Analyse af virksomhedernes uddannelseskapacitet i relation til kontoruddannelserne, med fokus på specialet administration

Transkript

1 Analyse af virksomhedernes uddannelseskapacitet i relation til kontoruddannelserne, med fokus på specialet administration

2 Indholdsfortegnelse 1. Hovedresultater og opmærksomhedspunkter Opmærksomhedspunkter Indledning og metode Afsæt for analysen Indhold i analysen Metode Det administrative arbejdsmarked Det administrative arbejdsmarked generelt Udbredelse af administrative arbejdsfunktioner Hvem varetager administrative arbejdsfunktioner? Udbredelse af virksomhedernes uddannelseskapacitet Reproduktionsbehov Tilgang til arbejdsmarkedet Hvad påvirker uddannelseskapaciteten? Rationale for at have elever Opgaver til eleverne Konkurrence i virksomheden om oplæringskapacitet Udbud af elever Ændringer i de administrative opgaver Teknologiudviklingen Organisatoriske forandringer...42 Bilag 1: Bilagstabeller...45 Bilag 2: Oversigt over interviewede virksomheder...49 Bilag 3: Interviewguide, korte interview...50 Bilag 4: Interviewguide dybdegående interview

3 1. Hovedresultater og opmærksomhedspunkter Det administrative arbejdsmarked Analysen viser en vækst i det administrative arbejdsmarked. Det gælder både i forhold til antallet af virksomheder, som har administrative medarbejdere og for virksomheder, der har kapacitet til at uddanne elever. Der er kommet godt flere virksomheder, der har ansatte med administrative arbejdsopgaver og hvad angår uddannelseskapacitet, er der kommet knap flere virksomheder, der har forudsætningerne for at være uddannelsessteder 1. I alt er der over virksomheder der har uddannelseskapacitet til administrationsuddannelsen, hvilket er væsentligt flere end de godt 5.000, som er godkendte praktiksteder. Der er således et potentiale for at udvide uddannelseskapaciteten. Væksten i uddannelseskapacitet er næsten udelukkende sket på det offentlige område, hvilket betyder, at andelen af virksomheder med uddannelseskapacitet i den private sektor ikke er vokset. Udviklingen er sket i perioden 2002 til 2006, hvor arbejdsmarkedet var præget af en generel økonomisk vækst. Med de nuværende økonomiske udsigter for 2009 kan den positive udvikling ikke kan forventes at fortsætte i samme grad. Ligesom andre områder har kontorområdet udsigt til en stor tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet i de kommende fem år. Det betyder, at der er øget risiko for, at der efterlades et udækket arbejdskraftbehov for kontorarbejdskraft. I de seneste år er der sket et fald i antallet af nyuddannede kontoruddannede med speciale i administration, hvilket nødvendiggør fokus på udviklingen i reproduktionsbehovet som følge af tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet. Analysen viser, at reproduktionsbehovet ikke bliver dækket med den tilgang til arbejdsmarkedet, der forventes i 2008 og Det gælder både for administrationsspecialet og for kontorområdet som helhed. Det betyder, at der hvis situationen fortsætter vil være en udækket efterspørgsel efter kvalificeret arbejdskraft på dette område. Omfanget af dette udækkede behov kan opgøres på flere måder, og i analysen angives bl.a. disse to mål for behovets størrelse. Hvis de kontoruddannede, der varetager administrative arbejdsopgaver, og som forventes at forlade arbejdsmarkedet inden for de næste fem år skal erstattes med personer, der er uddannet med speciale inden for administration, vil der som minimum være et årligt underskud på ca personer. 1 Dette er i registeranalysen operationaliseret til virksomheder, der har mindst tre ansatte med en relevant kontoruddannelse, se også kapitel 3 for en uddybning. 3

4 Hvis alle med en kontoruddannelse, som forventes at forlade arbejdsmarkedet inden for de næste fem år, skal erstattes med personer, der er uddannet inden for kontorområdet, vil der være et årligt underskud på ca personer. Forhold der påvirker uddannelseskapaciteten Virksomhederne er vant til at agere i en omskiftelig verden med løbende forandringer både i interne og eksterne forhold, og de er vant til, at de løbende må korrigere deres praksis, så deres opgaver fortsat kan løses. I den sammenhæng er uddannelse af elever blot en af mange dimensioner, de skal håndtere og tage hensyn til. Virksomhederne opfatter erhvervsuddannelserne som en relativ robust uddannelsesform, og de vurderer, at deres evne til at deltage i uddannelsen af elever ikke påvirkes nævneværdigt af de løbende ændringer, der sker for virksomhederne - f.eks. teknologiske og organisatoriske forandringer. Analysen peger på, at mange virksomheder kan og vil finde relevante arbejdsopgaver i virksomheden og sammenstille disse i jobprofiler, som matcher kravene til elevstillingerne. Men analysen viser også, at virksomhedernes uddannelseskapacitet kan komme under pres på virksomheder, hvor der er teknologiske og organisatoriske forandringer, der resulterer i færre administrative opgaver og øgede krav til de ansatte og til eleverne. At finde de relevante opgaver og jobprofiler til eleverne kan være en opgave, der vanskeliggøres af de teknologiske og organisatoriske forandringer, virksomhederne oplever. I en række af de virksomheder der ikke længere har elever, er det bl.a. opgaven med at finde opgaver og sammenstille relevante jobprofiler til eleverne, der ses som en barriere for at have elever. Analysen viser videre, at selvom virksomhederne ikke umiddelbart oplever, at de teknologiske og organisatoriske forandringer reducerer deres evne til at uddanne elever, så er der tendenser i udviklingen, der peger på, at uddannelseskapaciteten, som den har set ud i en årrække, i nogle virksomheder bliver presset af udvikling, fordi forandringerne i nogle tilfælde resulterer i øgede kompetencekrav til de ansatte og herunder eleverne. Dette kommer til udtryk, når virksomhederne oplever, at de elever, der søger stillingerne, ikke kan honorere deres krav, eller når virksomhederne stiller skærpede krav til dem, der søger elevstillingerne. Da det samtidig generelt er praksis på virksomhederne ikke at rekruttere elever, når der ikke er kvalificerede ansøgere, betyder denne udvikling, at uddannelseskapaciteten på nogle virksomheder ikke udnyttes. Substitution af elever med andre ansatte er særligt et forhold, der kommer til udtryk på virksomheder, som vurderer, at eleverne varetager så mange og vigtige opgaver, at de ikke umiddelbart kan undværes. I en situation hvor virksomheden oplever ikke at kunne vælge en kvalificeret elev, kan resultatet blive, at der ledes efter andre måder at løse arbejdskraftbehovet på. Det kan være ved at ansætte en person enten i ordinær eller i støttet beskæftigelse. Når dette alternativ vælges, begrænses brugen af virksomhedens uddannelseskapacitet. 4

