Indledning. Indhold. Med mere end 300 medarbejdere kræves en stærk organisationsstruktur og klart definerede retningslinjer

Transkript

1 Organisation

2 Indledning Med mere end 300 medarbejdere kræves en stærk organisationsstruktur og klart definerede retningslinjer Sort til Hvidt er en service- og rengøringsvirksomhed, som er baseret på sunde og bæredygtige værdier. Disse er dokumenteret gennem vores manualer for KvalitetsStyring, Miljø og Personale samt suppleret via vores Medarbejderhåndbog, der i detaljer beskriver de tiltag, som virksomheden har indført for at sikre leveringen af rengøringsservices af høj kvalitet under størst muligt hensyn til globalt miljø og arbejdsmiljøet for vore medarbejdere. En medarbejderstab på mere end 300 kræver en stærk organisationsstruktur og nogle klart definerede retningslinjer, som virksomheden kan fungere efter. Vi har derfor udarbejdet denne manual, som beskriver vores organisationsstruktur samt de entydige værdier og kvalifikationer, som kendetegner denne. OrganisationsManualen definerer således kompetencer og ansvarsområder for alle dele af vores organisation og udgør som sådan sammen med virksomhedens øvrige manualer grundlaget for vores daglige arbejde. Sort til Hvidt er medlem af RSBA Rengøringsselskabernes Branche- og Arbejdsgiverforening og har derigennem overenskomst med 3F samt Sanitørernes Hovedorganisation. Det betyder, at vore medarbejdere er ansat under ordnede forhold, som bl.a. sikrer den rigtige aflønning og fair behandling i dagligdagen. Indhold ORGANISATIONSMANUAL, revideret november INDLEDNING.... Side 2 MÅLSÆTNING FOR VIRKSOMHEDEN... Side 3 ORGANISATIONSSTRUKTUR... Side 4 KOMPETENCENIVEAUER... Side 5 ANSVARSOMRÅDER: KVALITET, MILJØ OG PERSONALE.. Side 6 OrganisationsManual Sort til Hvidt Side 2

3 Målsætning for virksomheden Virksomhedens overordnede målsætning er at skabe de bedste rammer for levering af rengørings- og serviceydelser af høj kvalitet. Dette skal til stadighed baseres på bæredygtige holdninger til kvalitet, miljø og personale, som er klart formuleret i vore manualer herfor. Samtidig skal vi beskæftige branchens mest veluddannede medarbejdere, som med stort engagement og tilknytning til virksomhedens corporate identity, skaber det kvalitetsprodukt, som vore kunder har krav på i dagligdagen. Vi forventer således meget af vore medarbejdere, men vi yder til gengæld også den store faglige og organisatoriske back-up, som de har behov for, for til stadighed at kunne præstere deres bedste. Der ligger en stor faglig ballast samt mere end 25 års erfaring bag Sort til Hvidt Ledelse og engagement Sort til Hvidt er grundlagt i 1983 og ledes af Per Wildbork Hansen, der samtidig er drivkraften bag virksomhedens daglige drift. Fra sin tid som elitesportsudøver, har Per lært nødvendigheden af kvalitet, præcision og træning værdier, som har været med til at skabe virksomhedens succes og gøre den til én af branchens større aktører med mere end 300 medarbejdere. Der ligger således en stor faglig ballast og mere end 25 års erfaring bag Sort til Hvidt. Fremtidens servicevirksomhed Vi ønsker at være en del af fremtiden og har investeret betydelige ressourcer i udviklingen af IT-baserede systemer til styring og fastholdelse af kvaliteten. Det omfatter bl.a. implementeringen af PANCOMP Clean, som er et 100% ITbaseret system til styring og overvågning af den daglige drift, hvorved vi sikrer, at vore mange serviceopgaver løses til fastsat tid og i overensstemmelse med de tidsnormeringer, som er aftalt med vore kunder. Systemet består af såkaldte tags, som er placeret på strategiske steder i den bygning, der gøres rent. Den stedlige arbejdsleder udstyres herefter med en scanner, som registrerer, at der er udført fuldstændig kvalitetskontrol i hele bygningen. OrganisationsManual Sort til Hvidt Side 3

4 Organisationsstruktur Sort til Hvidt har fastlagt en nøje beskrevet organisationsplan for virksomheden, der er defineret som følger: Ledelse Overordnet ansvarlig for virksomhedens daglige drift samt formulering af procedurer Indkøb Ansvarlig for indkøb under hensyn til retningslinjerne i virksomhedens manualer Salg og Udvikling Ansvarlig for salg under hensyn til retningslinjerne i virksomhedens manualer Økonomi Ansvarlig for den daglige håndtering af økonomi og administration Personale Ansvarlig for HR under hensyn til retningslinjerne i virksomhedens manualer Kvalitetsinspektør Ansvarlig for de lokale driftsopgaver i sit distrikt Til stede i arbejdstidsrummet Arbejdsleder (større arbejdspladser) Servicemedarbejder Ansvarlig for egenkontrol OrganisationsManual Sort til Hvidt Side 4

