Præsidenten skal lede klub- og bestyrelsesmøder og er ansvarlig for, at forslag og ønsker, der vedrører klubben, behandles begge steder.

Transkript

1 KLUBBERNES HUSKELISTE GENERELT Klubbernes huskeliste er en vejledning til bestyrelsens medlemmer og skal kun betragtes som et supplement til Inner Wheels love for klubber, distrikter og Dansk Inner Wheel råd samt Constitution og Handbook, som kan findes på Inner Wheel Danmarks interne hjemmeside Det anbefales at holde sig orienteret på IW Danmarks og distriktets hjemmeside, her findes nyttige informationer, vejledninger og oplysning om personer tilknyttet IW. Se vigtige datoer bagest i dette dokument. VEJLEDNING FOR PRÆSIDENT Præsidenten Præsidenten skal lede klub- og bestyrelsesmøder og er ansvarlig for, at forslag og ønsker, der vedrører klubben, behandles begge steder. Præsidenten bør ved første bestyrelsesmøde uddele huskelisten og gennemgå denne og håndbog for klubberne med bestyrelsesmedlemmerne. Husk at aftale, hvor opgaven vedr. medlemsbevægelser skal ligge (sekretær eller kasserer). Optagelse På Convention 2012 er følgende optagelseskriterier vedtaget: Aktivt medlemsskab kan opnås af følgende, forudsat at de er fyldt 18 år: Præsidentkæde 1. Kvinder relateret til en rotarianer/eller tidligere rotarianer. 2. Kvinder relateret til en Inner Wheeler/tidligere Inner Wheel medlem. 3. Kvinder, som er inviteret til at blive medlem, forudsat et flertal af klubbens medlemmer accepterer, og at de går ind for Inner Wheels idealer. Præsidentkæden må først bæres fra 1. juli, og bør bæres ved møder i egen klub, desuden ved besøg i andre klubber eller deltagelse i internationale, nationale og distrikts møder, samt ved stævner, konferencer og kongresser. Side 1 af 18

2 Præsidentkæden forsikres under præsidentens egen indboforsikring! Ved 50 års jubilæum kan klubben få nyt blåt gult bånd til præsidentkæden. Kontakt National Repræsentanten. Forslag fra klubben Gæster Forslag til distrikts- eller landsmødet i oktober skal være distriktspræsidenten i hænde senest 1. maj. Forslag til forårsdistriktsmødet i marts skal være distriktspræsidenten i hænde senest den 1. december. Forslag skal være behandlet på et klubmøde, være påført klubbens navn og nummer, dato og skrevet på klubbens brevpapir (mail) og underskrevet af præsidenten og et bestyrelsesmedlem. Forslag der vil få økonomisk konsekvens, skal underbygges med tal. Bestyrelsen eller enkeltpersoner kan ikke indsende forslag selvstændigt. Bemærk, at forslag til ændring af love for DIWR, distriktslove og klublove kun kan fremsættes på et landsmøde. For endelig vedtagelse kræves ratifikation i I.I.W. Board. Distriktsbestyrelsen står til rådighed, hvis klubber ønsker bistand til udformning af ændringsforslag til Lovene. Det er distriktsbestyrelsens ansvar, at forslag opfylder lovgivningens krav, før det når frem til National Repræsentant, Rådssekretær og DIWR. Mødet med distriktspræsidenten planlægges og aftales i god tid. Det aftales med distriktspræsidenten, hvor lang tid hendes indlæg varer, samt om der skal være yderligere arrangement, og om klubben har specielle emner at diskutere - også om et evt. formøde. Inviteres nationalrepræsentanten eller andre medlemmer af rådet, medlemmer af distriktsbestyrelsen, betaler klubben fortæring. Kørsel dækkes henholdsvis af rådet og distriktet for disses medlemmer. Intercitymøder / fællesmøder Større møder giver en mulighed for gode foredragsholdere og godt socialt samvær. Når mindst 3 Inner Wheel klubber fra distrikt 45 ønsker at arrangere intercitymøde kan opnås tilskud på kr. pr. arrangerende klub. Ansøgningsskemaet kan fremsendes løbende i IW-året og skal være distriktspræsidenten i hænde i god tid forud for arrangementet. Ansøgningsskema og regelsæt for intercitymøder i distrikt 45 kan findes på distriktets interne hjemmeside. Kontakt evt. andre kvindeklubber, Inner Wheel klubber, Rotary klubber og andre klubber og hold fællesmøder. Byg en tradition op om fællesmøder i jeres område. Side 2 af 18

