SYGEDAGPENGEUDBETALING FØRMÅLING PÅ TIDSFORBRUG

Transkript

1 SYGEDAGPENGEUDBETALING FØRMÅLING PÅ TIDSFORBRUG København den 21. sep Final 1

2 Indhold 1 Baggrund for analyse Hovedresultat betydeligt effektiviseringspotentiale Effektivisering på opgaveniveau Nye opgaver?... 7 Påvirkning af antal årsværk i kommunerne? Metode Validitet Delresultat: Nedbryd din arbejdsuge Delresultat: Tidsregistrering Delresultat: Effektiviseringspotentiale Bilag 1 Udbuddets betydning for aktiviteterne Bilag 2 Effekt isoleret og samlet set af udbud og lovændringer på de syv væsentligste delopgaver Bilag 3 Samlet og gennemsnitligt tidsforbrug på delopgaver for de fem delopgaver Bilag 4 Tidsregistrering resultater for anmeldelser/anmodninger Bilag 5 Tidsregistrering oplysningsskema og UDP Bilag 6 Tidsregistrering - Henvendelser Bilag 7 Tidsregistrering adviser, frister m.v Bilag 8 Tidsregistrering - Lister og andet KMD materiale Bilag 10 Alle opgaver der bruger mere end 5 % af den samlede tid fordelt på opgaver Bilag 11 Metodebeskrivelse nedbryd din arbejdstid Bilag 12 Metodebeskrivelse tidsregistrering Bilag 13 Beregning af nettoeffekt på arbejdstid af effektivisering fordelt på alle delopgaver

3 1 Baggrund for analyse Baggrunden for denne analyse er, at KOMBIT, som en del konkurrenceudsættelsen af KMD s monopolsystemer, er på vej med et udbud af nyt sygedagpengesystem til beregning og udbetaling af sygedagpenge. I den anledning har KOMBIT besluttet at gennemføre en førmåling af tidsforbruget på de sygedagpengeopgaver- og processer, der påvirkes af udbuddet, og har bedt KL om at være konsulent på opgaven. Førmålingen har tre formål: Skal medvirke til at kvalificere business casen for det nye system Skal give fokus og prioriteringsmulighed i forhold til de funktionaliteter der er på tegnebrættet til et nyt sygedagpengesystem. Jo større effektiviseringspotentiale, jo vigtigere og vice versa Den kan med en eftermåling dokumentere, om og til hvilken grad de faktiske gevinster realiseres. Det skal understreges, at analysen kun forholder sig til beregning og udbetaling af sygedagpenge, ikke opfølgning af sygedagpenge. 2 Hovedresultat betydeligt effektiviseringspotentiale Tidsmålingen har vist, at administration af sygedagpengesager vil kunne effektiviseres med mellem % af den samlede tid, der anvendes på behandling af sygedagpengesager. Den ugentlige arbejdstid på sygedagpengeområdet fordeler sig med 57 % på lønmodtagere og 33 % på ledige. Resten på selvstændige 24 % af arbejdstiden anvendes på klage, anker og aktindsigt og 76 % på anmeldelser, oplysningsskema og anmodninger, heraf 24 % på journalisering og 23 % på validering og indberetning Der er i rapporten foretaget et estimat af, hvordan arbejdsopgaverne kan effektiviseres ved et nyt sygedagpengesystem. 76 % af arbejdet med sygedagpengesager anvendes på anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer Anslået effektiviseringsmulighed % Svarer netto til % af den samlede arbejdstid på sygedagpengeområdet Effekten af forventede lovændringer er betydeligt mindre i omegnen af ca. 4 %. Grundlaget for vurderingerne bliver uddybet i kapitel 2 og bilag 2. Der er ikke en nøjagtig opgørelse af antal årsværk i de danske kommuner, der alene varetager sygedagpengeopgaven, men det skønnes, at tallet udgør fultids-/deltidsressourcer. Det giver et effektiviseringspotentiale på landsplan svarende til % under den forudsætning, at antallet af klager og aktindsigter er uændret. Der bør dog udvises forsigtighed i forhold til at omsætte disse tal til effektiviseringspotentiale, da nogle af disse ressourcer ikke udelukkende varetager opgaver relateret til sygedagpenge. 3