5 Videre viser analysen, at rekruttering af elever langt fra altid er forankret i en fast praksis på virksomhederne. Dette betyder, at rekrutteringen af elever, og hermed udnyttelsen af virksomhedernes uddannelseskapacitet, kan være relativ sårbar, fordi der er begrænset automatik på området. Dette skal endvidere ses i lyset af, at selvom virksomhederne generelt tillægger det værdi, at eleverne kan indgå i driften og bidrage med en god indsats, så er der også virksomheder, der ikke betragter eleverne som en medarbejdergruppe, der varetager så mange og vigtige opgaver, at de automatisk skal erstattes med nye elever, når de ikke er på virksomheden mere. Disse virksomheder kan tabe opmærksomheden mod elevuddannelsen, særligt hvis der sker forandringer i virksomheden, der kræver deres opmærksomhed, f.eks. øget travlhed, organisatoriske forandringer eller implementering af ny teknologi. Analysen peger på, at disse virksomheders uddannelsesopmærksomhed skærpes, når de løbende gøres opmærksom på området, f.eks. gennem uopfordrede henvendelser eller fra et kvalificeret udbud af kandidater til elevstillingerne. En fuld udnyttelse af uddannelseskapaciteten i disse virksomheder er således i nogen grad udbudsstyret. På trods af, at mange virksomheder er involveret i mange forskellige typer af oplæringsaktiviteter, er der ikke noget i analysen, der peger på, at disse aktiviteter lægger et pres på virksomhedernes uddannelse af elever på erhvervsuddannelserne. På samme måde peger analysen heller ikke på, at brugen af vikarer i sig selv er så omfattende, at det medfører en reduceret uddannelsesparathed i virksomhederne. Nogle virksomheder vurderer, at de kun vanskeligt kan forpligtige sig over for en elev i den samlede uddannelsesperiode. Hvis virksomhedens arbejdskraftbehov er skiftende, kan det opleves som en byrde at have en forpligtigelse overfor en elev i en toårs praktikperiode. Det er afslutningsvis vigtigt at pointere, at der på en række virksomheder kan være en barriere for udnyttelse af uddannelseskapaciteten, hvis virksomheden er på et presset marked, og har afskediget medarbejdere. I den nuværende situation kan dette meget vel komme til at spille en betydelig rolle for udviklingen i antallet af indgående uddannelsesaftaler på administrationsområdet. 5

6 1.1 Opmærksomhedspunkter Med udgangspunkt i analysens resultater kan der formuleres en række opmærksomhedspunkter i forhold til en fremtidig indsats for at sikre, at virksomhederne fremover kan deltage i uddannelsen af elever inden for administrationsområdet. Fokus på de konkrete behov virksomhederne har til eleverne Det er vigtigt at være opmærksom på, at der løbende sker forandringer i virksomhedernes krav til eleverne, og at virksomhederne generelt ikke ansætter elever, hvis de ikke kan honorere de krav, virksomhederne har. Derfor er der behov for en indsats, der sikrer en tæt dialog med virksomhederne om de konkrete behov, de har til eleverne. Videre peger det også på, at indsatsen for at sikre, at flere unge får en ungdomsuddannelse, ikke må resultere i, at det faglige niveau i uddannelserne reduceres, da dette kan medføre, at de ikke opfattes som attraktive for virksomhederne. Fasthold virksomhedernes opmærksomhed på uddannelsen af elever Det er videre relevant at være opmærksom på, at en del af rekrutteringen af elever er udbudsstyret i den forstand, at nogle virksomheder uden fast praksis med hensyn til at uddanne elever, kan tabe opmærksomheden mod området og derfor undlade at rekruttere, hvis de ikke løbende får deres opmærksomhed henledt på uddannelse af elever. Det kan derfor forventes, at det vil kunne øge anvendelsen af uddannelseskapaciteten, hvis virksomhederne løbende får deres opmærksomhed henledt på, at de skal uddanne elever. Dette kan ske ved at sikre, at både de praktikpladssøgende og uddannelsesinstitutionerne har fokus på dette og ikke kun agerer reaktivt på opslag, men selv er opsøgende i forhold til virksomhederne. For at understøtte at virksomhederne har et kvalificeret ansøgerfelt, kan administrationsuddannelsens kvaliteter synliggøres for de unge. Gør det let for virksomhederne at finde relevante jobprofiler til eleverne Videre peger analysen på, at det - i takt med de teknologiske og organisatoriske forandringer - kan være svært for virksomhederne at identificere relevante jobprofiler til eleverne, og at en central barriere for udnyttelse af virksomhedernes uddannelseskapacitet er, at virksomhederne ikke finder, at de har opgaver til eleverne. Det kan derfor være relevant at vurdere, om der er behov for vejledning til virksomheder, som de kan anvende i deres arbejde med at etablere jobprofiler til potentielle elever. Det kan have karakter af informationsmateriale til virksomhederne eller en konkret vejledning af virksomhederne. 6

