DANMARK Distrikt 47 KLUBBERNES HUSKELISTER 2018/2019 PRÆSIDENT - SEKRETÆR - KASSERER ISO - WEBMASTER

Transkript

1 INNER WHEEL DANMARK Distrikt 47 KLUBBERNES HUSKELISTER 2018/2019 PRÆSIDENT - SEKRETÆR - KASSERER ISO - WEBMASTER Præsidenten er ansvarlig for, at disse huskelister overholdes og at alt ekspederes i rette tid. Dette materiale er i forbindelse med instruktionsmødet den 10. juni 2018 udsendt på mail til kommende præsidenter, som videresender dem til den kommende bestyrelse. De enkelte deltagere i instruktionsmødet medbringer et eksemplar. Huskelisterne er supplerende vejledning. Læs omhyggeligt Constitution, Love og Håndbog vedr. bestyrelsens poster. Indholdsfortegnelse Distriktsbestyrelsen, IT konsulent & webmaster... 2 Headquarters, Nationalbestyrelsen, landswebmaster, medlemsregistrator og IWI... 2 Generelt... 4 Vejledning for præsidenten... 6 Vejledning for sekretæren... 8 Vejledning for kassereren Vejledning for ISO (International Service Organizer) Vejledning for webmasteren... 15

2 Distriktsbestyrelsen, IT konsulent & webmaster Distriktspræsident: Pastdistriktspræsident: Vicedistriktspræsident: Distriktssekretær: Distriktskasserer: Danske Bank: Reg Konto DISO: IT konsulent & webmaster: Susanne Markersen, Hillerød IW Falkevej Hillerød Tlf susanne@markersen.dk Heidi Liljedahl, Hillerød IW Lyngbakken 3, Alsønderup 3400 Hillerød Tlf / liljedahl@mail.dk Lillian Ryelund, Søllerød IW Kongevejen 337A. st.tv Holte Tlf lillian@ryelund.com Ulla Espersen, Hillerød IW Ved Stengærdet Hillerød Tlf / esper@webspeed.dk Anne-Lise Heidelberg, Frederiksberg IW Risingevej Vallensbæk Strand Tlf / alh@heidelbergit.dk Birgit Baltzer, Taastrup IW Fredensvej Taastrup Tlf birgit@baltzer.nu Hanne Hedegaard Barington, Hillerød C4 IW Birkegårdsvej Helsinge Tlf / hanne.barington@mail.dk

3 Headquarters, Nationalbestyrelsen, landswebmaster, medlemsregistrator og IWI Headquarters National Repræsentant Past National Repræsentant National Sekretær: National Kasserer: Landswebmaster: Medlemsregistrator: Ansvarshavende redaktør IWI: Landsmødekoordinator: International Inner Wheel, Suite 2.3 MyBuro 20 Market Street, Altricham, Cheshire, WA14 1PF, United Kingdom Tlf.: Fax: admin@innerwheel.com Administrator: Elaine Hathaway Birgitte Müthel, Slagelse-Antvorskov IW Birkevænget Idestrup Tlf: nat.rep.iw@gmail.com Lena Pedersen, Randers Østre IW Råkildevej Støvring Tlf.: lenapedersen27@gmail.com Maja-Lene Mogensen, Slagelse-Antvorskov IW Grønlandsvej 9L 4200 Slagelse Tlf Maja-lene@hotmail.com Birthe Hartmann, Haderslev IW Aarøsundvej 20A 6100 Haderslev Tlf: / birthehartmann@gmail.com Charlotte de Neergaard, Brønderslev IW Vindumgaardsvej Bjerringbro Tlf / mail@vindumovergaard.dk Tove Galmstrup Christensen, Hadsten IW Engvej 2, 8370 Hadsten Tlf.: / lexus@post12.tele.dk Lena Pedersen, Randers Østre IW Råkildevej Støvring Tlf.: IWredaktoer@gmail.com Lis Cathrine Poulsen, Taastrup IW Jens Otto Krags Gade 7, 7, København S. Tlf / lispoulsen@post.tele.dk

