionsselskaber. Dette gælder kun pensioner til PenSam. Medarbejderens pensionspolicenummer anføres her. Afmærkning i dette felt vil medføre at pensionsudbetaling ikke vil blive medtaget i overførsel af pensioner til PBS. Denne mulighed kan bruges i de tilfælde hvor medarbejderes pension skal overføres samlet til pensionskassen, ledsaget af en udskrift over pensionsindbetalingerne pr. medarbejder (Rapporten Pensionsoversigt). Ved brug af denne mulighed bruges kun feltet Pension Selskab til at identificere pensionskassen; alle øvrige pensionsfelter lades tomme. Ekstra pension reg.nr. I de tilfælde hvor en medarbejder har en ekstra pension, bruges dette sæt af felter, hvor registreringsnummer angives i Ekstra Side 76

77 & kontonr. Udenl. ekstra pensionskonto Ekstra Pension Selskab Ekstra pension policenummer Ingen ekstra pensionsoverførsel Kapitalpens.reg.nr Kapitalpens. kontonr Udenl. kap.pensionskonto Kap. Pension selskab Kap. Pension policenummer Ingen kapitalpensionsoverførsel Gruppeliv Selskab Gruppelivs policenummer Ingen gruppelivsoverførsel pension reg.nr. og kontonummeret i Ekstra pension kontonr. Felterne bruges af de angivne lønarter i felterne Ekstra pension, firma og Ekstra pension, medarbejder i Lønopsætning, Faste lønarter. Her markeres det, hvis medarbejderens ekstra pensionskonto er i en udenlandsk bank. NB. Feltet vises kun, hvis der er valgt Jyske Netbank eller Kasel i Bankoverførsel via i Lønopsætning. Hvis virksomheden skal overføre den ekstra pension på vedkommende medarbejder via PBS, vælges pensionsselskabet (og dermed aftalenummer mv.) her. Samtidig skal felterne Ekstra pension reg.nr. og Ekstra pension kontonr. være blanke. Medarbejderens policenummer på den ekstra pension anføres her. Der gælder det samme her som ved feltet Ingen pensionsoverførsel. Hvis lønmodtageren har en kapitalpensionsordning, angives registreringsnummeret på kapitalpensionsinstituttet i Kapitalpens.reg.nr og kapitalpensionskontonummeret i Kapitalpens. kontonr. Felterne bruges af lønarterne 217 og 219. Her markeres det, hvis medarbejderens kapitalpensionskonto er i en udenlandsk bank. NB. Feltet vises kun, hvis der er valgt Jyske Netbank eller Kasel i Bankoverførsel via i Lønopsætning. Hvis virksomheden skal overføre kapitalpension på vedkommende medarbejder via PBS, vælges pensionsselskabet (og dermed aftalenummer mv.) her. Samtidig skal felterne Kapitalpens. reg.nr. og Kapitalpens. kontonr. være blanke. Medarbejderens kapitalpensionspolicenummer anføres her. Der gælder det samme her som ved feltet Ingen pensionsoverførsel. Naddon Løn indeholder mulighed for overførsel af gruppelivspræmier via PBS. Gruppelivsselskabet angives i tabellen Pensionsselskaber under Opsætning med PBS nummer og vælges herfra ved opslag (F6). Her angives medarbejderens policenummer. Ofte vil der være tale om samme policenummer for alle medarbejdere. Markering i dette felt vil medføre, at der ikke overføres gruppelivspræmie for den pågældende medarbejder. Side 77

78 Ferie/Fritvalg På fanebladet Ferie/Fritvalg angives, hvorledes ferie mv. behandles i Naddon Løn: Figur 8.6 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Felt Beskrivelse Ferieafregning Feriedage Ferietillæg I dette felt vælges, hvordan medarbejderens ferie afregnes. Der kan vælges mellem Ferie m/løn og Afregn v/kørsel. Ferie m/løn bruges til månedslønnede funktionæransatte (fast månedsløn) og Afregn v/kørsel bruges til timelønnede medarbejdere samt løsarbejdere. Her vælges, hvordan feriedage skal beregnes. Der kan vælges mellem Pr. periode (funktionæransatte) og Pr. time (timelønnede og løsarbejdere). Hvis den funktionæransatte medarbejder har en anden ferietillægsprocent end virksomhedens generelle, angives den her. Den generelle ferietillægsprocent er angivet i Side 78

79 Lønopsætning. Ikke berettiget til feriefridage Visse overenskomster indeholder bestemmelser om, at en medarbejder skal være ansat et bestemt stykke tid, før vedkommende kan optjene feriefridage. Har man derfor en nyansat medarbejder under en sådan overenskomst, markeres dette felt. Herved medtages medarbejderen ikke ved kørsel af rapport Beregn Ferie- /feriefridage. Markeringen fjernes når medarbejderen efter overenskomsten kan optjene feriefridage. Man kan til dette formål også bruge funktionerne i Lønartscheck (se kapitel 11). Feriepenge afregnet Når der er afregnet feriepenge for en fratrådt funktionær, vinges dette felt automatisk af. Feltet har også den virkning, at den fratrådte funktionær ikke mere ses i funktionen Fratrådte funktionærer. Fritvalgsberegning Fritvalgssats Her angives, hvorledes fritvalgsberegninger (søgnehelligdagsbetalingen) skal foregå i lønberegningen. Der kan vælges mellem Ingen (funktionæransatte), Feriegiro (timelønnede) og V/kørsel (løsarbejdere). Her indtastes procenten for medarbejderens søgnehelligdagsbetaling (timelønnede og løsarbejdere). Hvis feltet er blankt, hentes satsen fra lønart 210, Søgnehelligdagsopsparing. Hvis der indtastes en procent, vil denne overstyre værdien fra lønarten. Orlov uden løn Orlov start Orlov slut Orlov pensionsberegningsgrundlag Dette felt markeres, hvis en medarbejder skal have orlov uden løn, men med pensionsindbetaling og betaling af gruppeliv. Når feltet er markeret, bliver de næste 3 felter synlige. Datoen for orlovens begyndelse. Orlovens slutdato. Dette felt opdateres løbende med medarbejderens pensionsberegningsgrundlag, som således er klar til brug, den dag medarbejderen går på orlov. Feltet kan redigeres. Generelt om orlovsfunktionen Det er en forudsætning for brug af orlovsfunktionen, at medarbejderens pension mv. er sat op i Pensionsopsætning. Side 79

80 Før funktionen kan tages i brug skal der opsættes følgende: Der skal oprettes en lønart, der skal håndtere balancen i lønsedlen, da der jo ikke finder udbetaling sted. Lønarten udligner medarbejderens andel. Figur 8.7 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter) Der er her valgt lønart 221, der i kontering peger på konto for pensionsbidrag. Denne lønart skal indsættes i feltet Orlovslønart i Lønopsætning under Faste lønarter: Side 80

81 Figur 8.9 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter) Til sidst skal lønarten indsættes i medarbejderens pensionsopsætning. Figur 8.10 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter) Side 81

82 Medarbejderens pension mv. medtages herefter i den månedlige overførsel til pensionskassen. OBS. Når orlovsperioden er slut, skal markeringen fjernes i feltet Orlov uden løn. Pension Dette faneblad benyttes til timelønnede lønart 214 og 215 og til funktionærer 216 og 218. Figur 8.11 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Side 82

83 Felt Bemærkning Pensionsordning Arbejdsmarkedspension Her vælges hvilken arbejdsmarkedspensionsordning, medarbejderen er tilknyttet. Dette valg har betydning for indberetning af arbejdsmarkedspension hos PensionsService, som sker ved hjælp af rapporten Indberetning af arbejdsmarkedspension. Her markeres med, hvis medarbejderen indgår i den overenskomstbestemte arbejdsmarkedspension. Herved fremkaldes pensionsberegningen automatisk ved lønbehandlingen. Hvis virksomheden har flere overenskomster med hver sin pensionssats, kan man med fordel bruge funktionerne i tabellerne Løngrupper og Medarbejderløngrupper. I så tilfælde afmærkes feltet ikke. Fritvalgsbidrag Markeres, hvis eks. hvis en andel af fritvalgsbidrag (opsparet) skal indbetales til AM-Pension (ekstra pension). eindkomst - Lønmodtagerkort Figur 8.12 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Side 83

84 På dette faneblad findes felter, der bruges i forbindelse med eindkomst og de dermed forbundne rekvisitioner og indberetninger. Felt Beskrivelse Rekvirering af skattekort Dette felt afmærkes, hvis medarbejderen skal medtages i rapporten eindkomst rekv. skattekort. Feltet blankes automatisk efter endt rekvisition. Normalt bruges feltet sådan, at det afmærkes ved oprettelse af medarbejderen. Man rekvirerer så skattekort på vedkommende fra Skat, og herigennem ved Skat så medarbejderen tilhører virksomhedens CVR-nr.. Man får automatisk besked, hvis og når der sker ændringer i medarbejderens skatteforhold. Bikort Grønlandsk kommune Beskæftigelseskode Dette felt afmærkes, hvis man udtrykkeligt vil rekvirere bikort på medarbejderen. Feltet blankes automatisk efter endt rekvisition. Hvis medarbejderen er bosiddende i en grønlandsk kommune, vælges denne med opslag (F6) og indsættes på kortet. Medarbejderens beskæftigelseskode skal indsættes i dette felt. Herover ses beskæftigelseskodetabellen, hvorfra den korrekte kode hentes til indsættelse på Lønmodtagerkortet. NB. Hvis der ikke bliver indsat en beskæftigelseskode på medarbejderen, stopper rapporten månedlig indberetning til Skat med en fejlmeddelelse! E101 attest Dette felt afmærkes, hvis medarbejderen er grænsegænger og har gyldig fritagelsesattest (E101) på AM- og SP-bidrag. E101 attesten skal være udfyldt af en myndighed i medarbejderens Side 84

85 hjemland. AM-bidrag udelades Dette felt afmærkes, hvis medarbejderen ikke betaler AMbidrag, f.eks. i tilfælde af en E101-attest. Dette felt medtager sin oplysning til Skat ved indberetningen, og det må ikke forveksles med feltet Fritaget for AM-bidrag på faneblad Beskatning. Dette sidste felt har udelukkende betydning for NPL s lønberegning. Produktionsenhedsnr. Hvis virksomheden har to eller flere produktionsenhedsnumre, f.eks. i tilfælde af flere geografiske lokationer, skal P- nummeret, som den pågældende lønmodtager hører til, anføres her. Hvis virksomheden kun har ét P-nummer, lades feltet blankt. Knappen Medarbejder Kanppen medarabejder har følgende indhold: Side 85

86 Oversigt Figur 8.13 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Tryk på F5 på Lønmodtagerkortet åbner en oversigt over samtlige medarbejdere i databasen. Da vinduet er en oversigt, kan der ikke redigeres i felterne, og det giver en fordel i søgning: Man flytter den stiplede markør til det ønskede felt og skriver sin søgning direkte. Man behøver altså ikke først at trykke Ctrl+B for at åbne et søgevindue. Man kan også bruge vinduet til en hurtig genvej til brevfletning. Ved hjælp af menuen Vis, Vis kolonne kan man vælge hvilke felter man vil have vist. Dernæst kan der feltafgrænses på sædvanlig måde (f.eks. at Fratrædelsesdato skal være tom, altså at man udvælger aktuelle medarbejdere). Når vinduet så indeholder de oplysninger, man skal bruge, trykkes Ctrl+A for at markere alt og dernæst Ctrl+C for at kopiere. Man åbner derefter et Excel-regneark og trykker Ctrl+V for at indsætte oplysningerne. Regnearket kan herefter bruges som datakilde til en brevfletning. Bemærkninger Side 86

87 Figur 8.14 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Vinduet Bemærkninger nås flere steder fra: Dels ved klik på knappen til højre for feltet Nummer på Lønmodtagerkortet, dels ved punktet Bemærkning under knappen Medarbejder, ligeledes på Lønmodtagerkortet. Bemærkninger er beregnet til notater vedrørende den pågældende medarbejder. Hvis der eksempelvis ændres i medarbejderens kontonummer, kan det noteres i dette vindue med dato for ændringen. Feltet Pop-op dato kan bruges til eksempelvis markering af rund fødselsdag eller påmindelse om medarbejdersamtale. Vinduet aktiveres af sig selv i hovedmenuen, når den angivne dato oprinder og vil vises i forbindelse med eksempelvis åbning af Lønkladden. Når man så kvitterer for beskeden med klik på OK, fjernes datoen i feltet. Knappen Bemærkn. åbner en oversigt over bemærkninger: Figur 8.15 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Medarbejderløngrupper Figur 8.16 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Side 87

88 Vinduet indeholder medarbejderens løngruppeopsætning: Felt Bemærkning Lønart Beskrivelse Løngruppe Tekst Sats Her vælges den pågældende lønart, der skal knyttes til medarbejderløngruppen. Lønartens beskrivelse. Her vælges med opslag (F6) hvilken løngruppe, lønarten skal tilknyttes. Løngruppens betegnelse. Denne betegnelse følger med over på lønsedlen. Løngruppens sats, udtrykt som beløb. Denne sats overstyrer den sats, der måtte være tilknyttet lønarten. % sats Dette felt bruges ved pensionsopsætning, hvor pensionen er udtrykt som en procentsats af de pensionsberettigede lønarter Lønart for pensionstillæg/gruppeliv Hvis medarbejderens egenbetaling af pensionen/gruppelivsforsikringen udlignes med et tillæg, angives lønarten her. Den valgte lønart bliver da indsat automatisk på lønsedlen med en sats, svarende til egen andel, blot med modsat fortegn. Ved brug i det daglige gælder, at pensionsberegninger automatisk vil blive indsat på lønsedlen ved beregning af denne, mens andre opsætninger skal indsættes manuelt i lønkladde eller på lønseddel. Hvis man kommer ud for at skulle beregne og bogføre en lønseddel uden pensionsberegning, findes der på vinduet Lønsedler et felt, der slår den automatiske pensionsberegning fra. Markeringen i feltet Ingen pensionsberegning følger med lønsedlen efter bogføring, så man altid vil kunne se det. Den store fordel i pensionsmæssig henseende ved dette system er, at den enkelte medarbejders pensionsforhold administreres samlet og med overblik, ligesom systemet ved brug af løngrupper på almindelig løn giver mulighed for anvendelse af samme lønart til mange forskellige medarbejdere uden at skulle vedligeholde satser mv. DS/DA Statistik Statistikoplysningerne til Danmarks Statistik / Dansk Arbejdsgiverforening skal opsættes to steder, dels den generelle, som indsættes i Naddon Løn, Opsætning, DS/DA Lønoplysninger, dels på den enkelte medarbejder. Side 88

89 Løn- og fraværsstatistik Når der sker lovændringer, kan det være nødvendig at ændre i DS/DA opsætningen. Her følger et eksempel: Under henvisning til det udsendte brev fra Danmarks Statistik oktober 2011 angående ændringer til personoplysninger og ændringer til lønoplysninger skal følgende justeringer foretages i Naddon løn. Ændringer til personoplysninger: I personoplysning IP0800(Aflønningsform) udgår kode 93. Hvis kode 93 ønskes rettet til en anden kode eller slettet, kan følgende fremgangsmåde anvendes: - Vælg medarbejderkort - Hvis medarbejderkortet er maksimeret skal det gendannes fra maks. - Knappen medarbejder el. F9 DS/DA statistik. - Ophæv filter shift ctrl. F7. - Sæt filter på kode Gå tilbage til medarbejderkort (Der skal nu være 2 vinduer på skærmen) - Anvend page up og page down til at bladre i medarbejderne. - Ret eller slet koden. Ændringer til lønoplysninger Ny indholdstype IL 0432 pr IL0332 opsplittes i to indholdstyper IL 0332 og IL0432 IL0332 Uregelmæssige betalinger, efterregulering af løn. Her opsamles efterreguleringer/-betalinger af løn, når disse foretages for tidligere lønperioder. F.eks.: Efterregulering af timesats eller gage i forbindelse med overenskomstfornyelser. IL0432 Uregelmæssige betalinger, andet. Her opsamles betalinger af uregelmæssige karakter, som ikke kan placeres i lønoplysning 0132, 0232 eller F.eks.: Efterbetaling af provision, skattepligtige kørepenge/km-penge, udbetaling for ikke afholdte afspadseringsdage/-timer, ikke afholdte flextimer o.l. Se i øvrigt vejledningsmateriale for 2012 på DS/DA s hjemmeside. Lønoplysningerne ændres således: Vælg opsætning i menuen, Programopsætning, Naddon løn, Løn, DS/DA, DS/DA lønoplysninger. Tilføj nu IL0432 og hæft de lønarter på som er gældende og nødvendige. Der henvises til kap. 5 Nedenfor vises en illustration af opsætning på en medarbejder: Knappen Medarbejder på Statistikkoder (F9) Side 89

90 Figur 8.17 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Der henvises til vejledningen fra Danmarks Statistik, hvad angår indhold og koder. Når man har lavet opsætningen for én medarbejder, kan den kopieres videre til andre medarbejdere og eventuelt tilrettes individuelt. Timesatser Hvis ønsket kan man bruge ressourcekostpriser ved lønberegningen. Dette punkt bruges som genvej over i ressourcekartoteket, hvor der slås op på pågældende medarbejder: Figur 8.18 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Man kan direkte fra Lønmodtagerkortet redigere ressourcepriserne. Med hensyn til brug af modulet Ressourcer henvises til Microsoft Dynamics NAV skærmhjælpen. Billede Under dette punkt kan der indlæses et billede i bitmap-format (.bmp) af den pågældende medarbejder: Side 90

91 Figur 8.19 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Et billede indlæses ved at vælge knappen Billede, Indlæs. Herefter åbnes en dialogboks, hvor man skal vælge den fil, der indeholder billedet: Når billedet er valgt, klikkes der på Åbn, hvorefter billedet indsættes i vinduet. Har man brug for at kopiere et billede til en særskilt fil, gøres det ved at vælge knappen Billede, Udlæs. Derefter kan man angive sti og navn på den fil, der skal udlæses til. Skal billedet slettes, vælges knappen Billede, Slet. Skattekort Dette punkt åbner til tabellen Skattekort. Figur 8.20 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Side 91

92 Opret lønperioder Dette punkt vælges, hvis der skal oprettes en lønperiode på netop denne medarbejder: Figur 8.21 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Da man befinder sig på den individuelle medarbejders kort, vil dialogboksen på forhånd være udfyldt med medarbejderens nummer. Man skal derfor kun udfylde Datofilter efter de gængse Microsoft Dynamics NAV-regler og klikke OK. Herefter vises ovenstående vindue hvor Dispositionsdato indtastes og bekræftes med klik på OK. Beskatningsdato udfyldes (eller bekræftes). Der afsluttes med klik på OK hvorefter perioden oprettes. Lønsedler Åbner til Lønsedler og Bogførte lønsedler på den pågældende medarbejder. Se afsnit om Lønsedler. Udskriv stamkort Udskriver rapporten Medarbejderstamkort. Se kapitlet Rapporter. Genansættelser Her vil medarbejderens forskellige ansættelsesperioder kunne ses og eventuelt rettes: Side 92

93 Figur 8.22 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Genansætter man en medarbejder, rettes feltet Ansættelsesdato med den nye ansættelsesdato og Fratrædelsesdato på Lønmodtagerkortet blankes ud. Den tidligere ansættelsesperiode indsættes nu automatisk i vinduet Genansættelse. Personaleoplysninger Dette punkt kobler op til den pågældende medarbejders kort i modulet Personale. Denne funktion forudsætter for det første, at man har licens til modulet Personale og for det andet, at Personale er opsat til automatisk oprettelse af medarbejdere, der oprettes i Naddon Løn. Herunder ses et eksempel: Figur 8.23 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Der kan i Personale indtastes mange forskellige oplysninger om medarbejderen af værdi for en HR-afdeling. Side 93

94 Gentagelseskladde Gentagelseskladde er beregnet til automatisk indsættelse af lønarter på lønmodtagerens lønseddel i en given periode og derefter standse af sig selv. Se kapitlet Yderligere funktioner. Finansopsætning Vinduet Finansopsætning er beregnet til at angive en anden finansopsætning på medarbejderen end den finansgruppe, medarbejderen ellers tilhører. Et eksempel: Medarbejder X tilhører finansgruppe Administration. X s løn finansbogføres derfor i overensstemmelse med indstillingerne på denne finansgruppe. X har imidlertid også nogle timer på lageret, hvis medarbejdere er tilknyttet finansgruppen Lager. Man kan så i dette vindue angive den eller de lønarter, X bruger ved sit lagerarbejde, og indsætte den korrekte finanskonto. Den opsætning overstyrer med andre ord alle andre finansopsætninger. Figur 8.24 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Dimensioner Dette menupunkt åbner dette vindue: Figur 8.25 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Side 94