7 Fokus på udbudssiden ved at synliggøre uddannelsen Analysen peger på, at udbuddet af elever kan være begrænsende for antallet af gennemførte uddannelser, da uddannelseskapaciteten (antallet af godkendte praktiksteder og virksomheder med uddannelseskapacitet) er relativt stor i forhold til det behov, der skal dækkes. Det peger på, at en indsats for at gøre uddannelsen mere attraktiv for uddannelsessøgende unge kan være en forudsætning for at dække efterspørgslen efter elever. Det kan for eksempel ske ved at pege på de muligheder, der ligger i uddannelsen. Analysen giver god basis for at synliggøre de karrieremuligheder, erhvervsuddannelsen giver, da den bl.a. viser, at en meget stor andel af de administrationsuddannede varetager jobs, der forudsætter færdigheder på et højere niveau, end de formelt har. Dette til trods for at de fleste er relativt unge. 7

8 2. Indledning og metode Med udgangspunkt i ønsker fra Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser er der for Undervisningsministeriet gennemført en analyse om virksomhedernes uddannelseskapacitet i relation til kontoruddannelserne, med fokus på specialet administration. Udgangspunktet for analysen er bl.a., at der i de seneste år har været et fald i antallet af indgående uddannelsesaftaler på kontorområdet og særligt for uddannelser i specialet administration. 2.1 Afsæt for analysen Et af de forhold der var baggrund for igangsættelsen af analysen er, at der i perioden fra 2000 til 2007 har været en nedgang i antallet af indgåede uddannelsesaftaler på området. Denne nedgang ses både inden for det samlede kontorområde, og i særdeleshed inden for specialet administration. Antallet af uddannelsesaftaler med speciale i administration er faldet med 33 pct. fra 2000 til 2007, mens faldet på kontorområdet er på 16 pct. i samme periode, jf. tabel 2.1 nedenfor. Tabel 2.1: Antal unge (15-20 år) og antal uddannelsesaftaler, indeks 100 = år Unge Uddannelsesaftaler inden for: Administration Kontorområdet Kilde: Statistikbanken.dk og Praktikpladssituationen Kontor, UVM/LIS Denne udvikling skal ses i lyset af, at antallet af unge (her afgrænset til de årige) i samme periode er steget med 11 pct. Uddannelserne har hermed haft en tilbagegang til trods for et stigende antal af unge i samme periode. Det er overraskende set i lyset af tidligere analyser af forholdet mellem størrelsen af ungdomsårgange og antallet af praktikaftaler for erhvervsuddannelserne som helhed. De viser en klar historisk sammenhæng mellem ungdomsårgangenes størrelse og antallet af praktikaftaler 2 - altså at udbuddet af elevarbejdskraft påvirker efterspørgslen. Det indikerer, at kontoruddannelsen med speciale i administration er påvirket af forhold, som betyder, at den ellers gunstige udvikling i ungdomsårgangenes størrelse ikke er slået igennem på netop dette område. (Det skal dog bemærkes, at der kan være tale om en tidsforskudt sammenhæng og at den forventede stigning i antallet af praktikpladser indtræder i de kommende år). På denne baggrund afdækker denne analyse udviklingen i virksomhedernes uddannelseskapacitet og beskriver, hvilke forhold der påvirker virksomhedernes 2 Fx Karsten Albæk. Om lærepladsspørgsmålet. Memo nr Økonomisk Institut, KU

9 uddannelseskapacitet og deres motivation for at deltage i uddannelsen af elever i regi af erhvervsuddannelserne. Disse spørgsmål er belyst af allerede eksisterende undersøgelser af virksomhedernes uddannelseskapacitet. Relevant for kontorområdet er især to analyser foretaget af henholdsvis Institut for uddannelsesforskning ved RUC for LO og Kubix. Kubix undersøgelse fra dækker udvalgte udannelser på industriområdet. De er udvalgt, fordi der enten var problemer med at tiltrække unge til uddannelserne, eller med at etablere de nødvendige praktikpladser. Dengang som nu tilhører kontoruddannelsen med speciale i administration den sidste gruppe. Undersøgelsen viser, at virksomhederne især pegede på tre forhold som årsag til ikke at tage elever: Automatisering i form af informationsteknologi (IT) gør, at mange af de arbejdsopgaver, som eleverne typisk varetager, falder bort. Det gælder de mere rutineprægede opgaver. Andre faggrupper overtager arbejdsopgaverne. Virksomhederne især de store stiller højere krav til eleverne og rekrutterer kun, hvis de kan få elever med det ønskede kompetenceniveau. For eksempel foretrækkes HH ere frem for HG ere og ældre elever med erfaring frem for de yngre. LO s undersøgelse fra dækker fire uddannelsesområder, hvor kontorområdet er det ene. Undersøgelsen bygger på litteraturgennemgang, interviews med ressourcepersoner og virksomhedsinterviews. I forhold til kontorområdet peger ressourcepersonerne på de samme forhold, som i Kubix undersøgelse, hvad angår virksomhedssiden. Det påpeges også, at der er en sammenhæng mellem brugen af IT og andre faggruppers tendens til at overtage de administrative opgaver, fordi administrationen indarbejdes i løsningen af virksomhedens kerneopgaver. I forhold til konkurrence fra andre uddannelsesformer nævnes specifikt, at der er en tendens til, at nogle virksomheder foretrækker at ansætte personer med HHX eller studentereksamen i særlige trainee-forløb som alternativ til erhvervsuddannelsessystemet. Det faglige udvalg har ønsket fokus på netop dette spørgsmål, og det behandles i analysen af, hvilke forhold der påvirker virksomhedernes uddannelseskapacitet. I virksomhedsdelen af LO s undersøgelse peges især på forskellige former for organisatoriske omstruktureringer, og mangel på tid, arbejde og ressourcer som årsager til ikke at tage elever. Disse forhold gælder for både det offentlige og det private område. Omstruktureringer dækker over virksomheder, som enten centraliserer eller decentraliserer de administrative arbejdsopgaver eller på det offentlige 3 Kubix: Praktikpladssituationen på industriområdet set ud fra et virksomhedsperspektiv, analyse af udvalgte uddannelsesområder LO: Hvorfor oprettes der ikke praktikpladser? Udarbejdet af Institut for uddannelsesforskning, RUC