4 Generelt HUSK at skrive dato, årstal, sideantal og initialer på alt. Det letter arbejdet. HUSK på alle indbetalinger at anføre klubbens navn og hvad der betales for. Formularer ligger på Inner Wheel Danmarks hjemmeside Alle medlemmer har fået udleveret et password, som skal bruges til medlemslogin. Nationalbestyrelsen: Forslag til nationalbestyrelsen skal sendes til distriktspræsidenten, så det kan være nationalbestyrelsen i hænde senest 5 uger før et nationalbestyrelsesmøde. Oversigt over nationalbestyrelsesmøder findes på Inner Wheel Danmarks hjemmeside Nyborg Strand møder: Distrikts- og landsmøde afholdes på Hotel Nyborg Strand den oktober Delegeret mapper medbringes til såvel distrikts- som landsmøde med følgende indhold: Referat af de 2 sidste distriktsmøder Dagsorden for distriktsmødet den 7. oktober 2018 med bilag Referat af landsmødet 2016 Dagsorden for landsmødet den 6. oktober 2018 med bilag Røde og grønne stemmekort, indbydelse samt relevante bilag Præsidentens mappe skal yderligere indeholde sidste Board Minutes samt andre relevante papirer. HUSK: Ajourføring efter hvert møde. 2. Tilmelding og værelsesbestilling Tilmeldingsblanketten udfyldes omhyggeligt med samtlige deltagere pr. klub. Markér tydeligt: Klubdelegerede, deres suppleanter samt eventuelle gæster. 1 eksemplar tilsendes landsmødekoordinator Lis Cathrine Poulsen. 1 eksemplar medbringes til Nyborg Strand 3. Rejsegodtgørelse Ved kørsel i bil refunderes pr. kørt km efter statens laveste takst (2018 kr. 1,94) fra bopæl til Nyborg Strand plus weekend broafgift eller togbillet på 2. klasse. En bil pr. klub, så meget gerne samkørsel. 4. Suppleant, tilmeldt før mødet Der skal ikke afleveres fuldmagt. 5. Suppleant, ikke tilmeldt før mødet Skriftlig fuldmagt, underskrevet af klubbens præsident og sekretær, 1 stk. til distriktsmødet og 1 stk. til landsmødet. Afleveres til distriktspræsidenten. 6. Lovændringsforslag sendes til distriktssekretæren inden den 1. maj. Udformning af ændringsforslag: Læs Constitution, Love og Håndbog. Forslag, der vil få økonomisk konsekvens, underbygges med tal. 7. Forslag til dagsorden på landsmødet skal sendes til distriktspræsidenten, således at det kan være nationalbestyrelseni hænde senest 5 uger før et rådsmøde. Referatet fra distriktsmødet betragtes som godkendt, såfremt skriftlig indsigelse ikke er distriktssekretæren i hænde senest 30. november Forårsdistriktsmøde: Virum afholder forårsdistriktsmøde den 10. marts Sted informeres senere. Forslag til dagsorden sendes til distriktssekretæren senest den 1. december samtidig med forslag til nye medlemmer til distriktsbestyrelsen. Få indflydelse - kom med forslag! Tilmeldingsliste, program og dagsorden modtages fra Distrikt 47 ultimo januar På forårsdistriktsmødet inviterer vicedistriktspræsidentens klub til distriktskædeoverrækkelse. Program og tilmeldingsliste modtages enten på mødet eller udsendes separat. Referatet fra forårsdistriktsmødet skal være klubberne i hænde senest den 1.april, og betragtes som godkendt, såfremt skriftlig indsigelse ikke er distriktssekretæren i hænde senest den 1. maj.

