HVIDOVRE KOMMUNE - Lokalefordeling i forbindelse med en ny forvaltningsstruktur

Transkript

1 Høvedstensvej HVIDOVRE KOMMUNE - Lokalefordeling i forbindelse med en ny forvaltningsstruktur Parkering Claus Petersens Allé Sundhedscenter Rådhus Medborgerhus Evt. ny gangbro Posthus Parkering Parkering Hvidovrevej Risbjerggård NY FORVALTNINGSSTRUKTUR Arkitekterne KØGE A/S NOVEMBER 2011

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INDLEDNING 1.0 Indledning Opgaven Organisationsdiagram 2.0 Registrering 3.0 Analyse 4.0 Direktionens forslag 5.0 Ombygning og fl ytteplan Eksisterende forhold - Rådhus Fremtidige forhold - Rådhus Venteplads på repose i Rådhuset Opgaven er at udarbejde en lokalefordelingsplan i forbindelse med en ny forvaltningsstruktur, hvor der bliver fi re forvaltninger i stedet for fem. Teknisk Forvaltning bliver i Multihuset, mens de tre øvrige forvaltninger skal søges indpasset på Rådhusgrunden i de tre kommunale bygninger Rådhuset, Medborgerhuset og Sundhedscentret. Efter udarbejdelse af en godkendt lokaleplan skal der i samarbejde med de enkelte forvaltninger udarbejdes detaljerede indretningsplaner samt udføres en fl ytteplan, der tager hensyn til, at alle forvaltninger kan fungere under ombygnings- og fl ytteprocessen. Eksisterende forhold - Medborgerhuset & Sundhedscentret 7 Fremtidige forhold - Medborgerhuset & Sundhedscentret 8 Sikkerhed Tidsplan Planlægningsfasen - februar-december Projekteringsfasen - oktober 2011-februar Udførelsesfasen januar-juli Foyer i Rådhuset Rådhuset Medborgerhuset Sundhedscentret NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 1

3 ORGANISATIONSDIAGRAM ARBEJDSPLADSBEHOV Personalepladsbehov (Kultur fratrukket) Konsulentpladsbehov Elevpladsbehov, skønnet Arbejdspladsbehov ialt, skønnet (14 manglende pladser i forhold til eksisterende arbejdspladser) Udefra kommende personale Arbejdspladsbehov, Sum EKSISTERENDE ARBEJDSPLADSER Rådhus Medborgerhus Sundhedscenter Eksisterende arbejdspladser ialt NY ARBEJDSPLADSER Rådhus, 4. sal indr. af arb. pladser i undervisningslokaler Medborgerhus, 1. sal indr. af arbejdspl. i møderum + fl ytn. af Kultur Nye arbejdspladser ialt Manglende arbejdspladser efter udbygning NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 2