10 område, at igangværende reformer og forandringsprocesser betyder ændrede strategier i forhold til anvendelse af kontorelever. 2.2 Indhold i analysen På baggrund af disse overvejelser og Det faglige udvalgs ønske fokuserer analysen på efterspørgselssiden, det vil sige de faktorer som påvirker virksomhedernes brug af elever indenfor administrationsspecialet. Analysen er struktureret i to sammenhængende delanalyser. Først beskrives det administrative arbejdsmarked, virksomhedernes uddannelseskapacitet og reproduktionsbehovet for de administrativt uddannede ud fra en analyse af registerdata. Analysen beskriver den aktuelle situation og udviklingen i de seneste år og belyser bl.a., i hvilken grad der er sket en koncentration af de administrative arbejdsopgaver i nogle brancher, i hvilken grad vikarbureauer spiller en rolle for varetagelsen af de administrative opgaver samt hvilke opgaver de administrativt uddannede varetager på arbejdsmarkedet. Det er med til at belyse hvordan og i hvilket omfang andre faggrupper varetager de administrative opgaver. Dernæst belyses det, hvilke forhold der påvirker virksomhedernes motivation og evne til at uddanne elever på administrationsområdet. Analysen har fokus på forandringer i virksomhedernes teknologianvendelse og på deres interne strategier, f.eks. med hensyn til at sikre kvalificeret arbejdskraft, arbejdsorganisering og opkvalificering. Fokus er bl.a. på, om årsagen til, at virksomhederne ikke indgår i oplæringsarbejdet i samme omfang som tidligere, er, at de har vanskeligt ved at etablere meningsfulde oplæringsforløb for eleverne, f.eks. fordi kompetencekravene til de ansatte i dag ligger på et niveau, der gør at oplæringssituationen kun meget vanskeligt kan gøres meningsfuld. På samme måde er der fokus på, om der er etableret en arbejdsorganisering på virksomhederne, der reelt ikke rummer plads til oplæring af elever, fordi de mulige læringsrum, der er behov for i oplæringen, ikke er til stede. Der vil i denne delanalyse også være fokus på, om virksomhederne har ændret deres prioritering af erhvervsuddannelserne i forhold til andre uddannelsesaktiviteter, og om der f.eks. er virksomhedsinterne uddannelsesmuligheder, der erstatter den traditionelle erhvervsfaglige uddannelse. 2.3 Metode Analysen er baseret dels på kvantitative registerdata, dels på kvalitative data i form af interview med virksomheder. Den kvantitative del af analysen er baseret på registerdata tilvejebragt gennem en særkørsel fra Danmarks Statistik. Den har fokus på at afdække, om der er sket 10

11 strukturelle forandringer på arbejdsmarkedet i forhold til udbredelsen af de administrative arbejdsfunktioner og virksomhedernes uddannelseskapacitet. Den vil belyse de forandringer, der er sket i perioden 2002 til 2006, og det beskrives, i hvilket omfang der er sket forandringer i forhold til, i hvilke brancher og i hvilke virksomhedsstørrelser de administrative opgaver varetages. Der vil være en særlig fokus på udbredelsen af vikarbureauer, væksten i denne branche og deres rolle i forhold til de administrative opgaver. Der vil i endvidere blive tilvejebragt en vurdering af, hvor stort reproduktionsbehovet inden for området er, hvilket kan bidrage til at perspektivere, hvilke problemer der er knyttet til nedgangen i uddannelsesaktiviteten på området. Data for virksomheder, virksomhed anvendes her i betydningen arbejdssted i overensstemmelse med Danmarks Statistiks definition, hvilket betyder at der analytisk er sammenfald mellem begrebet virksomhed og lærested eller praktiksted. Der er en vigtigt generelt forbehold i forhold til de anvendte registerdata fra Danmarks Statistik. En stor del af analysen baserer sig på brug af variablen arbejdsfunktion, som er beskrevet ved hjælp af DISCO-systemet. Indberetningerne er ikke præcise og i sær i den private sektor er der mange virksomheder der helt mangler. Der er altså en del lønmodtagere der ikke indgår i analysen, fordi der ikke er opgivet en DISCO-kode for dem. Den kvalitative del af analysen er baseret på interview både med virksomheder, der er godkendt til at have elever inden for administration, som aktuelt har elever, og godkendte virksomheder der ikke har elever. Der er fokuseret på virksomheder, der er godkendte som uddannelsessteder for at sikre, at der i virksomhederne er bevidsthed om uddannelse. Endvidere er der interviewet både virksomheder, der har og virksomheder der ikke har elever for så vidt muligt at sikre, at der interviewes virksomheder, der ud fra deres uddannelsesaktivitet har reageret forskelligt på de forandringer, der er sket i de senere år. Der er indledningsvis gennemført syv dybdegående interview med ledelsesrepræsentanter, der har afdækket en række centrale temaer i forhold til virksomhedernes uddannelseskapacitet og interesse og muligheder for at deltage i uddannelsen af elever. Efterfølgende er der gennemført 25 semistrukturerede interview med virksomhedsrepræsentanter med samme temaer som i de dybdegående. Hensigten med disse efterfølgende interview er at afdække, om de udsagn, der er indhentet fra de dybdegående kvalitative interview, kan genfindes i et bredere udsnit af de ca virksomheder, der er godkendt til uddannelsen kontor med speciale inden for administration. 11