95 Menupunktet er beregnet til Udvidede dimensioner og Dimensionsanalyse (ekstra moduler). Flyt lønseddel Figur 8.26 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Funktionene kan anvendes, hvis en medarbejder flyttes fra et nummer til et andet (eks. med skift af status fra elev til fastansat, en person genansættes for en periode mm) og man gerne vil bevare historikken på løsedlerne for medarbejderen. Feltet Afregningsnummer kan bruges til at flytte bogførte lønsedler med over til nyt medarbejdernummer. Eksempel på interval for afregningsnumre Mødeprofiler Skærmbilledet benyttes i forbindelse med Naddon Tidsregistrering. Figur 8.27 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder) Opgave kapitel 8 8.a Hvor markeres, at en medarbejders lønseddel ikke skal sendes elektronisk? Side 95

96 8.b Hvilket felt viser, om en medarbejder er forud eller bagudlønnet? 8.c Peter Jensen blev fastansat som pedel 30 timer om ugen pr. 1. januar Hans cprnr er Adresse: Hovedgaden 27, Bogense, tlf Afdelingskode Produktion og Projektkode PROJEKT Gruppelivsforsikring samt Pension i PFA, hvoraf arbejdsgiver betaler 11,4% og han selv 5,7 % af grundlønnen. Pensionen overføres via PBS Han har ingen eboks eller endnu og skal have sin lønseddel på papir. Opret Peter Jensen som lønmodtager. Side 96

97 9. Lønartskortet Generelt. Figur 9.1 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter) Lønarter er en forudsætning for dannelse af løn. Der kan tilknyttes en række egenskaber, som gennemgås i det følgende. Felt Bemærkning Side 97

98 Kode Lønartens kode kan være tal, bogstaver eller en kombination heraf, normalt dog kun tal. Ved oprettelse af lønarter kan man bruge numrene 1 til Ved levering af Naddon Løn indlæses en række standardlønarter, som hænger sammen med opsætningen af programmet. Disse lønarter bør man ikke ændre på. Koderne vil typisk ligge i intervallet fra 205 og frem, da virksomheden, med mindre andet er aftalt, selv råder over de første 204. Beskrivelse Enhed Sats Rettet den Ressourcekostpris Navnet på lønarten. Denne beskrivelse foreslås som standard på lønsedler, men kan overskrives med anden tekst. Her kan indtastes en enhed, f.eks. time, stk., kr. osv. Enhedsbetegnelsen % bruges i forbindelse med lønarter, der beregnes på baggrund af andre, f.eks. pensionsbidrag eller restanceberegning. Lønartens sats pr. enhed. Her indsætter Naddon Løn datoen for sidste rettelse af lønarten. Feltet kan ikke redigeres. Hvis Naddon Løn er sat op til at køre integreret med modulerne Ressourcer og Sager, kan lønarterne arbejde som ressourcekostpriser, Hvis en lønart derfor er lig med kostprisen på en ressource, kan man med et i dette felt sætte Naddon Løn til at hente ressourcekostprisen i stedet for en sats. Feltet Sats kan i så tilfælde være blankt. Det har den fordel, at systemet dermed kun skal vedligeholdes ét sted, nemlig på ressourcekortet. Arbejdstypekode Dette felt arbejder sammen med Ressourcekostpris (se ovenfor) og vil ved brug træde i stedet for Enhed. Sammenfattende kan man sige, at man på lønarten med fordel kan bruge Ressourcekostpris og Arbejdstypekode, hvis virksomheden bruger modulet Ressourcer i forbindelse med f.eks. timelønnede medarbejdere. Ellers bruges Enhed og Sats. Satsformel Dette felt anvendes på lønarter, der skal beregne et resultat ved hjælp af beløbet fra andre lønarter, f.eks. ved restancer, hvor restancebetalingen først beregnes, når nettolønudbetalingen er lavet. Side 98

99 Antalsformel Feltet bruges på lønarter, der skal beregne et bestemt antal i forhold til antallet på andre lønarter, der i så faldda skal være defineret i Antalsformel. Eksempel: Vi har lønart 1, Svejsning under særlige forhold. Overenskomsten siger, at dette arbejde udløser et tillæg på 2 kr. pr. time. Dette tillæg opretter vi som lønart 10, Ulempetillæg. og i Antalsformel 1 (= lønart 1). Ved lønkørslen angiver vi 10 timer på lønart 1. Ved angivelse af næste linje med lønart 10, vil denne automatisk komme med 10 i antal. Sats-sum Ved hjælp af dette felt kan lønartens sats beregnes som resultatet af et regneudtryk i feltet. F.eks. kan et løntillæg være udtrykt som differencen mellem to skalatrin (lønarter), som vist på illustrationen. Fordelen ved denne fremgangsmåde er bl.a., at man ved fremtidige lønstigninger ikke manuelt skal beregne det nye tillæg. Finanskontotype Der kan her vælges mellem Finans eller Bank. Ved valget Finans overføres lønposterne direkte til finanskontoen, mens posterne ved valget Bank føres via modulet Bank til finanskontoen. Hvis man bruger Naddon Bank Kontoafstemning, bruger man samtidig afstemningsfaciliteterne i modulet Bank. Det vil derfor være en stor fordel at bruge valget Bank på de lønarter, der trækker direkte på bankkontoen, f.eks. lønart 249, da posteringerne vil afspejle sig her. Finanskonto Her indsættes nummeret på den finanskonto, hvor lønartens kostbeløb skal posteres ved overførsel til finans. Se også beskrivelsen af Udvidet finansopsætning i denne mappe. NB! Hvis man ved overførsel til finans får fejlmeddelelsen, at Posteringerne stemmer ikke for medarbejder xx! Debet/Kreditsaldo på zz. Kontrollér oplysningerne på de oprettede lønarter, så betyder det, at der mangler en finanskonto til den pågældende lønart. Man skal derfor indsætte finanskontoen og gennemføre overførslen til finans igen. Finansmodkontotype Der gælder det samme her som nævnt under punktet Finanskontotype. Side 99

100 Finansmodkonto Udvidet finanskontering Lønart næste trin Dette felt bruges kun, hvor der skal finde postering sted både på resultatkonto og balancekonto, f.eks. ved lønart 216 (arbejdsgivers andel af pension). Hvis der er sat udvidet finanskontering på lønarten, vises dette med et. Naddon Løn er indrettet til at håndtere lønanciennitet, og i dette felt indsættes næste lønart indenfor den aftalte skala i virksomheden. Feltet arbejder sammen med felterne Datoformel næste trin (herunder) og Dato næste løntrin på Lønmodtagerkortets faneblad Statistik. Når disse felter er sat op, vil medarbejdernes lønstigninger komme automatisk. Datoformel næste trin Anvend besk.grad Her indtastes formlen for den tid, der skal gå, inden medarbejderen rykker til næste trin, f.eks. 2Å (2 år). Anvend beskæftigelsesgrad. Naddon Løn kan ligeledes håndtere deltidsansatte funktionærer ved anvendelse af de samme lønarter, som bruges til fuldtidsansatte funktionærer. Et her sætter Naddon Løn til at undersøge indholdet af feltet Beskæft. (t/uge) på medarbejderens faneblad Generelt. Er feltet udfyldt med en lavere værdi end i feltet Timer pr. uge i Lønopsætning, Generelt, vil lønartens sats blive beregnet som en brøk af disse to felter. Medtages i tidsreg. Kun på arbejdsseddel Fravær Integration til Naddon Tidsregistrering: Markering i dette felt bevirker, at lønarten kan ses i Tidsregistrering og dér bruges til decentral tids- og lønregistrering. Integration til Naddon Tidsregistrering: Markering af feltet bevirker, at lønarten bruges uden sats i Naddon Tidsregistrering og kun til registrering af arbejdstid for funktionærer. Markering i dette felt betegner den pågældende lønart som fraværslønart. Feltet har sammenhæng med en særlig rapport Fraværsliste, der udskriver fravær, fraværsprocent, årsag etc. Fraværsårsag Integration til Microsoft Dynamics NAV Personale: Der er fra dette felt opslag i tabellen Fraværsårsager i modulet Personale (kræver licens). Der kan i denne tabel defineres forskellige fraværsårsager, der med de registrerede timer kan danne grundlag for en fraværsstatistik (i Personale). Bogførte fraværstimer i Side 100

101 Naddon Løn vil således også blive bogført i Personale. A-skat AM-bidrag Feriepengeberegning Lønarten er A-skattepligtig. Lønarten er AM-bidragspligtig. Et indstiller lønarten til at indgå i feriepengeberegningen. På lønarter for almindelig timeløn skal både dette felt og næste felt, Ferietimeberegning være afmærket. Ved lønarter for overarbejde skal kun feltet Feriepengeberegning være afmærket, da overarbejdstimer ikke medtælles i feriepenge. Ferietimeberegning S/H beregning ATP Pension Se ovenfor. markerer, at der vil blive beregnet søgnehelligdagsbetaling af lønarten. markerer, at lønarten indgår i beregningen af ATP. markerer, at der beregnes pension af lønarten. 18 års-kontrol Spec. for produktionsskoler. Kørselsgodtgørelse Indgår i bruttoindkomst Udbetaling Bruges kun på lønarter til kørselsgodtgørelse: Et betyder, at lønarten ved indtastning i lønkladden måles på feltet Grænse/kørselsgodtgørelse i Lønopsætning. Ved overskridelse af denne grænse udløses en advarsel. Markerer, at lønarten medtages i bruttoindkomsten i Eindkomst månedlig indberetning. I dette felt kan der vælges mellem Udbetales eller Udbetales ikke. Kun lønarter med Udbetales vil blive med- eller modregnet ved beregningen af nettoudbetalingen på en lønseddel. Udbetales ikke bruges, dels hvor der ikke er udbetaling af den pågældende lønart, dels hvor lønarten i finansbogholderiet posteres i resultatopgørelsen og modposteres i balancen som skyldigt beløb. Et eksempel herpå er lønart 9220, ATP Samlet bidrag, der posteres som udgift i resultatopgørelsen og som skyldigt beløb i balancen med henblik på senere afregning. Saldokontrol Saldokontrol betyder, at lønarten ved beregning skal udføre et check af saldo på en anden lønart. Der kan i dette felt vælges mellem Nej, Ved 9xxx nummer eller Afspadsering. Side 101

102 Saldokontrol bruges, når lønarten skal nedbringe en bogført saldo på medarbejderen, f.eks. ved restanceskat. Her bogføres det samlede indeholdelseskrav fra myndighederne på en 9xxx-lønart (i dette tilfælde 9235), hvorefter de periodevise tilbageholdelser køres på lønart 235. Lønart 235 er standard indstillet til Ved 9xxx nummer i dette felt, og saldoen vil så automatisk blive nedbragt til nul, hvorefter tilbageholdelsen vil stoppe af sig selv. Ved bogføring Indstillingen i dette felt bestemmer, hvordan lønarten skal opføre sig ved bogføring af en lønseddel: Overfør ikke overfører ikke lønarten til næste lønseddel og bruges især, hvor der er store variationer i antal etc. på lønarten eller hvor den kun bruges en gang i mellem, f.eks. kørselsgodtgørelse. Overfør næste periode overfører automatisk det sidst bogførte på medarbejderen til næste periodes åbne lønseddel. Denne indstilling fordrer ligesom de nedenstående, at feltet Opret perioder i Lønopsætning er stillet til Ved postering. Overfør+nulstil antal overfører også det sidst bogførte til næste lønseddel, men uden antal. Overfør+nulstil beløb overfører det sidst bogførte til næste lønseddel, men uden beløb. Overfør+nulstil antal og beløb overfører det sidst bogførte, men uden antal og beløb. Skjul på lønseddel Lønseddel ÅTD Hvis man sætter et i dette felt, vil registrerede lønposteringer ikke blive udskrevet på lønsedlen. Årets saldo på lønarten kan udskrives på lønseddel i et særligt afsnit, og man kan her vælge mellem 3 muligheder for udskrift: Beløb Antal Beløb & Antal Der er ingen særlig begrænsning på antallet af lønarter, der kan sættes til ÅTD, men af hensyn til overskueligheden på lønsedlen bør man nok begrænse det til f.eks. Arbejdsmarkedsindkomst, Ferieberettiget løn, A-skat, Side 102

103 Kørselsgodtgørelse o. lign. Lønseddelredigering Som standard vil lønarterne blive sorteret efter Kode i stigende orden på lønsedlen. Det kan give en ikke særlig logisk opbygning. Man kan give lønarterne et tal i dette felt (1 vil blive udskrevet på første linje) alt efter, hvilken rækkefølge man ønsker på lønsedlen. Eksempel: Lønart 249 (Overført til konto) vil man normalt gerne have nederst. Giv derfor denne lønart et højt nummer, f.eks. 99. Sumlønart Ofte kan en lønafregning bestå af mange lønarter, hvoraf nogle er skattepligtige, andre ikke. Nogle er pensionsberettigede, osv. Nogle lønmodtagere vil finde en sådan lønseddel uoverskuelig og så kan man bruge dette felt. Feltet bruges på den måde, at der oprettes en lønart med en kode >250 og tekst, i dette felt, ingen sats, men med angivelse af de lønarter, der indgår, i feltet Satsformel og/eller Antalsformel. Dette indebærer at lønarter, indsat i Satsformel, vil blive vist i feltet Beløb på den bogførte lønseddel lønarter, indsat i Antalsformel, vil blive vist i feltet Antal på den bogførte lønseddel lønarter, indsat i både Satsformel og Antalsformel, vil blive vist i felterne Antal og Beløb. Der er således mulighed for sammentælling af antal, beløb eller begge. De lønarter, der indgår i sumlønarten, vinges af i feltet Skjul på lønseddel. I redigeringen af lønsedlen indsættes sumlønarten sammen med de lønarter, der indgår heri. Men ved udskrift udskrives kun sumlønarten på lønsedlen. Ingen kompr. på lønfininanskladde Lønfinanskladden i Naddon Løn, hvorfra posteringen på finanskonti sker, tillader ikke tilføjelse af linjer, ompostering mv. Dertil kommer, at der kan være særdeles praktisk at bruge komprimering af medarbejdere, lønarter mv. i Overførsel til finanskladde. Man kan derfor ikke opsplitte komprimerede Side 103

104 beløb i lønfinanskladden. Til afhjælpning af dette forhold tjener dette felt: Et bevirker, at den pågældende lønart ikke vil blive komprimeret ved overførsel til lønfinanskladden, men overføres med alle linjer. Ret sats på lønsedler Sats 2 Markering i dette felt bevirker, at en rettelse i feltet Sats på lønartskortet vil slå igennem på åbne lønsedler. Lønartens sats kan ved hjælp af rapport Regulering af lønsatser korrigeres med den gældende reguleringsprocent. Opsætning lønseddel Figur 9.2 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter) Ved hjælp af mulighederne på dette faneblad kan man gruppere lønarterne og lave afsnit med blanke linjer imellem, indsætte overskrift til et afsnit, ligesom man kan udskrive mellemtotaler ved at markere, fra hvilken lønart mellemtotalen skal starte og hvor den skal slutte. I ovenstående vil vi lave et eksempel, der samler periodens pension i et afsnit. Lønarterne til pension omfatter 216 (firmaets andel), 218, egen andel og 219, Trukket til kapitalpension. Side 104

105 På lønart 216 er der vinget af i Blank linie før, så vi får et afsnit, og der er lavet en overskrift med fed skrift. Der er vinget af i Mellemtotal start, for her skal sammentællingen begynde. Lønart 218 skal ikke have nogen indstillinger på dette faneblad, mens lønart 219 skal markeres således: Figur 9.3 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter) I eksemplet er 219 sat til en tom linie efter, og der er vinget af i Mellemtotal efter, så vi nu får en sum af periodens pension med en forklarende tekst til denne mellemtotal. Side 105

106 Knappen Lønart Knappen Lønart har følgende indhold: Oversigt Valg af dette punkt åbner en oversigt over samtlige oprettede lønarter. Man kan i denne oversigt udvælge den ønskede lønart og klikke på OK, hvorefter lønartens kort vises. Figur 9.4 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter Knappen Lønart) Lønartsposter Dette punkt åbner en oversigt over samtlige posteringer på den pågældende lønart: Side 106

107 Figur 9.5 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter Knappen Lønart) Udv. Finanskontering Virksomheder kan være underlagt krav om, eller have et ønske om, at løn mv. til forskellige personalegrupper skal konteres forskellige steder i kontoplanen. Alt andet lige vil dette betyde, at man vil have brug for mange enslydende lønarter, da medarbejdere i forskellige personalegrupper ofte har den samme løn. Her kan man med fordel bruge den udvidede finansopsætning, hvor man kan bruge den eller de samme lønarter til flere forskellige personalegrupper og hvor lønposterne på de enkelte lønarter fordeles til forskellige konti. Figur 9.6 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter Knappen Lønart) Den udvidede finansopsætning forudsætter, at medarbejderne inddeles i det nødvendige antal finansgrupper, hvilket gennemgås nedenfor. Side 107

108 Felt Bemærkning Finansgruppe Tryk på F6 (eller klik med musen på i feltet) åbner til den underliggende tabel Finansgruppe. Her oprettes de finansgrupper, man har brug for, med et nummer eller en kode i feltet Nummer samt en beskrivelse af gruppen i Navn. (Ovenstående vindue Finansgruppe kan også åbnes i Naddon Løn, Opsætning, Finansgrupper). Den ønskede finansgruppe markeres og indsættes i tabellen Finansopsætning med klik på OK. Arbejdstyper Eksempelvis kilometer Side 108

109 Afdeling Kontotype Der kan her vælges mellem Finans eller Bank. Ved valget Finans overføres lønposterne direkte til finanskontoen, mens posterne ved valget Bank føres til bankkontoen. Hvis man bruger Naddon Bank Kontoafstemning, bruger man samtidig afstemningsfaciliteterne i Naddon Bank. Det vil derfor være en stor fordel at bruge valget Bank på de lønarter, der trækker direkte på bankkontoen, f.eks. lønart 249, da posteringerne vil afspejle sig her. Konto Modkontotype Modkonto Navn Her vælges den finans- eller bankkonto (opslag med F6), som lønposterne skal overføres til. Angivelsen i dette felt vil overstyre en eventuel angivelse af finanskonto i feltet Finanskonto på lønartskortet. Der gælder det samme her som nævnt under punktet Kontotype ovenfor. Dette felt bruges kun, hvor der skal finde postering sted på både resultatkonto og balancekonto (f.eks. arbejdsgivers andel af pension, samlet ATP). Her indsættes navnet på finansgruppen automatisk. Lønartstekster Naddon Løn indeholder mulighed for at vise lønsedlens linjer på andre sprog. Det forudsætter blot, at lønartens beskrivelse oversættes: Side 109

110 Figur 9.7 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter Knappen Lønart) I feltet Sprogkode er der opslag til de koder man har oprettet i sprogkodetabellen. I feltet Beskrivelse indtastes den ønskede oversættelse, hvorefter det er denne tekst, der vil blive udskrevet på lønsedlen for medarbejdere med samme sprogkode. Dimensioner I lighed med finanskonti er det også muligt at lægge dimensioner på lønarter: Figur 9.8 (Personale Naddon Løn Løn Lønarter Knappen Lønart) Man kan gøre dette for at sikre, at bestemte lønarter bogføres i finans med korrekt dimensionskode. Man behøver ikke at udfylde feltet Dimensionsværdi, hvis lønarten skal kunne bogføres med flere dimensionskoder. Opgave kapitel 9 9.a Opret lønarten 330 Kontingent motionsklubben Stræk med et træk på 100 kr om måneden. Konteres på Forudbetalinger. 9.b Opret lønarten 331 Pedel fuldtid kr. om måneden. Konteres på lønkontoen og overføres til næste måned. Der skal svares skat mm af beløbet. Side 110