3 Værtsskab Såfremt klubben skal være vært for forårsdistriktsmøde eller kædeoverrækkelses- og instruktionsmøder vil præsidenten blive kontaktet fra distriktsbestyrelsen, som sender udførlig vejledning i, hvem der gør hvad til disse arrangementer. Kommende værtsskaber fremgår af Bilag 3 til Klubbernes huskeliste. Publikationer og rundskrivelser Publikationer må ikke udsendes til andre klubber uden distriktsbestyrelsens godkendelse. Kopi af breve (rundskrivelser) sendes til distriktsbestyrelsen til orientering. Side 3 af 18

4 VEJLEDNING FOR SEKRETÆR Månedsbreve Månedsbreve udarbejdes af sekretæren, og sekretær og præsident er ansvarlige for månedsbrevet, som udsendes. Læs yderligere i Retningslinjer for skrivning af månedsbreve, som ligger på Inner Wheel Danmarks interne hjemmeside under vejledninger. Husk det er meget vigtigt at være opmærksom på, hvad man ikke må skrive i månedsbrevene. Samme sted findes Vejledning i upload af månedsbrev på Inner Wheels hjemmeside. Såfremt klubben ønsker månedsbrevet på egen hjemmeside, er det webmasterens ansvar at gemme månedsbreve der. Månedsbrevene gemmes via upload på den interne hjemmeside, det er op til klubben, om de også skal indgå i klubbens arkiv. Se mere om krav til arkivering i det generelle afsnit. Generalforsamling Der laves særskilt dagsorden og referat fra generalforsamlingerne, disse opbevares sammen med bilagene, således at det er let at finde tilbage til de trufne beslutninger, som er bindende for klubben. Referat af generalforsamlingen lægges på hjemmesiden. Månedsbrevsgennemgang Der er klubben selv, som tilrettelægger metoden for anvendelse af månedsbreve. Vejledning i læsning og udskrivning af månedsbreve findes på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Indberetning af møder IT-konsulent Tove Buskov sender et skema til klubbernes sekretærer, hvor kommende møder kvartalsvis indberettes til brug for en oversigt på IW Danmarks åbne forside, så alle kan se mødeaktiviteten i hele Danmark. Tider for indberetning er 20/7 20/9 20/12 20/3. Desuden skal I selv indberette møderne under mødekalenderen på den interne hjemmeside. Her kan findes hjælp i vejledning på IW Danmarks interne hjemmeside under vejledninger/diverse vejledninger og Vejledning for klubmestre/sekretærer/webmastere i oprettelse af møder i mødekalender. Formularer og indberetninger Formularer findes på IW DK s interne hjemmeside. Ved at bruge den elektroniske indberetning sikres det, at informationerne går videre til rette modtagere. Husk, hvis der ønskes en kopi til eget brug at lave en printerudskrift, inden du klikker på Send. Formular 2 - Registrering af kommende bestyrelse & Rettelser af klubbens oplysninger: Denne formular skal indsendes umiddelbart efter klubbernes valgmøde i februar og senest 1. marts. Rettelse af kluboplysninger og registrering af ny klub kan ske hele året. Side 4 af 18