4 Der må i vurderingen af de gevinster, der kan høstes, desuden tages højde for yderligere en række forhold. Således kan der være forhold, der påvirker omfanget af fuldautomatisering, som først folder sig helt ud senere i processen, ligesom der i et vist omfang kan komme nye opgaver til i takt med den øgede fuldautomatisering. Blandet andet vil en selvbetjeningsløsning for sygedagpengemodtagere formentlig i en periode medføre, at de kommunale sagsbehandlere skal anvende mere tid på en øget vejledningsindsats over for borgerne. Herudover er det vigtigt at slå fast, at den fulde effektiviseringsgevinst ikke vil kunne opnås fra dag ét, men først vil kunne opnås efter en tilpasningsperiode. Det er derfor usikkert, hvor hurtigt den fulde gevinst kan realiseres i den enkelte kommune, ligesom der vil kunne ske en mindre justering i forventningerne til gevinstpotentialet ved fuldautomatisering. I første omgang forventes effektiviseringsgevinsten at hælde mod de 44 %. 3 Effektivisering på opgaveniveau Arbejdet med sygedagpengesager fordeler sig med ca. ¼-del til generelle henvendelser, klager, anker og aktindsigt og ¾-del til anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer. Én kommune ud af de fire mener, at der anvendes mindre tid på generelle henvendelser/klager/anker mv. Ændringer i sygedagpengesystem og Nem Refusion er kun beregnet i forhold til de ¾-dele af arbejdet, der vedrører anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer men det er muligt, at den fjerdedel, der vedrører klager, anker og aktindsigt, også kan påvirkes, hvis det nye sygedagpengesystem tilbyder en mere transparent og fyldestgørende kommunikation om grundlaget for de beslutninger, der træffes. Effekt på anmeldelser, anmodninger og oplysningsskema I Bilag 1 og Bilag 2 er en komplet vurdering af, hvordan udbuddet af sygedagpengesystemet vil påvirke alle de opgaver, der er målt. Herunder fokuseres på de syv mest tidskrævende opgaver. De syv opgaver udgør 73 % af arbejdet i dag med anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer. De resterende 16 opgaver udgør således 27 % af arbejdet. Det er altså de syv opgaver, der er væsentligst at få påvirket ved et udbud af et nyt sygedagpengesystem. 4

5 Andel af tidsforbrug på anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer i dag. Effektivisering af de syv mest tidskrævende opgaver 30% 25% 20% 15% 10% 5% Andel af arbejdet i dag Med nyt SDP system Hvad er der tilbage Lav Med nyt SDP system Hvad er der tilbage Høj 0% 1. Journalisering og fordeling (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.). Opgaven udgør 24 % af arbejdet i dag. Formålet med det nye system er, at sagsdannelsen sker automatisk, når indberetningen hentes fra NemRefusion. Det ventes, at et sted mellem 85 og 95 % af opgaven falder bort. Det giver en nettoreduktion på %. 2. Validering (mangler, fejl, adressat etc. og indberet i system). Opgaven udgør 23 % af arbejdet i dag. Der vil blive stillet nye krav til NemRefusion om øget validering, herunder krydsvalidering af indberetningerne. Herudover vil mange data kunne trækkes fra eksterne kilder, som styrker datakvaliteten. Der er således stor forventning til, at der kan automatiseres i høj grad. Det vurderes, at et sted mellem 65 og 85 % af dette arbejde falder bort. Det giver en nettoreduktion på mellem 15 og 20 %. 3. Generelle henvendelser fx om udbetaling. Opgaven udgør i dag 15 % af arbejdet. Information vil i stort omfang kunne hentes i selvbetjeningsløsningen. I starten vil effekten være mindre, men på sigt - når borgerne lærer at bruge Min Side på Borger.dk - vil effekten være høj. Opgaven ventes at kunne reduceres mellem 40 og 60 %. Det giver en nettoreduktion på 6-9 %. 4. Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og mangler. Opgaven udgør i dag 9 % af arbejdet. 5

6 En bedre styring via regler/kontroller i NemRefusion, ændret opgørelse af satsberegningen samt brugen af selvbetjeningsløsningen vil medføre et reduceret behov for kontakt til hhv. borger og virksomhed. Ventes at kunne reduceres mellem 65 og 85 %. Det giver en nettoreduktion på 6-8 %. 5. Kontroller timer. Opgaven udgør i dag 6 % af arbejdet. Hvis der indføres mulighed for angivelse af delvist genoptaget arbejde i en selvbetjeningsløsning for borgere - og et godt regelsæt for anvendelse af oplysningerne - er der mulighed for høj grad af automatisering. Ventes at kunne reduceres mellem 65 og 85 %. Det giver en nettoreduktion på 4-5 %. 6. Afslag pga. uarbejdsdygtighed. Opgaven udgør i dag 3 % af arbejdstiden. Her er tale om en vurdering fra sagsbehandlerne, der ikke påvirkes af udbuddet, og der vil således ikke være nogen nettoreduktion. 7. Partshøring pga. manglende oplysningsskema. Notat om opbrugt fortrydelsesfrist. Opgaven udgør i dag 3 % af arbejdet. Da alle skal udfylde oplysningsskemaet via selvbetjeningsløsningen, kan der foretages automatisk partshøring, da fristen kan styres 100 % via regler. Der udover kan brugen af fortrydelsesfristen registreres automatisk. Ventes at kunne reduceres mellem 85 og 95 %. Det giver en nettoreduktion på 2-3 %. Den samlede reduktion i arbejdstid for anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer bliver for alle 23 delopgaver mellem 63 og 78 %, som igen udgør godt ¾-dele af alt arbejde med sygedagpenge (den resterende del går som nævnt til klager, anker og aktindsigt). Effekten af lovændringer er 5 % af de % ovenfor. Det betyder, at den isolerede effekt af nyt system og ændringer i NemRefusion er mellem 58 og 73 % reduktion af den arbejdstid, der anvendes på anmeldelser, anmodninger og oplysningsskema, eller ca % af den samlede tid på sygedagpenge. 4 Påvirkning af antal årsværk i kommunerne? Der foreligger ikke en nøjagtig opgørelse af det antal årsværk i de danske kommuner, der alene varetager sygedagpengeopgaven. I tabellen er regnet på det årlige besparelsespotentiale ud fra et antal årsværk mellem 300 og 500. Som nævnt er der tale om anslået antal årsværk, idet det må formodes at ikke alle varetager sygedagpengeopgaven Besparelse Kommentar [stp1]: Flyttet dette afsnit foran nye opgaver 6

