Reglement for økonomisk kontrol i Basketligaen

Transkript

1 Reglement for økonomisk kontrol i Basketligaen Udfærdiget Baggrund Hjemmel til dette reglement skal findes i forbundets love og reglementer 34. Baggrunden for reglementet er et ønske om at modvirke økonomiske udfordringer for Basketligaklubberne igennem et regelsæt der sikrer en ensartede, ansvarlige og langsigtede økonomiske dispositioner i klubberne. Spiller og trænerlønning udgør den langt overvejede del af udgiftssiden i klubberne. Den lønsum man som klub forpligter sig til inden sæsonstart, kan kun marginalt reduceres henover sæsoner, hvorimod indtægterne, som skal bære lønningerne, oftest først er sikret langt inde i sæsonen. Da indtægterne primært kommer fra sponsorater og andre indtægter i løbet af sæsonen, viser historikken at mange klubber kalkulerer lønudgiften højere end indtægterne efterfølgende kan bære, med deraf følgende underskud. Samtidigt er der et behov for at sikre at klubbernes økonomistyring fungerer ordentligt både for klubbens egen skyld og for at give alle klubberne en sikkerhed for at der spilles på den samme bane. Ved at sikre sund økonomistyring og begrænse presset på at øge spillerbudgetterne, vil basketligaen og DBBF øge sandsynligheden for færre klubber går konkurs og at klubberne investerer i deres langsigtede udvikling for derigennem at skabe de bedst mulige forudsætninger for en sund og stabil udvikling af kommerciel basketball i Danmark. Målene med reglementet er derfor at Identificere økonomiske problemer, FØR det er for sent Sikre klubberne mod uholdbart store lønsummer til spillere Forbedre klubbernes økonomiske og finansielle styrke Styrke klubbernes økonomistyring Forbedre klubbernes gennemsigthed og troværdighed Undgå at vi mister klubber Sikre sportens image Reglementet er stærkt inspireret af lignende regler i håndbold, fodbold og ishockey. Vigtige datoer Følgende datoer er væsentlige for klubberne at være opmærksomme på Dato Handling påkrævet af klubben Reference i reglementet Indsendelse af årsregnskab til DBBF s Indsendelse af posteringsliste for bogførte indtægter i s. 6 indeværende sæson Indsendelse af budget for den kommende sæson s. 6

2 Del I Organisation Økonomiudvalget 1. Udvalget har følgende opgaver a. Gennemgang af regnskaber i. Udvalget skal tilsikre at regnskaberne er indsendt rettidigt og at økonomistyringen i klubberne foregår på et acceptabelt niveau. b. Godkendelse af budgetter i. Udvalget skal godkende budgetter i forhold til retningslinjerne i dette reglement. ii. Udvalget skal kontinuerligt forsøge at hjælpe klubberne til en øget viden omkring økonomihåndtering. c. Justeringer af reglementet På baggrund af løbende erfaringer skal udvalget foreslå forbedringer af reglementet til Ligaen og DBBF s bestyrelse d. Ansvarsfraskrivelse Udvalgets opgave er at arbejde for at modvirke konkurser og uheldige økonomiske dispositioner i dansk professionel basketball. Udvalget kan dog på ingen måde holdes ansvarlig for eventuelle økonomiske problemer i klubberne. e. Mandat Udvalget har til enhver tid ret til at bede klubberne om yderligere information med rimelig varsel, såfremt det vurderer at det er relevant. Dette kan både være i forhold til en aktuel budgetvurdering, men kan også være forårsaget af andre faktorer som negativ rygtedannelse omkring klubben, et ønske om en status på sponsorsalg, at der tidligt er disponeret en stor del af lønsummen, ændringer omkring organisation eller nøglepersoner, m.m. f. Forretningsorden Udvalgets arbejde reguleres af DBBFs forretningsorden for udvalg 2. Struktur reguleret i DBBFs love 34 stk.5 Litra a Økonomiudvalget består af følgende personer: a. DBBFs økonomiansvarlige, eller anden person udpeget af DBBFs bestyrelse b. En repræsentant valgt af ligaklubberne c. BLs forretningsfører d. DBBFs direktør e. En person med faglig økonomisk baggrund valgt af DBBF og Liga i fællesskab Forbundets direktør er sekretær for gruppen