111 10. Lønkladde. I tilfælde af mange udsving i timelønnedes løn eller ved mange ens indtastninger, f. eks. kørselsgodtgørelse, kan det være praktisk at bruge lønkladden i stedet for at lave medarbejdernes løn enkeltvis. Hvis man vælger denne løsning, bør de anvendte lønarter ikke have indstillingen Overfør næste periode i feltet Ved bogføring på lønartskortet, men indstillingen Overfør ikke, da man ellers vil få lønarterne to gange på samme lønseddel. Lønkladdehoved. Figur 10.1 (Personale Naddon Løn Løn Lønkladde - Kladdenavn) I lønkladdehovedet kan man oprette lige så mange lønkladder, som man har brug for. Felt Kladdenavn Bemærkning Her indtastes en sigende betegnelse (på max. 10 tegn) på den nye lønkladde. NB! Undlad at lade kladdenavnet ende på et tal, f.eks. KLADDE1. Det vil Microsoft Dynamics NAV opfatte, som om der skal tælles videre, og resultatet er, at efter bogføring af linier i kladden KLADDE1 vil næste kladde hedde KLADDE2 osv. Side 111

112 Beskrivelse Tømmes ved bogføring Beskrivelse af kladden. Afmærkning af dette felt bevirker, at kladden tømmes ved bogføring (= fordeling af linjer). Afmærkes der ikke, vil kladden ikke blive tømt ved fordeling af linjer. Dette kan især bruges ved fast tilbagevendende indtastninger som f.eks. kørselsgodtgørelser, kantinetræk o.lign. Lønkladdelinier Figur 10.2 (Personale Naddon Løn Løn - Lønkladde) Felt Bemærkning Dato Bilagsnr. Lønmodtager Lønart Datoen for lønposteringen. Det kan være samlet for hele perioden og er da normalt sidste dag, eller det kan være dag for dag. Generes automatisk, hvis nummersere er opsat. Lønmodtager. Her angives medarbejderens nummer. Indtast her den ønskede lønart eller vælg den med F6 i oversigten eller klik på AssistButton. Når feltet forlades med Enter eller Ok, udfyldes felterne Beskrivelse og Sats automatisk. Side 112

113 Beskrivelse Antal Dette felt udfyldes automatisk med lønartens betegnelse. Den kan dog overskrives med anden tekst, der medtages til lønsedlen. Angiv her det ønskede antal af den pågældende lønart. Når feltet forlades ganges Antal med Sats og resultatet vises i Kostbeløb. Ved fordeling af linjerne vil systemet melde fejl, hvis feltet ikke er udfyldt. Sats Kostbeløb Feltet udfyldes automatisk med lønartens sats. Kan overskrives. Indeholder resultatet af multiplikationen Antal * Sats. Felter, ikke vist på illustrationen: Mellemtotal Sagsnr. Sagsopgavenr. Afdeling kode Fremkommer ved simulering af lønsedlen. Hvis medarbejderens timer skal noteres på en sag, angives sagsnummeret her ved opslag (F6). I Microsoft Dynamics NAVs sagsmodul kan sager være underopdelt. Hvis en medarbejder er tilknyttet en bestemt dimensionskode, vises den her, når medarbejderens nummer er indsat i feltet Lønmodtager. Skal lønnen påføres en anden dimensionskode, ændres den her. Projekt kode Startdato fravær Angiv evt. projekt kode (dimensionsværdioversigt) Fra 1. januar 2006 skal udvalgte virksomheder indberette medarbejderes fravær til Danmarks Statistik. Virksomheden skal oprette de fornødne lønarter til dette brug. Ved medarbejderes fravær noteres startdatoen her. Slutdato fravær Slutdatoen for fraværet. Side 113

114 Knappen Lønkladde Kanppen Lønkladde har følgende indhold: Udskriv Når lønkladden er færdig, kan den udskrives ved at vælge knappen Lønkladde, Udskriv. Også her kan der vælges mellem at sende kladden direkte til printeren (knappen Udskriv) eller først se en skærmudskrift (knappen Vis udskrift). Opdatér sats Punktet Opdatér sats bruges, hvis der er sket ændring af lønartssatserne i lønartstabellen og man har linier i lønkladden med gammel sats. Funktionen retter så satserne i lønkladden, så de stemmer med de anvendte lønarters sats i lønartstabellen. Fordél linier Når kladden er færdig, fordeles den. Det vil sige, at linierne fordeles ud på de åbne lønsedler for hver af medarbejderne i lønkladden. Vælg Lønkladde, Fordel linier og bekræft med klik på knappen Ja, at linierne skal fordeles (bogføres). Ved fordelingen vil systemet melde fejl, hvis feltet Antal ikke er udfyldt. Simulér lønseddel Det er muligt direkte fra lønkladden at se, hvilken indflydelse de indtastede linier får på medarbejderens lønseddel. 1. Stå på linien for den pågældende medarbejder og tryk F9. Figur 10.3 (Personale Naddon Løn Løn - Lønkladde) 2. De indtastede kørepenge får følgende indflydelse på medarbejderens lønseddel: Side 114

115 Figur 10.4 (Personale Naddon Løn Løn - Lønkladde) Alle linier i alle kladder på det pågældende medarbejdernummer medtages i simuleringen som kan gentages, så ofte man ønsker det. NB! Denne simulering er virtuel og udfører ikke funktionen af samme navn, som ligger på Lønsedler. Regulering af bogført løn Punktet Regulering af bogført løn bruges, hvor overenskomstmæssig lønregulering offentliggøres efter ikrafttræden af overenskomsten og den bogførte løn derfor skal justeres med tilbagevirkende kraft. Figur 10.5 (Personale Naddon Løn Løn - Lønkladde) Side 115

116 I feltet Lønart angives den eller de lønarter, der skal reguleres (ved flere lønarter skal reguleringsbeløbet være det samme!), og i feltet Bogføringsdato angives datoerne på de bogførte lønseddellinjer, som skal reguleres. På fanebladet Indstillinger angives reguleringsbeløbet, en forklarende tekst samt bogføringsdato for reguleringen. De gennemførte reguleringer afleveres efter endt kørsel i lønkladden til fordeling på periodens åbne lønsedler. Lønfinanskladde Lønfinanskladden danner forbindelsesleddet mellem Naddon Løn og Navision Finans, idet lønposterne i funktionen Overfør til finanskladde sendes hertil med henblik på bogføring på de respektive finanskonti. Figur 10.6 (Personale Naddon Løn Løn - Lønfinanskladde) Lønfinanskladden er af udseende og virkemåde som enhver anden finanskladde, dog med den undtagelse, at der ikke kan rettes i feltet Beløb, og der kan ej heller tilføjes nye linier (se eventuelt beskrivelse af feltet Ingen komprimering på lønartskortet). Ligeledes af sikkerhedshensyn kan enkelte linjer ikke slettes; er der fejl, skal hele kladden slettes. Dette sker ved at vælge knappen Funktion, Slet alle linier i lønfinanskladden. Bogføring af linierne sker ved at vælge Bogføring, Bogfør (F11) eller Bogføring, Bogfør & udskriv (Shift+F11). Side 116

117 Opgaveliste løn Figur 10.7 (Personale Naddon Løn Løn Opgaveliste løn) Denne liste kan bruges som huske liste over generelle ting, der skal udføres. Den vises ved opstart af Naddon Løn. Opgave kapitel a Opret en lønkladde til træk af kontingent til motionsklubben Stræk for Peter Jensen, Lotte Thomsen og Steffen Rasmussen. 10.b Simluer lønseddel for Peter Jensen. 10.c Fordel lønlinierne. Side 117

118 Bog Løndannelse Oprettelse af lønperiode Funktionen Opret periode findes dels under Naddon Løn, Periodiske aktiviteter, Opret lønperiode, dels som genvej på Lønmodtagerkortet under knappen Medarbejder, Opret lønperiode. Hvis Opret perioder i Lønopsætning er stillet til Automatisk v/postering, bruges denne funktion ikke. Dertil kommer, at Naddon Løn ved oprettelse af ny medarbejder vil prompte for oprettelse af første lønperiode. Man kan oprette en periode manuelt for alle eller nogle medarbejdere. Kørslen Opret lønperioder findes under menupunktet Periodiske aktiviteter i Naddon Løns hovedmenu. Side 118

119 Figur 11.1 (Personale Naddon Løn Løn - Periodiske aktiviteter Opret periode) Felt Forklaring Art Tryk her F6 for at vælge mellem Ansat eller Elev, her Ansat. Valget kan også gøres med at taste a i feltet. Hvis man kun har medarbejdere med arten Ansat, udfyldes feltet ikke. Nummer I dette felt angives, for hvem der skal oprettes lønperiode, evt. ved hjælp af F6, der åbner oversigten over medarbejderne. 1.. angiver, at alle fra nr. 1 og frem skal medtages. Dette felt kan efterlades blankt, hvis man i andre felter afgrænser på anden måde. F.eks. kan udfyldelse af feltet Fratrædelsesdato med to apostroffer afgrænse oprettelsen af lønperiode til kun aktuelt ansatte medarbejdere. Ansættelsesform Her kan man vælge med F6. Mulighederne er Funktionær eller Timelønnet. Bruges kun, hvis de to grupper har hver sin løntermin. Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Bruges hvis man skal oprette lønperiode for en række nyansatte medarbejdere. Ansættelsesdatoen kan så angives som et interval; f.eks. vil intervallet omfatte medarbejdere med ansættelsesdato i denne periode. Udfyldes med to apostroffer. Herved afgrænses på, at feltet skal være blankt, så kun aktuelle medarbejdere medtages i Side 119

120 kørslen. Datofilter Lønfunktion Periodens start- og slutdato, angives som interval. Der vises her, hvilken lønfunktion man er i gang med. I dette tilfælde opret periode. Der klikkes på OK, hvorefter man promptes for henholdsvis dispositionsdato og beskatningsdato følgende vinduer: derefter Ret om nødvendigt dispositions- og/eller beskatningsdato og klik OK eller tryk Enter for at oprette perioden. Hvis man skulle få angivet forkert dispositions- eller beskatningsdato på dette stadie, vil der senere ved bogføringen af lønsedlerne blive mulighed for at rette, idet man også her promptes for disse datoer. I ovenstående eksempel ses, at felterne Art og Ansættelsesform ikke er udfyldt. Det er i dette tilfælde ikke nødvendigt, da Nummer er udfyldt med kun én medarbejders kode. Der bliver således kun oprettet en periode på denne ene medarbejder. Skattekort Hvis der er nye lønmodtagere oprettet siden sidste lønkørsel, skal der rekvireres skatterkort for disse. Skattekortene rekvireres hos Skat ved hjælp af rapporten eindkomst rekv. Skattekort. Når besked så modtages fra Skat om, at de ønskede skattekort er klar til download, hentes disse og indlæses ved hjælp af rapporten eindkomst indl. af skattekort. Samme arbejdsgang kan benyttes til at opdatere eksistrenede medarbejderes skatteoplysninger. Side 120

121 Figur 11.2 (Personale Naddon Løn Løn - Lønmodtagerkort Knappen medarbejder - Skattekort) Detailoplysninger om lønmodtagerens skattekort indlæses i tabellen Skattekort, som det ses af oventående illustration. Felt Bemærkning Benyttes fra dato Type Bikort Frikort restsaldo Periodefradrag Dagsfradrag Her indtastes datoen for skattekortets ikrafttræden. Bemærk ved senere ajourføring med nyt skattekort, at datoen skal ligge efter sidste beskatningsdato. Her vælges, om skattekortet er et Frikort eller et Trækkort. Hvis det pågældende skattekort er et bikort, markeres det her. Det sker af sig selv ved indlæsning af skattekort fra Skat. Er skattekortet et frikort, angives frikortets restsaldo her. Her indtastes medarbejderens periodefradrag. Hvis medarbejderen er månedslønnet, er det fradraget pr. måned, er medarbejderen 14 dages lønnet, er det fradraget pr. 14 dage, osv. Her angives medarbejderens dagsfradrag automatisk ved indtastning i Periodefradrag. Feltet får betydning i de tilfælde, hvor medarbejderen f.eks. ved ansættelse kun har arbejdet i 1 uge i den første 14 dages lønperiode og hvor periodefradraget derfor bliver for stort. Her anvendes så lønart 9231, der henter værdien i feltet og overstyrer den automatiske lønart 231 (periodefradrag). Trækpct Medarbejderens trækprocent. Side 121

122 Trækpct forøges med Medarbejderen kan vælge at øge trækprocenten og derved indbetale mere i skat for at imødekomme restskat. Rekvirer skattekort Figur 11.3 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Rekv. skattekort) Mærk de medarbejdere af, der skal rekvireres skattekort for i kolonnen Rekvirer skattekort. Angiv beskrivelse og fra hvilken dato skattekortet skal rekvireres. Angiv et navn til filen der dannes (f.eks. jan2010.txt). Ansættelsesdatoen hentes automatisk fra Lønmodtagerkortet. Når Udskriv eller Vis Udskrift aktiveres dannes en fil, der kan sendes til SKAT. Side 122

123 Indlæsning af skattekort Figur 11.4 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Indlæsning af skattekort) Når der er kommet besked fra SKAT om, at fil er klar til at blive hentet, hentes den og indlæses med dette skærmbillede. Vælg fil og Udskriv/vis udskrift for at sætte indlæsning i gang. Rekv/Indlæsning af skattekort Benytter man ikke e-indkomst kan rapporten Rekv/inlæsing af skattekort benyttes. Figur 11.5 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Rekv/Indlæsning af skattekort) Side 123

124 Felt Bemærkning Nummer Vælg medarbejder Figur 11.6 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Rekv/Indlæsning af skattekort)) Markér om derskal rekvireres eller indlæses skattekort. Lønkladde Som beskrevet i kapitlet om opsætning af lønkladde kan den benyttes til indtastning af timelønnede. Den kan også anvendes, hvis en gruppe medarbejdere skal modtage eller opkræves for en engangsydelse. Lønartscheck Det kan være formålstjenligt at kunne få besked f.eks. ved 14 dages sammenhængende sygdom, hvis den pågældende lønart har været brugt et bestemt antal dage eller uger, hvis en lønart bruges på en medarbejder f.eks. inden medarbejderen har været ansat en bestemt periode eller hvis lønarten ikke må bruges efter en vis periode. Til dette brug er Lønartscheck udviklet: Figur 11.7 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Løn - Lønartscheck) Side 124

125 Felt Bemærkning Nummer Navn Optælling på lønseddel Saldo check Sammenh. periode Advarsel Ansættelsestid før ikrafttr. Besked efter anv. i periode Stop for anvendelse af lønart Lønarten til saldocheck eller Lønart, som ikke må være anvendt Afledt lønart Lønart til sats Antal omregningsfaktor Lønart til difference i Lønartens nummer. Lønartens navn. Der kan her vælges hvorledes lønarten skal optælles i lønsedlens saldoafsnit. Der kan vælges mellem År til dato og Fra ans.dato. (ansættelsesdato) Det markeres, hvis der skal være saldocheck på lønarten, således at man f.eks. ikke afholder flere afspadseringstimer end der er optjent. Der markeres her, om lønarten skal anvendes i en sammenhængende periode for at de øvrige betingelser kan træde i kraft. Markering her vil udløse en advarsel ved forkert brug af lønarten i forhold til de opstillede betingelser. Her angives, hvor længe medarbejderen skal have været ansat, før den pågældende lønart kan bruges. Hvis den anvendes før, udløses en advarsel. Angivelsen i dette felt, f.eks. 2U (to uger) markerer at der skal udløses en besked, hvis lønarten bruges på samme medarbejder i mere end 2 uger i træk. Tidsangivelsen i dette felt standser brugen af lønarten på samme medarbejder, når den har været brugt i den angivne periode. Her noteres hvilken eller hvilke lønarter der ikke må bruges samtidig, f.eks. ved Sygedagpenge. F.eks ved indtastning af overtid skal systemet automatisk danne lønlinier til afspadsering, så lønarten til afspadsering indtastes i Afledt lønart og lønarten til overtid indtastes i Nummer. Hvis den afledte lønart skal dannes med en anden sats end den, der er angivet på den afledte lønart, indtastes her lønarten til den sats der skal anvendes. Anvendes, f.eks. hvis afholdte feriefritimer skal omregnes til afholdte feriefridage. En omregningsfaktor på -7,4 vil således omregne timerne til dage. Her indtastes lønarten for difference i timeløn, hvis det f.eks. Side 125

126 timeløn drejer sig om overtid og optjent afspadsering og differencen i timeløn skal udbetales. Det kan f.eks. være at der er en forskel i satsen på overtid og afspadsering. Systemet vil således udregne denne forskel og tillægge denne til lønsedlen. Lønsedler i hovedmenu De åbne lønsedler kan åbnes direkte fra Naddon Løn hovedmenu. Figur 11.8 (Personale Naddon Løn Oversigt Lønsedler) I modsætning til vinduet Lønsedler via Lønmodtagerkortet ses både lønseddelhovedet og lønseddellinierne samt knapperne Lønseddel, Funktion og Udskriv i dette vindue. Man kan således redigere lønsedlen færdig uden at skulle forlade lønseddellinierne. Den øverste del af vinduet,indeholder de ikke-redigérbare felter Medarbejder (nummer), Navn, Periodestart, Periodeslut, Dispositionsdato, Beskatningsdato. Korrektionskørsel og Ingen pensionsberegning kan derimod udfyldes: Korrektionskørsel bruges ved rettelse af lønudbetaling og frakobler f.eks. ATP beregning ved lønberegning, mens Ingen pensionsberegning frakobler den automatiske pensionsberegning, hvis denne er sat i kraft. Der kan bladres mellem de oprettede lønsedler med tasterne PgUp og PgDn, ligesom man med klik på knappen Lønsedler eller tryk på F5 kan åbne en oversigt over de oprettede og åbne lønsedler: Side 126

127 Figur 11.9 (Personale Naddon Løn Oversigt Lønsedler Lønseddel - Oversigt) Knappen Funktion Menupunkt Bemærkning Simuler lønkørsel Dette menupunkt igangsætter ved aktivering en lønberegning af lønsedlen, dvs. beregner nettoudbetalingen mv. efter fradrag af skat, ATP osv. Lønberegningen kan udføres så ofte det ønskes. Se afsnittet Lønberegning, funktionærer. Slet lønseddel Fremskriv lønseddel Dette punkt sletter lønsedlen. Funktionen Fremskriv lønseddel bruges f. eks. i det tilfælde at en medarbejder går på tidsbestemt orlov, hvor virksomheden ikke Side 127

128 skal udbetale løn. Man kan så ændre periodestart osv. til det tidspunkt, hvor medarbejderen igen skal have udbetalt løn. Man behøver ikke lave en ny lønseddel forfra, men kan fortsætte i den fremskrevne. Kopier linier fra anden medarbejder Vælg medarbejder nr. der skal kopieres fra samt dato. Fanebladet indstillinger rummer pt. alene webhjælpknap. Bogfør Bogfør som åbning Bogfører lønsedlen. Dette menupunkt bruges i forbindelse med indlæggelse af saldi på de enkelte lønarter eller korrektion af saldi. Bogfør som åbning gennemfører ikke nogen lønberegning. Man må derfor ikke have lavet simulering af lønsedlen inden bogføring som åbning, da det kan resultere i en utilsigtet postering på f. eks. A- skattekontoen. Se afsnit Åbningsaldo i kapitel Yderligere funktionalitet. Knappen Udskriv Denne knap indeholder kun ét menupunkt, nemlig Lønseddel (sim.), som udskriver en simuleret lønseddel, hvor man på papir kan se den endnu ikke bogførte lønseddel. Indtastning på lønseddel, timelønnede Side 128

129 Figur (Personale Naddon Løn Løn - Oversigt Lønsedler) Lønarterne 214 og 215 indsættes ikke på dette stadie. Naddon Løn vil under lønberegningen automatisk indsætte dem som følge af markeringerne på medarbejderens kort eller i tabellen Medarbejderløngrupper. Felt Bemærkning Dato Lønart Beskrivelse Antal Kostbeløb Mellemtotal Normalt indtastes lønperiodens slutdato her. Hvis det af statistiske eller andre årsager er ønskeligt med en anden dato, der dog skal ligge indenfor periodeafgrænsningen, anfører man naturligvis denne dato. Indtast her den ønskede lønart eller vælg den med F6. Når feltet forlades med Enter eller Tab, udfyldes felterne Beskrivelse og Sats automatisk. Dette felt udfyldes automatisk med lønartens betegnelse. Den kan dog overskrives og vil blive husket til næste gang på medarbejderen hvis lønarten er indstillet til Overfør til næste periode. Angiv her det ønskede antal af den pågældende lønart. Når feltet forlades med Enter eller Tab, ganges Antal med Sats og resultatet vises i Kostbeløb. Indeholder resultatet af multiplikationen Antal * Sats. Dette felt bruges ikke i dette stadie af lønbehandlingen. Side 129