7 på fuldt tid, og der som følge heraf er en vis usikkerhed forbundet med tallene. Årsværk 44 % 55 % Nye opgaver Sammen med reference- og arbejdsgruppen er det blev drøftet om KSD medfører nye opgaver i driftssituationen. Altså om der skal sættes tid af til nye opgaver, der ikke findes i dag. Der blev kun påpeget én egentlig ny opgave: Ny opgave - Systemadministratorrollen er ny, eller udvides Hver kommune skal have en administrator, der får rettigheder til at ændre lokale opsætninger. Det drejer sig bl.a. om lokale breve og beløbsgrænser for afskrivninger. Der er tale om begrænsede opgaver. Derudover ændres nogle opgaver: Ændring Vejledning i at anvende og bruge nye selvbetjeningsløsninger Opgaven erstatter vejledning i at udfylde og finde blanketter. Det kræver at sagsbehandlerne kender systemerne indgående, samt at de kender øvrige nødvendige systemer, fx Nem ID (kan henvise til rette support) og dokumentboks. Endelig pegede gruppen på en række muligheder: Mulighed nye opgaver, eller arbejdsdelinger Der kan fx ændres på snitfladen til jobcenteret, så sygedagpengeudbetaling tager sig af den tidlige vurdering af uarbejdsdygtighed. Eller der kan foretages en mere opsøgende indsats ift. selvstændige og virksomheder Mulighed - Nye kontrolmuligheder og synergier På den ene side forventes det, at et bedre VAS vil generere nye kontroller. Men der er også mulighed for synergi til kontrol, fx med Folkeregistret. 7

8 Mulighed Styringsdata til kontroller og målstyring Endelig giver det nye system flere og bedre styringsdata, der kan anvendes til bedre målstyring, og evt. til kontroller. 6 Metode Metoden, der er anvendt ved tidsmålingen, har omfattet to målinger: Dels en nedbrydning af arbejdstid. Her har alle sagsbehandlere oplyst deres ansættelsestid, hvorefter de er blevet bedt om skridt for skridt at fordele ansættelsestiden på hovedopgaver og underopgaver, indtil det svarer til ansættelsestiden. Dels en konkret tidsregistrering over en uge af arbejdet med forskellige opgaver relateret til sygedagpengeudbetaling. Målingerne bygger på analyse af eksisterende arbejdsopgaver og arbejdsgange og det nye sygedagpengesystems påvirkning af disse. Analysen har haft fire hovedfaser: 1. Design Ud fra viden om ønsker til det nye sygedagpengesystem blev der konstrueret en matrix, der beskriver sygedagpengeudbetalingsopgaven i delopgaver og funktioner. Herudfra blev der produceret en række måleskemaer. Testkommuner blev rekrutteret, så de dækkede flere størrelser, geografier og Jobcentersystemer. 2. Pilottest Skemaerne blev først testet i Holstebro. Herefter skete der omfattende ændringer. Ny test i Nyborg med færre ændringer. Og til sidst skete der små ændringer i forbindelse med kommunebesøgene 3. Måling Alle kommuner tidsregistrerede i fem dage. Forinden modtog de besøg med instruktion fra konsulenterne. Derudover nedbrød hver sagsbehandler deres typiske arbejdsuge i hovedopgaver og delopgaver i et skema. 4. Databearbejdning og rapport På baggrund af indsendte data er data blev beregnet og bearbejdet. Data er valideret i kommunerne med henblik på, at de vurderer, om resultatet er pålideligt. De fire deltagende kommuner er: Region Indbyggertal Jobcentersystem Ishøj Hovedstaden Opera Nyborg Fyn Opera 8