5 Distriktskædeoverrækkelse og instruktionsmøder: Afholdes i 1. halvdel af juni Huskelister udsendes på mail til kommende præsidenter, som videresender dem til den kommende bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmerne SKAL medbringe dem til instruktionsmødet i juni. Desuden vil de ligge på distriktets hjemmeside. IWI: Udkommer elektronisk 6-8 gange om året, og i oktober udkommer et årsskrift. Materiale sendes til ansvarshavende redaktør Lena Pedersen, IWredaktoer@gmail.com Årsindsamlingen: Klubberne fra det distrikt, der afholder Landsmødet på Nyborg Strand, skal inden 1. december indsende forslag, godt underbygget, til Distriktspræsidenten med en web-adresse. Se proceduren på hjemmesiden. Det distrikt, der afholder Landsmødet på Nyborg Strand, afgør resultatet af hvem der skal have Årsindsamlingen. Resultatet kommer på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Årsindsamlingen er obligatorisk, - beregningsgrundlaget er antal medlemmer pr. 1. juli 2018 med det obligatoriske beløb på kr. 60,- pr. medlem pt. Det samlede beløb faktureres til klubberne fra distriktskassereren sammen med opkrævning af kontingentet i juli / august. Ekstra beløb til årsindsamlingen kan hele året sendes til rådskasserer Birthe Hartmann, Aarøsundsvej 20A, 6100 Haderslev eller indsættes på på nationalbestyrelsens årsindsamlingskonto: Nordea Bank reg. nr. 1726, konto nr HUSK KLUBNAVN Bemærk, at beløb modtaget efter den 30. juni går til næste års indsamling. Internationalt hjælpeprojekt: Det internationale projekt bærer overskriften Helping children around the World now Der er ikke tale om en samlet indsats, idet hver klub/land selv kan vælge et projekt til støtte for børn. På Inner Wheel Internationals hjemmeside er lagt logo ind, der kan downloades og bruges ved udsendelse af mail/breve m.m. Valg: 1. IIWs bestyrelse: Valgpapirer modtages direkte fra Headquarters i løbet af november/december Den udfyldte stemmeseddel skal være HQ i hænde senest 31. marts Læs Constitution, Love og Håndbog. 2. Board Directors: Valgpapirer modtages sammen med ovennævnte - afkrydses og returneres som ovenfor senest 31. marts Distriktsbestyrelse: Forslag indkaldes på efterårsdistriktsmødet. Kvalifikationer: Se Constitution, Love og Håndbog for distrikt. Det henstilles til klubberne at opfordre egnede medlemmer i egen klub - selvfølgelig med den opstilledes accept. Sendes til distriktssekretæren inden den 1.december. 4. Klubbestyrelse: Valg skal finde sted inden 1. marts Se Constitution, Love og Håndbog for klubber. Retningslinjer for arkivering af klubbernes materiale: Vigtigt materiale, som skal gemmes, gerne via scanning: Alt materiale fra de første 5 år Alt materiale ang. jubilæer Alt materiale fra kædeoverrækkelser Månedsbreve fra generalforsamlingerne inkl. samtlige bilag og regnskab I øvrigt alt det materiale, som klubberne må anse for relevant.

6 Vejledning for præsidenten Præsidenten skal lede klub- og bestyrelsesmøder og er ansvarlig for, at forslag og ønsker, der vedrører klubben, behandles på både bestyrelses- og klubmøde. Det er vigtigt at huske at høre klubmedlemmernes holdning til de forslag og valg, der kommer i årets løb. Præsidenten orienterer om alt, hvad der foregår inden for Inner Wheel i såvel bestyrelse som klubregi. Forslag herunder ændringsforslag, der skal videresendes til distriktsbestyrelsen, skal være vedtaget i klubben. Bestyrelsen alene eller enkeltpersoner kan ikke indsende forslag. Klubbestyrelsen bør seriøst overveje, om der er medlemmer i egen klub, der har lyst til at deltage i distriktsbestyrelsesarbejdet. Forslag til posterne i distriktsbestyrelsen er meget velkomne. Der udsendes hvert år forespørgsel til klubberne hjælp distriktsbestyrelsen med at finde egnede kandidater. Underret distriktsbestyrelsen om charterfester, jubilæer, Intercitymøder og Rågeleje træf, samt andet der kunne formodes at have interesse udover ens egen klub. Opfordre medlemmerne om at besøge andre klubber, og dermed være med til at skab et endnu større sammenhold og fællesskab. Præsidenten bør også overveje, hvad netop hendes klub kan gøre for at fremme samkvemmet og samarbejdet mellem klubberne i distriktet og tage initiativ til fælles aktiviteter. Regler for fremsættelse af forslag 1. Officielt brevpapir benyttes 2. Forslag stiles til nationalbestyrelsen 3. Nuværende formulering af anføres 4. Ny formulering skrives 5. Der gøres opmærksom på, hvilke andre punkter og, der evt. berøres af ændringer 6. Motivering 7. Underskrives af præsident og sekretær. Læs side 11 i Constitution 2012/15, Love og Håndbog Publikationer må ikke udsendes uden distriktsbestyrelsens tilladelse. Intercitymøde: Bedste tidspunkt er den sidste uge i en måned der er der ingen af klubberne, der afholder klubmøde. Kontakt distriktspræsidenten inden mødet tilrettelægges, dette er kun et spørgsmål om koordinering. Distriktsbestyrelsen ønsker, at klubberne inviterer til møder og aktiviteter på tværs af klubberne. Extension Organizer: Vi vil gerne have flere medlemmer, så følg op hele året. Giv evt. et af bestyrelsesmedlemmerne dette arbejde. Kontakt eventuelt Rotary for mulighed om samarbejde med en af de lokale Rotary klubber. Samarbejd med distriktets Extension Organizer (Pastdistriktspræsident Ann Madsen) om nye ideer og initiativer, der kan forøge og forynge vores medlemstal. Klubbens programmer sendes til IT-Konsulent Hanne Hedegaard Barington på mail: hanne.barington@mail.dk 4 gange i IW året 2018/2019 ifølge nedenstående deadlines (HUSK at påføre mødedatoer). Sendes senest med programmer for 1. september oktober, november og december 1. december januar, februar og marts 15. januar april, maj og juni 15. juni august og september