130 Sagsnr. Der består en integration mellem Naddon Løn og modulet Sager. Ønsker man derfor at notere lønudgifter mv. på en igangværende sag, angives sagsnummeret i dette felt. Andre felter, ikke vist: Startdato fravær Hvis den pågældende lønlinie betegner et fravær, noteres startdatoen for fraværet her. Hvis der kun er tale om en enkelt dags fravær, behøver man ikke at udfylde dette og næste felt; Naddon Løn vil så hente datoen fra feltet Dato. Slutdato fravær Hvis den pågældende lønlinie betegner et fravær, noteres slutdatoen for fraværet her. Hvis der kun er tale om en enkelt dags fravær, behøver man ikke at udfylde dette og foregående felt; Naddon Løn vil så hente datoen fra feltet Dato. I eksemplet forudsættes at medarbejderen også skal have pension og gruppeliv. Dette opsættes på den enkelte medarbejder i Medarbejderløngrupper og vil ved beregning af lønsedlen blive indsat automatisk. Lønsedler via Lønmodtagerkort Når Lønsedler åbnes fra en lønmodtagers kort, åbnes det altid på vedkommende medarbejders lønsedler. Man kan så bladre fra medarbejder til medarbejder ved hjælp af PageUp eller PageDown. Vinduet åbnes ved at trykke Ctrl+F5 (eller vælge knappen Medarbejder, Lønsedler): Vinduet Lønsedler medarbejder indeholder to faneblade, nemlig Lønsedler, hvor de åbne (redigérbare) lønsedler ses, og Bogførte lønsedler, samt knapperne Funktion og Udskriv. Side 130

131 Lønsedler Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere - Knappen Medarbejder - Lønsedler) Vinduet indeholder en oversigt over de oprettede, åbne lønsedler, hvor der vises Periodestart, Periodeslut, Dispositionsdato, Beskatningsdato, Korrektionskørsel samt Ingen Pensionsberegning. Ingen pensionsberegning bruges i de tilfælde, hvor en lønseddel skal beregnes og bogføres uden beregning af pension. Den åbne lønseddel kan være oprettet dels individuelt gennem punktet Opret lønperiode, dels ved hjælp af kørslen Opret lønperioder i Naddon Løns hovedmenupunkt Periodiske aktiviteter, dels automatisk, hvis der er valgt Automatisk v/ postering i feltet Opret perioder i Naddon Løn, Opsætning, Lønopsætning, Generelt. Knappen Funktion Side 131

132 Knappen Udskriv Denne knap indeholder kun ét menupunkt, nemlig Lønseddel (sim.), som udskriver en Menupunkt Bemærkning Vis lønseddel Dette punkt åbner vinduet Lønsedler. Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtager - Knappen Medarbejder - Lønsedler Knappen Funktion) Her kan der oprettes og redigeres linier hvorefter der klikkes Alt+S (eller klik på knappen Simulér lønkørsel) for at udføre en lønberegning. Der kan lønberegnes ligeså ofte, man ønsker det. Slet lønseddel Fremskriv lønseddel Bogfør Bogfør som åbning Bruges til at slette den valgte lønseddel. Funktionen Fremskriv lønseddel bruges f.eks. i det tilfælde at en medarbejder går på tidsbestemt orlov, hvor virksomheden ikke skal udbetale løn. Man kan så ændre Periodestart osv. til det tidspunkt hvor medarbejderen igen skal have udbetalt løn. Man behøver ikke lave en ny lønseddel forfra, men kan fortsætte i den fremskrevne lønseddel. Bogfører den valgte lønseddel. Dette menupunkt bruges i forbindelse med indlæggelse af saldi på de enkelte lønarter eller korrektion af saldi. Bogfør som åbning gennemfører ikke nogen lønberegning- Man må derfor ikke have lavet simulering af lønsedlen inden bogføring som åbning, da det kan resultere i en utilsigtet postering på f.eks. A-skattekontoen. simuleret lønseddel hvor man på papir kan se den endnu ikke bogførte lønseddel: Side 132

133 Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtager - Knappen Medarbejder - Lønsedler Knappen Udskriv) På fanebladet Lønsedler er felterne automatisk udfyldt, mens man på Indstillinger skal foretage valg: Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtager - Knappen Medarbejder - Lønsedler Knappen Udskriv) Felt Bemærkning Komprimér lønseddel Et her gør, at linierne til kun vil omfatte totaler. Hvis feltet ikke markeres, vil rapporten udskrive både linier og totaler pr. lønart. Side 133

134 Kun vise linier (ikke totaler) Sortering: Et her gør, at rapporten ikke laver totaler. I modsat fald laves en total pr. forekomst af lønart. Lønarter. Den simulerede lønseddel sorteres i stigende lønartsorden. Redigering. Den simulerede lønseddel sorteres i den orden, som lønsedlen er redigeret i. Bogførte lønsedler Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtager - Knappen Medarbejder - Lønsedler) Fanebladet Bogførte lønsedler viser en oversigt over bogførte lønsedler på medarbejderen. Desuden er der knapperne Funktion og Udskriv, som gennemgås efterfølgende. Felt Bemærkning Afr. Nr. Afregningsnummer. Hver bogført lønseddel tildeles i bogføringen et afregningsnummer. Side 134

135 . Periode Start Periode Slut Dispositionsdato Overført til finans Lønperiodens startdato. Lønperiodens slutdato. Lønperiodens dispositionsdato. Når lønsedlen er overført til finansbogholderiet, indsætter Naddon Løn et her, så man uden videre kan se, hvilke lønsedler, der er overført, og hvilke, der ikke er. Udover overskueligheden medfører fluebenet i dette felt, at lønsedlen ikke længere kan slettes. Beskatningsdato Korrektionskørsel Ingen pensionsberegning Lønperiodens beskatningsdato. Hvis den bogførte lønseddel har været en del af en korrektionskørsel, vises det med et her. Hvis den bogførte lønseddel har været gennemført uden pensionsberegning, markeres det med et her. Knappen Funktion Menu Bemærkning Vis bogført lønseddel Tilbagefør bogført lønseddel Genåbn bogført lønseddel Åbner et vindue, hvor de bogførte lønseddellinier vises på den valgte lønseddel. Denne funktion tilbagefører den valgte lønseddel, det vil sige, at der genereres en kopi med modsat fortegn på linjerne, hvorved de to lønsedler ophæver hinanden. Funktionen åbner en kopi af den valgte, bogførte lønseddel under Lønsedler, hvor den kan redigeres. Hvorledes dette bruges i praksis, kan ses i dokumentet Korrektion af lønsedler i hovedmenuens webhjælp Slet bogført lønseddel Denne funktion sletter den valgte lønseddel. Det er en funktion, man skal omgås med forsigtighed og i Side 135

136 princippet slet ikke bruge, hvis man har lavet fejl, men i stedet bruge de næste to funktioner. Dertil kommer, at når lønsedlen er overført til finansbogholderiet, kan den ikke længere slettes. Knappen Udskriv Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere - Knappen Medarbejder - Lønsedler Bogførte lønsedler - Knappen Udskriv) Anfordringen er forhåndsudfyldt med medarbejderens nummer og afregningsnummeret på den valgte lønseddel. Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtager - Knappen Medarbejder - Lønsedler Bogførte løsedler - Knappen Udskriv) Se afsnit om Udskrift af lønsedler for beskrivelse af felterne. Side 136

137 Funktionærer - eksempel I dette dokument gennemgås et eksempel på lønbehandling for en offentligt ansat månedslønnet funktionær med pension. Lønnen indeholder - pensionsgivende grundløn - stedtillæg - særligt tillæg - gruppelivstillæg og præmie - pension fra arbejdsgiver - eget pensionsbidrag Lønarter Lønarterne, der bruges i dette eksempel, er som følger: Kod e Tekst Sats A- skat AM BI A T P Fe- rie SH Pen- sion 1004 Løntrin , Stedtillæg 536, Ikke pensionsg. tillæg 226, Pensionsgivende tillæg 670, Gruppelivstillæg 108, Gruppelivspræmie - 108, Pension fra firma - 11 % 218 Trukket til pension - 5,5 % 1210 Pensionstillæg 5,5 % 220 ATP 228 AM-indkomst 229 AM-bidrag 230 Trækpl. A- indkomst 232 A-skat 249 Overført til konto Side 137

138 Lønarterne i det ikke-skraverede område er alle indstillet til Overfør næste periode i tabellen Lønarter, hvilket er en stor hjælp i administrationen, da man ikke skal huske, hvilken løn den enkelte lønmodtager skal have. Dette forudsætter dog, at feltet Opret perioder i Lønopsætning er stillet til Ved postering, hvilket meget anbefales. Automatikken i Ved postering består i, at Naddon Løn ved bogføring af lønseddel ser tilbage på, om der er oprettet en periode på vedkommende medarbejder, enten indeværende eller en umiddelbart foregående. Er der oprettet en foregående, bliver den nye periode oprettet og lønseddellinierne indlagt på en lønseddel. Bruges indstillingen Overfør næste periode på en eller flere lønarter, oprettes næste lønperiode og lønseddel også med de lønarter, der har denne indstilling. Hvis man kører lønadministrationen via lønsedlerne, vil næste lønperiode og lønseddel automatisk blive oprettet ved bogføring af den aktuelle lønseddel. De lønarter, der har indstillingen Overfør næste periode, bliver indsat på den nye lønseddel. De nederste gråtonede lønarter er de automatiske lønarter, som Naddon Løn selv indsætter ved lønberegningen. De henter deres værdier dels i Lønopsætning, dels i oplysningerne på den enkelte lønmodtager (Medarbejderløngrupper). De skal således heller ikke indstilles i feltet Ved bogføring til Overfør næste periode, men til Overfør ikke. Timelønnede - eksempel I dette dokument gennemgås et eksempel på lønbehandling for en 14 dages lønnet medarbejder med arbejdsmarkedspension. Lønnen indeholder - pensionsgivende timeløn - pension fra arbejdsgiver - eget pensionsbidrag Da medarbejderen skal have arbejdsmarkedspension, skal medarbejderen gennem Medarbejderløngrupper være tilknyttet en pensionsordning, der er defineret i Løngrupper. Endvidere skal man være opmærksom på ved oprettelsen i Medarbejderløngrupper, at lønarterne 214 og 215 indgår som pensionslønarter; ved overførslen til pensionskassen via PBS forsynes recorden nemlig med en kode, der identificerer den som værende arbejdsmarkedspension. Endelig kan man komme ud for, at pensionskassen vil have medarbejderens overenskomstkode oplyst. Den indsættes i feltet Overenskomstkode på stamkortet, hvorefter den medtages ved overførslen til pensionskassen. Lønarter Lønarterne, der bruges i dette eksempel, er som følger: Kod e Tekst Sats A- skat AM BI ATP Feri e SH Pen- Side 138

139 55 Timeløn 135,00 sion 214 AM-Pension fra firma 7,8 % 215 Trukket til pension 3,9 % 1210 Pensionstillæg 5,5 % 220 ATP 228 AM-indkomst 229 AM-bidrag 230 Trækpl. A- indkomst 232 A-skat 249 Overført til konto Lønarterne i det ikke-skraverede område er alle indstillet til Overfør næste periode i tabellen Lønarter, hvilket er en stor hjælp i administrationen, da man ikke skal huske, hvilken løn den enkelte lønmodtager skal have. Dette forudsætter dog, at feltet Opret perioder i Lønopsætning er stillet til Ved postering, hvilket meget anbefales. Automatikken i Ved postering består i, at Naddon Løn ved bogføring af lønseddel ser tilbage på, om der er oprettet en periode på vedkommende medarbejder, enten indeværende eller en umiddelbart foregående. Er der oprettet en foregående, bliver den nye periode oprettet og lønseddellinierne indlagt på en lønseddel. Bruges indstillingen Overfør næste periode på en eller flere lønarter, oprettes næste lønperiode og lønseddel også med de lønarter, der har denne indstilling. Hvis man kører lønadministrationen via lønsedlerne, vil næste lønperiode og lønseddel automatisk blive oprettet ved bogføring af den aktuelle lønseddel. De lønarter, der har indstillingen Overfør næste periode, bliver indsat på den nye lønseddel. De nederste gråtonede lønarter er de automatiske lønarter, som Naddon Løn selv indsætter ved lønberegningen. De henter deres værdier dels i Lønopsætning, dels i oplysningerne på den enkelte lønmodtager (Medarbejderløngrupper). De skal således heller ikke indstilles i feltet Ved bogføring til Overfør næste periode, men til Overfør ikke. Samlet beregning af alle lønsedler Lønsedlerne kan beregnes samlet i kørslen Beregn lønsedler under Periodiske aktiviteter i Naddon Løns hovedmenu: Side 139

140 Figur (Personale Naddon Løn Løn - Periodiske aktiviteter Beregn lønsedler) Felt Bemærkning Art Nummer Ansættelsesform Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Datofilter Lønfunktion Tryk a for Ansat, e for elev. Her kan medarbejdernes nummer indtastes. Det er dog ikke strengt nødvendigt at udfylde dette felt. Her kan der vælges mellem Funktionær eller Timelønnet. Der kan i afgrænses på medarbejdernes ansættelsesdato. Feltet bruges kun sjældent ved almindeligt forekommende lønberegninger. Som ovenfor. Lønperiodens start- og slutdato, udtrykt som interval. Naddon Løn medtager herved de medarbejdere som har en lønseddel i denne periode. Det vises her hvilken lønfunktion, man er i gang med. Der klikkes derefter på OK for at sætte lønberegningen i gang. Samtidig promptes man for Dispositionsdato og Beskatningsdato: Side 140

141 dernæst Tryk Enter eller klik på OK i hvert vindue. Det er værd at bemærke at lønsedlerne stadig kan redigeres, hvis der opdages en fejl. Til støtte for en kontrol af lønsedlerne inden den endelige bogføring har Naddon Løn en særlig rapport, Lønseddelkladde, der udskriver de beregnede lønsedler i kladdeform. Rapporten findes ved at vælge Naddon Løn Løn - Rapporter. Lønberegning, funktionærer Når alle linier er indtastet på Lønsedlen, klikkes på knappen Funktion, Simuler lønkørsel. Herved gennemføres en beregning af lønsedlen med skattetræk, ATP osv., og den vises, som den vil se ud som bogført lønseddel. Man kan simulere lønsedlen så ofte, man ønsker. Side 141

142 Figur (Personale Naddon Løn Løn Oversigt Lønsedler Knappen Funktion Simuler lønseddel) Det ses på illustrationen at lønarterne 216 og 218 er indsat automatisk pga. indstillingerne i Medarbejderløngrupper på medarbejderens kort samt at beregningsgrundlaget for arbejdsmarkedspensionen, nemlig timelønnen og de afregnede feriepenge, ligeledes er indsat automatisk og beregnet. Dette er afhængigt af hvilke fleter, der er mærket af på selve lønarten og har betydning for beregninsgrundlaget. Bogføring af lønseddel Når den aktuelle lønseddel er i orden, vælges knappen Funktion, Bogfør. Man skal nu bekræfte, at man vil bogføre lønsedlen: hvorefter man promptes for dispositionsdato og beskatningsdato: Side 142

143 Naddon Løn vil foreslå den dispositionsdato, systemet har genereret. Er den OK, bekræftes med Enter eller klik på OK. Ønsker man en anden dispositionsdato, indtastes denne. Datoen i Beskatningsdato afgør, hvilket skatteår lønperioden tilhører og har stor betydning, især ved løn til forudlønnede. Den foreslåede dato accepteres eller rettes og bekræftes med Enter eller klik på OK, hvorefter bogføringen går i gang. Når bogføringen er sket, oprettes en ny lønseddel for næste periode.. Figur (Personale Naddon Løn Løn Oversigt - Lønsedler) Side 143

144 Bogføring af alle løndsedler på én gang Hvis man ønsker at bogføre alle lønsedler på én gang, sker det fra Naddon Løns hovedmenu under punktet Periodiske aktiviteter, Bogfør lønsedler: Figur (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Bogfør lønsedler) Heri angives afgrænsningerne for bogføringen. Felt Bemærkning Art Nummer Ansættelsesform Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Datofilter Her kan der afgrænses på, hvilken type lønmodtagere, der er tale om, i dette tilfælde Ansat. Her angives nummer på de medarbejdere, der skal behandlses lønsedler på. Det er dog kun nødvendigt, hvis der ikke skal bogføres lønsedler på alle ansatte. Vælg her med F6, hvilken ansættelsesform, de valgte medarbejdere har (Funktionær eller Timelønnet). Hvis alle lønsedler indenfor datoafgrænsningen skal bogføres, er det ikke nødvendigt at udfylde dette felt. Her kan ansættelsesdato indsættes hvis der er behov for at kunne afgrænse på dette felt. Ligeledes kan Fratrædelsesdato bruges til afgrænsning. Start- og slutdato på lønperioden, angivet som interval. Hvis ingen andre felter er udfyldt, bogføres alle lønsedler i det angivne interval. Lønfunktion Det vises her, hvilken lønfunktion man er i gang med. Side 144

145 Man skal derefter bekræfte, at man vil bogføre lønsedlen, hvorefter dispositionsdatoen og beskatningsdatoen vises. Naddon Løn vil foreslå den dispositionsdato, systemet har genereret. Er den OK, bekræftes med Enter. Ønsker man en anden dispositionsdato, indtastes denne. Datoen i Beskatningsdato afgør, hvilket skatteår lønperioden tilhører og er derfor normalt den samme som dispositionsdatoen, hvad angår bagudlønnede. Forudlønnede medarbejdere, hvis løn udbetales i december det ene år, har derimod beskatningsdato i det næste. Beskatningsdatoen har derfor stor betydning og bekræftes med Enter eller på OK, hvorefter bogføringen går i gang. Når bogføringen er sket, oprettes en ny lønseddel for næste periode, og den nys bogførte lønseddel kan betragtes på Lønsedler - fanebladet Bogførte lønsedler. Bogførte lønsedler via hovedmenu De bogførte lønsedler kan også findes fra Naddon Løn s hovedmenu. Side 145

146 Figur (Personale Naddon Løn Løn Oversigt Bogførte lønsedler) Vinduet Bogførte lønsedler består af et hoved, hvor den bogførte lønseddels overordnede oplysninger findes, og af lønseddellinierne der indeholder detaljerne om lønsedlen. Der kan ikke redigeres i dette vindue. Felt Bemærkning Medarbejder Navn Periodestart Periodeslut Afdeling Projekt Afregningsnr. Lønmodtagerens nummer. Der er opslag med F5 til den underliggende tabel, hvor lønsedler kan vælges. Lønmodtagerens navn. Den bogførte lønseddels periodestart. Den bogførte lønseddels periodeslut. Dimensionskode, her Afdeling. Medarbejderens eventuelle tilknytning til afdeling vises her. Dimensionskode, her Projekt. Medarbejderens eventuelle tilknytning vises her. Den bogførte lønseddels løbenummer. Alle bogførte lønsedler Side 146

147 forsynes med et fortløbende afregningsnummer. Dette nummer kan også bruges rent praktisk ved udskrift af flere lønsedler på én gang på samme medarbejder, hvor man i anfordringens felt Afregningsnummer f. eks. skriver og angiver intervallet på den måde. Dispositionsdato Beskatningsdato Overf. til finans Dispositionsdatoen for den pågældende lønudbetaling. Datoen afgør hvilket skatteår den pågældende lønudbetaling hører til. Et markere, at lønposterne på den pågældende lønseddel er overført til finansbogholderiet. Denne markering betyder også at lønsedlen ikke mere kan slettes. Korrektionskørsel Ingen pension Bank Et markerer, at den pågældende lønseddel er en korrektionskørsel. Et i dette felt viser, at der ikke har fundet pensionsberegning sted i denne bogførte lønseddel. Et i dette felt viser, at lønsedlen er overført til bank. Knappen Bogførte lønsedler Knappen Bogførte lønsedler indeholder Oversigt, som også kan aktiveres med F5 samt Dimensioner. Figur (Personale Naddon Løn Løn Oversigt Bogførte lønsedler Knappen Bogførte lønsedler) Side 147