12 3. Det administrative arbejdsmarked I dette kapitel beskrives det administrative arbejdsmarked, virksomhedernes uddannelseskapacitet 5 og reproduktionsbehovet i forhold til kontoruddannelsen med speciale i administration på baggrund af data fra Danmarks Statistik. Hovedresultaterne i forhold til det administrative arbejdsmarked er: Stigning i antallet af virksomheder, som har ansatte, der udfører administrativt arbejde. Andelen af virksomheder, som har administrative medarbejdere ansat, udviser imidlertid en svagt negativ tendens. Der er en meget svag tendens til specialisering, hvor administrative funktioner delvist koncentreres i vikarbranchen. Vikarbureauer oplever en fordobling i antallet af vikarbureauer, der har administrative medarbejdere ansat. Der sker en stor grad af substitution i forhold til de administrative arbejdsopgaver. Kun 28 pct. af dem som har disse arbejdsfunktioner, har en kontoruddannelse. Det er i lige høj grad ufaglærte og personer med videregående uddannelser, der substitueres med. En fjerdedel af de administrationsuddannede varetager arbejde på et højere færdighedsniveau, end uddannelsen formelt giver. For virksomhedernes uddannelseskapacitet konkluderes det at: Analysen viser, at der i 2006 var virksomheder (dvs. arbejdssteder), heraf private virksomheder med uddannelseskapacitet på administrationsområdet, hvilket skal ses i forhold til, at der aktuelt er godkendte praktiksteder til Kontoruddannelsen med speciale i administration. Fra 2002 til 2006 er der sket en stigning i antallet af virksomheder, som har uddannelseskapacitet. Der er i perioden kommet knap flere virksomheder til, hvilket svarer til en stigning på 9,5 pct. I 2006 var der således virksomheder med uddannelseskapacitet. Ser man på andelen af virksomheder med uddannelseskapacitet, er den steget svagt fra 5,9 til 6,0 pct., hvilket betyder, at væksten i uddannelseskapaciteten ikke alene skyldes en vækst i antallet af virksomheder. I den private sektor er der omvendt sket et lille fald i andelen af virksomheder med uddannelseskapacitet fra 4,8 til 4,7 pct. 5 Der er udviklet en indikator til at belyse denne, se nærmere senere i kapitlet. 12

13 I forhold til reproduktionsbehovet er hovedkonklusionerne: Reproduktionsbehovet på grund af aldersbetinget afgang fra arbejdsmarkedet estimeres til (i gennemsnit pr. år i perioden ), hvilket skal ses i forhold til, at der i 2007 blev indgået uddannelsesaftaler en manko på ca personer årligt. Der er et stort potentiale for at udvide uddannelseskapaciteten på området, idet under halvdelen af de virksomheder, som har mulighed for at blive godkendt til praktiksteder, faktisk gør brug af muligheden. 3.1 Det administrative arbejdsmarked generelt Det administrative arbejdsmarked forstås her som det delarbejdsmarked som relaterer sig til kontoruddannelse med administration som speciale og de arbejdsfunktioner 6, som uddannelsen giver kompetencer til at varetage. Der er personer, som varetager administrative arbejdsfunktioner og af disse har en kontoruddannelse. Tabel 3.1: Administrationsuddannede efter køn og sektor (antal og procent) Sektor Mænd Kvinder I alt Offentlig ,3 89,7 100,0 Privat ,2 78,8 100,0 I alt ,8 81,2 100,0 Kilde: Danmarks Statistik Personer med speciale i administration er kun en mindre gruppe, fordi uddannelsen er relativt ny den blev indført med erhvervsuddannelsesreformen i Af dem der har uddannelsen og er i beskæftigelse, er 81 pct. kvinder. Aldersmæssigt er det gruppen af årige, som er størst der er godt personer, hvilket næsten svarer halvdelen af alle administrationsuddannede. Langt de fleste er ansat i den private sektor, men knap en femtedel af de administrationsuddannede finder beskæftigelse i den offentlige sektor. Den mest udbredte uddannelse i de højere aldersgrupper er allroundkontoruddannelsen. Der er i denne gruppe, som har administrative arbejdsfunktioner. 6 De administrative arbejdsfunktioner er her defineret som de følgende DISCO-kategorier: Salgs- og finansieringsarbejde, administrationsarbejde, indtastning og alment kontorarbejde, internt kontorarbejde i øvrigt og kundebetjening i øvrigt 13