9 Esbjerg Syddanmark Opera Holstebro Midtjylland Workbase 7 Validitet Der er tre faktorer i beregningen, der har betydning for undersøgelsens gyldighed (validitet): Tidsmålingen Der er tidsregistreret på under en promille af de årlige anmodninger og anmeldelser via NemRefusion, og tilsvarende af oplysningsskemaer, henvendelser, adviser m.v. Mellem sagsbehandlerne svinger tidsangivelserne med en faktor 2, hvilket giver en usikkerhed på præcis, hvor mange minutter hver enkelt operation tager. Begreber i tidsmålingerne er gennemgået og godkendt af sagsbehandlerne i alle de fire kommuner, og de har efterfølgende bekræftet, at fordelingen af arbejdstid ser genkendelig ud. Med andre ord at det er en rimelig formodning, at fx ca. ¼-del af arbejdet på anmodninger, anmeldelser og oplysningsskemaer anvendes på journalisering hhv. på validering osv. Hvor validiteten således er beskeden i forhold til, hvor mange minutter en anmeldelse i praksis tager, er den stor på fordelingen af den ugentlige arbejdstid. Resultaterne af undersøgelsen er blevet forelagt de fire deltagerkommune og efterfølgende en arbejdsgruppe af erfarne sygedagpengesagsbehandlere/team ledere (10 personer) og en referencegruppe af sygedagpengeledere (mellemledere/kommunale ydelseschefer 10 personer). Deltagerkommunerne genkender fordelingen af arbejdstid, dog mener en kommune, at de ikke bruger så meget tid som anslået på klager, anker, aktindsigt. Arbejdsgruppen kunne også i det store hele genkende fordelingen af arbejdstid, men havde mindre korrektioner i deres vurderinger. Især vurderede de, at den ugentlige gennemgang af KMD-lister fylder mere end anslået i målingen. Effekten af udbuddet Udover at udbuddet ikke er gennemført, og det nye sygedagpengesystem ikke er implementeret, så kan det ikke på nuværende tidspunkt opgøres nøjagtig, hvor stor effektiviseringseffekten er af de forskellige nye funktionaliteter. Effekten af udbuddet er vurderet i fem kategorier i forhold til hver af de opgaver, der følger med anmeldelser, anmodninger og oplysningsskemaer: Meget Høj, Høj, Middel, Lav eller ingen. Effektiviseringseffekten af hver af de fem er så estimeret med et minimum og maksimum. Hvis udbuddet ikke konkret kan leve op til minimum, bliver effekten naturligvis mindre. Helt afgørende i den samlede beregning er vurderingen at effektiviseringsgevinsten på journalisering og fordeling (knapt en fjerdel af det ugentlige arbejde) er meget høj (85 95 %). Det begrundes med, at sagsdannelse sker automatisk med NemRefusion, og at øvrige dokumenter modtages digitalt og journaliseres på sagen. Dernæst at effektiviseringsgevinsten på validering (igen knapt en fjerdedel af det ugentlige arbejde) er høj (65 85 %). Det begrundes med, at der stilles nye krav til NemRefusion om øget validering, herunder krydsvalidering af indberetninger. For det andet at data kan trækkes fra autoritative eksterne kilder, som styrker datakvaliteten. 9

10 Årsværk Endelig er der, som tidligere anført, usikkerhed om hvor mange årsværk der i praksis beskæftiget med sygedagpengeområdet. Næsten alle, hvis ikke alle, kommuner er organiseret således, at der kan være sagsbehandlere, der er 100 % allokeret til sygedagpengeområdet, og samtidig andre sagsbehandlere der er delt mellem forskellige opgaver fx ud over sygedagpenge også revalideringsydelse, frontbetjening, andre borgerserviceopgaver m.v. Der kan også være scanningsfunktioner og sekretærer andre steder i organisationen, der varetager administrative opgaver. Det er således med en del usikkerhed, at vi omregnede effektiviseringspotentialet til årsværk. Det er imidlertid en rimelig sikker vurdering af, hvor stor en andel af arbejdet der falder bort i den enkelte organisation. Den enkelte kommune kan bruge den metode, der er beskrevet senere i rapporten, med nedbrydning af arbejdsugen til at opgøre sin faktiske ressourceanvendelse på sygedagpenge. 8 Delresultat: Nedbryd din arbejdsuge Denne metode tager udgangspunkt i sagsbehandlerens ugentlige arbejdstid. Herefter bliver sagsbehandlerne guidet igennem en række afvejninger, hvor de nedbryder arbejdstiden på hovedopgaver og delopgaver. Resultat Medarbejderne i undersøgelsen var gennemsnitligt ansat i 35,9 timer, hvoraf de 20,7 blev brugt på sygedagpenge svarende til 58 % af arbejdstiden. Øvrige opgaver** 22% Ugentlig arbejdstid fordelt på Sygdom, kurser, frokost, små pauser m.v.* 20% Sygedagpenge - alle opgaver (anmeldelser, anmodninger, UDP, OPL, rådgivning, klager, vejledning, aktindsigt m.v.) 58% Disse 20,7 timer blev herefter yderligere fordelt på: Målgrupper: 11,7 timer bliver brugt på lønmodtagere (57 %) og 6,9 timer på ledige (33 %) og resten på selvstændige. 10

11 Underopgaver: 15,7 timer eller 76 % anvendes på anmeldelser, oplysningsskemaer og anmodninger. Altså de opgaver der påvirkes af den nye sygedagpengeløsning. Resten af tiden anvendes på råd og vejledning til ansøgere, hhv. klagehåndtering og aktindsigt. De 20,7 timer fordeler sig på følgende underopgaver hhv. målgrupper Klagehåndtering og aktindsigt Råd- og Vejledning til ansøgere Anmeldelse, oplysningsskema og anmodninger 1,4 3,7 15,7 Selvstændige Ledige Lønmodtagere 2,4 6,9 11, Timer pr uge De ca. 6,5 time på at indberette data i systemer svarer til 42 % og dækker også validering, altså ikke bare indtastning. Ellers bruges ca. 28 % på at søge data og oplysninger. 8 % på at indhente rådgivning, love og regler og 15 % på journalisering. Endelig 8 % på at skrive afgørelser inkl. partshøringer. De deltagende 4 målekommuner er blevet præsenteret for resultatet og de genkender fordelingen. Dog svarede én kommune, at de ikke mener, at klagehåndtering og aktindsigt fylder sig meget som angivet. Det er dog kun 1,4 timer ud af 20,7 timer, så det vil ikke flytte meget på det samlede resultat. Klklklklklklk kjlkjlskjlkjlkjælkjælkjælkj 9 Delresultat: Tidsregistrering Metoden er beskrevet i Bilag 12. Resultat I Bilag 4 til Bilag 8 er mere detaljerede resultater med opgørelse af det samlede tidsforbrug på delopgaver. De syv mest tidskrævende opgaver er beskrevet i figuren herunder: 11