4 2.0 REGISTRERING 2.1 Møderække Der har været afholdt møder med kommunaldirektøren, alle forvaltningschefer samt alle afdelingsledere. Fra alle møder er der skrevet referater, der redegør for personaleforholdene, placering, indretning samt forhold ved eventuel fl ytning. Generelt har alle givet udtryk for at være tilfredse med at sidde i de lokaler, de har. 3.3 Ældre- og Handicapafdelingen fl ytter til medborgerhuset Flytningen af Skoleafdelingen og Kulturafdelingen betyder, at hele medborgerhusets 1. sal bliver ledig. Der er ingen afdelinger, der specielt er knyttet til Biblioteket, så det har været undersøgt, hvilke afdelinger som kan samles og det har været vurderet, hvordan de eksisterende lokaler udnyttes bedst uden for store ombygninger. Dette har medført, at afdelingerne for Ældre- og Handicap fl yttes til Medborgerhuset. 2.2 Registrering af personaleantallet Der er udarbejdet et organisationsdiagram for de berørte afdelinger. Diagrammet viser Kommunaldirektørens område med grå farve, Børn og Ungeforvaltningen med gul farve, Central og Kulturforvaltningen med rød farve og Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen med orange farve. Ved hver forvaltning, stab og afdeling er de pågældende ledere nævnt. Af organisationsdiagrammet kan ses, at der er et skønnet arbejdspladsbehov på 483 personer. 2.3 Personale uden for Rådhuset Der har været et ønskes om at fl ytte nogle personer som i dag sidder på andre adresser, til Rådhuset. Der er fundet plads til nogle få, men der er 10 personer, som der ikke er fundet plads til. De manglende pladser er inden for Børn og Ungeforvaltningen og Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Dette problem søges løst efterfølgende. Rådhuset - Borgerservice 2.4 Registrering af lokaler De tre bygninger er blevet registreret, og eksisterende tegninger er blevet justeret til faktiske forhold. Kommunaldirektørens område samt de tre forvaltninger er registreret med hver sin farve på tegningerne, og der er registreret, hvor mange arbejdspladser der er. Der har vist sig en mindre afvigelse i forhold til personaleantallet og registrerede arbejdspladser. Afvigelsen ligger formentlig i registreringen af elever og konsulenter. Der gøres ikke mere ved dette, før den endelige detaljeplanlægning. De tre bygninger er vist i målet 1:1000, så bygningernes størrelser visuelt kan vurderes i forhold til hinanden. 3.0 ANALYSE 3.1 Samling af Børn og Ungeforvaltningen Fra starten har det været et ønske at samle Børn og Ungeforvaltningen i en af bygningerne, så afdelingerne sidder tæt på hinanden. Det er kun Rådhuset, der er stort nok til at samle denne forvaltning. 4.0 DIREKTIONENS FORSLAG 4.1 Hovedidé Hovedidén er at samle Børn og Ungeforvaltningen i Rådhusets fl øj A og fl ytte afdelingen for ældre og Handicap til Medborgerhuset. Jura fl yttes til Rådhusets 4. sal og områder af Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen fl yttes til de lokaler, som afdelingerne for Ældre og handicap forlader. It-afdelingen udvider deres lokaler til de lokaler som Juraafdelingen forlader. Sundhedscentret forbliver med den anvendelse, der er i dag. Inden for Rådhuset foretages der iøvrigt mindre ændringer. 4.2 Medborgerhuset Kælderplan forbliver næsten som i dag med PPR og servicefunktioner. SSP fl ytter til rådhusets A-fl øj og Ældre- og handicap overtager SSP s lokaler. Rådhuset - Borgerservice 3.2 Skoleafdelingen og Kultur fl ytter fra Medborgerhuset Ved at samle Børn og Ungeforvaltningen i Rådhuset fl yttes Skoleafdelingen og Kultur fra Medborgerhuset. Skoleafdelingen har et vist fællesskab med Biblioteket, men samlingen af Børn og Ungeforvaltningen i Rådhuset vægtes højere. Kultur og Fritid forslås fl yttet til ekstern adresse i kommunen, hvor der kan opnås et større kulturelt fællesskab. Sundhedscentret - Stab, sundhed og bestiller NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 3