5 Formular 3 - Registrering af udmeldelse / overflytning / dødsfald: Denne formular indsendes snarest muligt efter hændelsen. Formular 4 - Indmeldelse af nyt medlem: Denne formular sendes snarest muligt efter et medlems optagelse. Formular 5 - Bestilling af udenlandske publikationer & Bestilling af Directory Denne formular sendes senest 1. marts. Betaling sker efter opkrævning fra distriktskassereren. Det anbefales at bestille 1 stk. Directory til klubbens ISO. Directory er en fortegnelse over samtlige IW klubber i verden. Den kan anvendes, når man skal på rejse og planlægger besøg i en lokal Inner Wheel klub. Optagelsesformular købes hos distriktskassereren. IT koder - passwords Sekretæren får et login, der giver adgang til at uploade klubbens månedsbreve på IW Danmarks hjemmeside. Her findes også vejledning i upload. Distriktssekretæren sørger for indberetning af oplysninger om ny sekretær til International Inner Wheel senest 1. maj. Alle medlemmer får et brugernummer, som er lig med det, der står i medlemsregistret, hjælp dem evt. med at finde det for dem. Password er Efternavnet med stort. Dette bruges til adgang på de interne sider, og til rettelser af egne data i medlemskartoteket. Sekretæren kan ikke rette i medlemsdata. Ved problemer henvend dig til distriktets IT-konsulent Tove Buskov. Gør opmærksom på evt. nye oplysninger på et klubmøde i foråret, så oplysningerne er rigtige, når medlemsbogen skal trykkes. Frist for rettelser inden udgivelse af ny medlemsbog er 30. maj. Gæstelogin - Klubberne har mulighed for at tilbyde potentielle nye medlemmer et gæste-log in, som kan fås hos IT-konsulent Tove Buskov. Alias adresser - Hvert år den 1. juli skal klubben ændre den adresse, som alias-adressen videresender til, da bestyrelsesposter jo normalt skifter ved indgangen til det ny IW-år. Vejledning i oprettelse af alias-adresser kan findes på distriktets hjemmeside. Vejledning til IIW g-mail og til International Inner Wheels hjemmeside findes på IW Danmarks interne hjemmeside under Vejledninger. Husk at tjekke også denne postkasse jævnligt. IT-konsulent Tove Buskov kan kontaktes vedrørende IT-problemer, manglende passwords mm. på itkonsulent@distritk45.innerwheel.dk. Side 5 af 18

6 VEJLEDNING FOR KASSERER Årskontingentet til distriktet forfalder den 1. juli og betales efter opkrævning fra distriktskassereren senest den 31. august. Kontingentet er kr. 385,00 pr. medlem i IW året I beløbet er bl.a. indeholdt: Kontingent til Cap.fees (3,50 pund) Bidrag til D.I.W.R. og den nationale repræsentant Pr. capita til Inner Wheel landsmødet Bidrag til Rejsefond. Derudover betales for medlemsfortegnelsen. IT-administrationen udgør kr. 200,00 pr. klub. Betaling af Directory og udenlandske publikationer, som klubben måtte have bestilt, opkræves sammen med distrikts-kontingentet. For medlemmer, der optages i tidsrummet 1. juli december 2015, betales fuldt kontingent 385,00 kr. (medlemmer der optages på julemødet betaler fuldt kontingent). For medlemmer, der optages i tidsrummet 1. januar maj 2016 betales halvt kontingent 192,50 kr. For medlemmer, der optages i tidsrummet 1. juni juni 2016 betales kontingent 0 kr. For at undgå at skulle betale kontingent for næste IW år skal udmeldelser være medlemsregistret og distriktskassereren i hænde inden 30. juni 2015 for IW året og inden 30. juni 2016 for IW året Rejsegodtgørelse Distriktet udbetaler rejsegodtgørelse ud fra de udleverede kørselsblanketter til de delegerede ved distriktsmøderne efter følgende regler: Distriktsmødet på Nyborg Strand: Klubben skal tilstræbe, at vælge den billigste rejseform enten 2. kl. togbillet eller 1 bil pr. klub. Kilometerpenge udbetales efter statens mindste takst. Forårsdistriktsmødet: Kilometerpenge efter statens mindste takst - 1 bil pr. klub. Distriktskædeoverrækkelse: Kilometerpenge efter statens mindste takst 1 bil pr. klub. Side 6 af 18