7 Bemærk at programmer som indsendes 15. juni 2019 vedrører det nye IW års møder i august og september. Programmerne sendes til klubpræsidenterne og lægges på distriktets hjemmeside, hvorfra klubben selv sørger for at hente dem. Bemærk: Præsidentkæden forsikres under ens egen indboforsikring efter aftale med forsikringsselskabet. Revideret af IT-Konsulent Hanne Hedegaard Barington, 03. juli 2018

8 Vejledning for sekretæren Månedsbreve På Inner Wheel Danmarks hjemmeside findes vejledninger i bl.a. upload af månedsbreve, brug af medlemsregistret, mødekalender osv. Adgang til Inner Wheels hjemmesider Alle medlemmer har fået udleveret et brugernavn, og kodeordet er efternavnet med stort bogstav. Det enkelte medlem retter selv sine personlige oplysninger, kodeord osv. ved at gå til den interne hjemmeside via medlemslogin og fortsætte til medlemsregistret. Rettelser kan udføres året rundt. Søg evt. hjælp hos IT-konsulenten eller distriktssekretæren. Udarbejdelse af månedsbreve Månedsbreve udarbejdes af sekretæren og skal godkendes af præsidenten, og begge er ansvarlige for månedsbrevenes indhold. Månedsbreve skal skrives i skriftstørrelse 11 eller 12 og må, inden for de givne rammer, opstilles som klubben ønsker det. Har klubben sommerlukning i juli, får august månedsbrevet nr. 1+2, september nr. 3 osv. Gemmes som _mb01-02.docx osv. Distribution og upload Det er klubbernes ansvar, at månedsbrevene bliver gemt! Månedsbreve distribueres til klubbens medlemmer og uploades til IWs database iflg. særskilt vejledning og er samtidig arkiv for månedsbreve. 3 min. og andre indlæg skal tilføjes i selve månedsbrevet, fordi det ikke kan vedhæftes, når det uploades. Udsendelse / upload skal ske hurtigst muligt (senest 6-8 dage) efter klubmødet. Nationalrpræsidenten trækker selv månedsbrevene ud fra hjemmesiden. Indhold Månedsbreve, som lægges på Internettet, må ikke indeholde personfølsomme oplysninger om f.eks. folks sygdomme, behandling m.v. Det er en skønssag i hvert enkelt tilfælde, men vær meget opmærksom på dette. Hvis der i månedsbrevene er nævnt adresser, fulde navn, flytning etc. uden tilladelse fra den pågældende, er det sekretærens / præsidentens fulde ansvar. Medlemmers indmeldelser, udmeldelser og dødsfald skal skrives sidst i månedsbrevet. Her nævnes også hvilke klubmedlemmer, der har besøgt andre klubber med angivelse af hvilken klub, de har besøgt. Månedsbreve må ikke indeholde meddelelser om Hvem klubben vil stemme på ved afstemninger, f.eks. til distriktsbestyrelsen, til Vice Nationalpræsident og til poster i International Inner Wheel Hvilket projekt, der får klubbens stemme ifm. stemmeafgivning til Årsindsamlingen Distriktspræsidentens egoforedrag og Inner Wheel orientering Medlemmers egoforedrag refereres heller ikke Scannede artikler og lign. fra ugeblade, aviser og tidsskrifter samt dagens digt må kun gengives, hvis der er indhentet tilladelse fra journalisten / avisen / bladet, da det ifølge loven om ophavsret er forbudt og kan medføre alvorlige økonomiske konsekvenser for klubben i form af erstatningskrav. Sekretæren og præsidenten tager ansvar for at det overholdes. Hvis forfatteren er død for mere end 70 år siden, må det gerne gengives. (Man bør hellere spørge om tilladelse en gang for meget end en gang for lidt). Foredragsholdere skal altid spørges, om man må referere deres indlæg, da man ellers risikerer at tage brødet ud af munden på dem ved at referere foredrag, de skal holde mange steder. Det samme gælder for steder, man besøger. Spørg om lov til at referere og beskrive.