3 Derudover udpeger hhv. liga og DBBF en suppleant til deres poster. Såfremt der er personer der ikke kan besætte en post som følge af inhabilitet/dobbeltfunktioner o.l. kan hhv. DBBF/BL udpege en alternativ person. Denne person skal organisatorisk og kompetencemæssigt være så tæt på den beskrevne rolle som muligt Litra b De valgte personers habilitet i forhold til ligaklubberne må ikke kunne anfægtes i afgørelserne. Såfremt der er den mindste tvivl om habilitetsproblemer skal udvalget sikre at personen ikke deltager i behandling af den pågældende sag. Litra c Medlemmerne er faste medlemmer i udvalget, kan kun i tilfælde af habilitetsproblemer eller manglende indsats blive bedt om at træde ud af udvalget. Evt. habilitetsproblemer kan frembringes af både ligaklubber og DBBFs bestyrelse. Såfremt der er uenighed om dette træffes beslutning ved simpel afstemning blandt ligarepræsentanterne og DBBFs bestyrelsesmedlemmer. Del II Regnskabspraksis Denne del af reglementet adresserer klubbernes regnskabsføring. Målsætningen er at sikre at alle basketligaklubber følger de samme principper for regnskabsføring og generelt sikre god økonomistyring, samtidigt med at pålægge klubberne så få yderligere organisatoriske byrder som nødvendigt. Det er også et håb at der igennem dette system vil kunne skabes en stor grad af vidensdeling i forhold til økonomistyring, udnyttelse af skattefordele etc. således at klubbernes vidensniveau kontinuerligt forbedres. 1. Organisatoriske krav til BL klubber a. Selvstændig organisation Det er et krav at BL klubberne har udskilt en selvstændig organisation der håndterer Basketligaholdet, hvilket også er stadfæstet i ligaens hvidbog. Denne organisation kan være et selskab eller en forening. Licensen for at spille i ligaen tilhører altid moderklubben og skal derfor udlånes/lejes til Licensbruger jf. forbundets Turneringsreglement 9 stk.1. Organisationen må gerne have flere hold b. Regnskabsår Alle klubber i basketligaen skal have et regnskabsår gående fra 1/7 til 30/6. Dette skal som udgangspunkt også gælde oprykkere. Dog kan udvalget acceptere en overgangsperiode hvis dette skønnes nødvendigt. c. Revision Regnskaber skal være revideret af en registreret revisor Revisionen skal følge hele dette reglement hvilket skal fremgå af revisionsrapporten. Det er klubbens ansvar at sikre at revisor er bekendt med reglementet. d. Regnskabsopstilling

4 Der skal laves en opstilling som specificeret i bilag 1. Såfremt der laves et internt regnskab skal dette ligeledes medsendes. Der skal medsendes en detaljeret posteringsliste på indtægterne. Såfremt regnskabet indeholder flere hold skal klubben indsendes det totale regnskab for hele organisationen og BL holdets økonomi beregnes efter følgende nøgle. Direkte henførbare Herrer Damer Ungdom omkostninger Transport 100 % 100 % 100 % Turneringsgebyrer 100 % 100 % 100 % Spiller og trænerløn, 100 % 100 % 100 % bolig, tøj, transportgodtgørelse etc. Forsikringer 100 % 100 % 100 % Fællesomkostninger Herrer Damer Ungdom Adminstrativt ansatte: 75 % 25 % 0 % Sportschef, salg, etc Behandlerudgifter og 75 % 25 % 0 % fysisk træning Underholdning, event, 75 % 25 % 0 % Salg/Markedsføring 75 % 25 % 0 % Sponsoromkostninger 75 % 25 % 0 % Administrationsomk. 75 % 25 % 0 % IT omkostninger 75 % 25 % 0 % Finansielle omk. 75% 25% 0% Indtægter Herrer Damer Ungdom Alle indtægter deles 75 % 25 % 0 % efter procent Såfremt en klub kan påvise at der er omkostninger der i væsentlig grad afviger fra dette og i væsentlig grad påvirker fordelingen for herreholdet, kan dokumentation for dette fremsendes til udvalgets vurdering. e. Indsendelse Underskrevne regnskaber fra forrige sæson skal være indsendt til økonomiudvalget senest d Såfremt dette ikke sker, vil klubben ikke kunne registrere flere licenser og en kontraktspillers licens vil hver uge blive deaktiveret startende med den sidst registrerede aktive licens indtil regnskabet er modtaget.

