Domstolsstyrelsens bestyrelse har efter drøftelse med Domstolenes Ledelsesforum fastlagt 5 særlige fokusområder indenfor de overordnede mål:

Transkript

1 HANDLINGSPLAN 2016

2 Danmarks Domstole har frem til 2018 fastlagt fire overordnede/strategiske mål: Korte sagsbehandlingstider Mere ensartethed i opgaveløsningen Tidssvarende kommunikation Fortsat være en attraktiv arbejdsplads Domstolsstyrelsens bestyrelse har efter drøftelse med Domstolenes Ledelsesforum fastlagt 5 særlige fokusområder indenfor de overordnede mål: Digitalisering af de civile sager, JFS Civil ( ) Digitale retsmøder ( ) Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne ( ) Rets- og forligsmægling ( ) Sikkerhed ( ) Denne handlingsplan beskriver, hvilke indsatser Retten i Holstebro vil sætte i gang som bidrag til, at Danmarks Domstole når de overordnede mål. De fire fastlagte overordnede/strategiske mål er ikke medtaget som selvstændige fokusområder i årets handlingsplan. Fokus vil i 2016 være at fastholde den nuværende målopfyldelse indenfor alle sagsområder således, at sagsbehandlingstiderne også opfylder målene i Retten i Holstebro skal fortsat være en attraktiv arbejdsplads, og der vil være fokus på for kompetenceudvikling. Videndeling vil også i 2016 være et af redskaberne til en mere ensartethed i opgaveløsningen, og der vil løbende være fokus på tidssvarende kommunikation.

3 Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digitaliseringen af de civile sager, JFS Civil Udviklingsforløb og test Der stilles ressourcer til rådighed til test, som gennemføres inden pilottest Implementering Der udpeges og uddannes 2 superbrugere i forbindelse med implementeringen af JFS civil, en kontor superbruger og en jurist superbruger Der udpeges en superbruger over for eksterne brugere af portalen Der skal frigives de nødvendige ressourcer ved implementeringen af JFS civil Kommunikation og uddannelse til de professionelle brugere De udarbejdede vejledninger og uddannelsesmateriale kommunikeres ud til de professionelle brugere Retten har bidraget med ressourcer til testforløb Senest 1 måned efter implementering har de 2 superbrugere afholdt interne kurser med de medarbejdere, der arbejder med JFS civil Superbrugeren over for de eksterne brugere af portalen har modtaget undervisning i vejledningen af eksterne brugere Inden udgangen af 3. kvartal har der været afholdt et gå-hjem møde med de professionelle brugere af portalen Vejledninger fremgår af rettens hjemmeside Tilpasning af supportorganisation Superbrugeren uddannes til support overfor borgere og professionelle brugere Der opstilles en borger PC er Efter implementeringen af JFS civil er superbrugeren oplært og fortrolig med support overfor borgere og de professionelle brugere 2. Digitale retsmøder Samarbejdsaftale om digitale retssager Retten bidrager gennem det løbende samarbejde med politi, anklagemyndighed, Kriminalforsorgen samt retterne i Herning og Viborg bidrager til, at samarbejdsaftalen mellem Danmarks Domstole, Rigsadvokaten og Rigspolitiet udmøntes lokalt Der afholdes et møde med anklagemyndigheden omkring samarbejdet med indførelsen af datafølgeseddel eller anden form for digital levering af sagsakter Alle involverede medarbejdere kender samarbejdsaftalen Inden implementering af den digitale datafølgeseddel/eller anden levering, har der været afholdt et møde med anklagemyndigheden og advokaterne

