Post NPM - Performance Management og ledelsesinformation i mellemstore kommuner. En rejse mod outputstyring - Væk med snik snak og ind med hårde data

Transkript

1 Post NPM - Performance Management og ledelsesinformation i mellemstore kommuner En rejse mod outputstyring - Væk med snik snak og ind med hårde data Furesø Kommune og SAS Institute A/S i Offentlig Privat Partnerskab om bedre ledelsesinformation.

2 Tre temaer i oplægget 1. Problemet 2. Løsningen 3. Konsekvenserne

3 Scenen: New Public Management i kortform Den offentlige sektor skal effektiviseres ved øget brug af incitamentsstrukturer og markedsmekanismer Politikernes indflydelse skal øges ved stram målstyring af institutioner og embedsværk Resultat: Et bureaukratisk målehelvede, der stjæler ressourcer og engagement i organisationerne

4 Tema 1 Problemet

5 Situationen før og efter kommunalreformen

6 Hvad betyder 100 meter mellem venner?

7 Økonomiske problemer er mere reglen end undtagelsen Voksende udgifter til børn med indlæringsvanskeligheder Politikere fra små kommuner er klemt Ældreområdet løber løbsk Kommunerne anvender ikke dispositionsbudgettering Umuligt at budgettere korrekt Kommunerne bryder servicerammen Flere kommuner sættes under administration Aftalesystemet ved at bryde sammen Der skal spares på de ustyrlige anbringelser Den økonomiske afgrund venter Ledelsesinformation en by i Rusland Kommunerne trodser regeringens skattestop Hvordan kan I leve med at vide så lidt? Aftalesystemet ved at bryde sammen

8 Spørg ikke om Kommer der overraskelser i økonomien? Kan vi mon overholde budgettet? Pålægger staten kommunerne nye opgaver, som ikke er fuldt ud kompenseret?

9 Spørg hellere hvordan. Hvordan kan vi opdage overraskelserne i tide? Hvordan kan vi administrativt korrigere planlagte dispositioner for at overholde budgettet? Hvilke politiske initiativer er nødvendige for at overholde budgettet?

10 Vi er ikke dygtige nok til at sikre kvaliteten, prioriteringen og overgangen mellem sektorerne

11 Vi har ikke tilstrækkelig indsigt i kommunernes vigtigste produktionsressource

12 NMP tanken er mere relevant end nogensinde Kritikken mod NMP er overdrevet og delvist forfejlet Det kan lade sig gøre at måle både på processer og resultater hurtigt, billigt og effektivt Den nye teknologi kan frigøre ressourcer, understøtte ledelse og organisationsudvikling omkring økonomistyringen i organisationen Den nye teknologi kan medvirke til at løfte det lokalpolitiske arbejde op på et mere strategisk niveau

13 Tema 2 Løsningen

14 Med lavere flyvehøjde skal navigationsinstrumenter opgraderes

15 Furesø og SAS Institute har indgået et Offentlig Privat Samarbejde Partnerskabet omfatter 2 udviklingsspor: Udvikling af et ledelsesinformations system FureLIS (LIS = LedelsesInformations System) Udvikling af et performance management system

16 Visionen for partnerskabet er: At udvikle et generisk ledelsesinformationssystem og gennemføre et organisationsudviklingsprojekt der: 1. Sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse og budgetkontrol 2. Sætte strøm til manuelle styringsrutiner. 3. Skabe mulighed for en reel koncernledelse af kommunen 4. Flytte fokus fra input til output i kommunens ressourcestyring 5. Skabe grundlag for en bedre dialog med borgerne 6. Understøtte en proces, hvor politikernes fokus flyttes fra enkeltsager til mere strategiske ledelse

17 FureLIS omfatter Sygefraværsstatistik Personalegennemstrømning Dispositionsbudgettering Automatiseret budgetrapportering

18 Målet med FureLIS er: At øge organisationens muligheder for at overholde budgetterne gennem: Etablering af månedligt dispositionsregnskab. Simple værktøjer der giver overblik og commitment Opfølgning og registrering, der understøtter ansvarlighed Værktøjer til dataudtræk der fokuserer skarpt på de data, der har relevans Understøtte lederskab der fokuserer på budgetopfølgning

19 FureLIS II omfatter Aktivitetsbaseret budgetlægning Produktivitetsindikatorer Key Performance Indikators Proces Flow Analysis

20 Målet med FureLIS II er at: Skabe grundlaget for en bedre politisk målfokusering gennem: Dokumentation af hvilke elementer der driver omkostningerne på de store driftsområder Mulighed for at følge produktivitetsudviklingen inden for sektorerne Mulighed for politisk definering og opfølgning på de vigtigste resultatmål Understøtte kvalitetsstyring af processer i og mellem fagområder

21 Relevans 1. På managementniveau anvendes afvigelsesrapportering som styringsredskab 2. Fleksibel tilpasning af rapporteringsniveau og afvigelseskriterier 3. Push information erstatter pull information