5 Del III Budgetkontrol Denne del af reglementet skal modvirke det historiske faktum at den langt største del af økonomiske problemer i professionel sport skyldes overforbrug på spillerlønninger og optimistisk indtægtsbudgettering. 1. Budgetkrav a. Lønloft Lønsum beregnes som de totale omkostninger for trænere og spillere inkl. løn, transport, bolig etc. Såfremt det er uklart hvad en omkostning dækker vil den som udgangspunkt blive medtaget som en del af lønsummen med mindre klubben nærmere dokumenterer forholdet. Se bilag 4 for tilfælde hvor en spiller også er ansat af klubben i en administrativ funktion. Klubberne må maksimalt have en lønsum på 50 % af den budgetterede indtægt for den kommende sæson. For at sikre en løbende tilvænning til systemet og at lønloftet sættes rigtigt, vil lønloftet være vejledende for sæsonen 16/17. Såfremt en klub allerede har forpligtet sig via flerårige kontrakter på et niveau der er over det lønloft der fastsættes, vil klubben kunne bruge disse spillere, men ikke tegne yderligere før der igen er plads til det inden for det fastsatte loft. Så længe at alle regler i forhold til opholdstilladelser, skat, forening etc. er overholdt er der intet til hinder for at en spiller/træner er delvist lønnet i andet regi, og at dette ikke indgår i regnskab og budget. b. Soliditet Klubben skal have en egenkapital svarende til 10 % af de sportslige omkostninger, hvoraf 5% skal være likvid 1. Såfremt klubben ikke har den nødvendige egenkapital skal der i budgettet indregnes et overskud på 5 % således at egenkapitalen kan opbygges i løbet af to år. Såfremt egenkapitalen er negativ er kravet 10 % budgetteret overskud. Der kan budgetteres med underskud så længe dette ikke betyder at egenkapitalen går under den fastsatte grænse. Garantier for underskud der går under egenkapitalkravene kan accepteres, men kræver ekstra god dokumentation for sikkerheden. Soliditetskravene er ligeledes vejledende for sæsonen 16/17 c. Realisme Det er udvalgets opgave at vurdere om budgetterne er realistiske. Denne vurdering baseres på den generelle viden om sporten, den økonomiske situation, klubbens historik og organisation. 1 Likvid egenkapital forstås her som indestående på bankkonti, obligationer (ikke aktier) o.l.