14 3.2 Udbredelse af administrative arbejdsfunktioner Dette afsnit har fokus på at afdække strukturelle ændringer i varetagelsen af de administrative arbejdsfunktioner. Generelt er der sket en stigning i antallet af virksomheder, som har ansatte, der udfører administrativt arbejde. Tabel 3.2: Virksomheder med mindst en medarbejder med administrative arbejdsfunktioner og personer med administrative arbejdsfunktioner efter branche Virksomheder med mindst en medarbejder med administrative arbejdsfunktioner Andel af alle virksomheder i samme branchen (procent) Branche Personer med administrative arbejdsfunktioner Landbrug, gartneri og skovbrug ,9 1,6 233 Fiskeri mv ,5 0,6 7 Råstofudvinding ,8 24,4 344 Nærings- og nydelsesmiddelindustri ,9 31, Tekstil-, beklædnings- og læderindustri ,2 27,9 842 Træ-, papir- og grafisk industri ,8 35, Mineralolie-, kemisk- og plastindustri mv ,5 44, Sten-, ler- og glasindustri mv ,6 31, Jern- og metalindustri ,0 32, Møbelindustri og anden industri ,1 29, Energi- og vandforsyning ,9 14, Bygge- og anlægsvirksomhed ,5 13, Handel m. biler, autorep., servicestationer ,4 20, Engros- og agenturhandel undt. m. biler ,5 34, Detailh. og reparationsvirks. undt. biler ,0 10, Hotel- og restaurationsvirksomhed mv ,6 11, Transportvirksomhed ,0 19, Post og telekommunikation ,9 41, Finansierings- og forsikringsvirksomhed ,9 60, Udlejning og ejendomsformidling ,3 14, Forretningsservice mv ,9 23, Vikarbureauer ,0 42, Offentlig administration mv ,5 71, Undervisning ,8 61, Sundhedsvæsen mv ,3 10, Sociale institutioner mv ,3 21, Renovationsvæsen, foreninger og forlystelser mv ,7 19, Uoplyst erhverv ,8 2,2 11 Brancher i alt ,0 21, Kilde: Danmarks Statistik 14

15 Dette afspejler en generel stigning i antallet af virksomheder i perioden, som har været præget af en positiv økonomisk udvikling. Stigningen er størst inden for byggebranchen og forretningsservice. Der er der i perioden kommet henholdsvis 17 og 16 pct. flere virksomheder, der har administrative medarbejdere, hvilket eventuelt skyldes, at der er tale om brancher, som har oplevet generel økonomisk vækst i det pågældende tidsrum. Ser man på andelen af virksomheder, som har administrative medarbejdere ansat, er der imidlertid en svagt negativ tendens. Procentvis er der altså blevet lidt færre virksomheder, som har administrative arbejdsfunktioner. Undtagelser herfra er offentlige områder som sundhed og offentlig administration og især vikarbranchen, som har oplevet en stigning i andelen af virksomheder med administrative medarbejdere på godt 7 procentpoint. I forhold til vikarbranchen skal det også bemærkes, at der næsten er sket en fordobling i antallet af vikarbureauer, der har administrative medarbejdere ansat. Der tegnes et billede, hvor udbredelsen af administrativt arbejde relativt set er svagt faldende i den private sektor, med bl.a. vikarbureauer som en undtagelse. Der er med andre ord tegn på en svag tendens til specialisering, hvor de administrative arbejdsfunktioner i nogen grad koncentreres i vikarbranchen. Det skal understreges, at der numerisk er tale om små bevægelser set i forhold til hele delarbejdsmarkedet for administrative kontoropgaver. Den kvalitative undersøgelse viser nogle tendenser, som kan forklare denne udvikling. Det blev i virksomhedsinterviewene fremført, at der i mindre omfang er en stigning i virksomhedernes brug af underleverandører, og at det medfører, at der i mindre grad udføres administrativt arbejde på virksomhederne, hvilket kan være med til at forklare den svagt negative udvikling i antallet af virksomheder, som har administrativt ansatte. Det forklarer også stigningen i antallet og procentdelen af vikarbureauer, som har medarbejdere, der varetager de administrative opgaver. Det skal bemærkes, at der i denne opgørelse ikke skelnes mellem ansatte i vikarbureauer, som er en del af virksomhedens egen administration og de ansatte, som vikarbureauet formidler til andre virksomheder og som evt. måtte varetage administrative opgaver der. Derudover blev der peget på en række øvrige tendenser, som kan forklare det relative fald i brugen af administrativ arbejdskraft, nemlig ændringer i teknologi, arbejdsorganisering og virksomhedens produkter og/eller serviceydelser. Men det skal bemærkes, at virksomhederne i den kvalitative undersøgelse generelt opfattede ændringerne, der påvirker de administrative arbejdsopgaver som små og at kun få virksomheder fandt, at mængden af opgaver er faldet. En forklaring kan være, at ændringer i arbejdsorganiseringen gør, at de administrative opgaver bliver fordelt på flere medarbejdere, som primært har andre opgaver, hvorfor der ikke i samme omfang er behov for administrativt ansatte, men stadig den samme mængde opgaver. Dette tendens blev påpeget af nogle af de interviewede virksomheder, men der er også eksempler på, at det ikke er tilfældet. 15