12 Alle opgaver - fordelt på underopgaver - de syv mest tidskrævende underopgaver Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system 24% 23% Generelle henvendelser - fx om udbetaling. 15% Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid. Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, 3% 6% 9% Afslag - uarbejdsdygtighed 3% De to delopgaver Journalisering og Fordeling, samt Validering optager 24 hhv. 23 % af den samlede arbejdstid på opgaverne. Derefter kommer Besvarelse af generelle henvendelser (15 %) og kontakt til arbejdsgiver/borger/a-kasse ved fejl og mangler (9 %). Langt den meste tid - 85 % - går på standardopgaver altså det man gør i næsten alle sager, mens ekstra kontroller, fejlrettelse m.v. kun udgør ca. 15 % af det daglige arbejde. Den gennemsnitlige tid på NemRefusions anmodning/anmeldelse tager 4,7 min. 10 Delresultat: Effektiviseringspotentiale Effektiviseringspotentialet i forhold til de syv mest tidskrævende opgaver er vist i figuren herunder. For hver af de syv opgaver er der foretaget en vurdering af, i hvilket omfang de nuværende kendte krav i udbuddet vil påvirke opgaven. Denne vurdering kan ses i Bilag 2. Da vurderingen har en skala fra minimum forventet effekt til maksimum vurderet effekt viser figuren herunder en maksimal og minimal effektivisering af opgaverne. Vurderingen viser: Et betydeligt effektiviseringspotentiale At potentialet kredser om få centrale funktionaliteter, hvor journalisering, validering og snitflade til udbetalingssystem er centrale At regelforenklinger spiller en mindre rolle end teknologien for effektiviseringspotentialet 12

13 Effektivisering af de syv mest tidskrævende 30% opgaver 25% 20% 15% 10% 5% 0% Andel af arbejdet i dag 13

14 Bilag Bilag 1 Udbuddets betydning for aktiviteterne Bilag 2 Effekt isoleret og samlet set af udbud og lovændringer på de 7 væsentligste delopgaver Bilag 3 Samlet og gennemsnitligt tidsforbrug på delopgaver for de fem delopgaver Bilag 4 Tidsregistrering resultater for anmeldelser/anmodninger Bilag 5 Tidsregistrering oplysningsskema og UDP Bilag 6 Tidsregistrering - Henvendelser Bilag 7 Tidsregistrering adviser, frister m.v Bilag 8 Tidsregistrering - Lister og andet KMD materiale Bilag 10 Alle opgaver der bruger mere end 5 % af den samlede tid fordelt på opgaver Bilag 11 Metodebeskrivelse nedbryd din arbejdstid Bilag 12 Metodebeskrivelse tidsregistrering Bilag 13 Beregning af nettoeffekt på arbejdstid af effektivisering fordelt på alle delopgaver

15 Bilag 1 Udbuddets betydning for aktiviteterne Emne Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata mv.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Generelle henvendelser - fx om udbetaling Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/ a-kasse ved fejl og mangler Nyt syste m Lov Nem- Refusi on Beskrivelse Effekt Effektivi sering x Formålet med det nye system er, at sagsdannelsen skal ske automatisk, når indberetningen hentes fra NemRefusion. x x Først og fremmest stilles der nye krav til NemRefusion om øget validering, herunder krydsvalidering af indberetningerne. For det andet vil mange data kunne trækkes fra eksterne kilder, som styrker datakvaliteten. Der er således stor forventning til, at der kan automatiseres i høj grad. x Der er mulighed for god information i selvbetjeningsløsningen. I starten vil effekten være mindre, men på sigt - når borgerne lærer at bruge deres side på Borger.dk - vil effekten være høj. x x En bedre styring via regler/kontroller i NemRefusion samt ændret opgørelse af satsberegningen, brugen af selvbetjeningsløsningen, vil medføre et reduceret behov for kontakt til hhv. borger og virksomhed. Kontroller - timer x Hvis der indføres mulighed for angivelse af delvist genoptaget arbejde i en selvbetjeningsløsning for borgere - og et godt regelsæt for anvendelse af oplysningerne - er der mulighed for høj grad af automatisering. Afslag pga. uarbejdsdygtighed Partshøring på manglende oplysningsskema. Notat af opbrugt fortrydelsesfrist. Stop sag i fagsystem og ESDH Afslag pga. manglende opfyldelse af beskæftigelseskrav Tlf/mail/brev om henlæggelse pga. manglende returnering af UDP Her er der tale om en vurdering fra sagsbehandleres. Der er således ikke mulighed for at effektivisere afgørelsen. x Da alle skal udfylde oplysningsskemaet via selvbetjeningsløsningen, kan der køres automatisk partshøring, da fristen kan styres 100 % via regler. Der udover kan brugen af fortrydelsesfristen registreres automatisk. x Når de afsluttende processer er gennemført, skal sagen kunne afsluttes fuldautomatisk. x x Afhænger af hvordan beskæftigelseskravet opgøres. Men som udgangspunkt vurderes det, at i de tilfælde, hvor der ikke er tvivl om opgørelsen, kan afslaget sendes automatisk. x Hvis man vælger at standardisere denne proces, kan det gøres fuldautomatisk. Anden indtægt x x Foreløbige beskrivelser af den nye opgørelsesmåde af satsberegningen og integrationen til eindkomst tyder på, at kontrollen kan køres automatisk. Afgør sag Meget høj Effektivi sering Lav Høj 85% 95% Høj 65% 85% Middel 40% 60% Høj 65% 85% Høj 65% 85% Meget høj 85% 95% Meget 85% 95% høj Høj 65% 85% Høj 65% 85% Meget høj 85% 95% 15