9 Formularer - Læs dem grundigt og overhold indsendelsesfristen! Formularerne ligger på den interne hjemmeside via medlemslogin. Ved at benytte formularerne bliver de automatisk videresendt til hhv. medlemsregistrator, distriktskasserer og distriktssekretær. HUSK: hvis man vil have kopi til eget brugt, så print ud før der trykkes send. Formular 2, Distrikt 47: Registrering af kommende bestyrelse: Denne formular skal indsendes umiddelbart efter klubbernes valgmøde i februar, og senest den 1. marts. Samtidig sendes informationer til distriktssekretæren (klub, navn, adresse, telefon, mailadresse) om kommende sekretær, hvorefter hun indberetter til IIWs database. Valgpapirer, som skal være Headquarters i hænde senest den 31. marts 2019 I november/december modtager klubsekretæren valgpapirer med kandidater til Executive Committee og til Board Directors 2019/2020. Klubbens valg afkrydses på den originale stemmeseddel. Vær opmærksom på, at der til board directors afkrydses 16 kandidater. Rådsreferater findes på Inner Wheel Danmarks hjemmeside under medlemslogin. Æresmedlem Oplysninger fremsendes via mail til Inner Wheel Danmarks medlemsregister. Annoncer i IWI Kontakt DISO. Lukning af klub Præsidentkæden og charterbrev sendes til distriktssekretæren. Bannere returneres til klubgiverne. Revideret af IT-Konsulent Hanne Hedegaard Barington, 3. juli 2018