148 Her kan bogførte lønsedler vælges til visning i vinduet Bogførte lønsedler. Da de bogførte lønsedler er sorteret efter medarbejdernummer, kan man ved valg af en lønseddel på én medarbejder bladre i lønsedlerne ved hjælp af tasterne PgUp og PgDn. Knappen Linie Med knappen Linie i vinduet Bogførte lønsedler kan man få vist de tilhørende dimensioner. Figur (Personale Naddon Løn Løn Oversigt Bogførte lønsedler Knappen Linie) Knappen Funktion Knappen Funktion i vinduet Bogførte lønsedler indeholder disse menupunkter: Menupunkt Bemærkning Tilbagefør bogført lønseddel Dette menupunkt tilbagefører den valgte lønseddel. Det vil sige, at der dannes en ny, bogført lønseddel med modsatte fortegn. Med andre ord nulstilles den valgte lønseddel. Man skal være opmærksom på at hvis den valgte lønseddel er overført til finans, skal den tilbageførte også overføres for at nulstille posterne. Side 148

149 Se kapitlet Korrektion. Genåbn bogført lønseddel Slet bogført lønseddel Dette menupunkt opretter en kopi af den valgte lønseddel i vinduet Lønsedler, hvor den kan redigeres. For at bruge dette punkt kræves en erklæring om, at sletning af bogførte lønsedler sker på eget ansvar, hvorefter Leverandøren åbner for funktionen. Bogførte lønsedler, der er overført til finanskonti, kan ikke slettes! Knappen Udskriv Funktionalitet er nærmere beskrevet i Kapitlet Udskrift af lønsedler. Opgave kapitel a Rekvirér og indlæs skattekort for lønmodtagerne 50002, 50009, og (Da der ikke benyttes live data, ligger der en fil på c:\nlkursus\skattekort-cert.txt klar til indlæsning) 11.b Opret lønseddel for medarbejderne nævnt i 11.a og bogfør 11.c Hvilken betydning tillægges Beskatningsdato? 11.d Kan man bogføre alle lønsedler på én gang? I givet fald hvordan? Side 149

150 12. Udskrift af lønsedler Udskrift på papir Når lønsedlerne er bogført, er de klar til at blive udskrevet med rapporten Lønseddel. Rapporten kan findes flere steder i Naddon Løn, dels fra Lønmodtagerkort knappen Medarbejder Lønseddel - Bogførte lønsedler på den enkelte medarbejder, dels fra Oversigt - Bogførte lønsedler og dels fra Dokumenter - Lønseddel: Bemærk, at anfordringsbilledet er forhåndsudfyldt med medarbejderens nummer og lønsedlens afregningsnummer. Dette kan naturligvis ændres, f.eks. hvis man vil udskrive en serie af lønsedler på vedkommende. Side 150

151 Fanebladet Bogførte lønsedler: Figur 12.1 (Personale Naddon Løn Løn Oversigt Bogførte lønsedler Knappen Udskriv) Felt Bemærkning Medarbejder Afdeling Kode Afregningsnr. Dispositionsdato Periodestart Periodeslut Her angives nummer på de medarbejdere, hvis lønsedler skal udskrives. Hvis alle lønsedler for perioden skal udskrives, er det ikke nødvendigt at udfylde feltet. Ønskes udskrift af lønsedler for en bestemt eller bestemte afdelinger, kan det angives her. Lønsedlernes afregningsnumre. Feltet bruges som oftest ved udskrift af bestemte lønsedler på én lønmodtager og finder normalt ikke anvendelse ved samlet udskrift. Lønsedlernes dispositionsdato. Ved udfyldelse af feltet afgrænses udskriften til at omfatte lønsedler med den angivne dispositionsdato. Lønperiodens startdato. Ikke nødvendig at udfylde, hvis man ønsker udskrift af alle lønsedler med samme dispositionsdato. Lønperiodens slutdato. Det samme gælder her som nævnt ovenfor. Side 151

152 Fanebladet Indstillinger: Figur 12.2 (Personale Naddon Løn Løn Oversigt Bogførte lømsedler) Felt Bemærkning Lønseddeloverskrift Komprimer Sorter pr. Lønseddel Sorter pr. Lønseddellinier Der kan her vælges mellem de to overskrifter, Lønseddel og Afregning. Hvis lønsedlen f. eks. indeholder flere posteringer på samme lønart og man ønsker disse reduceret til én linie, markeres denne. Lønsedlerne kan i udskriften sorteres på Medarbejder eller Afdeling og Medarbejder. Ved Medarbejder sorteres udskriften efter medarbejdernes kode i stigende orden, mens den ved valget Afdeling og Medarbejder sorteres efter afdelingskoden og derefter medarbejderne. Det vil sige, at man får udskrevet lønsedlerne for en afdeling ad gangen. Denne mulighed er særlig brugbar for store virksomheder. Lønsedlernes linier kan i udskriften sorteres enten efter Lønart med redigering eller efter Dato uden redigering. Ved sortering efter Lønart med redigering udskrives linierne primært efter angivelserne på fanebladet Opsætning lønseddel (se venligst beskrivelsen heraf under Webhjælp på lønartskortet). Ved valg af Dato uden redigering som sortering, vil lønseddellinierne blive udskrevet i stigende datoorden, derefter lønartsorden. Eventuelle indstillinger i feltet Lønseddelredigering Side 152

153 tilsidesættes. Lønseddelbemærkni ng Kun lønseddel markeret til papir Send som til medarbejder Her kan der indsættes en bemærkning der udskrives på alle lønsedler. Afmærkning af dette felt vil bevirke, at der kun udskrives lønsedler for medarbejdere, hvor feltet Lønseddel på papir er markeret. Afmærkning af dette felt vil bevirke, at lønsedlen fremsendes med . Herefter kan der klikkes på knappen Udskriv, hvis man vil udskrive direkte til printeren, eller på knappen Vis udskrift, hvis man gerne vil have en skærmudskrift først. Man kan vælge herfra at udskrive til printeren ved klik på printerikonet. e-boks dan lønsedler Under punktet e-boks i Naddon Løns hovedmenu findes de kommandoer sig, som bruges ved dannelse af pdf-lønsedler, afsendelse til e-boks samt modtagelse af kvitteringsfiler. Der er lavet en integration mellem Naddon Løn og Post Danmark, e-boks Decentral Løn, så lønsedler kan overføres til medarbejdernes e-bokse. Denne integration forudsætter, udover en aftale med Post Danmark, følgende: En PDF-printer, installeret på den maskine, hvorfra afsendelsen af lønsedlerne foregår programmet WinZip 10 Pro i registreret version med command line support, som pakker lønsedlerne til én fil ved fremsendelsen til Post Danmark, samt programmet WinScp, som tilvejebringer sikker transport over Internettet. Herudover skal der foretages opsætninger, dels i Lønopsætning, dels på den enkelte lønmodtager. Disse opsætninger behandles detaljeret i Webhjælpen til de respektive faneblade. Lønbehandlingen foregår som den altid har gjort, dog med den tilføjelse, at udskrift af lønsedler nu foregår i to tempi, hvis ikke alle virksomhedens lønmodtagere skal modtage lønsedler i e-boks: Dels skal der udskrives lønsedler på papir til de medarbejdere, som ikke modtager i e-boks, dels skal de elektroniske lønsedler afsendes til e-boks. Dan lønsedler til PDF-filer Dette punkt igangsætter den kørsel, der danner de udvalgte, bogførte lønsedler til pdffiler: Side 153

154 Figur 12.3 (Personale Naddon Løn Løn eboks Dan lønsedler til PDF-filer) Typisk vil udvælgelsen begrænse sig til dispositionsdatoen, hvorefter kørslen danner pdflønsedler på alle de medarbejdere, der ikke har feltet Lønsedler på papir markeret. Der vil samtidig blive dannet en samlet pdf-fil med alle lønsedler fra ovennævnte udvælgelse. Denne fil placeres i den mappen, der er angivet i feltet Mappe til samlede filer PDF-lønsedler i Lønopsætning. Overfør PDF-lønsedler til e-boks Figur (Personale Naddon Løn Løn eboks Overfør PDF-lønsedler til e- Boks) Side 154

155 Ved klik på OK bliver alle de pdf-lønsedler, som er i mappen Mappe til PDF-lønsedler, pakket med WinZip og afsendt til e-boks. Udskriv kvitteringsfiler til eboks Figur (Personale Naddon Løn Løn eboks Udskr. Af kvitt. filer e-boks) Ved klik på Udskriv eller Vis udskrift hentes der kvitteringsfiler fra e-boks. Disse kvitteringsfiler anbringes i den mappe, der er angivet i Mappe til kvitteringsfiler i Lønopsætning, og herefter udskrives eventuelle fejlmeddelelser på de enkelte kvitteringsfiler. OBS. Er feltet Slet kvitteringsfiler efter udskrift markeret i Lønopsætning, vil kvitteringsfilerne herefter blive slettet. Opgave kapitel a Hvilke muligehder er der for udskrivning af lønsedler? Side 155

156 13. Overførsel til finans Overførsel af de bogførte lønsedler til lønfinanskladden hvorfra bogføringen på finanskonti foregår, sker fra Naddon Løn s hovedmenu, Periodiske aktiviteter, Overfør til finanskladde. Anfordringsbilledet ligger på tre faneblade, hvilket gennemgås i det følgende. Overfør til finans Bogførte lønsedler Side 156

157 Figur 13.1 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Overfør til finanskladde) Felt Bemærkning Medarbejder Her kan de medarbejdere angives, hvis lønsedler skal omfattes af overførslen. Hvis overførslen omfatter alle i den givne periode, efterlades feltet blankt. Afdeling Kode Periodestart Periodeslut Afregningsnr. Overført til finans Der kan her afgrænses på afdelingskode, hvis man eksempelvis ønsker kun at overføre løn for medarbejdere i en eller flere afdelinger. Lønperiodens startdato. Lønperiodens slutdato. I den normale rutinemæssige overførsel til finanskladden efter hver lønperiode bruges dette felt ikke. Hvis der derimod er overførsel af en enkelt medarbejders løn, kan dette felt udfyldes med afregningsnummeret; felterne Periodestart og Periodeslut behøver så ikke at blive udfyldt. Det kan med et Nej i dette felt sikres, at den samme løn ikke overføres flere gange. Hvis man ønsker at overføre en løn, der tidligere har været overført til finans, men skal overføres igen, skal feltet udfyldes med Ja. Vær meget opmærksom på, hvad der står i dette felt. Som hovedregel skal der stå Nej. Side 157

158 Bogførte lønseddellinier Figur 13.2 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Overfør til finanskladde) Her kan der, afgrænses på bestemte lønarter i overførslen til finanskladden. Indstillinger Figur 13.4 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Overfør til finanskladde) Felt Bemærkning De efterfølgende felter hvor Komprimér indgår i feltnavnet, tjener Side 158

159 overordnet til at reducere mængden af linier i finanskladden uden at posteringerne forsvinder. Komprimer afdelingskode Komprimer projektkode Komprimer medarbejder Komprimer lønarter Et i dette felt gør, at forekomsten af afdelingskoder samles til én linie i finanskladden. Hvis man derfor ønsker at bogføre lønposterne i finans med afdelingskoder, skal der ikke vinges af her. Som ovenfor. her samler forekomsten af medarbejdere til én linie. Dette felt bør altid være markeret. Et i dette felt gør, at Naddon Løn ved overførsel til finans samler forekomsten af lønarter til én linie pr. lønart. Dette felt bør normalt altid være markeret. OBS. Funktionen Ingen komprimering på lønartskortet bevirker, at netop den valgte lønart ikke komprimeres, selvom der er markeret for komprimering af lønarterne. Komprimer sagsnummer Finanskladdetype Et bevirker, at sagsnumre samles til én linie ved overførslen til finans. Her vælges med F6, hvilken finanskladdetype, man vil overføre til, som standard Løn. Hvis feltet efterlades blankt, vil det ved forsøg på overførsel udløse en fejlmeddelelse. Finanskladdenavn Her vælges F6 koden for den finanskassekladde, som lønposteringerne skal overføres til. Hvis feltet efterlades blankt, vil det ved forsøg på overførsel udløse en fejlmeddelelse. Bilagsnr. Her angives et fælles bilagsnummer for lønposteringerne. Hvis man har opsat og tilknyttet en nummerserie til den valgte lønfinanskladde, behøver man ikke at udfylde feltet; bilagsnummeret bliver så indsat automatisk i kladden. Bogføringsdato Afregningsdato Her angives den dato, lønposteringerne skal bogføres på, ofte afregningsdatoen (= dispositionsdatoen). Der kan dog være tilfælde, hvor Bogføringsdato og Afregningsdato vil divergere, f. eks. i forbindelse med årsskifte eller ved forudlønnede. I så tilfælde er der brug for en konto til skyldig løn, hvor lønposterne posteres midlertidigt indtil den angivne bogføringsdato, hvorefter lønposterne bogføres automatisk. Dispositionsdatoen. Se i øvrigt ovenfor. Side 159

160 Beskrivelse Her angives en fælles posteringstekst for alle linier i finanskladden. Når anfordringen er udfyldt, klikkes der på knappen Udskriv, hvorefter overførslen igangsættes og der udskrives et lønbogføringsbilag med samtlige posteringslinier. Man kan vælge først at udskrive til skærmen vha. Vis udskrift og derefter klikke på printerikonet. Bankoverføresel Ved elektronisk overførsel af løn til bank anvendes Bankoverførsel. Figur 13.5 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Bankoverførsel) Felt Bemærkning Medarbejder Nummer på de medarbejdere, der skal omfattes. Hvis udskriften skal omfatte alle med f.eks. samme dispositionsdato, kan feltet efterlades blankt. Afdeling Kode Dispositionsdato Der kan her afgrænses på afdelingskode, hvis man eksempelvis ønsker kun at overføre løn for medarbejdere i en eller flere afdelinger. Lønperiodens dispositionsdato. Dette felt skal altid udfyldes. Side 160

161 Figur 13.6 (Personale Naddon Løn Løn -Periodiske aktiviteter Bankoverførsel) Felt Bemærkning Nettoløn Pension Ekstra pension Kapitalpension Arbejdsmarkeds Pension Gruppeliv Der vinges af i feltet Nettoløn og i de pensionsoverførsler, der er tale om. Klik herefter på OK for at udlæse til bankprogrammet. Naddon Løn viser nu følgende meddelelse: Klik på OK, start bankens program og foretag det fornødne. Side 161

162 Hvis der skulle mangle et kontonummer på en medarbejder, fremkommer følgende meddelelse: Bankoverførslen gennemføres ikke medmindre alle nødvendige oplysninger er på plads.i tilfælde som ovenstående åbner man den pågældende medarbejders kort, indsætter registrerings- og kontonummer. Herefter køres bankoverførslen igen. Først når alle oplysninger er på plads, gennemføres kørslen. Bankoverførselsliste/Udb. liste Har man ingen elektronisk kommunikation med sin bank, kan rapporten Bankoverførselsliste/Udb.liste bruges. Den findes i Naddon Løn s hovedmenu under Rapporter. Figur 13.7 (Personale Naddon Løn Løn - Rapporter Bankoverførselsliste/Udb.liste) Felt Bemærkning Medarbejder Nummer på de medarbejdere, der er omfattet. Hvis udskriften skal omfatte alle med f.eks. samme dispositionsdato, kan feltet efterlades blankt. Side 162

163 Periodestart Periodeslut Dispositionsdato Lønperiodens startdato. Lønperiodens slutdato. Dispositionsdatoen. Dette felt dkal udfyldes. Figur 13.8 (Personale Naddon Løn Løn - Rapporter Bankoverførselsliste/Udb.liste) Felt Bemærkning Bankovf.liste/ Udbetalingsliste Rapporten kan bruges både som Bankoverførselsliste og som Udbetalingsliste. Ved valg af Udbetalingsliste medtager rapporten kun de medarbejdere der i feltet Afregningsform på medarbejderkortet har valget Kontant/Check, mens den ved optionen Bankoverførselsliste kun medtager medarbejdere med valget Ovf. til konto. Hvis man både har medarbejdere, der får overført til bankkonto, og medarbejdere, der får lønnen udbetalt kontant eller på check, kan rapporten bruges til afstemning mv. af disse to grupper. Nettoløn Pension Ekstra pension Der vinges af i feltet Nettoløn og i de pensionsoverførsler, Side 163

164 Kapitalpension Arbejdsmarkeds Pension Gruppeliv der er tale om. Herefter klikkes på knappen Udskriv, hvis man vil skrive direkte til printeren, eller på knappen Vis udskrift, der viser en skærmudskrift af rapporten: Hvis skærmudskriften er i orden, kan der fra vinduet klikkes på printerikonet hvorefter udskriften sendes til printeren. Lønfinanskladde Lønfinanskladden danner forbindelsesleddet mellem Naddon Løn og Microsoft Dynamics NAV Økonomistyring - Finans, idet lønposterne i funktionen Overfør til finanskladde sendes hertil med henblik på bogføring på de respektive finanskonti. Figur 13.9 (Personale Naddon Løn Løn Lønfinanskladde) Side 164

165 Lønfinanskladden er af udseende og virkemåde som enhver anden finanskladde, dog med den undtagelse, at der ikke kan rettes i feltet Beløb, og der kan heller ikke tilføjes nye linier (se eventuelt beskrivelse af feltet Ingen komprimering på lønartskortet). Ligeledes af sikkerhedshensyn kan enkelte linjer heller ikke slettes. Er der fejl, skal hele kladden slettes. Dette sker ved at vælge knappen Funktion, Slet alle linier i lønfinanskladden. Bogføring af linierne sker ved at vælge Bogføring, Bogfør (F11) eller Bogføring, Bogfør & udskriv (Shift+F11). Opgave kapitel a Overfør de bogførte lønsedler til Finans. 13.b Dan en bankoverførelsesliste. 13.c Hvad bruges lønfinanskladden til? Side 165

166 14. Eksterne indberetninger Månedlig indberetning Hver måned indberettes alle løndele, arbejdsmarkedsbidrag og skat til Skat. Disse oplysninger danner grundlag for den årlige oplysningsseddel. Lønmodtagere Figur 14.1 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Månedlig indberetning) Felt Bemærkning Nummer Nummmer på de medarbejdere, der er omfattet. Hvis udskriften skal omfatte alle efterlades feltet blankt. Termin Vælg evt. med F6 om det skal være månedslønnede bagdu, 14 dages lønnede, ugelønnede, løsarbejder eller månedsløn forud. Side 166

167 Tilbageførsel Figur 14.2 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Månedlig indberetning) Felt Bemærkning Nummer Nummer på den medarbejder, der er skal tilbageføres for. Hvis udskriften skal omfatte alle efterlades feltet blankt. Indstillinger Figur 14.3 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Månedlig indberetning) Side 167

168 Når der sker lovændringer, kan det være nødvendig at ændre i eindkomstopsætningen. Her følger et eksempel: Mdl. indberetning til eindkomst: SKAT kræver nu at dispositionsdatoen skal indgå i filen til månedlig indberetning. Naddon Løn indberetter i henhold til ovenstående krav, når følgende procedure følges. Efter hver lønkørsel til 14-dages lønnede dannes og indsendes fil til eindkomst (månedlig indberetning), da der kun kan indgå én dispositionsdato i hver fil. Dette sikre ligeledes en korrekte frikort restsaldo indlæst efter hver lønbehandling. Figur 14.4 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Månedlig indberetning) Det anbefales at man angiver dispositionsdato = beskatningsdato. Når filen skal dannes, angiver man i anfordringen beskatning startdato og beskatning slutdato den dato, der er angivet i den pågældende lønkørsel. For månedslønnede forud og bagud, angiver man en beskatning startdato og beskatning slutdato, der er ens eks Ændringer i indberetning til eindkomst. Som følge af ændringer i Ligningsloven og forskellige andre love, jf. lovforslag L31 (Version 1.2.). Se evt. skal nedenstående ændringer foretages i eindkomst opsætningen. Typekoder: Side 168