7 Inner Wheel Danmarks Årsindsamling Årsindsamlingen er obligatorisk. Beregningsgrundlaget er antal medlemmer pr. 1. juli 2015 med min. 60 kr. pr. medlem. Beløbet kan hele året men senest den 1. april 2016 sendes til: Rådskasserer Birthe Hartmann, Aarøsundvej 20A, 6100 Haderslev, reg. nr konto nr i Nordea husk klubnavn skrives først! Procedure for årsindsamlingen findes på IW Danmarks interne hjemmeside. Køb af IW effekter IW effekter kan købes ved efterårs- og forårsdistriktsmødet samt ved kædeoverrækkelsen eller bestilles hos distriktskasserer. Se oversigt og priser i bilag 1. Side 7 af 18

8 VEJLEDNING FOR ISO Det er vigtigt, at ISO er synlig både inden for og uden for IW klubben. ISO har fast taletid ved hvert møde. Rapporter Rapporter, der skal sendes til DISO 1. Første rapport om klubbens aktivitet i forbindelse med Inner Wheel dagen den 10. januar. Sendes senest 31. januar Sidste rapport er om venskabsklubber, fadderbørn, velgørenhed samt evt. programmer for hele året. Husk at angive de beløb, jeres klub har bidraget med i det forløbne IW år. Sendes senest 30. juni Skemaerne findes på distriktets hjemmeside. Klubrelaterede opgaver, som ISO kan varetage Fadderskaber: Korrespondance læses op ved møderne. Følg op og undersøg, om klubbens støtte kommer det rigtige sted hen. Følg med i fadderskabsbørnenes opvækst, alder og uddannelse og fortæl herom. Lav en ISO mappe med indholdet fra fadderbørn og tag mappen med til møderne eller informer via mail. Hjælpeprojekter velgørenheds arbejde: ISO kan være med til at oprette hjælpe-/støttegrupper. Markedsføring: Efter landsmødet i oktober, hvor årsskriftet udleveres, er ISO ansvarlig for, at alle medlemmer får et eksemplar. En del af de overskydende eksemplarer placeres på biblioteker og lign. steder. Klubbens kommunikation til det omgivende samfund påhviler også ISO i et samarbejde med klubbestyrelsen. Venskabsklubber i Danmark: Overvej muligheden for venskabsklubber i Danmark og eventuelle fælles udflugter. ISO er medansvarlig for oprettelse og kontakt til venskabsklubber. Internationalt relaterede opgaver Rotary: Deltag aktivt i arbejdet med ungdomsudveksling, GSE besøg, camps, Ryla det er alle projekter, som Rotary arrangerer. Venskabsklubber i udlandet: Side 8 af 18

9 Der kan udveksles breve/mails, hvor begge klubber fortæller om forskellige programmer eller andre oplevelser. Rally: Et nordisk møde, som foregår hvert 3. år. Det åbner mulighed for udveksling af erfaringer samt diverse forskellige kulturelle oplevelser. Afholdes næste gang i Skagen i september Indsamlinger af brugte ting Brugte frimærker indsamles fra 1. januar 2015 af Verdens børn v/maja Nissen, Kaløvej 6, 8420 Rønde. Dåseringe kan sendes/afleveres til Lena Pedersen, Hadstenvej 27,Lerbjerg, 8370 Hadsten (se i øvrigt hjemmesiden for øvrige opsamlingssteder.) Briller kan afleveres til Inge Haas, Hammel IW, se klubbens hjemmeside. Lysestumper afleveres til Danmission og Kirkens Korshær, afleverede IW kilo oplyses. (Lys lavet af stumperne er gode og kan købes samme sted). IWI Inner Wheel Information Redaktionsgruppen modtager skrevne indlæg, f.eks.: Nyheder fra klubben Spændende oplevelser Tanker og meninger om IW Andet Artiklerne skal helst ledsages af billeder i høj opløsning. Billeder skal medsendes i særskilt fil. Indlæggene bedes fremsendt løbende og optages ved næste udgivelse, eller når indlægget passer til et givent tema. Indsend indlæg til DISO. Årsskriftet DISO modtager skrevne indlæg. Indholdet i årsskriftet skal være 1 A4 side pr. distrikt med en spændende fortælling fra distriktet, f.eks. en god historie fra en klub. Siden skal også indeholde 2 3 billeder. Såfremt der skal følge en film med, bedes du også medsende den, så at vi kan gøre den tilgængelig via QR-kode. DISO vælger 1 2 artikler til årsskriftet, der fremendes til redaktionsgruppen. Alle tekster forsynes med en kort tekst på engelsk, således at skriftet også kan bruges uden for Danmark. Artiklerne skal indleveres til DISO inden den 1. juli. DISO skal indlevere til redaktionsgruppen inden den 1. september. Side 9 af 18