10 Vejledning for kassereren Medlemskontingentet forfalder til betaling 1. juli og betales senest den 31. august. Regning fremsendes først i august af distriktskassereren. Distriktskontingent Medlemmer Beløb Hele året Registreret pr. 30. juni 540,00 kr. andet ½ år optaget efter 1. januar 270,00 kr. Medlemmer som ikke er meldt ud inden 30.juni SKAL betale kontingent for kommende IW-år, der betales videre til IIW. Når indmeldelse af nyt medlem er foretaget, indbetales kontingentet umiddelbart herefter til nedennævnte konto med angivelse af navn på det nye medlem. Ved flere indmeldelser samtidig, sendes en mail hvori der angives for hvem, der er afsendt kontingent. Husk også at opgive klubnavn. Der betales ikke kontingent for medlemmer optaget i juni måned. Distriktskassereren kan vælge at udsende en faktura. Betaling til distriktskassereren på følgende konto nr.: Danske Bank konto: Inner Wheel Distrikt 47, Anne-Lise Heidelberg, Frederiksberg IW (møde- Følgende er dækket af fakturaen: 1. Distriktskontingent Nationalbestyrelsen og IW Nyt, capitation fee (International IW) og pr. capita afgift) samt kr til årsindsamlingen. 2. Medlemsbøger: Kommer direkte fra bogtrykker i uge IT-administration: kr. 200 pr. klub Transport / kørsel til Nyborg Strand, se side 4 Kassereren er ansvarlig for ind- og udmeldelser, overflytning til anden klub og dødsfald via formularer (se Anmeldelserne er vigtige fordi, ved: optagelse kommer det nye medlem i medlemsregistret og modtager IWI Nyt. udmeldelse slettes medlemmet af medlemsregistret, da klubben hæfter for kontingent, indtil udmeldelse er modtaget. overflytning registreres medlemmet under rette klub og distrikt. adresseændring kan/skal foretages af medlemmet i medlemsregistret. Vigtigt, hvis man vil modtage IWI Nyt. Beslut i klubben, hvem der står for ændringer for medlemmer uden internet. Deadline for at få oplysninger i medlemsbog er ca. 25. maj. dødsfald slettes medlemmet som ved udmeldelse, og fordi distriktet vil ære hendes minde ved førstkommende distriktsmøde. Årsindsamlingen: HUSK årsindsamlingen er obligatorisk og opkræves sammen med kontingentet. Ønsker klubben at indbetale ekstra, skal dette ske på en særskilt konto til nationalkassereren (ikke til distriktskassereren), se side 5. Formularer - Læs dem grundigt og overhold indsendelsesfristen! Formularerne ligger på den interne hjemmeside via medlemslogin. Ved at benytte formularerne bliver de automatisk videresendt til hhv. medlemsregistrator, distriktskasserer og distriktssekretær. HUSK: hvis man vil have kopi til eget brugt, så print ud før der trykkes send. Formular 3: Udmeldelse, overflytning, dødsfald Indsendes snarest muligt efter et medlems udmeldelse, overflytning eller dødsfald. Send via hjemmesiden eller pr. mail til medlemsregistrator og distriktskasserer.

11 Formular 4: Indmeldelse af nyt medlem Indsendes snarest muligt efter en medlemsoptagelse. Send via hjemmesiden eller pr. mail til medlemsregistrator og distriktskasserer. HUSK straks efter optagelse at betale kontingent til distriktskassereren Formular 5: Bestilling af udenlandske publikationer og Directory Hver klub bestiller selv publikationer og directory Adressen oplyses på Internettet Directories: Det engelske Association Magazine Det tyske I.W.Rundschau Inner Wheel Nytt, Norge Inner Wheel Nytt, Sverige Constitution and Handbook (engelsk version af lovene) Hos distriktskassereren bestilles Kr. Lovbog hentes på nettet IW folder hentes på nettet Medlemsfortegnelse/medlemsbog ca. 30,- Optagelsesformular 10,- Så længe lager haves kan nedenstående købes: mm rejsenål med tie-tex 55,- 411M med magnet 55,- 428 nøgleringe 80,- Æresbevis bestilles hos: 55,- Distriktskasserer i Distrikt 44 d-kasserer@distrikt44.innerwheel.dk Alle priser er inkl. moms. Andre IW nåle bestilles hos Jydsk Emblem Fabrik A/S, Sofienlystvej 9, 8340 Malling, tlf , se kataloget på Mail: info@jef.dk Priserne er excl. forsendelse. Der tages forbehold for prisstigninger Revideret af distriktskasserer Lillian Ryelund, 9. marts 2017