4 Undervisning af jurister Der udpeges en superbruger, der kan støtte juristerne i behandling af digitale retsmøder Superbrugeren underviser i brugen af annotering på den digitale sagskopi Andre sagstyper end civilesager og straffesager bør implementeres digitale Efter implementeringen af den indgåede samarbejdsaftale mellem Danmarks Domstole og Rigsadvokaten har superbrugeren undervist i behandling af digitale retsmøder Inden udgangen af 2. kvartal 2016 er der afviklet mindst 10 digitale skiftesager og mindst 10 digitale fogedsager Bedste praksis Retten identificerer bedste praksis for afvikling af digitale retsmøder Retten har løbende delt erfaringer på Intra Digitale retssale De nuværende indrettede digitale retssale gennemgås for om de er indrettede med det relevante AV-udstyr Der afholdes et møde med anklagemyndigheden og øvrige samarbejdspartnere omkring AV-udstyr i retssalene Senest ved udgangen af 2. kvartal er retssalene udstyret med det nødvendige Av-udstyr Inden udgangen af 2. kvartal har der været afholdt møde med anklagemyndigheden og øvrige samarbejdspartner omkring AV-udstyr i retssalene 3. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne Implementering af itorganisation og styrke itorganisatorisk modenhed Retten implementerer den centralt fastsatte modelramme for it-organisering og styrker rettens itorganisatoriske modenhed Retten følger den udarbejde implementeringspakke udarbejdet af Domstolsstyrelsen tilpasser rettens behov Tovholder på it-organisering skal hjælpe med at planlægge og koordinere implementeringen i retten samt drive afklaringsforløb lokalt i retten Ledelsen skal aktivt og synligt vise støtte til implementeringen overfor medarbejderne samt kommunikere centrale budskaber i implementeringsfasen Inden udgangen af 1. kvartal 2016 er alle medarbejdere bekendt med den fastlagte itorganisering ved retten Inden udgangen af 1. kvartal 2016 er alle ledere bekendt med implementeringspakken til ledelsen Tovholder har i god tid kommunikeret omkring implementering af nye systemer og tiltag Medarbejderne oplever at have været inddraget i forandringsprocessen omkring styrkelsen af itorganiseringen og kompetencerne i retten Kompetenceudvikling for itnøglepersoner It-nøglepersonen skal være klædt på til at hjælpe med at sikre, at de tekniske forudsætninger ved retten er på plads forud for implementering af nye systemer It-nøglepersonen har deltaget i kurserne i marts og maj 2016 Kompetenceudvikling for superbrugere Superbrugerne skal hjælpe med at implementere nye systemer og være løbende support Superbrugerne har deltaget i kurserne for superbrugerne i enten maj eller juni 2016

5 Kompetenceudvikling for Medarbejderne Der udarbejdes en kompetenceafklaring for alle medarbejdere på it-området Ved manglende it-kompetencer iværksættes der undervisning Inden udgangen af 2. kvartal 2016 foreligger der et kompetenceafklaringsark på it-området for alle medarbejdere Inden udgangen af 2. kvartal 2016 er der gennemført it-undervisning

6 4. Rets- og forligsmægling Sikre ensartethed i processen for rets- og forligsmægling Understøtte af flere sager løses uden domsafsigelse På dommermøder, juristmøder og afdelingsmøder, herunder med de medarbejdere, der behandler småsager, drøftes, i hvilket omfang rettens indsats nu har betydning for, om sager afgøres uden domsafsigelse og i hvilket omfang, retten kan bidrage til, at en større del af sagerne afgøres uden domsafsigelse Hvilke sager egner sig til retsmægling positivlisten se potentialet Som ovenfor Som ovenfor Flere sager er i 2016 afgjort uden domsafsigelse end i 2015 Inden udgangen af 2. kvartal er positivlisten gennemgået på et juristmøde Inden udgangen af 1. kvartal 2016 har der været afholdt et fælles møde med projektlederen på retsog forligsmægling og alle jurister Styrke kendskabet til rets- og forligsmægling Som ovenfor Som ovenfor 5. Sikkerhed ISO27001 Retten bidrager til implementeringen efter anvisninger fra Domstolsstyrelsen omkring kvalitetssikringen af arbejdet samt i risikovurderinger Beredskabsplan Retten udarbejder lokal beredskabsplan I samarbejde med politiet gennemgås beredskabsplanen Sikkerhed ved afvikling af møder, retsmøder og anden publikumskontakt Fogedretten, skifteretten, retsafdelingen og administrationen registrerer afdelingsvis hændelser, som nærved havde medført en ulykke eller traumatisk hændelse (nærved-hændelser). Registrering sker på blanket fra Intra Retten har bidraget efter Domstolsstyrelsens anvisninger Inden udgang af 2. kvartal 2016 er der udarbejdet lokal beredskabsplan Inden udgangen af 3. kvartal 2016 har alle medarbejdere kendskab til den lokale beredskabsplan Det evalueres inden udgangen af 2. kvartal 2016 om de registrerede hændelser giver anledning til sikkerhedsmæssige tiltag