10 Ud over artikler til årsskriftet påhviler det også ISO erne at finde annoncører til årsskriftet. Dette arbejde skal ske i tæt samarbejde med distriktets DISO. Annoncering Lokale annoncer: Herunder forstås annoncering inden for distriktet. DISO informeres om igangværende forhandling med potentielle annoncører, med mindre annoncøren er lokalt indenfor klubbens område. Så snart en annonce er tegnet skal oplysninger sendes til redaktionsgruppen på iwredaktoer@gmail.com med cc til DISO. Nationale annoncer: Herunder forstås annoncering uden for distriktet samt stor og større virksomheder, med landsdækkende kundekreds. DISO informeres om igangværende forhandling med potentielle annoncører. DISO erne er ansvarlige for koordinering mellem distrikterne. Så snart en annonce er tegnet, skal oplysninger sendes til redaktionsgruppen på iwredaktoer@gmail.com med cc til DISO. DISO informerer de øvrige distrikter om udfaldet. Side 10 af 18

11 GENEREL INFORMATION Distrikts- og Landsmøder Generelt Regler vedrørende klubbernes fremsættelse af lovforslag til behandling på lands- og distriktsmøder fremgår under Vejledning for præsidenter. Kasserer tilmelder deltagere efter anvisning i indbydelsen og markerer, hvem der ud over præsidenten er delegeret på mødet. Hver klub har 2 delegerede, ved medlemstal over 50 kan tilmeldes 3 delegerede. Der kan anvendes fuldmagt, som afleveres ved registrering ved ankomst til efterårs- og forårsdistriktsmødet. Afstemning ved fuldmagt eller pr. brev er tilladt, se under råds- og distriktslove. Der kræves ikke fuldmagt af en suppleant, der er tilmeldt ved mødets begyndelse. Evt. fuldmagter skal afleveres til distriktskasserer/vicedistriktspræsident før mødets start. Såfremt man som delegeret forlader mødet før dets afslutning, skal der gives besked til vicedistriktspræsidenten af hensyn til afstemningsforløbet. Der findes 2 delegeret mapper i hver klub: Mapperne skal indeholde de sidste to distriktsmødereferater og landsmødereferat, grønne og røde stemmekort, samt indbydelse, dagsorden og bilag til det aktuelle distrikts-/landsmøde. Mappen SKAL bringes ajour til hvert møde. Det er muligt at medbringe dokumenterne på elektronisk medie. Præsidenten bærer sin kæde, og alle deltagere bærer navneskilt. Indsamlinger ved distrikts- og landsmøder er ikke tilladt, hvorimod der kan sælges godkendte effekter mod bestilling af bordplads. Nyborg Strand møderne Ultimo august udsendes indbydelse fra arrangerende klub, tilmeldingsskema, dagsordener, bilag mm. Efterårsdistriktsmødet afholder efterårsdistriktsmøde på Nyborg Strand lørdag den 3. oktober Landsmødet Dansk Inner Wheel råd afholder landsmøde på Nyborg Strand søndag den 4. oktober Forårsdistriktsmødet afholder forårsdistriktsmøder i distriktets klubber på skift. Værtsskaber fremgår af bilag 3. Forårsdistriktsmødet skal afholdes i perioden marts næste gang er det Ikast IW, som inviterer. Mødested og tidspunkt oplyses på Efterårsdistriktsmødet i oktober. Forslag til behandling på mødet skal være distriktsbestyrelsen i hænde senest 1. december Side 11 af 18