16 Kontroller - løn x x Foreløbige beskrivelser af den nye opgørelsesmåde tyder på en høj grad af automatisering af satsberegningen. Kontroller - beskæftigelseskrav Ændring af statsrefusion Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Partshøring af stop af sygedagpenge VAS-advis Kontroller - forsikring og kronisk sygdom x x Foreløbige beskrivelser af den nye opgørelsesmåde tyder på en høj grad af automatisering af opgørelsen af beskæftigelseskravet. x Uanset om der kommer en reform af statsrefusionen, er der mulighed for større effektivitet via bedre regler og forbedret snitflade til jobcentrene. x Afgørelsen kan i princippet gøres fuldautomatisk. Men da kommunen er nødt til at tjekke om der har været dri forhold tilsforstyrrelser i NemRefusion, kræver det en sammenkøring med dri forhold tilsloggen. x Det skal afklares, hvor ofte der partshøres for stop af sygedagpenge af ydelseskontoret, når der ikke er tale om partshøringer ved opstart af sag. Der bør skelne mellem VAS-adviserne og hvem, adviset er relevant for: jobcenter og eller ydelse. x x Forsikring: når Statens Administration lancerer et nyt system, vil der blive mulighed for direkte opslag allerede fra NemRefusion, som kontrollerer retten til tidlig refusion. Kronisk sygdom: med et selvstændigt register i den nye løsning, vil der blive mulighed for direkte opslag allerede fra NemRefusion, som kontrollerer retten til tidlig refusion. Kontroller - fleksjob x x Idet der integreres med det fælles datagrundlag, også via NemRefusion, er der mulighed for automatisk kontrol af fleksjob. Kontroller - varighed x Det nye system skal hele tiden kunne oplyse varighed på en sag. Både en ny sag (tjek af tidligere fravær) og løbende sager, herunder forlængelser. Kontroller - dato for anmeldelse til a- kasse Øvrige opgaver x Der ligger forslag om at a-kassen overtager udbetalingen de første 2 uger. Gennemføres forslaget forsvinder denne kontrol. Høj 65% 85% Høj 65% 85% Høj 65% 85% Middel 40% 60% Lav 15% 35% Meget høj Meget høj Meget høj Meget høj 85% 95% 85% 95% 85% 95% 85% 95% 16

17 Effekt Nem- Refusion Lov Nyt system Bilag 2 Effekt isoleret og samlet set af udbud og lovændringer på de syv væsentligste delopgaver Effekt isoleret og samlet set af udbud og lovændringer på de 7 væsentligste delopgaver Opgave Beskrivelse Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata mv.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Generelle henvendelser - fx om udbetaling Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiv er/a-kasse ved fejl og mangler x Formålet med det nye system er, at sagsdannelsen skal ske automatisk, når indberetningen hentes fra NemRefusion. x x Først og fremmest stilles der nye krav til NemRefusion om øget validering, herunder krydsvalidering af indberetningerne. For det andet vil mange data kunne trækkes fra eksterne kilder, som styrker datakvaliteten. Der er således stor forventning til, at der kan automatiseres i høj grad. x Der er mulighed for god information i selvbetjeningsløsningen. I starten vil effekten være mindre, men på sigt - når borgerne lærer at bruge deres side på Borger.dk - vil effekten være høj. x x En bedre styring via regler/kontroller i NemRefusion samt ændret opgørelse af satsberegningen, brugen af selvbetjeningsløsningen, vil medføre et reduceret behov for kontakt til hhv. borger og virksomhed. Kontroller - timer x Hvis der indføres mulighed for angivelse af delvist genoptaget arbejde i en selvbetjeningsløsning for borgere - og et godt regelsæt for anvendelse af oplysningerne - er der mulighed for høj grad af automatisering. Afslag pga. uarbejdsdygtighed Partshøring på manglende oplysningsskema. Notat af opbrugt fortrydelsesfrist. x Her er der tale om en vurdering fra sagsbehandleres. Der er således ikke mulighed for at effektivisere afgørelsen. Da alle skal udfylde oplysningsskemaet via selvbetjeningsløsningen, kan der køres automatisk partshøring, da fristen kan styres 100 % via regler. Der udover kan brugen af fortrydelsesfristen registreres automatisk. Meg et høj Effektiviserings effekt, % af opgaver (A) Andel af arbejdet i dag Nettoreduktionseffekt på det samlede arbejde % Lav Høj Lav Høj 85% 95% 24% 20 23% % Høj 65% 85% 23% 15 % Mid del 20% 40% 60% 15% 6% 9% Høj 65% 85% 9% 6% 8% Høj 65% 85% 6% 4% 5% Meg et høj - - 3% % 95% 3% 2% 3% I alt 73% 53 % 68% 17