16 Tabel 3.3: Virksomheder med mindst en medarbejder med administrative arbejdsfunktioner efter størrelse Virksomheder med mindst en medarbejder med administrative arbejdsfunktioner Andel af alle virksomheder i samme størrelsesgruppe Antal medarbejdere ,4 6, ,2 16, ,2 30, ,0 58, ,8 85, ,6 95,0 Fiktiv enhed ,7 56,1 I alt ,0 21,3 Kilde: Danmarks Statistik Fordelingen af virksomheder der har administrative medarbejdere efter størrelse, viser, at jo større virksomheden er, jo større er sandsynligheden for, at den har en administrativ medarbejder. Det gælder for 95 pct. af virksomhederne med over hundrede medarbejdere, mens det er godt en femtedel af de mindste virksomheder (1-5 medarbejdere), der har medarbejdere med administrative arbejdsopgaver. Det viser sig, at stigningen i antallet af virksomheder med administrative medarbejdere er sket i de største virksomheder, dvs. virksomheder med 50 ansatte og derover. Blandt de mindre virksomheder er der sket et fald i andelen af virksomheder, der har administrativt ansatte. Det er især de mellemstore virksomheder (20-49 ansatte), der ikke i samme grad som tidligere har administrative ansatte. Det kan muligvis forklares ved, at det er de mellemstore virksomheder, der har bedst mulighed for at bruge underleverandører til de administrative opgaver, fordi de store virksomheder har behov for mere specialiserede administrative opgaver, som ikke kan løses af underleverandører. Det er bemærkelsesværdigt, at hver 20. virksomhed med over 100 ansatte klarer sig helt uden medarbejdere med administrative arbejdsfunktioner. Det er givet, at enhver arbejdsplads i den størrelsesorden har administrative opgaver, som det vil kræve mindst en fuldtidsperson at dække. Derfor indikerer manglen på administrative medarbejdere, at de administrative opgaver løses af medarbejdere med andre jobbeskrivelser. I de kvalitative interviews blev det påpeget, at der i nogle virksomheder er tendens til, at de administrative arbejdsopgaver spredes i organisationen og varetages af personer, som har andre opgaver som primære opgaver, fx ledere eller akademiske medarbejdere. 16

17 3.2.1 Hvem varetager administrative arbejdsfunktioner? For at perspektivere udviklingen i fordelingen af de administrative arbejdsfunktioner til forhold til uddannelse belyser dette afsnit forholdet mellem de administrative arbejdsfunktioner og kontoruddannelserne. Uddannelsesbaggrunden for de personer, som varetager de administrative arbejdsfunktioner, fremgår af tabellen nedenfor. Her fremgår det, at kun halvdelen af dem, der varetager administrative arbejdsopgaver, har en erhvervsuddannelse. Det betyder, at der findes en relativ stor gruppe af ufaglærte, som udgør 25 pct. af dem, som har administrative opgaver. Det er især o arbejdsfunktionerne internt kontorarbejde i øvrigt, indtastning og alment kontorarbejde og kundebetjening i øvrigt at substitutionen med ufaglærte er stor. Det gælder især førstnævnte, hvor halvdelen af dem, der varetager arbejdsfunktionen, har et uddannelsesniveau, der er lavere end kontoruddannelsen. Der sker også en væsentlig substitution med personer, der har uddannelser på det højere niveau. Det især salgs- og finansieringsarbejde samt administrationsarbejde, som varetages af denne gruppe og de har typisk korte og mellemlange, videregående uddannelser. Det er også indenfor disse funktioner, hvor der er den største gruppe af personer med akademiske uddannelser. Af de erhvervsuddannede, som varetager administrative funktioner, er det 64 pct., som er uddannet på kontorområdet. De øvrige har primært erhvervsuddannelser inden for finans og detailhandel. Salgs- og finansieringsarbejde varetages i lige høj grad af personer med erhvervsuddannelser inden for detailhandel, finans og kontor, mens de øvrige administrative arbejdsfunktioner primært varetages af kontoruddannede. 17

18 Tabel 3.4: Personer med administrative arbejdsfunktioner efter uddannelse (antal og pct.) Uddannelse Grundskole Almengymnasiale uddannelser Ehvervsgymnasiale uddannelser Erhvervsuddannelser - heraf kontoruddannelser - heraf med speciale i administration Korte videregående uddannelser Mellemlange videregående uddannelser Bachelor Lange videregående uddannelser Forskeruddannelser Uoplyst I alt Salgs- og finansieringsarbejde Administrationsarbejde Indtastning og alment kontorarbejde Beregningsarbejde Internt kontorarbejde i øvrigt Arbejde vedrørende pengetransaktioner ,7 12,0 14,8 10,8 19,2 11,2 18,3 12, ,8 4,4 6,3 4,1 17,9 6,1 11,9 6, ,6 5,1 5,7 8,9 12,9 7,1 5,2 5, ,2 48,7 54,8 53,9 21,3 59,1 51,1 50, ,7 33,8 39,6 35,2 8,9 14,9 36,1 28, ,2 1,2 2,8 2,7 1,0 0,9 1,1 1, ,0 8,2 6,2 6,8 3,9 8,7 5,4 8, ,7 10,2 3,6 5,6 3,5 2,8 2,4 6, ,2 3,7 4,9 3,4 16,1 2,4 3,1 4, ,7 6,8 2,9 5,8 3,2 1,9 1,3 5, ,1 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, ,0 0,8 0,8 0,7 2,0 0,6 1,2 0, ,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 Kundebetjening i øvrigt i alt Kilde: Danmarks Statistik Der findes altså en betydelig funktionel fleksibilitet på arbejdsmarkedet i forhold til varetagelsen af disse opgaver. Det er vanskeligt at afgøre, om denne fleksibilitet udspringer af en udækket efterspørgsel, men det er ikke et tema, som har været present for virksomhederne i de kvalitative interviews. Fleksibiliteten kan imidlertid have en indflydelse på oprettelsen af praktikpladser og virksomhedernes uddannelseskapacitet. Den udbredte brug af medarbejdere 18