12 Instruktionsmøder Distriktsbestyrelsen afholder i starten af april 2016 instruktionsmøder for kommende præsidenter, sekretærer, kasserere, ISO er, webmastere og andre interesserede. Der vil være en generel del for alle deltagere, derefter en specifik del for de enkelte posters arbejdsområder. Der vil blive lagt vægt på at der i forbindelse med undervisningen bliver mulighed for erfaringsudvekslinger. Kædeoverrækkelse i maj / juni Afholdes af vicedistriktspræsidentens klub, dvs. i 2016 af Horsens Vitus Bering Inner Wheel klub. Dato meldes ud så hurtigt som muligt og senest ved efterårsdistriktsmødet. Der inviteres mundtligt ved forårsdistriktsmødet i marts. Invitation udsendes primo april til alle klubber. Arkivering Rådet har vedtaget følgende regler: 1. Ens retningslinjer i hele landet. 2. Vigtigt materiale, som skal gemmes, gerne via indskanning: Alt materiale fra de første 5 år Alt materiale ang. jubilæer Alt materiale fra kædeoverrækkelser Månedsbreve og referater fra generalforsamlingerne inkl. samtlige bilag og regnskab I øvrigt alt det materiale, som klubben må anse som relevant. Valg Klubben opfordres til at få ryddet op og sorteret sit arkivmateriale, det foreslås at der bruges en klubaften, så alle tager ansvar og hjælpes ad. Papirmateriale indskannes, nyere og fremtidigt gemmes som almindelige filer. Alt lægges på et usb-stik, som sikkerhedskopieres og følger den altid siddende præsident og sekretær. Det kan overvejes, om et lokalarkiv kan have interesse i noget af papirmaterialet, ellers bortskaffes det bedst muligt. Generelt henvises til Inner Wheels love og Constitution på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Distriktsbestyrelsen Distriktets har udarbejdet en liste over de klubber, som primært skal finde en vicedistriktspræsident for det følgende IW-år (er vedlagt som bilag 2). Denne liste kan til enhver tid afviges, hvis andre klubber i distriktet har en kandidat, de ønsker opstillet, eller såfremt et Inner Wheel medlem selv henvender sig og giver udtryk for ønske om opstilling. Side 12 af 18

13 Det ville være ønskeligt, hvis man er ude i god tid, måske inden 1. september, så eventuelle kandidater kan præsentere sig på efterårsdistriktsmødet i oktober på Nyborg Strand. Det ville gøre det lettere for klubberne, når de skal afgive deres stemme. Forslag til nye distriktsbestyrelsesmedlemmer indsendes til distriktsbestyrelsen senest den 15. december. Ved flere kandidatemner finder valg sted i foråret. Er der kun ét emne, vælges vedkommende på Forårsdistriktsmødet. Klubbestyrelsen Valg skal finde sted inden den 1. marts. Dansk Inner Wheel råd Dansk IW Råd udgøres af National Repræsentanten, past national repræsentanten, rådskassereren, fungerende distrikters pastdistriktspræsidenter og distriktspræsidenter samt vice national repræsentanten (hvert andet år). Rådet udpeger selv øvrige medlemmer (rådssekretær, lovrådgiver). Inner Wheel Danmarks Årsindsamling Valg af projekt for årsindsamling Forslag til projekter kan indsendes af klubberne til distriktspræsidenten senest 1. december sammen med begrundelse, baggrundsinformation samt webadresse, dersom en sådan forefindes. Distriktspræsidenten videresender hurtigst muligt til rådssekretæren ved brug af skabelon (vedtaget på Rådsmøde nr. 144). På rådsmødet i januar stemmer rådet om, hvilke 3 projekter, der skal sendes til afstemning i klubberne. Stemmeseddel udsendes til alle landets klubber. Resultatet foreligger først efter alle Forårsdistriktsmøder er afholdt og offentliggøres herefter på hjemmesiden og i IW Nyt. Se proceduren på hjemmesiden. På Landsmødet i 2004 besluttedes det at gøre bidrag til årsindsamlingen obligatorisk og beløbsstørrelsen fastsættes hvert år på Landsmødet. Bidragets størrelse er på Landsmødet i 2011 vedtaget at være minimum 60 kr. pr. medlem. Det er kassererens opgave at indsende beløbet til rådskassereren. Der udsendes ikke opkrævning på beløbet. Vedrørende betaling se Vejledning for kasserer. Prisliste IW effekter Prisliste for emblemer, lovbøger, m.v. (er vedlagt som bilag 1). Findes på Inner Wheel Danmarks hjemmeside under showroom. Inner Wheel Information Udsendes elektronisk 5-6 gange årligt. Én gang årligt udkommer desuden et Inner Wheel Årsskrift, som udleveres på Nyborg Strand i forbindelse med Landsmødet. Se nærmere herom under Vejledning for ISO. Side 13 af 18