5 1. sal ændres således at Ældre og handicap-afdelingen indfl ytter i alle lokaler, og der indrettes mindre mødelokaler. Inden ombygningen skal projektet koordineres med en forestående ombygning af bygningens ventilationsforhold. 2. sal forbliver med Økonomiafdelingen i C og Løn- og personaleservice i Fløj B. It-afdelingen udvides i de lokaler som Jura frafl ytter. Fløj A indrettes med Børn og Familie, Dagtilbud og Stab. 3. sal indrettes med Skoleafdelingen og Stab i fl øj A. 4. sal indrettes til Jura i fl øj C, samt mødelokaler el. undervisningslokale. 5. sal indeholder de nyistandsatte mødefacilliteter i fl øj C til brug for hele Rådhuset. Rådhuset Medborgerhuset 4.3 Sundhedscentret Sundhedscentret forbliver med nuværende indretning og placering af Social og Arbejdsmarkeds forvaltningschef med stab. 4.4 Rådhuset Medborgerhuset Kælderplan ændres ikke. Parterreplan ombygges/renoveres til dele af It afdelingen og der etableres et lokale til HK-klubben. Stueplan forbliver næsten, som den er i dag. Møderummet saunaen i fl øj D gøres til et mere sikkert møderum ved at fjerne reoler og isætte et glasparti med en fl ugtvejsdør. 1. sal forbliver med Borgmester, Kommunaldirektør, Udvikling og Kommunikation, Central og Kulturforvaltningens direktør med stab i fl øj C og Jobcentret i fl øj B. I fl øj A fl yttes ældre og Handicap samt Dagtilbud og indrettes til Børn og Familie. Rådhuset Rådhuset 5.0 OMBYGNING OG FLYTTEPLAN 5.1 Ombygning og fl ytteplan Når de endelige lokalefordelinger er vedtaget, udarbejdes en ombygningsplan med de praktiske arbejdstegninger og beskrivelser til håndværkerne, så det kan prissættes. Herefter udarbejdes en fl ytteplan, der anviser i hvilken rækkefølge, ombygningerne foretages, med tilhørende tidsplan, så de enkelte forvaltninger kan forberede sig på en eventuel fl ytning. NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 4

6 EKSISTERENDE FORHOLD NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 5

7 FREMTIDIGE FORHOLD RÅDHUSET Torben Tang & stab Sundhed & bestiller Børne & Ungeforvaltning Kommunaldirektør Virksomhedsk. Sundhed & bestiller Børn og Ungeforvaltningen Arbejdsmarked (Ydelsesafdeling) Borgerservice Arbejdsmarked (Jobcenter) Central og Kulturforvaltningen Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen Arbejdsmarked (Jobcenter) Mødelokaler, konsulentlokaler Stueplan, 2980 m² 3. sal s plan, 980 m² HK-klubben Børn & Ungeforvaltning It & Digitalisering Økonomi Møde Løn & Personaleservice Økonomi It & Digitalisering Løn & Personaleservice Parterreplan, 2980 m² 2. sal s plan, 2040 m² 5. sal s plan, 320 m² Børn & Ungeforvaltning Udvikling og Kommunikation Jura Arbejdsmarked (Jobcenter) Sal Møde Stab Jura Borg. Kom. Arbejdsmarked (Jobcenter) Kælderplan, 720 m² 1. sal s plan, 2065 m² 4. sal s plan, 350 m² NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 6

8 EKSISTERENDE FORHOLD NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 7

9 FREMTIDIGE FORHOLD MEDBORGERHUSET SUNDHEDSCENTRET Ældre- og handicap Møde Møde Møde Børn og Familie (Sundhedsplejen) Stab Stab Sundhed og bestiller Ældre- og handicap 1. sal s plan, 700 m² Stueplan, 0 m² 1. sal s plan, 1400 m² Børn og Familie (Sundhedsplejen) Skole (PPR + konsulenter) Ældre & Handicap Sundhed og bestiller Kommunaldirektør Børn og Ungeforvaltningen Stueplan, 360 m² Central og Kulturforvaltningen Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen Møde og HK-klubben Kælderplan, 600 m² Kælderplan, 0 m² NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 8

10 SKILTNING Der skal udarbejdes nye skilte der anviser, hvor de forskellige forvaltninger og afdelinger er placeret. Heri skal indgå, at det bliver tydeligere for borgerne hvor de enkelte fl øje ligger, og i hvilken bygning det er. Udvalg af skilte, i Rådhuset, Medborgerhuset og Sundhedscentret NY FORVALTNINGSSTRUKTUR NOVEMBER 2011 Arkitekterne KØGE A/S 9