6 Såfremt udvalget ikke finder et budget realistisk skal det bede klubben om at dokumentere baggrunden for budgetteringen, hvorefter den endelige vurdering foretages. Udvalget kan om nødvendigt bede om at se konkrete kontrakter, bankudskrifter, kommunikation med væsentlige sponsorer o.l. Der holdes historik på klubbernes målopfyldelse af budgetter. Jo dårligere målopfyldelse klubberne historisk har jo mere restriktivt skal udvalget agere i forhold til godkendelse af fremtidige lønlofter. Såfremt udvalget direkte eller indirekte mener at kunne se skjult løn i regnskaberne, vil dette påvirke lønloftet. Klubben bliver herefter orienteret om det godkendte budget og hvilken lønsum der kan tegnes for til den kommende sæson. Såfremt klubben i løbet af sæsonen kan dokumentere yderligere indtægter overfor udvalget kan budgettet og dermed lønsummen hæves. Udvalget skal udarbejde retningslinjer for disse vurderinger der skal være tilgængelig for klubberne. De godkendte budgetter samles i et oversigtsskema der deles blandt ligaklubberne. 2. Proces og administration 1. februar klubberne indsender posteringsliste for alle bogførte indtægter i klubben i indeværende sæson. Såfremt indtægterne i rimelig grad modsvarer de budgetterede, vil klubben få tildelt et midlertidigt lønloft for den kommende sæson på 75% af lønloftet for den aktuelle sæson. Dette giver klubben mulighed for at agere på spillermarkedet inden budgetterne er endeligt fastlagt. Såfremt indtægterne i væsentlig grad afviger fra det budgetterede kan udvalget vælge at nedsætte dette til et lavere beløb indtil nærmere dokumentation foreligger. Udvalget kan til enhver tid ændre på dette loft såfremt nye oplysninger der markant ændrer præmisserne for budget giver grundlag herfor. 15. maj deadline for indsendelse af budget for den efterfølgende sæson. Der skal medsendes en detaljeret posteringsliste for indtægter i den indeværende sæson. Budgetterne skal følge de i bilag 1 angivne standarder 15. Juni tilbagemelding fra økonomiudvalget med endeligt godkendt budget og lønloft. Såfremt de indsendte materialer er mangelfulde eller der opstår uenighed om tallene vil denne deadline blive forlænget. Ved ansøgning om spillerlicens til kontraktspillere vil spilleren og kontraktens værdi blive indskrevet på holdkortet der løbende vil blive opdateret og sendt til klubben. Kontraktens værdi vurderes efter principperne i bilag 3. Der kan tegnes spillere indtil det besluttede lønloft er nået. Det er klubbernes eget ansvar ikke at tegne kontrakter for mere end der er plads til. Der opfordres til at klubberne sikrer mulighed for at komme ud af en kontrakt såfremt denne tegnes for længere tid.

7 Såfremt klubben tegner kontrakter for mere end hvad lønloftet tillader vil alle kontraktspillere blive låst indtil klubben selv angiver hvilke spillerlicenser der skal inaktiveres således at de aktive spillere kommer ned under lønloftet. De spillere der bliver låst kan ikke aktiveres igen før lønloftet hæves eller de sportslige omkostninger sænkes uanset om der måtte opstå skader på de aktive spillere. Såfremt klubberne senere kan dokumentere øgede indtægter i forhold til det godkendte budget, kan dette indsendes til udvalget for at få hævet lønloftet. 3. Andre forhold a. Værdifastsættelse af barteraftaler En barteraftale er defineret som en aftale hvor klubben leverer sponsorydelser og modtager modydelser der ikke er kontante midler. Følgende barteraftaler kan i budgettet medregnes som en del af omsætningen med op til det angivne beløb. Beløbene er sat ud fra hvad der som udgangspunkt kan forventes af faste udgifter hos de fleste klubber, hvor en barteraftale derfor modsvarer sparende nødvendige omkostninger. Alle andre barteraftaler skal bogføres i regnskabet, men kan ikke medregnes i den omsætning som lønloftet udregnes fra. Barteraftaler skal altid bogføres både som indtægt og udgift. Sponsorat Maks medregnet beløb Kommentar Advokat Bogføring Skal hænge sammen med omsætningen Bustransport Transport af hold til kamp Forplejning spillere Fysioterapeut o.l Grafisk arbejde IT Markedsføring Revision Spilletøj/bolde/sko etc Sponsorforplejning/ aktivering eller 50% af spons indt. uden barter Maks Barter evt. højere på grund af sponsor forplejning Af andre potentielle barteraftaler der er positivt for klubbens, men ikke kan medregnes i forhold til lønloftet er eksempelvis; præmier til kampe og markedsføring, markedsføring som reklamer i tv, aviser, radio etc.