169 - Teksten i typekode ændres til; værdi af fri telefon. - Teksten i typekode og oprettes og ændres som vist nedenfor. Figur 14.5 ( Opsætning programopsætning naddon løn løn eindkomst typekoder) Lønartsopsætning: - Lønarten for multimediebeskatning ændres i beskrivelsen og satsen ændres til 2500/12 = 208,33. - Værdi af personalegoder; Her oprettes de nødvendige lønarter til brug herfor og angives ved hhv. typekode 0055 og Figur 14.6 (Opsætning programopsætning naddon løn løn eindkomst lønartsopsætning) Mht. indberetning af arbejdsgiverbetalt sundhedsforsikring til ansatte, kommer der mere herom, når der åbnes for indberetningen pr. 1. marts Side 169

170 Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto. Oplysninger om feriepenge, der hidtil er indberettet direkte til FerieKonto, skal fra 2012 og frem indberettes til eindkomst. Naddon Løn er indberetter oplysninger til SKAT på følgende måde:. Løbende opsparing for timelønnede medarbejdere skal indberettes sammen med lønoplysninger hver gang, der indberettes til eindkomst. Afregnede feriepenge for funktionærer indberettes derimod kun, når funktionæren er fratrådt (udfyldt fratrædelsesdato). Dog skal der stadig under periodiske aktiviteter, fratrådte funktionærer dannes ferieafregninger for hhv. indeværende år, sidste år og evt. forrrige år. Bemærk: Det er meget vigtigt afregningsdatoen sættes til det samme som fratrædelsesdatoen. Det er et krav af ferieafregningerne bliver indberettet den samme måned, som funktionæren får udbetalt sin sidste løn. For at danne en korrekte fil, skal der oprettes følgende typekoder, som vist nedenfor: Typekoder: Vælg Opsætning, Programopsætning, Naddon løn, Løn, eindkomst, Typekoder. Her indsættes de linier, der er markeret med gult. Bemærk: Løbenr og har ikke noget typenr. Figur 14.7 (Opsætning programopsætning naddon løn løn eindkomst typekoder) Lønartsopsætning Vælg Opsætning, Programopsætning, Naddon løn, Løn, eindkomst, Lønartsopsætning. Her indsættes de linier, der er markeret med gult. Bemærk: Løbenr og har ingen typenr. Bemærk: Nettoferiepenge timelønnede og nettoferiepenge funktionærer lønart 253, feltet vend fortegn markeres. Side 170

171 Figur 14.8 (Opsætning programopsætning naddon løn løn eindkomst lønartsopætning) SKAT er på nuværende tidspunkt ikke klar med et færdigudviklet testmiljø, der kan håndtere indberetning af feriepenge for fratrådte funktionærer. Hvis der mod forventning skulle være ændringer til indberetningen, vil der blive udsendt et hotfix. Opkrævninger fra FerieKonto Når FerieKonto i 2012 overgår til at modtage indberetninger via eindkomst, vil alle arbejdsgivere som udgangspunkt blive opkrævet via PBS. Arbejdsgiverne kan vælge at tilmelde betalingen til Betalingsservice eller at få et indbetalingskort (fysisk eller elektronisk). Felt Bemærkning Beskrivelse Beskatning startdato Beskatning slutdato Rettelse tidligere periode Filnavn Afregningsfilter Beskrivelse til e-indkomst log. Ddmmåå Ddmmåå Markeres, hvis der er tale om en rettelse. Angiv filnavn til indberetning (eks. Indjan2010.txt) Benyttes ved indberetning af en enkelt medarbejder og delvis tilbageførsel af indberetning. Her angives hvilke afregningsnumre fra lønsedlerne på den medarbejder der evt. blev valgt på Side 171

172 fanebladet Lønmodtagere, der skal tilbageføres. Eks Udskriv kun totaler Indberetningsnummer, der skal tilbageføres Tilbagefør hele indberetningen TiIbagefør en eller flere medarbejdere Markeres, hvis kun totaler skal overføres. I tilfælde af tilbageførsel skal nummeret på den oprindelige indberetning angives her. Marker for hele indberetningen Marker for udvalgte medarbejdere Afstem lønposter med finanskonti Rapporten Lønposter med finanskonti bruges til afstemning af lønposter til finans. Bogførte lønsedler Figur 14.9 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønposter med finanskonti) Felt Bemærkning Medarbejder Periode start Periode slut Vælg nummer ddmmåå ddmmåå Side 172

173 Afregningsnr. Beskatningsdato På den enekelte lønseddel ddmmåå Bogførte lønseddellinier Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønposter med finanskonti) Felt Bemærkning Lønart Vælg lønart Indberetning på virksomhedsnummer Hvis virksomheden i en periode ikke har pensionsindberetninger køres denne rapport og den dannede fil sendes til Skat. Side 173

174 Figur (Personale Naddon Løn Løn eindkomst Indb. på virsomhedsnummer) Felt Bemærkning Beskrivelse Periode startdato Periode slutdato Filnavn Beskrivelse til eget brug ddmmåå ddmmåå Placering af dannet fil, som skal sendes til Skat. Typenr Typenr hentes fra typekoder, som sættes op i Opsætning Naddon Løn Løn eindkomst Typekoder med mærke i På SE niveau. Beskrivelse Nulindberetning Som på typekoder. Mærk de typer af, som der ikke er indberetning til i den Side 174

175 pågældende periode. Overførsel af pensioner via PBS Hvis medarbejderes pensioner, kapitalpensioner og/eller arbejdsmarkedspensioner skal overføres via PBS til deres respektive konti, vil Naddon Løn ved kørslen Overfør til bank danne en fil (som angivet i Lønopsætning, Integration ) med oplysninger til PBS. Denne fil kan indsendes til PBS via Internettet. Der henvises til vejledning fra PBS om, hvordan dette gøres. Inden dette sættes i gang, bør opsætningerne kontrolleres i Lønopsætning, Integration, i Pensionsselskaber og på den enkelte lønmodtager. Indberetning arbejdsmarkedspension Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Indberetning arbejdsmarkedspen.) Rapporten bruges, hvis virksomheden er tilknyttet PensionsService, og den bruger de oplysninger, der er indsat i felterne PensionService kundenummer og PensionService filnavn i Naddon Løn Lønopsætning. Dertil kommer at rapporten også henter oplysninger på den enkelte medarbejder. Disse oplysninger er Overenskomstkode og Pensionsordning. På første faneblad Bogførte lønsedler i feltet Dato angives den indberetningsperiode som rapporten omhandler, og på det næste, Indstillinger, kan der vinges af i Dan fil, hvis der skal oprettes en fil med oplysningerne, der skal afgives til PensionsService. Med hensyn til aflevering af indberetningsfilen henvises til vejleding fra PensionsService. DS/DA Lønstatistik De lønarter, der blev defineret i Kapitlet Lønopsætning fortsat danner sammen med registreringer på lønmodtageren grundlag for rapporten DS/DA Lønstatistik. Side 175

176 Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter DS/DA Lønstatistik) Man kan i filteret for Nummer vælge enkeltpersoner ud eller blankt filter for alle. Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter DS/DA Lønstatistik) Her angives hvilken periode, der ønskes oplysninger for og hvor filen skal gemmes. DS/DA Fraværsstatistik De fraværstyper, der blev defineret i Kapitlet Lønopsætning fortsat danner sammen med registreringer på lønmodtageren grundlag for rapporten DS/DA Fraværsstatistik. Side 176

177 Lønmodtagere Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter DS/DA Fraværsstatistik) Man kan vælge at få statistikken for én medarbejder eller for alle ved at lade feltet tomt. Ønsker man eksempelvis kun at se statistikken for en bestemt overenskomstgruppe, vælger man under felt Overenskomstgruppe og under filter, den ønskede gruppe. Indstilllinger Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter DS/DA Fraværsstatistik) Her angives hvilken periode til og fra samt en filsti, hvor resultatet gemmes. Indberetning af barselsordninger Denne rapport bruges til indberetning af virksomhedens medarbejdere til barselsordninger (DA-Barsel og/eller barsel.dk). Side 177

178 Ordningerne administreres af ATP, og efter hvert kvartals udløb køres rapporten, der genererer to filer. Disse filer lægges i henholdsvis mappen til DA-Barsel eller barsel.dk som angivet til i felterne DA-Barselsmappe eller Barsel.dk mappe i Lønopsætning alt efter den barselsordning, som den enkelte medarbejder tilhører. Filen til DA-Barsel skal indlæses på websiden og filen til barsel.dk skal indlæses på adressen ATP tilsender herefter virksomheden et indbetalingskort. Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Indberetning af barselsordninger) Skal der indberettes for alle medarbejdere, lades felterne på faneblad Lønmodtagere blanke. Hvis der kun skal indberettes for visse medarbejdere, kan der afgrænses på disse. På Indstillinger angives kvartal og år. Indberetning af A-skat m.v. Rapporten opsummerer månedens A-skat, AM-bidrag, SP-bidrag mv. og bruges i forbindelse med afregningen heraf til Skat. Rapporten er endvidere forsynet med en filudlæsning, hvor filnavnet bestemmes af feltet Filnavn afregning af A-skat i Lønopsætning. Filen er af typen.xml og er beregnet til indlæsning på Skats hjemmeside. Figur14.18 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Indberetning af A-skat m.v.) Side 178

179 Anfordringen udfyldes på første faneblad med beskatningsdatoen for månedens lønkørsel og betalingsdatoen udfyldes på næste faneblad (som standard indsættes dags dato). Skal der dannes en fil til indlæsning på ToldSkats hjemmeside, vinges der af i Dan fil. Med hensyn til aflevering af indberetningsfilen, henvises til vejledning på Skats hjemmeside. Opgaver kapitel a Indberet januar 2011 løn til Skat samt øvrige data til Danmarks statistik. (Da dette er et kursussetup, nøjes du med at danne filerne). Side 179

180 15. Korrektion Korrektion af lønsedler Fra tid til anden sker det, at der findes en fejl i en bogført lønseddel, som man nødvendigvis skal rette. Da bogførte lønsedler normalt ikke kan slettes, må man derfor gennemføre rettelsen på anden vis og på denne måde sikre overensstemmelse mellem Naddon Løn og de respektive finanskonti. I det følgende beskrives rettelsen af en lønseddel: 1. Åbn den pågældende medarbejders kort og tryk Ctrl+F5 for at komme til lønsedlerne. 2. Markér den fejlbehæftede lønseddel under fanebladet Bogførte lønsedler, klik på knappen Funktion og vælg Tilbagefør bogført lønseddel. 3. Efter et par advarsler, hvor der klikkes Ja, tilbageføres den valgte, bogførte lønseddel. Det vil sige, at der dannes en kopi med modsatte fortegn, så hele lønnen for den pågældende medarbejder i den valgte periode nulstilles. 4. Idet den oprindelige, fejlbehæftede lønseddel er markeret, klikkes der igen på knappen Funktion. Nu vælges menupunktet Genåbn bogført lønseddel. Der dannes nu en kopi af lønsedlen under fanebladet Lønsedler, hvor den kan redigeres. 5. Vælg nu fanebladet Lønsedler, markér lønsedlen og vælg Funktion, Vis lønseddel. 6. Gennemfør nu rettelserne på lønsedlen. Slut af med at lønberegne med klik på knappen Simulér lønkørsel for at sikre, at lønsedlen nu er rigtig. Simuleringen kan gennemføres så ofte, man ønsker det. Tryk herefter Esc for at forlade linierne. 7. Stadig under Lønsedler, vælges nu Funktion, Bogfør for at bogføre den rettede lønseddel med de samme datoer. 8. Der vil nu under Bogførte lønsedler være 3 bogførte lønsedler med samme periode, nemlig 1) fejlbehæftet, 2) tilbageført og 3) korrigeret lønseddel. 9. Lønsedlerne skal nu overføres til finans. Her får vi 2 scenarier, nemlig 1) den fejlbehæftede lønseddel er allerede overført, og 2) periodens lønsedler er ikke overført. Side 180

181 a. Fejlbehæftet lønseddel er allerede overført: i. Vælg Periodiske aktiviteter, Overfør til finanskladde i Naddon Løns hovedmenu. ii. Anfordringen udfyldes i Medarbejder med lønmodtagerens nummer og Afregningsnr. med numrene på de 2 endnu ikke overførte afregninger. Anden afgrænsning er ikke nødvendig. iii. Den sidste (rigtige) lønseddel af de 3 med samme periode vil være den, der medtages i overførsel til bank. b. Periodens lønsedler er ikke overført: i. Overførsel til finans gennemføres som sædvanligt. Herved medtages alle 3 bogførte lønsedler på den pågældende medarbejder. ii. Den sidste (rigtige) lønseddel af de 3 med samme periode vil være den, der medtages i overførsel til bank. Det her beskrevne dækker proceduren i den simple korrektion af en bogført lønseddel. Hvis fejlen først opdages, når medarbejderen har fået udbetalt sin (fejlagtige) løn, så gennemføres rettelserne bedst ved at tilføje/fradrage på en lønseddel i den efterfølgende lønperiode. Korrektionskørsel Naddon Løns indbyggede funktion Korrektionskørsel er beregnet til at gennemføre større rettelser af medarbejderes lønninger, f.eks. i tilfælde af efterreguleringer. Korrektionskørsel sættes i gang ved at oprette en lønperiode på den eller de pågældende medarbejdere og vinge af i feltet Korrektionskørsel på lønsedlen. Figur 15.1 (Personale Naddon Løn Løn Oversigt - Lønsedler) Side 181

182 Figur 15.2 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder - Lønsedler) Funktionen bevirker at ATP beregningen sættes ud af kraft, mens beregningen af A-skat (- grundfradrag, da det jo er brugt), AM-bidrag, pensioner osv. gennemføres som normalt, som de skal ved op- eller nedreguleringer af løn. Lønsedlen (lønsedlerne) behandles derfor på den sædvanlig måde, dvs. beregnes, bogføres, overføres til bank og finans, som man plejer. Man vil efter bogføring kunne se at der har været tale om en rettelse, da fluebenet i feltet Korrektionskørsel føres med over til feltet af samme navn i de bogførte lønsedler. Opgaver kapitel a Medarbejder Vagn Braun har fået et særligt tillæg på i januar 2011 for udvist gejst og godt arbejde. Hans januarløn skal derfor laves om. Side 182

183 16. Fraværsregistrering Baggrund Fra og med 1. januar 2006 skal udvalgte virksomheder og institutioner indberette medarbejdernes fravær til Danmarks Statistik. Indberetningen skal ske hvert kvartal og altså første gang i april Der skal indberettes fravær af følgende årsager: Fraværsårsag Foreslået lønartsnummer Fravær pga. egen sygdom 270 Fravær pga. graviditet udenfor egentlig barselsorlov 271 Fravær pga. arbejdsulykke 272 Fravær pga. barnets 1. sygedag 273 Fravær pga. barselsorlov 274 Fravær pga. adoptionsorlov 275 Delvis fravær/sygdom 276 Fravær pga. 28 sygdom 277 Tjenestefri med løn 278 Tjenestefri uden løn 279 Ferie Feriefridage (6. ferieuge) 260 (eksisterende) 261 (eksisterende) De foreslåede lønartsnumre er naturligvis vejledende; man kan i princippet bruge de numre, man vil. Fraværsregistreringen i Naddon Løn 1. De ovennævnte fraværsårsager oprettes som lønarter i Naddon Løn a. Lønarterne skal kun oprettes med Nr. og Beskrivelse b. Man kan afmærke feltet Fravær på lønartskortet og vælge fraværsårsag fra Personale - Fraværsårsager. Herved bliver lønarterne tilgængelige for rapporten Fraværsstatistik. c. Hvis man ikke ønsker lønarterne udskrevet på lønseddel, afmærkes feltet Skjul på lønseddel. Side 183

184 I Lønkladden og Lønseddel er der 2 felter til Startdato fravær og Slutdato fravær, som benyttes i forbindelse med ovennævnte fraværslønarter. Startdatoen for fraværet noteres i Startdato fravær, og kendes slutdatoen ikke eller ligger den ikke indenfor den pågældende lønperiode, udfyldes Slutdato fravær ikke. Dette felt udfyldes først, når medarbejderen er tilbage på arbejdet. Ved fravær på 1 dag behøver man ikke at udfylde Startdato fravær og Slutdato fravær, idet Naddon Løn vil tage datoen fra lønlinjen. Denne dato skal være den aktuelle fraværsdato. Opgave kapitel a Opret fraværsårsagerne 260, 261, 270 og 274 i Naddon Løn, hvis de ikke allerede er oprettet. Side 184

185 17. Fratrædelse Feriepengeberegning ved fratrædelse Ved en funktionærs fratræden skal der beregnes feriepenge af den optjente, men endnu ikke afholdte ferie. Det sker via Naddon Løn hovedmenu, Periodiske aktiviteter, Fratrådte funktionærer. Funktionen starter med følgende: Figur 17.1 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Fratrådte funktionærer) Hertil klikkes der på Ja, hvorefter feriepengeberegningen kun viser fratrådte funktionærer, hvor feriepenge endnu ikke er afregnet. Hvis der klikkes Nej, vises fratrådte funktionærer, hvor feriepengene er afregnet. Side 185

186 Figur 17.2 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Fratrådte funktionærer) Der skal nu udfyldes felter i afsnittene Indeværende optjeningsår, Sidste optjeningsår og Forrige optjeningsår. Som det fremgår af illustrationen, vil Løn udfylde visse felter automatisk, såsom Optjente feriedage og Ferieberettiget løn. Tilbage står at korrigere for afholdte feriedage med løn, afholdte feriefridage og eventuelt udbetalt ferietillæg samt at udfylde Afregningsdato. Udfyld dispositionsdato og afmærk feltet Godkendt. Ved klik på knappen Afregn feriepenge får man mulighed for at vælge, om man vil udbetale feriepengene. Dette valg er indlagt, da funktionærer, der fratræder for at gå på efterløn, har ret til at få udbetalt feriepengene. Hvis feriepengene skal overføres til feriekonto, svares der blot Nej. Der dannes nu lønsedler for hvert af de afregnede år med de afregnede feriepenge: Side 186

187 Disse lønsedler er nu klar til lønberegning, bogføring og udskrivning samt udbetaling efter gældende regler for feriepenge. eindkomst afmeld skattekort Når en medarbejder fratræder skal virksomhedens afmelde skattekortet hos SKAT. Figur 17.3 (Personale Naddon Løn Løn eindkomst eindkomst afmeld skattekort) Side 187

188 Fratrædelsesdatoen er udfyldt på Lønmodtagerkortet faneblad Ansættelse og kan ses her. Når man er færdig med al lønbehandling af den fratrådte medarbejder, frameldes skattekortet ved at udfylde de 4 felter og taste OK. Derpå er der dannet en fil, som kan overføres til Skat. Felt Bemærkning Beskrivelse Filnavn Fratrædeæses startdato Fratrædelses slutdato Beskrivelse til eget brug Placering af filen, der skal sendes til Skat. ddmmåå - periode start ddmmåå - periode slut Medarbejderne vil nu blive sorteret efter de angivne datoer. Opgave kapitel a Medarabejder har opsagt sin stilling og skal derfor afsluttes i Naddon Løn. Foretag de nødvendige registreringer. Side 188

189 18. Ferie og Fritvalgsberegninger (Søgnehelligdag) Feriedage mv. Naddon Løn indeholder et system til regnskab med funktionæransattes feriedage og feriefridage, som virker på følgende måde: Som standard leveres Naddon Løn med lønarterne 260 og 261 med betegnelserne henholdsvis Feriedage og Feriefridage. Disse to hører til de faste lønarter og er indsat i Lønopsætning, Faste lønarter. Når ferie eller feriefridage afholdes, noteres disse på lønsedlen for den pågældende periode med lønarterne 260 hhvs Dagene noteres i felt Antal med negativt fortegn; herved nedskrives saldoen. 1 gang om året i maj måned køres rapporten Beregn ferie-/feriefridage. Denne rapport beregner ud fra de bogførte lønsedler i optjeningsåret, hvor mange ferieog feriefridage den enkelte medarbejder har optjent, valideret på felterne Feriedage pr. år og Feriefridage pr. år i Lønopsætning: Figur 18.1 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Beregne ferie/fridage) Rapporten kan om nødvendigt afgrænses på medarbejderne. På fanebladet Indstillinger indsættes optjeningsåret automatisk (kan rettes) og man skal så tage stilling til o om der skal dannes skyldige nettoferiepenge, Side 189