12 Vejledning for ISO (International Service Organizer) Det er vigtigt, at ISO er synlig både inden for og uden for IW klubben. ISO har fast taletid ved hvert møde. IWI og Årsskriftet: Hver klub indsender 2-3 indlæg årligt IWI DISO modtager skrevne indlæg, f.eks.: Nyheder fra klubben - Spændende oplevelser -Tanker og meninger om IW og andet Artiklerne kan ledsages af billeder i høj opløsning. Billederne skal medsendes i særskilt fil (i jpg format.) Nekrologer optages ikke i IWI eller Årsskriftet. Indlæggene bedes fremsendt løbende. Indsend indlæg til: birgit@baltzer.nu Deadline: Der er ikke længere fast deadline. Så snart et indlæg er modtaget, bliver det redigeret og afleveret til redaktionen. Det bliver herefter optaget i IWI ved først givne lejlighed. Årsskriftet DISO modtager skrevne indlæg. Indholdet i årsskriftet skal være mindst 2 A4 side pr. distrikt med en spændende fortælling fra distriktet, f.eks. en god historie fra en klub. Siden skal også indeholde 2-3 billeder. DISO vælger artiklerne til årsskriftet, der fremsendes til redaktionsgruppen. Redaktionen forsyner alle tekster med en kort tekst på engelsk, således at årsskriftet også kan bruges udenfor Danmark. Artiklerne skal indleveres til DISO senest den 30. juni. Udover artikler til årsskriftet påhviler det også ISO erne at finde annoncører til årsskriftet. Dette kan ske i tæt samarbejde med distriktets DISO. Annoncering: Udover artikler til årsskriftet påhviler det også ISO erne at finde annoncører til årsskriftet. Dette kan ske i tæt samarbejde med distriktets DISO. Nationale annoncer, hermed menes annoncer, hvor annoncørerne er store og større virksomheder med landsdækkende kundekreds. DISO informeres om igangværende forhandling med potentielle annoncører. DISO er ansvarlig for koordinering mellem distrikterne. Så snart en annonce er tegnet, skal oplysninger sendes til redaktionsgruppen på mail IWredaktoer@gmail.com med cc til DISO. DISO informerer de øvrige distrikter om udfaldet. Rapporter der skal sendes til DISO: Første rapport om klubbens aktivitet i forbindelse med Inner Wheel dagen den 10. januar. Indsendes senest den 31. januar Sidste rapport om venskabsklubber, fadderbørn, velgørenhed samt evt. programmer for hele året. Husk at angive de beløb, jeres klub har bidraget med i det forløbne Inner Wheel år. Indsendes senest den 30. juni Skemaerne findes på distriktets hjemmeside.

13 Klubrelaterede opgaver som ISO skal varetage: Støtteprojekter Generelt bør støtteprojekter, hvortil klubben har givet penge, følges op med jævne mellemrum. Fadderskaber: Korrespondance læses op ved møderne. Følg op og undersøg, om klubbens støtte kommer det rigtige sted hen. Følg med i fadderskabsbørnenes opvækst, alder og uddannelse og fortæl herom. Lav en ISO mappe med indholdet fra fadderbørn og tag mappen med til møderne. Informer via mail og klubbens hjemmeside. Hjælpeprojekter velgørenhedsarbejde: ISO kan være med til at oprette hjælpe-/støttegrupper. Markedsføring: Har klubben et PR-udvalg, er ISO født formand for dette. Efter Landsmødet i oktober, hvor Årsskriftet udleveres, er ISO ansvarlig for, at alle medlemmer får et eksemplar. En del af de overskydende eksemplarer gives til gæster og foredragsholdere, eller placeres fx på biblioteker, lægeklinikker, o. lign. steder. Klubbens kommunikation til det lokale aviser og det omgivende samfund påhviler ligeledes ISO. Intercitymøder fællesmøder: Kontakt andre kvindeklubber. Kontakt andre Inner Wheel klubber og Rotary klubber og hold fællesmøder. Større møder giver en mulighed for gode foredragsholdere. Byg en tradition op om fællesmøder i jeres område. Kontakt: Hold eventuelt kontakt til udmeldte Inner Wheel medlemmer. Hold kontakt med andre ISO ere. Send en julehilsen. Det er meget nemmere at lave et Intercitymøde eller andet arrangement, hvis vi kender vores naboklubber. Venskabsklubber i Danmark: Overvej muligheden for venskabsklubber i Danmark og eventuelle fælles udflugter. ISO er medansvarlig for oprettelse og kontakt til venskabsklubber Rotary: Deltag aktivt i arbejdet med ungdomsudveksling, GSE besøg, camps, Ryla det er alle projekter, som Rotary arrangerer. Internationalt relaterede opgaver: Venskabsklubber i udlandet: Der kan udveksles breve/mails, hvor begge klubber fortæller om forskellige programmer eller andre oplevelser. Rally: Et nordisk møde, som foregår hvert 3. år. Det åbner mulighed for udveksling af erfaringer samt diverse forskellige kulturelle oplevelser. Næste rally er i Convention: Inner Wheel s verdensmøde, som afholdes hvert 3. år. Mødet giver indblik i, hvordan forholdene er for Inner Wheel i andre lande, og hvorledes Inner Wheel kan bidrage til international forståelse. Næste Convention er i Melbourne i 2018.