8 Del IV Andre forhold Oprykkere Visse af kravene i dette reglement kan lempes i en overgangsperiode for oprykkere, men dog ikke lønloftet. Udvalget skal indgå i en dialog med oprykkerklubber om dette og gerne aktivt kontakte potentielle oprykkerklubber så tidligt som muligt, for at hjælpe dem med at forberede sig så godt som muligt på kravene. Sanktioner Den primære sanktion i dette reglement er at basketligaklubberne ikke kan benytte deres kontraktspillere. Denne sanktion kan anvendes helt eller delvist af økonomiudvalget såfremt klubben ikke lever op til de i dette reglement fastsatte krav. Såfremt klubber ikke indsender budget, regnskab eller de af udvalget udbedte informationer indenfor den fastsatte deadline påskrives der dagbøder af 300 kr. indtil dette er gjort. Dette gælder alle frister i dette reglement. Eventuelle bøder bliver indsat i Basketligaens bødekasse. I ekstraordinære tilfælde kan udvalget indstille en bøde til DBBFs bestyrelse Anke/Klagemuligheder Klubber der er uenige med økonomiudvalgets handlinger kan klage til DBBFs bestyrelse Klagen har ikke opsættende virkning, men behandlingen af klagen skal håndteres så hurtigt som muligt.

9 Bilag 1 Budgetopstilling Ved indsendelse af budget til basketligaen/dbbf skal følgende krav være opfyldt Skal indsendes som excel fil Skal være i tusind kr.(tkr) Skal følgende nedenstående opstilling # Konto Indeholder Kommentarer INDTÆGTER Sponsorindtægter Barteraftaler medregnet Barteraftaler ikke medregnet Den del af barteraftalerne der ligger over niveauerne beskrevet på s.7 Tilskud Tilskud fra moderklub, kommune, andre Må ikke være knyttet op på kommerciel eksponering da det så er et sponsorat Kampindtægter Andre indtægter TOTAL INDTÆGTER Merchandize, banko, lotterier, etc. UDGIFTER TOTAL UDGIFTER RESULTAT Administration Administrativ løn, kampafvikling, sponsoromkostninger, markedsføring, Spilleromkostninger Alle spillerudgifter løn, skat, AM bidrag, feriepenge, kørepenge, rejser, bolig, tøj Forsikringer, agent honorar, FIBA fees, osv. Træneromkostninger Alle trænerudgifter løn, skat, AM bidrag, feriepenge, kørepenge, rejser, bolig, tøj osv. Alle assistenttrænere, videoscouts etc. forsikringer Holdomkostninger Turneringsgebyr, holdleder, bustransport, træningskampe, fysioterapeut, Barteromkostninger Andre omkostninger Finansielle omkostninger Hensættelse til egenkapital Det er et regnskabsmæssigt krav at barteraftaler bogføres fuldt som både indtægt og udgift Afdrag på gæld bliver også betragtet som en del af et evt. opsparingskrav jf. krav til egenkapital s. 5

10 Bilag 2 - Revisionsinstruks og Regnskabsgennemgang Det er et krav at regnskabet opstilles efter den beskrevne opstilling. Ved gennemgang af regnskaber for Basketligaklubber skal revisoren følge og kommentere på nedenstående punkter. Revisionserklæringen er vejledende for sæsonen 16-17, men klubberne anbefales at få revisionen til at udføre så meget af den som muligt. Revisonserklæring Rekvirering af spillerkontrakter hos DBBF og sammenhold af disse med bogført løn og skatteforhold Gennemgang af kreditorer, og fremhævelse af problematiske forhold. Forholdet til skat skal specifikt beskrives. Specifikation af udbetalte kørepenge og sammenligning med faktisk kørselsbehov. En øget stikprøve kontrol på dette område. Bruger virksomheden fradragsregler korrekt? Vurdering af økonomistyring i virksomheden Fungerer bogføring og økonomistyring tilfredsstillende? Hvor ofte bliver der bogført? Er prokuraforhold acceptable? Barteraftaler bogført både som en indtægt og en udgift. Såfremt der findes både ind og ud fakturering til en sponsor skal det undersøge om dette ikke reelt er tale om barteraftaler der skal bogføres som sådan.