14 Lukning/opløsning af klub Charterbrev sendes til distriktssekretæren. Præsidentkæde, bestyrelsesprotokol og andre officielle papirer samt bannere (der ikke er returneret til givere), skal sendes til distriktssekretæren. Sammenlægning af klubber Se under Lovstof på IW-DK s hjemmeside. Vedr. præsidentkæde aftal nærmere med National Repræsentanten. Convention Lovændringsforslag og ændringsforslag til lovændringsforslag oversættes og fremsendes til klubberne tillige med afkrydsnings-skema vedr. stemmeafgivning. Forslagene vil blive gennemgået på Efterårsdistriktsmødet. Klubbens evt. stemmeønsker skal fremsendes til Proxy Vote Holder i god tid før Convention (deadline vil blive opgivet). Vigtige datoer Vigtige datoer - er ikke udtømmende og kan ændre sig fra år til år: Hele året Artikler til IWI sendes løbende til DISO. Juli/august Mailadresser / aliasadresser på bestyrelsen oprettes. Desuden etableres adgang til den internationale postkasse. Indbetaling af årskontingent til distriktskasserer. September 11. september 2015 golfmatch arrangeret af Brande IW. Ændringsforslag til dagsorden til forårsdistriktsmødet frist fremgår af indbydelsen. Overvej emner til ledige poster i distriktsbestyrelsen. Oktober 3. oktober Efterårsdistriktsmøde 4. oktober Landsmøde November/december Deadline d. 1. december ang.: Indsigelse til Efterårsdistriktsmødets referat. Forslag til Forårsdistriktsmødets dagsorden. Forslag til besættelse af ledige poster i distriktsbestyrelsen. Emneforslag til Årsindsamlingen. Januar Rapport til DISO om 10. januar aktivitet (IW fødselsdag) til DISO senest 31. januar. Februar Deadline 1. marts Formular 2 vedr. ny klubbestyrelse. Formular 5 vedr. bestilling af udenlandske publikationer. Ændringsforslag til dagsorden til forårsdistriktsmødet frist fremgår af indbydelsen. Marts 12. marts 2016 Forårsdistriktsmøde i Ikast. Anden runde på afstemning om emne til årsindsamlingen afleveres på Side 14 af 18