190 o o o om eventuel saldo fra gammelt ferieår på henholdsvis feriedage og feriefridage skal nulstilles eller overføres, om skyldig nettoferiepengesaldo fra gammelt år skal overføres eller nulstilles samt om medarbejdere, der endnu ikke har haft et fuldt optjeningsår, skal have tildelt feriefridage uden anciennitetsberegning. I modsat fald indsættes et forholdsmæssigt antal feriefridage. Ved klik på OK igangsættes kørslen og medarbejderne tillægges de tilgodehavende ferie- og feriefridage samt eventuelle nettoferiepenge. Efterfølgende kan rapporten Ferieliste udskrives: Figur 18.2 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Ferieliste) Rapporten afgrænses på det pågældende ferieår og normalt vil man vinge af for at få en specifikation af henholdsvis feriedage og feriefridage for de enkelte medarbejdere. Når rapporten er kørt, vil man se, at der er dannet bogførte lønsedler på henholdsvis feriedage og feriefridage. Den enkelte medarbejder kan løbende følge sin feriesaldo da lønarterne 260 og 261 som standard er indstillet til visning af saldo år til dato på lønsedlen. Ikke afholdte feriefridage kan udbetales til medarbejderen. I så tilfælde oprettes en lønart til dette formål med afmærkning for A-skat, AM-bidrag osv. Husk ved udbetaling af feriefridage også at få nedskrevet saldoen på lønarten for feriefridage! Fritvalgs(Søgnehelligdag) -skatteberegning Timelønnede optjener løbende søgnehelligdagsbetaling (SH), og denne SH opbevares skattefrit i en pulje pr. medarbejder. Ved afholdelse af søgnehelligdage trækkes der så fra denne pulje, hvorved SH kommer med i beskatningen. Side 190

191 Ved nytår og/eller fratrædelse skal eventuel SH-saldo udbetales og derved beskattes, og det er det, denne rapport/kørsel gør. Figur 18.3 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter SH Skatteberegning) Nummer udfyldes med den eller de medarbejdere, det handler om og i Datofilter angives perioden. Rapporten danner en bogført lønseddel til videre foranstaltning. Rette skyldige feriedage Figur 18.4 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Rette skyldige feriedage) Dette skærmbillede er beregnet til de virksomheder, som selv administrerer medarbejdernes feriepenge og bruges i de tilfælde, hvor der skal rettes i de skyldige feriepenge ved afholdelse af feriedage. Side 191

192 Vinduet vil automatisk vise de medarbejdere, der har feriepenge til gode. Denne automatik bestemmes af den lønart, der er indsat i feltet Skyldige feriepenge på fanebladet Faste lønarter i Lønopsætning. Ved en nedskrivning af feriepenge indsættes antal med negativt fortegn i Antal. Når feriepenge så afregnes, f.eks. i forbindelse med hovedferien, tages der hensyn til nedskrivningerne og medarbejderen får de korrekte feriepenge udbetalt. Dette vindue har en tilhørende rapport, Feriekort, som netop er designet til virksomheder, der selv administrerer feriepenge. Beregn ferietillæg Figur 18.5 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Beregn ferietillæg) Felt Bemærkning Art Nummer Ansættelsesform Datofilter Ansættelsedato Vælg hvilken. Vælg medarbejdernr. Vælg ansættelsesform. Angiv datofilter Angiv ansættelsesdato Side 192

193 Figur 18.6 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Beregn ferietillæg) Felt Bemærkning Afregnigsdato Lønkladdenavn Lønarter, der ikke skal indgå i feritill. Angiv dato Vælg kladdenavn Vælg evt. lønarter, der ikke skal indgå. Opgave kapitel a Foretag feriepengeberegning for medarbejderne fra opgave 12.a. Side 193

194 19.Yderligere funktionalitet Gentagelseskladde Figur 19.1 (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere Knappen Medarbejder - Gentagelseskladde) Gentagelseskladde er beregnet til automatisk indsættelse af lønarter på lønmodtagerens lønseddel i en given periode og derefter standse af sig selv. Felt Bemærkning Dato Lønart Dato for oprettelse af linien. Feltet foreslår automatisk dags dato. Her hentes den pågældende lønart ind i kladden vha. opslag (F6). Lønarten bør i feltet Ved bogføring på lønartskortet være indstillet til Overfør ikke. Beskrivelse Antal Sats Startdato for gentagelse Her indsættes lønartens betegnelse som forslag. Betegnelsen kan overskrives. Antal af den pågældende lønart. Lønartens sats. Også den kan overskrives med anden sats. Hvornår skal denne automatiske indsættelse begynde? Normalt vil man indsætte den pågældende lønperiodes Side 194

195 startdato. Slutdato for gentagelse Datoformel Hvornår skal den automatiske indsættelse slutte? Her gælder, at man normalt vil indsætte slutdatoen for den pågældende lønperiode. Med hvilket interval skal gentagelsen flyttes fremad? Her gælder, at man normalt vil bruge medarbejderens løntermin, f.eks. månedslønnede = 1M, 14 dages lønnede = 2U osv. Dato for næste beregning I dette felt vises datoen for næste beregning, beregnet på baggrund af Datoformel og Startdato for gentagelse. Har man derfor fået lavet en fejl i en bogført lønseddel, der indeholder linier fra gentagelseskladden, tilbagefører og genåbner lønsedlen, skal man huske: 1. at slette linien fra den genåbnede lønseddel 2. at stille datoen i dette felt tilbage 3. at køre Aktivere gentagelseskladder under Periodiske aktiviteter. Når gentagelseskladden er oprettet på den pågældende medarbejder, skal den aktiveres ved at menupunktet Aktivere gentagelseskladder under Periodiske aktiviteter: Figur 19.2 (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Aktiver gentagelseskladde) Markering i feltet Opret lønperioder bevirker, at lønperioderne oprettes i det interval, der er angivet i Startdato og Slutdato. Side 195

196 Lønsedler tilføj standarddimensioner Figur 19.3 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Lønsedler tilføj standard-dimensioner) Hvis der ikke allerede er sat standarddimensioner på lønsedler, kan man med denne rapport gøre det på en gang. Indtast perioden start og slutdato. Åbningssaldi Hvis en medarbejders lønsaldi skal korrigeres eller en saldo skal indlægges på en medarbejder som åbning, det vil sige uden skatteberegning mv., foregår det ved at vælge menupunktet Bogfør som åbning i knappen Funktion på fanebladet Lønsedler på vedkommende medarbejders kort. Rent praktisk sker indlæggelse af en åbningssaldo således: 1. Klik på knappen Medarbejder på den pågældende medarbejders kort og vælg menupunktet Opret lønperiode. 2. Opret en periode på 1 dag og dispositions- og beskatningsdato samme dag. 3. Åbn denne nye lønseddel ved at klikke på knappen Funktion og vælge punktet Vis lønseddel. 4. Angiv den ønskede åbningssaldo på den eller de korrekte lønarter og forlad herefter den åbne lønseddel. Der skal ikke foretages lønberegning! 5. Klik herefter på Funktion og vælg menupunktet Bogfør som åbning og bogfør lønsedlen. Nu er det angivne indlagt som saldo eller saldi på de berørte lønarter på den pågældende medarbejder. Ved ibrugtagning af Naddon Løn kan man ønske at få indlagt saldi på alle medarbejdere, og det vil være lidt besværligt at skulle bogføre åbningslønsedlerne én for én. Side 196

197 Der er derfor en mulighed for at bogføre samtlige åbningslønsedler på én gang i Periodiske aktiviteter, Bogfør lønsedler. I anfordringsbilledet hertil skiftes indstillingen i feltet Lønfunktion fra Opdatér lønseddel til Åbning. De øvrige felter udfyldes efter de gængse retningslinjer. FerieKonto indberetning Rapporten bruges til frembringelse af fil med oplysninger om feriepenge til timelønnede og som indlæses på hjemmesiden som også indeholder ATP, AER osv. Her ligger der også oplysninger om tilmelding osv. Figur 19.4 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Feriekonto indberetning) Felt Bemærkning Nummer Generelt kan det siges, at skal der køres ferieafregning på en enkelt eller flere bestemte medarbejdere, der er fratrådt, udvælges de i dette felt. Skal der køres en generel ferieafregning for f.eks. alle timelønnede for hele kvartalet, lades feltet tomt. Fratrædelsesdato Ansættelsesform Her kan der, i lighed med ovenstående, indsættes fratrædelsesdato for medarbejderen. Ved den generelle kvartalsvise kørsel vælges Timelønnet. I tilfælde af afregning for fratrådte funktionærer vælges Funktionær. Side 197

198 Figur 19.5 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Feriekonto indberetning) Felt Bemærkning Indberetning for Fra beskatningsdato/til beskatningsdato Filnavn Her vælges kvartalet og året Hvis der er tale om feriepengeafregning til fratrådte funktionærer, bruges disse felter. Beskatningsdatoerne hentes fra de lønsedler, der blev dannet ved kørslen Fratrådte funktionærer (Naddon Løn hovedmenu, Periodiske aktiviteter). Som standard indsættes stien a:\fk.dat, altså til diskette, men den kan ændres til f.eks. c:\fk.dat hvis man bruger indberetning via arbejdsgiver.net. Feriekort Denne rapport er beregnet til de virksomheder, som ikke indberetter til FerieKonto, men selv administrerer medarbejdernes feriepenge og derfor selv udsteder feriekort. Figur 19.6 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter - Feriekort) Side 198

199 Felt Bemærkning Nummer Her angives de medarbejdere, der skal omfattes af udstedelsen af feriekort. Datofilter Afregningsperioden, udtrykt som interval, f.eks Figur 19.7 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter - Feriekort) Ved markering i feltet Brug beskatningsdato anvendes den dato, som er indsat ved bogføring. Se afsnit 11 Bogføring af lønseddel. Pensionsoversigt Rapporten Pensionsoversigt er til brug i de tilfælde, hvor virksomheden ikke kan overføre pensionsbeløb til pensionskassen via bank eller PBS, men skal indbetale pensionerne som ét samlet beløb. Her fungerer rapporten som underbilag. Figur 19.8 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter - Pensionsoversigt) Side 199

200 Felt Bemærkning Bogførte lønsedler: Medarbejder Periodestart Periodeslut Dispositionsdato Normalt afgrænses der ikke på dette felt da rapporten skal omfatte alle pensionsbeløb i den givne periode. Lønperiodens startdato kan undlades da perioden kan afgrænses på Dispositionsdato. Lønperiodens slutdato kan undlades da perioden kan afgrænses på Dispositionsdato. Udfyldes med lønperiodens dispositionsdato Figur 19.9 (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter - Pensionsoversigt) Felt Bemærkning Indstillinger: Pensionsselskab Her vælges pensionsselskabet med F6. Se også under Lønmodtager, hvorledes opsætningen skal foretages der. Årsoplysning Selvom årsoplysninger ikke længere skal dannes hos arbejdsgiveren, er der stadig behov for opgørelse af flere af felterne på dette faneblad. Felterne vil i en ny version blive flyttet til andet faneblad. Side 200

201 Figur (Personale Naddon Løn Løn Lønmodtagere) Dette faneblad bruges med henblik på supplerende oplysninger til eindkomst indberetningerne. Felterne henviser direkte til de tilsvarende felter på Løn, Opsætning, eindkomst, Lønartsopsætning (version 4.0 og 5.0: Administration, Programopsætning, Navi Partner Løn, Løn, eindkomst, Lønartsopsætning). HUSK i øvrigt løbende at holde oplysningerne opdateret på dette faneblad! Som nævnt medtages oplysningerne på dette faneblad i den månedlige indberetning til Skat, og i Lønartsopsætning indsættes de relevante typenumre uden lønart, f.eks. typenr. 0054, Værdi af fri telefon eller 0063, Frikort offentlig befordring. Felt Beskrivelse Naturalydelse Naturalieydelse, tekst Personalelån Fribolig direktør Sæt her, hvis lønmodtageren har modtaget naturalieydelser. Her indtastes en oplysende tekst om hvori naturalieydelserne består. Her afmærkes med, hvis lønmodtageren har modtaget et personalelån. Sæt her, hvis lønmodtageren som direktør har fribolig. Side 201

202 Fri sommerbolig udland Værdi Fri (indland) Fri telefon (B-indkomst) Årlig andel PCordning Kode felt 68 opl. seddel Sæt her, hvis lønmodtageren har fri sommerbolig i udlandet. Værdi af eventuel fri sommerbolig indsættes her. Det indtastede tal skal være periodiseret, f.eks. årsværdien/12. Hvis medarbejderen har fri telefon, angives den skattemæssige værdi heraf i dette felt. Beløbet skal være periodiseret, f.eks. 3000/12 = 250 Indgår medarbejderen i en PC-ordning med egenbetaling, angives beløbet her i periodiseret form og som negativt beløb. Dette felt bruges til angivelse af en kode i visse tilfælde. Det kan f.eks. dreje sig om Udbetaling af dagpenge ved sygdom og ulykke eller dagpenge for 1. og 2. ledighedsdag (Kode 03) Udbetaling af pensionslignende ydelser til tidligere ansatte o.a. (kode 44) Indberetning af værdi for medarbejderaktier og anparter i felt 36 (kode 50) Fratrædelsesgodtgørelse efter gamle regler (kode 46) Computer, anskaffet ved reduktion i bruttoløn (kode 62) og andre udbetalinger. Der henvises under alle omstændigheder til vejledningen hos Skat. Værdi af fri bolig Opl. til fri bolig Arbejdssted ej lig med firmaadresse Værdi af fri lystbåd Hvis medarbejderen som led i sin ansættelse har fri bolig, skal værdien heraf angives her. Der kan her indsættes oplysninger om den frie bolig. Det markeres her, hvis medarbejderens arbejdssted er forskelligt fra virksomhedens adresse. Oplysningen medtages i den månedlige indberetning og har betydning for beregning af evt. befordringsfradrag. Er der stillet fri lystbåd til rådighed for medarbejderen, angives den periodiserede værdi her. Værdi af fri TV-licens Antal sødage Fribefordring Er der stillet fri TV-licens til rådighed for medarbejderen, angives den periodiserede værdi her. Lønmodtagers eventuelle dage til søs i lønperioden angives her som negativt antal. Virksomheder kan som led i personalepleje tilbyde medarbejderne fribefordring, og i så tilfælde afmærkes det Side 202

203 her. Medarbejderen skal betale for fribefordringen, men det fradrages i den skattepligtige indkomst. S74 opsætning Figur (Opsætning Programopsætning -Naddon Løn Løn S74 opsætning) De enkelte lønarters placering på årsoplysningssedlen (S74) fastlægges i dette vindue. S74 er afløst af e-indkomst; men kan fortsat benyttes til afstemning. Felt Bemærkning Nummer Navn Lønarter I dette felt angives nummeret på årsoplysningssedlens felt, hvor lønarterne, angivet i vinduets felt Lønarter, skal summeres. Her kan der angives en sigende beskrivelse efter eget valg. Her indsættes de lønarter der skal summeres i det pågældende felt. Skal der angives flere lønarter i felter, bruges den sædvanlige Microsoft Dynamics NAV-notation, f.eks osv. Side 203

204 Ny nomenklatur DS/DA statistik Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter Ny Nomenklatur DS/DA statistik) Med denne rapport dannes en fil til Danmarks statistik over nye DISCO-080 koder. Angiv filnavn. Overfør lønlinier til sagskladde Figur (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Overfør lønlinier til sagskladde) Side 204

205 Felt Bemærkning Medarbejder Dato Lønart Sagsnr. Vælg medarbejdernummer. Angiv dato. Vælg lønart Vælg sagsnummer, der skal overføresl linier til. Figur (Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Overfør lønlinier til sagskladde) Felt Bemærkning Sagskladdetype Sagskladdenavn Vælg sagskladdetype. Vælg sagskladdenavn. Opgave kapitel 19 Ingen opgaver Side 205

206 20.Rapporter Bankoverførsel/Udb liste Se afsnittet Bankoverførsel Beregning ferie/fridage Se afsnittet Ferie og fritvalgsberegning Ferieliste Ferielisten viser medarbejdernes saldi på ferie og feriefridage i en given periode, normalt det indeværende ferieår. En forudsætning for korrekt visning i rapporten er at den enkelte medarbejders forbrug af ferie- og feriefridage løbende noteres på lønsedlen. Hertil kan anvendes lønarterne 260 (feriedage) og 261 (feriefridage). Figur 20.1 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Ferieliste) Felt Bemærkning Nummer Datofilter Medarbejderens nummer. Hvis alle skal udskrives, kan feltet lades blankt. Den ønskede periode, f.eks. ferieåret. Side 206

207 Figur 20.2 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Ferieliste) Felt Bemærkning Specifikation af feriedage/feriefridage Et vil gøre, at rapporten vil specificere feriedage og feriefridage hver for sig. Fraværsliste Denne rapport udskriver fravær i en given periode for medarbejdere og/eller afdelinger. Figur 20.3 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Fraværsliste) Felt Bemærkning Nummer Medarbejderens nummer. Side 207

208 Afdeling Global dimension 1-kode. Hvis der skal afgrænses på fraværet i én eller flere afdelinger, angives det her. I så fald undlades afgrænsning i feltet Nummer. Datofilter Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Den periode, rapporten skal omfatte. Dette felt kan bruges hvis man vil søge på fravær i en bestemt periode for medarbejdere der var ansat på det tidspunkt. Se eksempel nedenfor. Do. Figur 20.4 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Fraværsliste) Felt Bemærkning Fraværslønarter Her angives de lønarter der bruges til registrering af fravær (sygdom o. lign.). Hvis feltet Fraværslønart på lønartskortet markeres på de lønarter, der er fraværslønarter, indsættes de automatisk i dette felt. Normaltidslønarter Medtage ikke bogførte linier Komprimeret udskrift De lønarter der bruges til registrering af normaltid og løn. Afmærkning vil medtage endnu ikke bogførte lønlinier. Afmærkning af dette felt vil gøre at forekomst af fraværslønarter samles til 1 linie pr. medarbejder. Hvis feltet omvendt ikke afmærkes, vil rapporten udskrive en linie Side 208

209 pr. dato pr. medarbejder. Sortering på CPR-nr. Sortering på Afd.nr. Markér for sortering på CPR nr. Markér for sortering på afdelingsnummer. Eksempel på anvendelse af ansættelses- og fratrædelsesdato: Vi vil undersøge fraværet i januar kvartal Felt Filter Bemærkning Nummer (blankt) Feltet efterlades blankt, fordi vi afgrænser på andre felter. Afdeling kode Do. Datofilter Hermed afgrænses perioden til januar kvartal Ansættelsesdato Dette filter gør at vi medtager de medarbejdere, hvis ansættelsesdato ligger op til den 31. marts 02. Fratrædelsesdato Dette filter medtager dem der er fratrådt siden 1. januar 02 samt dem, der ikke er fratrådt. Denne kombination mellem Ansættelsesdato og Fratrædelsesdato gør at vi kun får dem frem, der var aktuelle i januar kvartal 02. Side 209

210 Fødselsdagsliste Denne rapport viser medarbejderes fødselsdage i det angivne tidsrum: Figur 20.5 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Fødselsdagsliste) På første faneblad, Lønmodtagere, kan man i Art vælge, om man vil udskrive fødselsdagslisten for Ansatte eller Elever (eller alle = blank) samt, om man vil udskrive for en bestemt afdeling. På næste faneblad angives udskriftens start- og slutdato, f.eks. for den kommende måned samt, om udskriften skal udskrives i afdelingsorden. Kontoafstemning bogførte lønsedler Denne rapport indeholder en kontrol af periodens anvendte lønarter, om de er overført til finans og til hvilke konti samt af, om der er en difference mellem de bogførte lønarter i Naddon Løn og hvad der er overført til finans. Det bemærkes at rapporten intet viser om den faktiske finansbogføring; denne vises i rapporten Kontoafstemning bogførte lønarter. Figur 20.6 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Kontoafstemning bogførte lønarter) Felt Bemærkning Medarbejder Der kan her afgrænses på medarbejdere. Hvis hele periodens lønkørsel Side 210

211 skal udskrives, efterlades feltet blankt. Periodestart Periodeslut Afregningsnr. Beskatningsdato Lønperiodens startdato. Lønperiodens slutdato. Afregningsnummer kan bruges med fordel, hvis kun én medarbejders lønkørsel skal udskrives. Ellers bruges feltet ikke. Rapporten kan også afgrænses på lønsedlernes beskatningsdato; i så fald kan Periodestart og Periodeslut undlades. Figur 20.7 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Kontoafstemning bogførte lønarter) Felt Bemærkning Lønart Der kan her udvælges bestemte lønarter, hvis det ønskes. Lønarter Rapporten Lønarter er i sin grundform en liste over Naddon Løns lønarter med tilhørende indstillinger (A-skat, AM-bidrag osv.), men kan også vise totaler på lønarter og medarbejdere i et givet tidsrum samt sortere på Beskatningsdato. Side 211