11 Bilag 3 Fastsættelse af kontrakters værdi og håndtering af holdkort DBBF s administration modtager kontrakter og værdifastsætter disse i forhold. Proces 1. Kontrakt modtages 2. Kontrakt godkendes 3. Værdi af kontrakt fastsættes 4. Spilleren indskrives på klubbens holdkort med kontraktens samlede værdi 5. Spillerens licens aktiveres såfremt alle relevante dokumenter er modtaget og lønsummen ikke overstiger lønloftet 6. Holdkortet sendes til klubben Værdifastsættelse Kontrakternes værdi fastsættes ud fra følgende principper: Det er et krav at alle skattepligtige ydelser som klubben giver til en spiller eller træner er beskrevet i kontrakten. Kontraktens samlede brutto værdi for regnskabsåret beregnes Såfremt der er aftalt bonus ordninger medregnes den maksimale potentielle bonus for regnskabsåret da det er klubbens økonomiske risiko For at sikre konsistens og gøre det administrativt håndterbart fastsættes en række ydelser til et fast beløb. Dog kan administrationen afvige fra dette såfremt der er grundlag herfor. Klubberne kan på forespørgsel se beregningen af den enkelte kontrakts værdi Klubben skal selv gøre opmærksom på fradrag der kan anvendes til at sænke omkostningen. Såfremt disse kan dokumenteres fratrækkes de fra kontraktværdien Kørepenge beregnes ikke som en del af kontraktsum da det ikke må indgå som lønkompensation, men udelukkende omkostningsgodtgørelse. Værdifastsættelse af kontraktydelser Ydelse Værdi Kommentar (DKK) Hjemrejser pr. tur kr. Fri fitness pr. md 250 kr. Gratis frokost pr. md kr. Udgangspunkt er alle ugens dage ellers beregnes forholdsmæssigt Lokal transport pr. md kr. Husleje pr. md (min) kr. Dette er uanset om spilleren bor på et værelse hos en familie

12 Bilag 4 Kontraktspillere med ansættelse i administrative funktioner Det betragtes som en naturlig mulighed i en udviklingsproces at lave kombinationsansættelser hvor spillere også betales for at udføre administrative opgaver i klubben. Dette reglement skal ikke forhindre denne mulighed, men det er nødvendigt at forholde sig til risikoen for at spillere ansættes på skrømt i administrationen for at omgå lønloftet. Arbejdstid En ligaspillers arbejdstid defineres i denne sammenhæng som 25 timer om ugen uanset hvad de faktiske træningsforhold siger. Den maksimale administrative arbejdstid for spilleren er 37 timer om ugen. Spillerens timeløn udregnes således: samlet lønsum/25 t + arbejdstid i administration. Den maksimale lønsum der kan medtages som administration vil derfor være 37 * timeløn. Eksempel Spillerens samlede lønsum er Løn pr. måned Aftalt administrativ arbejdstid 30 t Samlet arbejdstid pr. uge 25t + 30t = 55 t Arbejdstid pr. måned 55t * 4.33 uger = 238 t Timeløn kr. / 238 t = 84 kr. Spillerløn pr. år 25 t * 84 kr.* 52 uger = Administrativ løn 30t * 84 kr.* 52 uger = Bevisbyrde Det er til enhver tid klubbens ansvar at bevise at spilleren rent faktisk udfører de administrative opgaver som det angives han betales for. Der skal derfor som minimum indsendes Kontrakt Organisationsdiagram Opgavefordeling Udvalget kan til enhver tid bede om yderligere dokumentation for personens arbejde, ligesom det til enhver tid kan vælge at overføre dele eller hele lønnen til spillerløn såfremt de vurderer at andet ikke er godtgjort. I denne betragtning vil en samlet vurdering af med hvilken kvalitet klubben løser de forskellige typiske opgaveområder for en ligaklub og i hvor høj grad det kan ses at spilleren bidrager til dette veje tungt.