7 Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 6. Digitalisering af skifteområdet Implementering af digital dødsbobehandling 7. Udskiftning af pc er Gennemførelse af pc-udskiftning Der skal frigives de nødvendige ressourcer ved implementeringen fra manuelle processer til automatisk oprettelse Superbrugeren er uddannet til at oplære sagsbehandlerne på dødsboskifteområdet Der sikres den bedst mulige implementering af nye pc er, herunder tid og rum, til at medarbejderne får mulighed for at anvende de nye sagsgange Efter implementeringen bliver alle dødsboskiftesager oprettet digitalt Senest 1 måned efter implementering har superbrugeren afholdt undervisning Inden årets udgang er alle medarbejdere fortrolige med de nye PC ere 8. Udvikling i ledergruppen Effektfuldt samarbejde i fællesskabet Der gennemføres 2 workshop i ledergruppen med udgangspunkt i Effektfuldt samarbejde i fællesskabet Styrkelse/udvikling af det i forvejen gode samarbejde i ledergruppen Koordinering af ledelsen af skifte- og fogedret Funktionscheferne for fogedretten og skifteretten fastsætter i afdelingernes handlingsplaner mål for inddragelse i hinandens ledelsesområder Funktionschefen for fogedret henholdsvis skifteret er i stand til at varetage den anden funktionschefs opgaver i dennes fravær 9. Ressourceudnyttelse og sårbarhed 10. Attraktiv arbejdsplads Kompetenceudvikling og fleksibilitet Der afholdes fælles temadag Inden udgangen af 2. kvartal har vi udarbejdet et kompetenceregnskab for alle medarbejdere Der iværksættes oplæring af medarbejdere, der skal gøre tjeneste på afdelingskontoret i de opgaver, som skal varetages der I 1. kvartal nedsættes et udvalg til at arrangere og gennemføre temadagen evt. som en 2 dags tur Vi vil udvikle en fleksibel organisation, hvor flere end hidtidige medarbejdere behersker specialistkompetencer på et fagområde og generalistkompetencer på mindst et andet område Inden udgangen af året behersker mindst 2 medarbejdere alle de opgaver der varetages på afdelingskontoret. En styrkelse af sammenholdet på tværs af afdelinger og medarbejdergrupper Trivsel og sammenhold Der skal i løbet af hele året være fokus på trivsel og sammenhold Trivselsundersøgelsen i 2016 afspejler, at trivslen er over landsgennemsnittet. 11. Projekt med Kompetenceudvikling/ Kompetencesekretariatet Projektet fra 2015 evalueres Inden udgangen af 2. kvartal har en medarbejder fra Kompetencesekretariatet deltaget i et ASUmøde Testen med temperaturmålingen af MUS er forbedret på mindst 75% i forhold til den første temperaturmåling 12. Sygefravær Fokus på nedbringelse af det gennemsnitlige sygefravær Der udarbejdes månedlige opfølgninger på sygefraværet månedsvis Inden årets udgang er sygefraværet nedbragt i forhold til 2015