5 Kompetenceniveauer Ledelsens ansvar og kompetence Ledelsen i virksomheden er overordnet ansvarlig for virksomhedens aktiviteter. Dette omfatter bl.a. formuleringen af de retningslinjer, som ligger til grund for virksomhedens KvalitetsStyring, MiljøPolitik og MedarbejderPolitik. Ledelsen i virksomheden er kompetent til at varetage forhandlinger på beslutningstagerniveau. Stabsfunktionernes ansvar og kompetence Indkøbsafdelingen er ansvarlig for indkøb af alle maskiner, remedier, kemi og andre driftsmidler, som virksomheden forbruger i det daglige. Afdelingen skal efterleve virksomhedens overordnede retningslinjer herfor, især dem som er beskrevet i vores MiljøPolitik Salgs- og Udviklingsafdelingen skal sikre kvalificeret beregning af nye opgaver samt sikre indgåelse af aftaler, som bl.a. lever op til virksomhedens retningslinjer for PersonalePolitik og MiljøPolitik Økonomi og Administration er ansvarlig for den daglige administration og økonomihåndtering. Varetager endvidere opgaver på tværs af virksomhedens afdelinger og overvåger til stadighed virksomhedens økonomiske fundament Personaleafdelingen er virksomhedens største afdeling og er som sådan ansvarlig for håndtering af alle personalemæssige sager, herunder rekruttering, ansættelse og generel varetagelse af personalet i overensstemmelse med virksomhedens PersonalePolitik Kvalitetsinspektørerne er på lokalt niveau overordnet ansvarlig for varetagelse af driftsopgaverne i deres distrikter. Endvidere er de enkelte kvalitetsinspektører ansvarlige for instruktion af medarbejdere, kvalitetsopfølgning samt kontakt til deres kunder. Kvalitetsinspektører er kompetente til forhandling på mellemlederniveau Arbejdsledere (på større arbejdspladser) er på deres lokale arbejdsplads ansvarlig for de samme områder som kvalitetsinspektøren, dog underlagt denne Servicemedarbejdere er ansvarlige for egenkontrol i overensstemmelse med KvalitetsStyringsManualen OrganisationsManual Sort til Hvidt Side 5

6 Ansvarsområder: Kvalitet, miljø og personale Sort til Hvidt har defineret ansvarsområderne for de enkelte stabsfunktioner i forhold til virksomhedens overordnede retningslinjer for Kvalitet, Miljø og Personale: Kvalitet varetages på overordnet niveau af ledelsen i Sort til Hvidt. Ledelsen har således formuleret specifikke retningslinjer for kvalitetshåndtering i virksomhedens KvalitetsStyringsManual. I overensstemmelse hermed er det pålagt den enkelte kvalitetsinspektør at gennemføre kvalitetssikring og dokumentere sin egen indsats, bl.a. ved: o Gennemgang af rengøringsområdet og kvalitetssikring af dette ved udfyldelse af Kvalitetsrapport o At opretholde en åben og fagligt orienteret dialog med den enkelte kunde o At sikre korrekt instruktion og kvalitetsopfølgning i forhold til den enkelte servicemedarbejder Disse operationer bakkes op af ledelsen samt evt. underlagte arbejdsledere på større arbejdspladser. Miljø varetages på overordnet niveau af ledelsen, som i overensstemmelse med virksomhedens MiljøPolitik har pålagt de enkelte stabsfunktioner at agere under størst muligt hensyn til globalt miljø samt arbejdsmiljøet for vore medarbejdere. Dette gælder især ved indkøb af rengøringsremedier og kemi samt varetagelse af salg, herunder indgåelse af driftsaftaler, som ikke tilsidesætter miljøhensyn Personale varetages på overordnet niveau af ledelsen, som i overensstemmelse med virksomhedens PersonalePolitik har pålagt personaleafdelingen at varetage de daglige processer i forbindelse med personalehåndteringen. Dette omfatter bl.a. rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere, instruktion og uddannelse heraf i samarbejde med de enkelte kvalitetsinspektører samt håndtering af faglige spørgsmål Som det fremgår af ovenstående, har Sort til Hvidt på en kompetent måde fastlagt retningslinjer for alle dele af den daglige drift, hvor de enkelte dele af organisationen arbejder sammen om at nå virksomhedens overordnede mål, som er at levere service og rengøring af høj kvalitet, under hensyn til miljø og personale. OrganisationsManual Sort til Hvidt Side 6