14 ISO træf Distriktet vil tilstræbe, at der hvert år bliver holdt et ISO træf for nye og gamle ISO ere. Dette møde skal være til hjælp og inspiration samt give mulighed for at lære de andre ISO ere i distriktet at kende. Indsamlinger af brugte ting Brugte frimærker kan afleveres ved Landsmødet til Rønde IW eller sendes til Maja Nissen, Kaløvej 6, 8410 Rønde, tlf Dåseringe kan afleveres til Miljø- og Energicentret, Høje Taastrup Boulevard 54, 2630 Taastrup, tlf (se for øvrige opsamlingssteder.) Briller kan afleveres til Miljø- og Energicentret, Høje Taastrup Boulevard 54, 2630 Taastrup, tlf Se i øvrigt IW Danmarks hjemmeside under hjælp og støtte, andre projekter. Revideret af DISO Birgit Baltzer, 7. marts 2017

15 Vejledning for webmasteren Den vigtigste opgave for webmasteren er at holde hjemmesiden opdateret og sørge for, at materiale hurtigst muligt efter modtagelse lægges på hjemmesiden. Til hjælp for webmasteren findes der detaljerede arbejdsvejledninger på Distrikt 47s interne side. På den interne side lægges materiale, der kun er for Inner Wheel medlemmer. Husk at sætte flueben ved, at siden kan ses af kun brugere. Vær opmærksom på, at personfølsomme oplysninger ikke lægges på den åbne side. Hvis der opstår problemer på hjemmesiden, indberettes de til distriktets IT-konsulent, som foretager det videre fornødne. Aliasadresser De gamle aliasadresser slettes med udgangen af IW året 2016/2017 under forudsætning af, at de nye gmail-adresser er oprettet i alle distrikter. Kursus Vedtaget på R166: Det henstilles, at ny webmaster i IW årets start deltager i et kursus, afholdt af IT-konsulenten til en pris af kr. 500,-, som betales af klubben. Opgaver Være klubbens medlemmer behjælpelig med den IT, der benyttes i Inner Wheel. Have et tæt samarbejde med bestyrelsen,og evt. deltage i bestyrelsesmøder efter nærmere aftale med bestyrelsen. Vedligeholde klubbens hjemmeside, baseret på materiale fra bestyrelsen og medlemmerne. Være behjælpelig med mødekalender Indsætte nyheder med eller uden fotos. Undgå at slette nyheder, idet de betragtes som en slags arkiv for hvad der er sket i klubben. Det anbefales, at nyhederne ikke er for lange, men at der i stedet linkes til en side og lign. Det er specielt vigtigt, at hjemmesiden opdateres ved Inner Wheel årets start pr. 1. juli med følgende: at opdatere diverse lister, herunder bestyrelsesoversigt, medlemsliste osv. at indsætte mødeprogrammet for det nye IW år Ved et medlems dødsfald fjernes det pågældende medlems foto og data på diverse lister hurtigst muligt. Webmastertræf Webmasteren deltager i distriktets årlige webmastertræf, hvor der er mulighed for at udvide sit kendskab til IT-området og få kontakt og erfaringsudveksling med flere af distriktets webmastere. Distriktet betaler for forplejning for 1 person / klub. Flere webmastere fra en klub er velkommen, men må for klubbens regning afholde udgiften. Kørselsudgiften er for egen regning (Bornholm får tilskud fra distriktet max. kr. 250). Instruktionsmøde Webmasteren for det kommende år deltager for klubbens regning i instruktionsmødet for webmastere i forbindelse med distriktskædeoverrækkelsen i juni måned. Webmasteren har samme rettigheder på hjemmesiden som hhv. klubsekretær og klubmester. Klubberne kan så selv afgøre, hvem de ønsker som administrator for de digitale opgaver. Revideret af IT-Konsulent Britt Olsen, 6. marts 2017