22 Ansvarlighed 1. Systemet tildeler alle konti i organisationen en økonomiansvarlig 2. Aktiv vurdering fra alle økonomiansvarlige om det forventede realiserede budget 3. Early warnings skabes, kommenteres i yderste liniefunktion og rapporteres til højere niveau. 4. Månedsvis tracking af, hvad de enkelte økonomiansvarlige har givet af meldinger og handlingsoptioner 5. Understøttelse af commitment til effektiv ressourceanvendelse gennem videndeling og erfaringsudveksling 6. Systemet understøtter definering af politiske mål og en mere strategisk politisk ledelse

23 Transparens 1. Periodiseringer af betalingsstrømme, på grundlag af regnskaber 2. Gennemsigtighed i forbrug og teknisk fremskrivning af forbrug til forventet regnskab 3. Økonomifunktionen foretager konsolidering af budgetopfølgning på baggrund af en konkret vurdering af teknisk fremskrevet forbrug og forventet fremskrevet forbrug 4. Mulighed for at følge best practice f.eks. vedr. sygefravær i institutioner 5. Mulighed for at følge best practice f.eks. vedr. Personalegennemstrømning 6. Mulighed for at følge produktivitetsudvikling, udvikling i enhedsomkostninger, procesforløb og øvrige produktionsmål

24 Tema 3 Konsekvenser

25 Få budgetopfølgninger giver store udsving B U D G E T S I K K E R H E D Tid på året

26 Månedsvis budgetopfølgninger B U giver større præcision D G E T S I K K E R H E D Tid på året

27 Udvidelse af det politiske råderum Klare svar på spørgsmålene Hvordan udvikler forbruget sig Hvad kan der gøres for at holde budgettet Hvad bliver konsekvensen Kan udvide det politiske handlerum

28 Dokumentation af om vi rammer de politiske mål

29 OPS-organisationen understøtter innovation Vi udvikler kravspecifikation i fællesskab. Vi anvender erfaringer fra økonomistyring i den private sektor. Vi vil skabe innovation ved at kombinere det bedste fra 2 verdener. Vi skyder begge udviklingsressourcer i projektet. Vi udveksler erfaringer og viden. Vi deler risiko ved projektudviklingen. Vi søger i fællesskab midler i ABT- fonden.

30 Fornærmelser og udfordringer De ledelsesinformationssystemer kommunerne har adgang til svarer til instrumenterne i et gammeldags propelfly Ingen koncern med samme kompleksitet som en kommune ville overleve længe med de systemer til ledelsesinformation, som kommunerne råder over i dag Økonomistyring og rapportering er mere fokuseret mod overholdelse af bevillingsforudsætningerne end på at vurdere omkostninger og kvalitet i opgaveløsninger og alternative metoder Manglende relevant ledelsesinformation er med til at fastholde politikerne på sagsbehandlerniveauet Med større gennemsigtighed i forhold til omkostningsstrukturer, costdrivere og politisk målopfyldelse ville driften kunne effektivisere Med klarere politiske resultatkrav og større administrativ frihed, ville driften kunne optimeres

31 Konklusion Lad os lære af, hvordan komplekse private koncerner styrer Fokuser på relevans i datapræsentation Ansvarliggør organisationen helt ud i yderste led i forhold til økonomistyring og effektivitet Skab transparens i organisationens ressourcer og måde at anvende dem på Giv politikerne bedre mulighed for at arbejde strategisk Start rejsen mod outputstyring Målinger styrer adfærd

32 Dilemmaer og kritiske spørgsmål Er det ikke hundedyrt? Er I ikke ved at skabe et nyt bureaukratisk målehelvede? Har I de nødvendige faglige kompetencer i organisationen?

33 Tak for opmærksomheden

34 Kommunens mission og vision Missionen Furesø Kommune skal sikre kvalitet, sammenhæng og retssikkerhed i velfærdsydelser og myndighedsafgørelser samt understøtte udfoldelsen af det lokale demokrati bedst muligt. Visionen Organisationen skal være innovativ og effektiv og udvikles med inspiration fra den offentlige og den private sektor, og der skal være konstant fokus på morgendagens krav til en attraktiv og udfordrende arbejdsplads.

35 Furesø kommunes tre strategiske indsatsområder Optimere driften mere for pengene Den attraktive arbejdsplads rekruttere og fastholde medarbejdere Professionel kommunikation forventningsafstemning

36 Behov for mere strategisk ledelse Styrelsesloven er fra 1968 Sagsmængderne i Byrådene vokser markant Mængden af driftssager tager tiden og det strategiske fokus Højest 10 % af sagerne i Byrådet har et strategisk perspektiv Borgernes accepten af forskelle i servicen mellem kommunerne er blevet mindre Statens detailstyring er øget Derfor: Behov for mere politisk fokus på at gøre de rigtige ting, frem for fokus på, om vi gør tingene rigtigt

37 Politikerne ved ikke nok om hvor vi kommer fra, hvor skal vi hen og hvordan vi kommer vi det?

38 Hvordan gør vi? Bruge eksisterende data mere fornuftig Udvælge de data vi anvender ud fra strenge relevans kriterier ifht. modtageren Nyttiggøre den viden der ligger i regnskabet Ansvarliggøre hele organisationen i forhold til budgetoverholdelse Dokumenterer alle tilbagemeldinger og forekast på budgettet