15 April Maj/juni Juni forårsdistriktsmødet. Deadline er 31. marts for at returnere stemmesedler til poster i IIW til England (materialet modtages direkte fra England). 9. april Instruktionsmøde primært for kommende klubbestyrelsesmedlemmer. Deadline 1. maj for Evt. indsigelse til referatet af forårsdistriktsmødet. Forslag til behandling på efterårsdistriktsmødet. Forslag til behandling på landsmødet. Distriktskædeoverrækkelse for alle. Opdatering af medlemsregistret til brug for den nye medlemsbog senest 30. maj. ISO indsender rapport er om venskabsklubber, fadderbørn, velgørenhed samt evt. programmer for hele året senest 30. juni. Revideret marts 2015 af bestyrelsen for distrikt 45 og godkendt i Rådets aprilmøde. Bilag 1: Prisliste for emblemer, lovbøger m.v. Bilag 2: Turnusordning for valg til distriktspræsident Bilag3: Værtskaber ved Forårsdistriktsmøder og Kædeoverrækkelse/instruktionsmøder Side 15 af 18

16 Bilag 1 Inner Wheel Danmark Prisliste inkl. Moms: Artikel Pris Medlemsfortegnelse 28,00 Optagelsesformular 8, mm IW emblem med magnet 55, mm emblem med klemmeluk (pin) 55, M 14 mm emblem med magnet* 55, mm emblem med brochenål 55, mm emblem med vedhæng l 55, IW hjerte m/brochenål 45, IW nøglering 65, IW klistermærke 10,00 Directory (D-48) 6,50 Det engelske Association Magazine (D-46) 8,00 Det tyske I.W.Rundshau (D-47) EUR. 7,00 Inner Wheel Nytt, Norge (D-44) NOK 100,00 Inner Wheel Nytt, Sverige (D-45) SEK 80,00 Alle blade + transferafgift. Betales efter opkrævning fra Distriktskassereren. Artikel Æresbevis 35,00 Pris Bestilles hos Distrikt 44 s distriktskasserer på mail d-kasserer@distrikt45.innerwheel.dk. Alle priser er incl. moms. Hos Jydsk Emblem Fabrik A/S, Sofienlystvej 9, 8340 Malling, Tlf.nr bestilles andre IW nåle. Se kataloget på Priserne er her excl. moms og ekspeditionsgebyr. Der tages forbehold for prisstigninger. * Husk at referere til specialaftalepris ved bestilling. Side 16 af 18

17 Bilag 2 Gruppeinddeling vedr. valg af vicedistriktspræsident i distrikt 45 I IW året påhviler det gruppe 3 at finde kandidat til vicedistriktspræsident, der kan indtræde i distriktsbestyrelsen pr. 1. juli 2016 og tiltræde som præsident for IW året Kandidatemner oplyses til distriktspræsidenten så hurtigt som muligt - gerne således de kan præsenteres på Efterårsdistriktsmødet på Nyborg Strand dog senest pr. 15. december. Ved flere kandidatemner finder valg sted i foråret. Er der kun ét emne, vælges vedkommende på Forårsdistriktsmødet. Gruppe Klub Præsident år 1 Herning, Ikast, Lemvig Aarhus Vestre, Horsens, Horsens Vitus Bering, Skanderborg Holstebro, Holstebro Vestre, Struer, Vinderup Esbjerg, Varde, Brørup-Holsted Brædstrup Ry, Hammel, Samsø, Silkeborg Brande, Give, Grindsted, Ringkjøbing Side 17 af 18

18 Bilag 3. Værtskaber ved Forårsdistriktsmøder og Kædeoverrækkelse/instruktionsmøder distrikt 45 Forårsdistriktsmøder Kædeoverrækkelse/instruktion Værtsår Værtsklub Værtsår Værtsklub 2016 Ikast 2013 Brædstrup-Ry 2017 Brørup-Holsted 2014 Give 2018 Brædstrup-Ry 2015 Herning 2019 Horsens 2016 Horsens Vitus Bering 2020 Aarhus Vestre 2021 Grindsted 2022 Silkeborg 2023 Holstebro Vestre 2024 Varde 2025 Samsø 2026 Struer 2027 Brande 2028 Hammel 2029 Vinderup 2030 Horsens Vitus Bering 2031 Esbjerg 2032 Give 2033 Herning 2034 Holstebro 2035 Ringkjøbing 2036 Skanderborg 2037 Lemvig Side 18 af 18