18 Almindelige sagsbehandling Hvis validering eller andet kræver ekstra kontroller Bilag 3 Samlet og gennemsnitligt tidsforbrug på delopgaver for de fem delopgaver 2a - NemRefus ion 2b OPL/UDP 2c Henvende lser 2d - Adviser, frister o.lign. 2e - Lister og andet materiale fra KMD Antal registreret (antal) Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) % Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system % Afgør sag Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Partshøring af stop af dagpenge Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav Afslag uarbejdsdygtighed Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Tlf/mail/brev om henlæggelse pga. manglende returnering af UDP Generelle henvendelser - fx om udbetaling Stop sag i fagsystem og ESDH Kontrollér - varighed Kontrollér - beskæftigelseskrav, evt. arbejdsskade hvis beskæftigelseskrav ikke er opfyldt Kontrollér - løn Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid Kontrollér fleksjob Kontrollér - forsikring og kronisk sygdom, VAS-advis Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst Ændring af statsrefusion Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér - dato for anmeldelse til a-kasse (årsag til for sen anmeldelse) Øvrige opgaver der følger af KMD lister og KMD materiale i alt i alt, min i alt, % 1% 3% 1% 2% 3% 1% 2% % % 0% 1% 1% 6% 0% 0% 1% 1% 1% 9% 0% 2% 100 % 18

19 2a - NemRefus ion 2b OPL/UDP 2c Henvende lser 2d - 2e - Lister Adviser, og andet frister materiale o.lign. fra KMD I alt min pr hændelse 4,7 3,8 5,0 2,5 4,0 i alt, min i alt, % Bilag 4 Tidsregistrering resultater for anmeldelser/anmodninger I alt sum Middel sek pr sag Sum Gns. sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst 2a - Modtaget anmeldelse/anmodning fra NemRefusion Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Afgør sag Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Partshøring af stop af dagpenge Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav Afslag - uarbejdsdygtighed Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Tlf/mail/brev om henlæggelse pga manglende returnering af UDP Generelle henvendelser - fx om udbetaling Stop sag i fagsystem og ESDH Kontrollér - varighed Kontrollér - beskæftigelseskrav, evt. arbejdsskade hvis beskæftigelseskrav ikke er opfyldt Kontrollér - løn Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid Kontrollér - fleksjob Kontrollér - forsikring og kronisk sygdom, VAS-advis Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst Ændring af statsrefusion Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér - dato for anmeldelse til a-kasse (årsag til for sen anmeldelse) Øvrige opgaver der følger af KMD lister og KMD

20 I alt sum Middel sek pr sag Sum Gns. sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst materiale i alt

21 Bilag 5 Tidsregistrering oplysningsskema og UDP Sum I alt sum Middel sek pr sag Gns. sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst 2b - Oplysningsskema/UDP Lønm Ledig Selvst Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Afgør sag Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Partshøring af stop af dagpenge Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav Afslag - uarbejdsdygtighed Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Tlf/mail/brev om henlæggelse pga. manglende returnering af UDP Generelle henvendelser - fx om udbetaling Stop sag i fagsystem og ESDH Kontrollér - varighed Kontrollér - beskæftigelseskrav, evt. arbejdsskade hvis beskæftigelseskrav ikke er opfyldt Kontrollér - løn Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid Kontrollér - fleksjob Kontrollér - forsikring og kronisk sygdom, VAS-advis Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst Ændring af statsrefusion Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér - dato for anmeldelse til a-kasse (årsag til for sen anmeldelse) Øvrige opgaver der følger af KMD lister og KMD materiale i alt

22 Bilag 6 Tidsregistrering - Henvendelser Sum Gns. sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst 2c - Henvendelser (breve, mail, tlf, personlig) Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Afgør sag Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Partshøring af stop af dagpenge Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav Afslag - uarbejdsdygtighed Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Tlf/mail/brev om henlæggelse pga. manglende returnering af UDP Generelle henvendelser - fx om udbetaling Stop sag i fagsystem og ESDH Kontrollér - varighed Kontrollér - beskæftigelseskrav, evt. arbejdsskade hvis beskæftigelseskrav ikke er opfyldt Kontrollér - løn Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid Kontrollér - fleksjob Kontrollér - forsikring og kronisk sygdom, VAS-advis Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst Ændring af statsrefusion Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér - dato for anmeldelse til a-kasse (årsag til for sen anmeldelse) Øvrige opgaver der følger af KMD lister og KMD materiale i alt

23 Bilag 7 Tidsregistrering adviser, frister m.v. Sum I alt sum Middel sek pr sag Gns.sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst 2d - Adviser, frister o.lign Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Afgør sag Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Partshøring af stop af dagpenge Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav Afslag - uarbejdsdygtighed Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Tlf/mail/brev om henlæggelse pga. manglende returnering af UDP Generelle henvendelser - fx om udbetaling Stop sag i fagsystem og ESDH Kontrollér - varighed Kontrollér - beskæftigelseskrav, evt. arbejdsskade hvis beskæftigelseskrav ikke er opfyldt Kontrollér - løn Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid Kontrollér - fleksjob Kontrollér - forsikring og kronisk sygdom, VAS-advis Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst Ændring af statsrefusion Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér - dato for anmeldelse til a-kasse (årsag til for sen anmeldelse) Øvrige opgaver der følger af KMD lister og KMD materiale i alt