19 med andre uddannelsesbaggrunde til løsningen af de administrative opgaver betyder alt andet lige at der er er færre virksomheder der kan godkendes som praktiksteder og at de godkendte praktiksteder vil kunne oprette færre praktikpladser. Tabel 3.5: Kontoruddannede med speciale i administration efter arbejdsfunktion Arbejdsfunktion Antal Procent Ledelse på øverste plan i virksomheder, organisationer og den offentlige sektor 126 1,2 Arbejde, der forudsætter færdigheder på højeste niveau inden for pågældende område 234 2,2 Arbejde, der forudsætter færdigheder på mellemniveau ,5 Kontorarbejde ,5 Salgs-, service- og omsorgsarbejde 933 8,9 Arbejde inden for landbrug, gartneri, skovbrug, jagt og fiskeri, der forudsætter færdigheder på grundniveau 2 0,0 Håndværkspræget arbejde 74 0,7 Proces- og maskinoperatørarbejde samt transport- og anlægsarbejde 196 1,9 Andet arbejde 392 3,7 Uoplyst ,4 I alt ,0 Kilde: Danmarks Statistik Ser man mere specifikt på dem, som har kontoruddannelse med speciale i administration, og hvilke arbejdsfunktioner de varetager, viser det sig, at der er en relativt stor del nemlig en fjerdedel der varetager arbejde på et højere færdighedsniveau, end uddannelsen formelt giver. Det betyder med andre ord, at de kontoruddannede i praksis har et højere kompetenceniveau, end det som forventes på arbejdsmarkedet. Der er en stor gruppe på godt personer, som varetager opgaver på mellemniveau, hvilket typisk kræver uddannelse på niveau med en professionsbachelor. Det kan tilskrives oparbejdet erfaring og efteruddannelse og er på den måde ikke overraskende, men det viser, at der uddannes til mange andre arbejdsfunktioner, som ikke er traditionelt kontorarbejde og at kontoruddannede i høj grad tillærer sig de nødvendige kompetencer til at bestride højere stillinger. Omvendt er den del, der varetager arbejdsfunktioner på et lavere færdighedsniveau relativet lille. Det betyder, at der er relativt få personer med administrationsspecialet i lavere arbejdsfunktioner, som i en evt. mangelsituation, vil kunne overtage administrative kontoropgaver. Personer, der i dag varetager arbejdsfunktioner på et højere færdighedsniveau, vil ikke kunne forventes at dække behovet for kontorarbejdskraft i fremtiden. 3.3 Udbredelse af virksomhedernes uddannelseskapacitet Statistisk operationaliseres uddannelseskapacitet i denne analyse sådan, at en virksomhed (arbejdssted for lønmodtagere), der har mindst tre medarbejdere med en 19

20 kontoruddannelse, der er relevant for administrationsspecialet 7, defineres som havende uddannelseskapacitet. I praksis er der også mulighed for at godkende en virksomhed som praktiksted (og hermed som havende uddannelseskapacitet), hvis der på virksomheden er tillærte, der varetager administrative opgaver 8. Det har ikke været praktisk muligt inden for dette projekt at anvende en mere detaljeret indikator for virksomhedernes uddannelseskapacitet end den ovenfor nævnte, hvorfor analysen vil give et tilnærmet billede af virksomhedernes uddannelseskapacitet. Analysen vil sandsynligvis undervurdere antallet af virksomheder, der reelt har uddannelseskapacitet, og som vil kunne godkendes som uddannelsessteder, hvis de ønsker det. Analysen viser, at der i 2006 var virksomheder (dvs. arbejdssteder), heraf private virksomheder med uddannelseskapacitet på administrationsområdet, hvilket skal ses i forhold til, at der aktuelt er godkendte praktiksteder til Kontoruddannelsen med speciale i administration. Dette betyder, at der er en betydelig gruppe af virksomheder, der har uddannelseskapacitet, men som ikke udnytter denne 9 Overordnet set er der i perioden 2002 til 2006 sket en stigning i antallet af virksomheder, som har uddannelseskapacitet i forhold til kontoruddannelsen med administration som speciale. Der er i perioden kommet knap flere virksomheder til, hvilket svarer til en stigning på 9,5 pct. I 2006 var der således virksomheder med uddannelseskapacitet. Denne stigning dækker blandt andet over, at der er sket en vækst i antallet af virksomheder. Ser man på andelen af virksomheder med uddannelseskapacitet, er den steget svagt fra 5,9 til 6,0 pct. Det vil sige, at selv når der tages højde for stigningen i antallet af virksomheder, har der været en svagt positiv tendens i udviklingen af andelen af virksomheder med uddannelseskapacitet. 7 Medarbejderne skal blot have gennemført uddannelsen, men kan senere have videreuddannet sig. De relevante kontoruddannelser er: Kontor - allround, kontor - regnskab og revision, kontor økonomi, kontor rejsebranche, spedition og shipping, kontor - kommune og amtskommune, kontor stat, kontor administration, kontor - offentlig administration, lægesekretær eller advokatsekretær 8 Kravet er bl.a. at der skal være medarbejdere ansat i virksomheden, der er faglærte inden for området, eller at der er medarbejdere, der har mindst 3-5 års praktisk erfaring inden for uddannelsesområdet. Der er ikke faste regler for antallet af medarbejdere, men Kontorudvalget har fastsat anbefalinger om, at en virksomhed med indtil tre administrative medarbejdere kun bør godkendes til en elev ad gangen (dvs. en elev hvert andet år). 9 Med forbehold for at tallene er fra to forskellige år. 20