212 Figur 20.8 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Lønarter) Når rapporten anfordres, afhænger valgene i de efterfølgende felter af hvad man ønsker at få vist. Hvis man f.eks. ønsker samlede totaler for én medarbejder i en given periode, skal man ikke afgrænse i feltet Kode. Hvis man omvendt ønsker totaler på bestemte lønarter, skal netop afgrænse i Kode og i Datofilter. Man skal med andre ord sætte afgrænsningerne efter det man ønsker oplyst; i det efterfølgende gennemgås rapportens felter og deres betydning. Felt Bemærkning Kode Lønarternes koder (numre). Der kan i dette og de efterfølgende felter afgrænses efter de sædvanlige Navision-regler. Blankt felt vil medtage alle. Datofilter Afdeling Filter Dato eller tidsinterval. Rapporten filtrerer posteringer til at vise kun dem der ligger indenfor filteret. Dimensionskode, her Afdeling. Rapporten kan afgrænses til kun at vise posteringer med dimensionskode på. Det kan f.eks. bruges til at vise medarbejdertotaler fra én eller flere afdelinger på eks. overarbejdstimer. Projekt Filter Lønmodtagerfilter DImensionskode, her Projekt. Der gælder det samme her som for ovenstående samt at begge dimensionskoder kan bruges i kombination med hinanden. Der kan her afgrænses på hvilke medarbejdere, rapporten gælder. Side 212

213 Figur 20.9 (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Lønarter) Felt Bemærkning Lønartsliste Lønartstotaler Valg af denne option vil udskrive en rapport over de lønarter, angivet i Kode, med deres tilhørende indstillinger. Denne option vil udskrive totaler på den eller de lønarter, der er anført i Kode, i det tidsrum der er angivet i Datofilter. Denne option bruges især hvis man er interesseret i summer på bestemte lønarter. Medarbejdertotaler Denne option bruges især når man vil sammentælle totaler på én eller flere medarbejdere. Rapporten vil samle forekomsten af lønarter pr. medarbejder; normalt vil man på det foregående faneblad afgrænse i Kode, Datofilter og Lønmodtagerfilter. Beskatningsdato Dette felt er kun synligt ved valg af Lønartstotaler og Medarbejdertotaler. Afmærkning af feltet bevirker at de ønskede totaler kun vises efter beskatningsdato; dette kan være nyttigt i forbindelse med f.eks. afstemning af årsoplysningsseddel. Vise nul (antal_beløb) Dette felt er kun synligt ved valg af Lønartstotaler og Medarbejdertotaler. Afmærkning af feltet gør at selv om både antal og beløb er 0 (nul), vil lønarten blive vist. Vise lønartsposteringer Dette felt er kun synligt ved valg af Lønartstotaler og Medarbejdertotaler. Side 213

214 Valg af feltet gør at alle posteringer vises, ikke kun totaler, som ligger indenfor afgrænsningerne. Komprimér pr. dag Dette felt er kun synligt ved valg af Vise lønartsposteringer. Markering af feltet gør at lønarter samles til én linie pr. dag pr. lønart. Lønkladde Rapporten Lønkladde frembringer en udskrift af lønkladdens indhold. Udskriften kan anfordres dels i Rapporter, dels under knappen Lønkladde i lønkladden: Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Lønkladde) Felt Bemærkning Dato Lønmodtager Lønart Kladdenavn Der kan her afgrænses på en dato eller et datointerval. Der kan ligeledes afgrænses på én eller flere medarbejdere. Der kan også afgrænses på én eller flere lønarter. Som standard afgrænses udskriften til den aktuelle lønkladde. Hvis der ikke indsættes afgrænsninger i felterne Dato, Lønmodtager og Lønart, udskrives alle linier i kladden. Side 214

215 Lønmodtager/Lønartsliste Denne rapport samler de angivne lønarter pr. medarbejder i den angivne periode. Man kan se rapporten som en pendant til rapporten Lønarter, men hvor Lønarter har tabellen Lønarter som hovednøgle, har Lønmodtager-/lønartsliste tabellen Lønmodtagere som udgangspunkt og vil derfor samle forekomsten af lønarter pr. medarbejder. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønmodtager-/Lønartsliste) Felt Bemærkning Lønartsfilter Her udvælges de lønarter der skal udskrives. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønmodtager-/Lønartsliste) Side 215

216 Felt Bemærkning Nummer Datofilter Her angives de lønmodtagere som udskriften skal omfatte. Periode for udvælgelse (som interval). Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønmodtager-/Lønartsliste) Felt Bemærkning Udvælges på beskatningsdato Kun udskrive totaler Kun totaler pr. lønart Udskrive CPRnummer Udskrive ikke bogførte lønlinier Et bevirker, at der udvælges på de beskatningsdatoer der ligger indenfor datofiltret. Det kan have en betydning i forbindelse med afstemning af S74. Et gør, at de udvalgte lønarter samles til én linie med total pr. lønmodtager. Et gør, at der udskrives totaler pr. lønart. Som standard udskrives lønmodtagernes CPR-nummer ikke; et gør at det kommer med. Et gør, at man kan udskrive ikke bogførte lønlinier. Side 216

217 Lønseddelkladde Denne rapport er beregnet til kontrol af lønsedler inden den endelige bogføring heraf og er særlig brugbar ved et stort antal medarbejdere. Lønseddelkladden udskrives derfor når lønsedlerne er blevet beregnet, men før bogføring af lønsedlerne. På den måde kan man nå at fange eventuelle fejl mens lønsedlerne stadig kan redigeres. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Lønseddelkladde) Felt Bemærkning Afdeling Medarbejder Der kan her afgrænses på én eller flere afdelinger Der kan her afgrænses på én eller flere medarbejdere. Blankt felt medtager alle. Periodestart Periodeslut Lønperiodens startdato. Skal udfyldes. Lønperiodens slutdato. Skal udfyldes. Rapporten medtager endvidere i udskriften datoen for den enkelte lønpostering. Side 217

218 Lønseddel - simuleret Den simulerede lønseddel bruges til kontrol inden bogføring. Den bruges således efter beregning af lønsedlen og inden bogføring. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønseddel - simuleret) Felt Bemærkning Medarbejder Medarbejderens eller medarbejdernes numre kan hentes med opslag (F6). Ved valg af rapporten direkte fra åben lønseddel er dette felt forhåndsudfyldt med medarbejderens nummer. Periodestart Lønperiodens startdato. Ved valg af rapporten direkte fra åben lønseddel er dette felt forhåndsudfyldt. Periodeslut Lønperiodens slutdato. Ved valg af rapporten direkte fra åben lønseddel er dette felt forhåndsudfyldt. Side 218

219 Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønseddel - simuleret) Felt Bemærkning Komprimér lønseddel? Ved afmærkning af dette felt samles linierne til kun at omfatte totaler. Hvis feltet ikke markeres, vil rapporten udskrive både linier og totaler pr. lønart. Kun vise linier (ikke totaler)? Sortering: Valg af dette felt får rapporten til kun at vise linierne. Lønarter: Rapporten udskrives i lønartsorden. Redigering: Rapporten udskrives med linierne i den rækkefølge, de er indlagt på lønsedlen. Side 219

220 Lønposter med finanskonti Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Lønposter med finanskonti) Hvis Overfør til Finans ikke stemmer på en medarbejder, kan man med denne rapport få de enkelte konteringer for denne medarbejder vist. Felt Bemærkning Medarbejder Periodestart Periodeslut Afregningsnr. Beskatningsdato Der kan her afgrænses på medarbejdere. Hvis hele periodens lønkørsel skal udskrives, efterlades feltet blankt. Lønperiodens startdato. Lønperiodens slutdato. Afregningsnummer kan bruges med fordel, hvis kun én medarbejders lønkørsel skal udskrives. Ellers bruges feltet ikke. Rapporten kan afgrænses på lønsedlernes beskatningsdato; i så fald kan Periodestart og Periodeslut undlades. Side 220

221 Medarbejder Rapporten Medarbejdere udskriver oplysninger om virksomhedens medarbejdere, bestemt af de valg, man foretager i anfordringen: Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Medarbejdere) Felt Bemærkning Nummer Afdeling Her kan der afgrænses på medarbejdernummer. Dimensionskode, her Afdeling. Rapporten kan afgrænses til kun at vise medarbejdere med afdeling på. Man kan således få udskrevet en liste over medarbejdere fra én eller flere afdelinger. Bemærk også knappen Sortér, hvor man kan ændre den orden, rapporten udskrives, til f.eks. i afdelingsorden. Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Bruges f.eks. i sammenhæng med Fratrædelsesdato til at udskrive en liste over medarbejdere i et bestemt tidsrum. Bruges f.eks. i sammenhæng med Ansættelsesdato til at udskrive en liste over medarbejdere i et bestemt tidsrum. Side 221

222 Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Medarbejdere) Felt Bemærkning Medarbejderliste Adresseliste Udskrive CPR-nummer Sideskift Overskrift Vælg denne, hvis der ønskes en liste over medarbejderne. Denne option vil udskrive medarbejderlisten som adresseliste. Man kan her vælge, om medarbejdernes CPR-numre skal udskrives eller udelades. Denne mulighed bruges især, hvis man udskriver listen afdelingsvis, så man får et sideskift efter hver afdeling. Der kan her vælges overskrift på rapporten. Medarbejder bemærkninger Rapporten Medarbejder bemærkninger kan udskrive de bemærkninger, der er noteret i bemærkningstabellen på hver enkelt medarbejder. Side 222

223 Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Medarbejder bemærkninger) Rapporten kan anfordres efter de sædvanlige regler. Der er i øvrigt også mulighed for at udskrive disse bemærkninger på rapporten Medarbejderstamkort. Medarbejderstamkort Rapporten udskriver visse oplysninger om medarbejderen ud på papir. Der udskrives personlige oplysninger som navn, adresse, ansættelsesdato mv., oplysninger om pensionskonti, skatteforhold, ATP, ferie mv. samt statistiske oplysninger (DS/DA). Hertil kommer, at rapporten også kan udskrive eventuelle bemærkninger, der er noteret i medarbejderens bemærkningstabel. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Medarbejderstamkort) Rapporten anfordres ved angivelse af medarbejderens art (Ansat eller Elev), og nummer. Hvis bemærkninger ønskes udskrevet, vinges af i feltet Udskrive bemærkninger på faneblad Indstillinger. Medarbejderesn stamkort kan også udskrives via Lønmodtagerkortets knap Medarbejder. Månedens løntotaler Rapporten Månedens løntotaler udskriver medarbejdernes løntotaler i den angivne periode. Der er 6 kolonner til rådighed, og man skal selv definere, hvilke lønarter, der skal udskrives. Side 223

224 Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Månedens løntotaler) Felt Bemærkning Art Nummer Datofilter Afdeling Fratrædelsesdato Her kan arten af medarbejder (Ansat eller Elev) vælges. Hvis man ønsker at afgrænse på medarbejdernes nummer, gøres det i dette felt. Tidsintervallet for den ønskede periode. Hvis der skal udvælges på én eller flere afdelinger, indsættes disse her ved opslag (F6). Normalt vil dette felt være tomt. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Månedens løntotaler) Side 224

225 Felt Bemærkning Kolonne 1 filter/tekst CPR-nr. Udskrive beløb Udskrive timer/antal I disse to felter (og de øvrige 10) defineres kolonnerne. Markering her, hvis CPR-nr. også skal udskrives. Rapporten kan her indstilles til enten at udskrive beløb på filtrene eller timer/antal. Satsændring på lønseddellinier Man kan undertiden få behov for at skulle ændre satsen på lønarter. Det gør man normalt ved at ændre den på den enkelte lønarts kort. Tilbage står så at ændringen på lønartskortet ikke umiddelbart slår igennem på de åbne lønsedler her skal lønarten aktiveres igen for at vise den nye sats. Som en hjælp til løsning er denne rapport udviklet: Man udvælger den lønart, der skal rettes, og angiver gammel og ny sats hvorefter rapporten gennemløber de åbne lønsedler og retter satsen der hvor de angivne betingelser opfyldes. Rapporten skal køres for hver lønart der skal rettes, og man skal også være opmærksom på at hvis man har anvendt en afvigende sats på en lønart der ellers skal rettes, vil denne ikke blive rettet. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Satsændring på lønseddellinier) Felt Bemærkning Lønart Her angives den lønart, der skal rettes. Side 225

226 Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Satsændring på lønseddellinier) Felt Bemærkning Gl. sats Ny sats Her angives lønartens gamle sats. Her angives lønartens nye sats. SH Skatteberegning Timelønnede optjener løbende søgnehelligdagsbetaling (SH), og denne SH opbevares skattefrit i en pulje pr. medarbejder. Ved afholdelse af søgnehelligdage trækkes der fra denne pulje, hvorved SH kommer med i beskatningen. Ved nytår og/eller fratrædelse skal eventuel SH-saldo udbetales og derved beskattes, og det er det, denne rapport gør. Side 226

227 Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter SH skatteberegning) Felt Bemærkning Nummer Datofilter Fratrædelsesdato Udfyldes med den eller de medarbejdere det handler om. Angiv periode Angiv dato Rapporten danner en bogført lønseddel til videre foranstaltning Slet tomme lønsedler / linier Tomme lønsedler vil blokere de videre processer i lønbehandlingen og skal derfor fjernes. Til dette formål anvendes denne rapport. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Slet tomme lønsedler/linier) Side 227

228 Felt Bemærkning Medarbejder Periodestart Periodeslut Der kan afgrænses på medarbejdere i dette felt. Periodestarten på den eller de tomme lønsedler kan angives her. Periodeslut på den eller de tomme lønsedler kan angives her. Figur (Personale Naddon Løn Løn Rapporter Slet tomme lønsedler/linier) Felt Bemærkning Slet tomme lønsedler Slet lønlinier uden dato Et her vil slette de tomme lønsedler i henhold til afgrænsningerne på Lønsedler. Et her vil slette lønseddellinier der er oprettet uden dato. Det kan ske, at man under redigering af lønsedler får udtaget en ny linie som vil stå uden dato og som vil blokere for videre behandling af lønsedlen. Det kan denne funktion råde bod på. Skal man blot have slettet tomme lønsedler, kan man nøjes med kun at vinge af i Slet tomme lønsedler og lade de øvrige felter tomme. Så vil rapporten rydde for tomme lønsedler. Side 228

229 Oplysningsseddel Oplysningsseddel til årsopgørelse. Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter - Oplysningsseddel) Felt Bemærkning Nummer Periodestart Periodeslut Medarbejdernummer Periodestarten angives her. Periodeslut angives her. Figur (Personale Naddon Løn Løn Dokumenter - Oplysningsseddel) Felt Bemærkning Side 229

230 Udskriv Dan fil Filnavn Markér for udskrivning Markér hjvis der skal dannes filr. Angiv filnavn her. Opgaver kapitel a Prøv de forskellig rapporter ved selv at sætte afgrænsning/filtre og vælg Vis udskrift. Side 230

231 Appendix A. Opgaveløsning Filstier: Opsætning Eksempler Opgaveløsning på VPC <server> <filsti> C:\ NLKURSUS\ E:\NLKURSUS\ Opgave kapitel 4 eksempelvis løsning 4.a Lønarten for feriedage er 260 i kursusopsætningen Opsætning Programopsætning - Naddon Løn Løn Lønopsætning Faste lønarter 4.b Opsætning Programopsætning - Naddon Løn Løn Lønopsætning Generelt 4.c På se præcis link nedenunder Hvad_koster_det/Satser_for_2009 Opgave kapitel 5 eksempelvis løsning 5.a DISCO er en kode fra Danmarks statistik, der gør det muligt at sammenligne forskellige ansættelser/jobs til brug for statistik. Opgave kapitel 6 eksempelvis løsning 6.a 104 (Opsætning Programopsætning - Naddon Løn Løn Lønmodtageropsætning Lønskala) 6.b Tillægene sættes automatisk på lønsedlen, når der køres simulér lønseddel. 6.c Finansgrupper kan eksempelvis bruges til at inddele lønmodtagerne i grupper med særlig kontering. Opgave kapitel 7 eksempelvis løsning Side 231

232 7.a Frikort til offentlig befordring. 7.b Til at holde styr på, hvad man har indberettet og hvornår. Opgave kapitel 8 eksempelvis løsning 8.a Personale Naddon Løn Lønmodtagerkort Generelt feltet Lønseddel på papir. 8.b Personale Naddon Løn Lønmodtagerkort Ansættelse feltet Termin 8.c Side 232

233 Side 233

234 Side 234

235 Opgave kapitel 9 eksempelvis løsning Personale Naddon Løn Løn - Lønarter Side 235

236 Opgave kapitel 10 eksempelvis løsning Personale Naddon Løn Løn - Lønkladde Simuleret lønseddel for Peter Jensen giver følgende linier. Når kladdelinierne er fordelt vil Lønkladden være tom. Opgave kapitel 11 eksempelvis løsning 11.a Side 236

237 11.b Eksempel 11.c Datoen i Beskatningsdato afgør, hvilket skatteår lønperioden tilhører og har stor betydning, især ved løn til forudlønnede. 11.d Ja via Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Bogfør lønsedler Opgave kapitel 12 eksempelvis løsning 12.a De kan udskrives direkte på printer eller man kan danne pdf filer og sende dem til medarbejdernes e-boks. Opgave kapitel 13 eksempelvis løsning 13.a Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Overfør til finanskladde. Side 237

238 13.b Personale Naddon Løn Løn Rapporter Bankoverførsel/Udb.liste 13.c Lønfinanskladden danner forbindelsesleddet mellem Naddon Løn og Microsoft Dynamics NAV Økonomistyring - Finans, idet lønposterne i funktionen Overfør til finanskladde sendes hertil med henblik på bogføring på de respektive finanskonti. Opgave kapitel 14 eksempelvis løsning 14.a Personale Naddon Løn Løn eindkomst Månedlig indberetning Der vil komme to fejlmeddelelser om, at medarbejder og begge mangler beskæftigelseskode. Der indsættes på Lønmodtagerkortet eindkomst. Der skal ligge en fil i blliblioteket c:\nlkursus\skat indeholdende indberetningen. Side 238

239 Opgave kapitel 15 eksempelvis løsning 15.a Følg vejledning i kapitel 15 Korrektion af lønsedler. Find lønmodtagerkort for Vagn Braun bogførte lønsedler og tilbagefør den for januar Genåbn lønsedlen og se den under åbne lønsedler. Påfør det særlige tillæg. (eksemplet her er vist for år 2010) Simulér og bogfør lønsedlen. Opgave kapitel 16 eksempelvis løsning 16.a Personale Naddon Løn Løn Lønarter Side 239

240 Eksempel: Opgave kapitel 17 eksempelvis løsning 17.a Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Fratrådte funktionærer. Husk indsæt afregningsdato og mærk af i Godkendt. Personale Naddon Løn Løn eindkomst eindkomst afmeld skattekort. Side 240

241 Opgave kapitel 18 eksempelvis løsning 18.a Personale Naddon Løn Løn Periodiske aktiviteter Beregne ferie/feriefridage Personale Naddon Løn Løn Rapporter - Ferieliste Opgave kapitel 19 eksempelvis løsning Ingen opgave. Opgave kapitel 20 eksempelvis løsning 20.a Afprøv og vis på skærm. Side 241

242 Appendix B. Yderligere opsætningsparametre C.1. Opret nummerserie HEINDKOMST C.2. Filstruktur til kursus: c:\nlkursus c:\nlkursus\barsel c:\nlkursus\betal c:\nlkursus\pbspension c.\nlkursus\pdflønsedler c:\nlkursus\skat C.3. Filen Skattekort-CERT.txt indeholder skattekortsoplysninger for lønmodtager 50002, 50009, og (funktionærer) samt 5346, 5348 og 5351 (elever timelønnede benyttes til kursus i tidsregistrering) C.4. Kontroller at SE nr er sat til i Lønopsætning Integration. Konto Skyldig løn C.5. Opsæt lønarterne 216 og 219 som vist i fig. 9.2 og 9.3. Side 242

243 Side 243

244 Side 244