24 Bilag 8 Tidsregistrering - Lister og andet KMD materiale Sum I alt sum Middel sek pr sag Snit sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst 2e - Lister og andet materiale fra KMD Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Afgør sag Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Partshøring af stop af dagpenge Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav Afslag - uarbejdsdygtighed Helt eller delvist afslag på for sen anmeldelse Tlf/mail/brev om henlæggelse pga manglende returnering af UDP Generelle henvendelser - fx om udbetaling Stop sag i fagsystem og ESDH Kontrollér - varighed Kontrollér - beskæftigelseskrav, evt. arbejdsskade hvis beskæftigelseskrav ikke er opfyldt Kontrollér - løn Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid Kontrollér - fleksjob Kontrollér - forsikring og kronisk sygdom, VAS-advis Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst Ændring af statsrefusion i alt

25 Bilag 10 Alle opgaver der bruger mere end 5 % af den samlede tid fordelt på opgaver I disse tabeller har vi fremhevet de opgaver som fylder mere end 5% af det samlede tidsforbrug for hver af de 5 hændelser : Modtaget anmeldelse/anmodning fra NemRefusion; Modtaget UDP/OPL osv. 2a - Modtaget anmeldelse/anmodning fra NemRefusion I alt sum Middel sek pr sag Sum Fordeling Gns.sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst Antal Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system % Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) % Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger % Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid. 81 6% Afslag pga. på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav 73 5% i alt b - Oplysningsskema/UDP I alt sum Middel sek pr sag Sum Fordeling Gns. sek pr sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst Antal Lønm Ledig Selvst Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) % Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system % Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger 78 11% Generelle henvendelser - fx om udbetaling. 34 5% i alt

26 2c - Henvendelser (breve, mail, tlf, personlig) I alt sum Middel sek pr sag Gns. sek pr Sum Fordeling sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst Antal Generelle henvendelser - fx om udbetaling % Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) % Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system % Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger 141 9% Afslag - uarbejdsdygtighed 128 8% Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid % i alt d - Adviser, frister o.lign. I alt sum Middel sek pr sag Gns. sek pr Sum Fordeling sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst Antal Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system % Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) % Partshøring på manglende oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret 85 12% Kontakter/skriver til borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger 54 7% Afgør sag 49 7% Kontrollér - timer. Fx ved ændringer i delvist genoptaget arbejde, ændringer i ugentlig arbejdstid. 37 5%

27 Anden indtægt - når borgeren har opgivet at der er anden indtægt på UDP eller det kan ses i eindkomst. 36 5% i alt e - Lister og andet materiale fra KMD I alt sum Middel sek pr sag Gns. sek pr Sum Fordeling sag Lønm Ledig Selvst Lønm Ledig Selvst Antal Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata m.v.) 73 49% Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system 48 32% Kontrollér - varighed 12 8% Generelle henvendelser - fx om udbetaling. 8 5% i alt

28 Bilag 11 Metodebeskrivelse nedbryd din arbejdstid Metoden tager udgangspunkt i en gennemsnitlig arbejdsuge. Medarbejderen opgiver sin ansættelsestid: 1. Hvor stor en del af denne arbejdstid bruges på sygedagpenge, hhv. andre opgaver. 20 % reserveres forlods til pauser, frokost, sygdom, kompetenceudvikling m.v. De 20 % er ikke taget ud af den blå luft. Alene frokost udgør knapt 7 % af arbejdstiden. Sygdom ligger mange steder omkring 5 %. Dertil skal lægges andre småpauser, kurser, kompetenceudvikling m.v. 2. Derefter bliver medarbejderne bedt om at fordele de timer der bruges på sygedagpenge på to måder. Dels på målgrupperne lønmodtager, ledige og selvstændige, dels på underopgaverne anmeldelse, oplysningsskema og anmodninger, hhv. råd- og vejledning, hhv. klager og aktindsigt. 3. Endelig bliver de bedt om at fordele timerne fra anmeldelse, oplysningsskema og anmodninger på seks delfunktioner. Se nedenfor Pointen i afvejningsmetoden er, at mange timer i en rubrik er nødt til at give færre timer i en anden. Når mange gør dette uafhængigt af hinanden, opnås en relativ valid opsplitning af arbejdet på underopgaver og funktioner. Bilag 12 Metodebeskrivelse tidsregistrering Hver medarbejder blev instrueret i hvordan nedenstående skema skulle udfyldes. 28

29 Skemaet blev printet, og der kunne foroven hvor der står Antal skrives fra 1 til xx afhængig af hvor mange af en slags, man behandlede. Fx 1 eller 10 Modtaget anmeldelse/anmodning fra NemRefusion. Derunder noterede man målgruppe. I de mørkeblå felter noterer man så de minutter, man anvender på de mere simple opgaver. Mens de røde var reserverede til de opgaver, hvor der var ekstra behov for fx at kontrollere løn, eller at indhente nye oplysninger. Der blev registreret i fem dage, hvorefter sedlerne blev scannet og mailet til KL. 29